La préfecture d’Île-de-France déploie Maarch Courrier

La préfecture de la région d’Île-de-France, préfecture de Paris a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques au niveau régional pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social.

Administration essentielle de la vie régionale, elle emploie en propre quelques 500 agents et coordonne l’action des différents services de l’Etat et les directions régionales chargées de mettre en œuvre les politiques publiques à l’échelle francilienne. Placée sous la tutelle du Ministère de l’Intérieur, elle est dirigée par M. Marc GUILLAUME, Préfet de la région d’Île-de-France, préfet de Paris.

Modernisation de l’action publique

La préfecture de la région d’Île-de-France est particulièrement engagée dans la modernisation de l’action publique et la transformation numérique de ses services.

Au sein du Secrétariat Général aux Moyens Mutualisés, placé sous l’autorité de Mme Claire CHAUFFOUR-ROUILLARD, préfète, Secrétaire Générale aux Moyens Mutualisés, le Service de Modernisation de l’Etat participe à la modernisation de l’action publique et veille à la mise en œuvre de nombreux projets innovants.

Dès 2021, la préfecture d’Île-de-France a engagé une étude pour le déploiement d’une solution de dématérialisation des courriers et des parapheurs. Cette dématérialisation, engagée dans le contexte de la crise du COVID et la généralisation de nouveaux modes de travail, apparait comme un levier essentiel pour renforcer l’efficience opérationnelle de la préfecture et améliorer les conditions de travail des agents.

À l’issue d’une vaste étude prospective, la solution Maarch Courrier a été retenue.

Hébergée sur les serveurs du Ministère de l’Intérieur, elle présente toute les fonctionnalités requises aux missions des préfectures dans des conditions de sécurité optimales pour la confidentialité des données publiques.

Expérimenter et accompagner

Dès janvier 2022, une expérimentation visant à préparer le déploiement de la solution et l’accompagnement des agents, a été mise en œuvre. Elle concernait 4 services de la préfecture et près de 50 agents et a duré quatre mois.

À l’issue de cette expérimentation, les conclusions particulièrement probantes ont permis d’engager le déploiement opérationnel de la solution à l’ensemble du périmètre de la préfecture. Soucieuse d’accompagner les agents dans la prise en main de ce nouvel outil afin d’en tirer tous les bénéfices, l’équipe-projet a élaboré une stratégie de conduite du changement et a engagé dès septembre 2022 le déploiement progressif de cet outil à toute la préfecture.

L’accompagnement de la société Maarch, tout au long de l’expérimentation et du déploiement de l’application, a été particulièrement riche et adapté au contexte de la préfecture. 

À travers les formations dispensées, l’équipe-projet et les utilisateurs-métiers ont pu prendre en main de façon didactique l’application et organiser à leur tour la formation des autres agents impliqués tour à tour dans le projet. Les fonctionnalités de la solution, particulièrement adaptées aux enjeux du secteur public, ont  particulièrement séduit les agents mobilisés et se sont révélés comme un levier fort pour le déploiement de la solution.

Répondre aux enjeux du présent : limiter l’impact environnemental de la préfecture

La mise en place de la solution Maarch Courrier répond à plusieurs enjeux forts pour les organisations publiques.

Dans un contexte de diminution des volumes de courriers physiques et de diversification des sources de saisine des services publics, la mise en place d’une solution robuste de dématérialisation du courrier permet de centraliser les contacts extérieurs et de les distribuer, avec fiabilité et rapidité, au sein de l’organisation. Cette prise en compte de l’évolution des usages des citoyens concoure de manière significative au maintien de services publics au plus près des usagers.

D’autre part, la préfecture de la région d’Île-de-France, soucieuse de limiter son impact environnemental et engagée dans plusieurs projets de développement durable, a souhaité également mettre en place cette solution pour diminuer significativement sa consommation de papier et d’encre. 

Cette diminution de la documentation physique a été rendu possible par les garanties offertes par la solution pour accéder aux documents et garantir une circulation fiable au sein de la préfecture.