Maarch is taking an important step and plans to roll out a new software update in early February: version 26.0.

This version brings major technical improvements and security updates, aimed at modernisation, component longevity and simplified maintenance.

Code Security and Maintainability

Support for Major Middleware¹ Updates

Updating the PHP and PostgreSQL versions aims to ensure performance and strengthen the system’s security — changes aligned with current technology standards.

¹ In computing, middleware is intermediary software that facilitates the exchange of information between different applications, tools and databases. It acts as a bridge to provide consistent, harmonised services.

Maintaining and Securing Dependencies

The libraries used for certain features will now be updated regularly to fix security vulnerabilities and ensure their longevity. Particular attention has been paid to SimpleSAMLphp, to strengthen the security of Azure-SAML authentication.

User Interface Modernisation

The interface redesign, aligned with current design standards, reduces technical debt and improves compatibility with modern browsers, without affecting the user experience — users keep their familiar reference points and habits.

Replacement of Obsolete Components

The Zend Lucene indexing engine is being replaced by Typesense, for more robust, high-performing and simplified maintenance of mail and the BAN (National Address Database), as well as a reduction in dependencies on unmaintained libraries.

The document conversion system is now based on LibreOffice, following the adoption of a more stable and maintainable solution, replacing Unoconv for document conversions not handled by the deployed editors.

Documentation – Migration to MkDocs

Version 26.0 brings concrete improvements, both to the documentation and to the features.

As part of this version, Maarch is migrating and consolidating all documentation spaces — for users, functional administrators, integrators and technical administrators — into MkDocs. This provides:

• unified, centralised documentation
• improved navigation
• more effective search, making it easier to quickly find information

New Features

Maarch continues to improve the user experience by extending and harmonising the sorting criteria lists in document lists. The five key areas (queue, tracked mail, folder, advanced search and default sort settings) now offer the same list of criteria, ensuring functional consistency. This list includes both the main criteria and custom fields.

The new update now includes two new native fields, « Summary » and « Tone », populated via the API. This development paves the way for better use of external data.

When electronically signing a PDF document, Maarch Courrier now automatically merges the signature tags.

This improvement helps make the final document more readable and consistent; it also enables better integration of signature information and increased reliability of electronically signed documents.

Conclusion

Version 26.0 secures its components to lay the groundwork for future developments:

• Uploading documents into the GEC from Google Drive,
• Transmission of signed official documents and associated data to FAST Actes, positioning Maarch Courrier in the management of administrative acts and council resolutions,
• Integration of an alternative electronic signature solution via the open-source Scard/Outsign components,
• Optimisation of application and UI performance to handle volumes of 100,000 users and 15,000 departments.

Maarch franchit une étape importante et prévoit de déployer, début février, une nouvelle mise à jour logicielle : la version 26.0.

Cette version apporte des évolutions techniques majeures et des mises à jour de sécurité, dans une logique de modernisation, de pérennité des composants et de simplification de la maintenance.

Sécurité et maintenabilité du code

Prise en charge des évolutions majeures du middleware¹

La mise à jour des versions de PHP et PostgreSQL vise à garantir les performances et à renforcer la sécurité du système. Des évolutions alignées avec les standards technologiques actuels.

¹ En informatique, un middleware, ou intergiciel en français, désigne un logiciel intermédiaire qui facilite les échanges d’informations entre différentes applications, outils et bases de données. Il joue un rôle de passerelle afin de proposer des services cohérents et harmonisés.

Maintenance et sécurisation des dépendances

Les librairies utilisées pour certaines fonctionnalités seront désormais mises à jour régulièrement afin de corriger les failles de sécurité et d’assurer leur pérennité. Une attention particulière est portée sur SimpleSAMLphp pour renforcer la sécurité de l’authentification via Azure-SAML.

Modernisation de l’interface utilisateur

La refonte de l’interface selon les standards graphiques actuels réduit la dette technique et améliore la compatibilité avec les navigateurs modernes, sans impact sur l’expérience utilisateur, qui conserve ses repères et ses habitudes d’utilisation.

Remplacement des composants obsolètes

Le moteur d’indexation Zend Lucene est remplacé par Typesense pour une maintenance des courriers et de la BAN plus robuste, performante et simplifiée, ainsi qu’une réduction des dépendances à des bibliothèques non maintenues.

Le système de conversion des documents repose désormais sur LibreOffice, après l’adoption d’une solution plus stable et maintenable, en remplacement d’Unoconv pour les conversions de documents non gérées par les éditeurs déployés.

Documentation – Migration vers MkDocs

La nouvelle version 26.0 apporte des améliorations concrètes, aussi bien sur la documentation que sur les fonctionnalités.

Dans le cadre de cette version, Maarch engage la migration et le regroupement de l’ensemble des espaces de documentation utilisateurs, administrateurs fonctionnels, intégrateurs et administrateurs techniques vers MkDocs. Cela permet :

• une documentation unifiée et centralisée
• une navigation améliorée
• une recherche plus efficace, facilitant l’accès rapide à l’information

Nouvelles fonctionnalités

Maarch poursuit l’amélioration de l’expérience utilisateur avec l’extension et l’harmonisation des listes de critères de tri dans les listes de documents. Les cinq espaces clé (bannette, courrier suivi, dossier, recherche avancée et paramétrage du tri par défaut) proposent désormais une liste identique de critères afin d’assurer une cohérence fonctionnelle. Cette liste inclut les critères principaux et les champs personnalisés.

La nouvelle mise à jour intègre maintenant deux nouveaux champs natifs, « Résumé » et « Tonalité », alimentés via l’API. Cette évolution ouvre la voie à une meilleure exploitation des données externes.

Lors de la signature électronique d’un document PDF, Maarch Courrier assure dorénavant la fusion automatique des tags de signature.

Cette amélioration contribue à rendre un document final plus lisible et homogène ; elle permet également une meilleure intégration des informations de signature et une fiabilité accrue des documents signés électroniquement.

Conclusion

La version 26.0 met en sécurité ses composants pour poser les bases des prochaines évolutions :

• Versement de pièces dans la GEC depuis Google Drive,
• Transmission des actes signés et des données associées vers FAST Actes, positionnant Maarch Courrier sur la gestion des actes et délibérations,
• Intégration d’une solution alternative de signature électronique via les composants Open Source Scard/Outsign,
• Optimisation des performances applicatives et de l’IHM pour répondre à des volumétries de 100.0000 utilisateurs et 15.000 services.

Maarch continue de développer son écosystème, avec la sortie d’un connecteur pour l’environnement de signature électronique Goodflag, autrefois connu sous le nom de LexPersona.

Très présent dans les ministères, ce connecteur vient compléter la liste des parapheurs compatibles avec Maarch Courrier (voir Envoyer des documents · Documentation Maarch Courrier).

Il est en partie financé par notre client sponsor : l’ARS de la Réunion, que nous remercions chaleureusement. Le solde du financement est assuré par Maarch.

Un connecteur conforme aux standards Éditeur

Une nouvelle section « Goodflag » est disponible dans l’administration afin de centraliser et simplifier sa gestion depuis un point unique. Elle permet aux administrateurs techniques de configurer directement, depuis l’interface, l’ensemble des paramètres liés à la communication avec la plateforme de signature électronique Goodflag.

En tant qu’éditeur de Maarch Courrier, nous nous assurons que chaque développement
souscrit à nos standards de qualité afin de garantir :

• une maintenabilité optimale,
• une durabilité renforcée,
• des fonctionnalités administrables par un profil fonctionnel.

Ainsi, ce connecteur s’inscrit dans une architecture de développement hexagonale (Architecture hexagonale — Wikipédia) qui nous permet de mutualiser et d’isoler du code, tout en associant à chaque fonctionnalité ses tests unitaires.

Certains de nos clients exercent dans des secteurs particulièrement sensibles, où toute modification des fichiers de configuration nécessite un bon d’intervention auprès des équipes infrastructure.

C’est pourquoi nous faisons le choix de centraliser au maximum le paramétrage au niveau des écrans d’administration, à destination des administrateurs techniques. Cela inclut notamment : la gestion de l’URL et du token d’accès, la page de consentement, le profil de signature.

Enfin, nous nous sommes attachés à rendre ce connecteur le plus complet possible : 

• Signataires externes à la volée en mode OTP
• Plusieurs signataires possibles sur la même étape de circuit : un seul signataire fait passer à l’étape suivante (configuré au lancement du parapheur)
• Webhooks pour la récupération des documents en sortie du parapheur

Fonctionnalités clés du connecteur Goodflag

L’intégration du connecteur Goodflag permet :

• L’envoi de documents vers un circuit de signature configuré dans Goodflag, directement depuis Maarch Courrier.
• La récupération automatique des documents signés, intégrés au courrier initial.
• La gestion des refus de signature, accompagnés d’annotations précises provenant de Goodflag.

Workflow d’envoi vers Goodflag

→ Initiation du circuit de signature

Lorsque le dernier administrateur d’un courrier a terminé son action, celui-ci est automatiquement transféré au rédacteur. Le courrier est placé dans une bannette dédiée, par exemple : « Courriers à envoyer vers Goodflag pour signature »

Depuis cette bannette, le rédacteur peut initier l’envoi vers le parapheur Goodflag via une fenêtre modale dédiée qui s’ouvre à cet effet.

→ Configuration du circuit de signature

La fenêtre modale est divisée en deux sections :

• Volet gauche : configuration du circuit de signature avec sélection d’un modèle de circuit prédéfini (type de consentement, profil de signature) ou création d’un circuit personnalisé.
• Volet droit : gestion des documents à transmettre, incluant les pièces à signer ou à annexer. Le rédacteur peut également y ajouter d’autres documents.

Le rédacteur peut ensuite ajouter des signataires, internes ou externes à Goodflag, définir des étapes de signature (séquentielles ou parallèles), attribuer à chaque signataire un rôle (signature obligatoire ou facultative, modulable en un clic) et prépositionner les zones de signature sur les documents.

→ Fonctionnalités d’assistance

Parmi les fonctionnalités d’assistance, vous retrouvez la saisie assistée pour rechercher les utilisateurs Goodflag par les premières lettres du nom. L’ajout de signataires externes via un formulaire simplifié. La visualisation claire du circuit avec étapes numérotées. La transmission technique et verrouillage documentaire.

L’envoi repose sur l’action système existante « Envoyer au parapheur externe ». Les documents sont convertis au format PDF et passent en statut gelé durant tout le circuit de signature. Les utilisateurs Goodflag sont récupérés dynamiquement via l’API.

→ Documents signés

À la fin du circuit de signature, les documents sont automatiquement rapatriés dans Maarch Courrier avec le statut signé. Le système affiche le dernier signataire et la date de signature sous forme de légende dans l’onglet “Pièces jointes”. Le dossier de preuve de signature est également intégré et téléchargeable.

→ Documents refusés

En cas de refus, le courrier passe en statut refusé et le document concerné retourne à l’état de courrier à traiter. L’annotation de refus, incluant le motif, est enregistrée dans le fil d’annotations.

Implémentation technique

• Webhooks : réception automatique d’événements (signature ou refus) envoyés par Goodflag à Maarch Courrier.
• Synchronisation en temps réel des statuts via les données transmises.
• Conservation des standards de traitement Maarch : mises à jour automatiques des statuts selon le paramétrage fonctionnel.
• Appels API Goodflag pour la récupération des utilisateurs, l’accès aux modèles de signature, profils et pages de consentement, l’affichage des détails techniques pour chaque choix effectué par l’utilisateur.

Conclusion

L’intégration du connecteur Goodflag marque une étape décisive dans la modernisation de Maarch Courrier. Elle offre aux organisations une solution robuste, sécurisée et intuitive pour gérer les circuits de signature, tout en garantissant conformité et efficacité.

Cette avancée ouvre la voie à de futures intégrations avec d’autres services de confiance, dans une logique de transformation numérique globale.

Maarch continues to expand its ecosystem, with the release of a connector for the Goodflag electronic signature platform, formerly known as LexPersona.

Widely used within government ministries, this connector adds to the list of signing platforms compatible with Maarch Courrier (see Sending documents · Maarch Courrier Documentation).

It is partly funded by our sponsor client, the Réunion Regional Health Agency (ARS), whom we warmly thank. The remaining funding is provided by Maarch.

A Connector Compliant with Publisher Standards

A new « Goodflag » section is now available in the admin area, centralising and simplifying its management from a single location. It allows technical administrators to configure, directly from the interface, all the settings related to communication with the Goodflag electronic signature platform.

As the publisher of Maarch Courrier, we make sure that every development
meets our quality standards, to guarantee:

• optimal maintainability,
• enhanced durability,
• features that can be administered by a functional user profile.

This connector is therefore built on a hexagonal development architecture (Hexagonal architecture — Wikipedia), which allows us to share and isolate code, while pairing each feature with its own unit tests.

Some of our clients operate in particularly sensitive sectors, where any change to configuration files requires a service request to the infrastructure teams.

This is why we chose to centralise configuration as much as possible within the admin screens, for technical administrators. This notably includes: managing the URL and access token, the consent page, and the signature profile.

Finally, we made every effort to make this connector as complete as possible: 

• On-the-fly external signatories via OTP
• Multiple signatories possible at the same workflow step: only one signatory is required to move to the next step (configured when launching the signing platform)
• Webhooks for retrieving documents once they leave the signing platform

Key Features of the Goodflag Connector

Integrating the Goodflag connector enables:

• Sending documents to a signing workflow configured in Goodflag, directly from Maarch Courrier.
• Automatic retrieval of signed documents, integrated into the original mail item.
• Managing signature refusals, accompanied by precise annotations from Goodflag.

Workflow for Sending to Goodflag

→ Initiating the signing workflow

Once the last administrator handling a mail item has completed their action, it is automatically forwarded to the drafter. The mail item is placed in a dedicated queue, for example: « Mail items to send to Goodflag for signature »

From this queue, the drafter can initiate the transfer to the Goodflag signing platform via a dedicated modal window that opens for this purpose.

→ Configuring the signing workflow

The modal window is divided into two sections:

• Left panel: signing workflow configuration, with the option to select a predefined workflow template (consent type, signature profile) or create a custom workflow.
• Right panel: management of the documents to be sent, including files to be signed or attached. The drafter can also add other documents here.

The drafter can then add signatories, whether internal or external to Goodflag, define signing steps (sequential or parallel), assign each signatory a role (mandatory or optional signature, adjustable in one click), and pre-position signature zones on the documents.

→ Assistance Features

Among the assistance features, you’ll find assisted search, to look up Goodflag users by the first letters of their name; adding external signatories via a simplified form; clear visualisation of the workflow with numbered steps; and technical transmission and document locking.

Sending relies on the existing system action « Send to external signing platform ». Documents are converted to PDF and placed in a frozen status throughout the signing workflow. Goodflag users are retrieved dynamically via the API.

→ Signed Documents

At the end of the signing workflow, documents are automatically returned to Maarch Courrier with a signed status. The system displays the last signatory and the signature date as a caption in the « Attachments » tab. The signature proof file is also included and downloadable.

→ Rejected Documents

In the event of a refusal, the mail item is set to rejected status and the document concerned returns to the « to be processed » state. The rejection annotation, including the reason, is recorded in the annotation thread.

Technical Implementation

• Webhooks : automatic reception of events (signature or refusal) sent by Goodflag to Maarch Courrier.
• Real-time status synchronisation via the transmitted data.
• Adherence to Maarch processing standards: automatic status updates based on the functional configuration.
• Goodflag API calls for retrieving users, accessing signature templates, profiles and consent pages, and displaying technical details for each choice made by the user.

Conclusion

The integration of the Goodflag connector marks a decisive step in the modernisation of Maarch Courrier. It offers organisations a robust, secure and intuitive solution for managing signing workflows, while ensuring compliance and efficiency.

This advancement paves the way for future integrations with other trusted services, as part of a broader digital transformation approach.

Some background

Maarch was the first GEC to natively integrate Maileva connectors into its interfaces, for:

• sending standard letters, in black and white or color, with single or double windows
• sending hybrid registered letters (LREL), where dispatch is digitalized while delivery remains physical, through the postal carrier.

The evidentiary function in the second case is at its maximum and strictly equivalent to a paper mailing.

The fully electronic registered letter (LRE) is fairly complex and is aimed more at correspondence with businesses, notaries, and legal entities in general. As a result, we haven’t received client requests for this offering, which is rarely used by public-sector organizations.

We were, however, won over by Docaposte Maileva‘s offering around Electronic Registered Mail (ERE), which does not require identity verification for either the sender or the recipient. The principle is very simple: in short, it’s an email with receipt validation through a trusted third party.

ERE carries evidentiary value, and can be used whenever the law does not require a traditional registered letter.

Examples of use cases are available on the Maileva website: https://www.maileva.com/nos-solutions/ere/

• Amicable debt collection
• Formal notice
• Supplier changes
• Factoring
• Information and reminder letters
• Rental property management

Key features of ERE

Recipient consent : not required

Identification of sender and recipient : no

Sender anonymity : yes

Acknowledgment of receipt : the recipient has 15 days to acknowledge receipt

Proofs : proof of deposit and dispatch, proof of receipt, proof of refusal, proof of negligence, and proof of non-delivery

Integrating ERE into Maarch Courrier

As a user with an ERE subscription with Maileva, you can send digital mailings directly from Maarch Courrier, using the “simple electronic registered mail” distribution mode.

This fully digitalized option lets you benefit from an entirely digital mailing, with a reduced delivery time and immediate proof generation.

In the Maileva mailing administration settings, you can create an ERE-type template and choose the sender for your mailings. Each template is made available to the selected entities.

Using the Maileva sending modal, select the ERE template configured in the administration settings, then send the mailing made up of the selected documents (“integrated into Maileva mailings”). All documents from a piece of mail sent via ERE are grouped into a single mailing addressed to each recipient.

In the sent items interface, for a Maileva mailing, download the proof of deposit.

And receive your proof of deposit, dispatch, and receipt in PDF format.