Maarch Courrier au sein d’Orléans Métropole

Le projet Orléans Métropole avec Maarch Courrier

Orléans Métropole déploie divers dispositifs de mutualisation tels que les groupements de commandes et la mutualisation de services (ex. : DSI, les déchets…) de sorte à rationaliser les ressources et à améliorer la collaboration entre les communes.

Orléans Métropole, une structure intercommunale composée de 22 communes et comptant plus de 292 000 habitants, a acquis le statut de métropole en mai 2017.

La réforme des collectivités territoriales, introduite par la loi du 16 décembre 2010, a renforcé cette approche en favorisant la création de services communs et le partage de biens, dans le but d’optimiser les coûts et de faire converger les méthodes de travail.

Par exemple, en termes de logiciel, le logiciel Cart@DS a été mis en place sur l’ensemble des 22 communes, pour la gestion des dossiers d’urbanisme et d’habitat.

Maarch et la gestion du courrier

La métropole décide dès 2018 de fournir aux communes adhérentes la solution Maarch Courrier, un logiciel libre et open source et 100 % français. Ce choix est intervenu après une étude technique approfondie, qui a mis en valeur ses capacités d’évolution et son adéquation aux besoins.

Du fait du caractère libre et open source de Maarch Courrier, et des conclusions de l’étude technique, la métropole était en droit de passer un marché exclusif avec l’éditeur de Maarch Courrier, conformément à l’article 30 du code des marchés publics, avec pour ambition d’intégrer des évolutions dans le futur standard du produit.

À ce jour, Maarch Courrier est utilisé par 14 communes : Chécy , Fleury-les-Aubrais, Ingré, La Chapelle Saint Mesmin, Mardié, Olivet, Ormet, Saint-Cyr-En Val, Semoy, Saint-Hilaire Saint – Mesmin, Saint- Jean le Braye, Saint- Jean le Blanc, Saint- Jean de la ruelle, Saint-Pryvé Saint-Masmin.

Choix d’implémentation

Le projet de gestion du courrier via Maarch Courrier est un exemple type d’implémentation dans un environnement mutualisé. Orléans Métropole, possédant les ressources humaines et techniques adéquates, a choisi d’héberger le service dans son propre datacentre, autrement dit en On-Premise.

Ce choix n’a jamais été remis en cause depuis 2018, c’est également le cas de nombreux grands EPCI disposant des ressources nécessaires pour héberger ce type de projet sur leurs propres serveurs.

Nous avons donc opté pour la création d’une instance commune pour la ville et la métropole, facilitant les échanges de courriers entre ces deux entités via une simple redirection et un champ personnalisé pour indiquer le périmètre.

En revanche, chaque commune adhérente dispose de sa propre instance, hébergée également dans le datacentre de la métropole. La collectivité de Fleury-les-Aubrais a aussi choisi de communiquer avec la CA au travers du mécanisme « Maarch2Maarch« .

Par exemple, un courrier relatif à un problème de voirie survenu à Fleury-les-Aubrais est réexpédié à la métropole pour traitement, car la voirie est un domaine de compétence intercommunal.

Ce mécanisme permet à la commune de Fleury-les-Aubrais de suivre l’évolution du traitement de la demande, assurant ainsi une collaboration efficace avec Orléans Métropole.

La GEC en vitesse de croisière

Depuis 2018, Maarch Courrier est pleinement opérationnel au sein d’Orléans Métropole, au sein de 14 communes sur les 22 ayant adhéré au service.

Ces communes varient en taille et en population, allant de quelques milliers à plusieurs dizaines de milliers d’habitants.

Lors de la phase de projet, des modèles de paramétrage spécifiques pour les petites et moyennes communes ont été créés, permettant aux équipes de la métropole d’assurer elles-mêmes le déploiement en toute autonomie.

L’équipe autonome dédiée de la gestion électronique du courrier (GEC) se compose de trois personnes, chacune assumant des responsabilités spécifiques, à temps partiel, pour assurer le maintien et l’évolution du système, telles que :

• Un chef de projet informatique (DSI)
• Une cheffe de projet métier, au niveau du Secrétariat Général, et intervenant en assistance au niveau des petites collectivités, les plus grandes étant relativement autonomes.
• Un responsable applicatif (DSI) assurant le paramétrage, les mises à jour et le support technique N2

Grâce aux scripts et à la documentation fournie par Maarch, l’équipe effectue des mises à jour régulières du logiciel. Chaque année, environ 20.000 courriers sont enregistrés dans l’instance commune de la ville et de la métropole.

Dans l’ensemble, le périmètre fonctionnel avait été correctement défini dès le départ et n’a que peu évolué, à l’exception de quelques ajustements de paramétrage tels que la gestion des bannettes de supervision, les étapes de validation et la maintenance des référentiels.

Parmi les évolutions notables figure l’intégration du connecteur IXBus SRCI  qui  permet d’envoyer le master du courrier à signer dans le parapheur. En effet, IXParapheur est le seul parapheur à notre connaissance autorisant la modification du document avant signature, à condition qu’il dispose du master.

Architecture

À Orléans Métropole, l’application Maarch Courrier fonctionne sur un serveur unique sous Ubuntu Server 22.04 LTS, tandis que la base de données est hébergée séparément sur un serveur dédié utilisant Postgres 12.

L’application est accessible depuis l’extérieur uniquement pour permettre aux utilisateurs de se connecter en dehors du réseau de la Métropole, comme c’est également le cas pour d’autres applications. En matière de périmètre applicatif.

La métropole d’Orléans suit  scrupuleusement les   recommandations fournies par Maarch en ce qui concerne les mises à jour.

Dans le cadre de la gestion des accès aux systèmes, chaque commune dispose d’un administrateur dédié au paramétrage des comptes. Ce dernier est responsable de la création des comptes utilisateurs et de l’attribution des droits d’accès.

Pour l’accès externe, une connexion sécurisée est mise en place via un reverse proxy, permettant ainsi d’exposer les services nécessaires tout en assurant la protection du réseau interne. En termes d’infrastructure, Orléans Métropole utilise la solution de virtualisation Simplivity, qui garantit une gestion optimisée des ressources et une haute disponibilité.

Enfin, l’architecture du projet repose sur des serveurs dédiés : des serveurs spécifiques sont affectés à la gestion de la base de données et à celle de l’application, permettant une séparation des tâches et une meilleure performance du système. Les performances ont été maintenues à un niveau satisfaisant, même face à l’augmentation de la charge, grâce au renouvellement des serveurs effectué par la collectivité en cours de projet.

Ce sont 1683 utilisateurs actifs qui ont manipulé plus de 248 093  courriers qui sont enregistrés au sein de leur instance Maarch Courrier depuis février 2010.

Répartition des utilisateurs en fonction du nombre total de courrier par ville d’Orléans Métropole

Pour optimiser la numérisation des courriers entrants, la métropole utilise trois scanners Fujitsu ScanSnap et a affecté deux opérateurs pour traiter environ 30 courriers papier par jour. La capture des courriels depuis un dossier sur le serveur Exchange, associée à la numérisation des courriers papier, a permis de numériser environ 20 000 courriers en 2023, contre 15 700 à ce jour en 2024.

Le témoignage de Christelle Bonnivard :

Orléans Métropole et ses 22 communes regroupent plus de 282 000 habitants dans une aire urbaine de 430 000 habitants, un territoire en pleine croissance démographique. Parmi ces communes, 14 ont choisi de se lancer dans le projet Maarch.

La Métropole souhaitait mettre en place un système de suivi de courrier fiable permettant de répondre aux administrés dans un délai imparti.

Grâce au logiciel Maarch Courrier, nous bénéficions d’une traçabilité complète des courriers, depuis leur réception jusqu’à leur clôture, avec la possibilité de faire un suivi en ajoutant des annotations.

Maarch permet une dématérialisation totale, notamment pour l’envoi des accusés de réception par e-mail, la signature numérique via Ixbus, et la réponse directe par Maarch, éliminant le besoin de passer par un autre logiciel pour les envois de réponses par e-mail. L’outil permet également de communiquer avec certaines communes de la métropole grâce au module Maarch2Maarch.

Prochain défi

Dans un avenir proche, Orléans Métropole souhaite passer sur Postgres 16, et trouver un autre système de virtualisation que VMware.

La municipalité d’Orléans pourrait être intéressée par la V24 de Maarch Courrier qui propose de nouvelles fonctionnalités telles que l’intelligence artificielle Maarchie, qui aide à la rédaction de courriels sortants, dans le but d’améliorer l’efficacité des processus intercommunaux.

Le mot de la fin

La GEC d’Orléans Métropole est la parfaite illustration de la pertinence d’une solution open source comme Maarch Courrier : déploiement libre, appropriation, contribution, fédération autour d’un projet commun. Face aux resserrements budgétaires inéluctables, c’est le moyen de faire plus avec moins d’argent public. L’époque nous oblige à repenser notre façon de fonctionner, et l’open source est l’une des clés de l’optimisation des budgets combinée à la réappropriation de notre souveraineté.

Jean-Louis Ercolani – Directeur Général Maarch