De la validation à la diffusion de documents, Maarch Courrier, outil de la transition numérique à l’Agence Française de Développement
L’Agence française de développement (AFD), est une institution financière publique qui met en œuvre la politique de développement de la France, agit pour combattre la pauvreté et favoriser le développement durable.
Présente dans 115 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Amérique Latine, dans la Caraïbe et l’Outre-mer, cet établissement public finance et accompagne des projets qui améliorent les conditions de vie des populations, soutiennent la croissance économique et protègent la planète.
Les équipes de l’AFD sont engagées dans plus de 4 000 de ces projets à fort impact social et environnemental. Ils contribuent ainsi à l’engagement de la France et des Français en faveur des Objectifs de développement durable (ODD).
Accompagner la transition numérique
Parmi les missions des projets menés par l’AFD, il y a celle de l’accompagnement à la transition technologique et numérique. Mission qu’elle s’applique à elle même, avec notamment la mise en place d’un parapheur électronique permettant de viser et signer les notes internes.
Le besoin de l’AFD était de mettre en place un outil permettant d’optimiser les circuits d’approbation et de validation des correspondances. Il s’agissait de réduire les délais d’approbation des documents, d’éviter les pertes de document dans les services.
Dans un premier temps ce sont les notes internes (information, décision, etc) qui étaient concernées. Le besoin s’est rapidement étendu vers les métiers des finances pour la gestion des demandes d’achat.
Pour répondre à ce besoin, l’AFD a fait appel au services de Maarch pour son produit de gestion électronique des correspondances Maarch Courrier.
C’est notamment le parapheur présent dans Maarch Courrier et son mode de licence open source qui ont séduit l’équipe projet.
L’outil attendu est baptisé “paraf”, il doit être accessible à l’ensemble des collaborateurs de l’AFD afin qu’ils puissent traiter les notes internes :
– enregistrer au format numérique une note interne
– démarrer un circuit visa
– viser la note
– diffuser la note dans les services adéquats
– prendre connaissance de la note
Adaptation de l’outil et MCO : la réponse de Maarch
Le projet ayant démarré en septembre 2018, c’est la version 18.10 de Maarch Courrier qui a été déployée.
Pour répondre aux besoins de la note interne, l’équipe intégration de Maarch a fait quelques adaptations afin de répondre pleinement à la gestion des notes internes.
Nous avons d’ailleurs intégré à la feuille de route 20.03 puis 20.10 les évolutions réalisées sur ce projet.
L’outil paraf est également connecté au SSO de l’AFD, c’est la technologie CAS qui a été mise en place pour réaliser cette intégration.
Pour assurer un suivi et un support continu de la plateforme, nous avons contractualisé un contrat MCO avec l’AFD. Cela leur permet d’avoir accès à un chef de projet dédié et à un volant de jours de paramétrage / customisation du produit / transfert de compétences aux équipes internes de l’AFD.
Une migration est prévue pour fin 2020, cela permettra à l’AFD d’être sur une version standard du produit avec pour cible la 20.10 où nous porterons les dernières demandes spécifiques du projet paraf.
2 000 utilisateurs au quotidien
L’outil paraf est largement diffusé au sein de l’AFD, il est utilisé au quotidien par plus de 2000 utilisateurs pour y gérer les notes internes et est déployé au fur et à mesure dans les différents services et agences de l’AFD pour la gestion des notes internes et des demandes d’achat.
Il aura mobilisé plus de 80 jours de prestation depuis le début du projet et l’implication forte des divisions de la DSI “Nouveaux Services Numérique et Architecture” (SNA) et “Support et applications” (SAP).
Nous avons fait appel à la solution Maarch courrier dans le cadre d’initiatives numériques, dans un contexte de dématérialisation des parapheurs.
Les échanges ont été très fluides avec l’équipe Maarch, ils ont su nous accompagner pour paramétrer l’application et l’adapter à nos processus métier particuliers, avant d’impacter les versions éditeur.
La majeure partie des besoins spécifiques de nos utilisateurs a pu être adressée par paramétrage.
A ce jour Paraf nous permet de gérer 6 types de notes internes avec leurs particularités, une dizaine de profils utilisateurs et une trentaine de bannettes. 3 500 notes ont suivi un circuit de validation dans PARAF. Nous savons à tout moment quel est le prochain viseur/signataire !
Le retour de nos utilisateurs est positif quant à la facilité de prise en main de l’outil, nous avons d’ailleurs plusieurs nouveaux sujets à l’étude.
Gaëlle CHAUVEL
Responsable de support Applicatif
Agence Française de Développement