AI at Maarch: How Our R&D Team Uses It Every Day – Meet Nicolas Le Bozec

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In the digital age, new technologies are emerging at a rapid pace, making artificial intelligence (AI) an omnipresent topic. While it promises considerable advances, its integration — particularly in software development — still sparks controversy. At Maarch, we’ve chosen to integrate AI as a development support tool within our R&D teams.

But how can we make sure this tool is used securely and managed properly?

To answer this question and detail our approach, we interviewed Nicolas Le Bozec, junior backend developer. In this article, he explains how AI is actually used within Maarch’s R&D, with a focus on internal security and the rigorous management of this technology.

Interview with Nicolas Le Bozec

Can you explain what AI is used for within Maarch’s R&D teams, and how it fits into your work processes?

First of all, you should know that we use the JetBrains¹ development tool, specifically PhpStorm². That’s mainly true for us as back-end developers. An AI licence is built in, which lets us use different models such as Claude, Gemini, ChatGPT and others.

We use AI in several ways. First for ideation: we can ask it to suggest implementation examples for a piece of development work, which helps us picture a possible approach.

AI also helps us fix bugs. If a piece of code isn’t working, we can ask it to identify what’s causing the issue and where the error lies. And if we want to go further, we can even ask it to run a failing unit test to analyse the root cause of the problem.

Today, all of this is far more automated than before, when AI was limited to generating text or answering questions.

AI can now carry out certain tasks on its own, but that’s still a work in progress. In R&D, we mainly use it to have a dialogue with it, not to let it modify the code directly, because that could create security issues. It could change something without us wanting it to, or without us even noticing, which would be risky.

Our real goal is to stay in control of the code and of what gets done. For now, AI is therefore used as an assistant: it supports us in our development work, helps us get unstuck in certain situations and lets us be more efficient, in particular by going straight to online documentation to find what we need. It’s a real time-saver when it comes to research.

Which tasks does AI save you the most time on day to day?

In practical terms, AI mainly lets us move faster on our development work. We can take on more tickets per sprint, because we’re more efficient at solving problems. Blockers that would have taken us a long time to analyse can now be identified much faster. We still own the fixes, but AI helps us pinpoint the source of issues more quickly.

For developing new features, AI also saves us time. Since there are so many different files, it helps us quickly identify which one we need to work in, without going through a lengthy research or thinking phase. By analysing the project structure, it can even help us sort or spot the relevant files more efficiently.

Beyond these uses, are there other tasks AI can help with today?

The tasks mentioned earlier are clearly the « safest » ones. AI can now generate code, meaning it can modify existing code directly, but since this is still very new, it’s risky to trust it completely. It still makes the occasional mistake.

What are the risks or limitations to consider when giving AI a bigger role in the code?

It raises ethical questions, since it could gain access to the entire codebase³,  including environment files containing private keys or other sensitive information. So giving Artificial Intelligence full access doesn’t strike me as a very good idea.

Right now, it can modify pieces of code, but it needs to be restricted — for example, by telling it: « you can touch this file, but don’t go looking in the others. » It has to be limited and kept under control, because otherwise there can be major incidents: data leaks, or changes that could let a hacker access our systems and leak code. You have to be very vigilant when using AI, and that’s exactly what we do here.

You mentioned security concerns and the need to restrict AI. In practical terms, how do you ensure it only accesses authorised information?

We can see at all times which files it’s browsing and everything it’s doing — everything is kept under control. Internally, we mainly use conversational mode: we simply point it to the file we want it to work on. That way, we know it won’t go anywhere else, since it can only see that one file. We can even ask it to look at just one line of code or a specific element.

It only starts browsing other files if we explicitly ask it to search for a particular element in the code. In that case, it first analyses the file names to find the one matching the request, then reviews the code and chains together further analysis. Step by step, if it isn’t restricted, it could potentially end up accessing private keys or sensitive information needed for local development.

Do you think AI could eventually replace the developer role?

For my part, what I mainly do with AI is research and development. I run tests, try to see what works best, and look at how we can improve our working conditions to be more efficient…

I don’t think AI can fully replace developers, but it’s clearly transforming our profession. Today, it’s a bit like having a companion supporting us across a large number of tasks.

From your point of view, how is AI changing the developer role, and why do you think it won’t replace human expertise?

I think a developer today needs to know how to use AI and stay informed about the latest developments, because that matters — if only out of personal curiosity. That’s also the direction the profession is heading in.

I don’t believe AI will fully replace developers, at least not those who know how to use it. When you’ve mastered the tool, stay alert, and don’t let yourself get pulled into the risk of dependency, AI remains above all a tool for efficiency — one you need to keep an eye on.

That said, I understand why this might worry some people. Given how fast progress is moving, you can wonder whether, for cost or strategic reasons, some companies might be tempted to cut positions. But it really depends on each organisation, and some might ultimately realise they need to backtrack.

Before AI became part of your daily work, how did you go about researching documentation and technical solutions?

Before, we’d simply go to Stack Overflow to find people who’d run into the same problem as us.

How did you end up becoming, in a way, the AI go-to person within the R&D teams?

It’s very simple: I love new technology. I love discovering things, testing them, finding out more. Since AI was one of the emerging technologies when I joined Maarch, I got interested in it right away. I started using it, running tests, realising it could generate small code ideas, and I talked to my colleagues about it to explain its usefulness and how it worked.

Bit by bit, as AI kept improving, I carried on talking with them about it. I kept them updated on what I was discovering — the different AIs, French, American, Chinese — and everyone gradually started taking them into account, working with them and developing with them, until we decided to get JetBrains licences.

Today, AI is part of our everyday work. Since I keep myself informed about new developments, test what comes out, and think about what can or can’t be integrated into our working environment, I naturally became the team’s AI go-to person.


Definitions

¹ JetBrains

JetBrains is a company specialising in development tools, known for its powerful, intelligent working environments (IDEs). Its software is designed to help developers code faster, better and with fewer errors, thanks to advanced analysis and autocompletion features and, now, built-in AI.

² PhpStorm

PhpStorm is JetBrains’ IDE dedicated to PHP development. It offers a very fine-grained understanding of code, ultra-fast navigation, built-in tools for debugging, testing and managing complex projects, and native AI integration to support developers in their day-to-day tasks.

³ Codebase

A codebase refers to the entire source code of a project. It’s the technical foundation that brings together all the files, folders, modules and resources needed for an application to run. In short: it’s the heart of the software, the place where all the functionality lives.

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Migrating from On-Premise to SaaS: What Are the Tangible Benefits for Your Organisation?

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Document management is no longer a purely technical topic: it now touches on operational performance, compliance and security for organisations. In this context, the way a company hosts and operates its business solutions directly affects its ability to evolve, manage risk and optimise costs.

This is why many organisations are now re-evaluating their On-Premise infrastructure in favour of SaaS models, which are more resilient, more flexible and faster to deploy. At Maarch, this balance between ease of use and security requirements is part of our DNA. Every year, we invest more than €400,000 in information security, carry out regular audits, continuously strengthen the robustness of our platforms, and rely on trusted partners. This approach is particularly reflected in Maarch Courrier, where the share of SaaS deployments keeps growing.

In this article, we look back at the differences between On-Premise and SaaS but, more importantly, we explain how and why you should choose the SaaS option with Maarch.

Quickly Understanding the Two Models

On-Premise: A Model Built on Technical Sovereignty

The On-Premise model, or « on-site » hosting, relies on hosting the software within the organisation’s own infrastructure, through the purchase of a software licence to be installed directly on its own servers. It involves direct control over the entire technical chain: servers, security, updates, backups, service continuity. This model suits organisations that want to retain full control over their environments, their data and their security policies.

In short, the company owns and manages the entire chain, both software and hardware.

SaaS: A Service Operated and Designed for Agility

Software as a Service (SaaS) relies on software hosted in the cloud, accessible via a web browser, through a monthly or annual subscription, and fully operated by the publisher, such as Maarch, or by a specialist provider. Infrastructure, maintenance, updates and security are handled by the provider, allowing organisations to focus on usage rather than technical operations.

Why Some Organisations Still Favour On-Premise

Despite the rise of SaaS, On-Premise remains relevant in certain contexts, particularly for organisations subject to strict regulatory requirements or that want to keep full control over their IT environment.

Among the benefits: 

  • Full control: the company fully controls its infrastructure, data and configurations
  • Tailored security: internal teams can apply very specific security policies, adapted to the organisation’s own needs
  • Independence from the internet: the software remains accessible even with limited or unstable external connectivity
  • Single upfront investment: licence purchased under a CAPEX model, with no recurring subscription

The free, open-source nature of Maarch products allows this freedom to use On-Premise: we don’t force our clients into anything, and everyone chooses the mode that suits them best.
The simple architecture, built on widely proven low-level layers that are themselves open source, delivers the high maintainability that complex, proprietary product architectures often lack.

Why SaaS Is Becoming a Modern, Advantageous Standard

Better Cost Control

SaaS turns capital expenditure (CAPEX) into operating expenditure (OPEX). It removes costs related to infrastructure, energy, monitoring or breakdowns, and offers stable budget visibility through a subscription.

Immediate Adaptability

SaaS makes it possible to quickly adjust resources: users, storage, functional modules. This flexibility suits growing, multi-site organisations, or those engaged in modernisation efforts.

Continuous, Transparent Maintenance

Updates, security patches and functional improvements are deployed automatically. Internal teams are freed from operational tasks and can focus on high-value projects.

Enhanced Security

SaaS providers pool significant investments in cybersecurity, high availability and data protection, with a level of expertise often greater than what an SME can provide in-house. In addition, SLAs¹ guarantee contractual commitments on performance and availability.

¹ A SLA (Service Level Agreement) is a contractual document between a service provider and its client that precisely defines commitments regarding availability, performance and support. It also describes how this performance will be assessed and validated, as well as the measures planned if targets are not met.

The Added Value of SaaS with Maarch

Maarch’s SaaS offering stands out through a set of guarantees and services specifically designed to meet the expectations of CIOs and business teams. Choosing this deployment mode means capitalising on our expertise, while benefiting from an ultra-secure, high-performing environment that’s constantly enriched by open-source innovation. Our approach relies on a dedicated cloud infrastructure, guaranteeing high availability and full reversibility, including hosting, operations, 24/7 monitoring and automatic functional updates for our software solutions (Maarch Courrier, Maarch Digital Flow, etc.).

A Dedicated Team, Structured to Support CIOs

Choosing Maarch in SaaS mode means relying on a solid, specialised organisation:

  • 12 Xelians professionals dedicated to server infrastructure
  • 10 Maarch experts for the application layers
  • 2 CISOs focused on security and compliance

This structure guarantees clear oversight, sharp expertise and a fast response capability, without drawing on your internal teams.

A Major Investment in Security

Security is a measurable commitment. Maarch dedicates more than €400,000 per year to protecting its SaaS environments, including:

  • Regular scans and penetration tests
  • 24/7 monitoring and supervision by a SOC
  • Enhanced certifications
  • Advanced antivirus solutions
  • Bug bounty programmes to protect data

Performance Sized for Business Needs

Maarch’s certified infrastructure relies on a robust architecture including:

  • 10 servers per site
  • 140 GB of RAM combined capacity
  • 32 CPUs

This capacity guarantees high availability, smooth scaling and response times suited to demanding environments (document volumes, activity spikes, complex workflows…).

Premium Services Included as Standard

Maarch’s SaaS offering isn’t limited to hosting — it includes high-value services, with no additional cost or economic constraints, such as:

  • Automatic version management
  • Grafana analytics dashboards
  • Online editing via OnlyOffice Pro (shared)
  • Built-in Optical Character Recognition (OCR)
  • Automatic Document Reading (LAD) for mail
  • A Pro signing platform included

These features boost team productivity and reduce the number of integrations the IT department needs to manage.

IDP: A New Generation of Document Automation

SaaS also makes it possible to quickly roll out Maarch’s innovations, particularly around IDP (Intelligent Document Processing). We’re going to enrich our SaaS services with this intelligent processing tool:

  • Automatic extraction of the mail’s subject and date
  • Intelligent matching with an existing contact
  • Mail tone analysis (e.g. neutral, complaint, satisfaction)
  • Generation of mail summaries
  • Suggested automatic routing to the right departments
  • Identification of mail type (complaint, administrative, information request…)

These features speed up qualification, make processes more reliable and reduce low-value manual tasks.

IDP, which requires significant computing power due to its AI engine, becomes accessible at a moderate cost thanks to the resource pooling offered by the SaaS model.

SaaS… But Open Source: The Guarantee of Reverse Reversibility

Unlike proprietary SaaS solutions, Maarch keeps its open-source DNA. This approach offers a major, rare advantage: reverse reversibility.

You can move from On-Premise to SaaS, or go back to On-Premise on the core Product, without disruption, without technological lock-in and without necessarily changing solution.

For a CIO, this is the guarantee of staying in control of their architecture, their hosting choices and their long-term independence.

Conclusion

In conclusion, SaaS lets you focus fully on your core business, while Maarch ensures your information management tools remain high-performing, secure and constantly up to date. Migrating from On-Premise to SaaS goes beyond a simple hosting question: it involves performance, security, budget control and the ability of your information system to evolve.

With Maarch, you benefit from a robust, secure and scalable model, backed by expert teams and ongoing investment in cybersecurity. And because our DNA remains open source, you keep a decisive advantage: freedom. The freedom to adopt SaaS, but also the freedom to return to On-Premise if your needs change, without disruption or lock-in.

Choosing SaaS with Maarch means adopting a modern, sustainable and reversible solution, one that supports your organisation today while opening up strong prospects for tomorrow.

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Migrer de l’On-Premise au SaaS : quels bénéfices concrets pour votre organisation ?

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Catégorie : Actualité • Article

Étiquette : GEC, GED, IDP, Intelligence artificielle, Migration des données, On-Premise, SaaS

Date : 24 avril 2026

Sandy Nelson

Chargée Marketing & Communication

La gestion documentaire n’est plus un simple sujet technique : elle touche désormais à la performance opérationnelle, à la conformité et à la sécurité des organisations. Dans ce contexte, la manière dont une entreprise héberge et opère ses solutions métiers influence directement sa capacité à évoluer, à maîtriser ses risques et à optimiser ses coûts.

C’est pourquoi de nombreuses organisations ré-évaluent aujourd’hui leurs infrastructures On‑Premise au profit de modèles SaaS, plus résilients, plus flexibles et plus rapides à déployer. Chez Maarch, cet équilibre entre simplicité d’usage et exigences de sécurité fait partie de notre ADN. Nous investissons chaque année plus de 400 000 € en SSI, menons des audits réguliers, renforçons en continu la robustesse de nos plateformes et nous appuyons sur des partenaires de confiance. Cette approche se reflète notamment dans Maarch Courrier, où la part des déploiements en SaaS ne cesse de croître.

Dans cet article, nous revenons sur les différences entre On‑Premise et SaaS mais, surtout, nous vous expliquons comment et pourquoi vous devriez opter pour le mode SaaS chez Maarch.

Comprendre rapidement les deux modèles

On-Premise : un modèle fondé sur la souveraineté technique

Le modèle On-Premise, ou « sur site », repose sur l’hébergement du logiciel au sein même de l’infrastructure de l’organisation, à travers l’achat d’une licence logicielle à installer directement sur ses propres serveurs. Il implique la maîtrise directe de l’ensemble de la chaîne technique : serveurs, sécurité, mises à jour, sauvegardes, continuité de service. Ce modèle répond aux organisations qui souhaitent conserver un contrôle total sur leurs environnements, leurs données et leurs politiques de sécurité.

En résumé, l’entreprise possède et administre l’ensemble de la chaîne, aussi bien logicielle que matérielle.

SaaS : un service opéré et pensé pour l’agilité

Le Software as a Service (SaaS) repose sur un logiciel hébergé dans le cloud, accessible via un navigateur web, grâce à un abonnement mensuel ou annuel, et entièrement opéré par l’éditeur, comme Maarch, ou par un prestataire spécialisé. L’infrastructure, la maintenance, les mises à jour et la sécurité sont prises en charge par le fournisseur, permettant aux organisations de se concentrer sur l’usage plutôt que sur l’exploitation technique.

Pourquoi certaines organisations privilégient encore le On-Premise

Malgré la montée en puissance du SaaS, le On‑Premise conserve une pertinence dans certains contextes, en particulier pour les organisations soumises à des exigences réglementaires strictes ou qui souhaitent garder un contrôle total sur leur environnement informatique.

Parmi les avantages : 

  • Maîtrise complète : l’entreprise contrôle entièrement son infrastructure, ses données et ses configurations
  • Sécurité sur mesure : les équipes internes peuvent appliquer des politiques de sécurité très spécifiques, adaptées aux besoins propres de l’organisation
  • Indépendance vis-à-vis d’Internet : le logiciel reste accessible même en cas de connexion externe limitée ou instable
  • Investissement initial unique : achat de la licence sous modèle CAPEX, sans abonnement récurrent

Le caractère libre et open source des produits Maarch autorise cette liberté d’usage en On-Premise : nous ne forçons pas nos clients et chacun choisit le mode qui lui convient le mieux.
L’architecture simple et basée sur des couches basses largement éprouvées, elles-mêmes open source, permet d’obtenir la haute-maintenabilité qui fait défaut à des architectures produit complexes et propriétaires.

Pourquoi le SaaS s’impose comme un standard moderne et avantageux

Une meilleure maîtrise des coûts

Le SaaS transforme les dépenses d’investissement (CAPEX) en dépenses d’exploitation (OPEX). Il supprime les coûts liés à l’infrastructure, à l’énergie, à la supervision ou aux pannes, et offre une visibilité budgétaire stable via un abonnement.

Une capacité d’adaptation immédiate

Le SaaS permet d’ajuster rapidement les ressources : utilisateurs, stockage, modules fonctionnels. Cette élasticité répond aux organisations en croissance, multisites ou engagées dans des démarches de modernisation.

Une maintenance continue et transparente

Les mises à jour, correctifs de sécurité et évolutions fonctionnelles sont déployés automatiquement. Les équipes internes sont libérées des tâches d’exploitation et peuvent se concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée.

Un niveau de sécurité renforcé

Les fournisseurs de services SaaS mutualisent des investissements importants en cybersécurité, haute disponibilité et protection des données, avec un niveau d’expertise souvent supérieur à ce qu’une PME peut assurer en interne. De plus, les SLA¹ garantissent des engagements contractuels de performance et de disponibilité.

¹ Un SLA (Service Level Agreement), ou accord de niveau de service en français, est un document contractuel entre un fournisseur de services et son client qui définit précisément les engagements en matière de disponibilité, de performance et de support. Il décrit également la façon dont ces performances seront évaluées et validées, ainsi que les mesures prévues si les objectifs ne sont pas atteints.

La valeur ajoutée du SaaS avec Maarch

L’offre SaaS de Maarch se distingue par un ensemble de garanties et de services spécifiquement conçus pour répondre aux attentes des DSI et des métiers. Opter pour ce mode de déploiement c’est capitaliser sur notre expertise, tout en bénéficiant d’un environnement ultra-sécurisé, performant et constamment enrichi par l’innovation open source. Notre fonctionnement repose sur une infrastructure cloud dédiée, garantissant une haute disponibilité et réversibilité complète, incluant l’hébergement, l’exploitation, la supervision 24/7 et les mises à jour fonctionnelles automatiques de nos solutions logicielles (Maarch Courrier, Maarch Digital Flow, etc.).

Une équipe dédiée, structurée pour accompagner les DSI

Choisir Maarch en mode SaaS, c’est s’appuyer sur une organisation solide et spécialisée :

  • 12 professionnels Xelians dédiés à l’infrastructure serveur
  • 10 experts Maarch pour les couches applicatives
  • 2 RSSI focalisés sur la sécurité et la conformité

Cette structuration garantit un pilotage clair, une expertise pointue et une capacité d’intervention rapide, sans solliciter vos équipes internes.

Un investissement massif dans la sécurité

La sécurité est un engagement mesurable. Maarch consacre plus de 400 000 € par an à la protection de ses environnements SaaS, incluant :

  • Des scans réguliers et pentests
  • La surveillance et supervision 24/7 par un SOC
  • Des certifications renforcées
  • Des solutions antivirus avancées
  • Des programmes de bug bounty pour protéger les données

Des performances dimensionnées pour les usages métiers

L’infrastructure certifiée de Maarch repose sur une architecture robuste comprenant :

  • 10 serveurs par site
  • 140 Go de RAM de capacité cumulée
  • 32 CPU

Cette capacité garantit une haute disponibilité, une montée en charge fluide et des temps de réponse adaptés aux environnements exigeants (volumétrie documentaire, pics d’activité, workflows complexes…).

Des services premium inclus en version standard

Le SaaS Maarch ne se limite pas à l’hébergement, il intègre des services à forte valeur ajoutée, sans contraintes économiques et/ou surcoût, comme :

  • La gestion automatique des versions
  • Des tableaux de bord analytiques Grafana
  • L’édition en ligne via OnlyOffice Pro (mutualisé)
  • La reconnaissance optique de caractère (OCR) intégrée
  • Le traitement automatique des courriers (LAD)
  • Un parapheur Pro inclus

Ces éléments renforcent la productivité des équipes et réduisent les intégrations à gérer côté SI.

L’IDP : une nouvelle génération d’automatisation documentaire

Le SaaS permet aussi de déployer rapidement les innovations Maarch, notamment autour de l’IDP (Intelligent Document Processing). Nous allons enrichir nos services SaaS avec cet outil de traitement intelligent :

  • Extraction automatique de l’objet et de la date du courrier
  • Rapprochement intelligent avec un contact existant
  • Analyse de tonalité de courrier (exemple : neutre, réclamation, satisfaction)
  • Génération de résumés de courriers
  • Proposition de routage automatique vers les bons services
  • Identification du type de courrier (réclamation, administratif, demande d’info…)

Ces fonctionnalités accélèrent la qualification, fiabilisent les processus et réduisent les tâches manuelles à faible valeur ajoutée.

L’IDP, qui requiert une puissance de calcul importante en raison de son moteur IA, devient accessible à un coût modéré grâce à la mutualisation offerte par le mode SaaS.

Un SaaS… mais open source : la garantie d’une réversibilité inverse

Contrairement aux solutions SaaS propriétaires, Maarch conserve son ADN open source. Cette approche offre un avantage majeur rare : la réversibilité inverse.

Vous pouvez passer de l’On-Premise au Saas, ou revenir à l’On-Premise sur le cœur Produit, sans rupture, sans dépendance technologique et sans forcément changer de solution.

Pour un DSI, c’est la garantie de garder la main sur son architecture, ses choix d’hébergement et son indépendance à long terme.

Conclusion

En conclusion, le SaaS vous permet de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier, tandis que Maarch veille à ce que vos outils de gestion de l’information restent performants, sécurisés et constamment à jour. La migration de l’On‑Premise vers le SaaS dépasse la simple question d’hébergement : elle engage la performance, la sécurité, la maîtrise budgétaire et la capacité d’évolution du système d’information.

Avec Maarch, vous bénéficiez d’un modèle robuste, sécurisé et évolutif, soutenu par des équipes expertes et des investissements continus en cybersécurité. Et parce que notre ADN reste open source, vous conservez un avantage décisif : la liberté. La liberté d’adopter le SaaS, mais aussi celle de revenir à l’On‑Premise si vos besoins évoluent, sans rupture ni dépendance.

Opter pour le SaaS chez Maarch, c’est adopter une solution moderne, durable et réversible, qui accompagne votre organisation aujourd’hui tout en lui ouvrant de solides perspectives pour demain.

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2026 : Maarch passe en version supérieure !

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Catégorie : Actualité

Étiquette : Direction générale, GEC, Gestion Électronique de Courrier, Maarch Courrier, Mise à jour, Newsletter, Nouveautés, Nouvelle version

Date : 15 janvier 2026

Laurence Barney

Responsable de l’édition

Lettre du directeur général

Forte croissance et consolidation : duo gagnant !

Pour terminer ma traditionnelle « lettre du DG » de l’année  dernière, j’avais écrit que nos clients étaient ceux qui faisaient attention à leur argent, et que dans une année qui s’annonçait économiquement compliquée nous devions tirer les marrons du feu par notre côté économique et open source.

C’est exactement ce qui s’est passé : il est un peu tôt pour disposer des comptes définitifs, mais les ventes de nouveaux projets ont littéralement explosé (+50%), et la croissance de CA sera à 2 chiffres.

C’est sans doute aussi la première fois que nous faisons preuve d’une telle croissance sans finir en surchauffe absolue, pour devoir souffler et restructurer l’année suivante. Nous finissons plutôt en bonne forme, c’est à dire bien organisés, même après le sprint de fin d’année qui caractérise notre secteur d’activité.

Pourtant c’était une année bien dense, qui a vu la restructuration du capital de notre maison mère Xelians, devenue propriété à 90% des principaux dirigeants du groupe.

C’est un fait marquant, car en plus de la persistance d’un environnement économique difficile, l’enjeu de souveraineté devient crucial. Nous avons besoin en France et en Europe d’acteurs impliqués défendant nos valeurs et nos intérêts.

L’année qui s’annonce ne sera pas avare d’événements importants pour Maarch. Ainsi, nous nous sommes décidés à déménager pour des locaux plus grands et plus fonctionnels, qui sauront conserver notre âme, accueillir dignement le chat, héberger l’association de soutien scolaire et autoriser nos barbecues légendaires. Ça fait beaucoup de paramètres, mais dans la vie il faut s’accrocher à l’essentiel !

Nous avons initié une démarche de présence sur le marché européen, qui devrait se concrétiser en 2026. Nous allons également poursuivre notre développement en Afrique, qui représente une part significative de notre CA 2025.

Chers collègues, clients, fournisseurs et partenaires, je vous adresse à tous mes vœux d’une année 2026 riche de bonheur et de réussite !

PS : cette lettre a été élaborée sans assistance IA, il faut bien alimenter les moteurs en contenu humain 😉

Jean-Louis Ercolani, Directeur général de Maarch

Maarch Courrier : la version 26.0 arrive bientôt !

L’année débute avec une nouvelle avancée de la solution Maarch Courrier : la mise à jour logicielle vers la version 26.0. Cette version apporte des évolutions techniques majeures et des mises à jour de sécurité, dans une logique de modernisation, de pérennité des composants et de simplification de la maintenance

En quelques mots, cela ne change quasiment rien pour vous, mais beaucoup pour Maarch, car elle permet de poser les bases des prochaines évolutions.

Pour en savoir plus sur la nouvelle mise à jour : Lisez l’article

Maarch passe en version supérieure à vos côtés !

Et oui ! Car avec plus de 50 nouveaux clients, plus de 5 fuseaux horaires différents (de Paris à Nouméa) et plus de 7 nouveaux pays, toute l’équipe est fière d’annoncer que l’entreprise grandit à vos côtés et a continué d’accueillir de nouveaux membres de la communauté Maarch cette année, avec :

  • de très nombreuses collectivités territoriales  telles que  Vincennes, Nouméa, Val de Fensch, Deauville, Région Grand Est, Grenoble, CA Riviera du Levant, Mont de Marsan, CC Normandie Sud Eure, Cayenne, Clichy la Garenne, Redon, Syvade, Villetaneuse, Torcy, Bois-Colombe, Loches, Vanves, Symeg, Deshaies, Romainville, Gonesse, Mouans-Sartoux, CapNord, La Léchère, Thann, Le Muretain Agglomération, Le Muret, CA Roissy Pays de France, Bourget du Lac, Pontivy Communauté, SICOVAL,
  • des administrations et des agences de l’Etat :  ANSSI ,  Direction générale de la Gendarmerie Nationale,  IHEMI, Autorité de régulation des transports, Epaurif,
  • des structures majeures de la santé  : APHM, ARS de la Réunion et SDIS72,
  • des entreprises  comme le Grand Port Maritime de Marseille
  • ou encore des bailleurs sociaux comme l’OPH Est Ensemble*

* Ces listes sont non exhaustives.

Maarch se réjouit également de voir émerger de nombreux nouveaux projets à l’international en 2026, notamment sur le continent africain, avec des projets aussi structurants que le Gouvernement du Bénin, la Banque Centrale de Guinée ou encore Orange Mali.

Des ressources pour nous aider à avancer

Le nouveau Club Utilisateurs de Maarch est officiellement lancé depuis mardi 6 janvier 2026. C’est un lieu d’échanges en faveur de l’innovation numérique qui marque le début d’une collaboration entre équipes Maarch, clients et partenaires, pour faire évoluer Maarch Courrier en concertation.

Pour vous inscrire, contactez-nous.


Bonne année 2026 à tous !

L’équipe Maarch

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2026: Maarch Moves Up to the Next Level!

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Category:

Tag: GEC, Maarch Courrier, Newsletter

Date: 15 janvier 2026

Laurence Barney

Editorial Manager

Letter from the CEO

Strong Growth and Consolidation: A Winning Combination!

To close out last year’s traditional « CEO letter, » I wrote that our clients were the ones who watch their spending closely, and that in a year expected to be economically challenging, we needed to make the most of it through our affordability and our open-source approach.

That is exactly what happened: it’s still a little early to have final figures, but new project sales have literally exploded (+50%), and revenue growth will be in double digits.

This is also probably the first time we’ve seen this kind of growth without ending up completely overheated, needing to catch our breath and restructure the following year. Instead, we’re finishing in good shape — well organised — even after the year-end sprint that’s typical of our industry.

Yet it was a very intense year, which saw the capital restructuring of our parent company Xelians, now 90% owned by the group’s senior executives.

This is a significant development, because on top of a persistently difficult economic environment, sovereignty is becoming a critical issue. France and Europe need committed players to defend our values and our interests.

The year ahead won’t be short of important events for Maarch. We’ve decided to move to larger, more functional premises — ones that will keep our spirit intact, give our office cat a proper home, host the academic support association, and still allow for our legendary barbecues. That’s a lot of boxes to tick, but in life, you have to hold on to what really matters!

We’ve begun efforts to establish a presence in the European market, which should materialise in 2026. We will also continue our expansion in Africa, which accounts for a significant share of our 2025 revenue.

Dear colleagues, clients, suppliers and partners, I extend my very best wishes for a 2026 filled with happiness and success!

PS: this letter was written without any AI assistance — after all, the engines need to be fed with human content too 😉

Jean-Louis Ercolani, Founder & CEO of Maarch

Maarch Courrier: Version 26.0 Is Coming Soon!

The year kicks off with a new step forward for Maarch Courrier: the software update to version 26.0. This version brings major technical improvements and security updates, aimed at modernisation, component longevity and simplified maintenance

In short, this changes almost nothing for you, but a great deal for Maarch, as it lays the groundwork for future developments.

To find out more about the new update: Read the article

Maarch Levels Up Alongside You!

That’s right! With more than 50 new clients, more than 5 different time zones (from Paris to Nouméa) and more than 7 new countries, the whole team is proud to announce that the company is growing alongside you, and has continued to welcome new members to the Maarch community this year, including:

  • numerous local authorities, including Vincennes, Nouméa, Val de Fensch, Deauville, Région Grand Est, Grenoble, CA Riviera du Levant, Mont de Marsan, CC Normandie Sud Eure, Cayenne, Clichy la Garenne, Redon, Syvade, Villetaneuse, Torcy, Bois-Colombe, Loches, Vanves, Symeg, Deshaies, Romainville, Gonesse, Mouans-Sartoux, CapNord, La Léchère, Thann, Le Muretain Agglomération, Le Muret, CA Roissy Pays de France, Bourget du Lac, Pontivy Communauté, SICOVAL,
  • government administrations and agencies: ANSSI, the Directorate General of the National Gendarmerie, IHEMI, the Transport Regulation Authority, Epaurif,
  • major healthcare institutions: APHM, the Réunion Regional Health Agency (ARS) and SDIS72,
  • businesses such as the Grand Port Maritime de Marseille (Port of Marseille)
  • and social housing providers such as OPH Est Ensemble*

* These lists are not exhaustive.

Maarch is also delighted to see numerous new international projects emerging in 2026, particularly on the African continent, with major projects such as the Government of Benin, the Central Bank of Guinea and Orange Mali.

Resources to Help Us Move Forward

The new Maarch User Club has been officially up and running since Tuesday 6 January 2026. It’s a space for dialogue in support of digital innovation, marking the start of collaboration between Maarch teams, clients and partners to develop Maarch Courrier together.

To sign up, contact us.


Happy New Year 2026 to everyone!

The Maarch Team

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Maarch Courrier v26.0 Deployment: A Major Upgrade for Enhanced Security

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Maarch is taking an important step and plans to roll out a new software update in early February: version 26.0.

This version brings major technical improvements and security updates, aimed at modernisation, component longevity and simplified maintenance.

Code Security and Maintainability

Support for Major Middleware¹ Updates

Updating the PHP and PostgreSQL versions aims to ensure performance and strengthen the system’s security — changes aligned with current technology standards.

¹ In computing, middleware is intermediary software that facilitates the exchange of information between different applications, tools and databases. It acts as a bridge to provide consistent, harmonised services.

Maintaining and Securing Dependencies

The libraries used for certain features will now be updated regularly to fix security vulnerabilities and ensure their longevity. Particular attention has been paid to SimpleSAMLphp, to strengthen the security of Azure-SAML authentication.

User Interface Modernisation

The interface redesign, aligned with current design standards, reduces technical debt and improves compatibility with modern browsers, without affecting the user experience — users keep their familiar reference points and habits.

Replacement of Obsolete Components

The Zend Lucene indexing engine is being replaced by Typesense, for more robust, high-performing and simplified maintenance of mail and the BAN (National Address Database), as well as a reduction in dependencies on unmaintained libraries.

The document conversion system is now based on LibreOffice, following the adoption of a more stable and maintainable solution, replacing Unoconv for document conversions not handled by the deployed editors.

Documentation – Migration to MkDocs

Version 26.0 brings concrete improvements, both to the documentation and to the features.

As part of this version, Maarch is migrating and consolidating all documentation spaces — for users, functional administrators, integrators and technical administrators — into MkDocs. This provides:

  • unified, centralised documentation
  • improved navigation
  • more effective search, making it easier to quickly find information

New Features

Maarch continues to improve the user experience by extending and harmonising the sorting criteria lists in document lists. The five key areas (queue, tracked mail, folder, advanced search and default sort settings) now offer the same list of criteria, ensuring functional consistency. This list includes both the main criteria and custom fields.

The new update now includes two new native fields, « Summary » and « Tone », populated via the API. This development paves the way for better use of external data.

When electronically signing a PDF document, Maarch Courrier now automatically merges the signature tags.

This improvement helps make the final document more readable and consistent; it also enables better integration of signature information and increased reliability of electronically signed documents.

Conclusion

Version 26.0 secures its components to lay the groundwork for future developments:

  • Uploading documents into the GEC from Google Drive,
  • Transmission of signed official documents and associated data to FAST Actes, positioning Maarch Courrier in the management of administrative acts and council resolutions,
  • Integration of an alternative electronic signature solution via the open-source Scard/Outsign components,
  • Optimisation of application and UI performance to handle volumes of 100,000 users and 15,000 departments.

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Maarch Courrier – Déploiement de la version 26.0 : une évolution majeure pour une meilleure sécurité

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Maarch franchit une étape importante et prévoit de déployer, début février, une nouvelle mise à jour logicielle : la version 26.0.

Cette version apporte des évolutions techniques majeures et des mises à jour de sécurité, dans une logique de modernisation, de pérennité des composants et de simplification de la maintenance.

Sécurité et maintenabilité du code

Prise en charge des évolutions majeures du middleware¹

La mise à jour des versions de PHP et PostgreSQL vise à garantir les performances et à renforcer la sécurité du système. Des évolutions alignées avec les standards technologiques actuels.

¹ En informatique, un middleware, ou intergiciel en français, désigne un logiciel intermédiaire qui facilite les échanges d’informations entre différentes applications, outils et bases de données. Il joue un rôle de passerelle afin de proposer des services cohérents et harmonisés.

Maintenance et sécurisation des dépendances

Les librairies utilisées pour certaines fonctionnalités seront désormais mises à jour régulièrement afin de corriger les failles de sécurité et d’assurer leur pérennité. Une attention particulière est portée sur SimpleSAMLphp pour renforcer la sécurité de l’authentification via Azure-SAML.

Modernisation de l’interface utilisateur

La refonte de l’interface selon les standards graphiques actuels réduit la dette technique et améliore la compatibilité avec les navigateurs modernes, sans impact sur l’expérience utilisateur, qui conserve ses repères et ses habitudes d’utilisation.

Remplacement des composants obsolètes

Le moteur d’indexation Zend Lucene est remplacé par Typesense pour une maintenance des courriers et de la BAN plus robuste, performante et simplifiée, ainsi qu’une réduction des dépendances à des bibliothèques non maintenues.

Le système de conversion des documents repose désormais sur LibreOffice, après l’adoption d’une solution plus stable et maintenable, en remplacement d’Unoconv pour les conversions de documents non gérées par les éditeurs déployés.

Documentation – Migration vers MkDocs

La nouvelle version 26.0 apporte des améliorations concrètes, aussi bien sur la documentation que sur les fonctionnalités.

Dans le cadre de cette version, Maarch engage la migration et le regroupement de l’ensemble des espaces de documentation utilisateurs, administrateurs fonctionnels, intégrateurs et administrateurs techniques vers MkDocs. Cela permet :

  • une documentation unifiée et centralisée
  • une navigation améliorée
  • une recherche plus efficace, facilitant l’accès rapide à l’information

Nouvelles fonctionnalités

Maarch poursuit l’amélioration de l’expérience utilisateur avec l’extension et l’harmonisation des listes de critères de tri dans les listes de documents. Les cinq espaces clé (bannette, courrier suivi, dossier, recherche avancée et paramétrage du tri par défaut) proposent désormais une liste identique de critères afin d’assurer une cohérence fonctionnelle. Cette liste inclut les critères principaux et les champs personnalisés.

La nouvelle mise à jour intègre maintenant deux nouveaux champs natifs, « Résumé » et « Tonalité », alimentés via l’API. Cette évolution ouvre la voie à une meilleure exploitation des données externes.

Lors de la signature électronique d’un document PDF, Maarch Courrier assure dorénavant la fusion automatique des tags de signature.

Cette amélioration contribue à rendre un document final plus lisible et homogène ; elle permet également une meilleure intégration des informations de signature et une fiabilité accrue des documents signés électroniquement.

Conclusion

La version 26.0 met en sécurité ses composants pour poser les bases des prochaines évolutions :

  • Versement de pièces dans la GEC depuis Google Drive,
  • Transmission des actes signés et des données associées vers FAST Actes, positionnant Maarch Courrier sur la gestion des actes et délibérations,
  • Intégration d’une solution alternative de signature électronique via les composants Open Source Scard/Outsign,
  • Optimisation des performances applicatives et de l’IHM pour répondre à des volumétries de 100.0000 utilisateurs et 15.000 services.

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Le connecteur Goodflag (ex LexPersona) dans Maarch Courrier : un nouveau connecteur parapheur conforme aux standards Éditeur

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Maarch continue de développer son écosystème, avec la sortie d’un connecteur pour l’environnement de signature électronique Goodflag, autrefois connu sous le nom de LexPersona.

Très présent dans les ministères, ce connecteur vient compléter la liste des parapheurs compatibles avec Maarch Courrier (voir Envoyer des documents · Documentation Maarch Courrier).

Il est en partie financé par notre client sponsor : l’ARS de la Réunion, que nous remercions chaleureusement. Le solde du financement est assuré par Maarch.

Un connecteur conforme aux standards Éditeur

Une nouvelle section « Goodflag » est disponible dans l’administration afin de centraliser et simplifier sa gestion depuis un point unique. Elle permet aux administrateurs techniques de configurer directement, depuis l’interface, l’ensemble des paramètres liés à la communication avec la plateforme de signature électronique Goodflag.

En tant qu’éditeur de Maarch Courrier, nous nous assurons que chaque développement
souscrit à nos standards de qualité afin de garantir :

  • une maintenabilité optimale,
  • une durabilité renforcée,
  • des fonctionnalités administrables par un profil fonctionnel.

Ainsi, ce connecteur s’inscrit dans une architecture de développement hexagonale (Architecture hexagonale — Wikipédia) qui nous permet de mutualiser et d’isoler du code, tout en associant à chaque fonctionnalité ses tests unitaires.

Certains de nos clients exercent dans des secteurs particulièrement sensibles, où toute modification des fichiers de configuration nécessite un bon d’intervention auprès des équipes infrastructure.

C’est pourquoi nous faisons le choix de centraliser au maximum le paramétrage au niveau des écrans d’administration, à destination des administrateurs techniques. Cela inclut notamment : la gestion de l’URL et du token d’accès, la page de consentement, le profil de signature.

Enfin, nous nous sommes attachés à rendre ce connecteur le plus complet possible : 

  • Signataires externes à la volée en mode OTP
  • Plusieurs signataires possibles sur la même étape de circuit : un seul signataire fait passer à l’étape suivante (configuré au lancement du parapheur)
  • Webhooks pour la récupération des documents en sortie du parapheur

Fonctionnalités clés du connecteur Goodflag

L’intégration du connecteur Goodflag permet :

  • L’envoi de documents vers un circuit de signature configuré dans Goodflag, directement depuis Maarch Courrier.
  • La récupération automatique des documents signés, intégrés au courrier initial.
  • La gestion des refus de signature, accompagnés d’annotations précises provenant de Goodflag.

Workflow d’envoi vers Goodflag

→ Initiation du circuit de signature

Lorsque le dernier administrateur d’un courrier a terminé son action, celui-ci est automatiquement transféré au rédacteur. Le courrier est placé dans une bannette dédiée, par exemple : « Courriers à envoyer vers Goodflag pour signature »

Depuis cette bannette, le rédacteur peut initier l’envoi vers le parapheur Goodflag via une fenêtre modale dédiée qui s’ouvre à cet effet.

Configuration du circuit de signature

La fenêtre modale est divisée en deux sections :

  • Volet gauche : configuration du circuit de signature avec sélection d’un modèle de circuit prédéfini (type de consentement, profil de signature) ou création d’un circuit personnalisé.
  • Volet droit : gestion des documents à transmettre, incluant les pièces à signer ou à annexer. Le rédacteur peut également y ajouter d’autres documents.

Le rédacteur peut ensuite ajouter des signataires, internes ou externes à Goodflag, définir des étapes de signature (séquentielles ou parallèles), attribuer à chaque signataire un rôle (signature obligatoire ou facultative, modulable en un clic) et prépositionner les zones de signature sur les documents.

Fonctionnalités d’assistance

Parmi les fonctionnalités d’assistance, vous retrouvez la saisie assistée pour rechercher les utilisateurs Goodflag par les premières lettres du nom. L’ajout de signataires externes via un formulaire simplifié. La visualisation claire du circuit avec étapes numérotées. La transmission technique et verrouillage documentaire.

L’envoi repose sur l’action système existante « Envoyer au parapheur externe ». Les documents sont convertis au format PDF et passent en statut gelé durant tout le circuit de signature. Les utilisateurs Goodflag sont récupérés dynamiquement via l’API.

Documents signés

À la fin du circuit de signature, les documents sont automatiquement rapatriés dans Maarch Courrier avec le statut signé. Le système affiche le dernier signataire et la date de signature sous forme de légende dans l’onglet “Pièces jointes”. Le dossier de preuve de signature est également intégré et téléchargeable.

→ Documents refusés

En cas de refus, le courrier passe en statut refusé et le document concerné retourne à l’état de courrier à traiter. L’annotation de refus, incluant le motif, est enregistrée dans le fil d’annotations.

Implémentation technique

  • Webhooks : réception automatique d’événements (signature ou refus) envoyés par Goodflag à Maarch Courrier.
  • Synchronisation en temps réel des statuts via les données transmises.
  • Conservation des standards de traitement Maarch : mises à jour automatiques des statuts selon le paramétrage fonctionnel.
  • Appels API Goodflag pour la récupération des utilisateurs, l’accès aux modèles de signature, profils et pages de consentement, l’affichage des détails techniques pour chaque choix effectué par l’utilisateur.

Conclusion

L’intégration du connecteur Goodflag marque une étape décisive dans la modernisation de Maarch Courrier. Elle offre aux organisations une solution robuste, sécurisée et intuitive pour gérer les circuits de signature, tout en garantissant conformité et efficacité.

Cette avancée ouvre la voie à de futures intégrations avec d’autres services de confiance, dans une logique de transformation numérique globale.

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The Goodflag Connector (Formerly LexPersona) in Maarch Courrier: A New Electronic Signature Workflow Connector Compliant with Publisher Standards

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Maarch continues to expand its ecosystem, with the release of a connector for the Goodflag electronic signature platform, formerly known as LexPersona.

Widely used within government ministries, this connector adds to the list of signing platforms compatible with Maarch Courrier (see Sending documents · Maarch Courrier Documentation).

It is partly funded by our sponsor client, the Réunion Regional Health Agency (ARS), whom we warmly thank. The remaining funding is provided by Maarch.

A Connector Compliant with Publisher Standards

A new « Goodflag » section is now available in the admin area, centralising and simplifying its management from a single location. It allows technical administrators to configure, directly from the interface, all the settings related to communication with the Goodflag electronic signature platform.

As the publisher of Maarch Courrier, we make sure that every development
meets our quality standards, to guarantee:

  • optimal maintainability,
  • enhanced durability,
  • features that can be administered by a functional user profile.

This connector is therefore built on a hexagonal development architecture (Hexagonal architecture — Wikipedia), which allows us to share and isolate code, while pairing each feature with its own unit tests.

Some of our clients operate in particularly sensitive sectors, where any change to configuration files requires a service request to the infrastructure teams.

This is why we chose to centralise configuration as much as possible within the admin screens, for technical administrators. This notably includes: managing the URL and access token, the consent page, and the signature profile.

Finally, we made every effort to make this connector as complete as possible: 

  • On-the-fly external signatories via OTP
  • Multiple signatories possible at the same workflow step: only one signatory is required to move to the next step (configured when launching the signing platform)
  • Webhooks for retrieving documents once they leave the signing platform

Key Features of the Goodflag Connector

Integrating the Goodflag connector enables:

  • Sending documents to a signing workflow configured in Goodflag, directly from Maarch Courrier.
  • Automatic retrieval of signed documents, integrated into the original mail item.
  • Managing signature refusals, accompanied by precise annotations from Goodflag.

Workflow for Sending to Goodflag

→ Initiating the signing workflow

Once the last administrator handling a mail item has completed their action, it is automatically forwarded to the drafter. The mail item is placed in a dedicated queue, for example: « Mail items to send to Goodflag for signature »

From this queue, the drafter can initiate the transfer to the Goodflag signing platform via a dedicated modal window that opens for this purpose.

Configuring the signing workflow

The modal window is divided into two sections:

  • Left panel: signing workflow configuration, with the option to select a predefined workflow template (consent type, signature profile) or create a custom workflow.
  • Right panel: management of the documents to be sent, including files to be signed or attached. The drafter can also add other documents here.

The drafter can then add signatories, whether internal or external to Goodflag, define signing steps (sequential or parallel), assign each signatory a role (mandatory or optional signature, adjustable in one click), and pre-position signature zones on the documents.

Assistance Features

Among the assistance features, you’ll find assisted search, to look up Goodflag users by the first letters of their name; adding external signatories via a simplified form; clear visualisation of the workflow with numbered steps; and technical transmission and document locking.

Sending relies on the existing system action « Send to external signing platform ». Documents are converted to PDF and placed in a frozen status throughout the signing workflow. Goodflag users are retrieved dynamically via the API.

Signed Documents

At the end of the signing workflow, documents are automatically returned to Maarch Courrier with a signed status. The system displays the last signatory and the signature date as a caption in the « Attachments » tab. The signature proof file is also included and downloadable.

→ Rejected Documents

In the event of a refusal, the mail item is set to rejected status and the document concerned returns to the « to be processed » state. The rejection annotation, including the reason, is recorded in the annotation thread.

Technical Implementation

  • Webhooks : automatic reception of events (signature or refusal) sent by Goodflag to Maarch Courrier.
  • Real-time status synchronisation via the transmitted data.
  • Adherence to Maarch processing standards: automatic status updates based on the functional configuration.
  • Goodflag API calls for retrieving users, accessing signature templates, profiles and consent pages, and displaying technical details for each choice made by the user.

Conclusion

The integration of the Goodflag connector marks a decisive step in the modernisation of Maarch Courrier. It offers organisations a robust, secure and intuitive solution for managing signing workflows, while ensuring compliance and efficiency.

This advancement paves the way for future integrations with other trusted services, as part of a broader digital transformation approach.

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Maarch and Maileva Electronic Registered Delivery (ERE)

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Some background

Maarch was the first GEC to natively integrate Maileva connectors into its interfaces, for:

  • sending standard letters, in black and white or color, with single or double windows
  • sending hybrid registered letters (LREL), where dispatch is digitalized while delivery remains physical, through the postal carrier.

The evidentiary function in the second case is at its maximum and strictly equivalent to a paper mailing.

The fully electronic registered letter (LRE) is fairly complex and is aimed more at correspondence with businesses, notaries, and legal entities in general. As a result, we haven’t received client requests for this offering, which is rarely used by public-sector organizations.

We were, however, won over by Docaposte Maileva‘s offering around Electronic Registered Mail (ERE), which does not require identity verification for either the sender or the recipient. The principle is very simple: in short, it’s an email with receipt validation through a trusted third party.

ERE carries evidentiary value, and can be used whenever the law does not require a traditional registered letter.

Examples of use cases are available on the Maileva website: https://www.maileva.com/nos-solutions/ere/

  • Amicable debt collection
  • Formal notice
  • Supplier changes
  • Factoring
  • Information and reminder letters
  • Rental property management

Key features of ERE

Recipient consent : not required

Identification of sender and recipient : no

Sender anonymity : yes

Acknowledgment of receipt : the recipient has 15 days to acknowledge receipt

Proofs : proof of deposit and dispatch, proof of receipt, proof of refusal, proof of negligence, and proof of non-delivery

Integrating ERE into Maarch Courrier

As a user with an ERE subscription with Maileva, you can send digital mailings directly from Maarch Courrier, using the “simple electronic registered mail” distribution mode.

This fully digitalized option lets you benefit from an entirely digital mailing, with a reduced delivery time and immediate proof generation.

In the Maileva mailing administration settings, you can create an ERE-type template and choose the sender for your mailings. Each template is made available to the selected entities.

Using the Maileva sending modal, select the ERE template configured in the administration settings, then send the mailing made up of the selected documents (“integrated into Maileva mailings”). All documents from a piece of mail sent via ERE are grouped into a single mailing addressed to each recipient.

In the sent items interface, for a Maileva mailing, download the proof of deposit.

And receive your proof of deposit, dispatch, and receipt in PDF format.

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Maarch et l’ERE Maileva

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Un peu de contexte

Maarch a été la première GEC à intégrer nativement des connecteurs Maileva dans ses interfaces, pour :

  • l’envoi de lettres simples, noir et blanc ou couleur, à simple ou double-fenêtre
  • l’envoi de lettres recommandées hybrides (LREL), où l’expédition est dématérialisée, et la réception toujours physique, au travers du facteur.

La fonction probatoire dans le second cas est maximale et strictement équivalente à l’envoi papier.

La lettre recommandée 100% électronique (LRE) est assez complexe et s’adresse plutôt à des correspondances vers les entreprises, notaires, et personnes morales en général. En conséquence, nous n’avons pas eu de demandes client pour cette offre peu utilisée par les acteurs publics.

Nous avons en revanche été séduits par l’offre Docaposte Maileva autour de l’Envoi Recommandé Électronique (ERE), qui n’impose pas de vérification d’identité de l’expéditeur ni du destinataire. Le principe en est très simple : il s’agit en résumé d’un courriel avec validation de réception au travers d’un tiers de confiance.

L’ERE bénéficie d’une valeur probatoire, et il peut être utilisé lorsque la loi n’impose pas un recommandé classique.

Des exemples de cas d’usage figurent sur le site Maileva : https://www.maileva.com/nos-solutions/ere/

  • Recouvrement de créances à l’amiable
  • Mise en demeure
  • Changement de fournisseur
  • Affacturage
  • Lettre d’infos et de relance
  • Gestion locative

Les caractéristiques clés de l’ERE

Consentement du destinataire : pas obligatoire

Identification de l’expéditeur et du destinataire : non

Anonymat de l’expéditeur : oui

Accusé de réception : le destinataire a 15 jours pour accuser réception

Preuves : preuve de dépôt et d’envoi, preuve de réception, preuve de refus, preuve de négligence et preuve de non distribution

L’intégration de l’ERE dans Maarch Courrier

En tant qu’utilisateur disposant d’un abonnement ERE chez Maileva, vous avez la possibilité d’envoyer des plis numériques directement depuis Maarch Courrier, en utilisant le mode de distribution « recommandé électronique simple ».

Cette option 100 % dématérialisée vous permet de bénéficier d’un envoi entièrement numérique, avec un délai d’acheminement réduit et la génération immédiate de preuves.

Dans l’administration des envois via Maileva, vous pouvez créer un modèle de type ERE et choisir l’expéditeur des envois. Chaque modèle est mis à disposition des entités sélectionnées.

À l’aide de la modale d’envoi vers Maileva, sélectionner le modèle ERE paramétré dans l’administration, effectuer l’envoi du pli constitué des documents sélectionnés (« intégré aux envois Maileva »). L’ensemble des documents d’un courrier faisant l’objet d’un envoi en ERE est regroupé dans un pli unique adressé à chaque destinataire.

Dans l’interface des éléments envoyés, sur un envoi Maileva, télécharger la preuve de dépôt.

Et recevez votre justificatif de preuve de dépôt et d’envoi ainsi que de réception au format PDF.

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Deployment of Maarch Courrier in the Municipality of Châtillon: A Successful Transition to Digital Correspondence Management

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To modernize the processing of its mail and ensure the sustainability of communications, the City of Châtillon decided, in May 2023, to begin the process of implementing a digitalized mail management solution. To this end, a complete overhaul of the GEC system was initiated. The goal was to move to an automated, secure solution capable of centralizing and managing both paper mail and emails.

A strategic choice for centralized, secure mail management

After extensive benchmarking and analysis of quotes from several providers, the City of Châtillon chose the Maarch Courrier solution in January 2024.

This choice was driven by the quality of the tool — particularly its ergonomics — the project methodology presented, the support offered by Maarch throughout the project’s implementation, a reasonable cost, and positive, successful feedback from other local authorities.

The goal was to centralize the management of mail, whether paper or electronic, by establishing efficient approval workflows while ensuring full traceability and long-term reliability of internal and external communications.

Maarch Courrier was selected for its ability to automate and secure the management of incoming and outgoing mail flows.

Among these key features are Mail Capture, a tool that automatically captures and centralizes emails and scanned paper documents in a single interface, as well as the interoperability of the “I Parapheur” connector from publisher Libriciel SCOP.

A structured implementation

The business process was adjusted to match the specific workflow of the City of Châtillon’s mail department, made up of 3 mail clerks responsible for entering records and scanning incoming mail and emails from the “mairie” mailbox captured via Mail Capture, all overseen by a department head.

These letters and emails are then reviewed at a “mail supervision” level by the general administration and subsequently assigned to the relevant departments after approval from the “N2 supervisor” (the Mayor’s office) and the “N3 supervisor” (DGS).

The solution was also configured to include an internal approval workflow dedicated exclusively to internal memos, before they are distributed to the various municipal departments.

This custom configuration made it possible to automate workflows while complying with the local authority’s own approval procedures.

Hosted in SaaS mode, the solution guarantees both data confidentiality and the scalability needed to meet future requirements.

The project’s implementation followed a structured timeline:

  • Design: gathering requirements and developing a prototype specific to the City of Châtillon.
  • Configuration: integrating internal approval workflows and various complex processes, tailored to business requirements.
  • Testing: a phase of user testing validated after several iterations, accompanied by training sessions.
  • Go-live: launching production after adjustments made in response to user feedback.

A smooth transition thanks to targeted training

The transition went smoothly, and every effort was made to secure strong buy-in from users.

Out of 222 users of the solution, 100 were trained — nearly one in two users, which is highly significant and played an important role in staff buy-in for the project.

Training took place over eight days, in person at the local authority’s premises, which allowed for smoother exchanges than videoconferencing and better attention from participants. The high-quality training sessions were tailored to each staff member’s level of use.

As a result, there were 4 types of training:

  • “scan operator” training,
  • “administrator” training,
  • “user” training,
  • “manager” training.

Change management support played a decisive role in the project’s success. The solution was adopted by users, helped by its ease of use and the relevance of its features.

Immediate benefits and future prospects

Maarch’s project manager remained consistently available throughout the deployment phase and after go-live to support users as they built up their skills. Their feedback allowed for minor adjustments to be made during the first few weeks of use.

Since going into production on December 16, 2024, more than 4,500 incoming letters have been processed, at an average of 600 letters per month.

The benefits are numerous, such as improved traceability through data centralization — users can track the status of each letter in real time, reducing the risk of lost documents.

In terms of time savings, automated approval has reduced mail processing times, providing a faster response to residents.

As for optimized ergonomics, many users appreciate the clarity of the interface, which allows for faster and more efficient mail management, with feedback highlighting significant time savings.

A scalable solution, the SaaS platform ensures flexibility and security, making it possible to add new features as needed and ensuring continuous adaptation to evolving business needs.

Looking ahead, the City of Châtillon is open to exploring and receiving demonstrations of new features offered by version 24 of Maarch Courrier, particularly the integration of artificial intelligence to suggest pre-drafted responses and further automate certain outgoing response processes.

A successful project with positive feedback

This project illustrates the City of Châtillon’s commitment to modernizing its internal processes in order to offer more responsive service, better traceability, and long-term reliability adapted to its organizational and business specifics. Thanks to the Maarch Courrier solution, the city now has a system that is both well-suited and scalable, meeting the local authority’s expectations.

Key data and indicators:

  • Project launch date: January 2024
  • Go-live date: December 16, 2024
  • Number of users: 222 users
  • Mail processed since go-live: More than 4,500 letters (approximately 600 per month)
  • Training duration: 8 days (100 users trained)

Conclusion

Implementing a project like this requires a strong commitment and availability from the client, but also from the project manager, who had to listen closely and find quick, tailored solutions for the local authority — which was indeed the case.

It is essential for the local authority to do upfront work, before the project begins, on its processing and approval workflows, and to be clear about the organization it wants to adopt for managing incoming and outgoing mail, so that this information can be passed on to Maarch Courrier.

The testing phase is crucial — it’s very important to run tests to verify that the workflows are correct and that letters flow properly into the right queues… The idea is to fix as much as possible before going into production, so that go-live happens under the best possible conditions and users have as refined a solution as possible.

During this phase, Henri Queneau, the project manager, was present and made himself available to work with the town and make the necessary adjustments. He was highly invested in following the project through.

Maarch support (via the phone line or the Forge platform) is available and quickly resolves common usage issues.

This zero-data-migration mail digitalization project at the City of Châtillon illustrates Maarch’s ability to adapt to a specific business context while delivering a high-performing, scalable solution. Thanks to rigorous management of the transition, the City of Châtillon now has a secure, traceable, and easy-to-use electronic mail management system.

This project stands as a solid reference for mail management in local authorities.

Finally, this is a project that must keep evolving, be monitored over time, and be well managed on a daily basis to ensure its longevity.

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Déploiement de Maarch Courrier au sein de la commune de Châtillon : Une transition réussie vers la dématérialisation des courriers

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Afin de moderniser le traitement de ses courriers et d’assurer la pérennité des échanges, la Ville de Châtillon a souhaité, en mai 2023, entamer la démarche de mise en place d’une solution de gestion dématérialisée des courriers. Pour ce faire, une refonte complète du système de GEC a été initiée. L’objectif étant de passer à une solution automatisée, sécurisée et capable de centraliser et gérer les courriers papiers et les mails.

Un choix stratégique pour une gestion centralisée et sécurisée des courriers

Après un parangonnage poussé et l’analyse des devis réalisés par plusieurs prestataires, la commune de Châtillon a choisi, en janvier 2024, la solution Maarch Courrier.

Ce choix s’explique par la qualité de l’outil, notamment son ergonomie, la méthodologie de projet présentée et l’accompagnement proposé par Maarch dans la mise en œuvre du projet, un coût raisonnable et des retours d’expériences positifs et réussis d’autres collectivités.

L’objectif était de centraliser la gestion des courriers, qu’ils soient papier ou électronique, en instaurant des circuits de validation efficaces tout en garantissant une traçabilité et une pérennité complète des échanges internes et externes.

Maarch Courrier a été retenu pour sa capacité à automatiser et sécuriser la gestion des flux de courriers entrants et sortants.

Parmi ces fonctionnalités clés figurent Mail Capture, outil permettant de capturer et de centraliser automatiquement les courriers électroniques et les documents papier scannés dans une interface unique, ainsi que l’interopérabilité du connecteur « I Parapheur » de l’éditeur Libriciel SCOP.

Une mise en œuvre structurée

Le processus métier a été ajusté pour répondre au fonctionnement spécifique du service courrier de la Ville de Châtillon, composé de 3 agents courrier, en charge de la saisie des fiches, du scan des courriers entrants et des mails émanant de la boite mail « mairie » capturés par mail capture, encadrés par une directrice.

Ces courriers et mails sont ensuite vérifiés par un niveau « supervision courrier » par l’administration générale et attribués ensuite aux services traitants après une validation « superviseur N2 » (cabinet de la Maire) et « superviseur N3 » (DGS).

La solution a également été configurée de manière à intégrer un circuit de validation interne dédié exclusivement aux notes internes, avant leur diffusion aux différents services municipaux.

Ce paramétrage sur mesure a permis d’automatiser les flux tout en respectant les procédures de validation propres à la collectivité.

La solution hébergée en mode SaaS garantit à la fois la confidentialité des données et l’évolutivité de la solution en fonction des besoins futurs.

La mise en œuvre du projet a suivi une chronologie structurée :

  • Conception du recueil des besoins, l’élaboration d’un prototype spécifique à la Ville de Châtillon.
  • Paramétrage comportant l’intégration des circuits de validation internes et les différents workflows complexes, adaptée aux exigences métiers.
  • Recette qui constitue une phase de tests utilisateurs validés après plusieurs itérations, accompagnés de sessions de formation.
  • Production intégrant lancement de la production après ajustements en réponse aux retours des utilisateurs.

Une transition fluide grâce à une formation ciblée

La transition s’est déroulée de manière fluide et tout a été mis en œuvre pour recueillir une forte adhésion des utilisateurs.

Sur 222 utilisateurs de la solution, 100 ont pu être formés, soit pratiquement un utilisateur sur deux ce qui est très significatif et a joué un rôle important dans l’adhésion des agents au projet. 

La formation s’est étalée sur huit jours en présentiel dans les locaux de la collectivité, ce qui a permis une plus grande fluidité des échanges qu’en visioconférence et une meilleure attention des participants. Les formations, de qualité, étaient adaptées au niveau d’utilisation des agents.

Ainsi, il y a eu 4 types de formation :

  • formations « opérateurs de scan »,
  • formations « administrateurs »,
  • formation « utilisateurs »,
  • formation « manageur ».

L’accompagnement à la conduite au changement a joué un rôle déterminant dans le succès du projet. La solution a été adoptée par les utilisateurs. Sa simplicité d’utilisation et la pertinence des fonctionnalités ont aidé à cela.

Bénéfices immédiats et perspectives d’évolution

Le chef de projet de Maarch a assuré une disponibilité constante durant la phase de déploiement et après la mise en production pour accompagner la montée en compétence des utilisateurs. Les retours de ces derniers ont permis d’apporter des ajustements mineurs lors des premières semaines d’utilisation.

Depuis la mise en production le 16 décembre 2024, plus de 4.500 courriers entrants ont été traités, avec une moyenne de 600 courriers par mois.

Les bénéfices sont nombreux tels que l’amélioration de la traçabilité grâce à la centralisation des données, les utilisateurs peuvent suivre en temps réel le statut de chaque courrier, réduisant ainsi le risque de perte de documents.

Le gain de temps, la validation automatisée a permis de diminuer le temps de traitement des courriers offrant une réponse plus rapide aux usagers.

L’ergonomie optimisée, beaucoup d’utilisateurs apprécient la clarté de l’interface, permettant une gestion plus rapide et efficace des courriers, avec des témoignages soulignant un gain de temps significatif.

Une solution évolutive, la solution en SaaS, assure flexibilité et sécurité, ce qui permet d’ajouter de nouvelles fonctionnalités selon les besoins, assurant une adaptation continue aux évolutions métiers.

Dans l’avenir, la Ville de Châtillon est ouverte à explorer et avoir des démonstrations de nouvelles fonctionnalités offertes par la version 24 de Maarch Courrier, notamment l’intégration de l’intelligence artificielle pour proposer des réponses préétablies et automatiser davantage certains processus de réponses sortantes.

Un projet mené à bien et des retours positifs

Ce projet illustre la volonté de la Ville de Châtillon de moderniser ses processus internes afin d’offrir un service plus réactif, une meilleure traçabilité et une pérennité qui s’adapte aux spécificités organisationnelles et métiers. Grâce à la solution Maarch Courrier, la ville dispose à ce jour d’un système à la fois adéquat et évolutif, conforme aux attentes de la collectivité.

Données et indicateurs clés :

  • Date de lancement du projet : janvier 2024
  • Date de mise en production : 16 décembre 2024
  • Nombre d’utilisateurs : 222 utilisateurs
  • Courriers traités depuis la mise en production : Plus de 4 500 courriers (600 par mois environ)
  • Durée de formation : 8 jours (100 utilisateurs formés)

Conclusion

La mise en place d’un tel projet demande un fort investissement et de la disponibilité de la part du client, mais aussi du chef du projet qui a dû être à l’écoute, trouver des solutions rapides et propres à la collectivité, ce qui a été le cas.

Il est impératif pour la collectivité de faire un travail en amont de la mise en place du projet sur ses circuits de traitement et de validation et d’être au point sur l’organisation qu’elle souhaite adopter pour la gestion de son courrier arrivé et départ afin de pouvoir transmettre ces informations à Maarch courrier.

La phase de recette est primordiale, il est très important de faire des tests pour vérifier que les circuits sont bons, que les courriers circulent bien dans les bonnes bannettes… L’idée étant de corriger le maximum de choses avant la mise en production pour que cette dernière se passe dans les meilleures conditions et que les utilisateurs disposent d’une solution la plus parfaite possible.

Lors de cette phase, Henri Queneau, le chef de projet a été présent et a su se rendre disponible pour échanger avec la Commune et faire les réglages nécessaires. Il était très investi dans le suivi du projet.

Le support Maarch (via le standard téléphonique ou la plateforme forge) est disponible et règle les soucis d’utilisation courant rapidement.

Ce projet de reprise zéro de la dématérialisation des courriers à la Ville de Châtillon illustre la capacité de Maarch à s’adapter à un contexte métier spécifique tout en offrant une solution performante et évolutive. Grâce à une gestion rigoureuse de la transition, la ville de Châtillon dispose aujourd’hui d’un système de gestion électronique des courriers sécurisé, traçable et facile à utiliser.

Ce projet constitue une référence solide pour la gestion des courriers dans les collectivités locales.

Enfin, c’est un projet qui doit vivre, être suivi dans le temps et bien administré quotidiennement pour assurer sa pérennité.

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Maarch Courrier v24.5: What’s Changed Since v24.0

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Maarch Courrier is now developed through continuous integration to comply with the SaaS mode increasingly adopted by our clients. This means regular functional updates that we don’t always communicate about — except, of course, in the version changelog on our Git.

This article presents a summary of the 350 person-days of improvements from v24.0 up to the latest published version, v24.5.

More control over distribution lists

Users who are absent at the time they are added to distribution and approval workflows are now flagged with a red dot.

It is also possible to add multiple roles in copy within distribution lists, without overwriting existing roles.

Finally, folder result lists are now customizable, providing better visibility of folders based on business needs.

Better integration with the partner ecosystem

Maarch Courrier is a connected product with a broad ecosystem. Maarch maintains connectors to your preferred business applications and tools.

Multi-instance IxBus connector

Maarch Courrier now supports multiple connection instances on the ixBus connector, with the option to choose which instance to use for sending.

Maileva connector: single envelope per recipient

Documents from a piece of mail sent via Maileva are now grouped into a single envelope per recipient. The method for calculating estimated sending costs has been adjusted accordingly.

Maileva connector: double-window envelopes

The Maileva connector has been extended to allow your digitalized mail to be sent in double-window envelopes. This type of envelope is used for banking documents or administrative forms requiring dual identification.

The LAD module (Automatic Document Reading), previously active only for manual mail registration, is now systematically triggered for every submission via the API.

Qualification queues are now more readable.

Upcoming connectors…

Very soon (24.6 – September 2025), you will see the following appear in Maarch Courrier:

  • A publisher connector for the GoodFlag electronic signing platform (formerly Lex Persona). This connector will meet our quality and security standards and will be configurable.
  • An implementation of Docaposte Maileva/AR24’s Electronic Registered Mail, a practical and affordable solution for registered mail with legal evidentiary value, made simple.  We’ll have the opportunity to communicate more broadly about this with our partner Maileva, as it will represent real added value for users.

Electronic signing platform

Pre-positioning of signatures

It is now possible to pre-position the placement of signatories’ electronic stamps on documents submitted to signing platforms, either on document templates or at the time of sending to the signing platform.

Stamps can be applied in bulk:

Create a new version of an editable document

All members of an approval workflow will be able to modify the original office file of a document submitted for approval or signature, as long as no stamp or certificate has been applied to the document. A new version of the document then replaces the previous one.

The signing platform interface also allows you to view the document’s different versions.

Certified timestamping

The integration of certified timestamping during the generation of the electronic signature certificate makes it possible to apply a certified stamp, compliant with the RFC 3161 standard, to a document. This is done using a timestamping server whose parameters are predefined in the configuration.

Two application modes can be defined from a configuration file:

  • Automatic: timestamping is systematically applied during an electronic signature
  • Manual : timestamping is applied only on request, at the time of the electronic signature action.

Once applied, the timestamp is embedded in the PDF’s electronic signature (“the signature includes an embedded time stamp”).

The electronic signing platform also allows you to configure a custom watermark for electronic signatures.

In the “Other” section of the parameter administration, an administrator can enable and customize a watermark applied during the electronic signature. They can define its style, color, and position.

This watermark is purely visual: it is not associated with an electronic stamp or an electronic certificate.

It is now possible to automatically merge signature tags on a PDF document with an electronic stamp.

This feature is currently limited to documents with a stamp signature without a certificate (full integration planned for a later version).

Authentication and security

ProConnect login

You can now log in using ProConnect! Somewhat similar to France Connect for individuals, ProConnect is a digital authentication service developed by the Direction Interministérielle du Numérique (DINUM), intended for professionals, whether from the public or private sector.

Once ProConnect login is configured and enabled in Maarch Courrier, a dedicated “Sign in with ProConnect” button appears on the Maarch Courrier login page. This login method coexists with the standard method, which always remains available.

Automatic logout of an SSO session

For instances configured with SSO login, logging out of Maarch Courrier now automatically closes the SSO session if a logout URL for the SSO portal has been defined in the administration settings.

SMTP authentication via Microsoft OAuth

Maarch Courrier now offers a new configuration option for sending emails: OAuth authentication via Microsoft Azure.

Configuration of a mail server relay for the “SMTP client (smtp)” and “PHP function (mail)” configurations

API access token management

Maarch Courrier allows API access through the provision of a token to secure access. This feature is linked to a web service–type user account.

A new technical parameter makes it possible to restrict the modification of user profile information to only those users with the appropriate rights.

When this parameter is set to 0 and the user does not have user administration rights, they can no longer modify their own profile.

Coming soon…

We are currently developing, for the upcoming release (24.6 – September 2025), confidentiality features for contacts’ personal data. This involves defining:

  • Who are the sensitive and confidential contacts?
  • What confidential information is on these sensitive contact records?
  • Who can see them, based on Maarch Courrier’s security scheme?

This management of personal information affects contact searches and displays, liaison records, and mail merge templates.

System

Automatic browser cache clearing during updates

When Maarch Courrier’s version changes, an automatic browser cache cleanup mechanism is now in place, to ensure the application runs properly on workstations.

Automatic Document Reading (LAD)

It is now possible to create simple custom fields via the dedicated administration interface.

The LAD automatically extracts and maps fields according to the rules defined in a configuration file, whether during mail injection via the API or during the manual submission of a document for indexing.

User experience

It is now possible to perform a full-text search directly from the quick search bar.

A new feature makes it possible to resend an already-sent email directly from the user interface.

Improvements designed hand-in-hand with users

More than 350 person-days of development were devoted to these improvements to bring these advances to life.

Thanks to the active support of our public-sector users, particularly the Ministry of the Interior, the CNAM, and the towns of Saint-Ouen-l’Aumône and Les Clayes-sous-Bois, Maarch Courrier benefits from concrete improvements directly aligned with needs expressed on the ground.

In a context where digital sovereignty, innovation, and sustainability are priorities, Maarch Courrier is fully committed to a collaborative approach with its users, aiming to offer a free, secure, interoperable, and sustainable solution.

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Maarch Courrier v24.5 : Les évolutions depuis la v24.0

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Maarch Courrier est aujourd’hui développé en intégration continue pour être en conformité avec un mode SaaS de plus en plus adopté par nos clients. Cela implique des mises à jour fonctionnelles régulières sur lesquelles nous ne communiquons systématiquement, à part bien entendu dans le changelog de version sur notre Git.

Cet article présente une synthèse des 350 jours/ hommes d’évolutions depuis la v24.0 jusqu’à la dernière version publiée v24.5.

Plus de contrôle sur les listes de diffusion

Les utilisateurs absents au moment de leur inscription dans les circuits de diffusion et de visa sont désormais identifiés avec une pastille rouge.

Il est également possible d’ajouter une multitude de rôles en copie dans les listes de diffusion, sans écraser les rôles existants.

Enfin, les listes de résultats des dossiers sont dorénavant personnalisables, offrant une meilleure visibilité des dossiers selon les besoins métiers.

Une meilleure intégration avec l’écosystème des partenaires

Maarch Courrier est un produit connecté disposant d’un large écosystème. Maarch maintient les connecteurs vers vos applications et outils métier préférés.

Connecteur IxBus multi-instances

Maarch Courrier supporte désormais plusieurs instances de connexion sur le connecteur ixBus, avec la possibilité de choisir quelle instance utiliser pour l’envoi.

Connecteur Maileva : pli unique pour un destinataire

Les documents d’un courrier qui font l’objet d’un envoi via Maileva sont désormais regroupés dans un pli unique par destinataire. La méthode de calcul de l’estimation des coûts d’envoi a été également ajustée en fonction.

Connecteur Maileva : enveloppes à double-fenêtre

Le connecteur Maileva est étendu afin de permettre à vos courriers dématérialisés d’être envoyés dans des enveloppes à double-fenêtre. Ce type d’enveloppe est utilisé pour les documents bancaires ou les formulaires administratifs nécessitant une double identification.

Le module LAD (Lecture automatique de Document) auparavant actif à l’enregistrement manuel d’un courrier est maintenant sollicité systématiquement à chaque versement par API.

Les bannettes de qualification deviennent plus lisibles.

Connecteurs à venir…

Très prochainement (24.6 – Septembre 2025), vous allez voir apparaître dans Maarch Courrier :

  • Un connecteur Éditeur sur le parapheur électronique GoodFlag (ex Lex Persona). Ce connecteur respectera nos standards de qualité et de sécurité et sera paramétrable.
  • Une implémentation de l’Envoi Recommandé Électronique de Docaposte Maileva/AR24, une solution pratique et bon marché pour des envois recommandés à valeur probatoire,  en toute simplicité. Nous aurons l’occasion de communiquer largement à ce sujet avec notre partenaire Maileva, car cela va représenter une réelle plus-value pour les utilisateurs.

Parapheur électronique

Prépositionnement des signatures

On peut dorénavant prépositionner les emplacements des griffes des signataires sur les documents soumis aux parapheurs, sur les modèles de documents ou au moment de l’envoi au parapheur.

L’apposition de griffes peut se faire en masse :

Créer une nouvelle version d’un document éditable

Tous les membres d’un circuit de visa pourront modifier le fichier bureautique original d’un document soumis pour visa ou signature, tant qu’aucune griffe ni certificat n’a été apposé sur le document. Une nouvelle version du document remplace alors la précédente.

L’interface parapheur permet aussi de consulter les différentes versions du document.

Horodatage certifié

L’intégration d’un horodatage certifié lors de la génération du certificat de signature électronique permet d’apposer un tampon certifié, conforme à la norme RFC 3161 sur un document. Cela se fait à l’aide d’un serveur d’horodatage dont les paramètres sont prédéfinis dans la configuration.

Deux modalités d’application sont définissables depuis un fichier de configuration :

  • Automatique: l’horodatage est systématiquement appliqué lors d’une signature électronique
  • Manuelle : l’horodatage est appliqué uniquement à la demande, lors de l’action de signature électronique.

Une fois apposé, le tampon d’horodatage est intégré à la signature électronique du PDF (“ la signature comprend un tampon temporel incorporé”).

Le Parapheur électronique permet également de configurer un filigrane personnalisé (watermark) pour les signatures électroniques. 

Dans la section « Autres » de l’administration des paramètres, un administrateur peut activer et personnaliser un watermark (filigrane) appliqué lors de la signature électronique. Il peut en définir le style, la couleur et la position.

Ce watermark est purement visuel :  il n’est pas associé à une griffe ni à un certificat électronique.

Il est désormais possible de fusionner automatiquement les tags de signature sur un document PDF avec griffe.

Cette fonctionnalité est actuellement limitée aux documents avec signature griffe sans certificat (intégration complète prévue dans une version ultérieure).

Authentification et sécurité

Connexion ProConnect

Désormais, connectez-vous grâce à ProConnect ! Un peu à la manière de France Connect pour les particuliers, ProConnect est un service d’authentification numérique développé par la Direction Interministérielle du Numérique (DINUM) destiné à des professionnels, qu’ils soient du secteur public ou privé.

Une fois la connexion via ProConnect configurée et activée dans Maarch Courrier, un bouton dédié « S’identifier avec ProConnect » apparaît sur la page de connexion de Maarch Courrier. Ce mode de connexion coexiste avec le mode standard, qui reste toujours accessible.

Déconnexion automatique d’une session SSO

Pour les instances configurées avec un mode de connexion SSO, la déconnexion de Maarch Courrier entraîne désormais la fermeture automatique de la session SSO si une URL de déconnexion du portail SSO a été définie dans l’administration.

Authentification SMTP via Microsoft OAuth

Maarch Courrier propose dorénavant une nouvelle option de configuration pour l’envoi de courriels : l’authentification OAuth via Microsoft Azure.

Configuration d’un serveur de relais du serveur de messagerie pour les configurations “Client smtp (smtp)” et “Fonction php (mail)”

Gestion de jeton d’accès aux API (token)

Maarch Courrier permet un accès aux API via la mise à disposition d’un jeton afin d’en sécuriser l’accès. Cette fonctionnalité est rattachée à un compte utilisateur de type web service.

Un nouveau paramètre technique permet de restreindre la modification des informations de profil utilisateur aux seuls utilisateurs disposant des droits appropriés.

Lorsque ce paramètre est défini à 0 et que l’utilisateur ne dispose pas du droit d’administration des utilisateurs, il ne peut plus modifier son propre profil.

À venir…

Nous sommes en train de développer pour la future évolution (24.6 – Septembre 2025) les fonctions de confidentialité sur les données personnelles des contacts. Il s’agit de définir :

  • Qui sont les contacts sensibles et confidentiels ?
  • Quelles sont les informations confidentielles sur ces fiches contact sensibles ? 
  • Qui peut les voir, en se basant sur le schéma de sécurité de Maarch Courrier ?

Cette gestion des informations personnelles a une répercussion sur les recherches et affichages de contacts, les fiches de liaisons, les modèles de publipostage.

Système

Vidage automatique du cache du navigateur lors des mises à jour

Lors d’un changement de version de Maarch Courrier, un mécanisme de nettoyage automatique du cache navigateur est à présent mis en place, dans le but de garantir le bon fonctionnement de l’application sur les postes de travail.

Lecture Automatique de Documents (LAD)

Il est désormais possible de créer des champs personnalisés simples via l’interface d’administration dédiée.

La LAD extrait et mappe automatiquement les champs selon les règles définies dans un fichier de configuration, que ce soit lors d’une injection de courrier via l’API ou lors d’un dépôt manuel d’un document pour indexation.

Expérience utilisateur

Il est dorénavant possible d’effectuer une recherche en plein texte directement depuis la barre de recherche rapide.

Une nouvelle fonctionnalité permet de renvoyer un e-mail déjà envoyé directement depuis l’interface utilisateur.

Des évolutions conçues main dans la main avec les utilisateurs

Plus de 350 jours-homme de développement ont été consacrés à ses évolutions pour concrétiser ces avancées.

Grâce au soutien actif de nos utilisateurs du secteur public, notamment le Ministère de l’Intérieur, la CNAM, ou encore les villes de Saint-Ouen-l’Aumône et des Clayes-sous-Bois. Maarch Courrier bénéficie d’évolutions concrètes, directement alignées sur les besoins exprimés par le terrain.

Dans un contexte où la souveraineté numérique, l’innovation et la durabilité sont des priorités, Maarch Courrier s’inscrit pleinement dans une démarche collaborative avec ses utilisateurs, visant à proposer une solution libre, sécurisée, interopérable et durable.

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Maarch Courrier Mobile App: Even More Features

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The Maarch Courrier mobile app keeps evolving to meet the growing demands for mobility and efficiency. With its latest improvements, it stands out more than ever as a true mail management assistant — intuitive, high-performing, and accessible at any time.

Actions now possible directly from the app

Among the most anticipated new features: the ability to carry out, directly from the app, actions that were previously reserved for the web version. You can now:

  • Redirect mail to another user,
  • Simply confirm that you’re handling it,
  • Close a piece of mail once it has been processed.

These features provide a real boost in responsiveness and improve the smoothness of document management, even while on the move.

Fast search for immediate time savings

Because fast access to information is crucial, Maarch Courrier mobile now includes instant search. In just a few seconds, you can find a piece of mail by filtering by:

  • Subject,
  • Sender’s name,
  • Recipient.

An ideal solution for navigating efficiently through a large volume of correspondence.

An interactive dashboard for a clear overview

See what matters most at a glance with the brand-new dashboard. Made up of dynamic tiles, it lets you easily track the status of your mail: to process, pending, closed, etc…

This module improves visibility into your priorities and helps you better organize your daily tasks.

A redesigned interface for optimal comfort

User experience was at the heart of this new version. Among the improvements made:

  • Day/night mode, for reading comfort adapted to any lighting conditions,
  • The customized home page, provided by the client, for direct access to essential information.

These improvements make the app more pleasant to use, while adapting to each user’s specific needs.

An increasingly strategic app

With this new version, Maarch Courrier mobile reaffirms its place as an essential tool for the digitalized management of mail. By combining mobility, efficiency, and customization, it supports you in a modern, agile, and connected work environment.

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Maarch Courrier : l’application mobile, plus de fonctionnalités

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L’application mobile Maarch Courrier continue d’évoluer pour répondre aux exigences croissantes de mobilité et d’efficacité. Avec ses dernières améliorations, elle s’impose plus que jamais comme un véritable assistant de gestion du courrier, à la fois intuitif, performant et accessible à tout moment.

Des actions désormais possibles directement depuis l’application

Parmi les nouveautés les plus attendues : la possibilité de réaliser directement depuis l’application des actions qui, jusqu’ici, étaient réservées à la version web. Vous pouvez désormais :

  • Rediriger du courrier vers un autre utilisateur,
  • Confirmer simplement sa prise en charge,
  • Clôturer un courrier une fois traité.

Ces fonctionnalités offrent un véritable gain en réactivité et renforcent la fluidité de la gestion documentaire, même en déplacement.

Une recherche rapide pour un gain de temps immédiat

Parce que la rapidité d’accès à l’information est cruciale, Maarch Courrier mobile intègre désormais une recherche instantanée. En quelques secondes, vous pouvez retrouver un courrier en filtrant par :

  • Objet,
  • Nom de l’expéditeur,
  • Destinataire.

Une solution idéale pour naviguer efficacement dans un volume important de correspondances.

Un tableau de bord interactif pour une vision claire

Visualisez l’essentiel en un coup d’œil grâce au tout nouveau tableau de bord. Composé de tuiles dynamiques, il vous permet de suivre facilement l’état de vos courriers : à traiter, en attente, clôturés, etc…

Ce module améliore la visibilité sur vos priorités et vous aide à mieux organiser vos tâches au quotidien.

Une interface repensée pour un confort optimal

L’expérience utilisateur a été au cœur de cette nouvelle version. Parmi les améliorations apportées :

  • Le mode jour/nuit, pour un confort de lecture adapté à toutes les conditions d’éclairage,
  • La page d’accueil personnalisée, fournie par le client, pour un accès direct aux informations essentielles.

Ces évolutions rendent l’application plus agréable à utiliser, tout en s’adaptant aux besoins spécifiques de chaque utilisateur.

Une application toujours plus stratégique

Avec cette nouvelle version, Maarch Courrier mobile affirme sa place d’outil incontournable dans la gestion dématérialisée du courrier. En combinant mobilité, efficacité et personnalisation, elle vous accompagne dans un environnement de travail moderne, agile et connecté.

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2025 White Paper – Everything You Need to Know About Electronic Correspondence Management in the Public Sector

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We are pleased to announce the 2025 edition of our brand new White Paper – Everything you need to know about Electronic Mail Management in the public sector.

In collaboration with FAST Solution by Docaposte, this White Paper aims to support you in your use of Electronic Mail Management (GEC) within the public sector and local authorities.

Building on the 2024 edition, this White Paper is aimed at all public sector organizations looking to optimize their document management, secure their information flows, and adopt an open-source, free solution for their organization.

It also aims to help you understand the current thinking and challenges around digitalization, such as the integration of artificial intelligence, the growth of remote work, the rise in requests submitted electronically, and much more.

This White Paper covers, among other things:

  • The key challenges around Electronic Mail Management;
  • The expected features of GEC software;
  • Concrete feedback from our partners and users;
  • Best practices to adopt;
  • The concrete benefits of a sovereign, open-source and collaborative approach;
  • Data migration in GEC projects;
  • The methodology for rollout, implementation, and change management support.

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Livre Blanc 2025 – Tout savoir sur la Gestion Électronique du Courrier dans le secteur public

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Nous avons le plaisir de vous annoncer l’édition 2025 de notre tout nouveau Livre Blanc – Tout savoir sur la Gestion Électronique du Courrier dans le secteur public.

En collaboration avec FAST Solution par Docaposte, ce Livre Blanc a pour objectif de vous accompagner dans les usages de la Gestion Électronique du Courrier (GEC) au sein du secteur public et des collectivités.

Dans le prolongement de l’édition 2024, ce Livre Blanc s’adresse à toutes les structures publiques souhaitant optimiser leur gestion documentaire, sécuriser leurs flux d’information et intégrer à leur organisation une solution open source et libre.

Il vise également à vous aider à appréhender les réflexions et les enjeux actuels de la dématérialisation, tels que l’intégration de l’intelligence artificielle, le développement du télétravail, la multiplication des saisines par voie électronique, et bien plus encore.

Ce Livre Blanc revient entre autres sur :

  • Les grands enjeux autour de la Gestion Électronique du Courrier ;
  • Les fonctionnalités attendues d’un logiciel de GEC ;
  • Des retours d’expérience concrets de nos partenaires et utilisateurs ;
  • Les bonnes pratiques à adopter ;
  • Les bénéfices concrets d’une démarche souveraine, open source et collaborative ;
  • Les reprises de données dans les projets de GEC ;
  • La méthodologie de mise en œuvre, d’implémentation et d’accompagnement au changement.

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Data Migration in Electronic Correspondence Management Projects: Challenges, Vulnerabilities and Strategies

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In the field of Electronic Mail Management, data migration is an essential step when moving to a new solution. It’s not simply a matter of transferring files — it’s often a genuinely complex process.

GEC having been firmly established in people’s minds for many years now, we’re operating in a replacement market, and Maarch is regularly faced with this challenge of migrating from legacy applications. This article presents our approach and methodology for an operation that has now become a standard part of any project.

An unavoidable migration context

In a digital ecosystem that is constantly evolving, GEC solutions used by public and private organizations are under growing pressure to adapt to new technical and functional standards.

Legacy tools, often frozen in place for several years, become difficult to maintain and struggle to meet new business requirements.

Migrating to more modern solutions, capable of meeting today’s requirements in terms of performance, data integrity, and regulatory compliance, therefore becomes unavoidable.

In this context, data migration is a delicate exercise

It’s not simply about moving files from point A to point B, but about preserving  the integrity of all metadata, reference data, and internal relationships. A rigorous strategy is essential to avoid any loss of information or degradation of data quality.

Choosing the right recovery strategy 

Before committing to a data migration, it’s essential to carefully examine the available alternatives. This type of operation is often complex and can involve high costs and a significant workload, depending on the volume of data to be processed and the specifics of the source applications used.

The possible options are:

Option 1: Do nothing

“There is no problem that an absence of a solution won’t eventually solve…”.

To paraphrase Henri Queuille, you should always ask yourself whether doing nothing might be the answer.

Option 2:

The « From Scratch » strategy, which involves starting over from nothing, is a radical but relevant solution in certain contexts.

For example, when a government changes, the « republican doctrine » calls for the complete archiving of correspondence from the outgoing teams.

As a result, if the application being retired allows the document collection to be exported, this provides an additional guarantee in terms of data security and retention.

Option 3:

The strategy of keeping the existing application in read-only mode can be a viable option, provided you accept the possibility of data loss after a few years.

This approach means dealing with hardware and system obsolescence, as well as the risk of failures that could render the application unusable on new infrastructure.

The application is therefore kept in its original configuration, accessible to staff until it becomes completely obsolete. While cost-effective and suited to the short or medium term, this solution remains impractical for users on a day-to-day basis.

Option 4:

The strategy of migrating to an archive database is based on the principle that transfer solutions are similar. This strategy involves carrying out a simplified migration in an environment separate from production, which avoids complex mapping between entities, mail types, and groups across the two systems.

Mail items are therefore migrated and assigned to a generic user, of the « Archivist » type, who is the point of contact for retrieving documents. This approach eliminates any risk of contaminating the production database, and the migration can be carried out at any point in the project.

Highly valued by our teams, this method offers great flexibility in how the project unfolds, since data migration can be carried out in parallel, without blocking subsequent steps.

Another major advantage is that the technical environment is constantly kept up to date and identical to production, allowing the archive database to benefit from technical developments over the long term. This is, for example, the strategy chosen by the Ministry of Foreign Affairs for its data migration.

A proven methodology for a successful migration

At Maarch, we have developed a clear, secure strategy to ensure the success of data migration:

1. Precise planning

We start by defining a detailed migration strategy in a Data Migration Document (DRD). This document lists the mapping between the source and target databases, the control procedures, and the migration timeline.

Transferring data between environments is also one of the key points of this phase. That’s why, once Maarch Courrier has been configured according to business needs, we provide the client with a mapping table between the Maarch reference data and the source reference data, leaving it up to the client to specify the exact correspondences.

2. Rigorous preparation

Before starting the transfer, we carry out a precise count of the data (contacts, users, entities…) used to establish a control reference. This count makes it possible to detect inconsistencies and to plan for rejection files in case of errors when importing into the target database.

A particularly effective strategy is to carry out the migration into a dedicated archive database, separate from the production environment. This choice helps secure the process by avoiding any disruption to the live system. Data is assigned to an « Archivist »-type profile responsible for centralizing access and search requests. This method offers additional flexibility, since the migration isn’t a blocking milestone, allowing it to be carried out in parallel with the rest of the project.

When data migration takes place between two solutions with an identical, up-to-date technical environment, this allows for a faster go-live. This is, for example, the approach adopted by the Ministry of Foreign Affairs for migrating from Neoledge Elise.

3. Secure transfer

At Maarch, data injections are systematically carried out via the target platform’s REST APIs, ensuring compliance with the database’s integrity rules.

During execution, rejected records are corrected and reprocessed as part of an indexing-based recovery, being handled and logged continuously to allow for the rapid correction of anomalies.

  • Documents migrated identically are uploaded and indexed via WebServices.            
  • A global log tracks the number of successes and failures, as well as the migration’s execution time.
  • Migration throughput observed on our SaaS environment exceeds 13,000 items of mail per hour (average calculated over an operation involving 250,000 items of mail, with or without attachments).

4. Quality control and validation

To ensure a successful data migration, it’s essential to implement rigorous validation, combining both technical and functional checks.

This dual validation ensures both data integrity and compliance with business expectations.

The technical check involves comparing the exact number of documents and the volumes of data exchanged between the source and target systems. This analysis is carried out both by the migration script and by the Maarch Courrier database, enabling precise control over data integrity.

The functional check, meanwhile, relies on a random sample of chrono numbers (10, 20, or 50) to allow for a direct comparison between the two applications. This step, more focused on the end user, provides an additional guarantee that the migration was successful, offering a symbolic validation that reinforces business teams’ confidence in the accuracy of the migrated data. 

Thanks to this method, we have achieved a migration capacity of more than 13,000 items of mail per hour on our SaaS environment. Our expertise allows us to adapt to all types of environments, including solutions that are not very flexible.

Mind the confidentiality of the process

Migrating data always carries risks, whether the transfer is physical or digital.

Physical data transfer:

Using media such as hard drives or USB sticks would expose the data to the risk of loss or theft. To avoid this, we strongly recommend favoring encrypted media and secure transport

Digital transfer:

VPN connections or secure transfer platforms are convenient, but they must be properly configured, as network vulnerabilities could be exploited by malicious actors.

Data integrity:

Structural differences between the source and target databases can lead to errors or lost mappings. Careful preparation using data schemas and conversion rules is therefore essential.

Conclusion

Migrating a GEC solution is both a technical and a strategic challenge. With detailed planning, controlled execution, and rigorous validation, the move to a new platform can be made with complete confidence.

At Maarch, we have the experience and the tools to ensure a smooth transition, while guaranteeing the security and integrity of your data.

Choose the open-source reference

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Reprise de données dans la gestion de projet GEC : enjeux, vulnérabilités et stratégies

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Dans le domaine de la Gestion Électronique de Courrier, la reprise de données constitue une étape essentielle de la migration vers une nouvelle solution. Il ne s’agit pas seulement d’un transfert de fichiers, mais d’un processus bien souvent complexe.

La GEC étant depuis de nombreuses années ancrée dans les esprits, nous sommes sur un marché de renouvellement et Maarch est souvent confronté à cette problématique de reprise d’applications historiques. Cet article présente notre approche et notre méthodologie pour une opération désormais courante dans un projet.

Un contexte de migration incontournable

Dans un écosystème numérique en constante évolution, les solutions de GEC utilisées par les organisations publiques et privées sont soumises à une pression croissante pour s’adapter à de nouveaux standards techniques et fonctionnels.

Les outils historiques, souvent figés depuis plusieurs années, deviennent difficiles à maintenir et peinent à répondre aux nouvelles exigences métier.

La migration vers des solutions  plus modernes, capable de répondre aux exigences actuelles en matière de performance, d’intégrité des données et de conformité réglementaire, devient donc incontournable.

Dans ce contexte, la reprise de données est un exercice délicat

Il ne s’agit pas simplement de déplacer des fichiers d’un point A à un point B, mais bien de préserver  l’intégrité de l’ensemble des métadonnées, des référentiels et des relations internes. Une stratégie rigoureuse est essentielle pour éviter toute perte d’information ou altération de la qualité des données.

La stratégie de reprise pertinence 

Avant de s’engager dans une reprise de données, il est essentiel d’examiner attentivement les alternatives disponibles. En effet, ce type d’opération est souvent complexe, pouvant entraîner des coûts élevés et une charge de travail importante, en fonction du volume de données à traiter et des spécificités des applications sources utilisées.

Les options possibles sont :

Option 1 : Ne rien faire

“Il n’est pas de problème qu’une absence de solution ne finisse par résoudre…”.

Pour parodier Henri Queuille, il faut toujours se poser la question de ne rien faire.

Option 2 :

La stratégie « From Scratch », qui consiste à repartir de zéro, est une solution radicale mais pertinente dans certains contextes.

Par exemple, lors d’un changement de gouvernement, la « doctrine républicaine » prévoit l’archivage complet des courriers des équipes sortantes.

Ainsi, si l’application en fin de vie permet d’exporter le fonds documentaire, cela constitue une garantie supplémentaire en termes de sécurité et de conservation des données.

Option 3 :

La stratégie de conservation de l’application existante en lecture seule peut être une option viable, à condition d’accepter la perte éventuelle des données après quelques années.

Cette approche implique de faire face à l’obsolescence du matériel et des systèmes, ainsi qu’aux risques de pannes qui pourraient rendre l’application inutilisable sur une nouvelle infrastructure.

L’application est donc maintenue dans sa configuration d’origine, accessible aux agents jusqu’à sa péremption complète. Bien qu’économique et adaptée au court ou moyen terme, cette solution reste toutefois peu pratique pour les utilisateurs au quotidien.

Option 4 :

La stratégie de reprise via une base d’archives repose sur le principe que les solutions de transfert sont similaires. Cette stratégie consiste à réaliser une reprise simplifiée dans un environnement distinct de la production, ce qui permet d’éviter les correspondances complexes entre les entités, les types de courriers et les groupes des deux systèmes.

Les courriers sont donc repris et affectés à un utilisateur générique, de type « Archiviste », auquel on s’adresse pour retrouver les documents. Cette approche élimine tout risque de pollution de la base de production, et la reprise peut être réalisée à n’importe quel moment du projet.

Très appréciée par nos équipes, cette méthode offre une grande souplesse dans le déroulement du projet, car la reprise des données peut se faire en parallèle, sans bloquer les étapes suivantes.

Un autre avantage majeur est que l’environnement technique est constamment à jour et identique à la production, permettant ainsi à la base d’archives de bénéficier d’évolutions techniques sur le long terme. C’est par exemple la stratégie qu’a choisie le Ministère des Affaires Étrangères pour sa reprise de données.

Une méthodologie éprouvée pour une reprise réussie

Chez Maarch, nous avons mis au point une stratégie claire et sécurisée pour garantir le succès de la reprise de données :

1. Planification précise

Nous commençons par définir une stratégie de reprise détaillée dans un Dossier de Reprise des Données (DRD). Ce document recense la correspondance entre la base source et la base cible, les modalités de contrôle et le calendrier de migration.

Le transfert des données entre les environnements est également un des points clés de cette phase. C’est pourquoi après le paramétrage de Maarch Courrier en fonction des besoins métiers, nous fournissons au client un tableau de correspondance entre le référentiel Maarch et le référentiel source, laissant au client la responsabilité d’indiquer les correspondances exactes.

2. Préparation rigoureuse

Avant d’entamer le transfert, nous réalisons un comptage précis des données (contacts, utilisateurs, entités…) utilisées pour établir une référence de contrôle. Ce comptage permet de détecter les incohérences et de prévoir des fichiers de rejet en cas d’erreur lors de l’importation vers la base cible.

Une stratégie particulièrement efficace consiste à effectuer la reprise dans une base d’archives dédiée, distincte de l’environnement de production. Ce choix permet de sécuriser le processus en évitant toute perturbation sur le système en exploitation. Les données sont attribuées à un profil type “Archiviste » chargé de centraliser les accès et les demandes de recherche. Cette méthode offre une flexibilité supplémentaire, car la reprise ne constitue pas un jalon bloquant, ce qui lui permet d’être menée en parallèle du reste du projet.

Lorsque la reprise de données s’effectue entre deux solutions présentant un environnement technique identique et à jour, cela permet une mise en production plus rapide. C’est, par exemple, la démarche adoptée par le Ministère des Affaires Étrangères pour la reprise de Neoledge Elise.

3. Transfert sécurisé

Chez Maarch, les injections de données sont systématiquement réalisées via les API REST de la plateforme cible, garantissant ainsi le respect des règles d’intégrité de la base.

Lors des exécutions, les rejets sont corrigés et recyclés dans le cadre d’une reprise par indentation, étant traités et conservés au fil de l’eau pour permettre une correction rapide des anomalies.

  • Les documents repris de façon identique sont versés et indentés par WebServices.            
  • Un journal global indique le compteur de succès, d’échecs, et le temps d’exécution de la reprise.
  • Les débits de reprise constatés sur notre environnement SaaS sont de plus de 13.000 courriers/heure (moyenne calculée sur une opération de 250.000 courriers, avec ou sans PJ).

4. Contrôle qualité et validation

Afin de garantir une reprise de données réussie, il est essentiel de mettre en place une validation rigoureuse, combinant vérification technique et fonctionnelle.

Cette double validation assure à la fois l’intégrité des données et leur conformité avec les attentes métiers.

La vérification technique consiste à comparer le nombre exact de documents et les volumes de données échangées entre les systèmes source et cible. Cette analyse est réalisée à la fois par le script de reprise et par la base de données Maarch Courrier, permettant ainsi un contrôle précis de l’intégrité des données.

La vérification fonctionnelle, quant à elle, repose sur un échantillonnage aléatoire de numéros de chrono (10, 20 ou 50), pour permettre une comparaison directe entre les deux applications. Cette étape, plus orientée vers l’utilisateur final, permet d’apporter une garantie supplémentaire quant à la réussite de la reprise, en offrant une validation symbolique qui renforce la confiance des métiers dans la conformité des données reprises. 

Grâce à cette méthode, nous avons atteint une capacité de reprise de plus de 13 000 courriers/heure sur notre environnement SaaS. Notre expertise nous permet de nous adapter à tous types d’environnements, y compris pour des solutions peu évolutives.

Attention à la confidentialité du processus

Migrer des données comporte toujours des risques, qu’il s’agisse d’un transfert physique ou numérique.

Transfert physique des données :

Utilisation de support tels que des disques durs ou des clés USB, exposerait les données à des risques de perte ou de vol. Pour éviter cela nous vous recommandons  fortement de privilégier des supports chiffrés et un transport sécurisé 

Transfert numérique :

Les connexions VPN ou les plateformes de transfert sécurisées sont pratiques, mais elles doivent être correctement configurées. Car des failles de réseau pourraient être exploitées par des acteurs malveillants.

Intégrité des données :

La différence de structure entre la base source et la base cible peut entraîner des erreurs ou des pertes de correspondance. Une préparation minutieuse grâce à  des schémas de données et des règles de conversion est donc essentielle.

Conclusion

Migrer une solution de GEC est un défi technique mais également  stratégique, avec une planification détaillée, une exécution maîtrisée et une validation rigoureuse, le passage vers une nouvelle plateforme peut se faire en toute confiance.

Chez Maarch, nous avons l’expérience et les outils pour assurer une transition fluide, tout en garantissant la sécurité et l’intégrité de vos données.

Adopter la référence open source

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