A transformation project that bounced back after a difficult start

After a start marked by challenges and adjustments, the Académie de Lille’s project bounced back by building on the experience gained. By rethinking its approach with its partner Maarch and deploying the Maarch Courrier solution, the Académie not only optimized its processes but also strengthened support for its teams.

This strategic partnership allowed it to overcome the initial obstacles and move toward a lasting, high-performing solution perfectly suited to its needs.

This new momentum was built on close collaboration between the various stakeholders involved, making it easier for teams to adopt the tools and methods. Smooth communication and the implementation of recommendations provided by Maarch’s technical teams helped refine the processes, ensuring a smoother rollout.

It was in 2020, driven by the Secretary General in charge of transformation along with the General Secretariat and the Cabinet, that the project gained fresh momentum with the adoption of the Maarch Courrier solution. Today, this project illustrates how an initial setback can be turned into a lever for improvement and innovation, resulting in a successful and lasting transformation.

Deployment and adoption: a tailor-made solution for the Académie de Lille

The Académie chose an On-Premise (local) deployment in order to closely monitor and facilitate its integration within its constituent structures.  This strategic choice allowed them to adapt to the specifics of the project, the business areas, and the departments involved, while ensuring a smooth, well-controlled rollout.

Current use: simplicity and efficiency

Today, the system is mainly used to manage signature folders, an essential tool for streamlining approval, endorsement, and signature processes. One of the distinctive features of this solution lies in its intuitive approach: users don’t feel the organization’s complex hierarchy when carrying out their tasks. They are positioned directly within their own entity, which simplifies the experience and lets them focus on their work without getting bogged down in overly heavy structures.

To date, the Académie de Lille has 81 entities and 725 users. It has already processed 7,000 signature folders in two years. A remarkable rise, given that more than 1,300 signature folders were logged in January 2025 alone.

These figures reflect rapid adoption and genuine user satisfaction.

Document management: flexibility and autonomy

Once the signature folder is finalized, departments upload the documents and file them according to their own criteria. This flexibility allows each entity to maintain its own archives and working methods while still benefiting from the advantages of digitization.

To keep making the solution more efficient, updates are carried out on an ongoing basis. Version 23.0.1 of the solution is currently in production and running efficiently. The Académie de Lille is preparing to deploy version 24 of Maarch Courrier, which introduces a new interface for the electronic signing platform and offers advanced customization of the current signing process.

This update marks a major evolution of the system.

A solution evolving through the integration and pooling of expertise.

The Académie de Lille shares certain regional responsibilities with the Région Académique des Hauts-de-France, particularly in the areas of property management, training, and support. This closer collaboration allows for better coordination and optimal use of resources and the tool at these levels.

The deployment of Maarch within the Académie de Lille and the Région Académique des Hauts-de-France is a successful example of integrating a technology solution into a complex environment. Thanks to a pragmatic, user-focused approach and rigorous management of technical developments, the project has won the trust of teams and established itself as an essential everyday tool.

With figures constantly on the rise and capabilities that remain just as powerful, the future looks promising.

Keys to success

One of the pillars of this project’s success lies in structuring the workflows and providing tailored support for each department. Rather than imposing a standardized solution, the team took the time to study each entity’s specific needs in order to adapt the tool accordingly. This personalized approach built a climate of trust and made it easier for users to adopt the system.

Training tailored to user profiles

To ensure users could get up to speed effectively, a targeted training program was put in place:

• Managers  : training focused on managing signature folders (creation and receipt). Aimed mainly at heads of secretariat, it allows them to centralize and oversee document flows.
• Users  : training focused on understanding the system’s logic and viewing endorsed and signed signature folders. This transparency makes it possible to anticipate the next steps and ensure effective follow-up.
• Signatories  : simplified training to optimize their experience by focusing on a single queue. It allows them to manage their tasks and sign documents without getting lost in unnecessary features.

A flexible, adaptable solution

Unlike many rigid tools, this system remains flexible and adapts to users’ habits and practices. This flexibility was essential to ensuring a smooth transition.

The workflow was designed to adapt to each department’s own processes while maintaining overall consistency. The organizational chart was adjusted to optimize workflow management and make the system easier to learn.

A major innovation was integrating the secretariat upstream of the approval process. As a result, secretariats can view and manage signature folders for their own department, as well as those of entities under their responsibility, before they are submitted to decision-makers. This change significantly lightened the workload for administrative teams and improved the overall efficiency of the process.

In short, this project has successfully combined innovation with a human touch by putting users at the heart of the approach. Thanks to individualized support, flexible procedures, and an adaptable workflow, each department was able to make the tool its own at its own pace, while keeping its own working methods.

This philosophy not only made adoption easier, but also strengthened efficiency and collaboration between teams. A great example that a project’s success comes above all from listening and adapting to on-the-ground realities.

Benefits and feedback

The adoption of Maarch has brought about notable improvements in users’ day-to-day work. Key benefits include:

• The disappearance of stacks of physical signature folders, freeing up space and reducing the risk of lost documents.
• Better traceability of signature folders, with the ability to edit them online and track them in real time.
• An overall simplification of administrative processes thanks to digitization.

User feedback has been largely positive. They particularly appreciate the disappearance of paper signature folders, which has improved their efficiency and day-to-day comfort. The system’s ease of use is also a strong point, making the transition to digital feel more natural and intuitive.

Outlook

The Académie de Lille is entering a key phase with the validation and deployment of version 24, an essential step. This update strengthens the efficiency and security of processes.

At the same time, an extension of the features is under consideration.

The goal?

To optimize the flow of correspondence while respecting the existing configuration logic. This development is part of an ongoing effort to improve and adapt to needs. The interest shown in this extension highlights its importance and relevance for the stakeholders involved. A strategic opportunity to seize in order to further strengthen the system’s performance.

What has made the difference so far?

A fast On-Premise deployment and an approach resolutely focused on users and business needs. Rather than imposing a rigid tool, the emphasis was placed on personalized support, department by department, in order to adapt to each team’s reality.

As for procedures, they were not locked into the software, but left to the discretion of the teams, respecting their habits while still modernizing their practices.

Today, the project is a success, and the lesson is clear: to achieve a successful transformation, good technology alone isn’t enough. You also need to listen, support, and adapt. A great example that, even after setbacks, it’s possible to bounce back and build something solid and lasting.

Un projet de transformation qui a su rebondir après des débuts difficiles

Après un démarrage semé de défis et d’ajustements, le projet de l’Académie de Lille a su rebondir en capitalisant sur l’expérience acquise. En repensant son approche avec son partenaire Maarch et en déployant la solution Maarch Courrier, l’Académie a non seulement optimisé ses processus, mais aussi renforcé l’accompagnement de ses équipes.

Ce partenariat stratégique lui a permis de surmonter les obstacles initiaux et d’évoluer vers une solution pérenne, performante et parfaitement adaptée à ses besoins.

Cette nouvelle dynamique s’est appuyée sur une collaboration étroite entre les différents acteurs impliqués, facilitant l’appropriation des outils et des méthodes. Une communication fluide et la mise en application des recommandations fournies par les équipes techniques de Maarch ont contribué à affiner les processus, assurant ainsi une mise en œuvre plus harmonieuse.

C’est en 2020, sous l’impulsion du secrétaire général chargé de la transformation et du secrétariat général et du cabinet, que le projet a pris un nouvel essor avec l’adoption de la solution Maarch Courrier.  Aujourd’hui, ce projet illustre comment un échec initial peut être transformé en un levier d’amélioration et d’innovation, aboutissant à une transformation réussie et durable.

Déploiement et adoption : une solution sur mesure pour l’académie de Lille

L’ académie a opté pour un déploiement en On-premise (en local)  afin de suivre précisément et de faciliter son intégration au sein des structures qui la composent. Ce choix stratégique leur a permis de s’adapter aux spécificités du projet, des métiers et des services impliqués tout en garantissant une mise en œuvre fluide et maîtrisée.

Utilisation actuelle : simplicité et efficacité

Aujourd’hui, le système est principalement utilisé pour gérer les parapheurs, un outil essentiel pour fluidifier les processus de validation et de visas et signatures. L’une des particularités de cette solution réside dans son approche intuitive : les utilisateurs ne ressentent pas la hiérarchie complexe de l’organisation dans la réalisation de leurs missions. Ils sont directement positionnés dans leur entité, ce qui simplifie l’expérience et leur permet de se concentrer sur leurs tâches sans s’enliser dans des structures trop lourdes.

À ce jour, l’Académie de Lille compte 81 entités et 725 utilisateurs. Elle a déjà traité 7 000 parapheurs en deux ans. Une progression spectaculaire, sachant que plus de 1 300 parapheurs ont déjà été enregistrés rien qu’en janvier 2025.

Ces chiffres témoignent d’une adoption rapide et d’une réelle satisfaction des utilisateurs.

Gestion des documents : flexibilité et autonomie

Une fois le parapheur finalisé, les services téléchargent les pièces et les classent selon leurs propres critères. Cette flexibilité permet à chaque entité de conserver ses archives, ses méthodes de travail tout en bénéficiant des avantages de la dématérialisation.

Afin de rendre la solution toujours plus performante, des mises à jour sont effectuées en continu.  La version 23.0.1 de la solution est actuellement en production et fonctionne de manière efficiente. L’académie de Lille s’apprête à déployer la version 24 de Maarch Courrier qui introduit une nouvelle interface du parapheur électronique et offrant une personnalisation avancée du processus de signature actuel.

Cette mise à jour marque une évolution majeure du système.

Une solution évoluant avec l’intégration et la mutualisation des compétences.

L’académie de Lille partage avec la Région Académique des Hauts-de-France certaines compétences régionales, notamment dans les domaines de l’immobilier, de la formation et du support. Cette collaboration renforcée permet une meilleure coordination et une utilisation optimale des ressources et de l’outil à ces niveaux.

Le déploiement de Maarch au sein de l’académie de Lille et de la Région Académique des Hauts-de-France est un exemple réussi d’intégration d’une solution technologique dans un environnement complexe. Grâce à une approche pragmatique, centrée sur les besoins des utilisateurs et à une gestion rigoureuse des évolutions techniques, le projet a su gagner la confiance des équipes et s’imposer comme un outil indispensable au quotidien.

Avec des chiffres en constante progression et des possibilités toujours aussi performantes, l’avenir s’annonce prometteur.

Clés du succès

Un des piliers du succès de ce projet repose sur la structuration des workflows et l’accompagnement sur mesure de chaque service. Plutôt que d’imposer une solution standardisée, l’équipe a pris le temps d’étudier les besoins spécifiques de chaque entité afin d’adapter l’outil en conséquence. Cette approche personnalisée a instauré un climat de confiance et facilité l’adoption du système par les utilisateurs.

Une formation adaptée aux profils des utilisateurs

Pour garantir une prise en main efficace, un programme de formation ciblé a été mis en place :

• Gestionnaires  : formation consacrée à la gestion des parapheurs (édition et réception). Destinée principalement aux chefs de secrétariat, elle leur permet de centraliser et de superviser les flux documentaires.
• Utilisateurs  : formation axée sur la compréhension de la logique du système et la consultation des parapheurs visés et signés. Cette transparence permet d’anticiper les étapes suivantes et d’assurer un suivi efficace.
• Signataires  : formation simplifiée pour optimiser leur expérience en se concentrant sur une unique bannette. Elle leur permet de gérer leurs tâches et de signer les documents sans se perdre dans des fonctionnalités superflues.

Une solution souple et adaptative

Contrairement à de nombreux outils rigides, ce système reste flexible et s’adapte aux habitudes et aux pratiques des utilisateurs. Cette souplesse a été essentielle pour assurer une transition en douceur.

Le workflow a été conçu pour s’adapter aux processus propres à chaque service tout en maintenant une cohérence globale. L’organigramme a été modulé afin d’optimiser la gestion des workflows et de faciliter la prise en main.

Une innovation majeure a été d’intégrer le secrétariat en amont du processus de validation. Ainsi, les secrétariats peuvent visualiser et gérer les parapheurs de leur service ainsi que ceux des entités sous leur responsabilité avant qu’ils ne soient soumis aux décideurs. Cette adaptation a considérablement allégé la charge de travail des équipes administratives et amélioré l’efficacité globale du processus.

En résumé, ce projet a su allier innovation et humain en plaçant les utilisateurs au cœur de la démarche. Grâce à un accompagnement individualisé, des procédures flexibles et un workflow modulable, chaque service a pu s’approprier l’outil à son rythme, tout en conservant ses méthodes de travail.

Cette philosophie a non seulement facilité l’adoption, mais aussi renforcé l’efficacité et la collaboration entre les équipes. Une belle preuve que la réussite d’un projet passe avant tout par l’écoute et l’adaptation aux réalités du terrain.

Bénéfices et retours

L’adoption de Maarch a apporté des améliorations notables dans le quotidien des utilisateurs. Parmi les principaux avantages, on note :

• La disparition des piles de parapheurs physiques, libérant ainsi de l’espace et réduisant le risque de perte de documents.
• Une meilleure traçabilité des parapheurs, avec la possibilité d’édition en ligne et un suivi en temps réel.
• Une simplification globale des processus administratifs grâce à la dématérialisation.

Les retours des utilisateurs sont largement positifs. Ils apprécient particulièrement la disparition des parapheurs papier, qui améliore leur efficacité et leur confort de travail. La simplicité d’utilisation du système est également un point fort, rendant la transition vers le numérique plus naturelle et intuitive.

Perspectives

L’académie de Lille entre dans une phase clé avec la validation et le déploiement de la version 24, une étape essentielle. Cette mise à jour renforce ainsi l’efficacité et la sécurité des processus.

Dans le même temps, une extension des fonctionnalités est à l’étude.

L’objectif ?

Optimiser la circulation des flux des correspondances tout en respectant la logique de paramétrage déjà existante. Cette évolution s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue et d’adaptabilité aux besoins. L’intérêt manifesté pour cette extension souligne son importance et sa pertinence pour les acteurs concernés. Une opportunité stratégique à saisir pour renforcer encore davantage la performance du système.

Ce qui a fait la différence jusqu’ici ?

Un déploiement rapide en On-Premise et une approche résolument centrée sur les utilisateurs et les métiers. Plutôt que d’imposer un outil rigide, l’accent a été mis sur un accompagnement personnalisé, service par service, afin de s’adapter aux réalités de chacun.

Quant aux procédures, elles n’ont pas été enfermées dans le logiciel, mais laissées à la discrétion des équipes, respectant ainsi leurs habitudes tout en modernisant leurs pratiques.

Aujourd’hui, le projet est un succès, et la leçon est claire : pour réussir une transformation, il ne suffit pas d’avoir une bonne technologie. Il faut aussi écouter, accompagner et s’adapter. Une belle preuve que, même après des échecs, il est possible de rebondir et de construire quelque chose de solide et durable.