Maarch Parapheur au sein de l’Académie de Lille

Un projet de transformation qui a su rebondir après des débuts difficiles

Après un démarrage semé de défis et d’ajustements, le projet de l’Académie de Lille a su rebondir en capitalisant sur l’expérience acquise. En repensant son approche avec son partenaire Maarch et en déployant la solution Maarch Courrier, l’Académie a non seulement optimisé ses processus, mais aussi renforcé l’accompagnement de ses équipes.

Ce partenariat stratégique lui a permis de surmonter les obstacles initiaux et d’évoluer vers une solution pérenne, performante et parfaitement adaptée à ses besoins.

Cette nouvelle dynamique s’est appuyée sur une collaboration étroite entre les différents acteurs impliqués, facilitant l’appropriation des outils et des méthodes. Une communication fluide et la mise en application des recommandations fournies par les équipes techniques de Maarch ont contribué à affiner les processus, assurant ainsi une mise en œuvre plus harmonieuse.

C’est en 2020, sous l’impulsion du secrétaire général chargé de la transformation et du secrétariat général et du cabinet, que le projet a pris un nouvel essor avec l’adoption de la solution Maarch Courrier.  Aujourd’hui, ce projet illustre comment un échec initial peut être transformé en un levier d’amélioration et d’innovation, aboutissant à une transformation réussie et durable.

Déploiement et adoption : une solution sur mesure pour l’académie de Lille

L’ académie a opté pour un déploiement en On-premise (en local)  afin de suivre précisément et de faciliter son intégration au sein des structures qui la composent. Ce choix stratégique leur a permis de s’adapter aux spécificités du projet, des métiers et des services impliqués tout en garantissant une mise en œuvre fluide et maîtrisée.

Utilisation actuelle : simplicité et efficacité

Aujourd’hui, le système est principalement utilisé pour gérer les parapheurs, un outil essentiel pour fluidifier les processus de validation et de visas et signatures. L’une des particularités de cette solution réside dans son approche intuitive : les utilisateurs ne ressentent pas la hiérarchie complexe de l’organisation dans la réalisation de leurs missions. Ils sont directement positionnés dans leur entité, ce qui simplifie l’expérience et leur permet de se concentrer sur leurs tâches sans s’enliser dans des structures trop lourdes.

À ce jour, l’Académie de Lille compte 81 entités et 725 utilisateurs. Elle a déjà traité7 000 parapheurs en deux ans. Une progression spectaculaire, sachant que plus de 1 300 parapheurs ont déjà été enregistrés rien qu’en janvier 2025.

Ces chiffres témoignent d’une adoption rapide et d’une réelle satisfaction des utilisateurs.

Gestion des documents : flexibilité et autonomie

Une fois le parapheur finalisé, les services téléchargent les pièces et les classent selon leurs propres critères. Cette flexibilité permet à chaque entité de conserver ses archives, ses méthodes de travail tout en bénéficiant des avantages de la dématérialisation.

Afin de rendre la solution toujours plus performante, des mises à jour sont effectuées en continu.  La version 23.0.1 de la solution est actuellement en production et fonctionne de manière efficiente. L’académie de Lille s’apprête à déployer la version 24 de Maarch Courrier qui introduit une nouvelle interface du parapheur électronique et offrant une personnalisation avancée du processus de signature actuel.

Cette mise à jour marque une évolution majeure du système.

Une solution évoluant avec l’intégration et la mutualisation des compétences.

L’académie de Lille partage avec la Région Académique des Hauts-de-France certaines compétences régionales, notamment dans les domaines de l’immobilier, de la formation et du support. Cette collaboration renforcée permet une meilleure coordination et une utilisation optimale des ressources et de l’outil à ces niveaux.

Le déploiement de Maarch au sein de l’académie de Lille et de la Région Académique des Hauts-de-France est un exemple réussi d’intégration d’une solution technologique dans un environnement complexe. Grâce à une approche pragmatique, centrée sur les besoins des utilisateurs et à une gestion rigoureuse des évolutions techniques, le projet a su gagner la confiance des équipes et s’imposer comme un outil indispensable au quotidien.

Avec des chiffres en constante progression et des possibilités toujours aussi performantes, l’avenir s’annonce prometteur.

Clés du succès

Un des piliers du succès de ce projet repose sur la structuration des workflows et l’accompagnement sur mesure de chaque service. Plutôt que d’imposer une solution standardisée, l’équipe a pris le temps d’étudier les besoins spécifiques de chaque entité afin d’adapter l’outil en conséquence. Cette approche personnalisée a instauré un climat de confiance et facilité l’adoption du système par les utilisateurs.

Une formation adaptée aux profils des utilisateurs

Pour garantir une prise en main efficace, un programme de formation ciblé a été mis en place :

• Gestionnaires  : formation consacrée à la gestion des parapheurs (édition et réception). Destinée principalement aux chefs de secrétariat, elle leur permet de centraliser et de superviser les flux documentaires.
• Utilisateurs  : formation axée sur la compréhension de la logique du système et la consultation des parapheurs visés et signés. Cette transparence permet d’anticiper les étapes suivantes et d’assurer un suivi efficace.
• Signataires  : formation simplifiée pour optimiser leur expérience en se concentrant sur une unique bannette. Elle leur permet de gérer leurs tâches et de signer les documents sans se perdre dans des fonctionnalités superflues.

Une solution souple et adaptative

Contrairement à de nombreux outils rigides, ce système reste flexible et s’adapte aux habitudes et aux pratiques des utilisateurs. Cette souplesse a été essentielle pour assurer une transition en douceur.

Le workflow a été conçu pour s’adapter aux processus propres à chaque service tout en maintenant une cohérence globale. L’organigramme a été modulé afin d’optimiser la gestion des workflows et de faciliter la prise en main.

Une innovation majeure a été d’intégrer le secrétariat en amont du processus de validation. Ainsi, les secrétariats peuvent visualiser et gérer les parapheurs de leur service ainsi que ceux des entités sous leur responsabilité avant qu’ils ne soient soumis aux décideurs. Cette adaptation a considérablement allégé la charge de travail des équipes administratives et amélioré l’efficacité globale du processus.

En résumé, ce projet a su allier innovation et humain en plaçant les utilisateurs au cœur de la démarche. Grâce à un accompagnement individualisé, des procédures flexibles et un workflow modulable, chaque service a pu s’approprier l’outil à son rythme, tout en conservant ses méthodes de travail.

Cette philosophie a non seulement facilité l’adoption, mais aussi renforcé l’efficacité et la collaboration entre les équipes. Une belle preuve que la réussite d’un projet passe avant tout par l’écoute et l’adaptation aux réalités du terrain.

Bénéfices et retours

L’adoption de Maarch a apporté des améliorations notables dans le quotidien des utilisateurs. Parmi les principaux avantages, on note :

• La disparition des piles de parapheurs physiques, libérant ainsi de l’espace et réduisant le risque de perte de documents.
• Une meilleure traçabilité des parapheurs, avec la possibilité d’édition en ligne et un suivi en temps réel.
• Une simplification globale des processus administratifs grâce à la dématérialisation.

Les retours des utilisateurs sont largement positifs. Ils apprécient particulièrement la disparition des parapheurs papier, qui améliore leur efficacité et leur confort de travail. La simplicité d’utilisation du système est également un point fort, rendant la transition vers le numérique plus naturelle et intuitive.

Perspectives

L’académie de Lille entre dans une phase clé avec la validation et le déploiement de la version 24, une étape essentielle. Cette mise à jour renforce ainsi l’efficacité et la sécurité des processus.

Dans le même temps, une extension des fonctionnalités est à l’étude.

L’objectif ?

Optimiser la circulation des flux des correspondances tout en respectant la logique de paramétrage déjà existante. Cette évolution s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue et d’adaptabilité aux besoins. L’intérêt manifesté pour cette extension souligne son importance et sa pertinence pour les acteurs concernés. Une opportunité stratégique à saisir pour renforcer encore davantage la performance du système.

Ce qui a fait la différence jusqu’ici ?

Un déploiement rapide en On-Premise et une approche résolument centrée sur les utilisateurs et les métiers. Plutôt que d’imposer un outil rigide, l’accent a été mis sur un accompagnement personnalisé, service par service, afin de s’adapter aux réalités de chacun.

Quant aux procédures, elles n’ont pas été enfermées dans le logiciel, mais laissées à la discrétion des équipes, respectant ainsi leurs habitudes tout en modernisant leurs pratiques.

Aujourd’hui, le projet est un succès, et la leçon est claire : pour réussir une transformation, il ne suffit pas d’avoir une bonne technologie. Il faut aussi écouter, accompagner et s’adapter. Une belle preuve que, même après des échecs, il est possible de rebondir et de construire quelque chose de solide et durable.