Maarch franchit une étape importante et prévoit de déployer, début février, une nouvelle mise à jour logicielle : la version 26.0.

Cette version apporte des évolutions techniques majeures et des mises à jour de sécurité, dans une logique de modernisation, de pérennité des composants et de simplification de la maintenance.

Sécurité et maintenabilité du code

Prise en charge des évolutions majeures du middleware¹

La mise à jour des versions de PHP et PostgreSQL vise à garantir les performances et à renforcer la sécurité du système. Des évolutions alignées avec les standards technologiques actuels.

¹ En informatique, un middleware, ou intergiciel en français, désigne un logiciel intermédiaire qui facilite les échanges d’informations entre différentes applications, outils et bases de données. Il joue un rôle de passerelle afin de proposer des services cohérents et harmonisés.

Maintenance et sécurisation des dépendances

Les librairies utilisées pour certaines fonctionnalités seront désormais mises à jour régulièrement afin de corriger les failles de sécurité et d’assurer leur pérennité. Une attention particulière est portée sur SimpleSAMLphp pour renforcer la sécurité de l’authentification via Azure-SAML.

Modernisation de l’interface utilisateur

La refonte de l’interface selon les standards graphiques actuels réduit la dette technique et améliore la compatibilité avec les navigateurs modernes, sans impact sur l’expérience utilisateur, qui conserve ses repères et ses habitudes d’utilisation.

Remplacement des composants obsolètes

Le moteur d’indexation Zend Lucene est remplacé par Typesense pour une maintenance des courriers et de la BAN plus robuste, performante et simplifiée, ainsi qu’une réduction des dépendances à des bibliothèques non maintenues.

Le système de conversion des documents repose désormais sur LibreOffice, après l’adoption d’une solution plus stable et maintenable, en remplacement d’Unoconv pour les conversions de documents non gérées par les éditeurs déployés.

Documentation – Migration vers MkDocs

La nouvelle version 26.0 apporte des améliorations concrètes, aussi bien sur la documentation que sur les fonctionnalités.

Dans le cadre de cette version, Maarch engage la migration et le regroupement de l’ensemble des espaces de documentation utilisateurs, administrateurs fonctionnels, intégrateurs et administrateurs techniques vers MkDocs. Cela permet :

• une documentation unifiée et centralisée
• une navigation améliorée
• une recherche plus efficace, facilitant l’accès rapide à l’information

Nouvelles fonctionnalités

Maarch poursuit l’amélioration de l’expérience utilisateur avec l’extension et l’harmonisation des listes de critères de tri dans les listes de documents. Les cinq espaces clé (bannette, courrier suivi, dossier, recherche avancée et paramétrage du tri par défaut) proposent désormais une liste identique de critères afin d’assurer une cohérence fonctionnelle. Cette liste inclut les critères principaux et les champs personnalisés.

La nouvelle mise à jour intègre maintenant deux nouveaux champs natifs, « Résumé » et « Tonalité », alimentés via l’API. Cette évolution ouvre la voie à une meilleure exploitation des données externes.

Lors de la signature électronique d’un document PDF, Maarch Courrier assure dorénavant la fusion automatique des tags de signature.

Cette amélioration contribue à rendre un document final plus lisible et homogène ; elle permet également une meilleure intégration des informations de signature et une fiabilité accrue des documents signés électroniquement.

Conclusion

La version 26.0 met en sécurité ses composants pour poser les bases des prochaines évolutions :

• Versement de pièces dans la GEC depuis Google Drive,
• Transmission des actes signés et des données associées vers FAST Actes, positionnant Maarch Courrier sur la gestion des actes et délibérations,
• Intégration d’une solution alternative de signature électronique via les composants Open Source Scard/Outsign,
• Optimisation des performances applicatives et de l’IHM pour répondre à des volumétries de 100.0000 utilisateurs et 15.000 services.

Maarch continue de développer son écosystème, avec la sortie d’un connecteur pour l’environnement de signature électronique Goodflag, autrefois connu sous le nom de LexPersona.

Très présent dans les ministères, ce connecteur vient compléter la liste des parapheurs compatibles avec Maarch Courrier (voir Envoyer des documents · Documentation Maarch Courrier).

Il est en partie financé par notre client sponsor : l’ARS de la Réunion, que nous remercions chaleureusement. Le solde du financement est assuré par Maarch.

Un connecteur conforme aux standards Éditeur

Une nouvelle section « Goodflag » est disponible dans l’administration afin de centraliser et simplifier sa gestion depuis un point unique. Elle permet aux administrateurs techniques de configurer directement, depuis l’interface, l’ensemble des paramètres liés à la communication avec la plateforme de signature électronique Goodflag.

En tant qu’éditeur de Maarch Courrier, nous nous assurons que chaque développement
souscrit à nos standards de qualité afin de garantir :

• une maintenabilité optimale,
• une durabilité renforcée,
• des fonctionnalités administrables par un profil fonctionnel.

Ainsi, ce connecteur s’inscrit dans une architecture de développement hexagonale (Architecture hexagonale — Wikipédia) qui nous permet de mutualiser et d’isoler du code, tout en associant à chaque fonctionnalité ses tests unitaires.

Certains de nos clients exercent dans des secteurs particulièrement sensibles, où toute modification des fichiers de configuration nécessite un bon d’intervention auprès des équipes infrastructure.

C’est pourquoi nous faisons le choix de centraliser au maximum le paramétrage au niveau des écrans d’administration, à destination des administrateurs techniques. Cela inclut notamment : la gestion de l’URL et du token d’accès, la page de consentement, le profil de signature.

Enfin, nous nous sommes attachés à rendre ce connecteur le plus complet possible : 

• Signataires externes à la volée en mode OTP
• Plusieurs signataires possibles sur la même étape de circuit : un seul signataire fait passer à l’étape suivante (configuré au lancement du parapheur)
• Webhooks pour la récupération des documents en sortie du parapheur

Fonctionnalités clés du connecteur Goodflag

L’intégration du connecteur Goodflag permet :

• L’envoi de documents vers un circuit de signature configuré dans Goodflag, directement depuis Maarch Courrier.
• La récupération automatique des documents signés, intégrés au courrier initial.
• La gestion des refus de signature, accompagnés d’annotations précises provenant de Goodflag.

Workflow d’envoi vers Goodflag

→ Initiation du circuit de signature

Lorsque le dernier administrateur d’un courrier a terminé son action, celui-ci est automatiquement transféré au rédacteur. Le courrier est placé dans une bannette dédiée, par exemple : « Courriers à envoyer vers Goodflag pour signature »

Depuis cette bannette, le rédacteur peut initier l’envoi vers le parapheur Goodflag via une fenêtre modale dédiée qui s’ouvre à cet effet.

→ Configuration du circuit de signature

La fenêtre modale est divisée en deux sections :

• Volet gauche : configuration du circuit de signature avec sélection d’un modèle de circuit prédéfini (type de consentement, profil de signature) ou création d’un circuit personnalisé.
• Volet droit : gestion des documents à transmettre, incluant les pièces à signer ou à annexer. Le rédacteur peut également y ajouter d’autres documents.

Le rédacteur peut ensuite ajouter des signataires, internes ou externes à Goodflag, définir des étapes de signature (séquentielles ou parallèles), attribuer à chaque signataire un rôle (signature obligatoire ou facultative, modulable en un clic) et prépositionner les zones de signature sur les documents.

→ Fonctionnalités d’assistance

Parmi les fonctionnalités d’assistance, vous retrouvez la saisie assistée pour rechercher les utilisateurs Goodflag par les premières lettres du nom. L’ajout de signataires externes via un formulaire simplifié. La visualisation claire du circuit avec étapes numérotées. La transmission technique et verrouillage documentaire.

L’envoi repose sur l’action système existante « Envoyer au parapheur externe ». Les documents sont convertis au format PDF et passent en statut gelé durant tout le circuit de signature. Les utilisateurs Goodflag sont récupérés dynamiquement via l’API.

→ Documents signés

À la fin du circuit de signature, les documents sont automatiquement rapatriés dans Maarch Courrier avec le statut signé. Le système affiche le dernier signataire et la date de signature sous forme de légende dans l’onglet “Pièces jointes”. Le dossier de preuve de signature est également intégré et téléchargeable.

→ Documents refusés

En cas de refus, le courrier passe en statut refusé et le document concerné retourne à l’état de courrier à traiter. L’annotation de refus, incluant le motif, est enregistrée dans le fil d’annotations.

Implémentation technique

• Webhooks : réception automatique d’événements (signature ou refus) envoyés par Goodflag à Maarch Courrier.
• Synchronisation en temps réel des statuts via les données transmises.
• Conservation des standards de traitement Maarch : mises à jour automatiques des statuts selon le paramétrage fonctionnel.
• Appels API Goodflag pour la récupération des utilisateurs, l’accès aux modèles de signature, profils et pages de consentement, l’affichage des détails techniques pour chaque choix effectué par l’utilisateur.

Conclusion

L’intégration du connecteur Goodflag marque une étape décisive dans la modernisation de Maarch Courrier. Elle offre aux organisations une solution robuste, sécurisée et intuitive pour gérer les circuits de signature, tout en garantissant conformité et efficacité.

Cette avancée ouvre la voie à de futures intégrations avec d’autres services de confiance, dans une logique de transformation numérique globale.

Afin de moderniser le traitement de ses courriers et d’assurer la pérennité des échanges, la Ville de Châtillon a souhaité, en mai 2023, entamer la démarche de mise en place d’une solution de gestion dématérialisée des courriers. Pour ce faire, une refonte complète du système de GEC a été initiée. L’objectif étant de passer à une solution automatisée, sécurisée et capable de centraliser et gérer les courriers papiers et les mails.

Un choix stratégique pour une gestion centralisée et sécurisée des courriers

Après un parangonnage poussé et l’analyse des devis réalisés par plusieurs prestataires, la commune de Châtillon a choisi, en janvier 2024, la solution Maarch Courrier.

Ce choix s’explique par la qualité de l’outil, notamment son ergonomie, la méthodologie de projet présentée et l’accompagnement proposé par Maarch dans la mise en œuvre du projet, un coût raisonnable et des retours d’expériences positifs et réussis d’autres collectivités.

L’objectif était de centraliser la gestion des courriers, qu’ils soient papier ou électronique, en instaurant des circuits de validation efficaces tout en garantissant une traçabilité et une pérennité complète des échanges internes et externes.

Maarch Courrier a été retenu pour sa capacité à automatiser et sécuriser la gestion des flux de courriers entrants et sortants.

Parmi ces fonctionnalités clés figurent Mail Capture, outil permettant de capturer et de centraliser automatiquement les courriers électroniques et les documents papier scannés dans une interface unique, ainsi que l’interopérabilité du connecteur « I Parapheur » de l’éditeur Libriciel SCOP.

Une mise en œuvre structurée

Le processus métier a été ajusté pour répondre au fonctionnement spécifique du service courrier de la Ville de Châtillon, composé de 3 agents courrier, en charge de la saisie des fiches, du scan des courriers entrants et des mails émanant de la boite mail « mairie » capturés par mail capture, encadrés par une directrice.

Ces courriers et mails sont ensuite vérifiés par un niveau « supervision courrier » par l’administration générale et attribués ensuite aux services traitants après une validation « superviseur N2 » (cabinet de la Maire) et « superviseur N3 » (DGS).

La solution a également été configurée de manière à intégrer un circuit de validation interne dédié exclusivement aux notes internes, avant leur diffusion aux différents services municipaux.

Ce paramétrage sur mesure a permis d’automatiser les flux tout en respectant les procédures de validation propres à la collectivité.

La solution hébergée en mode SaaS garantit à la fois la confidentialité des données et l’évolutivité de la solution en fonction des besoins futurs.

La mise en œuvre du projet a suivi une chronologie structurée :

• Conception du recueil des besoins, l’élaboration d’un prototype spécifique à la Ville de Châtillon.
• Paramétrage comportant l’intégration des circuits de validation internes et les différents workflows complexes, adaptée aux exigences métiers.
• Recette qui constitue une phase de tests utilisateurs validés après plusieurs itérations, accompagnés de sessions de formation.
• Production intégrant lancement de la production après ajustements en réponse aux retours des utilisateurs.

Une transition fluide grâce à une formation ciblée

La transition s’est déroulée de manière fluide et tout a été mis en œuvre pour recueillir une forte adhésion des utilisateurs.

Sur 222 utilisateurs de la solution, 100 ont pu être formés, soit pratiquement un utilisateur sur deux ce qui est très significatif et a joué un rôle important dans l’adhésion des agents au projet. 

La formation s’est étalée sur huit jours en présentiel dans les locaux de la collectivité, ce qui a permis une plus grande fluidité des échanges qu’en visioconférence et une meilleure attention des participants. Les formations, de qualité, étaient adaptées au niveau d’utilisation des agents.

Ainsi, il y a eu 4 types de formation :

• formations « opérateurs de scan »,
• formations « administrateurs »,
• formation « utilisateurs »,
• formation « manageur ».

L’accompagnement à la conduite au changement a joué un rôle déterminant dans le succès du projet. La solution a été adoptée par les utilisateurs. Sa simplicité d’utilisation et la pertinence des fonctionnalités ont aidé à cela.

Bénéfices immédiats et perspectives d’évolution

Le chef de projet de Maarch a assuré une disponibilité constante durant la phase de déploiement et après la mise en production pour accompagner la montée en compétence des utilisateurs. Les retours de ces derniers ont permis d’apporter des ajustements mineurs lors des premières semaines d’utilisation.

Depuis la mise en production le 16 décembre 2024, plus de 4.500 courriers entrants ont été traités, avec une moyenne de 600 courriers par mois.

Les bénéfices sont nombreux tels que l’amélioration de la traçabilité grâce à la centralisation des données, les utilisateurs peuvent suivre en temps réel le statut de chaque courrier, réduisant ainsi le risque de perte de documents.

Le gain de temps, la validation automatisée a permis de diminuer le temps de traitement des courriers offrant une réponse plus rapide aux usagers.

L’ergonomie optimisée, beaucoup d’utilisateurs apprécient la clarté de l’interface, permettant une gestion plus rapide et efficace des courriers, avec des témoignages soulignant un gain de temps significatif.

Une solution évolutive, la solution en SaaS, assure flexibilité et sécurité, ce qui permet d’ajouter de nouvelles fonctionnalités selon les besoins, assurant une adaptation continue aux évolutions métiers.

Dans l’avenir, la Ville de Châtillon est ouverte à explorer et avoir des démonstrations de nouvelles fonctionnalités offertes par la version 24 de Maarch Courrier, notamment l’intégration de l’intelligence artificielle pour proposer des réponses préétablies et automatiser davantage certains processus de réponses sortantes.

Un projet mené à bien et des retours positifs

Ce projet illustre la volonté de la Ville de Châtillon de moderniser ses processus internes afin d’offrir un service plus réactif, une meilleure traçabilité et une pérennité qui s’adapte aux spécificités organisationnelles et métiers. Grâce à la solution Maarch Courrier, la ville dispose à ce jour d’un système à la fois adéquat et évolutif, conforme aux attentes de la collectivité.

Données et indicateurs clés :

• Date de lancement du projet : janvier 2024
• Date de mise en production : 16 décembre 2024
• Nombre d’utilisateurs : 222 utilisateurs
• Courriers traités depuis la mise en production : Plus de 4 500 courriers (600 par mois environ)
• Durée de formation : 8 jours (100 utilisateurs formés)

Conclusion

La mise en place d’un tel projet demande un fort investissement et de la disponibilité de la part du client, mais aussi du chef du projet qui a dû être à l’écoute, trouver des solutions rapides et propres à la collectivité, ce qui a été le cas.

Il est impératif pour la collectivité de faire un travail en amont de la mise en place du projet sur ses circuits de traitement et de validation et d’être au point sur l’organisation qu’elle souhaite adopter pour la gestion de son courrier arrivé et départ afin de pouvoir transmettre ces informations à Maarch courrier.

La phase de recette est primordiale, il est très important de faire des tests pour vérifier que les circuits sont bons, que les courriers circulent bien dans les bonnes bannettes… L’idée étant de corriger le maximum de choses avant la mise en production pour que cette dernière se passe dans les meilleures conditions et que les utilisateurs disposent d’une solution la plus parfaite possible.

Lors de cette phase, Henri Queneau, le chef de projet a été présent et a su se rendre disponible pour échanger avec la Commune et faire les réglages nécessaires. Il était très investi dans le suivi du projet.

Le support Maarch (via le standard téléphonique ou la plateforme forge) est disponible et règle les soucis d’utilisation courant rapidement.

Ce projet de reprise zéro de la dématérialisation des courriers à la Ville de Châtillon illustre la capacité de Maarch à s’adapter à un contexte métier spécifique tout en offrant une solution performante et évolutive. Grâce à une gestion rigoureuse de la transition, la ville de Châtillon dispose aujourd’hui d’un système de gestion électronique des courriers sécurisé, traçable et facile à utiliser.

Ce projet constitue une référence solide pour la gestion des courriers dans les collectivités locales.

Enfin, c’est un projet qui doit vivre, être suivi dans le temps et bien administré quotidiennement pour assurer sa pérennité.

Maarch Courrier est aujourd’hui développé en intégration continue pour être en conformité avec un mode SaaS de plus en plus adopté par nos clients. Cela implique des mises à jour fonctionnelles régulières sur lesquelles nous ne communiquons systématiquement, à part bien entendu dans le changelog de version sur notre Git.

Cet article présente une synthèse des 350 jours/ hommes d’évolutions depuis la v24.0 jusqu’à la dernière version publiée v24.5.

Plus de contrôle sur les listes de diffusion

Les utilisateurs absents au moment de leur inscription dans les circuits de diffusion et de visa sont désormais identifiés avec une pastille rouge.

Il est également possible d’ajouter une multitude de rôles en copie dans les listes de diffusion, sans écraser les rôles existants.

Enfin, les listes de résultats des dossiers sont dorénavant personnalisables, offrant une meilleure visibilité des dossiers selon les besoins métiers.

Une meilleure intégration avec l’écosystème des partenaires

Maarch Courrier est un produit connecté disposant d’un large écosystème. Maarch maintient les connecteurs vers vos applications et outils métier préférés.

Connecteur IxBus multi-instances

Maarch Courrier supporte désormais plusieurs instances de connexion sur le connecteur ixBus, avec la possibilité de choisir quelle instance utiliser pour l’envoi.

Connecteur Maileva : pli unique pour un destinataire

Les documents d’un courrier qui font l’objet d’un envoi via Maileva sont désormais regroupés dans un pli unique par destinataire. La méthode de calcul de l’estimation des coûts d’envoi a été également ajustée en fonction.

Connecteur Maileva : enveloppes à double-fenêtre

Le connecteur Maileva est étendu afin de permettre à vos courriers dématérialisés d’être envoyés dans des enveloppes à double-fenêtre. Ce type d’enveloppe est utilisé pour les documents bancaires ou les formulaires administratifs nécessitant une double identification.

Le module LAD (Lecture automatique de Document) auparavant actif à l’enregistrement manuel d’un courrier est maintenant sollicité systématiquement à chaque versement par API.

Les bannettes de qualification deviennent plus lisibles.

Connecteurs à venir…

Très prochainement (24.6 – Septembre 2025), vous allez voir apparaître dans Maarch Courrier :

• Un connecteur Éditeur sur le parapheur électronique GoodFlag (ex Lex Persona). Ce connecteur respectera nos standards de qualité et de sécurité et sera paramétrable.
• Une implémentation de l’Envoi Recommandé Électronique de Docaposte Maileva/AR24, une solution pratique et bon marché pour des envois recommandés à valeur probatoire,  en toute simplicité. Nous aurons l’occasion de communiquer largement à ce sujet avec notre partenaire Maileva, car cela va représenter une réelle plus-value pour les utilisateurs.

Parapheur électronique

Prépositionnement des signatures

On peut dorénavant prépositionner les emplacements des griffes des signataires sur les documents soumis aux parapheurs, sur les modèles de documents ou au moment de l’envoi au parapheur.

L’apposition de griffes peut se faire en masse :

Créer une nouvelle version d’un document éditable

Tous les membres d’un circuit de visa pourront modifier le fichier bureautique original d’un document soumis pour visa ou signature, tant qu’aucune griffe ni certificat n’a été apposé sur le document. Une nouvelle version du document remplace alors la précédente.

L’interface parapheur permet aussi de consulter les différentes versions du document.

Horodatage certifié

L’intégration d’un horodatage certifié lors de la génération du certificat de signature électronique permet d’apposer un tampon certifié, conforme à la norme RFC 3161 sur un document. Cela se fait à l’aide d’un serveur d’horodatage dont les paramètres sont prédéfinis dans la configuration.

Deux modalités d’application sont définissables depuis un fichier de configuration :

• Automatique: l’horodatage est systématiquement appliqué lors d’une signature électronique
• Manuelle : l’horodatage est appliqué uniquement à la demande, lors de l’action de signature électronique.

Une fois apposé, le tampon d’horodatage est intégré à la signature électronique du PDF (“ la signature comprend un tampon temporel incorporé”).

Le Parapheur électronique permet également de configurer un filigrane personnalisé (watermark) pour les signatures électroniques. 

Dans la section « Autres » de l’administration des paramètres, un administrateur peut activer et personnaliser un watermark (filigrane) appliqué lors de la signature électronique. Il peut en définir le style, la couleur et la position.

Ce watermark est purement visuel :  il n’est pas associé à une griffe ni à un certificat électronique.

Il est désormais possible de fusionner automatiquement les tags de signature sur un document PDF avec griffe.

Cette fonctionnalité est actuellement limitée aux documents avec signature griffe sans certificat (intégration complète prévue dans une version ultérieure).

Authentification et sécurité

Connexion ProConnect

Désormais, connectez-vous grâce à ProConnect ! Un peu à la manière de France Connect pour les particuliers, ProConnect est un service d’authentification numérique développé par la Direction Interministérielle du Numérique (DINUM) destiné à des professionnels, qu’ils soient du secteur public ou privé.

Une fois la connexion via ProConnect configurée et activée dans Maarch Courrier, un bouton dédié « S’identifier avec ProConnect » apparaît sur la page de connexion de Maarch Courrier. Ce mode de connexion coexiste avec le mode standard, qui reste toujours accessible.

Déconnexion automatique d’une session SSO

Pour les instances configurées avec un mode de connexion SSO, la déconnexion de Maarch Courrier entraîne désormais la fermeture automatique de la session SSO si une URL de déconnexion du portail SSO a été définie dans l’administration.

Authentification SMTP via Microsoft OAuth

Maarch Courrier propose dorénavant une nouvelle option de configuration pour l’envoi de courriels : l’authentification OAuth via Microsoft Azure.

Configuration d’un serveur de relais du serveur de messagerie pour les configurations “Client smtp (smtp)” et “Fonction php (mail)”

Gestion de jeton d’accès aux API (token)

Maarch Courrier permet un accès aux API via la mise à disposition d’un jeton afin d’en sécuriser l’accès. Cette fonctionnalité est rattachée à un compte utilisateur de type web service.

Un nouveau paramètre technique permet de restreindre la modification des informations de profil utilisateur aux seuls utilisateurs disposant des droits appropriés.

Lorsque ce paramètre est défini à 0 et que l’utilisateur ne dispose pas du droit d’administration des utilisateurs, il ne peut plus modifier son propre profil.

À venir…

Nous sommes en train de développer pour la future évolution (24.6 – Septembre 2025) les fonctions de confidentialité sur les données personnelles des contacts. Il s’agit de définir :

• Qui sont les contacts sensibles et confidentiels ?
• Quelles sont les informations confidentielles sur ces fiches contact sensibles ? 
• Qui peut les voir, en se basant sur le schéma de sécurité de Maarch Courrier ?

Cette gestion des informations personnelles a une répercussion sur les recherches et affichages de contacts, les fiches de liaisons, les modèles de publipostage.

Système

Vidage automatique du cache du navigateur lors des mises à jour

Lors d’un changement de version de Maarch Courrier, un mécanisme de nettoyage automatique du cache navigateur est à présent mis en place, dans le but de garantir le bon fonctionnement de l’application sur les postes de travail.

Lecture Automatique de Documents (LAD)

Il est désormais possible de créer des champs personnalisés simples via l’interface d’administration dédiée.

La LAD extrait et mappe automatiquement les champs selon les règles définies dans un fichier de configuration, que ce soit lors d’une injection de courrier via l’API ou lors d’un dépôt manuel d’un document pour indexation.

Expérience utilisateur

Il est dorénavant possible d’effectuer une recherche en plein texte directement depuis la barre de recherche rapide.

Une nouvelle fonctionnalité permet de renvoyer un e-mail déjà envoyé directement depuis l’interface utilisateur.

Des évolutions conçues main dans la main avec les utilisateurs

Plus de 350 jours-homme de développement ont été consacrés à ses évolutions pour concrétiser ces avancées.

Grâce au soutien actif de nos utilisateurs du secteur public, notamment le Ministère de l’Intérieur, la CNAM, ou encore les villes de Saint-Ouen-l’Aumône et des Clayes-sous-Bois. Maarch Courrier bénéficie d’évolutions concrètes, directement alignées sur les besoins exprimés par le terrain.

Dans un contexte où la souveraineté numérique, l’innovation et la durabilité sont des priorités, Maarch Courrier s’inscrit pleinement dans une démarche collaborative avec ses utilisateurs, visant à proposer une solution libre, sécurisée, interopérable et durable.

En savoir plus sur Maarch Courrier

Téléchargement sur labs.maarch.org

Version de démonstration

Forum communautaire

Consultez les notes de version de Maarch Courrier

Accédez à la documentation officielle

Des actions désormais possibles directement depuis l’application

Parmi les nouveautés les plus attendues : la possibilité de réaliser directement depuis l’application des actions qui, jusqu’ici, étaient réservées à la version web. Vous pouvez désormais :

• Rediriger du courrier vers un autre utilisateur,
• Confirmer simplement sa prise en charge,
• Clôturer un courrier une fois traité.

Ces fonctionnalités offrent un véritable gain en réactivité et renforcent la fluidité de la gestion documentaire, même en déplacement.

Une recherche rapide pour un gain de temps immédiat

Parce que la rapidité d’accès à l’information est cruciale, Maarch Courrier mobile intègre désormais une recherche instantanée. En quelques secondes, vous pouvez retrouver un courrier en filtrant par :

• Objet,
• Nom de l’expéditeur,
• Destinataire.

Une solution idéale pour naviguer efficacement dans un volume important de correspondances.

Un tableau de bord interactif pour une vision claire

Visualisez l’essentiel en un coup d’œil grâce au tout nouveau tableau de bord. Composé de tuiles dynamiques, il vous permet de suivre facilement l’état de vos courriers : à traiter, en attente, clôturés, etc…

Ce module améliore la visibilité sur vos priorités et vous aide à mieux organiser vos tâches au quotidien.

Une interface repensée pour un confort optimal

L’expérience utilisateur a été au cœur de cette nouvelle version. Parmi les améliorations apportées :

• Le mode jour/nuit, pour un confort de lecture adapté à toutes les conditions d’éclairage,
• La page d’accueil personnalisée, fournie par le client, pour un accès direct aux informations essentielles.

Ces évolutions rendent l’application plus agréable à utiliser, tout en s’adaptant aux besoins spécifiques de chaque utilisateur.

Une application toujours plus stratégique

Avec cette nouvelle version, Maarch Courrier mobile affirme sa place d’outil incontournable dans la gestion dématérialisée du courrier. En combinant mobilité, efficacité et personnalisation, elle vous accompagne dans un environnement de travail moderne, agile et connecté.

Une longue histoire

Depuis 2016, sous l’impulsion du Président Patrice Talon, le Bénin a placé le numérique au cœur de sa stratégie de modernisation de l’État.

La dématérialisation des services administratifs s’est rapidement imposée comme un levier essentiel d’efficacité, de transparence et de proximité avec les citoyens. L’ASIN (Agence des Systèmes d’Information et du Numérique) a ainsi conduit dès 2021 la généralisation de la solution libre et open source Maarch Courrier, spécialisée dans la gestion électronique du courrier administratif.

La diffusion de Maarch Courrier s’étend à tous les Ministères, les Préfectures, les Mairies, les institutions de la République, les agences et sociétés publiques.

Il est intéressant de remarquer ici, dans une perspective comparée, l’ampleur des prérogatives de l’ASIN qui choisit et est garante de la mise en place de l’écosystème numérique du Bénin, que ce soit en administration centrale ou territoriale.

Ce rôle et ces prérogatives étendues, tant sur le périmètre des institutions couvertes que sur la centralisation de la décision stratégique, diffèrent très largement de la logique d’offre de services qui définit la stratégie des agences similaires en France ou en Europe.

C’est ainsi que la démarche, saluée pour sa rigueur et son impact, a abouti à la mise en service d’un nombre impressionnant d’instances Maarch Courrier depuis 2022 à ce jour :

• 20 ministères sur les 21 que compte le Bénin
• 11 préfectures sur 12
• 27 mairies sur 77
• 10 Agences et sociétés publiques

Le Bénin dans son ensemble serait à ce titre-là est la plus importante référence Maarch Courrier, avec plus de 25 000 utilisateurs déclarés !

Un partenariat qui scelle l’usage des nouvelles technologies et produits Maarch au sein de tout un gouvernement

Au bout de ces quelques années d’utilisation, l’ASIN a judicieusement choisi de se rapprocher de l’éditeur pour mieux satisfaire les requêtes spécifiques de ses utilisateurs.

Maarch Courrier est un logiciel libre et open source, ce qui a permis cette large diffusion. Mais l’expertise nécessaire pour l’adapter et répondre totalement aux besoins béninois nécessitait l’appui de l’éditeur.

Par exemple, le Bénin s’est équipé d’une infrastructure à clé publique (ICP/PKI) qui est le socle conventionnel pour la signature des documents administratifs officiels sécurisés, et qu’il faut connecter à Maarch Courrier.

De même, les composants spécifiques de parapheur électronique qualifié avec horodatage dans la version v24 de Maarch Courrier sont essentiels pour cette intégration.

Il est aussi question d’intégrer un moteur d’IA développé au Bénin, sachant tirer parti des textes de loi du pays.

Enfin, passés les besoins évidents autour de la gestion des correspondances, l’ASIN est extrêmement intéressée par le nouveau logiciel de Gestion Électronique de Données (GED) Maarch Digital Flow, qui va permettre de gérer des besoins de traitement industrialisé de données : gestion de dossiers, coffre-fort électronique, formulaires, workflows.

Il est aussi question d’utiliser Maarch RM pour l’archivage à long terme.

L’équipe projet ASIN est venue en formation 10 jours chez Maarch, pour des formations poussées aboutissant à la prise en main technique et fonctionnelle.

Cette formation très pragmatique, concrète et opérationnelle a aussi permis de revoir les procédures d’installation et d’exploitation dans un mode SaaS conteneurisé. Nous avons aussi abordé et réalisé les montées de versions.

L’ASIN a également suivi une formation technique et fonctionnelle sur le nouveau logiciel Maarch Digital Flow.

Les premiers cas d’application exploitent les capacités du produit à assumer la GED et les fonctions de back-office liées aux téléprocédures : par exemple la gestion des e-services du Centre National de Sécurité Routière (CNSR).

L’hébergement de l’ensemble des plateformes est assuré localement par la Société Béninoise d’Infrastructures Numériques (SBIN), qui déploie également la solution Maarch Courrier dans ses propres services, contribuant ainsi à renforcer l’ancrage de la transformation numérique dans le tissu institutionnel national.

Jean-Louis Ercolani, Directeur général et fondateur de Maarch, se félicite de cette avancée :

« Pour la première fois, Maarch contractualise directement à l’échelle d’un pays. C’est une grande fierté d’en être arrivé à ce stade. Rien n’égale le bonheur de voir un outil libre et ouvert servir au quotidien des milliers d’agents publics, dans une vision cohérente et structurante. Nous remercions le gouvernement béninois et particulièrement l’ASIN pour leur confiance et leur clairvoyance. »

Pour Marc-André Loko, Directeur général de l’ASIN, ce partenariat constitue une étape clé :

« Ce partenariat s’inscrit dans notre vision d’une administration publique moderne, efficace et accessible. La collaboration avec Maarch nous permet d’aligner les technologies aux besoins réels des administrations béninoises et d’en faire un levier stratégique pour l’État numérique que nous construisons. »

Maarch, filiale du Groupe Xelians (90M€ de CA, 800 personnes), en tant qu’éditeur/intégrateur de logiciels libres et spécialiste des processus administratifs, apporte ses briques logicielles et son expertise à l’offre de service globale du groupe pour la transformation numérique de la sphère publique.

Baptisée Xelians Public Suite, cette offre vise à fournir aux acteurs publics l’ensemble des outils et services adaptés et utiles à leur dématérialisation : capture multicanal, lecture et routage automatique, GED transverse, Gestion Électronique des Courriers (GEC), parapheur électronique, connecteurs métier, archivage électronique, IA….

Nous avons le plaisir de vous annoncer l’édition 2025 de notre tout nouveau Livre Blanc – Tout savoir sur la Gestion Électronique du Courrier dans le secteur public.

En collaboration avec FAST Solution par Docaposte, ce Livre Blanc a pour objectif de vous accompagner dans les usages de la Gestion Électronique du Courrier (GEC) au sein du secteur public et des collectivités.

Dans le prolongement de l’édition 2024, ce Livre Blanc s’adresse à toutes les structures publiques souhaitant optimiser leur gestion documentaire, sécuriser leurs flux d’information et intégrer à leur organisation une solution open source et libre.

Il vise également à vous aider à appréhender les réflexions et les enjeux actuels de la dématérialisation, tels que l’intégration de l’intelligence artificielle, le développement du télétravail, la multiplication des saisines par voie électronique, et bien plus encore.

Ce Livre Blanc revient entre autres sur :

• Les grands enjeux autour de la Gestion Électronique du Courrier ;
• Les fonctionnalités attendues d’un logiciel de GEC ;
• Des retours d’expérience concrets de nos partenaires et utilisateurs ;
• Les bonnes pratiques à adopter ;
• Les bénéfices concrets d’une démarche souveraine, open source et collaborative ;
• Les reprises de données dans les projets de GEC ;
• La méthodologie de mise en œuvre, d’implémentation et d’accompagnement au changement.

Dans le domaine de la Gestion Électronique de Courrier, la reprise de données constitue une étape essentielle de la migration vers une nouvelle solution. Il ne s’agit pas seulement d’un transfert de fichiers, mais d’un processus bien souvent complexe.

La GEC étant depuis de nombreuses années ancrée dans les esprits, nous sommes sur un marché de renouvellement et Maarch est souvent confronté à cette problématique de reprise d’applications historiques. Cet article présente notre approche et notre méthodologie pour une opération désormais courante dans un projet.

Un contexte de migration incontournable

Dans un écosystème numérique en constante évolution, les solutions de GEC utilisées par les organisations publiques et privées sont soumises à une pression croissante pour s’adapter à de nouveaux standards techniques et fonctionnels.

Les outils historiques, souvent figés depuis plusieurs années, deviennent difficiles à maintenir et peinent à répondre aux nouvelles exigences métier.

La migration vers des solutions  plus modernes, capable de répondre aux exigences actuelles en matière de performance, d’intégrité des données et de conformité réglementaire, devient donc incontournable.

Dans ce contexte, la reprise de données est un exercice délicat…

Il ne s’agit pas simplement de déplacer des fichiers d’un point A à un point B, mais bien de préserver  l’intégrité de l’ensemble des métadonnées, des référentiels et des relations internes. Une stratégie rigoureuse est essentielle pour éviter toute perte d’information ou altération de la qualité des données.

La stratégie de reprise pertinence 

Avant de s’engager dans une reprise de données, il est essentiel d’examiner attentivement les alternatives disponibles. En effet, ce type d’opération est souvent complexe, pouvant entraîner des coûts élevés et une charge de travail importante, en fonction du volume de données à traiter et des spécificités des applications sources utilisées.

Les options possibles sont :

Option 1 : Ne rien faire

“Il n’est pas de problème qu’une absence de solution ne finisse par résoudre…”.

Pour parodier Henri Queuille, il faut toujours se poser la question de ne rien faire.

Option 2 :

La stratégie « From Scratch », qui consiste à repartir de zéro, est une solution radicale mais pertinente dans certains contextes.

Par exemple, lors d’un changement de gouvernement, la « doctrine républicaine » prévoit l’archivage complet des courriers des équipes sortantes.

Ainsi, si l’application en fin de vie permet d’exporter le fonds documentaire, cela constitue une garantie supplémentaire en termes de sécurité et de conservation des données.

Option 3 :

La stratégie de conservation de l’application existante en lecture seule peut être une option viable, à condition d’accepter la perte éventuelle des données après quelques années.

Cette approche implique de faire face à l’obsolescence du matériel et des systèmes, ainsi qu’aux risques de pannes qui pourraient rendre l’application inutilisable sur une nouvelle infrastructure.

L’application est donc maintenue dans sa configuration d’origine, accessible aux agents jusqu’à sa péremption complète. Bien qu’économique et adaptée au court ou moyen terme, cette solution reste toutefois peu pratique pour les utilisateurs au quotidien.

Option 4 :

La stratégie de reprise via une base d’archives repose sur le principe que les solutions de transfert sont similaires. Cette stratégie consiste à réaliser une reprise simplifiée dans un environnement distinct de la production, ce qui permet d’éviter les correspondances complexes entre les entités, les types de courriers et les groupes des deux systèmes.

Les courriers sont donc repris et affectés à un utilisateur générique, de type « Archiviste », auquel on s’adresse pour retrouver les documents. Cette approche élimine tout risque de pollution de la base de production, et la reprise peut être réalisée à n’importe quel moment du projet.

Très appréciée par nos équipes, cette méthode offre une grande souplesse dans le déroulement du projet, car la reprise des données peut se faire en parallèle, sans bloquer les étapes suivantes.

Un autre avantage majeur est que l’environnement technique est constamment à jour et identique à la production, permettant ainsi à la base d’archives de bénéficier d’évolutions techniques sur le long terme. C’est par exemple la stratégie qu’a choisie le Ministère des Affaires Étrangères pour sa reprise de données.

Une méthodologie éprouvée pour une reprise réussie

Chez Maarch, nous avons mis au point une stratégie claire et sécurisée pour garantir le succès de la reprise de données :

1. Planification précise

Nous commençons par définir une stratégie de reprise détaillée dans un Dossier de Reprise des Données (DRD). Ce document recense la correspondance entre la base source et la base cible, les modalités de contrôle et le calendrier de migration.

Le transfert des données entre les environnements est également un des points clés de cette phase. C’est pourquoi après le paramétrage de Maarch Courrier en fonction des besoins métiers, nous fournissons au client un tableau de correspondance entre le référentiel Maarch et le référentiel source, laissant au client la responsabilité d’indiquer les correspondances exactes.

2. Préparation rigoureuse

Avant d’entamer le transfert, nous réalisons un comptage précis des données (contacts, utilisateurs, entités…) utilisées pour établir une référence de contrôle. Ce comptage permet de détecter les incohérences et de prévoir des fichiers de rejet en cas d’erreur lors de l’importation vers la base cible.

Une stratégie particulièrement efficace consiste à effectuer la reprise dans une base d’archives dédiée, distincte de l’environnement de production. Ce choix permet de sécuriser le processus en évitant toute perturbation sur le système en exploitation. Les données sont attribuées à un profil type “Archiviste » chargé de centraliser les accès et les demandes de recherche. Cette méthode offre une flexibilité supplémentaire, car la reprise ne constitue pas un jalon bloquant, ce qui lui permet d’être menée en parallèle du reste du projet.

Lorsque la reprise de données s’effectue entre deux solutions présentant un environnement technique identique et à jour, cela permet une mise en production plus rapide. C’est, par exemple, la démarche adoptée par le Ministère des Affaires Étrangères pour la reprise de Neoledge Elise.

3. Transfert sécurisé

Chez Maarch, les injections de données sont systématiquement réalisées via les API REST de la plateforme cible, garantissant ainsi le respect des règles d’intégrité de la base.

Lors des exécutions, les rejets sont corrigés et recyclés dans le cadre d’une reprise par indentation, étant traités et conservés au fil de l’eau pour permettre une correction rapide des anomalies.

• Les documents repris de façon identique sont versés et indentés par WebServices.            
• Un journal global indique le compteur de succès, d’échecs, et le temps d’exécution de la reprise.
• Les débits de reprise constatés sur notre environnement SaaS sont de plus de 13.000 courriers/heure (moyenne calculée sur une opération de 250.000 courriers, avec ou sans PJ).

4. Contrôle qualité et validation

Afin de garantir une reprise de données réussie, il est essentiel de mettre en place une validation rigoureuse, combinant vérification technique et fonctionnelle.

Cette double validation assure à la fois l’intégrité des données et leur conformité avec les attentes métiers.

La vérification technique consiste à comparer le nombre exact de documents et les volumes de données échangées entre les systèmes source et cible. Cette analyse est réalisée à la fois par le script de reprise et par la base de données Maarch Courrier, permettant ainsi un contrôle précis de l’intégrité des données.

La vérification fonctionnelle, quant à elle, repose sur un échantillonnage aléatoire de numéros de chrono (10, 20 ou 50), pour permettre une comparaison directe entre les deux applications. Cette étape, plus orientée vers l’utilisateur final, permet d’apporter une garantie supplémentaire quant à la réussite de la reprise, en offrant une validation symbolique qui renforce la confiance des métiers dans la conformité des données reprises. 

Grâce à cette méthode, nous avons atteint une capacité de reprise de plus de 13 000 courriers/heure sur notre environnement SaaS. Notre expertise nous permet de nous adapter à tous types d’environnements, y compris pour des solutions peu évolutives.

Attention à la confidentialité du processus

Migrer des données comporte toujours des risques, qu’il s’agisse d’un transfert physique ou numérique.

Transfert physique des données :

Utilisation de support tels que des disques durs ou des clés USB, exposerait les données à des risques de perte ou de vol. Pour éviter cela nous vous recommandons  fortement de privilégier des supports chiffrés et un transport sécurisé 

Transfert numérique :

Les connexions VPN ou les plateformes de transfert sécurisées sont pratiques, mais elles doivent être correctement configurées. Car des failles de réseau pourraient être exploitées par des acteurs malveillants.

Intégrité des données :

La différence de structure entre la base source et la base cible peut entraîner des erreurs ou des pertes de correspondance. Une préparation minutieuse grâce à  des schémas de données et des règles de conversion est donc essentielle.

Conclusion

Migrer une solution de GEC est un défi technique mais également  stratégique, avec une planification détaillée, une exécution maîtrisée et une validation rigoureuse, le passage vers une nouvelle plateforme peut se faire en toute confiance.

Chez Maarch, nous avons l’expérience et les outils pour assurer une transition fluide, tout en garantissant la sécurité et l’intégrité de vos données.

Le projet Orléans Métropole avec Maarch Courrier

Orléans Métropole déploie divers dispositifs de mutualisation tels que les groupements de commandes et la mutualisation de services (ex. : DSI, les déchets…) de sorte à rationaliser les ressources et à améliorer la collaboration entre les communes.

Orléans Métropole, une structure intercommunale composée de 22 communes et comptant plus de 292 000 habitants, a acquis le statut de métropole en mai 2017.

La réforme des collectivités territoriales, introduite par la loi du 16 décembre 2010, a renforcé cette approche en favorisant la création de services communs et le partage de biens, dans le but d’optimiser les coûts et de faire converger les méthodes de travail.

Par exemple, en termes de logiciel, le logiciel Cart@DS a été mis en place sur l’ensemble des 22 communes, pour la gestion des dossiers d’urbanisme et d’habitat.

Maarch et la gestion du courrier

La métropole décide dès 2018 de fournir aux communes adhérentes la solution Maarch Courrier, un logiciel libre et open source et 100 % français. Ce choix est intervenu après une étude technique approfondie, qui a mis en valeur ses capacités d’évolution et son adéquation aux besoins.

Du fait du caractère libre et open source de Maarch Courrier, et des conclusions de l’étude technique, la métropole était en droit de passer un marché exclusif avec l’éditeur de Maarch Courrier, conformément à l’article 30 du code des marchés publics, avec pour ambition d’intégrer des évolutions dans le futur standard du produit.

À ce jour, Maarch Courrier est utilisé par 14 communes : Chécy , Fleury-les-Aubrais, Ingré, La Chapelle Saint Mesmin, Mardié, Olivet, Ormet, Saint-Cyr-En Val, Semoy, Saint-Hilaire Saint – Mesmin, Saint- Jean le Braye, Saint- Jean le Blanc, Saint- Jean de la ruelle, Saint-Pryvé Saint-Masmin.

Choix d’implémentation

Le projet de gestion du courrier via Maarch Courrier est un exemple type d’implémentation dans un environnement mutualisé. Orléans Métropole, possédant les ressources humaines et techniques adéquates, a choisi d’héberger le service dans son propre datacentre, autrement dit en On-Premise.

Ce choix n’a jamais été remis en cause depuis 2018, c’est également le cas de nombreux grands EPCI disposant des ressources nécessaires pour héberger ce type de projet sur leurs propres serveurs.

Nous avons donc opté pour la création d’une instance commune pour la ville et la métropole, facilitant les échanges de courriers entre ces deux entités via une simple redirection et un champ personnalisé pour indiquer le périmètre.

En revanche, chaque commune adhérente dispose de sa propre instance, hébergée également dans le datacentre de la métropole. La collectivité de Fleury-les-Aubrais a aussi choisi de communiquer avec la CA au travers du mécanisme « Maarch2Maarch« .

Par exemple, un courrier relatif à un problème de voirie survenu à Fleury-les-Aubrais est réexpédié à la métropole pour traitement, car la voirie est un domaine de compétence intercommunal.

Ce mécanisme permet à la commune de Fleury-les-Aubrais de suivre l’évolution du traitement de la demande, assurant ainsi une collaboration efficace avec Orléans Métropole.

La GEC en vitesse de croisière

Depuis 2018, Maarch Courrier est pleinement opérationnel au sein d’Orléans Métropole, au sein de 14 communes sur les 22 ayant adhéré au service.

Ces communes varient en taille et en population, allant de quelques milliers à plusieurs dizaines de milliers d’habitants.

Lors de la phase de projet, des modèles de paramétrage spécifiques pour les petites et moyennes communes ont été créés, permettant aux équipes de la métropole d’assurer elles-mêmes le déploiement en toute autonomie.

L’équipe autonome dédiée de la gestion électronique du courrier (GEC) se compose de trois personnes, chacune assumant des responsabilités spécifiques, à temps partiel, pour assurer le maintien et l’évolution du système, telles que :

• Un chef de projet informatique (DSI)
• Une cheffe de projet métier, au niveau du Secrétariat Général, et intervenant en assistance au niveau des petites collectivités, les plus grandes étant relativement autonomes.
• Un responsable applicatif (DSI) assurant le paramétrage, les mises à jour et le support technique N2

Grâce aux scripts et à la documentation fournie par Maarch, l’équipe effectue des mises à jour régulières du logiciel. Chaque année, environ 20.000 courriers sont enregistrés dans l’instance commune de la ville et de la métropole.

Dans l’ensemble, le périmètre fonctionnel avait été correctement défini dès le départ et n’a que peu évolué, à l’exception de quelques ajustements de paramétrage tels que la gestion des bannettes de supervision, les étapes de validation et la maintenance des référentiels.

Parmi les évolutions notables figure l’intégration du connecteur IXBus SRCI  qui  permet d’envoyer le master du courrier à signer dans le parapheur. En effet, IXParapheur est le seul parapheur à notre connaissance autorisant la modification du document avant signature, à condition qu’il dispose du master.

Architecture

À Orléans Métropole, l’application Maarch Courrier fonctionne sur un serveur unique sous Ubuntu Server 22.04 LTS, tandis que la base de données est hébergée séparément sur un serveur dédié utilisant Postgres 12.

L’application est accessible depuis l’extérieur uniquement pour permettre aux utilisateurs de se connecter en dehors du réseau de la Métropole, comme c’est également le cas pour d’autres applications. En matière de périmètre applicatif.

La métropole d’Orléans suit  scrupuleusement les   recommandations fournies par Maarch en ce qui concerne les mises à jour.

Dans le cadre de la gestion des accès aux systèmes, chaque commune dispose d’un administrateur dédié au paramétrage des comptes. Ce dernier est responsable de la création des comptes utilisateurs et de l’attribution des droits d’accès.

Pour l’accès externe, une connexion sécurisée est mise en place via un reverse proxy, permettant ainsi d’exposer les services nécessaires tout en assurant la protection du réseau interne. En termes d’infrastructure, Orléans Métropole utilise la solution de virtualisation Simplivity, qui garantit une gestion optimisée des ressources et une haute disponibilité.

Enfin, l’architecture du projet repose sur des serveurs dédiés : des serveurs spécifiques sont affectés à la gestion de la base de données et à celle de l’application, permettant une séparation des tâches et une meilleure performance du système. Les performances ont été maintenues à un niveau satisfaisant, même face à l’augmentation de la charge, grâce au renouvellement des serveurs effectué par la collectivité en cours de projet.

Ce sont 1683 utilisateurs actifs qui ont manipulé plus de 248 093  courriers qui sont enregistrés au sein de leur instance Maarch Courrier depuis février 2010.

Répartition des utilisateurs en fonction du nombre total de courrier par ville d’Orléans Métropole

Pour optimiser la numérisation des courriers entrants, la métropole utilise trois scanners Fujitsu ScanSnap et a affecté deux opérateurs pour traiter environ 30 courriers papier par jour. La capture des courriels depuis un dossier sur le serveur Exchange, associée à la numérisation des courriers papier, a permis de numériser environ 20 000 courriers en 2023, contre 15 700 à ce jour en 2024.

Le témoignage de Christelle Bonnivard :

Orléans Métropole et ses 22 communes regroupent plus de 282 000 habitants dans une aire urbaine de 430 000 habitants, un territoire en pleine croissance démographique. Parmi ces communes, 14 ont choisi de se lancer dans le projet Maarch.

La Métropole souhaitait mettre en place un système de suivi de courrier fiable permettant de répondre aux administrés dans un délai imparti.

Grâce au logiciel Maarch Courrier, nous bénéficions d’une traçabilité complète des courriers, depuis leur réception jusqu’à leur clôture, avec la possibilité de faire un suivi en ajoutant des annotations.

Maarch permet une dématérialisation totale, notamment pour l’envoi des accusés de réception par e-mail, la signature numérique via Ixbus, et la réponse directe par Maarch, éliminant le besoin de passer par un autre logiciel pour les envois de réponses par e-mail. L’outil permet également de communiquer avec certaines communes de la métropole grâce au module Maarch2Maarch.

Prochain défi

Dans un avenir proche, Orléans Métropole souhaite passer sur Postgres 16, et trouver un autre système de virtualisation que VMware.

La municipalité d’Orléans pourrait être intéressée par la V24 de Maarch Courrier qui propose de nouvelles fonctionnalités telles que l’intelligence artificielle Maarchie, qui aide à la rédaction de courriels sortants, dans le but d’améliorer l’efficacité des processus intercommunaux.

Le mot de la fin

La GEC d’Orléans Métropole est la parfaite illustration de la pertinence d’une solution open source comme Maarch Courrier : déploiement libre, appropriation, contribution, fédération autour d’un projet commun. Face aux resserrements budgétaires inéluctables, c’est le moyen de faire plus avec moins d’argent public. L’époque nous oblige à repenser notre façon de fonctionner, et l’open source est l’une des clés de l’optimisation des budgets combinée à la réappropriation de notre souveraineté.

Jean-Louis Ercolani – Directeur Général Maarch