A long history

Since 2016, under the leadership of President Patrice Talon, Benin has placed digital technology at the heart of its strategy to modernize the State.

The digitalization of administrative services quickly became an essential lever for efficiency, transparency, and closeness to citizens. As early as 2021, the ASIN (Agence des Systèmes d’Information et du Numérique) led the widespread rollout of the free, open-source Maarch Courrier solution, which specializes in the electronic management of administrative mail.

The rollout of Maarch Courrier now extends to all Ministries, Prefectures, City Halls, institutions of the Republic, and public agencies and companies.

It’s interesting to note here, from a comparative perspective, the scope of ASIN’s authority — it both selects and oversees the implementation of Benin’s digital ecosystem, whether at the central or local administrative level.

This role and these extensive powers, both in terms of the range of institutions covered and the centralization of strategic decision-making, differ significantly from the service-offering approach that defines the strategy of similar agencies in France or Europe.

As a result, this initiative — praised for its rigor and impact — has led to an impressive number of Maarch Courrier instances being deployed from 2022 to the present:

• 20 out of the 21 ministries in Benin
• 11 out of 12 prefectures
• 27 out of 77 city halls
• 10 public agencies and companies

As such, Benin as a whole stands as Maarch Courrier’s largest reference deployment, with more than 25,000 registered users!

A partnership that cements the use of new Maarch technologies and products across an entire government

After several years of use, ASIN wisely chose to partner more closely with the publisher in order to better meet the specific needs of its users.

Maarch Courrier is free, open-source software, which enabled this wide-scale rollout. However, the expertise needed to adapt it and fully meet Beninese needs required the publisher’s support.

For example, Benin has equipped itself with a public key infrastructure (PKI), the standard foundation for signing secure official administrative documents, which needs to be connected to Maarch Courrier.

Similarly, the specific components of the qualified electronic signing platform with timestamping in version v24 of Maarch Courrier are essential for this integration.

There are also plans to integrate an AI engine developed in Benin, capable of drawing on the country’s legal texts.

Finally, beyond the obvious needs around correspondence management, ASIN is extremely interested in the new Electronic Data Management (GED) software Maarch Digital Flow, which will make it possible to handle industrialized data processing needs: file management, electronic vault, forms, workflows.

There are also plans to use Maarch RM for long-term archiving.

The ASIN project team came to Maarch for 10 days of training, covering in-depth sessions that led to full technical and functional proficiency.

This highly practical, hands-on training also provided an opportunity to review installation and operating procedures in a containerized SaaS mode. We also covered and carried out version upgrades.

ASIN also completed technical and functional training on the new Maarch Digital Flow software.

The first use cases leverage the product’s ability to handle document management (GED) and back-office functions related to online administrative procedures: for example, managing e-services for the Centre National de Sécurité Routière (CNSR).

Hosting for all platforms is provided locally by the Société Béninoise d’Infrastructures Numériques (SBIN), which is also deploying the Maarch Courrier solution within its own departments, further strengthening the roots of digital transformation within the national institutional fabric.

Jean-Louis Ercolani, Founder & CEO of Maarch, welcomes this development:

“For the first time, Maarch is entering into a direct contract at the scale of an entire country. It’s a great source of pride to have reached this stage. Nothing compares to the joy of seeing a free and open tool serve thousands of public officials every day, as part of a coherent and structuring vision. We thank the Beninese government, and ASIN in particular, for their trust and foresight.”

For Marc-André Loko, Director General of ASIN, this partnership marks a key milestone:

“This partnership fits into our vision of a modern, efficient, and accessible public administration. Our collaboration with Maarch allows us to align technologies with the real needs of Beninese administrations, turning it into a strategic lever for the digital State we are building.”

Maarch, a subsidiary of Groupe Xelians (€90M in revenue, 800 employees), as a publisher/integrator of free software and a specialist in administrative processes, contributes its software building blocks and expertise to the group’s overall service offering for the digital transformation of the public sector.

Named Xelians Public Suite, this offering aims to provide public sector players with the full range of tools and services suited to their digitalization needs: multichannel capture, automatic reading and routing, cross-functional document management (GED), Electronic Mail Management (GEC), electronic signing platform, business connectors, electronic archiving, AI….

Une longue histoire

Depuis 2016, sous l’impulsion du Président Patrice Talon, le Bénin a placé le numérique au cœur de sa stratégie de modernisation de l’État.

La dématérialisation des services administratifs s’est rapidement imposée comme un levier essentiel d’efficacité, de transparence et de proximité avec les citoyens. L’ASIN (Agence des Systèmes d’Information et du Numérique) a ainsi conduit dès 2021 la généralisation de la solution libre et open source Maarch Courrier, spécialisée dans la gestion électronique du courrier administratif.

La diffusion de Maarch Courrier s’étend à tous les Ministères, les Préfectures, les Mairies, les institutions de la République, les agences et sociétés publiques.

Il est intéressant de remarquer ici, dans une perspective comparée, l’ampleur des prérogatives de l’ASIN qui choisit et est garante de la mise en place de l’écosystème numérique du Bénin, que ce soit en administration centrale ou territoriale.

Ce rôle et ces prérogatives étendues, tant sur le périmètre des institutions couvertes que sur la centralisation de la décision stratégique, diffèrent très largement de la logique d’offre de services qui définit la stratégie des agences similaires en France ou en Europe.

C’est ainsi que la démarche, saluée pour sa rigueur et son impact, a abouti à la mise en service d’un nombre impressionnant d’instances Maarch Courrier depuis 2022 à ce jour :

• 20 ministères sur les 21 que compte le Bénin
• 11 préfectures sur 12
• 27 mairies sur 77
• 10 Agences et sociétés publiques

Le Bénin dans son ensemble serait à ce titre-là est la plus importante référence Maarch Courrier, avec plus de 25 000 utilisateurs déclarés !

Un partenariat qui scelle l’usage des nouvelles technologies et produits Maarch au sein de tout un gouvernement

Au bout de ces quelques années d’utilisation, l’ASIN a judicieusement choisi de se rapprocher de l’éditeur pour mieux satisfaire les requêtes spécifiques de ses utilisateurs.

Maarch Courrier est un logiciel libre et open source, ce qui a permis cette large diffusion. Mais l’expertise nécessaire pour l’adapter et répondre totalement aux besoins béninois nécessitait l’appui de l’éditeur.

Par exemple, le Bénin s’est équipé d’une infrastructure à clé publique (ICP/PKI) qui est le socle conventionnel pour la signature des documents administratifs officiels sécurisés, et qu’il faut connecter à Maarch Courrier.

De même, les composants spécifiques de parapheur électronique qualifié avec horodatage dans la version v24 de Maarch Courrier sont essentiels pour cette intégration.

Il est aussi question d’intégrer un moteur d’IA développé au Bénin, sachant tirer parti des textes de loi du pays.

Enfin, passés les besoins évidents autour de la gestion des correspondances, l’ASIN est extrêmement intéressée par le nouveau logiciel de Gestion Électronique de Données (GED) Maarch Digital Flow, qui va permettre de gérer des besoins de traitement industrialisé de données : gestion de dossiers, coffre-fort électronique, formulaires, workflows.

Il est aussi question d’utiliser Maarch RM pour l’archivage à long terme.

L’équipe projet ASIN est venue en formation 10 jours chez Maarch, pour des formations poussées aboutissant à la prise en main technique et fonctionnelle.

Cette formation très pragmatique, concrète et opérationnelle a aussi permis de revoir les procédures d’installation et d’exploitation dans un mode SaaS conteneurisé. Nous avons aussi abordé et réalisé les montées de versions.

L’ASIN a également suivi une formation technique et fonctionnelle sur le nouveau logiciel Maarch Digital Flow.

Les premiers cas d’application exploitent les capacités du produit à assumer la GED et les fonctions de back-office liées aux téléprocédures : par exemple la gestion des e-services du Centre National de Sécurité Routière (CNSR).

L’hébergement de l’ensemble des plateformes est assuré localement par la Société Béninoise d’Infrastructures Numériques (SBIN), qui déploie également la solution Maarch Courrier dans ses propres services, contribuant ainsi à renforcer l’ancrage de la transformation numérique dans le tissu institutionnel national.

Jean-Louis Ercolani, Directeur général et fondateur de Maarch, se félicite de cette avancée :

« Pour la première fois, Maarch contractualise directement à l’échelle d’un pays. C’est une grande fierté d’en être arrivé à ce stade. Rien n’égale le bonheur de voir un outil libre et ouvert servir au quotidien des milliers d’agents publics, dans une vision cohérente et structurante. Nous remercions le gouvernement béninois et particulièrement l’ASIN pour leur confiance et leur clairvoyance. »

Pour Marc-André Loko, Directeur général de l’ASIN, ce partenariat constitue une étape clé :

« Ce partenariat s’inscrit dans notre vision d’une administration publique moderne, efficace et accessible. La collaboration avec Maarch nous permet d’aligner les technologies aux besoins réels des administrations béninoises et d’en faire un levier stratégique pour l’État numérique que nous construisons. »

Maarch, filiale du Groupe Xelians (90M€ de CA, 800 personnes), en tant qu’éditeur/intégrateur de logiciels libres et spécialiste des processus administratifs, apporte ses briques logicielles et son expertise à l’offre de service globale du groupe pour la transformation numérique de la sphère publique.

Baptisée Xelians Public Suite, cette offre vise à fournir aux acteurs publics l’ensemble des outils et services adaptés et utiles à leur dématérialisation : capture multicanal, lecture et routage automatique, GED transverse, Gestion Électronique des Courriers (GEC), parapheur électronique, connecteurs métier, archivage électronique, IA….