janvier 2024 – Maarch

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Contexte et origine du projet

Dans le cadre de la modernisation de son activité, la MGC a engagé en 2020 une étude sur la dématérialisation des processus et des documents, s’appuyant dans un premier temps sur les changements imposés durant la première période de confinement pour maintenir l’activité de la MGC.

La mise en place de processus de numérisation des courriers avec les moyens existants au moment de cette période a démontré la capacité de la MGC à mettre en œuvre des processus rapides et opérationnels pour répondre aux exigences de l’activité ; en l’occurrence la distribution électronique des courriers reçus par voie postale suite à leur numérisation.
Catherine Cazaux, Directrice des Services Informatiques de la MGC

À l’issue de cette étude, la MGC a décidé de lancer un projet de mise en œuvre de d’une solution efficace de gestion de courriers entrants et des dossiers clients, de stockage avec un coffre-fort numérique et de mise à disposition des flux vers les différents SI métiers services.

Les objectifs étaient d’optimiser la qualité de service auprès des adhérents, d’être en mesure d’avoir une qualité constante de service quelle que soit l’organisation (sur site ou télétravail) et d’assurer la conformité avec les règles de protection des données et de valeur probante des documents dématérialisés.

Le groupe MGC a choisi Xelians pour optimiser la qualité de la relation aux adhérents et partenaires

Un appel d’offre a mis compétition des acteurs installés de la GED tels que Access, Numen, Docaposte, Canon, Tessi et DocuWare. La solution Maarch Digital Flow répondait pleinement aux différents critères de MGC. Le choix d’une solution nouvelle sur le marché, même s’il peut sembler plus risqué, était en vérité plus cohérent : la solution pouvait s’adapter davantage aux besoins de la MGC, et évoluer avec les exigences métier car elle était toujours en construction. De plus, son prix est très accessible par rapport au reste du marché.
Catherine Cazaux – Directrice des Services Informatiques de la MGC

Le projet

Le projet a été officiellement lancé en mars 2022

Il a débuté par une phase de maquettage qui a permis de valider les hypothèses formulées lors de la conception générale. Elle s’est concrétisée par la mise à disposition dès mai 2022 d’une première version de l’application intégrant les fonctions d’acquisition des courriers postaux par la numérisation pour leur intégration dans la GED. Une seconde version en juillet 2022 a élargi le périmètre aux courriels et fax.

Nous avons ensuite travaillé par itérations successives entre juillet 2022 et février 2023 pour améliorer les résultats des traitements de reconnaissance et de lecture automatiques des documents, mais aussi intégrer les applications métier sur deux sujets : l’utilisation de référentiels tels que la base adhérents, la base prospects ou encore la codification utilisée par les applications métier, et le transfert des données aux applications métiers pour l’attribution des tâches aux agents traitant les demandes.

Le printemps 2023 a été dédié à la phase de transition, avec la formation des utilisateurs et la recette complète de l’application. Le lancement en production a eu lieu le 7 juin, suivi d’une période d’accompagnement au démarrage.

Les équipes de Xelians nous ont accompagné tout au long du projet, depuis la phase d’expression des besoins jusqu’au suivi de l’exploitation au quotidien. Leur excellente compréhension des enjeux organisationnels et leurs compétences dans tous les aspects techniques ont permis de mener à bien ce projet complexe et ambitieux. Même lorsque nous avons rencontré des difficultés techniques, les équipes Maarch ont été extrêmement réactives. Elles ont su faire face aux différents défis et demandes de MGC, certaines demandes d’évolutions considérées pertinentes ont été intégrées complètement au produit.
Jean Pondy, Responsable Applicatif GED

Les résultats

La mise en œuvre de la solution a permis d’industrialiser les moyens d’acquisition des demandes entrantes depuis de multiples canaux, avec la numérisation centralisée des courriers postaux, la capture automatisées des courriels reçus et des fax, en limitant les opérations manuelles de qualification et d’indexation des courriers.

Les documents numériques et les données collectées sont conservés dans la GED dans l’infrastructure d’hébergement de Xelians, qui garantit leur sécurité et leur conservation conformément aux différentes contraintes réglementaires notamment sur l’archivage électronique à valeur probante et sur l’hébergement de données de santé.

Ces flux sont intégrés dans les applications métier telles que le CRM E-Deal de Efficy et l’application de gestion de la mutuelle ASSIA afin de distribuer les tâches aux agents qui doivent les traiter. Ceci a permis de supprimer les opérations de double saisie.

Le suivi de l’exploitation et le pilotage sont assurés par des états et statistiques disponibles dans des tableaux de bord, qui sont exportés pour alimenter l’outil de BI de la MGC.

La MGC et Xelians aujourd’hui ce sont :

800 demandes par jour : remboursements, tiers-payants, adhésions, pièces justificatives, etc. 1.500 documents numériques sécurisés par jour, 300.000 courriers postaux et 30.000 courriels reçus par an.
165.000 échéanciers et 265.000 cartes adhérents seront archivés pour les adhérents

Aujourd’hui, c’est essentiellement la cellule courrier qui utilise la solution, mais la MGC a pour projet d’élargir les usages à d’autres services avec l’objectif d’avoir une GED d’entreprise à long terme.

Les bénéfices

L’application permet une grande réactivité dans le traitement des actes de gestion déclenchés par la réception des demandes des adhérents de la MGC et des partenaires, grâce à une circulation plus fluide, un accès partagé (mais contrôlé) des documents auprès des personnes en charge du traitement, des systèmes de relance et d’alertes sur le respect des délais de traitement affectés à une tâche.

L’application est ergonomique et appréciée par les utilisateurs. D’une conception souple, elle permet de gérer aussi bien les flux physiques que numériques, s’intègre facilement à notre SI et elle évolue de manière continue en réponse à nos besoins spécifiques connus ou futurs.
Jean Pondy, Responsable Applicatif GED

La suite

L’ensemble des processus métiers sera progressivement concerné par la dématérialisation des documents. Les processus transverses seront mis en place dans un premier temps afin d’alimenter un circuit de gestion de tâches pour un processus métier, avec la création et publication des documents contractuels et la gestion des courriers sortants.

Le mot de la fin

Xelians Digital Flow est une solution tout en un, souple et évolutive, avec un interlocuteur unique pour nous accompagner sur le long terme.
Catherine Cazaux – Directrice des Services Informatiques de la MGC

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Background and origin of the project

As part of the modernization of its operations, the Mutuelle Générale des Cheminots (MGC) launched a study in 2020 on the digitization of its processes and documents, initially building on the changes imposed during the first COVID-19 lockdown period to keep MGC’s operations running.

Setting up mail-scanning processes with the resources available at the time demonstrated MGC’s ability to implement fast, operational processes to meet business requirements — in this case, the electronic distribution of mail received by post following its digitization.
Catherine Cazaux, IT Services Director at MGC

Following this study, MGC decided to launch a project to implement an effective solution for managing incoming mail and client files, storage with a digital vault, and distributing the resulting flows to the various business-line IT systems.

The objectives were to optimize service quality for members, to ensure consistent service quality regardless of work arrangement (on-site or remote), and to ensure compliance with data protection rules and the evidentiary value of digitized documents.

The MGC group chose Xelians to improve the quality of its relationship with members and partners

A call for tenders brought established document management (GED) players into competition, including Access, Numen, Docaposte, Canon, Tessi, and DocuWare. The Maarch Digital Flow solution fully met MGC’s various criteria. Choosing a solution new to the market, even though it might seem riskier, was actually more logical : the solution could adapt more readily to MGC’s needs and evolve alongside business requirements, since it was still under active development. Moreover, its price is very competitive compared to the rest of the market.
Catherine Cazaux – IT Services Director at MGC

The project

The project was officially launched in March 2022

It began with a prototyping phase that validated the assumptions made during the general design stage. This resulted in the rollout, from May 2022, of a first version of the application featuring the acquisition of postal mail through scanning for integration into the GED. A second version in July 2022 extended the scope to emails and faxes.

We then worked through successive iterations between July 2022 and February 2023 to improve the results of automated document recognition and reading, as well as to integrate business applications on two fronts : the use of reference data such as the member database, the prospect database, and the coding used by business applications, and the transfer of data to business applications for assigning tasks to the agents handling requests.

Spring 2023 was devoted to the transition phase, with user training and full acceptance testing of the application. The application went live on June 7, followed by a period of go-live support.

The Xelians teams supported us throughout the project, from the requirements-gathering phase through to day-to-day operational follow-up. Their excellent understanding of organizational challenges and their skills across all technical aspects enabled us to successfully carry out this complex and ambitious project. Even when we ran into technical difficulties, the Maarch teams were extremely responsive. They rose to the various challenges and requests from MGC, and some development requests deemed relevant were fully incorporated into the product.
Jean Pondy, Document Management Application Manager

Results

Implementing the solution made it possible to industrialize the acquisition of incoming requests from multiple channels, with centralized scanning of postal mail and automated capture of incoming emails and faxes, while limiting the manual work involved in qualifying and indexing mail.

Digital documents and collected data are stored in the GED within Xelians’ hosting infrastructure, which guarantees their security and retention in compliance with the various regulatory requirements, notably around electronic archiving with evidentiary value and health data hosting.

These flows are integrated into business applications such as the Efficy E-Deal CRM and the ASSIA mutual insurance management application, in order to distribute tasks to the agents responsible for handling them. This has eliminated double data entry.

Operational monitoring and management are handled through reports and statistics available in dashboards, which are exported to feed MGC’s BI tool.

MGC and Xelians today:

800 requests per day: reimbursements, third-party payments, membership applications, supporting documents, etc. 1,500 digital documents secured per day, 300,000 pieces of postal mail and 30,000 emails received per year.
165,000 payment schedules and 265,000 membership cards will be archived for members

Today, it is mainly the mail team that uses the solution, but MGC plans to extend its use to other departments, with the long-term goal of having an enterprise-wide GED.

Benefits

The application enables high responsiveness in handling the case-management actions triggered by requests received from MGC members and partners, thanks to smoother document flow, shared (but controlled) access to documents for the people responsible for processing them, and reminder and alert systems to monitor compliance with task processing deadlines.

The application is user-friendly and well-liked by users. With its flexible design, it can handle both physical and digital flows, integrates easily with our IT system, and evolves continuously in response to our specific current and future needs.
Jean Pondy, Document Management Application Manager

Next steps

All business processes will gradually be affected by document digitization. Cross-functional processes will be implemented first to feed a task management workflow for a business process, including the creation and publication of contractual documents and the management of outgoing mail.

Closing words

Xelians Digital Flow is an all-in-one solution, flexible and scalable, with a single point of contact to support us over the long term.
Catherine Cazaux – IT Services Director at MGC

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Mois : janvier 2024

Comment la Mutuelle Générale des Cheminots a optimisé sa gestion documentaire avec Maarch Digital Flow

Contexte et origine du projet

Le groupe MGC a choisi Xelians pour optimiser la qualité de la relation aux adhérents et partenaires

Le projet

Les résultats

La MGC et Xelians aujourd’hui ce sont :

Les bénéfices

L’application est ergonomique et appréciée par les utilisateurs. D’une conception souple, elle permet de gérer aussi bien les flux physiques que numériques, s’intègre facilement à notre SI et elle évolue de manière continue en réponse à nos besoins spécifiques connus ou futurs.

La suite

Le mot de la fin

Xelians Digital Flow est une solution tout en un, souple et évolutive, avec un interlocuteur unique pour nous accompagner sur le long terme.

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How Mutuelle Générale des Cheminots Optimised Its Document Management with Maarch Digital Flow

Background and origin of the project

Setting up mail-scanning processes with the resources available at the time demonstrated MGC’s ability to implement fast, operational processes to meet business requirements — in this case, the electronic distribution of mail received by post following its digitization.

The MGC group chose Xelians to improve the quality of its relationship with members and partners

The project

Results

MGC and Xelians today:

Benefits

The application is user-friendly and well-liked by users. With its flexible design, it can handle both physical and digital flows, integrates easily with our IT system, and evolves continuously in response to our specific current and future needs.

Next steps

Closing words

Xelians Digital Flow is an all-in-one solution, flexible and scalable, with a single point of contact to support us over the long term.

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