Mois : décembre 2023

Saint-Cyr-l’École

Saint-Cyr-l’École est une charmante commune française du département des Yvelines, à l’Ouest de la région Île-de-France. Riche en histoire, ayant été le site de l’ancienne abbaye de Saint-Cyr fondée au XVIIe siècle par Madame de Maintenon, la ville offre aujourd’hui un mélange équilibré de modernité et de tradition, avec ses belles architectures anciennes et ses commodités contemporaines.

Située dans la proximité immédiate de Paris et de La Défense, bénéficiant de la desserte du tram T13 à Saint-Germain-en-Laye, cette commune de quelques 20.000 habitants jouit d’une forte attractivité que renforce l’influence combinée des pôles de Versailles et Saint-Quentin-en-Yvelines. Elle profite également de l’implémentation, sur le site historique de la prestigieuse École spéciale militaire de Saint-Cyr, d’un des septs lycées militaires français, ainsi que de riches espaces naturels.

En somme, Saint-Cyr-l’École est une ville dynamique qui allie histoire, nature et modernité, pour offrir un cadre de vie agréable à ses habitants.

D’un projet interne à un accompagnement Maarch

Le projet du déploiement de la solution Maarch Courrier à Saint-Cyr-l’École a bénéficié de la force de son modèle open source et la première installation de l’outil a été réalisée, en toute autonomie, par les équipes internes de la collectivité.

Convaincus de la solution et souhaitant en élargir l’usage avec l’expertise de l’éditeur, les équipes de Saint-Cyr-l’École se sont ensuite tournées, en 2022, vers les équipes Maarch pour bénéficier du support et de l’assistance technique de l’éditeur, ainsi que de formations avancées à l’utilisation de l’outil, tant pour ses administrateurs que ses utilisateurs.

L’équipe Maarch a ainsi pu fournir une assistance technique pour répondre aux besoins spécifiques de la collectivité et dispenser une série de formations pour garantir une meilleure utilisation et exploitation du logiciel.

L’objectif de ces formations, animées par un formateur spécialisé Maarch Courrier, était de garantir que les équipes de Saint-Cyr-l’École tirent pleinement parti des nombreuses fonctionnalités offertes par la solution pour une gestion efficace de leurs correspondances.

Une migration réussie vers le SaaS de Maarch

En 2023, sous la houlette de M. Stéphane Petit, responsable informatique, et de M. Owen Jeammot, chef de projet, la collectivité a souhaité migrer de l’installation OnPremise initiale vers le Saas Maarch Courrier.

Cette transition vers le SaaS a été motivée par plusieurs facteurs tels que la réduction des coûts et de la charge de travail liés l’infrastructure matérielle, le renforcement de l’accessibilité de la solution via le cloud, la délégation de la maintenance et des mises à jour au fournisseur, ainsi que la possibilité d’ajuster plus facilement les ressources en fonction des besoins évolutifs de l’organisation.

Tout en s’affranchissant des contraintes de maintenance et d’infogérance OnPremise et en facilitant les interventions du support Maarch, les équipes-métiers de Saint-Cyr-l’Ecole ont pu ainsi bénéficier de la force et de la robustesse d’un cloud souverain, intégralement hébergé en France et maintenu 24/7 par une équipe de 22 ingénieurs.

Une appropriation totale

La collectivité tire aujourd’hui tous les bénéfices d’une solution pleinement intégrée dans les habitudes de travail de ses agents. La mise en place de l’application Maarch Courrier a pu ainsi apporter à Saint-Cyr-l’École une meilleure appropriation des processus, une démarche de dématérialisation complète et une organisation plus efficace de la gestion du courrier qui s’est traduite par des avantages tangibles en termes d’efficacité et de productivité.

Intégrée de manière continue à la la solution Fast Parapheur qu’utilisait notamment les élus de la commune, l’application Maarch Courrier a permis la dématérialisation complète de la chaîne documentaire, de la numérisation du courrier entrant à la signature et la diffusion du courrier sortant.

Cette démarche de dématérialisation a pu ainsi contribuer à une réduction significative de l’utilisation du papier, tout en simplifiant et accélérant le traitement des documents.

De plus, la refonte de l’organisation du service courrier, éliminant le besoin de navette entre les services pour la transmission des documents, a permis d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les délais de traitement en simplifiant ses processus internes.

Le succès de la mise en place de l’application a été permis par la totale appropriation de la solution par l’ensemble des 98 utilisateurs de la collectivités, dont des élus et Madame le Maire en premier lieu, ainsi que l’ensemble des responsables de services et des agents traitants.

En conclusion

Le projet Maarch Courrier à Saint-Cyr-l’École constitue ainsi un exemple remarquable de déploiement en collectivité territoriale. L’installation autonome d’une première version de l’outil a été permise par le modèle open source de Maarch et a favorisé un premier contact de la solution avec les équipes de Saint-Cyr-l’École, sans coût, pour l’éprouver en condition opérationnelle.

Accompagnées ensuite par les équipes Maarch pour en élargir et en renforcer les usages, les équipes-métiers ont pu s’emparer pleinement de l’outil pour en faire une des pierres angulaires d’une organisation renouvelée, fondée sur les bénéfices d’une dématérialisation complète des processus de travail.

La bascule récente vers le SaaS vient parachever ce projet en libérant les équipes informatiques d’une charge de maintenance, tout en renforçant la disponibilité et la robustesse du service.