Mois : juillet 2020

La signature simple avec Maarch Courrier

La définition de la signature simple est suffisamment large et peut être soumise à interprétation.

Pour résumer, il s’agit des formes de signatures non avancées ni qualifiées.

Ne disposant d’aucune valeur légale, elle peut néanmoins défendre sa cause avec une piste d’audit complète et des procédures d’authentification sérieuses, par exemple passant par un annuaire d’entreprise.

Maarch Courrier propose ce type de signature au travers de son parapheur intégré. Les documents à signer doivent être préparés, avec un rectangle gris indiquant l’emplacement de la signature, simple tampon graphique donnant un résultat équivalent aux machines à griffer.

Cette méthode s’avère suffisante dans la grande majorité des cas, et est utilisée par des nombreux clients.

Simple, rapide, visuelle, la griffe électronique convient parfaitement au courrier administratif sans enjeu majeur. Elle permet de dématérialiser rapidement le processus de production documentaire sortante, à coût zéro.

Maarch Courrier conserve toutes les traces de visa et signatures, avec ou sans délégation permettant d’attester du contexte de la signature simple.

La signature avancée avec Maarch Courrier + Maarch Parapheur

Cette possibilité n’existe pas encore, mais sera disponible pour la prochaine version Courrier et Parapheur, planifiées en octobre 2020.

Il s’agit de recourir à un tiers de certification qui va héberger un cachet serveur de l’organisation.

L’autorité de certification va signer le document pour le compte de l’organisation client et de l’utilisateur, à condition que ce dernier soit dûment identifié dans le système client. Du fait du recours à un tiers, il y a un coût associé à chaque signature.

La valeur ajoutée est importante :

• Possibilité de signer n’importe quel PDF, sans préparation préalable (un document scanné devient signable)
• Présence d’une coche verte sur le PDF : la signature est reconnue par Adobe. La coche verte apparaît aussi lorsque le document sort de l’organisation
• Tout utilisateur enregistré dans Maarch Courrier peut signer sans dispositif particulier
• Le document ne sort pas de l’organisation

Ce processus cible les documents pour lesquels l’organisation veut fournir une assurance d’authenticité, par exemple les attestations des Ressources Humaines.

La signature qualifiée avec Maarch Courrier + DIS PdfSigner, ou les parapheurs du marché

La signature électronique qualifiée est le stade le plus exigeant en matière de signature électronique. Pouvant se révéler particulièrement contraignante, elle n’est utilisée que dans des cas bien précis et imposés par la réglementation.

Les certificats sont contenus dans un dispositif physique tel qu’une clé USB ou une carte à puce (“ce que je possède”) et sont accessibles avec un code PIN (“ce que je sais”).

Cette signature est obligatoire pour signer les actes soumis au contrôle de légalité. Elle est aussi obligatoire pour les fournisseurs dans le cadre de marchés publics.

La signature qualifiée eIDAS est majoritairement représentée en France par la qualification RGS2**.

Maarch Courrier dispose des connecteurs natifs vers les principaux parapheurs RGS2** du marché : FAST Parapheur, SRCI iX-Parapheur, Libriciel iParapheur, SPL-XDemat Parapheur.

Si vous voulez faire l’économie de ces parapheurs, la société DIS édite un module intégrable dans Maarch Courrier (à partir de la v18.04). Celui-ci fait appel à une application Java pour interroger la clé, demander le code PIN, et apposer la signature qualifiée (avec certificat RGS**) sur un ou plusieurs documents en sortie du parapheur standard Maarch Courrier. Sa mise en œuvre requiert le paramétrage d’une bannette Maarch standard des courriers départs à signer en mode qualifié.