Conduire un projet Maarch : des outils au service des métiers

Les collectivités et les organisations du secteur public sont confrontées à une augmentation constante de leur volume documentaire et à des exigences en matière de qualité.

La gestion électronique documentaire devient essentielle, bien plus qu’un simple choix technologique, c’est un gage d’efficacité.

Conduire un projet de gestion documentaire avec Maarch, c’est s’engager dans une démarche globale qui va au-delà de l’adoption d’un logiciel : c’est accompagner le changement, simplifier les tâches, optimiser leur efficacité et répondre avec réactivité aux attentes de leurs parties prenantes.

Avec une méthodologie claire et des objectifs précis, Maarch propose des solutions qui placent les services et les métiers au centre des préoccupations. Décryptons les étapes et les atouts de cette démarche novatrice.

La transformation numérique au service des agents

Chez Maarch, chaque projet est conçu pour répondre aux besoins spécifiques des métiers, bien au-delà d’un simple déploiement technique. Chaque étape est adaptée aux rôles et responsabilités des utilisateurs, garantissant ainsi une solution sur mesure.

Prenons l’exemple d’un projet de gestion de correspondance, Maarch Courrier :

Les fonctionnalités sont pensées pour optimiser l’acquisition et la circulation du courrier au sein du service courrier et des opérateurs de numérisation. Du côté des agents publics, la solution permet de fluidifier le traitement des courriers entrants et sortants grâce à des fonctionnalités facilitant la prise en main, la rédaction de courrier sortant ainsi que la circulation entre les différents services. Enfin, pour les responsables techniques et les décideurs, l’outil est pensé pour offrir une supervision efficace et des processus de validation adaptés.

Cette approche centrée sur les besoins métier assure une intégration harmonieuse des outils dans les processus existants, tout en enrichissant ces derniers pour les rendre plus performants.

Paramétrage : la personnalisation au cœur du projet

La première étape de tout projet Maarch repose sur un paramétrage minutieux. Ce travail est réalisé lors de plusieurs ateliers impliquant toutes les parties prenantes :

• L’acquisition du courrier consiste à définir quelles sont les métadonnées, critères d’assignation nécessaires au traitement des documents entrants.
• Le traitement documentaire implique la mise en place de modèles de documents et de workflows d’approbation adaptés aux besoins de l’organisation.

En ce qui concerne la validation et les signatures, il est essentiel de déterminer quels circuits de parapheurs et signatures électroniques doivent être instaurés. Cette étape est transposable avec agilité sur n’importe quel projet Maarch.

Ces ateliers permettent de créer un dossier de spécifications détaillées (DSD), qui sert de véritable feuille de route technique et fonctionnelle. Cette phase permet ainsi d’adapter l’outil aux spécificités du terrain, en le transformant en une solution sur mesure.

Recette, le test grandeur nature

La phase de recette est essentielle pour garantir la pertinence et l’efficacité du paramétrage. Celle-ci repose sur deux grands axes :

• Le premier axe consiste à faire tester la solution par un panel d’utilisateurs finaux. Ces derniers testent la solution en conditions réelles lors d’ateliers dédiés, à travers des cas-tests représentatifs de leur quotidien.
• Le second axe, quant à lui, consiste en un réajustement via un comité de suivi (COSUI) qui recueille les retours utilisateurs et permet d’ajuster les paramètres en fonction de leurs remarques. Un cahier de recette consigne les observations et valide les ajustements nécessaires pour s’assurer que la solution réponde parfaitement aux attentes.

Formation, la clé de l’adoption

Un outil performant ne peut accomplir sa mission sans une adoption réussie par ses utilisateurs, ce qui fait de la formation un élément clé de la méthodologie Maarch.

Des sessions pratiques, en présentiel ou à distance, permettent aux utilisateurs de se familiariser avec les fonctionnalités essentielles telles que la création de projets de réponse ou la gestion des contacts, etc.

Les administrateurs bénéficient d’une formation approfondie sur deux jours, les préparant à gérer les paramètres et à assurer le support technique de premier niveau.

Les ambassadeurs, devenus formateurs internes, deviennent des relais du changement au sein des équipes, renforçant ainsi l’impact des formations initiales.

Grâce à des outils comme des tutoriels personnalisés ou des MOOC, Maarch veille à ce que chaque utilisateur maîtrise l’application dans sa globalité.

Assistance au déploiement, un accompagnement durable

Une fois l’application mise en service, le travail ne s’arrête pas là. Pendant les premières semaines, Maarch intensifie sa présence pour accompagner les équipes dans leur prise en main de sa solution.

Une fois les configurations ajustées selon les retours des utilisateurs, les paramètres sont affinés pour répondre au mieux aux besoins.

Un soutien technique est également disponible par téléphone et via un service de ticketing, assurant la résolution rapide de toute difficulté rencontrée.

Le suivi post-déploiement repose sur le suivi d’indicateurs clés pour évaluer l’efficacité de la solution et identifier des pistes d’amélioration. Cet accompagnement durable est essentiel pour garantir le succès du projet et assurer une transition fluide vers un environnement dématérialisé.

Une méthodologie agile et collaborative

Vous l’aurez compris, l’humain et la collaboration sont les moteurs des projets Maarch. La conduite d’un projet comme Maarch Courrier repose sur une organisation agile, mobilisant des équipes pluridisciplinaires.

• Un chef de projet dédié : interlocuteur unique, il assure la coordination entre les différentes parties prenantes et veille au respect des jalons définis.
• Une équipe d’experts : forte de leur expérience dans des collectivités similaires, elle apporte des solutions concrètes et adaptées à chaque étape.
• Une implication des métiers : en intégrant les agents dès le début du projet, Maarch garantit que leurs besoins sont pris en compte et que l’outil leur simplifie réellement la vie.

Une gestion administrative réinventée

Conduire un projet Maarch Courrier, c’est bien plus qu’implanter une nouvelle solution informatique. C’est redessiner la gestion des correspondances pour répondre aux défis d’aujourd’hui et de demain, tout en mettant les métiers au cœur du changement.

Grâce à une méthodologie éprouvée et un accompagnement personnalisé, Maarch transforme les contraintes administratives en opportunités de progrès.

Cette conduite du changement incarne une vision résolument moderne de la gestion documentaire, où l’innovation technologique s’allie à l’excellence opérationnelle pour servir les agents comme les citoyens.