Mois : juillet 2021

Maarch annonce la publication de la version majeure 2.8 de son logiciel de Système d’Archivage Électronique Maarch RM

Cette toute nouvelle version apporte son lot de nouvelles fonctionnalités pour aller toujours plus loin dans la gestion de vos archives et documents engageants.

Extraction, Indexation et recherche fulltext

De nouvelles fonctions permettent l’indexation du texte des documents numériques conservés et leur recherche via la barre de recherche.

Un nouveau type de composant permet d’intégrer des moteurs d’extraction du texte depuis les documents numériques. Par exemple, le logiciel Apache Tika peut traiter les documents à contenu balisé, bureautiques et PDF, le moteur OCR Tesseract peut reconnaître le texte présent dans des images.

Maarch RM intègre le texte extrait lors du versement ou durant la conservation aux métadonnées indexées et permet aux utilisateurs de rechercher simplement les documents sur l’intégralité des termes.

Constructeur de requête

L’écran de registre permet à l’utilisateur de construire des requêtes en utilisant les métadonnées des profils d’archives. Chaque métadonnée peut être ajoutée et testée sur une égalité ou une plage en fonction de son type; si une même métadonnée est ajoutée plusieurs fois, le moteur considère que l’un des tests doit être vérifié (OU).

Collection de favoris

Les collections sont des ensembles arbitraires d’unités d’archive, alimentés par l’utilisateur et qui permettent de simplifier les actions de gestion.

L’écran de gestion propose aux gestionnaires de marquer les unités d’archive de la liste de résultats afin de les regrouper dans une collection de favoris. Un nouvel écran permet d’afficher ses favoris et de procéder aux opérations de gestion telles que les demandes de communication, l’élimination ou la modification des règles de gestion par exemple.

Durée de conservation et dossiers actifs

Il est désormais possible de prolonger la durée de conservation des dossiers lorsqu’ils sont encore alimentés.

L’administrateur peut désormais définir, pour les profils d’archive de type « dossier », que la date de départ pour le calcul de l’échéance de la durée de conservation des unités d’archives correspondantes doit être mise à jour à chaque versement d’une pièce dans le dossier.

Personnalisation des notifications

Le service d’enregistrement des événements inclut un tout nouveau système de notifications par e-mail.

Il est désormais possible de déterminer dynamiquement la liste des destinataires de chacune des notifications: producteur, gestionnaire, administrateur, pour un agent ou un service.

De plus, les messages envoyés utilisent des modèles de notifications au format texte ou html incluant des informations variables issues de l’événement, des objets impactés ou des agents en relation avec l’événement.

Besoin d’en connaître

Derrière cette expression consacrée se cache la capacité à découvrir l’existence des unités d’archives par les utilisateurs même s’ils n’y ont pas accès en consultation, afin qu’ils puissent réaliser une demande de communication.

L’administrateur peut désormais définir pour les profils d’archive ceux qui autorisent l’affichage des archives correspondantes dans les résultats de recherche, indépendamment des droits d’accès des utilisateurs ou de leur communicabilité, permettant ainsi à ces derniers d’avoir connaissance de l’existence d’un dossier ou d’une pièce, et le cas échéant de demander un accès.

Modification du service producteur

Il est désormais possible aux gestionnaires d’archive de modifier l’identification du service producteur des unités d’archives après leur versement, afin de mieux suivre l’évolution de l’organisation de l’activité dans le temps.

Recherche de documents numériques

L’API intègre un nouveau service qui permet de rechercher directement les documents numériques par des critères techniques tels que le nom de fichier, le format ou la taille.

La recherche ne déroge pas aux règles d’accès à l’information dans la mesure où seules les métadonnées techniques sont accessibles et les droits d’accès aux contenus sont garantis par les fonctions de consultations, qui restent inchangées.

Modification des métadonnées SEDA 2

Un nouveau formulaire permet aux gestionnaires de modifier les métadonnées des unités d’archives ayant été versées par des paquets au format SEDA 2, à l’instar de celui qui permet les modifications en SEDA 1.0. L’objectif est de contraindre le modèle à celui qui sera accepté pour l’ensemble des ressorties : communication, transfert sortant, restitution.

Connecteur de reprise API T@ct

Un nouveau connecteur permet la réception des paquets restitués depuis la plateforme T@ct de API.

Ces paquets comportent des messages de restitution au standard SEDA 0.2, utilisant les référentiels de l’opérateur qui ne sont pas ceux du SAE cible, et comportant un ensemble de non-conformités par rapport aux pré-requis de Maarch RM.

Le connecteur permet notamment de convertir ce message en bordereau de transfert SEDA 2.1 valide et de transformer les valeurs de référence de la plateforme source en valeurs des référentiels internes.