Mois : juillet 2020

La signature simple avec Maarch Courrier

La définition de la signature simple est suffisamment large et peut être soumise à interprétation.

Pour résumer, il s’agit des formes de signatures non avancées ni qualifiées.

Ne disposant d’aucune valeur légale, elle peut néanmoins défendre sa cause avec une piste d’audit complète et des procédures d’authentification sérieuses, par exemple passant par un annuaire d’entreprise.

Maarch Courrier propose ce type de signature au travers de son parapheur intégré. Les documents à signer doivent être préparés, avec un rectangle gris indiquant l’emplacement de la signature, simple tampon graphique donnant un résultat équivalent aux machines à griffer.

Cette méthode s’avère suffisante dans la grande majorité des cas, et est utilisée par des nombreux clients.

Simple, rapide, visuelle, la griffe électronique convient parfaitement au courrier administratif sans enjeu majeur. Elle permet de dématérialiser rapidement le processus de production documentaire sortante, à coût zéro.

Maarch Courrier conserve toutes les traces de visa et signatures, avec ou sans délégation permettant d’attester du contexte de la signature simple.

La signature avancée avec Maarch Courrier + Maarch Parapheur

Cette possibilité n’existe pas encore, mais sera disponible pour la prochaine version Courrier et Parapheur, planifiées en octobre 2020.

Il s’agit de recourir à un tiers de certification qui va héberger un cachet serveur de l’organisation.

L’autorité de certification va signer le document pour le compte de l’organisation client et de l’utilisateur, à condition que ce dernier soit dûment identifié dans le système client. Du fait du recours à un tiers, il y a un coût associé à chaque signature.

La valeur ajoutée est importante :

• Possibilité de signer n’importe quel PDF, sans préparation préalable (un document scanné devient signable)
• Présence d’une coche verte sur le PDF : la signature est reconnue par Adobe. La coche verte apparaît aussi lorsque le document sort de l’organisation
• Tout utilisateur enregistré dans Maarch Courrier peut signer sans dispositif particulier
• Le document ne sort pas de l’organisation

Ce processus cible les documents pour lesquels l’organisation veut fournir une assurance d’authenticité, par exemple les attestations des Ressources Humaines.

La signature qualifiée avec Maarch Courrier + DIS PdfSigner, ou les parapheurs du marché

La signature électronique qualifiée est le stade le plus exigeant en matière de signature électronique. Pouvant se révéler particulièrement contraignante, elle n’est utilisée que dans des cas bien précis et imposés par la réglementation.

Les certificats sont contenus dans un dispositif physique tel qu’une clé USB ou une carte à puce (“ce que je possède”) et sont accessibles avec un code PIN (“ce que je sais”).

Cette signature est obligatoire pour signer les actes soumis au contrôle de légalité. Elle est aussi obligatoire pour les fournisseurs dans le cadre de marchés publics.

La signature qualifiée eIDAS est majoritairement représentée en France par la qualification RGS2**.

Maarch Courrier dispose des connecteurs natifs vers les principaux parapheurs RGS2** du marché : FAST Parapheur, SRCI iX-Parapheur, Libriciel iParapheur, SPL-XDemat Parapheur.

Si vous voulez faire l’économie de ces parapheurs, la société DIS édite un module intégrable dans Maarch Courrier (à partir de la v18.04). Celui-ci fait appel à une application Java pour interroger la clé, demander le code PIN, et apposer la signature qualifiée (avec certificat RGS**) sur un ou plusieurs documents en sortie du parapheur standard Maarch Courrier. Sa mise en œuvre requiert le paramétrage d’une bannette Maarch standard des courriers départs à signer en mode qualifié.

Simple signature with Maarch Courrier

The definition of simple signature is broad enough to be open to interpretation.

In short, these are forms of signature that are neither advanced nor qualified.

Although it has no legal value, it can still make its case with a complete audit trail and robust authentication procedures, for example via a company directory.

Maarch Courrier offers this type of signature through its built-in signing platform. Documents to be signed must be prepared with a grey rectangle indicating the signature’s position — a simple graphic stamp producing a result equivalent to stamping machines.

This method proves sufficient in the vast majority of cases and is used by many clients.

Simple, fast, and visual, the electronic stamp is perfectly suited to administrative correspondence with no major stakes. It allows the outgoing document production process to be digitalized quickly, at zero cost.

Maarch Courrier retains all traces of approvals and signatures, with or without delegation, allowing the context of the simple signature to be attested.

Advanced signature with Maarch Courrier + Maarch Parapheur

This option does not yet exist, but will be available in the next version of Courrier and Parapheur, planned for October 2020.

This involves using a certification authority that will host a server seal for the organization.

The certification authority signs the document on behalf of the client organization and the user, provided the latter is duly identified in the client’s system. Because a third party is involved, there is a cost associated with each signature.

The added value is significant:

• Ability to sign any PDF, with no prior preparation (a scanned document becomes signable)
• A green checkmark appears on the PDF: the signature is recognized by Adobe. The green checkmark also appears when the document leaves the organization
• Any user registered in Maarch Courrier can sign without any special device
• The document does not leave the organization

This process targets documents for which the organization wants to provide assurance of authenticity, for example Human Resources certificates.

Qualified signature with Maarch Courrier + DIS PdfSigner, or market signing platforms

The qualified electronic signature is the most demanding stage of electronic signature. As it can be particularly restrictive, it is only used in specific cases required by regulation.

Certificates are contained in a physical device such as a USB key or smart card (“something I have”) and are accessed with a PIN code (“something I know”).

This signature is mandatory for signing acts subject to legality review. It is also mandatory for suppliers in the context of public procurement.

The eIDAS qualified signature is mostly represented in France by the RGS2** qualification.

Maarch Courrier has native connectors to the leading RGS2** signing platforms on the market: FAST Parapheur, SRCI iX-Parapheur, Libriciel iParapheur, SPL-XDemat Parapheur.

If you want to avoid the cost of these signing platforms, the company DIS publishes a module that can be integrated into Maarch Courrier (from v18.04 onwards). It calls on a Java application to query the key, request the PIN code, and apply the qualified signature (with an RGS** certificate) to one or more documents output from the standard Maarch Courrier signing platform. Its implementation requires configuring a standard Maarch queue for outgoing mail to be signed in qualified mode.