2024: a year of success, full steam ahead into 2025!

I have always been impressed by our capacity to create and invent. Every year brings its share of new developments, and human ingenuity truly seems to know no limits.

2024 saw the rise of AI

Having witnessed many IT fads over the course of my career (object databases, client-server architecture, virtual reality…), I can also tell when something isn’t one. A revolution is underway, and for the first time, this technological revolution is fueling itself. Given the sheer number of announcements, it’s more than likely that AI is now working to improve AI engines.

Far from jumping on a moving train, we jumped straight into the locomotive to launch Maarchie, the first conversational AI assistant for drafting mail available in a GEC on the market.

We have also greatly improved our OCR and LAD tools to offer handwriting recognition and automatic routing.

Lastly, we launched internal working groups to use AI in our development work and in our customer support center. Adoption of AI within Maarch Courrier is happening gradually, and we still need to raise awareness and reassure our clients — that’s the price reserved for pioneers.

On the other hand, the new Maarch Courrier v24 signing platform is a resounding success.

Clients have seen the full value of a seamless journey through to electronic signature, with all the benefits of staying within Maarch Courrier: flexible, powerful workflows, notifications, storage and filing, and the ability to modify the document to be signed right up until the last minute.

Thank you to the inter-ministerial working group that made the design of this great feature possible.

We continue to enrich the features of our Digital Flow GED.

The arrival within the group of the new subsidiary « Xelians Integration Service« , specializing in the public sector, is the perfect opportunity to scale up Digital Flow and position it as a cross-functional GED within a comprehensive lifecycle management suite, from creation through to electronic archiving.

In summary, while maintaining comfortable growth, we have consolidated our position and invested heavily to drive 2025 forward at full speed.

At Maarch, we like to say that our clients are the ones who watch their spending closely: everything points to 2025 being an economically challenging year, one that will push businesses to optimize their spending and do more with less.

More open source, more made in France — could that be the key to recovery?

Dear colleagues, clients, suppliers, and partners, I extend my very best wishes for a 2025 filled with happiness and success!

2024 : une année de réussites, cap sur 2025 !

J’ai toujours été impressionné par notre capacité à créer et inventer. Chaque année voit son lot de nouveautés, et le génie humain ne semble véritablement pas connaître de limites.

2024 a vu l’essor de l’IA

Ayant connu dans ma carrière de nombreux effets de mode en informatique (les bases objet, le client-serveur, la réalité virtuelle…), je pressens aussi lorsque ça n’en est pas un. Une révolution est en marche, et pour la première fois, cette révolution technologique s’auto-alimente. Au vu de la multiplication des annonces, il est plus que probable que ce sont des IA qui travaillent à l’amélioration des moteurs d’IA.

Loin d’avoir pris le train en marche, nous avons au contraire sauté dans la locomotive pour proposer Maarchie, le premier robot conversationnel rédacteur de courriers dans une GEC du marché.

Nous avons aussi grandement amélioré nos outils d’OCR et LAD pour proposer de la lecture sur écriture manuscrite et du routage automatique.

Enfin, nous avons lancé des groupes de travail en interne pour utiliser l’IA dans nos développements et pour notre centre de support client. L’adoption de l’IA dans Maarch Courrier se fait en douceur, et nous devons encore évangéliser et rassurer nos clients, c’est la contrepartie réservée aux pionniers.

En revanche, le nouveau Parapheur Maarch Courrier v24 recueille un véritable plébiscite.

Les clients ont vu tout l’intérêt d’un parcours sans couture jusqu’à la signature électronique, avec tout l’avantage de rester dans Maarch Courrier : souplesse et puissance des circuits, notifications, conservation et rangement, et capacité à modifier le document à signer jusqu’à la dernière minute.

Merci au groupe de travail interministériel qui a permis la conception de cette belle fonctionnalité.

Nous continuons d’enrichir les fonctionnalités de notre GED Digital Flow.

L’arrivée dans le groupe de la nouvelle filiale « Xelians Integration Service » spécialisée dans le secteur public est l’occasion rêvée de travailler sur la montée en puissance de Digital Flow et de le proposer comme GED transverse dans une suite globale de gestion du cycle de vie, de la production à l’archivage électronique.

En résumé, tout en assurant une croissance confortable, nous nous sommes consolidés et nous avons lourdement investi pour mener une année 2025 tambour-battant.

Nous avons coutume de dire chez Maarch que nos clients sont ceux qui font attention à leur argent : tout montre que 2025 va être une année économiquement compliquée, qui va pousser les acteurs économiques à optimiser leurs dépenses, et à faire plus avec moins.

Plus d’open source, plus de made in France, et si c’était ça la clé du redressement ?

Chers collègues, clients, fournisseurs et partenaires, je vous adresse tous mes vœux d’une année 2025 riche de bonheur et de réussite !

Historique

La Ville de Thionville est une commune de 40.000 habitants, 2ème Ville du département de la Moselle, en région grand Est. Elle fait partie des utilisateurs historiques de Maarch Courrier, en production depuis 12 ans, d’abord à la Ville puis étendue à la Communauté d’Agglomération en 2021.

La version Maarch Courrier est une 21.03 hébergée, la migration SaaS étant prévue en septembre 2024.

En 2022, la Communauté d’Agglomération et la Ville lance un projet de Gestion de la Relation Citoyen après avoir sélectionné l’offre GRC de Docaposte. Cette solution est opérationnelle depuis mars 2023.

Les attendus et enjeux

La solution de gestion de la relation usager reste le front-office officiel des usagers dans leurs contacts et démarches numériques avec la collectivité.

Cela implique que l’ensemble des demandes numériques des citoyens passe par l’interface GRC Docaposte.

Au total et depuis sa mise en service, ce sont près de 120 téléservices et formulaires de contact qui ont été développés, et qui ont recueilli à ce jour plus de 5.000 demandes.

Les demandes dans le périmètre GRC sont en général faciles à traiter, gérables par les services en autonomie, sans impact budgétaire majeur, et ne nécessitant pas une validation administrative ou politique.

Dans le cas contraire, la demande doit basculer dans un circuit administratif Maarch Courrier.

Les grands sujets à traiter sont :

• La synchronisation des contacts
• Les modalités d’envoi dans Maarch Courrier : objets (courriers, annotations, contact, etc.), mapping des index, prévalence du chrono, hyperliens, imagettes
• L’organisation de la remontée d’information entre les systèmes (statuts)
• Élaboration de statistiques unifiées

Dans le cadre d’une structure multi-instances Ville/CA se pose aussi la question de l’adressage aller et retour. En effet, la GRC Docaposte est mutualisée pour la CA et la ville, alors que dans Maarch Courrier, on retrouve une instance par entité.

Il faut aussi noter que Maarch Courrier est hébergé sur les serveurs de la CA, et que la GRC Docaposte est quant à elle un service de type SaaS.

Cheminement utilisateur

Le citoyen accède au portail où se trouvent les formulaires et les télé-services  :

Certains formulaires nécessitent une création de compte, d’autres pas.

Prenons l’exemple d’un citoyen qui va bientôt emménager à Thionville, et qui aurait besoin d’une place réservée aux personnes handicapées proche de son futur domicile.

Le citoyen complète une demande en ce sens :

La demande arrive dans le back-office GRC Docaposte. L’agent en charge dispose de moyens de filtrage :

Cette demande n’étant pas dans le périmètre GRC, il la clôture, ce qui provoque un automatisme de demande d’envoi à Maarch Courrier :

La demande se retrouve alors dans une bannette de Maarch Courrier :

La demande se retrouve alors dans une bannette de Maarch Courrier :

Et dans la fiche de qualification Maarch Courrier, l’utilisateur retrouve un document principal retraçant le parcours utilisateur dans la GRC Docaposte :

En conclusion

Maarch et Docaposte ont travaillé de concert et en bonne entente pour faire aboutir cette interconnexion indispensable et obtenir la satisfaction du client.

Nous avons défini ensemble le schéma d’interaction entre les deux logiciels pour une expérience usager et utilisateur “sans couture”.

On remarque que les travaux se situent essentiellement côté GRC : Maarch a prêté son assistance et expertise pour aider Docaposte à utiliser les API Web Service Maarch Courrier, dans le cadre du contrat de support et maintenance.

Après une année pleine de production, on constate qu’une demande sur cinq est ré- acheminée vers Maarch Courrier.

L’équipe de la Ville et de la Communauté d’Agglomération a ainsi réussi à router et automatiser 4/5ème des demandes, en procédant à un gros travail de recensement et de catégorisation de ces dernières.

Maarch Courrier reste cependant indispensable pour les circuits de décision complexes et/ou à caractère engageant.

Un témoignage :

Engagée depuis 2016 dans une démarche d’amélioration de la qualité de la relation à l’usager, la Ville de Thionville, accompagnée par la Communauté d’agglomération « Portes de France – Thionville » a souhaité développer une solution de GRC permettant à l’usager de suivre sa demande en temps réel.

Conçue pour traiter des demandes simples, cette GRC a été connectée à Maarch Courrier afin de permettre aux services municipaux d’assurer une fluidité de traitement pour les demandes plus complexes car générant des besoins de crédits et/ou une validation.

Objectif atteint !

Il reste maintenant à développer une connexion « retour » afin que l’usager parvienne dans la GRC à suivre le traitement de sa demande dans Maarch Courrier.

— Valérie MANGEOT

Directeur Vie Institutionnelle et Démarche Qualité
Ville de Thionville