Reprise de données dans la gestion de projet GEC : enjeux, vulnérabilités et stratégies

Dans le domaine de la Gestion Électronique de Courrier, la reprise de données constitue une étape essentielle de la migration vers une nouvelle solution. Il ne s’agit pas seulement d’un transfert de fichiers, mais d’un processus bien souvent complexe.

La GEC étant depuis de nombreuses années ancrée dans les esprits, nous sommes sur un marché de renouvellement et Maarch est souvent confronté à cette problématique de reprise d’applications historiques. Cet article présente notre approche et notre méthodologie pour une opération désormais courante dans un projet.

Un contexte de migration incontournable

Dans un écosystème numérique en constante évolution, les solutions de GEC utilisées par les organisations publiques et privées sont soumises à une pression croissante pour s’adapter à de nouveaux standards techniques et fonctionnels.

Les outils historiques, souvent figés depuis plusieurs années, deviennent difficiles à maintenir et peinent à répondre aux nouvelles exigences métier.

La migration vers des solutions  plus modernes, capable de répondre aux exigences actuelles en matière de performance, d’intégrité des données et de conformité réglementaire, devient donc incontournable.

Dans ce contexte, la reprise de données est un exercice délicat…

Il ne s’agit pas simplement de déplacer des fichiers d’un point A à un point B, mais bien de préserver  l’intégrité de l’ensemble des métadonnées, des référentiels et des relations internes. Une stratégie rigoureuse est essentielle pour éviter toute perte d’information ou altération de la qualité des données.

La stratégie de reprise pertinence 

Avant de s’engager dans une reprise de données, il est essentiel d’examiner attentivement les alternatives disponibles. En effet, ce type d’opération est souvent complexe, pouvant entraîner des coûts élevés et une charge de travail importante, en fonction du volume de données à traiter et des spécificités des applications sources utilisées.

Les options possibles sont :

Option 1 : Ne rien faire

“Il n’est pas de problème qu’une absence de solution ne finisse par résoudre…”.

Pour parodier Henri Queuille, il faut toujours se poser la question de ne rien faire.

Option 2 :

La stratégie « From Scratch », qui consiste à repartir de zéro, est une solution radicale mais pertinente dans certains contextes.

Par exemple, lors d’un changement de gouvernement, la « doctrine républicaine » prévoit l’archivage complet des courriers des équipes sortantes.

Ainsi, si l’application en fin de vie permet d’exporter le fonds documentaire, cela constitue une garantie supplémentaire en termes de sécurité et de conservation des données.

Option 3 :

La stratégie de conservation de l’application existante en lecture seule peut être une option viable, à condition d’accepter la perte éventuelle des données après quelques années.

Cette approche implique de faire face à l’obsolescence du matériel et des systèmes, ainsi qu’aux risques de pannes qui pourraient rendre l’application inutilisable sur une nouvelle infrastructure.

L’application est donc maintenue dans sa configuration d’origine, accessible aux agents jusqu’à sa péremption complète. Bien qu’économique et adaptée au court ou moyen terme, cette solution reste toutefois peu pratique pour les utilisateurs au quotidien.

Option 4 :

La stratégie de reprise via une base d’archives repose sur le principe que les solutions de transfert sont similaires. Cette stratégie consiste à réaliser une reprise simplifiée dans un environnement distinct de la production, ce qui permet d’éviter les correspondances complexes entre les entités, les types de courriers et les groupes des deux systèmes.

Les courriers sont donc repris et affectés à un utilisateur générique, de type « Archiviste », auquel on s’adresse pour retrouver les documents. Cette approche élimine tout risque de pollution de la base de production, et la reprise peut être réalisée à n’importe quel moment du projet.

Très appréciée par nos équipes, cette méthode offre une grande souplesse dans le déroulement du projet, car la reprise des données peut se faire en parallèle, sans bloquer les étapes suivantes.

Un autre avantage majeur est que l’environnement technique est constamment à jour et identique à la production, permettant ainsi à la base d’archives de bénéficier d’évolutions techniques sur le long terme. C’est par exemple la stratégie qu’a choisie le Ministère des Affaires Étrangères pour sa reprise de données.

Une méthodologie éprouvée pour une reprise réussie

Chez Maarch, nous avons mis au point une stratégie claire et sécurisée pour garantir le succès de la reprise de données :

1. Planification précise

Nous commençons par définir une stratégie de reprise détaillée dans un Dossier de Reprise des Données (DRD). Ce document recense la correspondance entre la base source et la base cible, les modalités de contrôle et le calendrier de migration.

Le transfert des données entre les environnements est également un des points clés de cette phase. C’est pourquoi après le paramétrage de Maarch Courrier en fonction des besoins métiers, nous fournissons au client un tableau de correspondance entre le référentiel Maarch et le référentiel source, laissant au client la responsabilité d’indiquer les correspondances exactes.

2. Préparation rigoureuse

Avant d’entamer le transfert, nous réalisons un comptage précis des données (contacts, utilisateurs, entités…) utilisées pour établir une référence de contrôle. Ce comptage permet de détecter les incohérences et de prévoir des fichiers de rejet en cas d’erreur lors de l’importation vers la base cible.

Une stratégie particulièrement efficace consiste à effectuer la reprise dans une base d’archives dédiée, distincte de l’environnement de production. Ce choix permet de sécuriser le processus en évitant toute perturbation sur le système en exploitation. Les données sont attribuées à un profil type “Archiviste » chargé de centraliser les accès et les demandes de recherche. Cette méthode offre une flexibilité supplémentaire, car la reprise ne constitue pas un jalon bloquant, ce qui lui permet d’être menée en parallèle du reste du projet.

Lorsque la reprise de données s’effectue entre deux solutions présentant un environnement technique identique et à jour, cela permet une mise en production plus rapide. C’est, par exemple, la démarche adoptée par le Ministère des Affaires Étrangères pour la reprise de Neoledge Elise.

3. Transfert sécurisé

Chez Maarch, les injections de données sont systématiquement réalisées via les API REST de la plateforme cible, garantissant ainsi le respect des règles d’intégrité de la base.

Lors des exécutions, les rejets sont corrigés et recyclés dans le cadre d’une reprise par indentation, étant traités et conservés au fil de l’eau pour permettre une correction rapide des anomalies.

• Les documents repris de façon identique sont versés et indentés par WebServices.            
• Un journal global indique le compteur de succès, d’échecs, et le temps d’exécution de la reprise.
• Les débits de reprise constatés sur notre environnement SaaS sont de plus de 13.000 courriers/heure (moyenne calculée sur une opération de 250.000 courriers, avec ou sans PJ).

4. Contrôle qualité et validation

Afin de garantir une reprise de données réussie, il est essentiel de mettre en place une validation rigoureuse, combinant vérification technique et fonctionnelle.

Cette double validation assure à la fois l’intégrité des données et leur conformité avec les attentes métiers.

La vérification technique consiste à comparer le nombre exact de documents et les volumes de données échangées entre les systèmes source et cible. Cette analyse est réalisée à la fois par le script de reprise et par la base de données Maarch Courrier, permettant ainsi un contrôle précis de l’intégrité des données.

La vérification fonctionnelle, quant à elle, repose sur un échantillonnage aléatoire de numéros de chrono (10, 20 ou 50), pour permettre une comparaison directe entre les deux applications. Cette étape, plus orientée vers l’utilisateur final, permet d’apporter une garantie supplémentaire quant à la réussite de la reprise, en offrant une validation symbolique qui renforce la confiance des métiers dans la conformité des données reprises. 

Grâce à cette méthode, nous avons atteint une capacité de reprise de plus de 13 000 courriers/heure sur notre environnement SaaS. Notre expertise nous permet de nous adapter à tous types d’environnements, y compris pour des solutions peu évolutives.

Attention à la confidentialité du processus

Migrer des données comporte toujours des risques, qu’il s’agisse d’un transfert physique ou numérique.

Transfert physique des données :

Utilisation de support tels que des disques durs ou des clés USB, exposerait les données à des risques de perte ou de vol. Pour éviter cela nous vous recommandons  fortement de privilégier des supports chiffrés et un transport sécurisé 

Transfert numérique :

Les connexions VPN ou les plateformes de transfert sécurisées sont pratiques, mais elles doivent être correctement configurées. Car des failles de réseau pourraient être exploitées par des acteurs malveillants.

Intégrité des données :

La différence de structure entre la base source et la base cible peut entraîner des erreurs ou des pertes de correspondance. Une préparation minutieuse grâce à  des schémas de données et des règles de conversion est donc essentielle.

Conclusion

Migrer une solution de GEC est un défi technique mais également  stratégique, avec une planification détaillée, une exécution maîtrisée et une validation rigoureuse, le passage vers une nouvelle plateforme peut se faire en toute confiance.

Chez Maarch, nous avons l’expérience et les outils pour assurer une transition fluide, tout en garantissant la sécurité et l’intégrité de vos données.