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Maarch sera présent au Paris Open Source Summit #5 les 10 et 11 décembre 2019 aux Docks de Paris.

Rencontrez les équipes de Xelians pour la 5ème édition du premier événement en Europe sur l’Open-Source : Paris Open Source Summit !

Le POSS c’est quoi ?

C’est le « premier événement européen sur l’Open-Source, les logiciels libres et l’innovation ouverte ». Avec 5000 visiteurs, 400 conférences, 150 exposants, 50 partenaires et une dizaine d’événements associés, OSS Paris est le rendez-vous communautaire qui met en avant les technologies open source utilisées dans les transformations numériques de tous secteurs.

 

Véritable acteur du Libre et gagnant du prix acteurs du Libre en 2016, Maarch sera présent durant ces deux jours pour aller à la rencontre des contributeurs, décideurs et utilisateurs de cet écosystème.

Inscrivez-vous dès maintenant et venez à la rencontre de nos experts !

Retrouvez Maarch les 10 et 11 décembre aux Docks de Paris

Maarch, acteur actif du Libre,
sera présent à Nancy

Rejoignez Maarch à l’événement organisé par la ville de Nancy :

Le Libre sur la Place

le 26 novembre 2019 dès 9H00

Lors de cet événement, Maarch partagera avec vous les avantages du logiciel libre pour votre organisation.
Composé de spécialistes de l’édition de logiciels, de gestion de courrier et de gestion documentaire en archivage électronique , Maarch a développé une véritable expertise métier.

Connaissez-vous les 5 raisons de choisir un logiciel libre et open source ?

1. Vous vous appropriez votre solution
2. Vous disposez d’une solution adaptée
3. Vous profitez d’une innovation continue
4. Vous disposez d’une solution économique
5. Vous travaillez en toute souplesse

Maarch présentera également à l’ensemble des acteurs de l’innovation publique (élus, décideurs, agents des collectivités territoriales et autres organismes publics, entreprises, citoyens…) l’ensemble de ses solutions numériques :

pictogramme Maarch Courrier
Le logiciel de référence pour la gestion des correspondances administratives. De l’acquisition du courrier à l’expédition d’une réponse formellement signée, Maarch Courrier optimise vos processus.
Pictogramme Maarch RM

Le Système d’Archivage Electronique (SAE) normé et agréé par le SIAF permettant d’archiver en SaaS ou chez vous l’ensemble de vos flux numériques natifs : marchés publics, PES, Actes, vrac numérique, etc.

Pictogramme Maarch Parapheur

Le parapheur électronique vous permet d’apposer simplement une signature graphique et électronique sur un document, sur tablette ou PC, à des tarifs autorisant d’en démocratiser l’usage.

Quels sont les avantages d’opter pour les logiciels libres ?

Qu’est-ce qu’un logiciel libre ?

Un logiciel libre est un logiciel dont le code est mis à disposition des utilisateurs. Ainsi, ils disposent des 4 libertés fondamentales :

 

  • La liberté d’utiliser le logiciel: l’utilisateur peut utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel

 

  • La liberté de copier le logiciel: il est possible de posséder une copie du logiciel sans être accusé de fraude, de contrefaçon, de piratage

 

  • La liberté d’étudier le logiciel: le code étant ouvert, l’utilisateur peut totalement étudier le code, et ainsi déterminer les éléments forts, la construction, la technologie utilisée, etc.

 

  • La liberté de modifier le logiciel et de redistribuer les versions modifiées : l’utilisateur peut dans ce cas, après étude du code, modifier les parties souhaitées, ajouter ou supprimer des fonctionnalités. Autrement dit, se servir d’une base pour avoir le logiciel sur-mesure. Enfin, cette version peut être distribuer par la personne ayant effectué les modifications.

Quels sont les avantages d’être doté d’un logiciel libre ?

la personnalisation : l’ouverture de code facilite l’ajout (ou la suppression) de nouvelles fonctionnalités, la traduction des logiciels dans différentes langues et différents dialectes, mais également le développement dans des structures ou pays ne bénéficiant pas des ressources nécessaires.

 

la visibilité du projet : le contenu technique est mis à disposition et expliqué, on connait le rythme des développements et il est facile d’en suivre l’évolution.

 

la communauté : dans le développement d’une solution logicielle libre, la communauté est une ressource virtuelle puissante et non négligeable.  Les groupes d’utilisateurs et différentes associations connues organisent généralement des rencontres entre les différents acteurs, les rendant ainsi tous accessibles.

 

la qualité du code : le code ouvert pousse inconsciemment les développeurs à porter une attention particulière à la qualité du code. La communauté peut se montrer sévère mais aussi encourageante et bienveillante, et au final aide à progresser.

 

la sécurité du code : connaitre les détails du code d’un logiciel permet aussi de garantir la sécurité de ce dernier. Les failles de sécurité peuvent être détectées par des auditeurs indépendants ou par la communauté. Attention en termes de sécurité, le secret n’est pas la sécurité !

 

-l’indépendance : lorsque vous utilisez des logiciels propriétaires, vous êtes dépendant de l’éditeur et du distributeur des produits. Autrement dit, en cas de cessation d’activité, il devient compliqué voire impossible de poursuivre l’exploitation du logiciel.

En ce qui concerne la réversibilité, vous n’êtes plus tributaire de l’éditeur pour migrer vos données dans un autre logiciel.

 

la pérennité du logiciel : elle est garantie grâce à l’ouverture, tout comme les données qui le sont grâce aux respects des normes et standards internationaux, souvent respectés dans le monde du libre.

 

le coût d’acquisition : un vrai logiciel libre ne fait pas payer de licence pour son utilisation. Pour autant, cela ne veut pas dire que sa mise en place est « gratuite ». En effet, il y a souvent un amalgame entre libre et gratuit. Cela provient de l’anglais où « Free » signifie gratuit et libre. Une partie du budget rendu disponible est affecté à l’accompagnement et aux formations et optimise donc les chances de réussite.

Digital Tour 2019

Facilitez votre mise en conformité RGPD au travers de solutions digitales

Visuel principal Digital Tour

Nous vous donnons rendez-vous du 26 Septembre au 14 janvier 2020 dans 10 villes de France pour nos petits déjeuners thématiques sur le RGPD.

La mise en conformité RGPD des entreprises devient incontournable avec la transition digitale, la dématérialisation des processus, des documents et l’augmentation des volumes de données.

Nos experts, ainsi que notre partenaire DocuWare, vous présenteront une solution complète pour faciliter votre mise en conformité RGPD : Numérisation Fidèle > Gestion documentaire > Système d’archivage

Rendez-vous à Paris, Rouen, Marseille, Toulouse, Lyon, Grenoble, Monaco, Lille, Nantes et Bordeaux pour le Digital Tour !

carte du Digital Tour

Programme :

  • 8h30 – Accueil-café
  • 9h15 – Contexte et enjeux liés au RGPD
  • 9h50 – Démonstration de la solution DocuWare
  • 10h15 – Questions/Réponses
RDV les 1er, 2 et 3 octobre 2019 !

Maarch participe aux Salons Solutions !

Retrouvez Maarch pour la nouvelle édition des Salons Solutions à Paris Porte de Versailles, les 1er ,2 et 3 octobre prochains, Pavillon 3 – Salon Démat’.

  • Venez nous rencontrer, discuter avec nous de vos projets (de dématérialisation, d’archivage, de gestion électronique de documents et de signature électronique) et demander une démonstration de nos solutions !

 

  • Vous souhaitez approfondir vos connaissances sur l’archivage numérique ou encore connaître les critères clés pour choisir une GED en 2019 ?

>> Inscrivez-vous à nos ateliers/conférences lors de votre demande de badge !

    • 2/10/2019 de 13h00 à 13h45 : atelier #1 : « L’Archivage numérique : vers une destruction totale de vos documents ? »
    • 2/10/2019 de 14h30 à 15h30 (table ronde, salle Proust) : « Archivage des données numériques confidentielles/sensibles : architecture technique, procédures, politique d’accès, gestion dans la durée : comment bien faire ? »
    • 3/10/2019 de 11h00 à 11h45 : atelier #2 : « Numérisation, Workflow, signature électronique, SAE : quand la technologie simplifie vos process métier et les regroupe à travers un guichet unique »
    • 3/10/2019 de 14h00 à 14h30 (Flash Masterclass, salle Proust) : « Choisir une GED en 2019 : critères-clés pour une solution pérenne – 2ème session »
Quelles informations définissent le format ?

« Il n’existe pas de référentiel universel des formats de fichier »

Dans le cadre de la conservation des documents numériques, l’information de format doit fournir toutes les caractéristiques nécessaires pour garantir la pérennité du contenu au sein du système d’archivage électronique et fournir aux utilisateurs les éléments pour restituer l’information contenue.

Ceci inclut principalement le nom du format et sa version, dont découlent son origine, sa nature ouverte ou normalisée, comment obtenir sa spécification, comment l’exploiter.

Pour corser le problème, certains documents utilisent des formats composites, c’est-à-dire qu’ils comportent plusieurs flux utilisant chacun leur convention et pouvant potentiellement être encodé selon diverses normes acceptées par le format composite. Certains de ces formats de flux pourront être ouverts et/ou normalisés mais d’autres non. C’est le cas des fichiers multimédia vidéo, qui contiennent des flux vidéo, audio, des textes pour les sous-titres, des menus, etc. Chaque flux doit être encodé selon un format pérenne pour que le format du conteneur multimédia soit considéré lui-même comme pérenne. Pour les formats conteneur, il faut donc posséder aussi des informations sur chacun des flux contenus.

Comment identifier les formats ?

Il n’existe pas de référentiel universel des formats de fichier.

Chaque organisme qui souhaite encoder de l’information numérique est libre d’utiliser un format existant – dans la mesure où il possède le droit de l’utiliser s’il n’est pas ouvert – et d’en créer un nouveau pour répondre à de nouvelles exigences techniques ou commerciales. Nous avons vu que l’archivage électronique requiert la conservation de l’information dans des formats pérennes; cette restriction implique qu’il doit être possible de lister de tels formats à un moment donné.

Mais il n’existe aucun organisme national ou international en charge du référencement des formats de données numériques. Les spécifications des formats ouverts et/ou normalisés sont déposées auprès des autorités compétentes dans leurs domaines respectifs : ISO pour les normes industrielles, W3C pour les standards du web, IANA pour l’assignation des identifiants de ressources partagées pour l’interopérabilité de l’internet, etc. Tous ces organismes gèrent leurs référentiels, mais ne font aucun rapprochement et publient pas de référentiel commun.

Comment alors font les systèmes d’information pour reconnaître les formats qu’ils doivent exploiter, et par extension comment le système d’archivage peut-il obtenir ces informations ?

Il existe plusieurs méthodes employées par les systèmes d’exploitation et logiciels, qui peuvent globalement être rangées dans deux catégories : celles qui se basent sur des informations externes au contenu (des métadonnées) et celles qui utilisent des signatures internes en reconnaissant le format d’après la structuration d’une partie du contenu.

Référentiels et méthodes d’identification

Pour qu’un système d’information puisse restituer l’information à partir d’un contenu de données binaire, il doit connaître le format d’encodage.

Il existe deux grandes catégories d’information de représentation :

Celles qui se basent sur des informations externes au contenu (des métadonnées) et celles qui utilisent des signatures internes en reconnaissant le format d’après la structuration d’une partie du contenu.

L’extension de fichier

L’extension de nom de fichier est un exemple de signature externe. Le système Windows de Microsoft l’utilise par exemple afin de déterminer via à un registre interne le logiciel à utiliser par défaut pour en représenter le contenu. Parfois le système apporte cette information par défaut, sinon charge au logiciel tiers lors de son installation de s’inscrire au registre comme capable d’ouvrir les fichiers tels ou tels types.

Il va sans dire que cette mécanique présente plusieurs inconvénients majeurs :

Tout d’abord il est impossible de déterminer le format sans que l’information de nom de fichier soit disponible. C’est incompatible avec des échanges de données au travers de protocoles tels que http par exemple, sans transmettre des en-têtes de fichiers complémentaires.

Ensuite cette information est partielle, car l’extension de fichier n’est pas universelle, elle potentiellement peut être utilisée par plusieurs logiciels ou versions d’un même format. Le format PDF par exemple, existe à ce jour dans 30 versions, dont certaines sont normalisées et d’autres non, et qui seront tous porteurs d’une extension « pdf ».

Enfin, l’information peut être modifiée par simple renommage du fichier. Il suffit de remplacer l’extension « docx » d’un format Microsoft Word par « zip » pour pouvoir l’ouvrir avec un logiciel de compression et en voir les fichiers contenus. Remplacez l’extension « pdf » d’un document Adobe par « txt » et vous empêchez les utilisateurs de l’exploiter facilement.

L’extension de nom de fichier est donc à réserver aux systèmes d’exploitation, qui possèdent un système de fichiers et qui tiennent un registre des applications utilisables par défaut pour leur représentation.

Le type MIME

Il s’agit de l’identification du format d’un contenu en deux parties utilisé à l’origine par le standard Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) ou Extensions multifonctions du courrier Internet pour définir l’encodage du contenu ou des en-têtes des courriers électroniques non ASCII.

Ce système a été étendu par la suite à d’autres protocoles comme HTTP. L’IANA maintient un registre des media types et des codages de caractères. Leur liste est accessible publiquement sur Internet à l’adresse http://www.iana.org/assignments/media-types/media-types.xhtml

Un type MIME est composé d’au moins deux parties :

Un type et un sous-type accompagnés d’un ou plusieurs autres champs au besoin. Par exemple, les sous-types du type « text » ont un champ optionnel « charset » indiquant le codage des caractères.

Les types MIME sont : audio, image, message (courriel), model (3D), multipart (contenu de courriel), text, video, application et vnd pour les types spécifiques à des éditeurs. Le sous-type précise le format, et dépend du type.

Ci-dessous quelques exemples de types MIME :

application/pdf
application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document
application/xml
application/zip
application/octet-stream
audio/mpeg
audio/flac
image/gif
image/jpeg
image/png
text/html
text/csv
text/plain
video/mpeg
video/mp4

Le type MIME est déterminé par un composant logiciel livré avec le système d’exploitation, le logiciel ou l’environnement d’exécution d’un langage de programmation. Il utilise les nombres magiques (« magic numbers ») des contenus pour les lier à des types et sous-types au travers d’une base de données (« magic database »). La détection du format est ainsi réalisée grâce à une signature interne qui fournit le nombre magique, ce qui est déjà un point positif car elle ne nécessite aucune information externe.

Par contre, le type MIME reste assez imprécis car il ne permet souvent pas de différencier les versions des formats ni l’encodage multimédia par exemple. De plus la base de données des nombres magiques ne constitue pas un référentiel contrôlé; Elle existe dans de nombreuses versions produites par des organisations ou communautés diverses et n’est officiellement enregistrée auprès d’aucune autorité.

Le type MIME est adapté à la représentation du contenu dans les messages électroniques et les interfaces web, pas à l’archivage.

Les registres de formats pour l’archivage

Il existe plusieurs projets de registre des formats numériques destinés à la conservation des données numériques, initiés par des organismes publics de différentes nationalités. Certains ont été abandonnés et d’autres sont toujours actifs.

Le Global Digital Format Registry (GDFR ou Registre Global des Formats Numériques) était un projet de la Bibliothèque de l’Université de Harvard qui a été abandonné à la fin des années 2000 (cf http://library.harvard.edu/preservation/digital-preservation_gdfr.html).

La Bibliothèque du Congrès aux Etats-Unis propose des méthodes de classification des contenus, de caractérisation et de planification des conversions basées sur un référentiel décrivant assez précisément plus de 400 formats. (cf http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM)

Les Archives Nationales du Royaume-Uni publient depuis 2002 le référentiel PRONOM, qui reste à ce jour le seul registre public et opérationnel dans le monde, en mettant à disposition de la communauté des outils (DROID) et méthodes pour assurer l’identification et la qualification des formats. Chaque format possède notamment un identifiant unique universel, appelé puid, qui facilite la gestion des ressources. (cf http://www.digitalpreservation.gov/formats)

Le Unified Digital Format Registry (UDFR) est un projet développé par l’Université de Californie, qui tente d’unifier les ressources des registres PRONOM et GDFR dans un projet open-source supporté par la communauté. (cf http://www.udfr.org)

Stocker n’est pas archiver

Lorsque l’on se place du point de vue de l’activité humaine dont l’Archive est le témoin, l’important réside dans le contenu informationnel, la preuve de l’activité, qui est l’objet même de la conservation.

Le terme « archivage » est bien souvent dévoyé dans le domaine des technologies de l’information.

Il est largement employé pour désigner un déplacement du stockage des données vers un espace dédié, à des fins d’optimisation des espaces utilisés couramment. La même confusion est faite avec l’archivage des documents physiques, qui pourrait être réduite à déléguer la conservation des supports à un autre service, par le biais d’un transport.

Lorsqu’on parle d’archivage numérique des documents, l’un des sujets récurrents concerne la capacité des supports de stockage à assurer la conservation de l’information binaire pour la durée souhaitée, fut-elle virtuellement illimitée.

Même si ce problème est central, conserver les données n’est pas archiver: Les technologies de stockage les plus rapides, les plus fiables, les plus pérennes, ne seront jamais en mesure que de conserver une suite de zéros et de uns inintelligibles pour un être humain.

Pour archiver, il faut donc être en mesure de restituer le contenu informationnel lorsqu’il doit être utilisé. C’est là qu’intervient la notion d’encodage ou de format de représentation, qui définit la manière dont les données binaires sont organisées. Elle doit permettre à un dispositif technique de décoder le flux binaire pour fournir à l’utilisateur une représentation intelligible de l’information contenue, le plus souvent sur un moniteur d’ordinateur.

Voici donc l’objet de cette série de publications: Nonobstant le problème du stockage des données binaires, comment s’assurer que le contenu informationnel encodé dans les formats numériques d’aujourd’hui sera exploitable dans 10, 30, 500 ans ou plus ?

Ce besoin appelle au moins trois actions essentielles :

L’identification et la caractérisation du format d’encodage des contenus numériques. Cette tâche peut être dévolue au producteur lui-même s’il possède les outils techniques et la connaissance, ou à défaut (ce qui sera le cas le plus souvent) au service qui a la responsabilité de la conservation.

La conservation de l’information sur le format et des moyens de restituer l’information à partir des contenus numériques. Le modèle OAIS intègre ceci dans son modèle conceptuel en tant qu’information de représentation.

La pérennisation des moyens techniques de restitution du contenu informationnel tout au long du cycle de vie de l’information. Deux grands axes sont aujourd’hui explorés: convertir le contenu binaire encodé dans un format qui devient obsolète vers un format plus récent ou plus pérenne, propre à être exploité par le plus grand nombre pour une période plus ou moins longue, ou bien conserver l’environnement technique qui permet de restituer l’information.

Le Grand Débat

Le groupe Archiveco a rendu numériquement lisibles près de 200 000 réponses, souvent manuscrites, en 12 jours

Après un appel d’offre, le groupe Archiveco (avec 2 autres acteurs), a été retenu pour répondre au besoin du 1er Ministre pour la numérisation des cahiers de doléances en marge du Grand Débat National.

Les différentes technologies de traitement des écritures manuelles et dactylographiées ont fait la différence, en fonction des contraintes exprimées par le 1er Ministre. La maîtrise de plusieurs technologies complémentaires a permis à Archiveco de restituer, en fichiers numériques interprétables, les doléances manuscrites écrites souvent avec des orthographes et syntaxes hasardeuses.

La confidentialité était un enjeu clé pour cette mission, une clause a été signée par l’ensemble de l’équipe, renforcée pour l’occasion. Plus de 40 personnes se sont attelées 6 jours sur 7 pour répondre à la demande et aux contraintes de l’actualité. L’ensemble des équipes a été réparti sur 5 sites sécurisés régionaux du groupe en France : Paris (4), Lyon (19), Bordeaux (3), Avignon (5), St Quentin (10). Une équipe réduite est toujours en activité pour les retardataires.

Pour plus d’informations sur ce projet, nous serions ravis de vous organiser un entretien avec Jean-Marc Delesalle, Président de Scan-Eco, Division Numérique BPO du groupe Archiveco.

A propos du Groupe Archiveco : Acteur Français de référence depuis plus de 40 ans.

Le Groupe Archiveco est un prestataire de confiance reconnu par plus de 11000 clients, entreprises et administrations. Constitué de Archiveco et Locarchives, tiers archiveurs de confiance, Scan-Eco, prestataire de numérisation et de BPO, CD-DOC, intégrateur de GED, et Maarch éditeur de logiciels, le Groupe Archiveco propose une gamme complète de prestations de services d’externalisation et de solutions logicielles.

Il permet à ses clients de sécuriser, organiser, partager, gagner en productivité dans leur traitement des documents et des archives, quel que soit le format des supports, numériques et physiques. Les chiffres clé consolidés : 78 M€ de CA – 750 salariés – plus de 98% de clients satisfaits – 37 sites de conservation – 50 millions de pages numérisées par an – 1 Petaoctet de capacité de stockage.

Le Groupe Archiveco, acteur responsable et engagé, est investi au quotidien dans une démarche qualité. Ses différentes solutions et prestations sont certifiées, agréées, labellisées (NF Service Z40-350, ISO 9001 et NF Z 42-013, hébergeur de données de santé, archives publiques sur supports papier et électroniques).

Contacts presse :

Agence OXYGEN
Emmanuelle PIONNIER / Tatiana GRAFFEUIL
Téléphone : 01 84 02 11 31
Mail : emmanuelle.rp@oxygen-rp.com

A new partnership in Africa

We are pleased to welcome DDS Ghana as a new member of the Maarch community.

DDS is an acronym for “Digital Document Services”, and is willing to enforce its business solutions department with affordable powerful and innovative solutions as Maarch Courrier.

It’s also the first time that we have an english speaking partner who will help to adapt and deploy Maarch solutions in Ghana and english-speaking countries. The CEO, Stephane ACHARD, is a known professionnal in Document Management and Correspondence Management, experienced in major products such as OpenText.

Maarch software beeing natively written in english, localization happened to be quite easy. As for technical documentation largely present in our sites, it can be easily translated online.An english demo dataset will be happened in future tags and versions, along with terms and expressions adjustments.