In an environment where data management is crucial for local authorities, Maarch Courrier stands out as an essential tool for tracking performance indicators.

By incorporating data centralization tools, Maarch Courrier gives municipalities the ability to view and analyze their data in real time, helping to optimize their mail management processes.

As a result, Maarch Courrier SaaS clients automatically benefit from this feature.

What is the Qualivilles certification?

Qualivilles is a certification framework established by AFNOR, covering the quality of citizen relations (residents’ day-to-day interactions with municipal services). This certification is aimed at local government stakeholders.

The main goals of this framework are to improve user satisfaction, optimize services, and showcase the expertise of municipal staff. It consists of service commitments that help structure quality-management policy around welcoming residents, providing information, guidance, and responses to their requests.

Essential features available to Maarch Courrier clients

With these dashboards, you can:

• View mail statistics: get an overview of mail performance.
• Track acknowledgment-of-receipt sending times: improve communication by monitoring these delays.
• Analyze processing-time statistics: assess the efficiency of mail processing.
• Gain insights into platform usage: understand how the platform is used by staff in order to optimize its efficiency.

Mail statistics

Among its indicators are those used to track the service quality criteria covered by the Qualivilles certification:

• Mail processing time
• Response times
• Volume of pending mail
• Breakdown of requests by department or topic
• Average volume of mail processed per staff member

Processing time statistics

Dashboard examples

The flexibility and customization of dashboards and charts (such as pie charts, line charts, gauges, etc.) make it easier to understand the data presented.

This makes it possible to quickly identify trends in citizen requests and make informed decisions based on statistical analysis.

Mail currently being processed (line chart dashboard)

Number of mail items received per day (bar chart)

Number of mail items received per day (line view)

Thanks to intuitive queries, users can extract the information they need quickly and easily, which improves overall understanding of the data. This allows them to better analyze their performance and adjust their actions accordingly, contributing to more informed and optimized management.

Number of mail items received per day (line view)

It is also possible to refine searches using filters such as the entity associated with different departments, the registration template, the priority level, or the type or status of mail. This makes it possible to highlight specific data and easily extract relevant information.

This feature improves data readability and enables faster, more targeted decision-making.

Example of available filters

To strengthen transparency and collaboration between departments, users can easily generate and share their dashboards, either by exporting them or by granting secure access to their staff.

As a result, each staff member can access key information in real time, improving coordination and departmental efficiency.

Export the dashboard

Results achieved

After four months of use, some of our clients using Maarch Courrier were able to adjust their correspondence policy and successfully reduced mail processing time by 30%.

In addition, their citizen satisfaction rate increased by around 20%.

Mail management managers believe this feature has allowed them to adjust their working methods and get a clearer view of key indicators.

In conclusion

Maarch Courrier helps you optimize your mail management while improving the responsiveness and efficiency of your services toward citizens. Going forward, some of our clients, both public and private, plan to use this statistical analysis tool more frequently to boost their performance.

Please note that all of these features are made available via Grafana for our On-Premise clients. 

The combination of these two open-source, free software solutions gives you everything you need to make the most of your data! Why wait? Start analyzing your electronic mail management (GEC) statistics with Maarch Courrier today.

Dans un environnement où la gestion des données est cruciale pour les collectivités, Maarch Courrier s’affirme comme un outil essentiel pour le suivi des indicateurs de performance.

En intégrant des outils de centralisation des données, Maarch Courrier offre aux municipalités la possibilité de visualiser et d’analyser leurs données en temps réel, ce qui permet d’optimiser leurs processus de gestion du courrier.

Ainsi, les clients SaaS Maarch Courrier profitent automatiquement de cette fonctionnalité.

Qu’est-ce que la certification Qualivilles ?

Qualivilles est un référentiel de certification établi par l’AFNOR, qui porte sur la qualité de la relation citoyenne (relations quotidiennes des habitants de la commune avec les services municipaux). Cette certification s’adresse aux acteurs des collectivités territoriales.

Les principaux objectifs de ce référentiel sont d’améliorer la satisfaction des usagers, d’optimiser les services et de valoriser le savoir-faire des agents municipaux. Ce référentiel est composé d’engagements de services qui permettent de structurer la politique de pilotage de la qualité portant sur l’accueil, l’information, l’orientation et les réponses à apporter aux usagers.

Fonctionnalités essentielles offertes aux clients de Maarch Courrier

Grâce à ces tableaux, vous pouvez :

• Visualiser les statistiques des courriers : obtenir une vue d’ensemble des performances des courriers.
• Suivre les délais d’envoi des accusés de réception : améliorer la communication en surveillant ces délais.
• Analyser les statistiques des délais de traitement : évaluer l’efficacité du traitement des courriers.
• Obtenir des Insights sur l’utilisation de la plateforme : comprendre comment la plateforme est exploitée par les agents pour en optimiser l’efficacité.

Statistiques des courriers

Parmi ses indicateurs, on y retrouve les indicateurs permettant de suivre la qualité des services pris en compte dans la certification Qualivilles :

• Le temps de traitement des courriers
• Les délais de réponse
• Le volume de courriers en attente
• La répartition des demandes par service ou thématique
• Le volume moyen de courriers traités par agent

Statistiques des délais de traitement

Exemples de tableaux de bord

La flexibilité et la personnalisation des tableaux de bord et des graphiques (tels que les camemberts, graphiques linéaires, jauges, etc.) favorisent une meilleure compréhension des données présentées.

Cela permet d’identifier rapidement les tendances des demandes des citoyens et de prendre des décisions éclairées fondées sur des analyses statistiques.

Courrier en cours de traitement (tableau de bord en graphique linéaire)

Nombre de courriers reçus par jour (graphique en histogramme)

Nombre de courriers reçus par jour (en vue linéaire)

Grâce aux requêtes intuitives, les usagers peuvent extraire les informations souhaitées de manière rapide et facile, ce qui améliore la compréhension globale des données. Cela leur permet de mieux analyser leurs performances et d’ajuster leurs actions en conséquence, contribuant ainsi à une gestion plus éclairée et optimisée.

Nombre de courriers reçus par jour (en vue linéaire)

Il est également possible d’affiner les recherches grâce à des filtres tels que l’entité associée aux différents services, le modèle d’enregistrement, le niveau de priorité, le type ou le statut des courriers. Cela permet de mettre en avant des données spécifiques et d’extraire facilement les informations pertinentes.

Cette fonctionnalité améliore la lisibilité des données et permet une prise de décision plus rapide et ciblée.

Exemple des filtres disponible

Pour renforcer la transparence et la collaboration entre les services, les utilisateurs peuvent facilement générer et partager ses tableaux de bord, soit en les exportant, soit en attribuant des accès sécurisés à ses agents.

Ainsi, chaque agent peut accéder aux informations clés en temps réel, ce qui améliore la coordination et l’efficacité des services.

Exporter le tableau de bord

Les résultats obtenus

Après quatre mois d’utilisation, certains de nos clients utilisant Maarch Courrier ont pu ajuster leur politique de correspondance et ont réussi à réduire le temps de traitement des courriers de 30%.

De plus, leur taux de satisfaction des citoyens a augmenté d’environ 20%.

Les responsables de la gestion des courriers estiment que cette fonctionnalité leur a permis d’ajuster leur méthode de travail et de mieux visualiser les indicateurs clés.

En conclusion

Maarch Courrier vous aide à optimiser la gestion de vos courriers tout en améliorant la réactivité et l’efficacité de vos services envers les citoyens. À l’avenir, certains de nos clients tant publics que privés envisagent d’utiliser cet outil d’analyse statistique plus fréquemment afin d’accroître leurs performances.

À savoir que toutes ces fonctionnalités sont mises à disposition par Grafana pour nos clients On-Premise. 

L’intégration de ces deux solutions Open Source et libres vous offrira un potentiel optimal pour exploiter vos données ! Pourquoi attendre ? Commencez dès maintenant à analyser vos statistiques de gestion électronique des courriers avec Maarch Courrier.