Le 1er janvier 2026, la création officielle de Thionville Fensch Agglomération a concrétisé une ambition politique et administrative forte : unir les forces de la Communauté d’Agglomération Portes de France – Thionville et de la Communauté d’Agglomération du Val de Fensch. Devenue la deuxième intercommunalité de Moselle, cette nouvelle entité fait face à un défi de taille propre aux réformes de l’action publique, qui impose une réorganisation logistique et la mutualisation des moyens.

L’enjeu dépassait la simple mise à niveau technique puisqu’il s’agissait, entre autres, de mener une transformation numérique approfondie en analysant l’ensemble des applications métiers afin d’éviter les doublons, de rationaliser les outils et de poser les bases d’un socle numérique unique pour la nouvelle agglomération. Ce projet global a été orchestré par la Direction des Systèmes d’Information (DSI) de la ville de Thionville et de la Communauté d’Agglomération Portes de France – Thionville et accompagné par le cabinet de conseil en transformation digitale Parexo et Maarch.

Retour sur un projet d’envergure et ambitieux.

Le défi de la mutualisation : sortir de l’On-Premise pour un socle unique en SaaS

Avant la fusion, le paysage numérique était fragmenté et présentait des limites techniques évidentes :

• Une fracture logicielle : la Communauté d’Agglomération Portes de France – Thionville utilisait la solution Maarch Courrier, tandis que la Communauté d’Agglomération du Val de Fensch fonctionnait avec un autre outil du marché. Deux gestions de courrier distinctes et séparées. C’était également le cas pour les autres outils numériques.
• Une dette technique : L’instance Maarch de Thionville (utilisée conjointement par la Ville et la Communauté d’Agglomération) était bloquée sur une version obsolète (version 20.10), souffrant de difficultés de mise à jour applicative en mode On-Premise.

Pour rationaliser et éviter les doublons applicatifs, l’équipe technique de la DSI, sous la supervision du coordinateur de la cellule projet, a dû faire des choix. Il leur a été proposé de réaliser une montée de version vers la version 23 et de basculer l’ensemble de l’architecture vers le mode SaaS. Ce choix, guidé par une recherche de simplicité opérationnelle plutôt que par des critères financiers, a permis au service informatique de repartir sur des bases saines et d’intégrer les bonnes pratiques de gestion documentaire.

La chronologie du projet : une trajectoire maîtrisée en trois lots

Pour mener à bien cette transformation numérique en parallèle du calendrier institutionnel (fusion actée en août 2024), le projet confié à Parexo s’est articulé de manière rigoureuse en deux phases et trois lots distincts :

Phase préliminaire : L’audit des usages (Avril – Juillet 2024)

Parexo a mené un audit approfondi des usages de la gestion électronique de courrier (GEC) à Thionville. L’objectif était d’identifier les voies d’amélioration fonctionnelle pour optimiser l’efficacité des agents et préparer la trajectoire. Le 17 juillet 2024, le comité de pilotage a validé une approche pragmatique en deux phases.

Phase 1 : La bascule technique (Septembre 2024)

La montée de version vers Maarch version 23, couplée à une migration des instances vers l’environnement SaaS à périmètre fonctionnel constant (iso-fonctionnel), a permis aux agents de bénéficier immédiatement des avancées ergonomiques de la nouvelle interface.

Phase 2 : La refonte fonctionnelle et la fusion (2025 – Janvier 2026)

Cette phase a concrétisé le déploiement opérationnel des préconisations de l’audit, structuré en trois lots de livraison :

• Lot 1 – Amélioration des paramétrages pour Thionville (Mai – Juin 2025)

Lancement des ateliers fonctionnels pour revoir l’instance de Thionville. Configuration des modèles de documents, des circuits de visa internes, de la gestion des corbeilles et de l’envoi de mails.

Cette phase s’est clôturée mi-juin par une recette accompagnée et 6 sessions de formation sur site pour les agents.

• Lot 2 – Reprise de l’administration générale (Juin – Juillet 2025)

Définition du rôle des administrateurs et formalisation d’une Convention de Service Utilisateur (CSU) cible commune aux deux structures pour préparer la fusion technique.

• Lot 3 – Fusion et intégration de la Communauté d’Agglomération du Val de Fensch (Septembre – Décembre 2025)

Après un audit de l’existant au Val de Fensch en septembre, consolidation par Maarch et Parexo d’un paramétrage unique fusionné.

Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic

La recette globale s’est déroulée en novembre, ouvrant la voie à la fusion des deux entités.

Le binôme Maarch / Parexo : l’alliance de l’expertise technique et fonctionnelle

La réussite de ce projet ne repose pas uniquement sur la bascule vers le SaaS, mais sur l’efficacité d’un partenariat éprouvé entre l’éditeur et l’AMOA.

D’un côté, Alexis Amegah, chef de projet chez Maarch, apportait la maîtrise technique de l’outil et l’élaboration du cahier de paramétrage. De l’autre, Jacques Robin (Dirigeant de Parexo) et Emma Cleach, consultante AMOA, assuraient le cadrage fonctionnel, les processus métiers et l’anticipation des scénarios de recette et de formation.

Cette approche conjointe et habituelle entre eux a permis de décloisonner les enjeux puisque la technique sécurisait l’environnement, tandis que le fonctionnel se concentrait sur l’expérience utilisateur (le parcours du courrier, de sa réception jusqu’à sa réponse).

Une co-construction centrée sur les métiers

L’implication des agents dès le départ lors des ateliers a permis de configurer l’outil selon les réalités du terrain. En retrouvant leurs propres demandes dans le paramétrage final, la conduite du changement s’est faite naturellement et la phase de recette n’a rencontré aucune anomalie majeure.

Pourquoi Maarch ?

Pour l’équipe technique de la DSI, le choix a été dicté par l’ergonomie et la capacité d’évolution de la solution proposée par Maarch. Dans un contexte où les agents doivent manipuler des flux de courriers croissants, la simplicité d’usage de Maarch Courrier s’est imposée comme une réponse directe aux attentes du terrain.

Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic

Plus qu’un simple logiciel, Maarch Courrier centralise les échanges pour rendre le travail quotidien plus fluide. La possibilité, par exemple, d’interconnecter la solution avec des parapheurs électroniques démontre cette volonté d’ouvrir les outils pour mieux servir les besoins métiers.

Un bilan positif et une solution adoptée par les agents

Aujourd’hui, la DSI gère un écosystème unifié et performant, marquant un succès à plusieurs niveaux.

L’expérience utilisateur est la première grande réussite : Maarch Courrier est largement salué pour sa simplicité d’usage, offrant aux agents une transparence totale et un suivi fluide de leurs dossiers, là où les anciens outils pouvaient se montrer plus complexes. Cette ergonomie optimisée a également permis de limiter les résistances au changement, la nouvelle interface de la version 23 de Maarch Courrier facilitant la transition numérique, même pour les utilisateurs historiques.

Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic

Enfin, la collectivité bénéficie d’un écosystème ouvert : si Maarch centralise désormais la gestion du courrier, l’agglomération a su maintenir sa confiance envers la solution d’e-parapheur d’une entreprise externe via une plateforme du marché, dont l’interconnexion fluide avec Maarch Courrier garantit une continuité de service optimale. En choisissant Maarch en mode SaaS et en s’appuyant sur l’accompagnement méthodologique de Parexo, Thionville Fensch Agglomération prouve qu’une fusion administrative réussie passe d’abord par une transformation numérique pragmatique, évolutive et résolument tournée vers l’humain.

Conclusion

Maarch, l’allié incontournable de votre transformation digitale

Le cas de Thionville Fensch Agglomération illustre une vérité essentielle pour le secteur public : la réussite d’une transformation digitale ne dépend pas uniquement de l’outil, mais de la capacité à aligner la technologie sur les usages réels. En choisissant Maarch, la nouvelle agglomération a fait le pari de la fiabilité et de l’agilité.

Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic

Plus qu’une simple solution de gestion de courrier, Maarch s’impose aujourd’hui comme le socle de confiance des collectivités qui, à l’image de Thionville Fensch Agglomération, cherchent à concilier complexité organisationnelle et sérénité opérationnelle. Une solution robuste, évolutive et surtout adoptée par ceux qui en font leur outil quotidien. 

La gestion documentaire n’est plus un simple sujet technique : elle touche désormais à la performance opérationnelle, à la conformité et à la sécurité des organisations. Dans ce contexte, la manière dont une entreprise héberge et opère ses solutions métiers influence directement sa capacité à évoluer, à maîtriser ses risques et à optimiser ses coûts.

C’est pourquoi de nombreuses organisations ré-évaluent aujourd’hui leurs infrastructures On‑Premise au profit de modèles SaaS, plus résilients, plus flexibles et plus rapides à déployer. Chez Maarch, cet équilibre entre simplicité d’usage et exigences de sécurité fait partie de notre ADN. Nous investissons chaque année plus de 400 000 € en SSI, menons des audits réguliers, renforçons en continu la robustesse de nos plateformes et nous appuyons sur des partenaires de confiance. Cette approche se reflète notamment dans Maarch Courrier, où la part des déploiements en SaaS ne cesse de croître.

Dans cet article, nous revenons sur les différences entre On‑Premise et SaaS mais, surtout, nous vous expliquons comment et pourquoi vous devriez opter pour le mode SaaS chez Maarch.

Comprendre rapidement les deux modèles

On-Premise : un modèle fondé sur la souveraineté technique

Le modèle On-Premise, ou « sur site », repose sur l’hébergement du logiciel au sein même de l’infrastructure de l’organisation, à travers l’achat d’une licence logicielle à installer directement sur ses propres serveurs. Il implique la maîtrise directe de l’ensemble de la chaîne technique : serveurs, sécurité, mises à jour, sauvegardes, continuité de service. Ce modèle répond aux organisations qui souhaitent conserver un contrôle total sur leurs environnements, leurs données et leurs politiques de sécurité.

En résumé, l’entreprise possède et administre l’ensemble de la chaîne, aussi bien logicielle que matérielle.

SaaS : un service opéré et pensé pour l’agilité

Le Software as a Service (SaaS) repose sur un logiciel hébergé dans le cloud, accessible via un navigateur web, grâce à un abonnement mensuel ou annuel, et entièrement opéré par l’éditeur, comme Maarch, ou par un prestataire spécialisé. L’infrastructure, la maintenance, les mises à jour et la sécurité sont prises en charge par le fournisseur, permettant aux organisations de se concentrer sur l’usage plutôt que sur l’exploitation technique.

Pourquoi certaines organisations privilégient encore le On-Premise

Malgré la montée en puissance du SaaS, le On‑Premise conserve une pertinence dans certains contextes, en particulier pour les organisations soumises à des exigences réglementaires strictes ou qui souhaitent garder un contrôle total sur leur environnement informatique.

Parmi les avantages : 

• Maîtrise complète : l’entreprise contrôle entièrement son infrastructure, ses données et ses configurations
• Sécurité sur mesure : les équipes internes peuvent appliquer des politiques de sécurité très spécifiques, adaptées aux besoins propres de l’organisation
• Indépendance vis-à-vis d’Internet : le logiciel reste accessible même en cas de connexion externe limitée ou instable
• Investissement initial unique : achat de la licence sous modèle CAPEX, sans abonnement récurrent

Le caractère libre et open source des produits Maarch autorise cette liberté d’usage en On-Premise : nous ne forçons pas nos clients et chacun choisit le mode qui lui convient le mieux.
L’architecture simple et basée sur des couches basses largement éprouvées, elles-mêmes open source, permet d’obtenir la haute-maintenabilité qui fait défaut à des architectures produit complexes et propriétaires.

Pourquoi le SaaS s’impose comme un standard moderne et avantageux

Une meilleure maîtrise des coûts

Le SaaS transforme les dépenses d’investissement (CAPEX) en dépenses d’exploitation (OPEX). Il supprime les coûts liés à l’infrastructure, à l’énergie, à la supervision ou aux pannes, et offre une visibilité budgétaire stable via un abonnement.

Une capacité d’adaptation immédiate

Le SaaS permet d’ajuster rapidement les ressources : utilisateurs, stockage, modules fonctionnels. Cette élasticité répond aux organisations en croissance, multisites ou engagées dans des démarches de modernisation.

Une maintenance continue et transparente

Les mises à jour, correctifs de sécurité et évolutions fonctionnelles sont déployés automatiquement. Les équipes internes sont libérées des tâches d’exploitation et peuvent se concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée.

Un niveau de sécurité renforcé

Les fournisseurs de services SaaS mutualisent des investissements importants en cybersécurité, haute disponibilité et protection des données, avec un niveau d’expertise souvent supérieur à ce qu’une PME peut assurer en interne. De plus, les SLA¹ garantissent des engagements contractuels de performance et de disponibilité.

¹ Un SLA (Service Level Agreement), ou accord de niveau de service en français, est un document contractuel entre un fournisseur de services et son client qui définit précisément les engagements en matière de disponibilité, de performance et de support. Il décrit également la façon dont ces performances seront évaluées et validées, ainsi que les mesures prévues si les objectifs ne sont pas atteints.

La valeur ajoutée du SaaS avec Maarch

L’offre SaaS de Maarch se distingue par un ensemble de garanties et de services spécifiquement conçus pour répondre aux attentes des DSI et des métiers. Opter pour ce mode de déploiement c’est capitaliser sur notre expertise, tout en bénéficiant d’un environnement ultra-sécurisé, performant et constamment enrichi par l’innovation open source. Notre fonctionnement repose sur une infrastructure cloud dédiée, garantissant une haute disponibilité et réversibilité complète, incluant l’hébergement, l’exploitation, la supervision 24/7 et les mises à jour fonctionnelles automatiques de nos solutions logicielles (Maarch Courrier, Maarch Digital Flow, etc.).

Une équipe dédiée, structurée pour accompagner les DSI

Choisir Maarch en mode SaaS, c’est s’appuyer sur une organisation solide et spécialisée :

• 12 professionnels Xelians dédiés à l’infrastructure serveur
• 10 experts Maarch pour les couches applicatives
• 2 RSSI focalisés sur la sécurité et la conformité

Cette structuration garantit un pilotage clair, une expertise pointue et une capacité d’intervention rapide, sans solliciter vos équipes internes.

Un investissement massif dans la sécurité

La sécurité est un engagement mesurable. Maarch consacre plus de 400 000 € par an à la protection de ses environnements SaaS, incluant :

• Des scans réguliers et pentests
• La surveillance et supervision 24/7 par un SOC
• Des certifications renforcées
• Des solutions antivirus avancées
• Des programmes de bug bounty pour protéger les données

Des performances dimensionnées pour les usages métiers

L’infrastructure certifiée de Maarch repose sur une architecture robuste comprenant :

• 10 serveurs par site
• 140 Go de RAM de capacité cumulée
• 32 CPU

Cette capacité garantit une haute disponibilité, une montée en charge fluide et des temps de réponse adaptés aux environnements exigeants (volumétrie documentaire, pics d’activité, workflows complexes…).

Des services premium inclus en version standard

Le SaaS Maarch ne se limite pas à l’hébergement, il intègre des services à forte valeur ajoutée, sans contraintes économiques et/ou surcoût, comme :

• La gestion automatique des versions
• Des tableaux de bord analytiques Grafana
• L’édition en ligne via OnlyOffice Pro (mutualisé)
• La reconnaissance optique de caractère (OCR) intégrée
• Le traitement automatique des courriers (LAD)
• Un parapheur Pro inclus

Ces éléments renforcent la productivité des équipes et réduisent les intégrations à gérer côté SI.

L’IDP : une nouvelle génération d’automatisation documentaire

Le SaaS permet aussi de déployer rapidement les innovations Maarch, notamment autour de l’IDP (Intelligent Document Processing). Nous allons enrichir nos services SaaS avec cet outil de traitement intelligent :

• Extraction automatique de l’objet et de la date du courrier
• Rapprochement intelligent avec un contact existant
• Analyse de tonalité de courrier (exemple : neutre, réclamation, satisfaction)
• Génération de résumés de courriers
• Proposition de routage automatique vers les bons services
• Identification du type de courrier (réclamation, administratif, demande d’info…)

Ces fonctionnalités accélèrent la qualification, fiabilisent les processus et réduisent les tâches manuelles à faible valeur ajoutée.

L’IDP, qui requiert une puissance de calcul importante en raison de son moteur IA, devient accessible à un coût modéré grâce à la mutualisation offerte par le mode SaaS.

Un SaaS… mais open source : la garantie d’une réversibilité inverse

Contrairement aux solutions SaaS propriétaires, Maarch conserve son ADN open source. Cette approche offre un avantage majeur rare : la réversibilité inverse.

Vous pouvez passer de l’On-Premise au Saas, ou revenir à l’On-Premise sur le cœur Produit, sans rupture, sans dépendance technologique et sans forcément changer de solution.

Pour un DSI, c’est la garantie de garder la main sur son architecture, ses choix d’hébergement et son indépendance à long terme.

Conclusion

En conclusion, le SaaS vous permet de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier, tandis que Maarch veille à ce que vos outils de gestion de l’information restent performants, sécurisés et constamment à jour. La migration de l’On‑Premise vers le SaaS dépasse la simple question d’hébergement : elle engage la performance, la sécurité, la maîtrise budgétaire et la capacité d’évolution du système d’information.

Avec Maarch, vous bénéficiez d’un modèle robuste, sécurisé et évolutif, soutenu par des équipes expertes et des investissements continus en cybersécurité. Et parce que notre ADN reste open source, vous conservez un avantage décisif : la liberté. La liberté d’adopter le SaaS, mais aussi celle de revenir à l’On‑Premise si vos besoins évoluent, sans rupture ni dépendance.

Opter pour le SaaS chez Maarch, c’est adopter une solution moderne, durable et réversible, qui accompagne votre organisation aujourd’hui tout en lui ouvrant de solides perspectives pour demain.