Some background

Maarch was the first GEC to natively integrate Maileva connectors into its interfaces, for:

• sending standard letters, in black and white or color, with single or double windows
• sending hybrid registered letters (LREL), where dispatch is digitalized while delivery remains physical, through the postal carrier.

The evidentiary function in the second case is at its maximum and strictly equivalent to a paper mailing.

The fully electronic registered letter (LRE) is fairly complex and is aimed more at correspondence with businesses, notaries, and legal entities in general. As a result, we haven’t received client requests for this offering, which is rarely used by public-sector organizations.

We were, however, won over by Docaposte Maileva‘s offering around Electronic Registered Mail (ERE), which does not require identity verification for either the sender or the recipient. The principle is very simple: in short, it’s an email with receipt validation through a trusted third party.

ERE carries evidentiary value, and can be used whenever the law does not require a traditional registered letter.

Examples of use cases are available on the Maileva website: https://www.maileva.com/nos-solutions/ere/

• Amicable debt collection
• Formal notice
• Supplier changes
• Factoring
• Information and reminder letters
• Rental property management

Key features of ERE

Recipient consent : not required

Identification of sender and recipient : no

Sender anonymity : yes

Acknowledgment of receipt : the recipient has 15 days to acknowledge receipt

Proofs : proof of deposit and dispatch, proof of receipt, proof of refusal, proof of negligence, and proof of non-delivery

Integrating ERE into Maarch Courrier

As a user with an ERE subscription with Maileva, you can send digital mailings directly from Maarch Courrier, using the “simple electronic registered mail” distribution mode.

This fully digitalized option lets you benefit from an entirely digital mailing, with a reduced delivery time and immediate proof generation.

In the Maileva mailing administration settings, you can create an ERE-type template and choose the sender for your mailings. Each template is made available to the selected entities.

Using the Maileva sending modal, select the ERE template configured in the administration settings, then send the mailing made up of the selected documents (“integrated into Maileva mailings”). All documents from a piece of mail sent via ERE are grouped into a single mailing addressed to each recipient.

In the sent items interface, for a Maileva mailing, download the proof of deposit.

And receive your proof of deposit, dispatch, and receipt in PDF format.

Un peu de contexte

Maarch a été la première GEC à intégrer nativement des connecteurs Maileva dans ses interfaces, pour :

• l’envoi de lettres simples, noir et blanc ou couleur, à simple ou double-fenêtre
• l’envoi de lettres recommandées hybrides (LREL), où l’expédition est dématérialisée, et la réception toujours physique, au travers du facteur.

La fonction probatoire dans le second cas est maximale et strictement équivalente à l’envoi papier.

La lettre recommandée 100% électronique (LRE) est assez complexe et s’adresse plutôt à des correspondances vers les entreprises, notaires, et personnes morales en général. En conséquence, nous n’avons pas eu de demandes client pour cette offre peu utilisée par les acteurs publics.

Nous avons en revanche été séduits par l’offre Docaposte Maileva autour de l’Envoi Recommandé Électronique (ERE), qui n’impose pas de vérification d’identité de l’expéditeur ni du destinataire. Le principe en est très simple : il s’agit en résumé d’un courriel avec validation de réception au travers d’un tiers de confiance.

L’ERE bénéficie d’une valeur probatoire, et il peut être utilisé lorsque la loi n’impose pas un recommandé classique.

Des exemples de cas d’usage figurent sur le site Maileva : https://www.maileva.com/nos-solutions/ere/

• Recouvrement de créances à l’amiable
• Mise en demeure
• Changement de fournisseur
• Affacturage
• Lettre d’infos et de relance
• Gestion locative

Les caractéristiques clés de l’ERE

Consentement du destinataire : pas obligatoire

Identification de l’expéditeur et du destinataire : non

Anonymat de l’expéditeur : oui

Accusé de réception : le destinataire a 15 jours pour accuser réception

Preuves : preuve de dépôt et d’envoi, preuve de réception, preuve de refus, preuve de négligence et preuve de non distribution

L’intégration de l’ERE dans Maarch Courrier

En tant qu’utilisateur disposant d’un abonnement ERE chez Maileva, vous avez la possibilité d’envoyer des plis numériques directement depuis Maarch Courrier, en utilisant le mode de distribution « recommandé électronique simple ».

Cette option 100 % dématérialisée vous permet de bénéficier d’un envoi entièrement numérique, avec un délai d’acheminement réduit et la génération immédiate de preuves.

Dans l’administration des envois via Maileva, vous pouvez créer un modèle de type ERE et choisir l’expéditeur des envois. Chaque modèle est mis à disposition des entités sélectionnées.

À l’aide de la modale d’envoi vers Maileva, sélectionner le modèle ERE paramétré dans l’administration, effectuer l’envoi du pli constitué des documents sélectionnés (« intégré aux envois Maileva »). L’ensemble des documents d’un courrier faisant l’objet d’un envoi en ERE est regroupé dans un pli unique adressé à chaque destinataire.

Dans l’interface des éléments envoyés, sur un envoi Maileva, télécharger la preuve de dépôt.

Et recevez votre justificatif de preuve de dépôt et d’envoi ainsi que de réception au format PDF.