Catégorie : Blog • Étude de cas
Étiquette : Gestion Électronique de Courrier, Maarch Courrier, On-Premise, SaaS
Date : 12 août 2026
Sandy Nelson
Chargée Marketing & Communication
Table des matières
Le 1er janvier 2026, la création officielle de Thionville Fensch Agglomération a concrétisé une ambition politique et administrative forte : unir les forces de la Communauté d’Agglomération Portes de France – Thionville et de la Communauté d’Agglomération du Val de Fensch. Devenue la deuxième intercommunalité de Moselle, cette nouvelle entité fait face à un défi de taille propre aux réformes de l’action publique, qui impose une réorganisation logistique et la mutualisation des moyens.
L’enjeu dépassait la simple mise à niveau technique puisqu’il s’agissait, entre autres, de mener une transformation numérique approfondie en analysant l’ensemble des applications métiers afin d’éviter les doublons, de rationaliser les outils et de poser les bases d’un socle numérique unique pour la nouvelle agglomération. Ce projet global a été orchestré par la Direction des Systèmes d’Information (DSI) de la ville de Thionville et de la Communauté d’Agglomération Portes de France – Thionville et accompagné par le cabinet de conseil en transformation digitale Parexo et Maarch.
Retour sur un projet d’envergure et ambitieux.
Le défi de la mutualisation : sortir de l’On-Premise pour un socle unique en SaaS
Avant la fusion, le paysage numérique était fragmenté et présentait des limites techniques évidentes :
- Une fracture logicielle : la Communauté d’Agglomération Portes de France – Thionville utilisait la solution Maarch Courrier, tandis que la Communauté d’Agglomération du Val de Fensch fonctionnait avec un autre outil du marché. Deux gestions de courrier distinctes et séparées. C’était également le cas pour les autres outils numériques.
- Une dette technique : L’instance Maarch de Thionville (utilisée conjointement par la Ville et la Communauté d’Agglomération) était bloquée sur une version obsolète (version 20.10), souffrant de difficultés de mise à jour applicative en mode On-Premise.
Pour rationaliser et éviter les doublons applicatifs, l’équipe technique de la DSI, sous la supervision du coordinateur de la cellule projet, a dû faire des choix. Il leur a été proposé de réaliser une montée de version vers la version 23 et de basculer l’ensemble de l’architecture vers le mode SaaS. Ce choix, guidé par une recherche de simplicité opérationnelle plutôt que par des critères financiers, a permis au service informatique de repartir sur des bases saines et d’intégrer les bonnes pratiques de gestion documentaire.
La chronologie du projet : une trajectoire maîtrisée en trois lots
Pour mener à bien cette transformation numérique en parallèle du calendrier institutionnel (fusion actée en août 2024), le projet confié à Parexo s’est articulé de manière rigoureuse en deux phases et trois lots distincts :
Phase préliminaire : L’audit des usages (Avril – Juillet 2024)
Parexo a mené un audit approfondi des usages de la gestion électronique de courrier (GEC) à Thionville. L’objectif était d’identifier les voies d’amélioration fonctionnelle pour optimiser l’efficacité des agents et préparer la trajectoire. Le 17 juillet 2024, le comité de pilotage a validé une approche pragmatique en deux phases.
Phase 1 : La bascule technique (Septembre 2024)
La montée de version vers Maarch version 23, couplée à une migration des instances vers l’environnement SaaS à périmètre fonctionnel constant (iso-fonctionnel), a permis aux agents de bénéficier immédiatement des avancées ergonomiques de la nouvelle interface.
Phase 2 : La refonte fonctionnelle et la fusion (2025 – Janvier 2026)
Cette phase a concrétisé le déploiement opérationnel des préconisations de l’audit, structuré en trois lots de livraison :
- Lot 1 – Amélioration des paramétrages pour Thionville (Mai – Juin 2025)
Lancement des ateliers fonctionnels pour revoir l’instance de Thionville. Configuration des modèles de documents, des circuits de visa internes, de la gestion des corbeilles et de l’envoi de mails.
Cette phase s’est clôturée mi-juin par une recette accompagnée et 6 sessions de formation sur site pour les agents.
- Lot 2 – Reprise de l’administration générale (Juin – Juillet 2025)
Définition du rôle des administrateurs et formalisation d’une Convention de Service Utilisateur (CSU) cible commune aux deux structures pour préparer la fusion technique.
- Lot 3 – Fusion et intégration de la Communauté d’Agglomération du Val de Fensch (Septembre – Décembre 2025)
Après un audit de l’existant au Val de Fensch en septembre, consolidation par Maarch et Parexo d’un paramétrage unique fusionné.
Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic
La recette globale s’est déroulée en novembre, ouvrant la voie à la fusion des deux entités.
Le binôme Maarch / Parexo : l’alliance de l’expertise technique et fonctionnelle
La réussite de ce projet ne repose pas uniquement sur la bascule vers le SaaS, mais sur l’efficacité d’un partenariat éprouvé entre l’éditeur et l’AMOA.
D’un côté, Alexis Amegah, chef de projet chez Maarch, apportait la maîtrise technique de l’outil et l’élaboration du cahier de paramétrage. De l’autre, Jacques Robin (Dirigeant de Parexo) et Emma Cleach, consultante AMOA, assuraient le cadrage fonctionnel, les processus métiers et l’anticipation des scénarios de recette et de formation.
Cette approche conjointe et habituelle entre eux a permis de décloisonner les enjeux puisque la technique sécurisait l’environnement, tandis que le fonctionnel se concentrait sur l’expérience utilisateur (le parcours du courrier, de sa réception jusqu’à sa réponse).
Une co-construction centrée sur les métiers
L’implication des agents dès le départ lors des ateliers a permis de configurer l’outil selon les réalités du terrain. En retrouvant leurs propres demandes dans le paramétrage final, la conduite du changement s’est faite naturellement et la phase de recette n’a rencontré aucune anomalie majeure.
Pourquoi Maarch ?
Pour l’équipe technique de la DSI, le choix a été dicté par l’ergonomie et la capacité d’évolution de la solution proposée par Maarch. Dans un contexte où les agents doivent manipuler des flux de courriers croissants, la simplicité d’usage de Maarch Courrier s’est imposée comme une réponse directe aux attentes du terrain.
Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic
Plus qu’un simple logiciel, Maarch Courrier centralise les échanges pour rendre le travail quotidien plus fluide. La possibilité, par exemple, d’interconnecter la solution avec des parapheurs électroniques démontre cette volonté d’ouvrir les outils pour mieux servir les besoins métiers.
Un bilan positif et une solution adoptée par les agents
Aujourd’hui, la DSI gère un écosystème unifié et performant, marquant un succès à plusieurs niveaux.
L’expérience utilisateur est la première grande réussite : Maarch Courrier est largement salué pour sa simplicité d’usage, offrant aux agents une transparence totale et un suivi fluide de leurs dossiers, là où les anciens outils pouvaient se montrer plus complexes. Cette ergonomie optimisée a également permis de limiter les résistances au changement, la nouvelle interface de la version 23 de Maarch Courrier facilitant la transition numérique, même pour les utilisateurs historiques.
Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic
Enfin, la collectivité bénéficie d’un écosystème ouvert : si Maarch centralise désormais la gestion du courrier, l’agglomération a su maintenir sa confiance envers la solution d’e-parapheur d’une entreprise externe via une plateforme du marché, dont l’interconnexion fluide avec Maarch Courrier garantit une continuité de service optimale. En choisissant Maarch en mode SaaS et en s’appuyant sur l’accompagnement méthodologique de Parexo, Thionville Fensch Agglomération prouve qu’une fusion administrative réussie passe d’abord par une transformation numérique pragmatique, évolutive et résolument tournée vers l’humain.
Conclusion
Maarch, l’allié incontournable de votre transformation digitale
Le cas de Thionville Fensch Agglomération illustre une vérité essentielle pour le secteur public : la réussite d’une transformation digitale ne dépend pas uniquement de l’outil, mais de la capacité à aligner la technologie sur les usages réels. En choisissant Maarch, la nouvelle agglomération a fait le pari de la fiabilité et de l’agilité.
Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic
Plus qu’une simple solution de gestion de courrier, Maarch s’impose aujourd’hui comme le socle de confiance des collectivités qui, à l’image de Thionville Fensch Agglomération, cherchent à concilier complexité organisationnelle et sérénité opérationnelle. Une solution robuste, évolutive et surtout adoptée par ceux qui en font leur outil quotidien.
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