Maarch et le gouvernement du Bénin ensemble pour la dématérialisation de l’administration béninoise

Une longue histoire

Depuis 2016, sous l’impulsion du Président Patrice Talon, le Bénin a placé le numérique au cœur de sa stratégie de modernisation de l’État.

La dématérialisation des services administratifs s’est rapidement imposée comme un levier essentiel d’efficacité, de transparence et de proximité avec les citoyens. L’ASIN (Agence des Systèmes d’Information et du Numérique) a ainsi conduit dès 2021 la généralisation de la solution libre et open source Maarch Courrier, spécialisée dans la gestion électronique du courrier administratif.

La diffusion de Maarch Courrier s’étend à tous les Ministères, les Préfectures, les Mairies, les institutions de la République, les agences et sociétés publiques.

Il est intéressant de remarquer ici, dans une perspective comparée, l’ampleur des prérogatives de l’ASIN qui choisit et est garante de la mise en place de l’écosystème numérique du Bénin, que ce soit en administration centrale ou territoriale.

Ce rôle et ces prérogatives étendues, tant sur le périmètre des institutions couvertes que sur la centralisation de la décision stratégique, diffèrent très largement de la logique d’offre de services qui définit la stratégie des agences similaires en France ou en Europe.

C’est ainsi que la démarche, saluée pour sa rigueur et son impact, a abouti à la mise en service d’un nombre impressionnant d’instances Maarch Courrier depuis 2022 à ce jour :

• 20 ministères sur les 21 que compte le Bénin
• 11 préfectures sur 12
• 27 mairies sur 77
• 10 Agences et sociétés publiques

Le Bénin dans son ensemble serait à ce titre-là est la plus importante référence Maarch Courrier, avec plus de 25 000 utilisateurs déclarés !

Un partenariat qui scelle l’usage des nouvelles technologies et produits Maarch au sein de tout un gouvernement

Au bout de ces quelques années d’utilisation, l’ASIN a judicieusement choisi de se rapprocher de l’éditeur pour mieux satisfaire les requêtes spécifiques de ses utilisateurs.

Maarch Courrier est un logiciel libre et open source, ce qui a permis cette large diffusion. Mais l’expertise nécessaire pour l’adapter et répondre totalement aux besoins béninois nécessitait l’appui de l’éditeur.

Par exemple, le Bénin s’est équipé d’une infrastructure à clé publique (ICP/PKI) qui est le socle conventionnel pour la signature des documents administratifs officiels sécurisés, et qu’il faut connecter à Maarch Courrier.

De même, les composants spécifiques de parapheur électronique qualifié avec horodatage dans la version v24 de Maarch Courrier sont essentiels pour cette intégration.

Il est aussi question d’intégrer un moteur d’IA développé au Bénin, sachant tirer parti des textes de loi du pays.

Enfin, passés les besoins évidents autour de la gestion des correspondances, l’ASIN est extrêmement intéressée par le nouveau logiciel de Gestion Électronique de Données (GED) Maarch Digital Flow, qui va permettre de gérer des besoins de traitement industrialisé de données : gestion de dossiers, coffre-fort électronique, formulaires, workflows.

Il est aussi question d’utiliser Maarch RM pour l’archivage à long terme.

L’équipe projet ASIN est venue en formation 10 jours chez Maarch, pour des formations poussées aboutissant à la prise en main technique et fonctionnelle.

Cette formation très pragmatique, concrète et opérationnelle a aussi permis de revoir les procédures d’installation et d’exploitation dans un mode SaaS conteneurisé. Nous avons aussi abordé et réalisé les montées de versions.

L’ASIN a également suivi une formation technique et fonctionnelle sur le nouveau logiciel Maarch Digital Flow.

Les premiers cas d’application exploitent les capacités du produit à assumer la GED et les fonctions de back-office liées aux téléprocédures : par exemple la gestion des e-services du Centre National de Sécurité Routière (CNSR).

L’hébergement de l’ensemble des plateformes est assuré localement par la Société Béninoise d’Infrastructures Numériques (SBIN), qui déploie également la solution Maarch Courrier dans ses propres services, contribuant ainsi à renforcer l’ancrage de la transformation numérique dans le tissu institutionnel national.

Jean-Louis Ercolani, Directeur général et fondateur de Maarch, se félicite de cette avancée :

« Pour la première fois, Maarch contractualise directement à l’échelle d’un pays. C’est une grande fierté d’en être arrivé à ce stade. Rien n’égale le bonheur de voir un outil libre et ouvert servir au quotidien des milliers d’agents publics, dans une vision cohérente et structurante. Nous remercions le gouvernement béninois et particulièrement l’ASIN pour leur confiance et leur clairvoyance. »

Pour Marc-André Loko, Directeur général de l’ASIN, ce partenariat constitue une étape clé :

« Ce partenariat s’inscrit dans notre vision d’une administration publique moderne, efficace et accessible. La collaboration avec Maarch nous permet d’aligner les technologies aux besoins réels des administrations béninoises et d’en faire un levier stratégique pour l’État numérique que nous construisons. »

Maarch, filiale du Groupe Xelians (90M€ de CA, 800 personnes), en tant qu’éditeur/intégrateur de logiciels libres et spécialiste des processus administratifs, apporte ses briques logicielles et son expertise à l’offre de service globale du groupe pour la transformation numérique de la sphère publique.

Baptisée Xelians Public Suite, cette offre vise à fournir aux acteurs publics l’ensemble des outils et services adaptés et utiles à leur dématérialisation : capture multicanal, lecture et routage automatique, GED transverse, Gestion Électronique des Courriers (GEC), parapheur électronique, connecteurs métier, archivage électronique, IA….