La solution sur mesure pour simplifier la gestion documentaire des petites collectivités

À l’aube de 2025, la transition vers une gestion numérique des courriers et documents administratifs apparaît comme une réponse incontournable aux défis organisationnels des petites collectivités (moins de 5.000 habitants). Cette évolution ne se limite pas à un simple gain de temps et de productivité : elle constitue également un levier stratégique pour offrir un service de meilleure qualité aux citoyens.

Dans ce contexte, Maarch, éditeur français majeur de la gestion électronique des correspondances (GEC), s’impose comme un partenaire clé.

En collaboration avec Fast Docaposte, Maarch propose une solution GEC clé en main, spécifiquement conçue pour accompagner les petites collectivités dans leur transformation numérique, leur permettant de relever les défis d’aujourd’hui tout en se préparant à ceux de demain. 

La dématérialisation : un enjeu crucial pour les petites collectivités

Les petites collectivités, souvent définies par des ressources limitées et des infrastructures moins développées que celles des grandes agglomérations, se retrouvent confrontées à des défis spécifiques dans leur gestion administrative.

Ces structures, qui regroupent moins de 5.000 habitants, disposent rarement de moyens financiers ou techniques pour adopter des outils numériques avancés.

Par exemple, une enquête publiée dans la Gazette des communes de 2014 révélait que plus de 70% de ces petites collectivités ne disposaient pas d’adresse e-mail professionnelle, un chiffre révélateur du retard technologique auquel elles doivent faire face.

Ce retard a des conséquences directes :

Un manque de réactivité dans le traitement des demandes citoyennes, des coûts d’impression et d’envoi postaux disproportionnés par rapport au budget, ainsi qu’une charge administrative pesant lourdement sur des équipes déjà réduites.

Pourtant, à une époque où les citoyens attendent davantage de transparence, de rapidité et d’accessibilité de la part des services publics, la transition numérique n’est plus une option, mais une nécessité.

La réponse apportée par Maarch & Fast Docaposte

La dématérialisation, notamment via une solution de GEC, s’impose comme un levier stratégique pour répondre à ces enjeux. Elle permet de centraliser toutes les informations dans un système sécurisé et facilement accessible, éliminant les inconvénients des processus manuels et de papier.

Un impact direct sur votre gestion quotidienne

• Réduction des délais de traitement: les courriers entrants et sortants sont centralisés et traités en temps réel, permettant une réactivité accrue face aux demandes des citoyens. 
• Simplification des tâches administratives  : l’automatisation des processus réduit les erreurs humaines et libère les équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée. 
• Réduction des coûts : les dépenses liées à l’impression, à l’envoi postal et à l’archivage physique sont drastiquement diminuées, permettant de réallouer des budgets vers des projets structurants. 

Les bénéfices concrets pour les petites collectivités

La solution GEC clé en main, développée par Maarch en partenariat avec Fast Docaposte, répond aux besoins spécifiques des petites collectivités avec des fonctionnalités conçues pour maximiser l’efficacité tout en respectant les contraintes budgétaires et techniques. 

• Signature électronique intégrée : pour signer à valeur probante tous vos courriers Départ. 
• Efficacité opérationnelle: les flux documentaires sont rapidement triés et transmis, favorisant une meilleure relation entre les citoyens et  les administrations. Une petite commune de 2 500 habitants a ainsi pu réduire de 30 % le temps de traitement des courriers, augmentant la satisfaction des administrés. 
• Réduction des coûts : une gestion numérique permet de réaliser des économies significatives. Par exemple, une mairie économise plusieurs milliers d’euros par an en optant pour la dématérialisation des convocations municipales.
• Sécurité et conformité : les solutions GEC garantissent la protection des données sensibles et la conformité aux exigences du RGPD, renforçant la confiance des citoyens dans leurs institutions locales.
• Archivage optimisé : les outils de classement et de recherche permettent de retrouver un document en quelques secondes, contre plusieurs minutes auparavant.
• Un tarif étudié : pas plus de 2.000 € de mise en route et 2.000 € de souscription annuelle ! 

Une transition accessible pour tous

Avec Maarch, les petites collectivités disposent d’une solution adaptée à leurs moyens, facile à déployer et à prendre en main. Notre approche repose sur une compréhension des défis spécifiques des communes de proximité, leur offrant un accompagnement complet, de l’installation au suivi post déploiement.

Maarch : l’allié stratégique des collectivités locales

Maarch s’impose comme un acteur de référence dans l’édition de solutions GEC. Fort de son partenariat avec Fast Docaposte, l’entreprise propose des outils fiables et adaptés, spécifiquement conçus pour répondre aux besoins des petites collectivités.

La solution GEC de Maarch à destination des petites collectivités se distingue par sa simplicité d’utilisation.

Grâce à une interface intuitive, les utilisateurs peuvent rapidement maîtriser l’outil sans avoir besoin de compétences informatiques avancées. Elle assure un accompagnement complet durant votre transition numérique, garantissant une adoption fluide et efficace.

Que ce soit pour la mise en place du système, la formation des équipes ou l’assistance au quotidien, nous vous accompagnons pour maximiser l’adoption de la solution et assurer son efficacité sur le long terme.