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Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Catégorie : Blog • Étude de cas

Étiquette : Gestion Électronique de Courrier, Maarch Courrier, On-Premise, SaaS

Date : 12 août 2026

Sandy Nelson

Chargée Marketing & Communication

Table des matières

Le défi de la mutualisation : sortir de l’On-Premise pour un socle unique en SaaS La chronologie du projet : une trajectoire maîtrisée en trois lots Le binôme Maarch / Parexo : l’alliance de l’expertise technique et fonctionnelle Pourquoi Maarch ? Un bilan positif et une solution adoptée par les agents Conclusion

Le 1er janvier 2026, la création officielle de Thionville Fensch Agglomération a concrétisé une ambition politique et administrative forte : unir les forces de la Communauté d’Agglomération Portes de France – Thionville et de la Communauté d’Agglomération du Val de Fensch. Devenue la deuxième intercommunalité de Moselle, cette nouvelle entité fait face à un défi de taille propre aux réformes de l’action publique, qui impose une réorganisation logistique et la mutualisation des moyens.

L’enjeu dépassait la simple mise à niveau technique puisqu’il s’agissait, entre autres, de mener une transformation numérique approfondie en analysant l’ensemble des applications métiers afin d’éviter les doublons, de rationaliser les outils et de poser les bases d’un socle numérique unique pour la nouvelle agglomération. Ce projet global a été orchestré par la Direction des Systèmes d’Information (DSI) de la ville de Thionville et de la Communauté d’Agglomération Portes de France – Thionville et accompagné par le cabinet de conseil en transformation digitale Parexo et Maarch.

Retour sur un projet d’envergure et ambitieux.

Le défi de la mutualisation : sortir de l’On-Premise pour un socle unique en SaaS

Avant la fusion, le paysage numérique était fragmenté et présentait des limites techniques évidentes :

  • Une fracture logicielle : la Communauté d’Agglomération Portes de France – Thionville utilisait la solution Maarch Courrier, tandis que la Communauté d’Agglomération du Val de Fensch fonctionnait avec un autre outil du marché. Deux gestions de courrier distinctes et séparées. C’était également le cas pour les autres outils numériques.
  • Une dette technique : L’instance Maarch de Thionville (utilisée conjointement par la Ville et la Communauté d’Agglomération) était bloquée sur une version obsolète (version 20.10), souffrant de difficultés de mise à jour applicative en mode On-Premise.

Pour rationaliser et éviter les doublons applicatifs, l’équipe technique de la DSI, sous la supervision du coordinateur de la cellule projet, a dû faire des choix. Il leur a été proposé de réaliser une montée de version vers la version 23 et de basculer l’ensemble de l’architecture vers le mode SaaS. Ce choix, guidé par une recherche de simplicité opérationnelle plutôt que par des critères financiers, a permis au service informatique de repartir sur des bases saines et d’intégrer les bonnes pratiques de gestion documentaire.

La chronologie du projet : une trajectoire maîtrisée en trois lots

Pour mener à bien cette transformation numérique en parallèle du calendrier institutionnel (fusion actée en août 2024), le projet confié à Parexo s’est articulé de manière rigoureuse en deux phases et trois lots distincts :

Phase préliminaire : L’audit des usages (Avril – Juillet 2024)

Parexo a mené un audit approfondi des usages de la gestion électronique de courrier (GEC) à Thionville. L’objectif était d’identifier les voies d’amélioration fonctionnelle pour optimiser l’efficacité des agents et préparer la trajectoire. Le 17 juillet 2024, le comité de pilotage a validé une approche pragmatique en deux phases.

Phase 1 : La bascule technique (Septembre 2024)

La montée de version vers Maarch version 23, couplée à une migration des instances vers l’environnement SaaS à périmètre fonctionnel constant (iso-fonctionnel), a permis aux agents de bénéficier immédiatement des avancées ergonomiques de la nouvelle interface.

Phase 2 : La refonte fonctionnelle et la fusion (2025 – Janvier 2026)

Cette phase a concrétisé le déploiement opérationnel des préconisations de l’audit, structuré en trois lots de livraison :

  • Lot 1 – Amélioration des paramétrages pour Thionville (Mai – Juin 2025)

Lancement des ateliers fonctionnels pour revoir l’instance de Thionville. Configuration des modèles de documents, des circuits de visa internes, de la gestion des corbeilles et de l’envoi de mails.

Cette phase s’est clôturée mi-juin par une recette accompagnée et 6 sessions de formation sur site pour les agents.

  • Lot 2 – Reprise de l’administration générale (Juin – Juillet 2025)

Définition du rôle des administrateurs et formalisation d’une Convention de Service Utilisateur (CSU) cible commune aux deux structures pour préparer la fusion technique.

  • Lot 3 – Fusion et intégration de la Communauté d’Agglomération du Val de Fensch (Septembre – Décembre 2025)

Après un audit de l’existant au Val de Fensch en septembre, consolidation par Maarch et Parexo d’un paramétrage unique fusionné.

Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic

La recette globale s’est déroulée en novembre, ouvrant la voie à la fusion des deux entités.

Le binôme Maarch / Parexo : l’alliance de l’expertise technique et fonctionnelle

La réussite de ce projet ne repose pas uniquement sur la bascule vers le SaaS, mais sur l’efficacité d’un partenariat éprouvé entre l’éditeur et l’AMOA.

D’un côté, Alexis Amegah, chef de projet chez Maarch, apportait la maîtrise technique de l’outil et l’élaboration du cahier de paramétrage. De l’autre, Jacques Robin (Dirigeant de Parexo) et Emma Cleach, consultante AMOA, assuraient le cadrage fonctionnel, les processus métiers et l’anticipation des scénarios de recette et de formation.

Cette approche conjointe et habituelle entre eux a permis de décloisonner les enjeux puisque la technique sécurisait l’environnement, tandis que le fonctionnel se concentrait sur l’expérience utilisateur (le parcours du courrier, de sa réception jusqu’à sa réponse).

Une co-construction centrée sur les métiers

L’implication des agents dès le départ lors des ateliers a permis de configurer l’outil selon les réalités du terrain. En retrouvant leurs propres demandes dans le paramétrage final, la conduite du changement s’est faite naturellement et la phase de recette n’a rencontré aucune anomalie majeure.

Pourquoi Maarch ?

Pour l’équipe technique de la DSI, le choix a été dicté par l’ergonomie et la capacité d’évolution de la solution proposée par Maarch. Dans un contexte où les agents doivent manipuler des flux de courriers croissants, la simplicité d’usage de Maarch Courrier s’est imposée comme une réponse directe aux attentes du terrain.

Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic

Plus qu’un simple logiciel, Maarch Courrier centralise les échanges pour rendre le travail quotidien plus fluide. La possibilité, par exemple, d’interconnecter la solution avec des parapheurs électroniques démontre cette volonté d’ouvrir les outils pour mieux servir les besoins métiers.

Un bilan positif et une solution adoptée par les agents

Aujourd’hui, la DSI gère un écosystème unifié et performant, marquant un succès à plusieurs niveaux.

L’expérience utilisateur est la première grande réussite : Maarch Courrier est largement salué pour sa simplicité d’usage, offrant aux agents une transparence totale et un suivi fluide de leurs dossiers, là où les anciens outils pouvaient se montrer plus complexes. Cette ergonomie optimisée a également permis de limiter les résistances au changement, la nouvelle interface de la version 23 de Maarch Courrier facilitant la transition numérique, même pour les utilisateurs historiques.

Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic

Enfin, la collectivité bénéficie d’un écosystème ouvert : si Maarch centralise désormais la gestion du courrier, l’agglomération a su maintenir sa confiance envers la solution d’e-parapheur d’une entreprise externe via une plateforme du marché, dont l’interconnexion fluide avec Maarch Courrier garantit une continuité de service optimale. En choisissant Maarch en mode SaaS et en s’appuyant sur l’accompagnement méthodologique de Parexo, Thionville Fensch Agglomération prouve qu’une fusion administrative réussie passe d’abord par une transformation numérique pragmatique, évolutive et résolument tournée vers l’humain.

Conclusion

Maarch, l’allié incontournable de votre transformation digitale

Le cas de Thionville Fensch Agglomération illustre une vérité essentielle pour le secteur public : la réussite d’une transformation digitale ne dépend pas uniquement de l’outil, mais de la capacité à aligner la technologie sur les usages réels. En choisissant Maarch, la nouvelle agglomération a fait le pari de la fiabilité et de l’agilité.

Image généré avec l’IA – Claude by Anthropic

Plus qu’une simple solution de gestion de courrier, Maarch s’impose aujourd’hui comme le socle de confiance des collectivités qui, à l’image de Thionville Fensch Agglomération, cherchent à concilier complexité organisationnelle et sérénité opérationnelle. Une solution robuste, évolutive et surtout adoptée par ceux qui en font leur outil quotidien. 

Plongez davantage dans l’écosystème Maarch

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IA chez Maarch : comment la R&D l’utilise au quotidien – Rencontre avec Nicolas Le Bozec

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Catégorie : Entreprise

Étiquette : Intelligence artificielle, Maarch Digital Flow

Date : 29 juin 2026

Sandy Nelson

Chargée Marketing & Communication

Table des matières

À quoi sert l’IA au sein des équipes R&D de Maarch ? Sur quelles tâches l’IA permet-elle de gagner le plus de temps ? Quelles sont les autres tâches sur lesquelles l’IA peut intervenir ? Quels sont les risques ou les limites à prendre en compte ? Comment garantir que l’IA n’accède qu’aux informations autorisées ? L’IA pourrait-elle finir par remplacer le métier de développeur ? Comment l’IA fait-elle évoluer le métier de développeur ? Comment les recherches de documentation étaient-elles menées avant l’IA ? Comment Nicolas est-il devenu le référent IA au sein des équipes R&D ? Définitions

À l’ère du numérique, les nouvelles technologies émergent à grande vitesse, faisant de l’intelligence artificielle (IA) un sujet omniprésent. Si elle promet des avancées considérables, son intégration, notamment dans le domaine du développement informatique, soulève encore des controverses. Chez Maarch, nous avons choisi d’intégrer l’IA comme un outil d’aide au développement au sein de nos équipes R&D.

Mais comment s’assurer que cet outil soit utilisé de manière sécurisée et bien gérée ?

Pour répondre à cette question et détailler notre approche, nous avons interviewé Nicolas Le Bozec, développeur backend junior. Dans cet article, il nous explique l’utilisation concrète de l’IA au sein de la R&D chez Maarch, en mettant l’accent sur la sécurité interne et la gestion rigoureuse de cette technologie.

Entretien avec Nicolas Le Bozec

Peux-tu nous expliquer à quoi sert l’IA au sein des équipes R&D de Maarch et comment elle s’intègre dans vos processus de travail ?

Tout d’abord il faut savoir que nous utilisons l’outil de développement JetBrains¹, donc PhpStorm². C’est surtout le cas pour nous, les développeurs back-end. Une licence IA y est intégrée, ce qui nous permet d’utiliser différents modèles comme Claude, Gemini, ChatGPT et d’autres.

Nous utilisons l’IA de plusieurs façons. D’abord pour l’idéation : on peut lui demander de proposer des exemples de mise en œuvre pour un développement, ce qui nous aide à visualiser une approche possible.

L’IA nous sert aussi pour la résolution de bugs. Si un bout de code ne fonctionne pas, on peut lui demander d’identifier ce qui pose problème et où se situe l’erreur. Et si on veut aller plus loin, on peut même lui demander d’exécuter un test unitaire qui échoue afin d’analyser l’origine du dysfonctionnement.

Aujourd’hui, tout cela est beaucoup plus automatisé qu’avant, où l’IA se limitait à générer du texte ou répondre à des questions.

L’IA peut désormais accomplir certaines tâches par elle‑même, mais cela reste en cours de développement. En R&D, nous l’utilisons surtout pour échanger avec elle, pas pour qu’elle modifie directement le code, car cela peut poser des problèmes de sécurité. Elle pourrait changer quelque chose sans que nous le voulions ou sans que nous nous en rendions compte, ce qui serait risqué.

Notre objectif est vraiment de garder la maîtrise du code et de ce qui est fait. Pour l’instant, l’IA est donc utilisée comme un assistant : elle nous accompagne dans nos développements, nous aide à débloquer certaines situations et nous permet d’être plus efficaces, notamment en allant chercher directement dans la documentation en ligne les éléments dont nous avons besoin. C’est un vrai gain de temps sur la recherche.

Sur quelles tâches l’IA vous permet-elle de gagner le plus de temps au quotidien ?

Concrètement, l’IA nous permet surtout d’avancer plus vite sur nos développements. Nous pouvons prendre davantage de tickets par sprint, car nous gagnons en efficacité dans la résolution de problèmes. Des points de blocage qui nous auraient pris beaucoup de temps à analyser peuvent désormais être identifiés plus rapidement. Nous restons maîtres des corrections, mais l’IA nous aide à cibler plus vite la source des failles.

Pour le développement de nouvelles fonctionnalités, l’IA nous fait aussi gagner du temps. Comme il existe de nombreux fichiers différents, elle nous aide à identifier rapidement dans lequel nous devons intervenir, sans passer par une phase de recherche ou de réflexion trop longue. En analysant la structure du projet, elle peut même nous aider à classer ou repérer les fichiers pertinents plus efficacement. »

Au-delà de ces usages, y a-t-il d’autres tâches sur lesquelles l’IA peut intervenir aujourd’hui ?

Les tâches évoquées plus tôt sont clairement les plus “sûres”. Comme l’IA peut maintenant produire du code, c’est-à-dire modifier directement le code existant, mais que cela reste encore très récent, il est risqué de lui faire totalement confiance. Elle commet encore quelques erreurs.

Quels sont les risques ou les limites à prendre en compte lorsqu’on laisse l’IA intervenir davantage dans le code ?

Cela pose des questions éthiques, puisqu’elle pourrait avoir accès à l’ensemble de la codebase³,  y compris aux fichiers de l’environnement contenant des clés privées ou d’autres informations confidentielles. Donc laisser un accès total à l’Intelligence Artificielle ne me semble pas être une très bonne idée.

Actuellement, elle peut modifier des bouts de code, mais il faut la restreindre et, par exemple, lui dire : “tu touches à ce fichier-là, mais tu ne vas pas chercher dans les autres”. Il faut la limiter, la maîtriser, car sinon il peut y avoir des incidents majeurs : fuites de données, ou modifications qui pourraient permettre à un pirate informatique d’accéder à nos bases et de faire fuiter du code. Il faut être très vigilant dans l’utilisation de l’IA et c’est ce que nous faisons ici.

Tu évoquais les enjeux de sécurité et la nécessité de restreindre l’IA. Concrètement comment garantissez-vous qu’elle n’accède qu’aux informations autorisées ?

Nous voyons en permanence les fichiers dans lesquels elle navigue et tout ce qu’elle fait, tout est maîtrisé. En interne, nous utilisons surtout le mode conversationnel : nous lui indiquons simplement le fichier sur lequel nous voulons qu’elle travaille. De cette manière, nous savons qu’elle n’ira pas ailleurs, puisqu’elle ne peut voir que ce fichier‑là. On peut même lui demander de ne regarder qu’une ligne de code ou un élément précis.

Elle ne commence à parcourir d’autres fichiers que si on lui demande explicitement de rechercher un élément particulier dans le code. Dans ce cas, elle va d’abord analyser les noms de fichiers pour identifier celui qui correspond à la demande, puis consulter le code et enchaîner les analyses. De fil en aiguille, si on ne la restreint pas, elle pourrait potentiellement accéder à des clés privées ou à des informations sensibles nécessaires au développement en local.

Penses-tu que l’IA pourrait finir par remplacer le métier de développeur ?

Pour ma part, ce que je fais grâce à l’IA, c’est surtout de la recherche et développement. Je réalise des tests, j’essaie de voir ce qui fonctionne le mieux et comment on peut améliorer nos conditions de travail pour être plus efficaces…

Je ne pense pas que l’IA puisse remplacer totalement le développeur, mais il est certain qu’elle transforme notre métier. Aujourd’hui, c’est comme si nous avions un accompagnant qui nous soutient sur un grand nombre de tâches.

De ton point de vue, comment l’IA fait-elle évoluer le métier de développeur et pourquoi penses-tu qu’elle ne remplacera pas l’expertise humaine ?

Je pense qu’un développeur, aujourd’hui, doit savoir utiliser l’IA et se tenir informé des dernières évolutions, car c’est important, ne serait‑ce que par curiosité personnelle. C’est aussi dans ce sens que le métier évolue.

Je ne crois pas que l’IA remplacera totalement le développeur, en tout cas pas ceux qui savent l’utiliser. Lorsqu’on maîtrise l’outil, qu’on reste vigilant et qu’on ne se laisse pas absorber par le risque de dépendance, l’IA reste avant tout un outil d’efficacité, sur lequel il faut garder un œil.

Cela dit, je comprends que cela puisse inquiéter certaines personnes. Quand on voit la rapidité des progrès, on peut se demander si, en termes de coûts ou de stratégie, certaines entreprises ne pourraient pas être tentées de réduire des postes. Mais cela dépend vraiment de chaque organisation et certaines pourraient finalement se rendre compte qu’il faut rétropédaler.

Avant l’arrivée de l’utilisation de l’IA dans votre quotidien, comment meniez-vous vos recherches de documentation et de solutions techniques ?

Avant, on allait simplement sur Stack Overflow pour trouver des personnes qui avaient rencontré le même problème que nous.

Comment en es-tu venu à devenir, d’une certaine manière, le référent IA au sein des équipes R&D ?

C’est très simple : j’adore les nouvelles technologies. J’aime découvrir, tester, me renseigner. Comme l’IA faisait partie des technologies émergentes au moment de mon arrivée chez Maarch, je m’y suis intéressé immédiatement. J’ai commencé à l’utiliser, à faire des tests, à comprendre qu’elle pouvait générer de petites idées de code et j’en ai parlé à mes collègues pour leur expliquer son utilité et son fonctionnement.

Petit à petit, à mesure que l’IA s’améliorait, j’ai continué à échanger avec eux. Je les tenais informés de ce que je découvrais, des différentes IA, françaises, américaines, chinoises, et chacun à commencé à les prendre en compte, à travailler avec et à développer avec, jusqu’à ce qu’on décide de prendre des licences JetBrain.

Aujourd’hui, l’IA fait partie de notre quotidien. Comme je continue de me renseigner sur les nouveautés, de tester ce qui sort et de réfléchir à ce qui peut être intégré ou non dans notre environnement de travail, je suis devenu naturellement le référent IA de l’équipe.

Définitions

¹ JetBrain

JetBrains est une entreprise spécialisée dans les outils de développement, connue pour ses environnements de travail (IDE) puissants et intelligents. Ses logiciels sont conçus pour aider les développeurs à coder plus vite, mieux et avec moins d’erreurs, grâce à des fonctionnalités avancées d’analyse, d’autocomplétion et, désormais, d’IA intégrée.

² PhpStorm

PhpStorm est l’IDE de JetBrains dédié au développement PHP. Il offre une compréhension très fine du code, une navigation ultra‑rapide, des outils intégrés pour le debug, les tests, la gestion de projets complexes et une intégration native de l’IA pour assister les développeurs dans leurs tâches quotidiennes.

³ Codebase

La codebase, ou base de code en français, désigne l’ensemble du code source d’un projet. C’est la base technique qui regroupe tous les fichiers, dossiers, modules et ressources nécessaires au fonctionnement d’une application. En résumé : c’est le cœur du logiciel, l’endroit où vivent toutes les fonctionnalités.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Migrating from On-Premise to SaaS: What Are the Tangible Benefits for Your Organisation?

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Table of Contents

Quickly Understanding the Two Models Why Some Organisations Still Favour On-Premise Why SaaS Is Becoming a Modern, Advantageous Standard The Added Value of SaaS with Maarch Conclusion

Document management is no longer a purely technical topic: it now touches on operational performance, compliance and security for organisations. In this context, the way a company hosts and operates its business solutions directly affects its ability to evolve, manage risk and optimise costs.

This is why many organisations are now re-evaluating their On-Premise infrastructure in favour of SaaS models, which are more resilient, more flexible and faster to deploy. At Maarch, this balance between ease of use and security requirements is part of our DNA. Every year, we invest more than €400,000 in information security, carry out regular audits, continuously strengthen the robustness of our platforms, and rely on trusted partners. This approach is particularly reflected in Maarch Courrier, where the share of SaaS deployments keeps growing.

In this article, we look back at the differences between On-Premise and SaaS but, more importantly, we explain how and why you should choose the SaaS option with Maarch.

Quickly Understanding the Two Models

On-Premise: A Model Built on Technical Sovereignty

The On-Premise model, or « on-site » hosting, relies on hosting the software within the organisation’s own infrastructure, through the purchase of a software licence to be installed directly on its own servers. It involves direct control over the entire technical chain: servers, security, updates, backups, service continuity. This model suits organisations that want to retain full control over their environments, their data and their security policies.

In short, the company owns and manages the entire chain, both software and hardware.

SaaS: A Service Operated and Designed for Agility

Software as a Service (SaaS) relies on software hosted in the cloud, accessible via a web browser, through a monthly or annual subscription, and fully operated by the publisher, such as Maarch, or by a specialist provider. Infrastructure, maintenance, updates and security are handled by the provider, allowing organisations to focus on usage rather than technical operations.

Why Some Organisations Still Favour On-Premise

Despite the rise of SaaS, On-Premise remains relevant in certain contexts, particularly for organisations subject to strict regulatory requirements or that want to keep full control over their IT environment.

Among the benefits: 

  • Full control: the company fully controls its infrastructure, data and configurations
  • Tailored security: internal teams can apply very specific security policies, adapted to the organisation’s own needs
  • Independence from the internet: the software remains accessible even with limited or unstable external connectivity
  • Single upfront investment: licence purchased under a CAPEX model, with no recurring subscription

The free, open-source nature of Maarch products allows this freedom to use On-Premise: we don’t force our clients into anything, and everyone chooses the mode that suits them best.
The simple architecture, built on widely proven low-level layers that are themselves open source, delivers the high maintainability that complex, proprietary product architectures often lack.

Why SaaS Is Becoming a Modern, Advantageous Standard

Better Cost Control

SaaS turns capital expenditure (CAPEX) into operating expenditure (OPEX). It removes costs related to infrastructure, energy, monitoring or breakdowns, and offers stable budget visibility through a subscription.

Immediate Adaptability

SaaS makes it possible to quickly adjust resources: users, storage, functional modules. This flexibility suits growing, multi-site organisations, or those engaged in modernisation efforts.

Continuous, Transparent Maintenance

Updates, security patches and functional improvements are deployed automatically. Internal teams are freed from operational tasks and can focus on high-value projects.

Enhanced Security

SaaS providers pool significant investments in cybersecurity, high availability and data protection, with a level of expertise often greater than what an SME can provide in-house. In addition, SLAs¹ guarantee contractual commitments on performance and availability.

¹ A SLA (Service Level Agreement) is a contractual document between a service provider and its client that precisely defines commitments regarding availability, performance and support. It also describes how this performance will be assessed and validated, as well as the measures planned if targets are not met.

The Added Value of SaaS with Maarch

Maarch’s SaaS offering stands out through a set of guarantees and services specifically designed to meet the expectations of CIOs and business teams. Choosing this deployment mode means capitalising on our expertise, while benefiting from an ultra-secure, high-performing environment that’s constantly enriched by open-source innovation. Our approach relies on a dedicated cloud infrastructure, guaranteeing high availability and full reversibility, including hosting, operations, 24/7 monitoring and automatic functional updates for our software solutions (Maarch Courrier, Maarch Digital Flow, etc.).

A Dedicated Team, Structured to Support CIOs

Choosing Maarch in SaaS mode means relying on a solid, specialised organisation:

  • 12 Xelians professionals dedicated to server infrastructure
  • 10 Maarch experts for the application layers
  • 2 CISOs focused on security and compliance

This structure guarantees clear oversight, sharp expertise and a fast response capability, without drawing on your internal teams.

A Major Investment in Security

Security is a measurable commitment. Maarch dedicates more than €400,000 per year to protecting its SaaS environments, including:

  • Regular scans and penetration tests
  • 24/7 monitoring and supervision by a SOC
  • Enhanced certifications
  • Advanced antivirus solutions
  • Bug bounty programmes to protect data

Performance Sized for Business Needs

Maarch’s certified infrastructure relies on a robust architecture including:

  • 10 servers per site
  • 140 GB of RAM combined capacity
  • 32 CPUs

This capacity guarantees high availability, smooth scaling and response times suited to demanding environments (document volumes, activity spikes, complex workflows…).

Premium Services Included as Standard

Maarch’s SaaS offering isn’t limited to hosting — it includes high-value services, with no additional cost or economic constraints, such as:

  • Automatic version management
  • Grafana analytics dashboards
  • Online editing via OnlyOffice Pro (shared)
  • Built-in Optical Character Recognition (OCR)
  • Automatic Document Reading (LAD) for mail
  • A Pro signing platform included

These features boost team productivity and reduce the number of integrations the IT department needs to manage.

IDP: A New Generation of Document Automation

SaaS also makes it possible to quickly roll out Maarch’s innovations, particularly around IDP (Intelligent Document Processing). We’re going to enrich our SaaS services with this intelligent processing tool:

  • Automatic extraction of the mail’s subject and date
  • Intelligent matching with an existing contact
  • Mail tone analysis (e.g. neutral, complaint, satisfaction)
  • Generation of mail summaries
  • Suggested automatic routing to the right departments
  • Identification of mail type (complaint, administrative, information request…)

These features speed up qualification, make processes more reliable and reduce low-value manual tasks.

IDP, which requires significant computing power due to its AI engine, becomes accessible at a moderate cost thanks to the resource pooling offered by the SaaS model.

SaaS… But Open Source: The Guarantee of Reverse Reversibility

Unlike proprietary SaaS solutions, Maarch keeps its open-source DNA. This approach offers a major, rare advantage: reverse reversibility.

You can move from On-Premise to SaaS, or go back to On-Premise on the core Product, without disruption, without technological lock-in and without necessarily changing solution.

For a CIO, this is the guarantee of staying in control of their architecture, their hosting choices and their long-term independence.

Conclusion

In conclusion, SaaS lets you focus fully on your core business, while Maarch ensures your information management tools remain high-performing, secure and constantly up to date. Migrating from On-Premise to SaaS goes beyond a simple hosting question: it involves performance, security, budget control and the ability of your information system to evolve.

With Maarch, you benefit from a robust, secure and scalable model, backed by expert teams and ongoing investment in cybersecurity. And because our DNA remains open source, you keep a decisive advantage: freedom. The freedom to adopt SaaS, but also the freedom to return to On-Premise if your needs change, without disruption or lock-in.

Choosing SaaS with Maarch means adopting a modern, sustainable and reversible solution, one that supports your organisation today while opening up strong prospects for tomorrow.

Dive deeper into the Maarch ecosystem

Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Migrer de l’On-Premise au SaaS : quels bénéfices concrets pour votre organisation ?

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Catégorie : Actualité • Article

Étiquette : GEC, GED, IDP, Intelligence artificielle, Migration des données, On-Premise, SaaS

Date : 24 avril 2026

Sandy Nelson

Chargée Marketing & Communication

Table des matières

Comprendre rapidement les deux modèles Pourquoi certaines organisations privilégient encore le On-Premise Pourquoi le SaaS s’impose comme un standard moderne et avantageux La valeur ajoutée du SaaS avec Maarch Conclusion

La gestion documentaire n’est plus un simple sujet technique : elle touche désormais à la performance opérationnelle, à la conformité et à la sécurité des organisations. Dans ce contexte, la manière dont une entreprise héberge et opère ses solutions métiers influence directement sa capacité à évoluer, à maîtriser ses risques et à optimiser ses coûts.

C’est pourquoi de nombreuses organisations ré-évaluent aujourd’hui leurs infrastructures On‑Premise au profit de modèles SaaS, plus résilients, plus flexibles et plus rapides à déployer. Chez Maarch, cet équilibre entre simplicité d’usage et exigences de sécurité fait partie de notre ADN. Nous investissons chaque année plus de 400 000 € en SSI, menons des audits réguliers, renforçons en continu la robustesse de nos plateformes et nous appuyons sur des partenaires de confiance. Cette approche se reflète notamment dans Maarch Courrier, où la part des déploiements en SaaS ne cesse de croître.

Dans cet article, nous revenons sur les différences entre On‑Premise et SaaS mais, surtout, nous vous expliquons comment et pourquoi vous devriez opter pour le mode SaaS chez Maarch.

Comprendre rapidement les deux modèles

On-Premise : un modèle fondé sur la souveraineté technique

Le modèle On-Premise, ou « sur site », repose sur l’hébergement du logiciel au sein même de l’infrastructure de l’organisation, à travers l’achat d’une licence logicielle à installer directement sur ses propres serveurs. Il implique la maîtrise directe de l’ensemble de la chaîne technique : serveurs, sécurité, mises à jour, sauvegardes, continuité de service. Ce modèle répond aux organisations qui souhaitent conserver un contrôle total sur leurs environnements, leurs données et leurs politiques de sécurité.

En résumé, l’entreprise possède et administre l’ensemble de la chaîne, aussi bien logicielle que matérielle.

SaaS : un service opéré et pensé pour l’agilité

Le Software as a Service (SaaS) repose sur un logiciel hébergé dans le cloud, accessible via un navigateur web, grâce à un abonnement mensuel ou annuel, et entièrement opéré par l’éditeur, comme Maarch, ou par un prestataire spécialisé. L’infrastructure, la maintenance, les mises à jour et la sécurité sont prises en charge par le fournisseur, permettant aux organisations de se concentrer sur l’usage plutôt que sur l’exploitation technique.

Pourquoi certaines organisations privilégient encore le On-Premise

Malgré la montée en puissance du SaaS, le On‑Premise conserve une pertinence dans certains contextes, en particulier pour les organisations soumises à des exigences réglementaires strictes ou qui souhaitent garder un contrôle total sur leur environnement informatique.

Parmi les avantages : 

  • Maîtrise complète : l’entreprise contrôle entièrement son infrastructure, ses données et ses configurations
  • Sécurité sur mesure : les équipes internes peuvent appliquer des politiques de sécurité très spécifiques, adaptées aux besoins propres de l’organisation
  • Indépendance vis-à-vis d’Internet : le logiciel reste accessible même en cas de connexion externe limitée ou instable
  • Investissement initial unique : achat de la licence sous modèle CAPEX, sans abonnement récurrent

Le caractère libre et open source des produits Maarch autorise cette liberté d’usage en On-Premise : nous ne forçons pas nos clients et chacun choisit le mode qui lui convient le mieux.
L’architecture simple et basée sur des couches basses largement éprouvées, elles-mêmes open source, permet d’obtenir la haute-maintenabilité qui fait défaut à des architectures produit complexes et propriétaires.

Pourquoi le SaaS s’impose comme un standard moderne et avantageux

Une meilleure maîtrise des coûts

Le SaaS transforme les dépenses d’investissement (CAPEX) en dépenses d’exploitation (OPEX). Il supprime les coûts liés à l’infrastructure, à l’énergie, à la supervision ou aux pannes, et offre une visibilité budgétaire stable via un abonnement.

Une capacité d’adaptation immédiate

Le SaaS permet d’ajuster rapidement les ressources : utilisateurs, stockage, modules fonctionnels. Cette élasticité répond aux organisations en croissance, multisites ou engagées dans des démarches de modernisation.

Une maintenance continue et transparente

Les mises à jour, correctifs de sécurité et évolutions fonctionnelles sont déployés automatiquement. Les équipes internes sont libérées des tâches d’exploitation et peuvent se concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée.

Un niveau de sécurité renforcé

Les fournisseurs de services SaaS mutualisent des investissements importants en cybersécurité, haute disponibilité et protection des données, avec un niveau d’expertise souvent supérieur à ce qu’une PME peut assurer en interne. De plus, les SLA¹ garantissent des engagements contractuels de performance et de disponibilité.

¹ Un SLA (Service Level Agreement), ou accord de niveau de service en français, est un document contractuel entre un fournisseur de services et son client qui définit précisément les engagements en matière de disponibilité, de performance et de support. Il décrit également la façon dont ces performances seront évaluées et validées, ainsi que les mesures prévues si les objectifs ne sont pas atteints.

La valeur ajoutée du SaaS avec Maarch

L’offre SaaS de Maarch se distingue par un ensemble de garanties et de services spécifiquement conçus pour répondre aux attentes des DSI et des métiers. Opter pour ce mode de déploiement c’est capitaliser sur notre expertise, tout en bénéficiant d’un environnement ultra-sécurisé, performant et constamment enrichi par l’innovation open source. Notre fonctionnement repose sur une infrastructure cloud dédiée, garantissant une haute disponibilité et réversibilité complète, incluant l’hébergement, l’exploitation, la supervision 24/7 et les mises à jour fonctionnelles automatiques de nos solutions logicielles (Maarch Courrier, Maarch Digital Flow, etc.).

Une équipe dédiée, structurée pour accompagner les DSI

Choisir Maarch en mode SaaS, c’est s’appuyer sur une organisation solide et spécialisée :

  • 12 professionnels Xelians dédiés à l’infrastructure serveur
  • 10 experts Maarch pour les couches applicatives
  • 2 RSSI focalisés sur la sécurité et la conformité

Cette structuration garantit un pilotage clair, une expertise pointue et une capacité d’intervention rapide, sans solliciter vos équipes internes.

Un investissement massif dans la sécurité

La sécurité est un engagement mesurable. Maarch consacre plus de 400 000 € par an à la protection de ses environnements SaaS, incluant :

  • Des scans réguliers et pentests
  • La surveillance et supervision 24/7 par un SOC
  • Des certifications renforcées
  • Des solutions antivirus avancées
  • Des programmes de bug bounty pour protéger les données

Des performances dimensionnées pour les usages métiers

L’infrastructure certifiée de Maarch repose sur une architecture robuste comprenant :

  • 10 serveurs par site
  • 140 Go de RAM de capacité cumulée
  • 32 CPU

Cette capacité garantit une haute disponibilité, une montée en charge fluide et des temps de réponse adaptés aux environnements exigeants (volumétrie documentaire, pics d’activité, workflows complexes…).

Des services premium inclus en version standard

Le SaaS Maarch ne se limite pas à l’hébergement, il intègre des services à forte valeur ajoutée, sans contraintes économiques et/ou surcoût, comme :

  • La gestion automatique des versions
  • Des tableaux de bord analytiques Grafana
  • L’édition en ligne via OnlyOffice Pro (mutualisé)
  • La reconnaissance optique de caractère (OCR) intégrée
  • Le traitement automatique des courriers (LAD)
  • Un parapheur Pro inclus

Ces éléments renforcent la productivité des équipes et réduisent les intégrations à gérer côté SI.

L’IDP : une nouvelle génération d’automatisation documentaire

Le SaaS permet aussi de déployer rapidement les innovations Maarch, notamment autour de l’IDP (Intelligent Document Processing). Nous allons enrichir nos services SaaS avec cet outil de traitement intelligent :

  • Extraction automatique de l’objet et de la date du courrier
  • Rapprochement intelligent avec un contact existant
  • Analyse de tonalité de courrier (exemple : neutre, réclamation, satisfaction)
  • Génération de résumés de courriers
  • Proposition de routage automatique vers les bons services
  • Identification du type de courrier (réclamation, administratif, demande d’info…)

Ces fonctionnalités accélèrent la qualification, fiabilisent les processus et réduisent les tâches manuelles à faible valeur ajoutée.

L’IDP, qui requiert une puissance de calcul importante en raison de son moteur IA, devient accessible à un coût modéré grâce à la mutualisation offerte par le mode SaaS.

Un SaaS… mais open source : la garantie d’une réversibilité inverse

Contrairement aux solutions SaaS propriétaires, Maarch conserve son ADN open source. Cette approche offre un avantage majeur rare : la réversibilité inverse.

Vous pouvez passer de l’On-Premise au Saas, ou revenir à l’On-Premise sur le cœur Produit, sans rupture, sans dépendance technologique et sans forcément changer de solution.

Pour un DSI, c’est la garantie de garder la main sur son architecture, ses choix d’hébergement et son indépendance à long terme.

Conclusion

En conclusion, le SaaS vous permet de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier, tandis que Maarch veille à ce que vos outils de gestion de l’information restent performants, sécurisés et constamment à jour. La migration de l’On‑Premise vers le SaaS dépasse la simple question d’hébergement : elle engage la performance, la sécurité, la maîtrise budgétaire et la capacité d’évolution du système d’information.

Avec Maarch, vous bénéficiez d’un modèle robuste, sécurisé et évolutif, soutenu par des équipes expertes et des investissements continus en cybersécurité. Et parce que notre ADN reste open source, vous conservez un avantage décisif : la liberté. La liberté d’adopter le SaaS, mais aussi celle de revenir à l’On‑Premise si vos besoins évoluent, sans rupture ni dépendance.

Opter pour le SaaS chez Maarch, c’est adopter une solution moderne, durable et réversible, qui accompagne votre organisation aujourd’hui tout en lui ouvrant de solides perspectives pour demain.

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Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Catégorie : Article

Étiquette : IDP, Innovation, Intelligence artificielle, Traitement Intelligent des Documents

Date : 26 mars 2026

Sandy Nelson

Chargée marketing & communication

Table des matières

Qu’est-ce que le Traitement Intelligent des Documents (IDP) ? Les avantages stratégiques de l’IDP Domaines d’application de l’IDP L’avenir du Traitement Intelligent des Documents L’IDP chez Maarch : du prototype au produit Conclusion

L’ère numérique a engendré une prolifération exponentielle des données, dont une grande partie se trouve enfermée dans des documents parfois non structurés ou semi-structurés. Pour les entreprises cherchant à optimiser leurs opérations, le défi majeur réside dans l’extraction rapide et précise de ces informations cruciales. C’est ici qu’intervient le Traitement Intelligent des Documents – ou Intelligent Document Processing (IDP) en anglais – une technologie de rupture qui transforme la manière dont les organisations gèrent leurs flux documentaires.

Qu’est-ce que le Traitement Intelligent des Documents (IDP) ?

L’IDP est un ensemble de technologies qui automatisent l’extraction, la classification et la validation des données à partir de divers formats de documents (factures, bons de commande, formulaires, contrats, e-mails, etc.). Contrairement à la simple Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) qui ne fait que convertir l’image du texte, l’IDP utilise l’intelligence artificielle pour comprendre le contenu et le contexte des documents.

Les Composantes Clés de l’IDP

Le succès de l’IDP repose sur la convergence de plusieurs technologies de pointe :

  • Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) et Reconnaissance Intelligente de Caractères (ICR) : Convertissent les images de texte manuscrit ou imprimé en données numériques.
  • Traitement du Langage Naturel (NLP) : Permet à la machine de lire, de comprendre et d’interpréter le sens et la structure du texte (identification d’entités, classification, résumé).
  • Vision par Ordinateur (Computer Vision) : Permet de localiser et d’analyser les éléments visuels des documents, comme les cases à cocher, les tableaux, ou la mise en page.
  • Apprentissage Automatique (Machine Learning) et Apprentissage Profond (Deep Learning) : Ces technologies sont au cœur de l’IDP, permettant aux systèmes d’apprendre des données traitées, d’améliorer la précision au fil du temps et de s’adapter à de nouveaux types de documents sans programmation explicite.

Les avantages stratégiques de l’IDP

L’adoption de l’IDP n’est pas qu’une simple amélioration opérationnelle ; elle est une nécessité stratégique dans un environnement commercial axé sur l’efficacité et l’agilité.

1. Amélioration de l’efficacité opérationnelle

  • Réduction des tâches manuelles répétitives : l’automatisation du tri et de la saisie libère les employés des tâches fastidieuses et chronophages.
  • Accélération des processus : le temps de traitement d’un document est réduit de jours à quelques minutes ou secondes, accélérant des cycles critiques comme la comptabilité fournisseurs ou l’ouverture de comptes clients.

2. Augmentation de la précision et de la qualité des données

  • Diminution des erreurs humaines : les systèmes d’IDP surpassent largement la précision humaine pour l’extraction de données volumineuses.
  • Validation automatique : les outils IDP peuvent croiser les données extraites avec des bases de données internes (ERP, CRM) pour assurer la conformité et l’exactitude avant l’intégration.

3. Optimisation des coûts

En réduisant le besoin en intervention humaine pour le traitement des documents et en accélérant les flux, l’IDP génère des économies significatives sur les coûts de main-d’œuvre et les frais généraux.

4. Meilleure prise de décision

L’accès rapide à des données structurées et validées permet aux décideurs d’avoir une vue d’ensemble plus claire et plus actuelle de l’activité, facilitant des décisions éclairées.

Domaines d’application de l’IDP

L’IDP trouve son utilité dans pratiquement tous les secteurs d’activité gérant d’importants volumes de documents :

Tableau — Domaines d’application de l’IDP.
Contenu généré avec l’IA. Claude by Anthropic.

L’avenir du Traitement Intelligent des Documents

L’IDP est en constante évolution. Les futures avancées se concentreront sur :

  • L’Hyper-automatisation : Intégration de l’IDP dans des flux de travail de Robotic Process Automation (RPA) plus larges pour automatiser des chaînes de processus de bout en bout.
  • L’exploitation des documents non structurés complexes : capacité accrue à extraire des informations pertinentes de documents très hétérogènes et textuels (contrats juridiques longs, rapports techniques).
  • Accessibilité accrue : des solutions cloud plus flexibles et des modèles pré-entraînés plus nombreux rendront l’IDP accessible aux PME, et pas seulement aux grandes entreprises.

L’IDP chez Maarch : du prototype au produit

Genèse du projet

L’IDP n’est pas pour Maarch une technologie découverte sur étagère. C’est un projet né de l’intérieur, initié par notre équipe de R&D avec un objectif clair : répondre concrètement aux enjeux d’automatisation du traitement documentaire que nos clients rencontrent au quotidien.

La vision initiale était ambitieuse mais précise : capturer les documents, extraire le texte, reconnaître, classifier, lire les informations clés et confier à la machine toutes les opérations à forte valeur ajoutée qui mobilisent aujourd’hui trop de temps humain. À terme, ce projet a vocation à remplacer Maarch Capture et Mercure, tout en ouvrant la voie aux technologies les plus avancées : Intelligence Artificielle, modèles de langage (LLM) et modèles de vision.

De l’idée au terrain : prototype et premiers POC

Les premiers travaux de R&D ont rapidement abouti à un prototype fonctionnel, bâti sur une architecture intégrant Apache Airflow pour l’orchestration des flux de traitement et des modèles d’IA déployés sur des serveurs Scaleway. C’est un choix délibéré, pour garantir la souveraineté des données et répondre aux exigences de sécurité de nos clients les plus sensibles.

Ce prototype a été mis à l’épreuve à l’occasion de projets de démonstration et de POC concrets, notamment pour Banque Neuflize et X-Act. Ces premières expérimentations ont permis de valider l’architecture technique et d’affiner la pertinence des modèles face à des cas d’usage réels.

Depuis décembre 2025, le projet a été repris et renforcé par la R&D et l’équipe technique de Nanterre, avec un objectif de production en ligne de mire : fiabiliser la chaîne de traitement, sécuriser l’architecture et construire un produit conforme aux standards les plus élevés en matière de fiabilité et de sécurité.

Le pilote Neuflize : la preuve par la mesure

La prochaine étape concrète est le déploiement d’un pilote en conditions réelles pour Neuflize. L’enjeu est direct : mesurer la pertinence des résultats produits par l’IDP en comparaison d’un traitement humain – en l’occurrence, le vidéocodage offshore actuellement en place.

C’est précisément le type de comparaison qui donne du sens à l’automatisation intelligente. Il ne s’agit pas de remplacer l’humain pour le principe, mais de démontrer que la machine peut atteindre, et dépasser, la précision d’un traitement manuel, tout en divisant les délais et les coûts de manière significative.

La feuille de route : des services concrets, une vision d’ensemble

Au-delà du pilote, Maarch a défini une feuille de route structurée autour de deux axes complémentaires.

Le premier axe porte sur Maarch Courrier, avec le développement de micro-services directement utiles au traitement du courrier entrant :

  • Extraction automatique des données d’indexation : émetteur, destinataire, objet, date
  • Génération d’un résumé du document
  • Évaluation de la tonalité (satisfaction, insatisfaction, urgence)
  • Enregistrement automatisé des courriers

Le second axe vise à poser les fondations du remplacement de Mercure, avec des services dédiés à la chaîne de capture : séparation par codes-barres et QR codes, suppression des pages blanches, OCR multi-moteurs (Tesseract, Tungsten) et reconnaissance de documents par machine learning.

Viendront ensuite des services à plus haute valeur ajoutée – capture de mails, routage automatique, intégration dans des offres BPO – tous conçus pour être utilisés aussi bien en amont de nos produits qu’en mode stand-alone, pour une intégration plus profonde dans l’écosystème Maarch.

Une architecture pensée pour la production, pas pour la démonstration

Ce qui distingue l’approche Maarch, c’est le soin apporté à la robustesse du socle technique dès le départ. La sécurisation des accès aux services GPU et LLM, le suivi de consommation, le monitoring de la plateforme et la supervision des flux ne sont pas des préoccupations ajoutées après coup ; elles font partie intégrante de la feuille de route.

Car nos clients, qu’il s’agisse d’une banque privée, d’une collectivité ou d’un opérateur BPO, attendent un système prévisible, auditable et maintenu dans la durée. C’est exactement ce que nous construisons.

Conclusion

L’IDP est un levier de transformation et Maarch, votre partenaire pour le déployer

En définitif, le Traitement Intelligent des Documents est une réponse structurelle à un problème que toutes les organisations connaissent : des volumes documentaires qui croissent plus vite que les capacités humaines à les traiter, des données précieuses enfouies dans des formats non structurés et des processus manuels qui freinent la réactivité opérationnelle.

L’IDP apporte une réponse concrète à chacun de ces enjeux, à condition d’être déployé avec rigueur, ancré dans des cas d’usage réels et construit sur une architecture fiable.

C’est exactement la trajectoire que Maarch a choisie : un développement maîtrisé, initié en interne, éprouvé sur le terrain avec des clients exigeants et pensé pour s’intégrer naturellement dans l’écosystème documentaire que nous construisons depuis des années. De Maarch Courrier aux futures évolutions qui remplaceront probablement Mercure et Maarch Capture, l’IDP n’est pas un module ajouté, c’est le fil conducteur d’une vision produit cohérente.

Pour nos clients, cela se traduit concrètement par un accompagnement vers une transformation durable et efficace : celle qui permet à une organisation de passer d’une gestion subie de ses documents à une exploitation active et intelligente de son information.

Les premières briques sont posées. Les premiers résultats arrivent. Et la feuille de route est claire.

Si vous souhaitez comprendre comment l’IDP peut s’appliquer à vos flux documentaires, nos équipes sont disponibles pour en discuter.

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Intelligent Document Processing (IDP): Transforming Information Management

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Table of Contents

What Is Intelligent Document Processing (IDP)? The Strategic Benefits of IDP Areas of Application for IDP The Future of Intelligent Document Processing IDP at Maarch: From Prototype to Product Conclusion

The digital age has led to an exponential proliferation of data, much of it locked away in documents that are sometimes unstructured or semi-structured. For businesses looking to optimise their operations, the major challenge lies in extracting this crucial information quickly and accurately. This is where Intelligent Document Processing (IDP) comes in — a disruptive technology that is transforming the way organisations manage their document workflows.

What Is Intelligent Document Processing (IDP)?

IDP is a set of technologies that automate the extraction, classification and validation of data from various document formats (invoices, purchase orders, forms, contracts, emails, etc.). Unlike simple Optical Character Recognition (OCR), which merely converts a text image, IDP uses artificial intelligence to understand the content and context of documents.

The Key Components of IDP

The success of IDP relies on the convergence of several cutting-edge technologies:

  • Optical Character Recognition (OCR) and Intelligent Character Recognition (ICR): Convert images of handwritten or printed text into digital data.
  • Natural Language Processing (NLP): Allows the machine to read, understand and interpret the meaning and structure of text (entity recognition, classification, summarisation).
  • Computer Vision: Locates and analyses the visual elements of documents, such as checkboxes, tables or page layout.
  • Machine Learning and Deep Learning: These technologies are at the heart of IDP, allowing systems to learn from processed data, improve accuracy over time and adapt to new document types without explicit programming.

The Strategic Benefits of IDP

Adopting IDP is not just an operational improvement; it’s a strategic necessity in a business environment focused on efficiency and agility.

1. Improved Operational Efficiency

  • Reduced repetitive manual tasks: automating sorting and data entry frees employees from tedious, time-consuming work.
  • Faster processes: document processing time is cut from days to minutes or even seconds, speeding up critical cycles such as accounts payable or client account opening.

2. Increased Data Accuracy and Quality

  • Fewer human errors: IDP systems far outperform human accuracy when extracting large volumes of data.
  • Automatic validation: IDP tools can cross-reference extracted data with internal databases (ERP, CRM) to ensure compliance and accuracy before integration.

3. Cost Optimisation

By reducing the need for human intervention in document processing and speeding up workflows, IDP generates significant savings on labour costs and overheads.

4. Better Decision-Making

Fast access to structured, validated data gives decision-makers a clearer, more up-to-date overview of the business, enabling informed decisions.

Areas of Application for IDP

IDP proves useful in virtually every industry that manages large volumes of documents:

Table — Areas of application for IDP.
Content generated with AI. Claude by Anthropic.

The Future of Intelligent Document Processing

IDP is constantly evolving. Future advances will focus on:

  • Hyperautomation: Integrating IDP into broader Robotic Process Automation (RPA) workflows to automate end-to-end process chains.
  • Handling complex unstructured documents: greater ability to extract relevant information from highly varied, text-heavy documents (long legal contracts, technical reports).
  • Greater accessibility: more flexible cloud solutions and a wider range of pre-trained models will make IDP accessible to SMEs, not just large enterprises.

IDP at Maarch: From Prototype to Product

Origins of the Project

For Maarch, IDP isn’t an off-the-shelf technology. It’s a project born in-house, launched by our R&D team with a clear goal: to provide a concrete response to the document-processing automation challenges our clients face every day.

The initial vision was ambitious yet precise: capture documents, extract text, recognise, classify, read key information, and hand over to the machine all the high-value operations that currently take up too much human time. In time, this project is intended to replace Maarch Capture and Mercure, while paving the way for the most advanced technologies: artificial intelligence, large language models (LLMs) and vision models.

From Idea to Field: Prototype and First POCs

Early R&D work quickly led to a functional prototype, built on an architecture combining Apache Airflow for orchestrating processing flows with AI models deployed on Scaleway servers. This was a deliberate choice, to guarantee data sovereignty and meet the security requirements of our most sensitive clients.

This prototype was put to the test through demonstration projects and concrete POCs, notably for Banque Neuflize and X-Act. These initial trials validated the technical architecture and helped refine the relevance of the models against real-world use cases.

Since December 2025, the project has been taken over and reinforced by the R&D and technical teams in Nanterre, with production firmly in sight: making the processing chain more reliable, securing the architecture and building a product that meets the highest standards of reliability and security.

The Neuflize Pilot: Proof Through Measurement

The next concrete step is the deployment of a real-world pilot for Neuflize. The goal is straightforward: to measure the relevance of the results produced by IDP against human processing — in this case, the offshore video coding currently in place.

This is exactly the kind of comparison that gives intelligent automation its meaning. It’s not about replacing humans as a matter of principle, but about demonstrating that a machine can match, and even exceed, the accuracy of manual processing, while significantly cutting both timeframes and costs.

The Roadmap: Concrete Services, a Big-Picture Vision

Beyond the pilot, Maarch has defined a roadmap structured around two complementary strands.

The first strand focuses on Maarch Courrier, with the development of micro-services directly useful for processing incoming mail:

  • Automatic extraction of indexing data: sender, recipient, subject, date
  • Generation of a document summary
  • Tone assessment (satisfaction, dissatisfaction, urgency)
  • Automated mail registration

The second strand aims to lay the foundations for replacing Mercure, with services dedicated to the capture chain: barcode and QR code separation, blank page removal, multi-engine OCR (Tesseract, Tungsten) and machine-learning document recognition.

Higher value-added services will follow — email capture, automatic routing, integration into BPO offerings — all designed to be used both upstream of our products and in stand-alone mode, for deeper integration into the Maarch ecosystem.

An Architecture Built for Production, Not for Demonstration

What sets Maarch’s approach apart is the care taken over the robustness of the technical foundation from the outset. Securing access to GPU and LLM services, tracking usage, monitoring the platform and overseeing data flows are not afterthoughts; they are an integral part of the roadmap.

Because our clients — whether a private bank, a local authority or a BPO operator — expect a system that is predictable, auditable and maintained over the long term. That’s exactly what we’re building.

Conclusion

IDP is a lever for transformation, and Maarch is your partner in deploying it

Ultimately, Intelligent Document Processing is a structural response to a problem every organisation knows well: document volumes growing faster than human capacity to process them, valuable data buried in unstructured formats, and manual processes that hold back operational responsiveness.

IDP provides a concrete answer to each of these challenges, provided it is deployed rigorously, grounded in real use cases and built on a reliable architecture.

This is exactly the path Maarch has chosen: a controlled development, launched in-house, tested in the field with demanding clients, and designed to fit naturally into the document ecosystem we’ve been building for years. From Maarch Courrier to the future developments that will likely replace Mercure and Maarch Capture, IDP is not a bolt-on module — it’s the connecting thread of a coherent product vision.

For our clients, this translates concretely into support towards a lasting, effective transformation: one that allows an organisation to move from passively managing its documents to actively and intelligently making the most of its information.

The first building blocks are in place. The first results are coming in. And the roadmap is clear.

If you’d like to understand how IDP can apply to your document workflows, our teams are available to discuss it.

Dive deeper into the Maarch ecosystem

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Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Catégorie : Produit

Étiquette : Actualité, Maarch Digital Flow, Nouvelle version

Date : 13 mars 2026

Sandy Nelson

Chargée marketing & communication

La version 4.0 de Maarch Digital Flow est sortie ! Cette mise à jour majeure apporte des améliorations et des nouvelles fonctionnalités pensées pour booster la productivité, renforcer la maîtrise de l’information et offrir une expérience fluide de bout en bout.

Dans cet article, vous découvrirez toutes les nouveautés de Maarch Digital Flow 4.0 et ses avantages.

Table des matières

Tableaux de bord personnalisés Modèles de documents Nouvelle interface de recherche Nouveau champ de type tableau Nouveau champ libre à l’initiative de l’utilisateur Export CSV des vues Suppression par lots en ligne de commande Nouveaux écrans d’administration Et aussi… Conclusion Ressources en ligne – Maarch Digital Flow

Tableaux de bord personnalisés

La page d’accueil de l’application est désormais entièrement personnalisable : chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs peut créer son propre espace de travail et retrouver des tableaux de bord adaptés à ses besoins, organisés avec différents blocs d’informations (des « tuiles »).

De plus, un nouveau type de tuile permet d’afficher des contenus provenant d’outils externes grâce à un connecteur Métabase. Ces contenus peuvent être ajustés automatiquement en fonction de l’utilisateur connecté, pour qu’il ait toujours les données les plus pertinentes et utiles pour lui.

Modèles de documents

La création de documents simplifiée grâce aux modèles pré-établis !

Fini les documents vierges et les hésitations ! Maarch Digital Flow simplifie la création de contenu grâce à la mise à disposition de modèles de documents pré-établis, sélectionnables lors du versement.

Lorsqu’un utilisateur souhaite verser un nouveau document dans le système, il ne part plus de zéro. Il dispose dorénavant d’une option supplémentaire lui permettant de choisir parmi des modèles directement associés au type de document qu’il souhaite créer.

Comment ça marche ?

L’administrateur du système gère cette bibliothèque de modèles très facilement. Il précharge des fichiers, généralement éditables, et les associe à des types de documents spécifiques. L’utilisateur n’a ensuite qu’à sélectionner le modèle qui lui convient au moment du versement. C’est l’assurance d’un gain de temps considérable et d’une uniformisation de la documentation au sein de l’organisation.

Nouvelle interface de recherche

Une recherche simplifiée et ultra-efficace

La nouvelle version de Maarch Digital Flow vous offre une expérience de recherche entièrement repensée grâce à une nouvelle interface mise à disposition des utilisateurs. L’ergonomie plus intuitive et beaucoup plus lisible améliore significativement votre quotidien.

Nouvelle zone de recherche centralisée

Pour simplifier davantage, tout est désormais regroupé en une seule zone, claire et dotée d’indicateurs pratiques :

  • Le mode de recherche (texte intégral ou langage naturel)
  • La zone de saisie des termes recherchés
  • L’accès à l’historique des recherches de l’utilisateur préservés d’une session à l’autre
  • L’accès aux formulaires de filtres préétablis

Les résultats affichent clairement, sous forme de pastilles, les critères et filtres appliqués.

Nouveau champ de type tableau

Nouveau type de champ proposant l’affichage en mode tableau des données : ajout, modification et suppression de lignes.

Une visualisation des données plus claire et intuitive

Imaginez que vous deviez gérer une liste de données, comme des produits, des contacts ou des étapes d’un projet, directement dans votre outil. Maarch Digital Flow 4.0 optimise grandement cette tâche avec l’introduction d’un nouveau type de champ d’affichage des données en mode tableau.

Concrètement, ce champ permet de visualiser vos données dans un format familier et facile à lire pour tout le monde. L’avantage majeur est la possibilité d’interagir directement avec ces données de manière structurée : vous pouvez spontanément ajouter de nouvelles lignes, modifier des entrées existantes ou supprimer des lignes. C’est une fonctionnalité essentielle pour une gestion de l’information plus dynamique et intuitive dans vos workflows.

Nouveau champ libre à l’initiative de l’utilisateur

La personnalisation est au cœur de l’expérience utilisateur. Concrètement, cela signifie que même si des informations sont déjà définies pour un type de document donné (que l’on appelle plus communément le “modèle d’attributs”), l’utilisateur garde la main. Il est ainsi possible d’ajouter de nouveaux champs, non décrits dans le modèle d’attributs, d’en modifier ou d’en supprimer, grâce à une option de paramétrage flexible du modèle. Cette souplesse permet d’adapter précisément la solution aux besoins spécifiques de chaque processus métier.

Export au format CSV des vues

Exporter vos données sans détours (format CSV)

Vous souhaitez réutiliser ou analyser les informations affichées à l’écran (ou “vues”) dans Maarch Digital Flow ? Qu’il s’agisse de la liste de vos tâches en cours ou même des listes d’utilisateurs et de groupes (pour les administrateurs), Maarch Digital Flow vous offre la possibilité d’exporter ces données sous forme de fichier de données formatées en CSV (Comma-Separated Values, ou valeurs séparées par des virgules). Ce format standard est largement reconnu et utilisable avec la plupart des tableurs (comme Excel ou Google Sheets) pour analyser, trier ou imprimer vos informations.

Suppression par lots en ligne de commande

Gérez vos données avec rapidité grâce à la nouvelle commande de purge en ligne !
La gestion d’un grand volume de dossiers et de fichiers peut rapidement devenir chronophage. Avec la nouvelle version de Maarch Digital Flow, l’opération de suppression en masse (appelée « purge ») est désormais accessible directement via une commande en ligne. Que ce soit pour faire le ménage, supprimer des doublons ou mettre à jour les données (index) de vos documents, cette fonctionnalité est conçue pour vous simplifier la tâche.

L’avantage majeur ? Un gain de temps significatif ! Par rapport à l’exécution de cette même opération via l’API, la commande en ligne optimise considérablement les temps de traitement. Vous bénéficiez ainsi d’une efficacité accrue pour maintenir la propreté et la performance de votre système d’archivage.

Nouveaux écrans d’administration

De nouvelles interfaces sont mises à disposition pour les administrateurs afin de favoriser le paramétrage de l’application : 

  • Services externes (Fichier csv, Base de donnée)
  • Zones de stockage (GDrive, S3, Système de fichiers)
  • Politiques de stockage (Choix des zones en fonction du cycle de vie)
  • Tableaux de bord (Composition, disposition)

Et aussi …

Une recherche plus personnelle et plus rapide est possible, notamment grâce à ces fonctionnalités :

  • Filtrage des référentiels internes avec le contexte utilisateur (@me)
  • Requêtes de l’utilisateur persistantes entre deux sessions
  • Liste des groupes auxquels est rattaché un utilisateur maintenant présentée en tableau
  • Possibilité de pointer sur plusieurs champs dans une même colonne en vue “liste”
  • Recherche exacte ne tenant plus compte de la casse du critère
  • Optimisation de l’affichage des vues et des contenus

Conclusion

La nouvelle version 4.0 de Maarch Digital Flow apporte une série d’améliorations pensées pour faciliter votre travail au quotidien, que vous soyez expert ou non en informatique. Ces nouveautés se concentrent sur une navigation plus fluide, une recherche plus intelligente et un affichage optimisé.

Ressources en ligne

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Rencontre avec Nicolas Couture : Lead Developer

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Catégorie : Entreprise

Étiquette : Interview, L'équipe Maarch, Lead Developer, Maarch Courrier, Métier du numérique

Date : 22 janvier 2026

Laurence Barney

Service communication

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Table des matières

Entretien avec Nicolas Couture À suivre…

Entretien avec Nicolas Couture

Quel est ton rôle et quelles sont tes principales missions chez Maarch ?

Depuis début 2025, je suis Lead Developer dans l’équipe de R&D de Maarch, pour le produit Maarch Courrier. L’équipe est répartie entre Bidart et Nanterre, mais moi j’ai la chance de développer avec une vue magnifique sur les Pyrénées !

Au quotidien, mon rôle reste très proche de celui des développeurs, à savoir : 

  • Analyser les tickets d’anomalies ou de nouvelles fonctionnalités devant être implémentées
  • Évaluer l’effort pour les différents tickets
  • Développer les fonctionnalités ou corriger les anomalies
  • Tester et s’assurer de la qualité des développements du reste de l’équipe
  • Documenter les nouvelles fonctionnalités

En parallèle, j’assure la coordination de l’équipe de développement Maarch Courrier. Je travaille en étroite collaboration avec la Product-Owner pour garantir l’avancement de la feuille de route et faire le lien avec les autres équipes de Maarch.

Comment interviens-tu dans la définition et la mise en œuvre de la feuille de route de Maarch Courrier ?

Je ne suis pas directement chargé de définir la feuille de route, mais j’interviens en amont avec le reste de l’équipe, pour estimer l’effort nécessaire aux évolutions demandées par la direction ou par les clients via l’équipe projet.

Ensuite, nous nous réunissons chaque mois avec la direction et l’équipe projet pour planifier les futures versions et répartir les développements en fonction des priorités et des efforts estimés.

La transversalité est essentielle chez Maarch : Comment travailles-tu avec les autres équipes pour faire avancer les projets ?

La transversalité est évidemment centrale dans notre organisation. Deux équipes sont particulièrement clés : l’équipe projet, en contact direct avec les clients, qui nous remonte leurs besoins ; et l’équipe infrastructure, qui assure le déploiement des nouvelles versions à leur sortie.

Pour fluidifier les échanges, plusieurs pratiques ont été mises en place :

  • Lors des demandes de fonctionnalités importantes, nous organisons des ateliers animés avec l’aide de notre Product Owner. Tout est ensuite synthétisé, et maquetté si besoin, avant de faire valider à l’équipe projet pour vérifier la concordance avec les besoins du client.
  • Lors des différentes sorties de versions, nous synthétisons, auprès de l’équipe infrastructure, tous les potentiels changements de configuration ou les scripts de migration permettant de passer d’une version N à une version N+1.

Deux temps forts rythment également la collaboration entre équipes : 

  • À la fin de chaque sprint (période de 2 semaines de développement), une présentation des nouvelles fonctionnalités est effectuée à destination des autres équipes.
  • À chaque sortie de version évolutive, une session de test est organisée avec une personne de l’équipe infrastructure et une personne de l’équipe projet afin de vérifier la conformité et anticiper d’éventuelles anomalies.

Quels aspects de ton travail trouves-tu particulièrement gratifiants ou stimulants ?

Voir notre produit évoluer semaine après semaine est vraiment quelque chose de satisfaisant. Les retours positifs effectués par les clients ou les équipes nous ayant demandé certaines fonctionnalités sont particulièrement gratifiants : ils montrent que notre travail – de la conception jusqu’au déploiement – a été bien fait et répond réellement aux attentes.

Qu’est-ce qui te motive à te lever chaque matin ?

Ce qui me motive à me lever chaque matin en tant que développeur, c’est le sentiment d’apporter une vraie valeur ajoutée à un produit utilisé à grande échelle en France. Aujourd’hui, Maarch Courrier occupe une place centrale pour Maarch, tant elle est devenue une référence nationale parmi les différentes applications de gestion de courrier existantes.

Et évidemment, rien de tout ceci ne peut être effectué sans être entouré d’une bonne équipe de développeurs au sein de laquelle règne une très bonne ambiance.

À suivre…

Maarch s’apprête à déployer, début février, une nouvelle mise à jour logicielle : la version 26.0 de la solution Maarch Courrier. Cette mise à jour marque une étape importante pour Maarch, car elle intègre des évolutions techniques majeures ainsi que des mises à jour de sécurité, posant ainsi les bases des prochaines évolutions de la solution.

Pour en savoir plus sur la version 26.0, lisez l’article !

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2026 : Maarch passe en version supérieure !

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Catégorie : Actualité

Étiquette : Direction générale, GEC, Gestion Électronique de Courrier, Maarch Courrier, Mise à jour, Newsletter, Nouveautés, Nouvelle version

Date : 15 janvier 2026

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Table des matières

Lettre du directeur général Maarch Courrier : la version 26.0 arrive bientôt ! Maarch passe en version supérieure à vos côtés ! Des ressources pour nous aider à avancer

Lettre du directeur général

Forte croissance et consolidation : duo gagnant !

Pour terminer ma traditionnelle « lettre du DG » de l’année  dernière, j’avais écrit que nos clients étaient ceux qui faisaient attention à leur argent, et que dans une année qui s’annonçait économiquement compliquée nous devions tirer les marrons du feu par notre côté économique et open source.

C’est exactement ce qui s’est passé : il est un peu tôt pour disposer des comptes définitifs, mais les ventes de nouveaux projets ont littéralement explosé (+50%), et la croissance de CA sera à 2 chiffres.

C’est sans doute aussi la première fois que nous faisons preuve d’une telle croissance sans finir en surchauffe absolue, pour devoir souffler et restructurer l’année suivante. Nous finissons plutôt en bonne forme, c’est à dire bien organisés, même après le sprint de fin d’année qui caractérise notre secteur d’activité.

Pourtant c’était une année bien dense, qui a vu la restructuration du capital de notre maison mère Xelians, devenue propriété à 90% des principaux dirigeants du groupe.

C’est un fait marquant, car en plus de la persistance d’un environnement économique difficile, l’enjeu de souveraineté devient crucial. Nous avons besoin en France et en Europe d’acteurs impliqués défendant nos valeurs et nos intérêts.

L’année qui s’annonce ne sera pas avare d’événements importants pour Maarch. Ainsi, nous nous sommes décidés à déménager pour des locaux plus grands et plus fonctionnels, qui sauront conserver notre âme, accueillir dignement le chat, héberger l’association de soutien scolaire et autoriser nos barbecues légendaires. Ça fait beaucoup de paramètres, mais dans la vie il faut s’accrocher à l’essentiel !

Nous avons initié une démarche de présence sur le marché européen, qui devrait se concrétiser en 2026. Nous allons également poursuivre notre développement en Afrique, qui représente une part significative de notre CA 2025.

Chers collègues, clients, fournisseurs et partenaires, je vous adresse à tous mes vœux d’une année 2026 riche de bonheur et de réussite !

PS : cette lettre a été élaborée sans assistance IA, il faut bien alimenter les moteurs en contenu humain 😉

Jean-Louis Ercolani, Directeur général de Maarch

Maarch Courrier : la version 26.0 arrive bientôt !

L’année débute avec une nouvelle avancée de la solution Maarch Courrier : la mise à jour logicielle vers la version 26.0. Cette version apporte des évolutions techniques majeures et des mises à jour de sécurité, dans une logique de modernisation, de pérennité des composants et de simplification de la maintenance

En quelques mots, cela ne change quasiment rien pour vous, mais beaucoup pour Maarch, car elle permet de poser les bases des prochaines évolutions.

Pour en savoir plus sur la nouvelle mise à jour : Lisez l’article

Maarch passe en version supérieure à vos côtés !

Et oui ! Car avec plus de 50 nouveaux clients, plus de 5 fuseaux horaires différents (de Paris à Nouméa) et plus de 7 nouveaux pays, toute l’équipe est fière d’annoncer que l’entreprise grandit à vos côtés et a continué d’accueillir de nouveaux membres de la communauté Maarch cette année, avec :

  • de très nombreuses collectivités territoriales  telles que  Vincennes, Nouméa, Val de Fensch, Deauville, Région Grand Est, Grenoble, CA Riviera du Levant, Mont de Marsan, CC Normandie Sud Eure, Cayenne, Clichy la Garenne, Redon, Syvade, Villetaneuse, Torcy, Bois-Colombe, Loches, Vanves, Symeg, Deshaies, Romainville, Gonesse, Mouans-Sartoux, CapNord, La Léchère, Thann, Le Muretain Agglomération, Le Muret, CA Roissy Pays de France, Bourget du Lac, Pontivy Communauté, SICOVAL,
  • des administrations et des agences de l’Etat :  ANSSI ,  Direction générale de la Gendarmerie Nationale,  IHEMI, Autorité de régulation des transports, Epaurif,
  • des structures majeures de la santé  : APHM, ARS de la Réunion et SDIS72,
  • des entreprises  comme le Grand Port Maritime de Marseille
  • ou encore des bailleurs sociaux comme l’OPH Est Ensemble*

* Ces listes sont non exhaustives.

Maarch se réjouit également de voir émerger de nombreux nouveaux projets à l’international en 2026, notamment sur le continent africain, avec des projets aussi structurants que le Gouvernement du Bénin, la Banque Centrale de Guinée ou encore Orange Mali.

Des ressources pour nous aider à avancer

Le nouveau Club Utilisateurs de Maarch est officiellement lancé depuis mardi 6 janvier 2026. C’est un lieu d’échanges en faveur de l’innovation numérique qui marque le début d’une collaboration entre équipes Maarch, clients et partenaires, pour faire évoluer Maarch Courrier en concertation.

Pour vous inscrire, contactez-nous.

Bonne année 2026 à tous !

L’équipe Maarch

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Maarch Courrier – Déploiement de la version 26.0 : une évolution majeure pour une meilleure sécurité

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Sécurité et maintenabilité du code Documentation – Migration vers MkDocs Nouvelles fonctionnalités Conclusion

Maarch franchit une étape importante et prévoit de déployer, début février, une nouvelle mise à jour logicielle : la version 26.0.

Cette version apporte des évolutions techniques majeures et des mises à jour de sécurité, dans une logique de modernisation, de pérennité des composants et de simplification de la maintenance.

Sécurité et maintenabilité du code

Prise en charge des évolutions majeures du middleware¹

La mise à jour des versions de PHP et PostgreSQL vise à garantir les performances et à renforcer la sécurité du système. Des évolutions alignées avec les standards technologiques actuels.

¹ En informatique, un middleware, ou intergiciel en français, désigne un logiciel intermédiaire qui facilite les échanges d’informations entre différentes applications, outils et bases de données. Il joue un rôle de passerelle afin de proposer des services cohérents et harmonisés.

Maintenance et sécurisation des dépendances

Les librairies utilisées pour certaines fonctionnalités seront désormais mises à jour régulièrement afin de corriger les failles de sécurité et d’assurer leur pérennité. Une attention particulière est portée sur SimpleSAMLphp pour renforcer la sécurité de l’authentification via Azure-SAML.

Modernisation de l’interface utilisateur

La refonte de l’interface selon les standards graphiques actuels réduit la dette technique et améliore la compatibilité avec les navigateurs modernes, sans impact sur l’expérience utilisateur, qui conserve ses repères et ses habitudes d’utilisation.

Remplacement des composants obsolètes

Le moteur d’indexation Zend Lucene est remplacé par Typesense pour une maintenance des courriers et de la BAN plus robuste, performante et simplifiée, ainsi qu’une réduction des dépendances à des bibliothèques non maintenues.

Le système de conversion des documents repose désormais sur LibreOffice, après l’adoption d’une solution plus stable et maintenable, en remplacement d’Unoconv pour les conversions de documents non gérées par les éditeurs déployés.

Documentation – Migration vers MkDocs

La nouvelle version 26.0 apporte des améliorations concrètes, aussi bien sur la documentation que sur les fonctionnalités.

Dans le cadre de cette version, Maarch engage la migration et le regroupement de l’ensemble des espaces de documentation utilisateurs, administrateurs fonctionnels, intégrateurs et administrateurs techniques vers MkDocs. Cela permet :

  • une documentation unifiée et centralisée
  • une navigation améliorée
  • une recherche plus efficace, facilitant l’accès rapide à l’information

Nouvelles fonctionnalités

Maarch poursuit l’amélioration de l’expérience utilisateur avec l’extension et l’harmonisation des listes de critères de tri dans les listes de documents. Les cinq espaces clé (bannette, courrier suivi, dossier, recherche avancée et paramétrage du tri par défaut) proposent désormais une liste identique de critères afin d’assurer une cohérence fonctionnelle. Cette liste inclut les critères principaux et les champs personnalisés.

La nouvelle mise à jour intègre maintenant deux nouveaux champs natifs, « Résumé » et « Tonalité », alimentés via l’API. Cette évolution ouvre la voie à une meilleure exploitation des données externes.

Lors de la signature électronique d’un document PDF, Maarch Courrier assure dorénavant la fusion automatique des tags de signature.

Cette amélioration contribue à rendre un document final plus lisible et homogène ; elle permet également une meilleure intégration des informations de signature et une fiabilité accrue des documents signés électroniquement.

Conclusion

La version 26.0 met en sécurité ses composants pour poser les bases des prochaines évolutions :

  • Versement de pièces dans la GEC depuis Google Drive,
  • Transmission des actes signés et des données associées vers FAST Actes, positionnant Maarch Courrier sur la gestion des actes et délibérations,
  • Intégration d’une solution alternative de signature électronique via les composants Open Source Scard/Outsign,
  • Optimisation des performances applicatives et de l’IHM pour répondre à des volumétries de 100.0000 utilisateurs et 15.000 services.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Le connecteur Goodflag (ex LexPersona) dans Maarch Courrier : un nouveau connecteur parapheur conforme aux standards Éditeur

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Un connecteur conforme aux standards Éditeur Fonctionnalités clés du connecteur Goodflag Workflow d’envoi vers Goodflag Implémentation technique Conclusion

Maarch continue de développer son écosystème, avec la sortie d’un connecteur pour l’environnement de signature électronique Goodflag, autrefois connu sous le nom de LexPersona.

Très présent dans les ministères, ce connecteur vient compléter la liste des parapheurs compatibles avec Maarch Courrier (voir Envoyer des documents · Documentation Maarch Courrier).

Il est en partie financé par notre client sponsor : l’ARS de la Réunion, que nous remercions chaleureusement. Le solde du financement est assuré par Maarch.

Un connecteur conforme aux standards Éditeur

Une nouvelle section « Goodflag » est disponible dans l’administration afin de centraliser et simplifier sa gestion depuis un point unique. Elle permet aux administrateurs techniques de configurer directement, depuis l’interface, l’ensemble des paramètres liés à la communication avec la plateforme de signature électronique Goodflag.

En tant qu’éditeur de Maarch Courrier, nous nous assurons que chaque développement
souscrit à nos standards de qualité afin de garantir :

  • une maintenabilité optimale,
  • une durabilité renforcée,
  • des fonctionnalités administrables par un profil fonctionnel.

Ainsi, ce connecteur s’inscrit dans une architecture de développement hexagonale (Architecture hexagonale — Wikipédia) qui nous permet de mutualiser et d’isoler du code, tout en associant à chaque fonctionnalité ses tests unitaires.

Certains de nos clients exercent dans des secteurs particulièrement sensibles, où toute modification des fichiers de configuration nécessite un bon d’intervention auprès des équipes infrastructure.

C’est pourquoi nous faisons le choix de centraliser au maximum le paramétrage au niveau des écrans d’administration, à destination des administrateurs techniques. Cela inclut notamment : la gestion de l’URL et du token d’accès, la page de consentement, le profil de signature.

Enfin, nous nous sommes attachés à rendre ce connecteur le plus complet possible : 

  • Signataires externes à la volée en mode OTP
  • Plusieurs signataires possibles sur la même étape de circuit : un seul signataire fait passer à l’étape suivante (configuré au lancement du parapheur)
  • Webhooks pour la récupération des documents en sortie du parapheur

Fonctionnalités clés du connecteur Goodflag

L’intégration du connecteur Goodflag permet :

  • L’envoi de documents vers un circuit de signature configuré dans Goodflag, directement depuis Maarch Courrier.
  • La récupération automatique des documents signés, intégrés au courrier initial.
  • La gestion des refus de signature, accompagnés d’annotations précises provenant de Goodflag.

Workflow d’envoi vers Goodflag

→ Initiation du circuit de signature

Lorsque le dernier administrateur d’un courrier a terminé son action, celui-ci est automatiquement transféré au rédacteur. Le courrier est placé dans une bannette dédiée, par exemple : « Courriers à envoyer vers Goodflag pour signature »

Depuis cette bannette, le rédacteur peut initier l’envoi vers le parapheur Goodflag via une fenêtre modale dédiée qui s’ouvre à cet effet.

→ Configuration du circuit de signature

La fenêtre modale est divisée en deux sections :

  • Volet gauche : configuration du circuit de signature avec sélection d’un modèle de circuit prédéfini (type de consentement, profil de signature) ou création d’un circuit personnalisé.
  • Volet droit : gestion des documents à transmettre, incluant les pièces à signer ou à annexer. Le rédacteur peut également y ajouter d’autres documents.

Le rédacteur peut ensuite ajouter des signataires, internes ou externes à Goodflag, définir des étapes de signature (séquentielles ou parallèles), attribuer à chaque signataire un rôle (signature obligatoire ou facultative, modulable en un clic) et prépositionner les zones de signature sur les documents.

→ Fonctionnalités d’assistance

Parmi les fonctionnalités d’assistance, vous retrouvez la saisie assistée pour rechercher les utilisateurs Goodflag par les premières lettres du nom. L’ajout de signataires externes via un formulaire simplifié. La visualisation claire du circuit avec étapes numérotées. La transmission technique et verrouillage documentaire.

L’envoi repose sur l’action système existante « Envoyer au parapheur externe ». Les documents sont convertis au format PDF et passent en statut gelé durant tout le circuit de signature. Les utilisateurs Goodflag sont récupérés dynamiquement via l’API.

→ Documents signés

À la fin du circuit de signature, les documents sont automatiquement rapatriés dans Maarch Courrier avec le statut signé. Le système affiche le dernier signataire et la date de signature sous forme de légende dans l’onglet “Pièces jointes”. Le dossier de preuve de signature est également intégré et téléchargeable.

→ Documents refusés

En cas de refus, le courrier passe en statut refusé et le document concerné retourne à l’état de courrier à traiter. L’annotation de refus, incluant le motif, est enregistrée dans le fil d’annotations.

Implémentation technique

  • Webhooks : réception automatique d’événements (signature ou refus) envoyés par Goodflag à Maarch Courrier.
  • Synchronisation en temps réel des statuts via les données transmises.
  • Conservation des standards de traitement Maarch : mises à jour automatiques des statuts selon le paramétrage fonctionnel.
  • Appels API Goodflag pour la récupération des utilisateurs, l’accès aux modèles de signature, profils et pages de consentement, l’affichage des détails techniques pour chaque choix effectué par l’utilisateur.

Conclusion

L’intégration du connecteur Goodflag marque une étape décisive dans la modernisation de Maarch Courrier. Elle offre aux organisations une solution robuste, sécurisée et intuitive pour gérer les circuits de signature, tout en garantissant conformité et efficacité.

Cette avancée ouvre la voie à de futures intégrations avec d’autres services de confiance, dans une logique de transformation numérique globale.

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The Goodflag Connector (Formerly LexPersona) in Maarch Courrier: A New Electronic Signature Workflow Connector Compliant with Publisher Standards

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A Connector Compliant with Publisher Standards Key Features of the Goodflag Connector Workflow for Sending to Goodflag Technical Implementation Conclusion

Maarch continues to expand its ecosystem, with the release of a connector for the Goodflag electronic signature platform, formerly known as LexPersona.

Widely used within government ministries, this connector adds to the list of signing platforms compatible with Maarch Courrier (see Sending documents · Maarch Courrier Documentation).

It is partly funded by our sponsor client, the Réunion Regional Health Agency (ARS), whom we warmly thank. The remaining funding is provided by Maarch.

A Connector Compliant with Publisher Standards

A new « Goodflag » section is now available in the admin area, centralising and simplifying its management from a single location. It allows technical administrators to configure, directly from the interface, all the settings related to communication with the Goodflag electronic signature platform.

As the publisher of Maarch Courrier, we make sure that every development
meets our quality standards, to guarantee:

  • optimal maintainability,
  • enhanced durability,
  • features that can be administered by a functional user profile.

This connector is therefore built on a hexagonal development architecture (Hexagonal architecture — Wikipedia), which allows us to share and isolate code, while pairing each feature with its own unit tests.

Some of our clients operate in particularly sensitive sectors, where any change to configuration files requires a service request to the infrastructure teams.

This is why we chose to centralise configuration as much as possible within the admin screens, for technical administrators. This notably includes: managing the URL and access token, the consent page, and the signature profile.

Finally, we made every effort to make this connector as complete as possible: 

  • On-the-fly external signatories via OTP
  • Multiple signatories possible at the same workflow step: only one signatory is required to move to the next step (configured when launching the signing platform)
  • Webhooks for retrieving documents once they leave the signing platform

Key Features of the Goodflag Connector

Integrating the Goodflag connector enables:

  • Sending documents to a signing workflow configured in Goodflag, directly from Maarch Courrier.
  • Automatic retrieval of signed documents, integrated into the original mail item.
  • Managing signature refusals, accompanied by precise annotations from Goodflag.

Workflow for Sending to Goodflag

→ Initiating the signing workflow

Once the last administrator handling a mail item has completed their action, it is automatically forwarded to the drafter. The mail item is placed in a dedicated queue, for example: « Mail items to send to Goodflag for signature »

From this queue, the drafter can initiate the transfer to the Goodflag signing platform via a dedicated modal window that opens for this purpose.

→ Configuring the signing workflow

The modal window is divided into two sections:

  • Left panel: signing workflow configuration, with the option to select a predefined workflow template (consent type, signature profile) or create a custom workflow.
  • Right panel: management of the documents to be sent, including files to be signed or attached. The drafter can also add other documents here.

The drafter can then add signatories, whether internal or external to Goodflag, define signing steps (sequential or parallel), assign each signatory a role (mandatory or optional signature, adjustable in one click), and pre-position signature zones on the documents.

→ Assistance Features

Among the assistance features, you’ll find assisted search, to look up Goodflag users by the first letters of their name; adding external signatories via a simplified form; clear visualisation of the workflow with numbered steps; and technical transmission and document locking.

Sending relies on the existing system action « Send to external signing platform ». Documents are converted to PDF and placed in a frozen status throughout the signing workflow. Goodflag users are retrieved dynamically via the API.

→ Signed Documents

At the end of the signing workflow, documents are automatically returned to Maarch Courrier with a signed status. The system displays the last signatory and the signature date as a caption in the « Attachments » tab. The signature proof file is also included and downloadable.

→ Rejected Documents

In the event of a refusal, the mail item is set to rejected status and the document concerned returns to the « to be processed » state. The rejection annotation, including the reason, is recorded in the annotation thread.

Technical Implementation

  • Webhooks : automatic reception of events (signature or refusal) sent by Goodflag to Maarch Courrier.
  • Real-time status synchronisation via the transmitted data.
  • Adherence to Maarch processing standards: automatic status updates based on the functional configuration.
  • Goodflag API calls for retrieving users, accessing signature templates, profiles and consent pages, and displaying technical details for each choice made by the user.

Conclusion

The integration of the Goodflag connector marks a decisive step in the modernisation of Maarch Courrier. It offers organisations a robust, secure and intuitive solution for managing signing workflows, while ensuring compliance and efficiency.

This advancement paves the way for future integrations with other trusted services, as part of a broader digital transformation approach.

Dive deeper into the Maarch ecosystem

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Maarch lance officiellement son Club Utilisateurs : une étape clé pour innover ensemble, durablement

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Table des matières

Contexte Le Club Utilisateurs : une initiative pensée pour vous Un événement fédérateur pour la communauté Programme de la journée

Mercredi 5 novembre 2025, Maarch réunit ses clients et partenaires autour d’un événement dédié à l’échange et à la co-construction afin de marquer la création de son Club Utilisateurs.

Contexte

La diffusion de Maarch Courrier aux différents échelons de l’administration publique a permis de fédérer une très large communauté d’utilisateurs en France et dans le monde.

Dans ce contexte, le lancement du Club Utilisateurs Maarch apparaît comme une étape naturelle et nécessaire.

Cette communauté représente aujourd’hui une richesse unique et rassemble une expertise précieuse tant dans l’usage de ses solutions que dans la transformation numérique même du secteur public.

Le Club Utilisateurs : une initiative pensée pour vous

Dans la pleine continuité de ses engagements en faveur de l’open source, le Club Utilisateurs de Maarch Courrier a pour but d’équiper la communauté d’utilisateurs et de favoriser le développement de ses échanges.

Sur une plateforme dédiée, les utilisateurs pourront librement échanger sur les bonnes pratiques, partager des ressources et des retours d’expériences et discuter de potentiels développements conjoints.

Le Club Utilisateurs Maarch est avant tout une plateforme collaborative pour ses membres. C’est en écoutant et en échangeant avec eux que nous pourrons continuer à développer des solutions utiles, performantes et alignées sur leurs besoins.


Jean-Louis Ercolani, Directeur Général et Fondateur de Maarch.

Un événement fédérateur pour la communauté

Mercredi 5 novembre 2025, de 9h à 12h30, les clients et partenaires de Maarch, spécialement conviés pour l’événement, partageront un moment de convivialité, d’échanges et de co-construction.

Cette première rencontre, organisée à Paris, sera l’occasion de : 

  • Présenter officiellement le Club Utilisateurs ainsi que sa plateforme collaborative ;
  • Identifier les thématiques prioritaires des participants en vue de constituer les premiers groupes de travail ;
  • Partager des retours d’expérience et des perspectives sur les grandes tendances de la transformation numérique.

Photo de l’Étage, espace de réunion. Keeze.

La matinée sera rythmée par des tables rondes portant sur des sujets stratégiques, tels que la dématérialisation complète du cycle de vie du document et l’intégration de l’intelligence artificielle pour améliorer la relation avec les citoyens.

Programme de la journée

8 h 30  → Petit-déjeuner d’accueil

9 h 00  → Lancement officiel du Club Utilisateurs

9 h 30  → Présentation de la plateforme

10 h 00  → Table ronde • Dématérialiser l’ensemble du cycle de vie du document : l’opportunité de l’ERE et de la dématérialisation des courriers sortants

11 h 00  → Table ronde • L’intelligence artificielle : de nouvelles perspectives pour gérer les relations citoyennes ?

12 h 00  → Retour sur le sondage des usages

12 h 30  → Clôture

Cet événement est organisé en partenariat avec Maileva, filiale de Docaposte.

En savoir plus : maileva.com

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Maarch et School.Lab : un partenariat durable au service de la réussite éducative

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School.Lab concrètement Quelques chiffres Les avis School.Lab

Depuis 2019, Maarch groupe Xelians accueille gratuitement l’association School.Lab dans ses locaux, permettant chaque weekend à plus d’une centaine d’élèves de bénéficier d’un accompagnement individualisé.

Nos locaux en plein centre-ville de Nanterre se morfondaient d’ennui le week-end. Ils sont animés depuis 6 ans par les petits cerveaux en ébullition, avec de vrais résultats. C’est un petit coup de pouce de  Maarch à une œuvre qui demande beaucoup d’énergie. Chapeau à Romain et à son équipe de professeurs dévoués.


Jean-Louis Ercolani — Directeur Général et fondateur de Maarch

Ce partenariat illustre la volonté de Maarch de s’engager concrètement pour la réussite éducative et l’égalité des chances.

Fondé sur des valeurs fortes telles que l’ouverture, le partage et l’engagement social, ce partenariat témoigne de la volonté sincère de Maarch et de son directeur général, Jean-Louis Ercolani, d’agir concrètement pour la réussite et l’épanouissement de la jeunesse.


Romain Cailteux — Président School.Lab

Jean-Louis Ercolani (gauche) – Romain Cailteux (droite)

School.Lab concrètement

School.Lab accueille les élèves du CP à la Terminale tous les samedis et dimanches de 11h30 à 17h, tout au long de l’année scolaire.

Notre partenariat avec Maarch nous permet d’accueillir chaque semaine des élèves du CP au lycée dans un cadre stimulant et convivial. Grâce à ce soutien concret, notre équipe pédagogique peut se concentrer pleinement sur ce qui compte vraiment : aider les élèves à prendre confiance, à progresser et à s’épanouir.


Romain Cailteux — Président School.Lab

Les ateliers d’accompagnement pédagogiques durent minimum 1h30 et couvrent plusieurs axes :

  • Français et Littérature
  • Mathématiques et Physique-Chimie
  • Langues étrangères (anglais, allemand, espagnol)
  • Méthodologie et Aide aux devoirs 
  • Coaching scolaire et Gestion du stress

Chaque élève bénéficie d’un accompagnement entièrement personnalisé, adapté à son niveau, incluant la préparation aux examens tels que le Brevet, le BAC et les oraux.

Mostapha Eddart – Responsable pédagogique

« Mon rôle est d’aider les élèves à dépasser leurs blocages, en leur transmettant des méthodes claires et en les impliquant pleinement dès le plus jeune âge. »


Mostapha Eddart – Responsable pédagogique (Primaire-Collège)

Quelques chiffres

Depuis 2019, ce sont plus de 750 élèves qui ont été suivis dans ce cadre, et pour la seule année scolaire 2024-2025 ce sont plus de 300 élèves qui ont bénéficié d’un suivi régulier assuré par une équipe de neuf enseignants et assistants pédagogiques. Grâce à cet encadrement personnalisé, 100 % des élèves constatent une amélioration de leurs résultats scolaires.

Abdallah M’Chinda – Responsable pédagogique (Maths / Physique-Chimie)

« Mon objectif est de guider chaque élève vers l’autonomie, de les aider à progresser sereinement avec méthode, sérieux et confiance »


Abdallah M’Chinda – Responsable pédagogique

Les avis School.Lab

Tous les avis sont à retrouver sur Google (5★)

« Je suis en terminale, super aide en maths ! Les explications sont claires et adaptées, ce qui m’a vraiment aidé à mieux comprendre mes cours. On peut poser des questions sans stress, et les exercices permettent de s’entraîner efficacement. J’ai pris confiance en moi et j’ai fait des progrès. Je recommande ! »


Anissa – Élève en Terminale (Session 2024-25)

« Une belle découverte ! La méthodologie de cette association a permis à ma fille de remonter significativement ses notes dans les matières scientifiques.
Leur pédagogie est adaptée […] L’ambiance est propice aux échanges ce qui permet à mon sens de créer un climat de confiance .
L’équipe est dynamique et accessible et nous fait des retours réguliers sur l’évolution de notre enfant. »


Nawelle – Parent d’élève

« School lab est une association incroyable . L’équipe est dynamique, bienveillante et toujours à l’écoute. Grâce à School.Lab, j’ai pu gagner en confiance et augmenter ma moyenne. Je recommande »


Chaïna – Élève en Terminale (Session 2024-25)

« Structure très sérieuse, portée par une équipe investie et attentive aux besoins des élèves. Les cours sont bien encadrés et adaptés aux difficultés de chacun. L’accompagnement est très bon et bienveillant le tout dans une ambiance encourageante et constructive. Une belle initiative à soutenir. »


Paula – Parent d’élève

« Les professeurs sont vraiment sympas, toujours à l’écoute et prêts à aider. On travaille dans une super ambiance, ce qui rend les cours à la fois efficaces et agréables. »


Adam – Élève en Terminale (Session 2024-25)

« Une pédagogie qui donne envie d’apprendre aux enfants, acteurs de leur apprentissage ! L’école dont on a tous rêvés… Parfait 😊 »


Christian – Parent d’élève

Tous les avis sont à retrouver sur Google (5★)

La jeunesse est notre avenir : donnons-lui toutes les chances de réussite ! 

Jean-Louis Ercolani

— Directeur général et fondateur

Romain Cailteux

— Président de School.Lab

En savoir plus sur School.Lab ? https://www.school-lab.fr/

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Maarch et l’ERE Maileva

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Un peu de contexte Les caractéristiques clés de l’ERE L’intégration de l’ERE dans Maarch Courrier

Un peu de contexte

Maarch a été la première GEC à intégrer nativement des connecteurs Maileva dans ses interfaces, pour :

  • l’envoi de lettres simples, noir et blanc ou couleur, à simple ou double-fenêtre
  • l’envoi de lettres recommandées hybrides (LREL), où l’expédition est dématérialisée, et la réception toujours physique, au travers du facteur.

La fonction probatoire dans le second cas est maximale et strictement équivalente à l’envoi papier.

La lettre recommandée 100% électronique (LRE) est assez complexe et s’adresse plutôt à des correspondances vers les entreprises, notaires, et personnes morales en général. En conséquence, nous n’avons pas eu de demandes client pour cette offre peu utilisée par les acteurs publics.

Nous avons en revanche été séduits par l’offre Docaposte Maileva autour de l’Envoi Recommandé Électronique (ERE), qui n’impose pas de vérification d’identité de l’expéditeur ni du destinataire. Le principe en est très simple : il s’agit en résumé d’un courriel avec validation de réception au travers d’un tiers de confiance.

L’ERE bénéficie d’une valeur probatoire, et il peut être utilisé lorsque la loi n’impose pas un recommandé classique.

Des exemples de cas d’usage figurent sur le site Maileva : https://www.maileva.com/nos-solutions/ere/

  • Recouvrement de créances à l’amiable
  • Mise en demeure
  • Changement de fournisseur
  • Affacturage
  • Lettre d’infos et de relance
  • Gestion locative

Les caractéristiques clés de l’ERE

Consentement du destinataire : pas obligatoire

Identification de l’expéditeur et du destinataire : non

Anonymat de l’expéditeur : oui

Accusé de réception : le destinataire a 15 jours pour accuser réception

Preuves : preuve de dépôt et d’envoi, preuve de réception, preuve de refus, preuve de négligence et preuve de non distribution

L’intégration de l’ERE dans Maarch Courrier

En tant qu’utilisateur disposant d’un abonnement ERE chez Maileva, vous avez la possibilité d’envoyer des plis numériques directement depuis Maarch Courrier, en utilisant le mode de distribution « recommandé électronique simple ».

Cette option 100 % dématérialisée vous permet de bénéficier d’un envoi entièrement numérique, avec un délai d’acheminement réduit et la génération immédiate de preuves.

Dans l’administration des envois via Maileva, vous pouvez créer un modèle de type ERE et choisir l’expéditeur des envois. Chaque modèle est mis à disposition des entités sélectionnées.

À l’aide de la modale d’envoi vers Maileva, sélectionner le modèle ERE paramétré dans l’administration, effectuer l’envoi du pli constitué des documents sélectionnés (« intégré aux envois Maileva »). L’ensemble des documents d’un courrier faisant l’objet d’un envoi en ERE est regroupé dans un pli unique adressé à chaque destinataire.

Dans l’interface des éléments envoyés, sur un envoi Maileva, télécharger la preuve de dépôt.

Et recevez votre justificatif de preuve de dépôt et d’envoi ainsi que de réception au format PDF.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Déploiement de Maarch Courrier au sein de la commune de Châtillon : Une transition réussie vers la dématérialisation des courriers

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Un choix stratégique pour une gestion centralisée et sécurisée des courriers Une mise en œuvre structurée Une transition fluide grâce à une formation ciblée Bénéfices immédiats et perspectives d’évolution Un projet mené à bien et des retours positifs Conclusion

Afin de moderniser le traitement de ses courriers et d’assurer la pérennité des échanges, la Ville de Châtillon a souhaité, en mai 2023, entamer la démarche de mise en place d’une solution de gestion dématérialisée des courriers. Pour ce faire, une refonte complète du système de GEC a été initiée. L’objectif étant de passer à une solution automatisée, sécurisée et capable de centraliser et gérer les courriers papiers et les mails.

Un choix stratégique pour une gestion centralisée et sécurisée des courriers

Après un parangonnage poussé et l’analyse des devis réalisés par plusieurs prestataires, la commune de Châtillon a choisi, en janvier 2024, la solution Maarch Courrier.

Ce choix s’explique par la qualité de l’outil, notamment son ergonomie, la méthodologie de projet présentée et l’accompagnement proposé par Maarch dans la mise en œuvre du projet, un coût raisonnable et des retours d’expériences positifs et réussis d’autres collectivités.

L’objectif était de centraliser la gestion des courriers, qu’ils soient papier ou électronique, en instaurant des circuits de validation efficaces tout en garantissant une traçabilité et une pérennité complète des échanges internes et externes.

Maarch Courrier a été retenu pour sa capacité à automatiser et sécuriser la gestion des flux de courriers entrants et sortants.

Parmi ces fonctionnalités clés figurent Mail Capture, outil permettant de capturer et de centraliser automatiquement les courriers électroniques et les documents papier scannés dans une interface unique, ainsi que l’interopérabilité du connecteur « I Parapheur » de l’éditeur Libriciel SCOP.

Une mise en œuvre structurée

Le processus métier a été ajusté pour répondre au fonctionnement spécifique du service courrier de la Ville de Châtillon, composé de 3 agents courrier, en charge de la saisie des fiches, du scan des courriers entrants et des mails émanant de la boite mail « mairie » capturés par mail capture, encadrés par une directrice.

Ces courriers et mails sont ensuite vérifiés par un niveau « supervision courrier » par l’administration générale et attribués ensuite aux services traitants après une validation « superviseur N2 » (cabinet de la Maire) et « superviseur N3 » (DGS).

La solution a également été configurée de manière à intégrer un circuit de validation interne dédié exclusivement aux notes internes, avant leur diffusion aux différents services municipaux.

Ce paramétrage sur mesure a permis d’automatiser les flux tout en respectant les procédures de validation propres à la collectivité.

La solution hébergée en mode SaaS garantit à la fois la confidentialité des données et l’évolutivité de la solution en fonction des besoins futurs.

La mise en œuvre du projet a suivi une chronologie structurée :

  • Conception du recueil des besoins, l’élaboration d’un prototype spécifique à la Ville de Châtillon.
  • Paramétrage comportant l’intégration des circuits de validation internes et les différents workflows complexes, adaptée aux exigences métiers.
  • Recette qui constitue une phase de tests utilisateurs validés après plusieurs itérations, accompagnés de sessions de formation.
  • Production intégrant lancement de la production après ajustements en réponse aux retours des utilisateurs.

Une transition fluide grâce à une formation ciblée

La transition s’est déroulée de manière fluide et tout a été mis en œuvre pour recueillir une forte adhésion des utilisateurs.

Sur 222 utilisateurs de la solution, 100 ont pu être formés, soit pratiquement un utilisateur sur deux ce qui est très significatif et a joué un rôle important dans l’adhésion des agents au projet. 

La formation s’est étalée sur huit jours en présentiel dans les locaux de la collectivité, ce qui a permis une plus grande fluidité des échanges qu’en visioconférence et une meilleure attention des participants. Les formations, de qualité, étaient adaptées au niveau d’utilisation des agents.

Ainsi, il y a eu 4 types de formation :

  • formations « opérateurs de scan »,
  • formations « administrateurs »,
  • formation « utilisateurs »,
  • formation « manageur ».

L’accompagnement à la conduite au changement a joué un rôle déterminant dans le succès du projet. La solution a été adoptée par les utilisateurs. Sa simplicité d’utilisation et la pertinence des fonctionnalités ont aidé à cela.

Bénéfices immédiats et perspectives d’évolution

Le chef de projet de Maarch a assuré une disponibilité constante durant la phase de déploiement et après la mise en production pour accompagner la montée en compétence des utilisateurs. Les retours de ces derniers ont permis d’apporter des ajustements mineurs lors des premières semaines d’utilisation.

Depuis la mise en production le 16 décembre 2024, plus de 4.500 courriers entrants ont été traités, avec une moyenne de 600 courriers par mois.

Les bénéfices sont nombreux tels que l’amélioration de la traçabilité grâce à la centralisation des données, les utilisateurs peuvent suivre en temps réel le statut de chaque courrier, réduisant ainsi le risque de perte de documents.

Le gain de temps, la validation automatisée a permis de diminuer le temps de traitement des courriers offrant une réponse plus rapide aux usagers.

L’ergonomie optimisée, beaucoup d’utilisateurs apprécient la clarté de l’interface, permettant une gestion plus rapide et efficace des courriers, avec des témoignages soulignant un gain de temps significatif.

Une solution évolutive, la solution en SaaS, assure flexibilité et sécurité, ce qui permet d’ajouter de nouvelles fonctionnalités selon les besoins, assurant une adaptation continue aux évolutions métiers.

Dans l’avenir, la Ville de Châtillon est ouverte à explorer et avoir des démonstrations de nouvelles fonctionnalités offertes par la version 24 de Maarch Courrier, notamment l’intégration de l’intelligence artificielle pour proposer des réponses préétablies et automatiser davantage certains processus de réponses sortantes.

Un projet mené à bien et des retours positifs

Ce projet illustre la volonté de la Ville de Châtillon de moderniser ses processus internes afin d’offrir un service plus réactif, une meilleure traçabilité et une pérennité qui s’adapte aux spécificités organisationnelles et métiers. Grâce à la solution Maarch Courrier, la ville dispose à ce jour d’un système à la fois adéquat et évolutif, conforme aux attentes de la collectivité.

Données et indicateurs clés :

  • Date de lancement du projet : janvier 2024
  • Date de mise en production : 16 décembre 2024
  • Nombre d’utilisateurs : 222 utilisateurs
  • Courriers traités depuis la mise en production : Plus de 4 500 courriers (600 par mois environ)
  • Durée de formation : 8 jours (100 utilisateurs formés)

Conclusion

La mise en place d’un tel projet demande un fort investissement et de la disponibilité de la part du client, mais aussi du chef du projet qui a dû être à l’écoute, trouver des solutions rapides et propres à la collectivité, ce qui a été le cas.

Il est impératif pour la collectivité de faire un travail en amont de la mise en place du projet sur ses circuits de traitement et de validation et d’être au point sur l’organisation qu’elle souhaite adopter pour la gestion de son courrier arrivé et départ afin de pouvoir transmettre ces informations à Maarch courrier.

La phase de recette est primordiale, il est très important de faire des tests pour vérifier que les circuits sont bons, que les courriers circulent bien dans les bonnes bannettes… L’idée étant de corriger le maximum de choses avant la mise en production pour que cette dernière se passe dans les meilleures conditions et que les utilisateurs disposent d’une solution la plus parfaite possible.

Lors de cette phase, Henri Queneau, le chef de projet a été présent et a su se rendre disponible pour échanger avec la Commune et faire les réglages nécessaires. Il était très investi dans le suivi du projet.

Le support Maarch (via le standard téléphonique ou la plateforme forge) est disponible et règle les soucis d’utilisation courant rapidement.

Ce projet de reprise zéro de la dématérialisation des courriers à la Ville de Châtillon illustre la capacité de Maarch à s’adapter à un contexte métier spécifique tout en offrant une solution performante et évolutive. Grâce à une gestion rigoureuse de la transition, la ville de Châtillon dispose aujourd’hui d’un système de gestion électronique des courriers sécurisé, traçable et facile à utiliser.

Ce projet constitue une référence solide pour la gestion des courriers dans les collectivités locales.

Enfin, c’est un projet qui doit vivre, être suivi dans le temps et bien administré quotidiennement pour assurer sa pérennité.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Newsletter Maarch : Août 2025

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Catégorie : Actualité

Étiquette : Évènement, Livre Blanc, Maarch Courrier, Maarch Digital Flow, Newsletter, Nouveautés, Partenariat

Date : 1 août 2025

Laurence Barney

Responsable de l’édition

Table des matières

Nous transformons vos besoins en solutions concrètes ! Partenariat technique : Maarch & Maileva Nouveautés : Maarchie disponible en SaaS Xelians s’agrandit !

Ce qui a marqué sur cette année !

Un trimestre sous le signe de la transformation

Chez Maarch, chaque défi client est une opportunité d’innovation. Ce printemps 2025, nous avons atteint un rythme record d’un projet par semaine — grâce à la confiance de nos clients et à une collaboration efficace avec nos partenaires Docaposte FAST et AtolCD.

  • Plus de 15 nouveaux projets
  • Une dynamique forte dans les collectivités locales, administrations centrales et à l’international

Ils nous ont rejoints cette année :

  • Ville de Deauville – Intégration de Maarch Courrier + Grafana
  • Communauté de Communes Seine et Eure – Maarch Courrier SaaS, Maarchie, Grafana, connecteur Maileva
  • Ville de Cayenne – Reprise de données, connecteurs Maileva, FAST, Office 365, Grafana
  • Ville de Clichy-la-Garenne – Connecteurs Maileva, Asalae, Office 365, Grafana
  • Riviera du Levant, Lacq-Orthez, Redon, Mont-de-Marsan, Bois Colombes – Maarch Courrier en mode SaaS
  • ARS Réunion – Connecteurs SharePoint, LEX Persona, mobile Maarch Courrier
  • Syvade, Forbach, Villetaneuse, Laval Agglo, et bien d’autres encore…

🟢 Grand Est et Grenoble Métropole : marchés remportés par AtolCD

🟢 Ministères de la Justice, Agriculture, Affaires étrangères : déploiement central de Maarch Courrier

Le Bénin, référence internationale majeure

Depuis 2021, Maarch Courrier est au cœur de la stratégie de dématérialisation du Bénin.

  • 20 ministères sur 21
  • 11 préfectures sur 12
  • 27 mairies
  • 10 agences et sociétés publiques
    • Plus de 25 000 utilisateurs !

Ce projet illustre notre capacité à accompagner des projets d’État à grande échelle et à l’international, avec une solution souveraine et open source.

Zoom Partenariat : Maarch Courrier & Maileva

Maarch et Maileva sont partenaires de longue date pour faciliter l’expédition de vos courriers simples ou recommandés.

Ainsi, Maileva prend en charge automatiquement, depuis vos interfaces Maarch Courrier, l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement de vos plis.

Grâce à cette solution intégrée, gérez vos courriers en quelques clics, réduisez les tâches manuelles chronophages et minimisez les risques d’erreur. Vous bénéficiez d’un suivi en temps réel pour une traçabilité optimale de vos envois.

Cette solution vous garantit également des économies de plus de 30 % sur vos frais d’affranchissement et optimise vos coûts d’envoi.

Avec Maileva et Maarch Courrier, vous adoptez une approche sécurisée, rapide et efficace, qui booste la productivité de votre organisation.

La prochaine étape du partenariat vise à proposer l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) au travers des interfaces Maarch Courrier. Ces travaux permettront des envois dématérialisés et opposables, avec la plus grande simplicité pour l’expéditeur comme pour le destinataire !

Avec Maarch et Maileva, simplifiez vos démarches administratives et concentrez-vous sur l’essentiel !

Découvrir le site Maileva ↗

Événement : Webinaire IA & GEC

Le webinaire « Comment intégrer l’IA dans une solution de GEC » a été un franc succès, plus de 50 participants ont participé à cet évènement.

Les thématiques abordées :

  • Un rappel des enjeux de la GEC 
  • L’apport de l’IA et de la LAD dans le quotidien des collectivités
  • Une démonstration en direct de notre IA générative, Maarchie 
  • Ainsi qu’une démonstration de Maarch IDP, la LAD/RAD basée sur l’IA

Revivez l’expérience comme si vous y étiez !

Regarder le webinaire sur Youtube ↗

Le Livre Blanc 2025 est enfin disponible !

Découvrez notre guide de référence pour la gestion électronique du courrier dans le secteur public. Cette édition 2025  vous accompagne dans vos projets de dématérialisation.

Au sommaire :

  • Les enjeux actuels : IA, télétravail, saisine électronique…
  • Les fonctionnalités essentielles d’une solution GEC
  • Des retours d’expérience concrets et des bonnes pratiques
  • Une démarche souveraine, open source et collaborative… et bien plus encore !

Un contenu pensé pour ceux qui souhaitent conjuguer efficacité, innovation et simplicité dans la gestion documentaire.

Consulter le Livre Blanc

Nouveau : le connecteur ProConnect

Grande nouvelle pour les utilisateurs Maarch Courrier du secteur public !

Depuis mai, la solution Maarch Courrier intègre le connecteur ProConnect, un connecteur d’authentification. Ce projet vise à déployer l’authentification unique (SSO) basée sur OpenID Connect dans l’ensemble de l’écosystème numérique public.

Les avantages sont clairs :

  • Une intégration transparente avec vos outils métier, 
  • Une gestion des utilisateurs simplifiée,
  • Une sécurité renforcée et une interopérabilité optimale entre les services publics hébergés par l’État.
En savoir plus →

Maarch Digital Flow – Découvrez la nouvelle version dès maintenant !

Maarch est heureux d’annoncer la sortie de la toute nouvelle version de Maarch Digital Flow, sa plateforme open source dédiée à la gestion intelligente du cycle de vie de l’information. 

Pensée pour accompagner vos processus métiers et accélérer votre  transformation numérique, MDF vous offre une plateforme complète pour centraliser, sécuriser et valoriser vos contenus informationnels.

En rejoignant le catalogue Maarch, MDF rejoint désormais la liste de produits au côté des autres solutions open source et français, offrant une transparence totale et répondant aux exigences de conformité, de fiabilité et d’interopérabilité des systèmes d’information.

Ce que propose cette nouvelle version :

  • Recherche intelligente boostée par ElasticSearch avec support du langage naturel
  • Formulaires enrichis : champs multivalués, valeurs par défaut, règles de validation
  • Collaboration facilitée : workflow dynamiques, annotations, fiches récapitulatives
  • Gestion documentaire avancée : classeurs virtuels, partage de contenus
  • Politiques de gestion : délais de traitement, durée de conservation
  • Sécurité renforcée : SSO SAML v2, ACL, groupes, politique de mot de passe
  • Côté technique : connecteur CMIS, stockage objet S3, éditeur de configuration intuitif

Pour en savoir plus, consulter la page Produit Maarch Digital Flow :

Découvrir Maarch Digital Flow

Certification maintenue !

Nous sommes fiers de vous annoncer que, suite à l’audit de surveillance réalisé par AFNOR Certification, la certification NF Logiciel – CCFN (NF203) a été renouvelée avec succès pour notre solution :

MAARCH RM DigitalSafe, version 3.0

Cette reconnaissance confirme notre engagement constant en matière de qualité, de conformité et de fiabilité au service de nos clients.

Application mobile : des fonctionnalités renforcées

L’application mobile Maarch Courrier continue d’évoluer pour répondre aux exigences croissantes de mobilité et d’efficacité. Avec ses dernières améliorations, elle s’impose plus que jamais comme un véritable assistant de gestion du courrier, à la fois intuitif, performant et accessible à tout moment.

Vous pouvez désormais :

  • Rediriger du courrier vers un autre utilisateur,
  • Confirmer simplement sa prise en charge,
  • Clôturer un courrier une fois traité.
  • Recherche rapide par : objet, nom de l’expéditeur, destinataire.
  • Tableau de bord interactif 
  • Interface optimale

En combinant mobilité, efficacité et personnalisation, l’application Maarch Courrier vous accompagne dans un environnement de travail moderne, agile et connecté où que vous soyez !

Remerciement

Nous vous remercions d’être venu à notre rencontre lors de nos derniers événements et pour être venus échanger avec nous lors des salons SIIVIM et CoTer Numérique.

Ces moments de rencontre sont toujours riches et stimulants, et nous permettent de mieux comprendre vos attentes pour continuer à faire évoluer nos solutions.

Merci pour votre confiance et vos échanges toujours constructifs. Nous avons hâte de vous retrouver lors de nos prochains rendez-vous !

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Maarch Courrier v24.5 : Les évolutions depuis la v24.0

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Table des matières

Plus de contrôle sur les listes de diffusion Une meilleure intégration avec l’écosystème des partenaires Parapheur électronique Authentification et sécurité Système Lecture Automatique de Documents (LAD) Expérience utilisateur Des évolutions conçues main dans la main avec les utilisateurs En savoir plus sur Maarch Courrier

Maarch Courrier est aujourd’hui développé en intégration continue pour être en conformité avec un mode SaaS de plus en plus adopté par nos clients. Cela implique des mises à jour fonctionnelles régulières sur lesquelles nous ne communiquons systématiquement, à part bien entendu dans le changelog de version sur notre Git.

Cet article présente une synthèse des 350 jours/ hommes d’évolutions depuis la v24.0 jusqu’à la dernière version publiée v24.5.

Plus de contrôle sur les listes de diffusion

Les utilisateurs absents au moment de leur inscription dans les circuits de diffusion et de visa sont désormais identifiés avec une pastille rouge.

Il est également possible d’ajouter une multitude de rôles en copie dans les listes de diffusion, sans écraser les rôles existants.

Enfin, les listes de résultats des dossiers sont dorénavant personnalisables, offrant une meilleure visibilité des dossiers selon les besoins métiers.

Une meilleure intégration avec l’écosystème des partenaires

Maarch Courrier est un produit connecté disposant d’un large écosystème. Maarch maintient les connecteurs vers vos applications et outils métier préférés.

Connecteur IxBus multi-instances

Maarch Courrier supporte désormais plusieurs instances de connexion sur le connecteur ixBus, avec la possibilité de choisir quelle instance utiliser pour l’envoi.

Connecteur Maileva : pli unique pour un destinataire

Les documents d’un courrier qui font l’objet d’un envoi via Maileva sont désormais regroupés dans un pli unique par destinataire. La méthode de calcul de l’estimation des coûts d’envoi a été également ajustée en fonction.

Connecteur Maileva : enveloppes à double-fenêtre

Le connecteur Maileva est étendu afin de permettre à vos courriers dématérialisés d’être envoyés dans des enveloppes à double-fenêtre. Ce type d’enveloppe est utilisé pour les documents bancaires ou les formulaires administratifs nécessitant une double identification.

Le module LAD (Lecture automatique de Document) auparavant actif à l’enregistrement manuel d’un courrier est maintenant sollicité systématiquement à chaque versement par API.

Les bannettes de qualification deviennent plus lisibles.

Connecteurs à venir…

Très prochainement (24.6 – Septembre 2025), vous allez voir apparaître dans Maarch Courrier :

  • Un connecteur Éditeur sur le parapheur électronique GoodFlag (ex Lex Persona). Ce connecteur respectera nos standards de qualité et de sécurité et sera paramétrable.
  • Une implémentation de l’Envoi Recommandé Électronique de Docaposte Maileva/AR24, une solution pratique et bon marché pour des envois recommandés à valeur probatoire,  en toute simplicité. Nous aurons l’occasion de communiquer largement à ce sujet avec notre partenaire Maileva, car cela va représenter une réelle plus-value pour les utilisateurs.

Parapheur électronique

Prépositionnement des signatures

On peut dorénavant prépositionner les emplacements des griffes des signataires sur les documents soumis aux parapheurs, sur les modèles de documents ou au moment de l’envoi au parapheur.

L’apposition de griffes peut se faire en masse :

Créer une nouvelle version d’un document éditable

Tous les membres d’un circuit de visa pourront modifier le fichier bureautique original d’un document soumis pour visa ou signature, tant qu’aucune griffe ni certificat n’a été apposé sur le document. Une nouvelle version du document remplace alors la précédente.

L’interface parapheur permet aussi de consulter les différentes versions du document.

Horodatage certifié

L’intégration d’un horodatage certifié lors de la génération du certificat de signature électronique permet d’apposer un tampon certifié, conforme à la norme RFC 3161 sur un document. Cela se fait à l’aide d’un serveur d’horodatage dont les paramètres sont prédéfinis dans la configuration.

Deux modalités d’application sont définissables depuis un fichier de configuration :

  • Automatique: l’horodatage est systématiquement appliqué lors d’une signature électronique
  • Manuelle : l’horodatage est appliqué uniquement à la demande, lors de l’action de signature électronique.

Une fois apposé, le tampon d’horodatage est intégré à la signature électronique du PDF (“ la signature comprend un tampon temporel incorporé”).

Le Parapheur électronique permet également de configurer un filigrane personnalisé (watermark) pour les signatures électroniques. 

Dans la section « Autres » de l’administration des paramètres, un administrateur peut activer et personnaliser un watermark (filigrane) appliqué lors de la signature électronique. Il peut en définir le style, la couleur et la position.

Ce watermark est purement visuel :  il n’est pas associé à une griffe ni à un certificat électronique.

Il est désormais possible de fusionner automatiquement les tags de signature sur un document PDF avec griffe.

Cette fonctionnalité est actuellement limitée aux documents avec signature griffe sans certificat (intégration complète prévue dans une version ultérieure).

Authentification et sécurité

Connexion ProConnect

Désormais, connectez-vous grâce à ProConnect ! Un peu à la manière de France Connect pour les particuliers, ProConnect est un service d’authentification numérique développé par la Direction Interministérielle du Numérique (DINUM) destiné à des professionnels, qu’ils soient du secteur public ou privé.

Une fois la connexion via ProConnect configurée et activée dans Maarch Courrier, un bouton dédié « S’identifier avec ProConnect » apparaît sur la page de connexion de Maarch Courrier. Ce mode de connexion coexiste avec le mode standard, qui reste toujours accessible.

Déconnexion automatique d’une session SSO

Pour les instances configurées avec un mode de connexion SSO, la déconnexion de Maarch Courrier entraîne désormais la fermeture automatique de la session SSO si une URL de déconnexion du portail SSO a été définie dans l’administration.

Authentification SMTP via Microsoft OAuth

Maarch Courrier propose dorénavant une nouvelle option de configuration pour l’envoi de courriels : l’authentification OAuth via Microsoft Azure.

Configuration d’un serveur de relais du serveur de messagerie pour les configurations “Client smtp (smtp)” et “Fonction php (mail)”

Gestion de jeton d’accès aux API (token)

Maarch Courrier permet un accès aux API via la mise à disposition d’un jeton afin d’en sécuriser l’accès. Cette fonctionnalité est rattachée à un compte utilisateur de type web service.

Un nouveau paramètre technique permet de restreindre la modification des informations de profil utilisateur aux seuls utilisateurs disposant des droits appropriés.

Lorsque ce paramètre est défini à 0 et que l’utilisateur ne dispose pas du droit d’administration des utilisateurs, il ne peut plus modifier son propre profil.

À venir…

Nous sommes en train de développer pour la future évolution (24.6 – Septembre 2025) les fonctions de confidentialité sur les données personnelles des contacts. Il s’agit de définir :

  • Qui sont les contacts sensibles et confidentiels ?
  • Quelles sont les informations confidentielles sur ces fiches contact sensibles ? 
  • Qui peut les voir, en se basant sur le schéma de sécurité de Maarch Courrier ?

Cette gestion des informations personnelles a une répercussion sur les recherches et affichages de contacts, les fiches de liaisons, les modèles de publipostage.

Système

Vidage automatique du cache du navigateur lors des mises à jour

Lors d’un changement de version de Maarch Courrier, un mécanisme de nettoyage automatique du cache navigateur est à présent mis en place, dans le but de garantir le bon fonctionnement de l’application sur les postes de travail.

Lecture Automatique de Documents (LAD)

Il est désormais possible de créer des champs personnalisés simples via l’interface d’administration dédiée.

La LAD extrait et mappe automatiquement les champs selon les règles définies dans un fichier de configuration, que ce soit lors d’une injection de courrier via l’API ou lors d’un dépôt manuel d’un document pour indexation.

Expérience utilisateur

Il est dorénavant possible d’effectuer une recherche en plein texte directement depuis la barre de recherche rapide.

Une nouvelle fonctionnalité permet de renvoyer un e-mail déjà envoyé directement depuis l’interface utilisateur.

Des évolutions conçues main dans la main avec les utilisateurs

Plus de 350 jours-homme de développement ont été consacrés à ses évolutions pour concrétiser ces avancées.

Grâce au soutien actif de nos utilisateurs du secteur public, notamment le Ministère de l’Intérieur, la CNAM, ou encore les villes de Saint-Ouen-l’Aumône et des Clayes-sous-Bois. Maarch Courrier bénéficie d’évolutions concrètes, directement alignées sur les besoins exprimés par le terrain.

Dans un contexte où la souveraineté numérique, l’innovation et la durabilité sont des priorités, Maarch Courrier s’inscrit pleinement dans une démarche collaborative avec ses utilisateurs, visant à proposer une solution libre, sécurisée, interopérable et durable.

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Maarch Courrier : l’application mobile, plus de fonctionnalités

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Des actions désormais possibles directement depuis l’application Une recherche rapide pour un gain de temps immédiat Un tableau de bord interactif pour une vision claire Une interface repensée pour un confort optimal Une application toujours plus stratégique

L’application mobile Maarch Courrier continue d’évoluer pour répondre aux exigences croissantes de mobilité et d’efficacité. Avec ses dernières améliorations, elle s’impose plus que jamais comme un véritable assistant de gestion du courrier, à la fois intuitif, performant et accessible à tout moment.

Des actions désormais possibles directement depuis l’application

Parmi les nouveautés les plus attendues : la possibilité de réaliser directement depuis l’application des actions qui, jusqu’ici, étaient réservées à la version web. Vous pouvez désormais :

  • Rediriger du courrier vers un autre utilisateur,
  • Confirmer simplement sa prise en charge,
  • Clôturer un courrier une fois traité.

Ces fonctionnalités offrent un véritable gain en réactivité et renforcent la fluidité de la gestion documentaire, même en déplacement.

Une recherche rapide pour un gain de temps immédiat

Parce que la rapidité d’accès à l’information est cruciale, Maarch Courrier mobile intègre désormais une recherche instantanée. En quelques secondes, vous pouvez retrouver un courrier en filtrant par :

  • Objet,
  • Nom de l’expéditeur,
  • Destinataire.

Une solution idéale pour naviguer efficacement dans un volume important de correspondances.

Un tableau de bord interactif pour une vision claire

Visualisez l’essentiel en un coup d’œil grâce au tout nouveau tableau de bord. Composé de tuiles dynamiques, il vous permet de suivre facilement l’état de vos courriers : à traiter, en attente, clôturés, etc…

Ce module améliore la visibilité sur vos priorités et vous aide à mieux organiser vos tâches au quotidien.

Une interface repensée pour un confort optimal

L’expérience utilisateur a été au cœur de cette nouvelle version. Parmi les améliorations apportées :

  • Le mode jour/nuit, pour un confort de lecture adapté à toutes les conditions d’éclairage,
  • La page d’accueil personnalisée, fournie par le client, pour un accès direct aux informations essentielles.

Ces évolutions rendent l’application plus agréable à utiliser, tout en s’adaptant aux besoins spécifiques de chaque utilisateur.

Une application toujours plus stratégique

Avec cette nouvelle version, Maarch Courrier mobile affirme sa place d’outil incontournable dans la gestion dématérialisée du courrier. En combinant mobilité, efficacité et personnalisation, elle vous accompagne dans un environnement de travail moderne, agile et connecté.

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Maarch et le gouvernement du Bénin ensemble pour la dématérialisation de l’administration béninoise

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Une longue histoire Un partenariat qui scelle l’usage des nouvelles technologies et produits Maarch au sein de tout un gouvernement

Une longue histoire

Depuis 2016, sous l’impulsion du Président Patrice Talon, le Bénin a placé le numérique au cœur de sa stratégie de modernisation de l’État.

La dématérialisation des services administratifs s’est rapidement imposée comme un levier essentiel d’efficacité, de transparence et de proximité avec les citoyens. L’ASIN (Agence des Systèmes d’Information et du Numérique) a ainsi conduit dès 2021 la généralisation de la solution libre et open source Maarch Courrier, spécialisée dans la gestion électronique du courrier administratif.

La diffusion de Maarch Courrier s’étend à tous les Ministères, les Préfectures, les Mairies, les institutions de la République, les agences et sociétés publiques.

Il est intéressant de remarquer ici, dans une perspective comparée, l’ampleur des prérogatives de l’ASIN qui choisit et est garante de la mise en place de l’écosystème numérique du Bénin, que ce soit en administration centrale ou territoriale.

Ce rôle et ces prérogatives étendues, tant sur le périmètre des institutions couvertes que sur la centralisation de la décision stratégique, diffèrent très largement de la logique d’offre de services qui définit la stratégie des agences similaires en France ou en Europe.

C’est ainsi que la démarche, saluée pour sa rigueur et son impact, a abouti à la mise en service d’un nombre impressionnant d’instances Maarch Courrier depuis 2022 à ce jour :

  • 20 ministères sur les 21 que compte le Bénin
  • 11 préfectures sur 12
  • 27 mairies sur 77
  • 10 Agences et sociétés publiques

Le Bénin dans son ensemble serait à ce titre-là est la plus importante référence Maarch Courrier, avec plus de 25 000 utilisateurs déclarés !

Un partenariat qui scelle l’usage des nouvelles technologies et produits Maarch au sein de tout un gouvernement

Au bout de ces quelques années d’utilisation, l’ASIN a judicieusement choisi de se rapprocher de l’éditeur pour mieux satisfaire les requêtes spécifiques de ses utilisateurs.

Maarch Courrier est un logiciel libre et open source, ce qui a permis cette large diffusion. Mais l’expertise nécessaire pour l’adapter et répondre totalement aux besoins béninois nécessitait l’appui de l’éditeur.

Par exemple, le Bénin s’est équipé d’une infrastructure à clé publique (ICP/PKI) qui est le socle conventionnel pour la signature des documents administratifs officiels sécurisés, et qu’il faut connecter à Maarch Courrier.

De même, les composants spécifiques de parapheur électronique qualifié avec horodatage dans la version v24 de Maarch Courrier sont essentiels pour cette intégration.

Il est aussi question d’intégrer un moteur d’IA développé au Bénin, sachant tirer parti des textes de loi du pays.

Enfin, passés les besoins évidents autour de la gestion des correspondances, l’ASIN est extrêmement intéressée par le nouveau logiciel de Gestion Électronique de Données (GED) Maarch Digital Flow, qui va permettre de gérer des besoins de traitement industrialisé de données : gestion de dossiers, coffre-fort électronique, formulaires, workflows.

Il est aussi question d’utiliser Maarch RM pour l’archivage à long terme.

L’équipe projet ASIN est venue en formation 10 jours chez Maarch, pour des formations poussées aboutissant à la prise en main technique et fonctionnelle.

Cette formation très pragmatique, concrète et opérationnelle a aussi permis de revoir les procédures d’installation et d’exploitation dans un mode SaaS conteneurisé. Nous avons aussi abordé et réalisé les montées de versions.

L’ASIN a également suivi une formation technique et fonctionnelle sur le nouveau logiciel Maarch Digital Flow.

Les premiers cas d’application exploitent les capacités du produit à assumer la GED et les fonctions de back-office liées aux téléprocédures : par exemple la gestion des e-services du Centre National de Sécurité Routière (CNSR).

L’hébergement de l’ensemble des plateformes est assuré localement par la Société Béninoise d’Infrastructures Numériques (SBIN), qui déploie également la solution Maarch Courrier dans ses propres services, contribuant ainsi à renforcer l’ancrage de la transformation numérique dans le tissu institutionnel national.

Jean-Louis Ercolani, Directeur général et fondateur de Maarch, se félicite de cette avancée :

« Pour la première fois, Maarch contractualise directement à l’échelle d’un pays. C’est une grande fierté d’en être arrivé à ce stade. Rien n’égale le bonheur de voir un outil libre et ouvert servir au quotidien des milliers d’agents publics, dans une vision cohérente et structurante. Nous remercions le gouvernement béninois et particulièrement l’ASIN pour leur confiance et leur clairvoyance. »

Pour Marc-André Loko, Directeur général de l’ASIN, ce partenariat constitue une étape clé :

« Ce partenariat s’inscrit dans notre vision d’une administration publique moderne, efficace et accessible. La collaboration avec Maarch nous permet d’aligner les technologies aux besoins réels des administrations béninoises et d’en faire un levier stratégique pour l’État numérique que nous construisons. »

Maarch, filiale du Groupe Xelians (90M€ de CA, 800 personnes), en tant qu’éditeur/intégrateur de logiciels libres et spécialiste des processus administratifs, apporte ses briques logicielles et son expertise à l’offre de service globale du groupe pour la transformation numérique de la sphère publique.

Baptisée Xelians Public Suite, cette offre vise à fournir aux acteurs publics l’ensemble des outils et services adaptés et utiles à leur dématérialisation : capture multicanal, lecture et routage automatique, GED transverse, Gestion Électronique des Courriers (GEC), parapheur électronique, connecteurs métier, archivage électronique, IA….

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ProConnect: Sovereign Professional Authentication for the Public Sector

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A concrete response to the challenges of digital transformation A collaboration between public sector players and stakeholders ProConnect: an operational response to local authorities’ needs A strategic lever for the open-source ecosystem SITIV: a driving force on the ground in experimentation A key infrastructure for sovereign, cooperative public digital services

A concrete response to the challenges of digital transformation

As local authorities accelerate their digital transition, simplifying and durably securing access to online services have become strategic priorities.

It is in this context that the ProConnect connector was launched — a professional authentication solution designed to meet the public service’s requirements for security, resource sharing, and interoperability.

A collaboration between public sector players and stakeholders

The ProConnect connector is the result of close collaboration between the DINUM, the SITIV, and the open-source publisher Maarch. This participative approach made it possible to test, refine, and validate the solution in real-world contexts, with the constant goal of meeting concrete needs on the ground.

ProConnect: an operational response to local authorities’ needs

With ProConnect, local authorities benefit from:

  • Unified access via a single professional identifier,
  • Smooth, secure authentication compliant with ANSSI requirements,
  • Simplified interoperability between services and software,
  • A reduced administrative burden related to user account management.
  • The widespread adoption of single sign-on (SSO).

Hosted on SecNumCloud-certified infrastructure, ProConnect is part of a sovereign cybersecurity approach, while ensuring simple integration, as is the case within the Maarch Courrier solution.

A strategic lever for the open-source ecosystem

One of ProConnect’s major contributions lies in its native compliance with open standards (such as OpenID Connect), making it easier to adopt among open-source publishers. They can now align with government standards, while retaining their agility and transparency.

“ProConnect is a feature that Maarch naturally had to integrate. Just think about it! For an open-source publisher largely focused on the public sector, offering a simple authentication method that works across all public officials is one more step toward a future where public digital services are always simpler and more accessible!”

Nathanaël Travier — Director of Operations at Maarch

SITIV: a driving force on the ground in experimentation

SITIV, an inter-municipal association recognized for its commitment to Free Software and digital resource sharing, played a key role in trialing ProConnect. By integrating the connector into Maarch Courrier, SITIV demonstrated the feasibility and concrete added value of such a solution for local authority staff.

“SITIV is highly committed to securing a trusted digital identity for elected officials and staff of local authorities. For the Rhône basin area, we have implemented a territorial identity that allows more than 35,000 staff members to collaborate with complete confidence.”

Stéphane Vangheluwe, Director General of SITIV.

In 2024, in partnership with the Direction interministérielle du numérique (DINUM) and the ANCT – Agence nationale de la cohésion des territoires, SITIV became the first Public Digital Service Operator (OPSN) to provide the national ProConnect identity. Thanks to the lasting relationships we have built with publishers of digital solutions dedicated to local authorities, we make it easier for them to connect to ProConnect for unified, secure access.

“Maarch was one of the first to get on board, with a fast and exemplary integration alongside the ANCT and the DINUM.”

Stéphane Vangheluwe, Director General of SITIV.

A key infrastructure for sovereign, cooperative public digital services

ProConnect goes beyond the purely technical dimension: it embodies a shared vision of public digital services, based on sovereignty, resource sharing, and openness. By facilitating the professional authentication of its users, this connector stands out as a foundational pillar for the digital ecosystem of local authorities.

Already operational since May 22, it paves the way for the widespread adoption of unified authentication in the professional world, with direct benefits for users, IT departments, publishers, and public operators.

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ProConnect : une authentification professionnelle souveraine au service du secteur public

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Une réponse concrète aux enjeux de la transformation numérique Une collaboration entre acteurs publics et les parties prenantes ProConnect : une réponse opérationnelle aux besoins des collectivités Un levier stratégique pour l’écosystème open source SITIV : un acteur de terrain moteur dans l’expérimentation Une infrastructure clé pour un numérique public souverain et coopératif

Une réponse concrète aux enjeux de la transformation numérique

Alors que les collectivités locales accélèrent leur transition numérique, la simplification et la sécurisation durable de l’accès aux services en ligne s’imposent comme des priorités stratégiques.

C’est dans ce contexte que s’inscrit le lancement du connecteur ProConnect, cette solution d’authentification professionnelle conçue pour répondre aux exigences de sécurité, de mutualisation et d’interopérabilité du service public.

Une collaboration entre acteurs publics et les parties prenantes

Le connecteur ProConnect est le fruit d’une collaboration étroite entre la DINUM, le SITIV, et l’éditeur open source Maarch. Cette dynamique participative a permis de tester, affiner et valider la solution dans des contextes réels, avec comme objectif constant de répondre aux besoins concrets du terrain.

ProConnect : une réponse opérationnelle aux besoins des collectivités 

Avec ProConnect, les collectivités bénéficient :

  • D’un accès unifié via un identifiant professionnel unique,
  • D’une authentification fluide et sécurisée conforme aux exigences de l’ANSSI,
  • D’une interopérabilité facilitée entre services et logiciels,
  • D’une réduction de la charge d’administration liée à la gestion des comptes utilisateurs.
  • La généralisation de l’authentification unique (SSO).

Hébergé sur des infrastructures certifiées SecNumCloud, ProConnect s’inscrit dans une logique de cybersécurité souveraine, tout en garantissant une intégration simple comme c’est cas au sein de la solution Maarch Courrier.

Un levier stratégique pour l’écosystème open source

L’un des apports majeurs de ProConnect réside dans sa conformité native aux standards ouverts (comme OpenID Connect), facilitant ainsi son adoption sur le marché des éditeurs open source. Ces derniers peuvent désormais s’aligner sur les référentiels de l’État, tout en conservant leur agilité et leur transparence.

« ProConnect est une fonctionnalité que devait naturellement intégrer Maarch. Pensez ! Pour un éditeur open source largement tourné vers le secteur public, proposer un mode d’authentification simple et transverse à l’ensemble des agents publics, c’est un pas de plus vers l’avenir d’un numérique public toujours plus simple et plus accessible ! »

Nathanaël Travier — Directeur des opérations chez Maarch

SITIV : un acteur de terrain moteur dans l’expérimentation

Le SITIV, syndicat intercommunal reconnu pour son engagement en faveur du logiciel libre et de la mutualisation numérique, a joué un rôle clé dans l’expérimentation de ProConnect. En intégrant le connecteur dans Maarch Courrier, le SITIV a démontré la faisabilité et la valeur ajoutée concrète d’un tel dispositif pour les agents des collectivités. 

“Le SITIV est très impliqué dans la sécurisation d’une identité numérique de confiance pour les élus et agents des collectivités. Pour le bassin Rhodanien, nous avons mis en œuvre une identité de territoire qui permet à plus de 35 000 agents de collaborer en toute confiance.”

Stéphane Vangheluwe, Directeur Général du SITIV.

En 2024, en partenariat avec la Direction interministérielle du numérique (DINUM) et l’ANCT – Agence nationale de la cohésion des territoires, le SITIV est devenu le premier Opérateur Public de Service Numérique (OPSN) à fournir l’identité nationale ProConnect. Grâce aux liens durables que nous avons tissés avec les éditeurs de solutions numériques dédiées aux collectivités, nous facilitons leur raccordement à ProConnect pour un accès unifié et sécurisé.

“Maarch a été l’un des premiers à jouer le jeu, avec une intégration rapide et exemplaire aux côtés de l’ANCT et de la DINUM.”

Stéphane Vangheluwe, Directeur Général du SITIV.

Une infrastructure clé pour un numérique public souverain et coopératif

ProConnect dépasse la simple dimension technique : il incarne une vision partagée du numérique public, fondée sur la souveraineté, la mutualisation et l’ouverture. En facilitant l’authentification professionnelle de ses utilisateurs, ce connecteur s’impose comme un socle structurant pour l’écosystème numérique des collectivités locales.

Déjà opérationnel depuis le 22 mai, il ouvre la voie à une généralisation de l’authentification unifiée dans le monde professionnel, avec des bénéfices directs pour les usagers, les DSI, les éditeurs et les opérateurs publics.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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2025 White Paper – Everything You Need to Know About Electronic Correspondence Management in the Public Sector

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Introduction Key points Download the White Paper

We are pleased to announce the 2025 edition of our brand new White Paper – Everything you need to know about Electronic Mail Management in the public sector.

In collaboration with FAST Solution by Docaposte, this White Paper aims to support you in your use of Electronic Mail Management (GEC) within the public sector and local authorities.

Building on the 2024 edition, this White Paper is aimed at all public sector organizations looking to optimize their document management, secure their information flows, and adopt an open-source, free solution for their organization.

It also aims to help you understand the current thinking and challenges around digitalization, such as the integration of artificial intelligence, the growth of remote work, the rise in requests submitted electronically, and much more.

This White Paper covers, among other things:

  • The key challenges around Electronic Mail Management;
  • The expected features of GEC software;
  • Concrete feedback from our partners and users;
  • Best practices to adopt;
  • The concrete benefits of a sovereign, open-source and collaborative approach;
  • Data migration in GEC projects;
  • The methodology for rollout, implementation, and change management support.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Livre Blanc 2025 – Tout savoir sur la Gestion Électronique du Courrier dans le secteur public

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Introduction Les points clés Télécharger le Livre Blanc

Nous avons le plaisir de vous annoncer l’édition 2025 de notre tout nouveau Livre Blanc – Tout savoir sur la Gestion Électronique du Courrier dans le secteur public.

En collaboration avec FAST Solution par Docaposte, ce Livre Blanc a pour objectif de vous accompagner dans les usages de la Gestion Électronique du Courrier (GEC) au sein du secteur public et des collectivités.

Dans le prolongement de l’édition 2024, ce Livre Blanc s’adresse à toutes les structures publiques souhaitant optimiser leur gestion documentaire, sécuriser leurs flux d’information et intégrer à leur organisation une solution open source et libre.

Il vise également à vous aider à appréhender les réflexions et les enjeux actuels de la dématérialisation, tels que l’intégration de l’intelligence artificielle, le développement du télétravail, la multiplication des saisines par voie électronique, et bien plus encore.

Ce Livre Blanc revient entre autres sur :

  • Les grands enjeux autour de la Gestion Électronique du Courrier ;
  • Les fonctionnalités attendues d’un logiciel de GEC ;
  • Des retours d’expérience concrets de nos partenaires et utilisateurs ;
  • Les bonnes pratiques à adopter ;
  • Les bénéfices concrets d’une démarche souveraine, open source et collaborative ;
  • Les reprises de données dans les projets de GEC ;
  • La méthodologie de mise en œuvre, d’implémentation et d’accompagnement au changement.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Data Migration in Electronic Correspondence Management Projects: Challenges, Vulnerabilities and Strategies

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An unavoidable migration context Choosing the right recovery strategy A proven methodology for a successful migration Mind the confidentiality of the process Conclusion

In the field of Electronic Mail Management, data migration is an essential step when moving to a new solution. It’s not simply a matter of transferring files — it’s often a genuinely complex process.

GEC having been firmly established in people’s minds for many years now, we’re operating in a replacement market, and Maarch is regularly faced with this challenge of migrating from legacy applications. This article presents our approach and methodology for an operation that has now become a standard part of any project.

An unavoidable migration context

In a digital ecosystem that is constantly evolving, GEC solutions used by public and private organizations are under growing pressure to adapt to new technical and functional standards.

Legacy tools, often frozen in place for several years, become difficult to maintain and struggle to meet new business requirements.

Migrating to more modern solutions, capable of meeting today’s requirements in terms of performance, data integrity, and regulatory compliance, therefore becomes unavoidable.

In this context, data migration is a delicate exercise…

It’s not simply about moving files from point A to point B, but about preserving  the integrity of all metadata, reference data, and internal relationships. A rigorous strategy is essential to avoid any loss of information or degradation of data quality.

Choosing the right recovery strategy 

Before committing to a data migration, it’s essential to carefully examine the available alternatives. This type of operation is often complex and can involve high costs and a significant workload, depending on the volume of data to be processed and the specifics of the source applications used.

The possible options are:

Option 1: Do nothing

“There is no problem that an absence of a solution won’t eventually solve…”.

To paraphrase Henri Queuille, you should always ask yourself whether doing nothing might be the answer.

Option 2:

The « From Scratch » strategy, which involves starting over from nothing, is a radical but relevant solution in certain contexts.

For example, when a government changes, the « republican doctrine » calls for the complete archiving of correspondence from the outgoing teams.

As a result, if the application being retired allows the document collection to be exported, this provides an additional guarantee in terms of data security and retention.

Option 3:

The strategy of keeping the existing application in read-only mode can be a viable option, provided you accept the possibility of data loss after a few years.

This approach means dealing with hardware and system obsolescence, as well as the risk of failures that could render the application unusable on new infrastructure.

The application is therefore kept in its original configuration, accessible to staff until it becomes completely obsolete. While cost-effective and suited to the short or medium term, this solution remains impractical for users on a day-to-day basis.

Option 4:

The strategy of migrating to an archive database is based on the principle that transfer solutions are similar. This strategy involves carrying out a simplified migration in an environment separate from production, which avoids complex mapping between entities, mail types, and groups across the two systems.

Mail items are therefore migrated and assigned to a generic user, of the « Archivist » type, who is the point of contact for retrieving documents. This approach eliminates any risk of contaminating the production database, and the migration can be carried out at any point in the project.

Highly valued by our teams, this method offers great flexibility in how the project unfolds, since data migration can be carried out in parallel, without blocking subsequent steps.

Another major advantage is that the technical environment is constantly kept up to date and identical to production, allowing the archive database to benefit from technical developments over the long term. This is, for example, the strategy chosen by the Ministry of Foreign Affairs for its data migration.

A proven methodology for a successful migration

At Maarch, we have developed a clear, secure strategy to ensure the success of data migration:

1. Precise planning

We start by defining a detailed migration strategy in a Data Migration Document (DRD). This document lists the mapping between the source and target databases, the control procedures, and the migration timeline.

Transferring data between environments is also one of the key points of this phase. That’s why, once Maarch Courrier has been configured according to business needs, we provide the client with a mapping table between the Maarch reference data and the source reference data, leaving it up to the client to specify the exact correspondences.

2. Rigorous preparation

Before starting the transfer, we carry out a precise count of the data (contacts, users, entities…) used to establish a control reference. This count makes it possible to detect inconsistencies and to plan for rejection files in case of errors when importing into the target database.

A particularly effective strategy is to carry out the migration into a dedicated archive database, separate from the production environment. This choice helps secure the process by avoiding any disruption to the live system. Data is assigned to an « Archivist »-type profile responsible for centralizing access and search requests. This method offers additional flexibility, since the migration isn’t a blocking milestone, allowing it to be carried out in parallel with the rest of the project.

When data migration takes place between two solutions with an identical, up-to-date technical environment, this allows for a faster go-live. This is, for example, the approach adopted by the Ministry of Foreign Affairs for migrating from Neoledge Elise.

3. Secure transfer

At Maarch, data injections are systematically carried out via the target platform’s REST APIs, ensuring compliance with the database’s integrity rules.

During execution, rejected records are corrected and reprocessed as part of an indexing-based recovery, being handled and logged continuously to allow for the rapid correction of anomalies.

  • Documents migrated identically are uploaded and indexed via WebServices.            
  • A global log tracks the number of successes and failures, as well as the migration’s execution time.
  • Migration throughput observed on our SaaS environment exceeds 13,000 items of mail per hour (average calculated over an operation involving 250,000 items of mail, with or without attachments).

4. Quality control and validation

To ensure a successful data migration, it’s essential to implement rigorous validation, combining both technical and functional checks.

This dual validation ensures both data integrity and compliance with business expectations.

The technical check involves comparing the exact number of documents and the volumes of data exchanged between the source and target systems. This analysis is carried out both by the migration script and by the Maarch Courrier database, enabling precise control over data integrity.

The functional check, meanwhile, relies on a random sample of chrono numbers (10, 20, or 50) to allow for a direct comparison between the two applications. This step, more focused on the end user, provides an additional guarantee that the migration was successful, offering a symbolic validation that reinforces business teams’ confidence in the accuracy of the migrated data. 

Thanks to this method, we have achieved a migration capacity of more than 13,000 items of mail per hour on our SaaS environment. Our expertise allows us to adapt to all types of environments, including solutions that are not very flexible.

Mind the confidentiality of the process

Migrating data always carries risks, whether the transfer is physical or digital.

Physical data transfer:

Using media such as hard drives or USB sticks would expose the data to the risk of loss or theft. To avoid this, we strongly recommend favoring encrypted media and secure transport

Digital transfer:

VPN connections or secure transfer platforms are convenient, but they must be properly configured, as network vulnerabilities could be exploited by malicious actors.

Data integrity:

Structural differences between the source and target databases can lead to errors or lost mappings. Careful preparation using data schemas and conversion rules is therefore essential.

Conclusion

Migrating a GEC solution is both a technical and a strategic challenge. With detailed planning, controlled execution, and rigorous validation, the move to a new platform can be made with complete confidence.

At Maarch, we have the experience and the tools to ensure a smooth transition, while guaranteeing the security and integrity of your data.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Reprise de données dans la gestion de projet GEC : enjeux, vulnérabilités et stratégies

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Un contexte de migration incontournable La stratégie de reprise pertinence Une méthodologie éprouvée pour une reprise réussie Attention à la confidentialité du processus Conclusion

Dans le domaine de la Gestion Électronique de Courrier, la reprise de données constitue une étape essentielle de la migration vers une nouvelle solution. Il ne s’agit pas seulement d’un transfert de fichiers, mais d’un processus bien souvent complexe.

La GEC étant depuis de nombreuses années ancrée dans les esprits, nous sommes sur un marché de renouvellement et Maarch est souvent confronté à cette problématique de reprise d’applications historiques. Cet article présente notre approche et notre méthodologie pour une opération désormais courante dans un projet.

Un contexte de migration incontournable

Dans un écosystème numérique en constante évolution, les solutions de GEC utilisées par les organisations publiques et privées sont soumises à une pression croissante pour s’adapter à de nouveaux standards techniques et fonctionnels.

Les outils historiques, souvent figés depuis plusieurs années, deviennent difficiles à maintenir et peinent à répondre aux nouvelles exigences métier.

La migration vers des solutions  plus modernes, capable de répondre aux exigences actuelles en matière de performance, d’intégrité des données et de conformité réglementaire, devient donc incontournable.

Dans ce contexte, la reprise de données est un exercice délicat…

Il ne s’agit pas simplement de déplacer des fichiers d’un point A à un point B, mais bien de préserver  l’intégrité de l’ensemble des métadonnées, des référentiels et des relations internes. Une stratégie rigoureuse est essentielle pour éviter toute perte d’information ou altération de la qualité des données.

La stratégie de reprise pertinence 

Avant de s’engager dans une reprise de données, il est essentiel d’examiner attentivement les alternatives disponibles. En effet, ce type d’opération est souvent complexe, pouvant entraîner des coûts élevés et une charge de travail importante, en fonction du volume de données à traiter et des spécificités des applications sources utilisées.

Les options possibles sont :

Option 1 : Ne rien faire

“Il n’est pas de problème qu’une absence de solution ne finisse par résoudre…”.

Pour parodier Henri Queuille, il faut toujours se poser la question de ne rien faire.

Option 2 :

La stratégie « From Scratch », qui consiste à repartir de zéro, est une solution radicale mais pertinente dans certains contextes.

Par exemple, lors d’un changement de gouvernement, la « doctrine républicaine » prévoit l’archivage complet des courriers des équipes sortantes.

Ainsi, si l’application en fin de vie permet d’exporter le fonds documentaire, cela constitue une garantie supplémentaire en termes de sécurité et de conservation des données.

Option 3 :

La stratégie de conservation de l’application existante en lecture seule peut être une option viable, à condition d’accepter la perte éventuelle des données après quelques années.

Cette approche implique de faire face à l’obsolescence du matériel et des systèmes, ainsi qu’aux risques de pannes qui pourraient rendre l’application inutilisable sur une nouvelle infrastructure.

L’application est donc maintenue dans sa configuration d’origine, accessible aux agents jusqu’à sa péremption complète. Bien qu’économique et adaptée au court ou moyen terme, cette solution reste toutefois peu pratique pour les utilisateurs au quotidien.

Option 4 :

La stratégie de reprise via une base d’archives repose sur le principe que les solutions de transfert sont similaires. Cette stratégie consiste à réaliser une reprise simplifiée dans un environnement distinct de la production, ce qui permet d’éviter les correspondances complexes entre les entités, les types de courriers et les groupes des deux systèmes.

Les courriers sont donc repris et affectés à un utilisateur générique, de type « Archiviste », auquel on s’adresse pour retrouver les documents. Cette approche élimine tout risque de pollution de la base de production, et la reprise peut être réalisée à n’importe quel moment du projet.

Très appréciée par nos équipes, cette méthode offre une grande souplesse dans le déroulement du projet, car la reprise des données peut se faire en parallèle, sans bloquer les étapes suivantes.

Un autre avantage majeur est que l’environnement technique est constamment à jour et identique à la production, permettant ainsi à la base d’archives de bénéficier d’évolutions techniques sur le long terme. C’est par exemple la stratégie qu’a choisie le Ministère des Affaires Étrangères pour sa reprise de données.

Une méthodologie éprouvée pour une reprise réussie

Chez Maarch, nous avons mis au point une stratégie claire et sécurisée pour garantir le succès de la reprise de données :

1. Planification précise

Nous commençons par définir une stratégie de reprise détaillée dans un Dossier de Reprise des Données (DRD). Ce document recense la correspondance entre la base source et la base cible, les modalités de contrôle et le calendrier de migration.

Le transfert des données entre les environnements est également un des points clés de cette phase. C’est pourquoi après le paramétrage de Maarch Courrier en fonction des besoins métiers, nous fournissons au client un tableau de correspondance entre le référentiel Maarch et le référentiel source, laissant au client la responsabilité d’indiquer les correspondances exactes.

2. Préparation rigoureuse

Avant d’entamer le transfert, nous réalisons un comptage précis des données (contacts, utilisateurs, entités…) utilisées pour établir une référence de contrôle. Ce comptage permet de détecter les incohérences et de prévoir des fichiers de rejet en cas d’erreur lors de l’importation vers la base cible.

Une stratégie particulièrement efficace consiste à effectuer la reprise dans une base d’archives dédiée, distincte de l’environnement de production. Ce choix permet de sécuriser le processus en évitant toute perturbation sur le système en exploitation. Les données sont attribuées à un profil type “Archiviste » chargé de centraliser les accès et les demandes de recherche. Cette méthode offre une flexibilité supplémentaire, car la reprise ne constitue pas un jalon bloquant, ce qui lui permet d’être menée en parallèle du reste du projet.

Lorsque la reprise de données s’effectue entre deux solutions présentant un environnement technique identique et à jour, cela permet une mise en production plus rapide. C’est, par exemple, la démarche adoptée par le Ministère des Affaires Étrangères pour la reprise de Neoledge Elise.

3. Transfert sécurisé

Chez Maarch, les injections de données sont systématiquement réalisées via les API REST de la plateforme cible, garantissant ainsi le respect des règles d’intégrité de la base.

Lors des exécutions, les rejets sont corrigés et recyclés dans le cadre d’une reprise par indentation, étant traités et conservés au fil de l’eau pour permettre une correction rapide des anomalies.

  • Les documents repris de façon identique sont versés et indentés par WebServices.            
  • Un journal global indique le compteur de succès, d’échecs, et le temps d’exécution de la reprise.
  • Les débits de reprise constatés sur notre environnement SaaS sont de plus de 13.000 courriers/heure (moyenne calculée sur une opération de 250.000 courriers, avec ou sans PJ).

4. Contrôle qualité et validation

Afin de garantir une reprise de données réussie, il est essentiel de mettre en place une validation rigoureuse, combinant vérification technique et fonctionnelle.

Cette double validation assure à la fois l’intégrité des données et leur conformité avec les attentes métiers.

La vérification technique consiste à comparer le nombre exact de documents et les volumes de données échangées entre les systèmes source et cible. Cette analyse est réalisée à la fois par le script de reprise et par la base de données Maarch Courrier, permettant ainsi un contrôle précis de l’intégrité des données.

La vérification fonctionnelle, quant à elle, repose sur un échantillonnage aléatoire de numéros de chrono (10, 20 ou 50), pour permettre une comparaison directe entre les deux applications. Cette étape, plus orientée vers l’utilisateur final, permet d’apporter une garantie supplémentaire quant à la réussite de la reprise, en offrant une validation symbolique qui renforce la confiance des métiers dans la conformité des données reprises. 

Grâce à cette méthode, nous avons atteint une capacité de reprise de plus de 13 000 courriers/heure sur notre environnement SaaS. Notre expertise nous permet de nous adapter à tous types d’environnements, y compris pour des solutions peu évolutives.

Attention à la confidentialité du processus

Migrer des données comporte toujours des risques, qu’il s’agisse d’un transfert physique ou numérique.

Transfert physique des données :

Utilisation de support tels que des disques durs ou des clés USB, exposerait les données à des risques de perte ou de vol. Pour éviter cela nous vous recommandons  fortement de privilégier des supports chiffrés et un transport sécurisé 

Transfert numérique :

Les connexions VPN ou les plateformes de transfert sécurisées sont pratiques, mais elles doivent être correctement configurées. Car des failles de réseau pourraient être exploitées par des acteurs malveillants.

Intégrité des données :

La différence de structure entre la base source et la base cible peut entraîner des erreurs ou des pertes de correspondance. Une préparation minutieuse grâce à  des schémas de données et des règles de conversion est donc essentielle.

Conclusion

Migrer une solution de GEC est un défi technique mais également  stratégique, avec une planification détaillée, une exécution maîtrisée et une validation rigoureuse, le passage vers une nouvelle plateforme peut se faire en toute confiance.

Chez Maarch, nous avons l’expérience et les outils pour assurer une transition fluide, tout en garantissant la sécurité et l’intégrité de vos données.

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A Tailored Solution to Simplify Document Management for Small Local Authorities

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Digitization: a crucial challenge for small local authorities The response from Maarch & Fast Docaposte A direct impact on your day-to-day management Concrete benefits for small local authorities A transition accessible to everyone Maarch: the strategic ally of local authorities

As we head into 2025, the shift to digital management of mail and administrative documents stands out as an essential response to the organizational challenges facing small local authorities (fewer than 5,000 residents). This shift isn’t just about saving time and boosting productivity: it’s also a strategic lever for delivering a higher-quality service to citizens.

In this context, Maarch, a leading French publisher of electronic correspondence management (GEC) software, stands out as a key partner.

In partnership with Fast Docaposte, Maarch offers a turnkey GEC solution, specifically designed to support small local authorities through their digital transformation, helping them meet today’s challenges while preparing for tomorrow’s. 

Digitization: a crucial challenge for small local authorities

Small local authorities, often characterized by limited resources and less developed infrastructure than large urban areas, face specific challenges in their administrative management.

These entities, which have fewer than 5,000 residents, rarely have the financial or technical means to adopt advanced digital tools.

For example, a survey published in the Gazette des communes in 2014 revealed that more than 70% of these small local authorities did not have a professional email address — a figure that reveals just how far behind they are technologically.

This lag has direct consequences:

A lack of responsiveness in processing citizen requests, printing and postage costs disproportionate to the budget, and an administrative burden weighing heavily on already-stretched teams.

And yet, at a time when citizens expect greater transparency, speed, and accessibility from public services, digital transition is no longer an option — it’s a necessity.

The response from Maarch & Fast Docaposte

Digitization, particularly through a GEC solution, stands out as a strategic lever for addressing these challenges. It makes it possible to centralize all information in a secure, easily accessible system, eliminating the drawbacks of manual, paper-based processes.

A direct impact on your day-to-day management

  • Reduced processing times: incoming and outgoing mail is centralized and processed in real time, enabling greater responsiveness to citizens’ requests. 
  • Simplified administrative tasks  : process automation reduces human error and frees up teams for higher-value work. 
  • Cost reduction: spending on printing, postage, and physical archiving is drastically reduced, freeing up budget for structural projects. 

Concrete benefits for small local authorities

The turnkey GEC solution, developed by Maarch in partnership with Fast Docaposte, meets the specific needs of small local authorities with features designed to maximize efficiency while respecting budgetary and technical constraints. 

  • Built-in electronic signature: to sign all your outgoing mail with evidentiary value. 
  • Operational efficiency: document flows are quickly sorted and forwarded, fostering a better relationship between citizens and  local government. A small town of 2,500 residents was able to cut mail processing time by 30%, boosting resident satisfaction. 
  • Cost reduction: digital management delivers significant savings. For example, a town hall saves several thousand euros a year by digitizing municipal meeting notices.
  • Security and compliance: GEC solutions ensure the protection of sensitive data and compliance with GDPR requirements, strengthening citizens’ trust in their local institutions.
  • Optimized archiving: filing and search tools make it possible to find a document in seconds, compared to several minutes previously.
  • Competitive pricing: no more than €2,000 for setup and €2,000 for the annual subscription! 

A transition accessible to everyone

With Maarch, small local authorities have access to a solution suited to their resources, easy to deploy and to learn. Our approach is built on an understanding of the specific challenges facing local municipalities, offering them comprehensive support from installation through to post-deployment follow-up.

Maarch: the strategic ally of local authorities

Maarch stands out as a leading player in publishing GEC solutions. Backed by its partnership with Fast Docaposte, the company offers reliable, tailored tools specifically designed to meet the needs of small local authorities.

Maarch’s GEC solution for small local authorities stands out for its ease of use.

Thanks to an intuitive interface, users can quickly master the tool without needing advanced IT skills. It provides comprehensive support throughout your digital transition, ensuring smooth and effective adoption.

Whether it’s for setting up the system, training teams, or providing day-to-day support, we’re with you every step of the way to maximize adoption of the solution and ensure its long-term effectiveness.

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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La solution sur mesure pour simplifier la gestion documentaire des petites collectivités

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La dématérialisation : un enjeu crucial pour les petites collectivités La réponse apportée par Maarch & Fast Docaposte Un impact direct sur votre gestion quotidienne Les bénéfices concrets pour les petites collectivités Une transition accessible pour tous Maarch : l’allié stratégique des collectivités locales

À l’aube de 2025, la transition vers une gestion numérique des courriers et documents administratifs apparaît comme une réponse incontournable aux défis organisationnels des petites collectivités (moins de 5.000 habitants). Cette évolution ne se limite pas à un simple gain de temps et de productivité : elle constitue également un levier stratégique pour offrir un service de meilleure qualité aux citoyens.

Dans ce contexte, Maarch, éditeur français majeur de la gestion électronique des correspondances (GEC), s’impose comme un partenaire clé.

En collaboration avec Fast Docaposte, Maarch propose une solution GEC clé en main, spécifiquement conçue pour accompagner les petites collectivités dans leur transformation numérique, leur permettant de relever les défis d’aujourd’hui tout en se préparant à ceux de demain. 

La dématérialisation : un enjeu crucial pour les petites collectivités

Les petites collectivités, souvent définies par des ressources limitées et des infrastructures moins développées que celles des grandes agglomérations, se retrouvent confrontées à des défis spécifiques dans leur gestion administrative.

Ces structures, qui regroupent moins de 5.000 habitants, disposent rarement de moyens financiers ou techniques pour adopter des outils numériques avancés.

Par exemple, une enquête publiée dans la Gazette des communes de 2014 révélait que plus de 70% de ces petites collectivités ne disposaient pas d’adresse e-mail professionnelle, un chiffre révélateur du retard technologique auquel elles doivent faire face.

Ce retard a des conséquences directes :

Un manque de réactivité dans le traitement des demandes citoyennes, des coûts d’impression et d’envoi postaux disproportionnés par rapport au budget, ainsi qu’une charge administrative pesant lourdement sur des équipes déjà réduites.

Pourtant, à une époque où les citoyens attendent davantage de transparence, de rapidité et d’accessibilité de la part des services publics, la transition numérique n’est plus une option, mais une nécessité.

La réponse apportée par Maarch & Fast Docaposte

La dématérialisation, notamment via une solution de GEC, s’impose comme un levier stratégique pour répondre à ces enjeux. Elle permet de centraliser toutes les informations dans un système sécurisé et facilement accessible, éliminant les inconvénients des processus manuels et de papier.

Un impact direct sur votre gestion quotidienne

  • Réduction des délais de traitement: les courriers entrants et sortants sont centralisés et traités en temps réel, permettant une réactivité accrue face aux demandes des citoyens. 
  • Simplification des tâches administratives  : l’automatisation des processus réduit les erreurs humaines et libère les équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée. 
  • Réduction des coûts : les dépenses liées à l’impression, à l’envoi postal et à l’archivage physique sont drastiquement diminuées, permettant de réallouer des budgets vers des projets structurants. 

Les bénéfices concrets pour les petites collectivités

La solution GEC clé en main, développée par Maarch en partenariat avec Fast Docaposte, répond aux besoins spécifiques des petites collectivités avec des fonctionnalités conçues pour maximiser l’efficacité tout en respectant les contraintes budgétaires et techniques. 

  • Signature électronique intégrée : pour signer à valeur probante tous vos courriers Départ. 
  • Efficacité opérationnelle: les flux documentaires sont rapidement triés et transmis, favorisant une meilleure relation entre les citoyens et  les administrations. Une petite commune de 2 500 habitants a ainsi pu réduire de 30 % le temps de traitement des courriers, augmentant la satisfaction des administrés. 
  • Réduction des coûts : une gestion numérique permet de réaliser des économies significatives. Par exemple, une mairie économise plusieurs milliers d’euros par an en optant pour la dématérialisation des convocations municipales.
  • Sécurité et conformité : les solutions GEC garantissent la protection des données sensibles et la conformité aux exigences du RGPD, renforçant la confiance des citoyens dans leurs institutions locales.
  • Archivage optimisé : les outils de classement et de recherche permettent de retrouver un document en quelques secondes, contre plusieurs minutes auparavant.
  • Un tarif étudié : pas plus de 2.000 € de mise en route et 2.000 € de souscription annuelle ! 

Une transition accessible pour tous

Avec Maarch, les petites collectivités disposent d’une solution adaptée à leurs moyens, facile à déployer et à prendre en main. Notre approche repose sur une compréhension des défis spécifiques des communes de proximité, leur offrant un accompagnement complet, de l’installation au suivi post déploiement.

Maarch : l’allié stratégique des collectivités locales

Maarch s’impose comme un acteur de référence dans l’édition de solutions GEC. Fort de son partenariat avec Fast Docaposte, l’entreprise propose des outils fiables et adaptés, spécifiquement conçus pour répondre aux besoins des petites collectivités.

La solution GEC de Maarch à destination des petites collectivités se distingue par sa simplicité d’utilisation.

Grâce à une interface intuitive, les utilisateurs peuvent rapidement maîtriser l’outil sans avoir besoin de compétences informatiques avancées. Elle assure un accompagnement complet durant votre transition numérique, garantissant une adoption fluide et efficace.

Que ce soit pour la mise en place du système, la formation des équipes ou l’assistance au quotidien, nous vous accompagnons pour maximiser l’adoption de la solution et assurer son efficacité sur le long terme.

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Un trimestre riche en réussites : découvrez nos projets marquants !

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Catégorie : Actualité

Étiquette : Intelligence artificielle, Maarch Courrier, Maileva, Newsletter, Nouveautés, Partenariat, Xelians

Date : 1 avril 2025

Laurence Barney

Responsable de l’édition

Table des matières

Nous transformons vos besoins en solutions concrètes ! Partenariat technique : Maarch & Maileva Nouveautés : Maarchie disponible en SaaS Xelians s’agrandit !

Chez Maarch, chaque défi est une opportunité de croissance. Ce trimestre, nous avons accompagné une quinzaine de clients dans leurs projets de transformation numérique, avec une moyenne d’un projet par semaine !

Nous transformons vos besoins en solutions concrètes !

Nous sommes fiers d’avoir déployé Maarch Courrier dans plusieurs collectivités et institutions, dont la Ville de Deauville, la Communauté de Communes de Seine et Eure, la Ville de Cayenne et l’ARS Réunion.

De plus, nous avons signé le déploiement de Maarch Courrier dans plusieurs ministères, confirmant notre expertise dans le secteur public.

Ils nous rejoignent ce trimestre : 

  • Ville de Deauville : Intégration de Maarch Courrier associée à Grafana.
  • Communauté de Communes de Seine et Eure : Déploiement de Maarch Courrier en SaaS avec Maarchie, statistiques Grafana et connecteur Maileva.
  • Ville de Cayenne : Reprise de données et intégration de Maarch Courrier, avec les connecteurs Maileva, FAST, Office 365, et Grafana.
  • Ville de Clichy-la-Garenne : Mise en place de Maarch Courrier, complétée par les connecteurs Maileva, SAE Asalae, Office 365, et Grafana.
  • Communauté de communes de Lacq-Orthez : Adoption de Maarch Courrier en mode SaaS.
  • Communauté d’agglomération de la Riviera du Levant : Intégration de Maarch Courrier en mode SaaS, IA Maarchie, statistiques Grafana.
  • Ville de Redon : Déploiement de Maarch Courrier en SaaS
  • ARS Réunion : Mise en œuvre de Maarch Courrier, avec ajout d’un connecteur LEX Persona, ainsi que des connecteurs Sharepoint, Office 365, Maileva, statistiques Grafana accompagnés d’une application mobile Maarch Courrier 
  • Mont de Marsan : Intégration de Maarch Courrier en mode SaaS
  • Syvade : Intégration de Maarch Courrier, avec les connecteurs Maileva, FAST Parapheur, Office 365, et Grafana.
  • Agglomération de Laval et Ville de Forbach : Réalisation de projets de migration.
  • Ville de Villetaneuse: Migration iso-fonctionnel sur Maarch Courrier
  • Ville de Torcy : Déploiement de Maarch Courrier en SaaS couplé Maileva
  • Commune de Bois Colombes :  Intégration de Maarch Courrier en SaaS
  • Grenoble Métropole : Une grande métropole gagnée sur AO par AtolCD
  • Région Grand Est :  Une grande région gagnée sur AO par AtolCD

Nous avons aussi signé en fin d’année le déploiement de Maarch Courrier au sein des administrations centrales et cabinets des ministères de la Justice, de l’Agriculture et des Affaires étrangères.

Ceci confirme, s’il en était besoin, l’immense succès de Maarch Courrier.

Partenariat technique : Maarch & Maileva

Notre partenariat avec Maileva permet une gestion automatisée des courriers, réduisant les tâches manuelles et garantissant un suivi en temps réel. La prochaine étape ? L’intégration de l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) !

Perspectives selon Stéphane Jacob, Directeur du développement Maileva :

Maarch et Maileva sont partenaires de longue date pour faciliter l’expédition de vos courriers simples ou recommandés. Ainsi, Maileva prend en charge automatiquement, depuis vos interfaces Maarch Courrier, l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement de vos plis.

Grâce à cette solution intégrée, gérez vos courriers en quelques clics, réduisez les tâches manuelles chronophages et minimiser les risques d’erreur.

Vous bénéficiez d’un suivi en temps réel pour une traçabilité optimale de vos envois. Cette solution vous garantit également des économies de plus de 30 % sur vos frais d’affranchissement et optimise vos coûts d’envoi.

Avec Maileva et Maarch Courrier, vous adoptez une approche sécurisée, rapide et efficace, qui booste la productivité de votre organisation.

Nouveautés : Maarchie disponible en SaaS dès maintenant !

L’IA Maarchie est enfin disponible sur Maarch en mode SaaS pour la tester ou la déployer rien de plus simple suivez les étapes suivantes : 

Comment nos clients SaaS peuvent expérimenter cette fonctionnalité ?

1. Accorder le droit : Choisissez d’abord le ou les utilisateurs à qui vous souhaitez accorder ce droit : Administration > Utilisateurs, puis choisir l’utilisateur concerné

2. Ajouter l’utilisateur : Ajoutez à cet utilisateur le groupe Maarchie

3. Tester Maarchie : L’utilisateur en question retrouve dans ses bannettes de traitement (affichage fiche de traitement), à l’ouverture d’un dossier, le petit bouton Maarchie pour expérimenter l’IA. Et c’est tout !

⚠️ Si le groupe Maarchie est grisé lorsque vous souhaitez affecter le droit, suivez les étapes suivantes : 

1. Administrer : Allez dans Administration > Groupe > Choisir le groupe Administrateur que vous utilisez (généralement N1)

2. Choisir : puis choisir l’onglet Privilèges > Droits d’administration

3. Activer : Cliquez sur le petit engrenage à droite du bouton Utilisateurs

4. Sauvegarder : cochez le groupe Maarchie. Pensez bien à sauvegarder vos réglages ensuite !

Xelians s’agrandit !

Depuis janvier 2025, SoDoc et XIS ont rejoint le groupe Xelians, renforçant notre expertise et ouvrant de nouvelles perspectives. XIS collabore déjà avec Maarch sur un connecteur Aquarel pour faciliter les transferts SEDA vers un SAE.

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Maarch Parapheur au sein de l’Académie de Lille

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Un projet de transformation qui a su rebondir après des débuts difficiles Déploiement et adoption : une solution sur mesure pour l’académie de Lille Clés du succès Formation en interne Bénéfices et retours Perspectives

Un projet de transformation qui a su rebondir après des débuts difficiles

Après un démarrage semé de défis et d’ajustements, le projet de l’Académie de Lille a su rebondir en capitalisant sur l’expérience acquise. En repensant son approche avec son partenaire Maarch et en déployant la solution Maarch Courrier, l’Académie a non seulement optimisé ses processus, mais aussi renforcé l’accompagnement de ses équipes.

Ce partenariat stratégique lui a permis de surmonter les obstacles initiaux et d’évoluer vers une solution pérenne, performante et parfaitement adaptée à ses besoins.

Cette nouvelle dynamique s’est appuyée sur une collaboration étroite entre les différents acteurs impliqués, facilitant l’appropriation des outils et des méthodes. Une communication fluide et la mise en application des recommandations fournies par les équipes techniques de Maarch ont contribué à affiner les processus, assurant ainsi une mise en œuvre plus harmonieuse.

C’est en 2020, sous l’impulsion du secrétaire général chargé de la transformation et du secrétariat général et du cabinet, que le projet a pris un nouvel essor avec l’adoption de la solution Maarch Courrier.  Aujourd’hui, ce projet illustre comment un échec initial peut être transformé en un levier d’amélioration et d’innovation, aboutissant à une transformation réussie et durable.

Déploiement et adoption : une solution sur mesure pour l’académie de Lille

L’ académie a opté pour un déploiement en On-premise (en local)  afin de suivre précisément et de faciliter son intégration au sein des structures qui la composent. Ce choix stratégique leur a permis de s’adapter aux spécificités du projet, des métiers et des services impliqués tout en garantissant une mise en œuvre fluide et maîtrisée.

Utilisation actuelle : simplicité et efficacité

Aujourd’hui, le système est principalement utilisé pour gérer les parapheurs, un outil essentiel pour fluidifier les processus de validation et de visas et signatures. L’une des particularités de cette solution réside dans son approche intuitive : les utilisateurs ne ressentent pas la hiérarchie complexe de l’organisation dans la réalisation de leurs missions. Ils sont directement positionnés dans leur entité, ce qui simplifie l’expérience et leur permet de se concentrer sur leurs tâches sans s’enliser dans des structures trop lourdes.

À ce jour, l’Académie de Lille compte 81 entités et 725 utilisateurs. Elle a déjà traité 7 000 parapheurs en deux ans. Une progression spectaculaire, sachant que plus de 1 300 parapheurs ont déjà été enregistrés rien qu’en janvier 2025.

Ces chiffres témoignent d’une adoption rapide et d’une réelle satisfaction des utilisateurs.

Gestion des documents : flexibilité et autonomie

Une fois le parapheur finalisé, les services téléchargent les pièces et les classent selon leurs propres critères. Cette flexibilité permet à chaque entité de conserver ses archives, ses méthodes de travail tout en bénéficiant des avantages de la dématérialisation.

Afin de rendre la solution toujours plus performante, des mises à jour sont effectuées en continu.  La version 23.0.1 de la solution est actuellement en production et fonctionne de manière efficiente. L’académie de Lille s’apprête à déployer la version 24 de Maarch Courrier qui introduit une nouvelle interface du parapheur électronique et offrant une personnalisation avancée du processus de signature actuel.

Cette mise à jour marque une évolution majeure du système.

Une solution évoluant avec l’intégration et la mutualisation des compétences.

L’académie de Lille partage avec la Région Académique des Hauts-de-France certaines compétences régionales, notamment dans les domaines de l’immobilier, de la formation et du support. Cette collaboration renforcée permet une meilleure coordination et une utilisation optimale des ressources et de l’outil à ces niveaux.

Le déploiement de Maarch au sein de l’académie de Lille et de la Région Académique des Hauts-de-France est un exemple réussi d’intégration d’une solution technologique dans un environnement complexe. Grâce à une approche pragmatique, centrée sur les besoins des utilisateurs et à une gestion rigoureuse des évolutions techniques, le projet a su gagner la confiance des équipes et s’imposer comme un outil indispensable au quotidien.

Avec des chiffres en constante progression et des possibilités toujours aussi performantes, l’avenir s’annonce prometteur.

Clés du succès

Un des piliers du succès de ce projet repose sur la structuration des workflows et l’accompagnement sur mesure de chaque service. Plutôt que d’imposer une solution standardisée, l’équipe a pris le temps d’étudier les besoins spécifiques de chaque entité afin d’adapter l’outil en conséquence. Cette approche personnalisée a instauré un climat de confiance et facilité l’adoption du système par les utilisateurs.

Une formation adaptée aux profils des utilisateurs

Pour garantir une prise en main efficace, un programme de formation ciblé a été mis en place :

  • Gestionnaires  : formation consacrée à la gestion des parapheurs (édition et réception). Destinée principalement aux chefs de secrétariat, elle leur permet de centraliser et de superviser les flux documentaires.
  • Utilisateurs  : formation axée sur la compréhension de la logique du système et la consultation des parapheurs visés et signés. Cette transparence permet d’anticiper les étapes suivantes et d’assurer un suivi efficace.
  • Signataires  : formation simplifiée pour optimiser leur expérience en se concentrant sur une unique bannette. Elle leur permet de gérer leurs tâches et de signer les documents sans se perdre dans des fonctionnalités superflues.

Une solution souple et adaptative

Contrairement à de nombreux outils rigides, ce système reste flexible et s’adapte aux habitudes et aux pratiques des utilisateurs. Cette souplesse a été essentielle pour assurer une transition en douceur.

Le workflow a été conçu pour s’adapter aux processus propres à chaque service tout en maintenant une cohérence globale. L’organigramme a été modulé afin d’optimiser la gestion des workflows et de faciliter la prise en main.

Une innovation majeure a été d’intégrer le secrétariat en amont du processus de validation. Ainsi, les secrétariats peuvent visualiser et gérer les parapheurs de leur service ainsi que ceux des entités sous leur responsabilité avant qu’ils ne soient soumis aux décideurs. Cette adaptation a considérablement allégé la charge de travail des équipes administratives et amélioré l’efficacité globale du processus.

En résumé, ce projet a su allier innovation et humain en plaçant les utilisateurs au cœur de la démarche. Grâce à un accompagnement individualisé, des procédures flexibles et un workflow modulable, chaque service a pu s’approprier l’outil à son rythme, tout en conservant ses méthodes de travail.

Cette philosophie a non seulement facilité l’adoption, mais aussi renforcé l’efficacité et la collaboration entre les équipes. Une belle preuve que la réussite d’un projet passe avant tout par l’écoute et l’adaptation aux réalités du terrain.

Formation en interne

« Sur le portail Intranet de l’académie, une documentation détaillée a été constituée et complétée au fil du temps. On y trouve des guides sur la création, l’envoi, la modification et la vérification d’un parapheur, entre autres. Cela permet aux utilisateurs de s’y référer rapidement. Le contenu est présenté sous forme de GIFs animés et de captures d’écran annotées. Des fiches sont également mises à disposition »

Yoann DELATTRE

L’ensemble de la documentation de formation a été conçue en interne afin de répondre aux besoins spécifiques des services en matière d’apprentissage. Pour garantir une accessibilité optimale et s’adapter aux différents modes de formation, plusieurs formats de supports sont mis à disposition sur le portail intranet.

Ainsi, qu’il s’agisse de documentation imprimée, de contenus vidéo dynamiques ou encore de GIF animés facilitant la compréhension de certaines procédures, chaque collaborateur peut choisir le format qui lui convient le mieux. Cette diversité de supports vise à renforcer l’efficacité de l’apprentissage en simplifiant la prise en main de la solution.

Bénéfices et retours

L’adoption de Maarch a apporté des améliorations notables dans le quotidien des utilisateurs. Parmi les principaux avantages, on note :

  • La disparition des piles de parapheurs physiques, libérant ainsi de l’espace et réduisant le risque de perte de documents.
  • Une meilleure traçabilité des parapheurs, avec la possibilité d’édition en ligne et un suivi en temps réel.
  • Une simplification globale des processus administratifs grâce à la dématérialisation.

Les retours des utilisateurs sont largement positifs. Ils apprécient particulièrement la disparition des parapheurs papier, qui améliore leur efficacité et leur confort de travail. La simplicité d’utilisation du système est également un point fort, rendant la transition vers le numérique plus naturelle et intuitive.

Perspectives

L’académie de Lille entre dans une phase clé avec la validation et le déploiement de la version 24, une étape essentielle. Cette mise à jour renforce ainsi l’efficacité et la sécurité des processus.

Dans le même temps, une extension des fonctionnalités est à l’étude.

L’objectif ?

Optimiser la circulation des flux des correspondances tout en respectant la logique de paramétrage déjà existante. Cette évolution s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue et d’adaptabilité aux besoins. L’intérêt manifesté pour cette extension souligne son importance et sa pertinence pour les acteurs concernés. Une opportunité stratégique à saisir pour renforcer encore davantage la performance du système.

Ce qui a fait la différence jusqu’ici ?

Un déploiement rapide en On-Premise et une approche résolument centrée sur les utilisateurs et les métiers. Plutôt que d’imposer un outil rigide, l’accent a été mis sur un accompagnement personnalisé, service par service, afin de s’adapter aux réalités de chacun.

Quant aux procédures, elles n’ont pas été enfermées dans le logiciel, mais laissées à la discrétion des équipes, respectant ainsi leurs habitudes tout en modernisant leurs pratiques.

Aujourd’hui, le projet est un succès, et la leçon est claire : pour réussir une transformation, il ne suffit pas d’avoir une bonne technologie. Il faut aussi écouter, accompagner et s’adapter. Une belle preuve que, même après des échecs, il est possible de rebondir et de construire quelque chose de solide et durable.

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La lettre du DG 2025

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2024 : une année de réussites, cap sur 2025 ! Le nouveau Parapheur Maarch Courrier v24 recueille un véritable plébiscite Nous continuons d’enrichir les fonctionnalités de notre GED Digital Flow En conclusion

2024 : une année de réussites, cap sur 2025 !

J’ai toujours été impressionné par notre capacité à créer et inventer. Chaque année voit son lot de nouveautés, et le génie humain ne semble véritablement pas connaître de limites.

2024 a vu l’essor de l’IA

Ayant connu dans ma carrière de nombreux effets de mode en informatique (les bases objet, le client-serveur, la réalité virtuelle…), je pressens aussi lorsque ça n’en est pas un. Une révolution est en marche, et pour la première fois, cette révolution technologique s’auto-alimente. Au vu de la multiplication des annonces, il est plus que probable que ce sont des IA qui travaillent à l’amélioration des moteurs d’IA.

Loin d’avoir pris le train en marche, nous avons au contraire sauté dans la locomotive pour proposer Maarchie, le premier robot conversationnel rédacteur de courriers dans une GEC du marché.

Nous avons aussi grandement amélioré nos outils d’OCR et LAD pour proposer de la lecture sur écriture manuscrite et du routage automatique.

Enfin, nous avons lancé des groupes de travail en interne pour utiliser l’IA dans nos développements et pour notre centre de support client. L’adoption de l’IA dans Maarch Courrier se fait en douceur, et nous devons encore évangéliser et rassurer nos clients, c’est la contrepartie réservée aux pionniers.

En revanche, le nouveau Parapheur Maarch Courrier v24 recueille un véritable plébiscite.

Les clients ont vu tout l’intérêt d’un parcours sans couture jusqu’à la signature électronique, avec tout l’avantage de rester dans Maarch Courrier : souplesse et puissance des circuits, notifications, conservation et rangement, et capacité à modifier le document à signer jusqu’à la dernière minute.

Merci au groupe de travail interministériel qui a permis la conception de cette belle fonctionnalité.

Nous continuons d’enrichir les fonctionnalités de notre GED Digital Flow.

L’arrivée dans le groupe de la nouvelle filiale « Xelians Integration Service » spécialisée dans le secteur public est l’occasion rêvée de travailler sur la montée en puissance de Digital Flow et de le proposer comme GED transverse dans une suite globale de gestion du cycle de vie, de la production à l’archivage électronique.

En résumé, tout en assurant une croissance confortable, nous nous sommes consolidés et nous avons lourdement investi pour mener une année 2025 tambour-battant.

Nous avons coutume de dire chez Maarch que nos clients sont ceux qui font attention à leur argent : tout montre que 2025 va être une année économiquement compliquée, qui va pousser les acteurs économiques à optimiser leurs dépenses, et à faire plus avec moins.

Plus d’open source, plus de made in France, et si c’était ça la clé du redressement ?

Chers collègues, clients, fournisseurs et partenaires, je vous adresse tous mes vœux d’une année 2025 riche de bonheur et de réussite !

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Change Management

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Running a Maarch project: tools that serve the business Digital transformation in service of staff Configuration: putting customization at the heart of the project UAT: a full-scale test Training: the key to adoption Deployment support: lasting assistance An agile, collaborative methodology Reinventing administrative management

Running a Maarch project: tools that serve the business

Local authorities and public sector organizations are facing a steady increase in document volumes and rising quality requirements.

Electronic document management is becoming essential — far more than just a technology choice, it’s a guarantee of efficiency.

Running a document management project with Maarch means committing to a comprehensive approach that goes beyond simply adopting a piece of software: it means supporting change, simplifying tasks, optimizing efficiency, and responding quickly to stakeholders’ expectations.

With a clear methodology and precise objectives, Maarch offers solutions that put departments and business needs at the center of attention. Let’s break down the steps and strengths of this innovative approach.

Digital transformation in service of staff

At Maarch, every project is designed to meet the specific needs of the business, going far beyond a simple technical rollout. Each step is tailored to users’ roles and responsibilities, guaranteeing a made-to-measure solution.

Let’s take the example of a correspondence management project, Maarch Courrier :

The features are designed to optimize mail acquisition and routing within the mail department and among scanning operators. For public sector staff, the solution streamlines the processing of incoming and outgoing mail through features that make the tool easy to learn, simplify drafting outgoing mail, and improve routing between departments. Lastly, for technical managers and decision-makers, the tool is designed to provide effective oversight and suitable validation processes.

This business-focused approach ensures the tools integrate smoothly into existing processes, while also enhancing those processes to make them more effective.

Configuration: putting customization at the heart of the project

The first step of every Maarch project relies on careful configuration. This work is carried out during several workshops involving all stakeholders:

  • Mail acquisition involves defining the metadata and assignment criteria needed to process incoming documents.
  • Document processing involves setting up document templates and approval workflows tailored to the organization’s needs.

When it comes to validation and signatures, it’s essential to determine which signing-platform workflows and electronic signature processes should be put in place. This step can be readily adapted to any Maarch project.

These workshops make it possible to create a detailed specifications document (DSD), which serves as a genuine technical and functional roadmap. This phase makes it possible to adapt the tool to on-the-ground specifics, turning it into a made-to-measure solution.

UAT: a full-scale test

The User Acceptance Testing (UAT) phase is essential for ensuring the configuration is relevant and effective. It rests on two main pillars:

  • The first involves having the solution tested by a panel of end users. They test the solution under real-world conditions during dedicated workshops, using test cases representative of their daily work.
  • The second involves fine-tuning through a steering committee (COSUI), which collects user feedback and allows configuration to be adjusted based on their comments. A UAT log records observations and validates the adjustments needed to ensure the solution fully meets expectations.

Training: the key to adoption

A high-performing tool cannot fulfill its purpose without successful adoption by its users, which is why training is a key part of Maarch’s methodology.

Hands-on sessions, held in person or remotely, allow users to get familiar with essential features such as creating draft replies or managing contacts, etc.

Administrators receive in-depth training over two days, preparing them to manage configuration settings and provide first-line technical support.

Ambassadors, who become internal trainers, act as change agents within their teams, strengthening the impact of the initial training sessions.

Through tools such as personalized tutorials or MOOCs, Maarch ensures every user masters the application as a whole.

Deployment support: lasting assistance

Once the application goes live, the work doesn’t stop there. During the first few weeks, Maarch steps up its presence to support teams as they get to grips with the solution.

Once configurations have been adjusted based on user feedback, settings are fine-tuned to best meet their needs.

Technical support is also available by phone and through a ticketing service, ensuring any issues encountered are resolved quickly.

Post-deployment follow-up relies on tracking key indicators to assess the solution’s effectiveness and identify areas for improvement. This lasting support is essential to guarantee the project’s success and ensure a smooth transition to a paperless environment.

An agile, collaborative methodology

As you’ll have gathered, people and collaboration are what drive Maarch projects. Running a project like Maarch Courrier relies on an agile organization, mobilizing cross-disciplinary teams.

  • A dedicated project manager: as the single point of contact, they coordinate between the various stakeholders and ensure defined milestones are met.
  • A team of experts: drawing on their experience with similar local authorities, they provide concrete, tailored solutions at every step.
  • Business involvement: by involving staff from the very start of the project, Maarch ensures their needs are taken into account and that the tool genuinely makes their lives easier.

Reinventing administrative management

Running a Maarch Courrier project is about far more than implementing a new IT solution. It’s about redesigning correspondence management to meet today’s and tomorrow’s challenges, while putting the business at the heart of change.

Thanks to a proven methodology and personalized support, Maarch turns administrative constraints into opportunities for progress.

This change management approach embodies a resolutely modern vision of document management, one where technological innovation and operational excellence combine to serve staff and citizens alike.

Dive deeper into the Maarch ecosystem

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La conduite au changement

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Conduire un projet Maarch : des outils au service des métiers La transformation numérique au service des agents Paramétrage : la personnalisation au cœur du projet Recette, le test grandeur nature Formation, la clé de l’adoption Assistance au déploiement, un accompagnement durable Une méthodologie agile et collaborative Une gestion administrative réinventée

Conduire un projet Maarch : des outils au service des métiers

Les collectivités et les organisations du secteur public sont confrontées à une augmentation constante de leur volume documentaire et à des exigences en matière de qualité.

La gestion électronique documentaire devient essentielle, bien plus qu’un simple choix technologique, c’est un gage d’efficacité.

Conduire un projet de gestion documentaire avec Maarch, c’est s’engager dans une démarche globale qui va au-delà de l’adoption d’un logiciel : c’est accompagner le changement, simplifier les tâches, optimiser leur efficacité et répondre avec réactivité aux attentes de leurs parties prenantes.

Avec une méthodologie claire et des objectifs précis, Maarch propose des solutions qui placent les services et les métiers au centre des préoccupations. Décryptons les étapes et les atouts de cette démarche novatrice.

La transformation numérique au service des agents

Chez Maarch, chaque projet est conçu pour répondre aux besoins spécifiques des métiers, bien au-delà d’un simple déploiement technique. Chaque étape est adaptée aux rôles et responsabilités des utilisateurs, garantissant ainsi une solution sur mesure.

Prenons l’exemple d’un projet de gestion de correspondance, Maarch Courrier :

Les fonctionnalités sont pensées pour optimiser l’acquisition et la circulation du courrier au sein du service courrier et des opérateurs de numérisation. Du côté des agents publics, la solution permet de fluidifier le traitement des courriers entrants et sortants grâce à des fonctionnalités facilitant la prise en main, la rédaction de courrier sortant ainsi que la circulation entre les différents services. Enfin, pour les responsables techniques et les décideurs, l’outil est pensé pour offrir une supervision efficace et des processus de validation adaptés.

Cette approche centrée sur les besoins métier assure une intégration harmonieuse des outils dans les processus existants, tout en enrichissant ces derniers pour les rendre plus performants.

Paramétrage : la personnalisation au cœur du projet

La première étape de tout projet Maarch repose sur un paramétrage minutieux. Ce travail est réalisé lors de plusieurs ateliers impliquant toutes les parties prenantes :

  • L’acquisition du courrier consiste à définir quelles sont les métadonnées, critères d’assignation nécessaires au traitement des documents entrants.
  • Le traitement documentaire implique la mise en place de modèles de documents et de workflows d’approbation adaptés aux besoins de l’organisation.

En ce qui concerne la validation et les signatures, il est essentiel de déterminer quels circuits de parapheurs et signatures électroniques doivent être instaurés. Cette étape est transposable avec agilité sur n’importe quel projet Maarch.

Ces ateliers permettent de créer un dossier de spécifications détaillées (DSD), qui sert de véritable feuille de route technique et fonctionnelle. Cette phase permet ainsi d’adapter l’outil aux spécificités du terrain, en le transformant en une solution sur mesure.

Recette, le test grandeur nature

La phase de recette est essentielle pour garantir la pertinence et l’efficacité du paramétrage. Celle-ci repose sur deux grands axes :

  • Le premier axe consiste à faire tester la solution par un panel d’utilisateurs finaux. Ces derniers testent la solution en conditions réelles lors d’ateliers dédiés, à travers des cas-tests représentatifs de leur quotidien.
  • Le second axe, quant à lui, consiste en un réajustement via un comité de suivi (COSUI) qui recueille les retours utilisateurs et permet d’ajuster les paramètres en fonction de leurs remarques. Un cahier de recette consigne les observations et valide les ajustements nécessaires pour s’assurer que la solution réponde parfaitement aux attentes.

Formation, la clé de l’adoption

Un outil performant ne peut accomplir sa mission sans une adoption réussie par ses utilisateurs, ce qui fait de la formation un élément clé de la méthodologie Maarch.

Des sessions pratiques, en présentiel ou à distance, permettent aux utilisateurs de se familiariser avec les fonctionnalités essentielles telles que la création de projets de réponse ou la gestion des contacts, etc.

Les administrateurs bénéficient d’une formation approfondie sur deux jours, les préparant à gérer les paramètres et à assurer le support technique de premier niveau.

Les ambassadeurs, devenus formateurs internes, deviennent des relais du changement au sein des équipes, renforçant ainsi l’impact des formations initiales.

Grâce à des outils comme des tutoriels personnalisés ou des MOOC, Maarch veille à ce que chaque utilisateur maîtrise l’application dans sa globalité.

Assistance au déploiement, un accompagnement durable

Une fois l’application mise en service, le travail ne s’arrête pas là. Pendant les premières semaines, Maarch intensifie sa présence pour accompagner les équipes dans leur prise en main de sa solution.

Une fois les configurations ajustées selon les retours des utilisateurs, les paramètres sont affinés pour répondre au mieux aux besoins.

Un soutien technique est également disponible par téléphone et via un service de ticketing, assurant la résolution rapide de toute difficulté rencontrée.

Le suivi post-déploiement repose sur le suivi d’indicateurs clés pour évaluer l’efficacité de la solution et identifier des pistes d’amélioration. Cet accompagnement durable est essentiel pour garantir le succès du projet et assurer une transition fluide vers un environnement dématérialisé.

Une méthodologie agile et collaborative

Vous l’aurez compris, l’humain et la collaboration sont les moteurs des projets Maarch. La conduite d’un projet comme Maarch Courrier repose sur une organisation agile, mobilisant des équipes pluridisciplinaires.

  • Un chef de projet dédié : interlocuteur unique, il assure la coordination entre les différentes parties prenantes et veille au respect des jalons définis.
  • Une équipe d’experts : forte de leur expérience dans des collectivités similaires, elle apporte des solutions concrètes et adaptées à chaque étape.
  • Une implication des métiers : en intégrant les agents dès le début du projet, Maarch garantit que leurs besoins sont pris en compte et que l’outil leur simplifie réellement la vie.

Une gestion administrative réinventée

Conduire un projet Maarch Courrier, c’est bien plus qu’implanter une nouvelle solution informatique. C’est redessiner la gestion des correspondances pour répondre aux défis d’aujourd’hui et de demain, tout en mettant les métiers au cœur du changement.

Grâce à une méthodologie éprouvée et un accompagnement personnalisé, Maarch transforme les contraintes administratives en opportunités de progrès.

Cette conduite du changement incarne une vision résolument moderne de la gestion documentaire, où l’innovation technologique s’allie à l’excellence opérationnelle pour servir les agents comme les citoyens.

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Training to Drive Transformation

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Table of Contents

Introduction A platform dedicated to excellence and autonomy A concrete usage example Employees, drivers of change

Introduction

Digital transformation is disrupting the way people work and the skills required across many industries.

Every day, companies invest heavily in innovative tools, yet 70% of digital transformation initiatives fail, according to a McKinsey study published in the Harvard Business Review.

The main reason? A lack of skills suited to change.

At Maarch, we firmly believe that technology alone is not enough. A successful digital transformation rests on three pillars: high-performing technology, suitable methodologies, and, above all, skilled, engaged employees.

It’s in this spirit that  Maarch is registered as an approved training center with the Prefect of the Île-de-France region. And that we offer our clients and their users a platform entirely dedicated to skills mastery, enabling them to fully embrace our solutions.

A platform dedicated to excellence and autonomy

Our MOOC platform (Massive Open Online Course), offers a complete, interactive learning experience tailored to each user’s needs.

Varied formats for diverse needs :

  • Dynamic videos for a first hands-on introduction to our solutions.
  • Interactive tests to assess progress and validate skills at every stage.
  • Detailed thematic modules for focusing on specific features such as document flow management, using signing platforms, or legal archiving, etc
  • Guides and documentation to deepen knowledge at your own pace.

Thanks to this variety of formats, every user — from beginner to expert technician — can learn at their own pace and according to their needs.

Digitization project administrators within organizations can therefore  use our platform to track employees’ progress through detailed reports: how many modules have been completed, which tests have been passed, and which topics still need further work.

This data makes it possible to fine-tune training plans according to each person’s needs, ensuring targeted, effective upskilling.

A concrete usage example

Let’s take the example of a local authority using our solution to digitize its correspondence management. Thanks to our MOOCs:

  • Administrative managers (direct supervisors) learn to automate repetitive tasks, reducing the time needed to process mail.
  • Operational staff quickly get to grips with the tools, minimizing data-entry errors and boosting citizen satisfaction through shorter response times.
  • IT teams (IT department)  benefit from modules on advanced configuration and access rights management, ensuring security and compliance.

This concrete example shows how our training programs enable not only rapid adoption, but also optimal use of our solutions in a variety of contexts.

Employees, drivers of change

Once trained, teams don’t just carry out their tasks — they become drivers of transformation. With a deep understanding of the tools and the opportunities they offer, they actively contribute to continuous improvement and innovation.

  • Greater adaptability: Trained employees easily embrace future technological developments.
  • Innovative ideas: In-depth mastery sparks creativity and makes it possible to rethink existing processes.

Training users means turning them into ambassadors of change.

In addition, users become genuine active partners, playing a key role in:

  • Better adaptability and smoother processes: thanks to their openness to new technologies and changes, they embrace change without apprehension, which improves their efficiency.
  • The emergence of innovation: their in-depth understanding of the features and opportunities offered by our solutions allows them to put forward relevant ideas to refine and evolve our tools.

At Maarch, we believe that the true success of a digital project is measured not only by technology adoption, but also by human and organizational growth.

Our training programs are not just a step in the process, but an essential lever for ensuring the long-term success of digital transformation initiatives.

Thanks to this holistic vision, we help our clients turn their employees into genuine ambassadors of change, not just simple users.

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Former pour transformer

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Introduction Une plateforme dédiée à l’excellence et à l’autonomie Exemple concret d’utilisation Des collaborateurs, moteurs du changement

Introduction

La transformation numérique bouleverse les dynamiques du travail et les compétences nécessaires dans de nombreux secteurs d’activités.

Chaque jour, des entreprises investissent massivement dans des outils innovants, mais 70 % des initiatives de transformation numérique échouent, selon une étude de McKinsey publiée dans le Harvard Business Review.

La principale raison ? Le manque de compétences adaptées au changement.

Chez Maarch, nous croyons fermement que la technologie ne se suffit pas à elle-même. Une transformation numérique réussie repose sur trois piliers : des technologies performantes, des méthodologies adaptées et, surtout, des collaborateurs compétents et engagés.

C’est dans cet esprit que  Maarch est enregistré en tant que centre de formation agréé auprès du préfet de la région Île-de-France. Et que nous proposons à nos clients et à leurs utilisateurs une plateforme entièrement dédiée à la maîtrise des compétences, leur permettant de s’approprier pleinement nos solutions.

Une plateforme dédiée à l’excellence et à l’autonomie

Notre plateforme de MOOCs (Massive Open Online Course : qui signifie cours en ligne ouvert et massif), propose une expérience d’apprentissage complète et interactive, adaptée aux besoins de chaque utilisateur.

Des formats variés pour des besoins divers :

  • Des vidéos dynamiques pour une première prise en main des solutions.
  • Des tests interactifs pour évaluer les acquis et valider les compétences à chaque étape.
  • Des modules thématiques détaillés permettant de se concentrer sur des fonctionnalités spécifiques comme la gestion des flux documentaires, l’utilisation de parapheurs, ou l’archivage légal, etc
  • Des guides et de la documentation pour approfondir ses connaissances à son rythme.

Grâce à cette diversité de formats chaque utilisateur, du novice au technicien expert peut apprendre à son rythme et selon ses besoins.

Les administrateurs du projet de numérisation au sein des organisations peuvent ainsi  utiliser notre plateforme pour suivre les progrès des collaborateurs à travers des rapports détaillés : Combien de modules ont été suivis, quels tests ont été réussis, et quelles thématiques nécessitent encore un approfondissement.

Ces données permettent d’adapter au mieux les plans de formation en fonction des besoins de chacun, garantissant une montée en compétences ciblée et efficace.

Exemple concret d’utilisation

Prenons l’exemple d’une collectivité territoriale utilisant notre solution pour la dématérialisation de sa gestion de correspondance. Grâce à nos MOOCs :

  • Les responsables administratifs (N+1) apprennent à automatiser les tâches répétitives, réduisant ainsi le temps de traitement des courriers.
  • Les agents opérationnels s’approprient rapidement les outils, minimisant les erreurs de saisie et augmentant la satisfaction des citoyens grâce à des délais plus courts de réponses.
  • Les équipes IT (DSI)  bénéficient de modules sur les paramétrages avancés et la gestion des droits d’accès, garantissant la sécurité et la conformité.

Cet exemple concret illustre comment nos formations permettent non seulement une adoption rapide, mais aussi une exploitation optimale de nos solutions dans des contextes variés.

Des collaborateurs, moteurs du changement

Une fois formées, les équipes ne se contentent pas d’exécuter leurs tâches : elles deviennent moteurs de la transformation. Grâce à une compréhension approfondie des outils et de leurs opportunités, elles participent activement à l’amélioration continue et à l’innovation.

  • Adaptabilité accrue : Les collaborateurs formés s’approprient facilement les évolutions technologiques futures.
  • Idées novatrices : Une maîtrise approfondie stimule la créativité et permet de repenser les processus existants.

Former les utilisateurs, c’est les transformer en ambassadeurs du changement.

De plus, les utilisateurs deviennent de véritables partenaires actifs, jouant un rôle clé dans :

  • Une meilleure adaptabilité et fluidité des processus : grâce à leur ouverture aux nouvelles technologies et aux évolutions, ils intègrent les changements sans appréhension, ce qui améliore leur efficacité.
  • L’émergence d’innovations : leur compréhension approfondie des fonctionnalités et des opportunités offertes par nos solutions leur permet de proposer des idées pertinentes pour perfectionner et faire évoluer nos outils.

Chez Maarch, nous croyons que la véritable réussite d’un projet numérique se mesure non seulement en termes d’adoption technologique, mais aussi en termes de croissance humaine et organisationnelle.

Nos programmes de formation ne sont pas une simple étape du processus, mais un levier essentiel pour assurer la pérennité et la réussite des initiatives de transformation numérique.

Grâce à cette vision globale, nous aidons nos clients à faire de leurs collaborateurs non pas de simples utilisateurs, mais de véritables ambassadeurs du changement.

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Maarch Courrier au sein d’Orléans Métropole

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Le projet Orléans Métropole avec Maarch Courrier Choix d’implémentation La GEC en vitesse de croisière Architecture Le mot de la fin

Le projet Orléans Métropole avec Maarch Courrier

Orléans Métropole déploie divers dispositifs de mutualisation tels que les groupements de commandes et la mutualisation de services (ex. : DSI, les déchets…) de sorte à rationaliser les ressources et à améliorer la collaboration entre les communes.

Orléans Métropole, une structure intercommunale composée de 22 communes et comptant plus de 292 000 habitants, a acquis le statut de métropole en mai 2017.

La réforme des collectivités territoriales, introduite par la loi du 16 décembre 2010, a renforcé cette approche en favorisant la création de services communs et le partage de biens, dans le but d’optimiser les coûts et de faire converger les méthodes de travail.

Par exemple, en termes de logiciel, le logiciel Cart@DS a été mis en place sur l’ensemble des 22 communes, pour la gestion des dossiers d’urbanisme et d’habitat.

Maarch et la gestion du courrier

La métropole décide dès 2018 de fournir aux communes adhérentes la solution Maarch Courrier, un logiciel libre et open source et 100 % français. Ce choix est intervenu après une étude technique approfondie, qui a mis en valeur ses capacités d’évolution et son adéquation aux besoins.

Du fait du caractère libre et open source de Maarch Courrier, et des conclusions de l’étude technique, la métropole était en droit de passer un marché exclusif avec l’éditeur de Maarch Courrier, conformément à l’article 30 du code des marchés publics, avec pour ambition d’intégrer des évolutions dans le futur standard du produit.

À ce jour, Maarch Courrier est utilisé par 14 communes : Chécy , Fleury-les-Aubrais, Ingré, La Chapelle Saint Mesmin, Mardié, Olivet, Ormet, Saint-Cyr-En Val, Semoy, Saint-Hilaire Saint – Mesmin, Saint- Jean le Braye, Saint- Jean le Blanc, Saint- Jean de la ruelle, Saint-Pryvé Saint-Masmin.

Choix d’implémentation

Le projet de gestion du courrier via Maarch Courrier est un exemple type d’implémentation dans un environnement mutualisé. Orléans Métropole, possédant les ressources humaines et techniques adéquates, a choisi d’héberger le service dans son propre datacentre, autrement dit en On-Premise.

Ce choix n’a jamais été remis en cause depuis 2018, c’est également le cas de nombreux grands EPCI disposant des ressources nécessaires pour héberger ce type de projet sur leurs propres serveurs.

Nous avons donc opté pour la création d’une instance commune pour la ville et la métropole, facilitant les échanges de courriers entre ces deux entités via une simple redirection et un champ personnalisé pour indiquer le périmètre.

En revanche, chaque commune adhérente dispose de sa propre instance, hébergée également dans le datacentre de la métropole. La collectivité de Fleury-les-Aubrais a aussi choisi de communiquer avec la CA au travers du mécanisme « Maarch2Maarch« .

Par exemple, un courrier relatif à un problème de voirie survenu à Fleury-les-Aubrais est réexpédié à la métropole pour traitement, car la voirie est un domaine de compétence intercommunal.

Ce mécanisme permet à la commune de Fleury-les-Aubrais de suivre l’évolution du traitement de la demande, assurant ainsi une collaboration efficace avec Orléans Métropole.

La GEC en vitesse de croisière

Depuis 2018, Maarch Courrier est pleinement opérationnel au sein d’Orléans Métropole, au sein de 14 communes sur les 22 ayant adhéré au service.

Ces communes varient en taille et en population, allant de quelques milliers à plusieurs dizaines de milliers d’habitants.

Lors de la phase de projet, des modèles de paramétrage spécifiques pour les petites et moyennes communes ont été créés, permettant aux équipes de la métropole d’assurer elles-mêmes le déploiement en toute autonomie.

L’équipe autonome dédiée de la gestion électronique du courrier (GEC) se compose de trois personnes, chacune assumant des responsabilités spécifiques, à temps partiel, pour assurer le maintien et l’évolution du système, telles que :

  • Un chef de projet informatique (DSI)
  • Une cheffe de projet métier, au niveau du Secrétariat Général, et intervenant en assistance au niveau des petites collectivités, les plus grandes étant relativement autonomes.
  • Un responsable applicatif (DSI) assurant le paramétrage, les mises à jour et le support technique N2

Grâce aux scripts et à la documentation fournie par Maarch, l’équipe effectue des mises à jour régulières du logiciel. Chaque année, environ 20.000 courriers sont enregistrés dans l’instance commune de la ville et de la métropole.

Dans l’ensemble, le périmètre fonctionnel avait été correctement défini dès le départ et n’a que peu évolué, à l’exception de quelques ajustements de paramétrage tels que la gestion des bannettes de supervision, les étapes de validation et la maintenance des référentiels.

Parmi les évolutions notables figure l’intégration du connecteur IXBus SRCI  qui  permet d’envoyer le master du courrier à signer dans le parapheur. En effet, IXParapheur est le seul parapheur à notre connaissance autorisant la modification du document avant signature, à condition qu’il dispose du master.

Architecture

À Orléans Métropole, l’application Maarch Courrier fonctionne sur un serveur unique sous Ubuntu Server 22.04 LTS, tandis que la base de données est hébergée séparément sur un serveur dédié utilisant Postgres 12.

L’application est accessible depuis l’extérieur uniquement pour permettre aux utilisateurs de se connecter en dehors du réseau de la Métropole, comme c’est également le cas pour d’autres applications. En matière de périmètre applicatif.

La métropole d’Orléans suit  scrupuleusement les   recommandations fournies par Maarch en ce qui concerne les mises à jour.

Dans le cadre de la gestion des accès aux systèmes, chaque commune dispose d’un administrateur dédié au paramétrage des comptes. Ce dernier est responsable de la création des comptes utilisateurs et de l’attribution des droits d’accès.

Pour l’accès externe, une connexion sécurisée est mise en place via un reverse proxy, permettant ainsi d’exposer les services nécessaires tout en assurant la protection du réseau interne. En termes d’infrastructure, Orléans Métropole utilise la solution de virtualisation Simplivity, qui garantit une gestion optimisée des ressources et une haute disponibilité.

Enfin, l’architecture du projet repose sur des serveurs dédiés : des serveurs spécifiques sont affectés à la gestion de la base de données et à celle de l’application, permettant une séparation des tâches et une meilleure performance du système. Les performances ont été maintenues à un niveau satisfaisant, même face à l’augmentation de la charge, grâce au renouvellement des serveurs effectué par la collectivité en cours de projet.

Ce sont 1683 utilisateurs actifs qui ont manipulé plus de 248 093  courriers qui sont enregistrés au sein de leur instance Maarch Courrier depuis février 2010.

Répartition des utilisateurs en fonction du nombre total de courrier par ville d’Orléans Métropole

Pour optimiser la numérisation des courriers entrants, la métropole utilise trois scanners Fujitsu ScanSnap et a affecté deux opérateurs pour traiter environ 30 courriers papier par jour. La capture des courriels depuis un dossier sur le serveur Exchange, associée à la numérisation des courriers papier, a permis de numériser environ 20 000 courriers en 2023, contre 15 700 à ce jour en 2024.

Le témoignage de Christelle Bonnivard :

Orléans Métropole et ses 22 communes regroupent plus de 282 000 habitants dans une aire urbaine de 430 000 habitants, un territoire en pleine croissance démographique. Parmi ces communes, 14 ont choisi de se lancer dans le projet Maarch.

La Métropole souhaitait mettre en place un système de suivi de courrier fiable permettant de répondre aux administrés dans un délai imparti.

Grâce au logiciel Maarch Courrier, nous bénéficions d’une traçabilité complète des courriers, depuis leur réception jusqu’à leur clôture, avec la possibilité de faire un suivi en ajoutant des annotations.

Maarch permet une dématérialisation totale, notamment pour l’envoi des accusés de réception par e-mail, la signature numérique via Ixbus, et la réponse directe par Maarch, éliminant le besoin de passer par un autre logiciel pour les envois de réponses par e-mail. L’outil permet également de communiquer avec certaines communes de la métropole grâce au module Maarch2Maarch.

Prochain défi

Dans un avenir proche, Orléans Métropole souhaite passer sur Postgres 16, et trouver un autre système de virtualisation que VMware.

La municipalité d’Orléans pourrait être intéressée par la V24 de Maarch Courrier qui propose de nouvelles fonctionnalités telles que l’intelligence artificielle Maarchie, qui aide à la rédaction de courriels sortants, dans le but d’améliorer l’efficacité des processus intercommunaux.

Le mot de la fin

La GEC d’Orléans Métropole est la parfaite illustration de la pertinence d’une solution open source comme Maarch Courrier : déploiement libre, appropriation, contribution, fédération autour d’un projet commun. Face aux resserrements budgétaires inéluctables, c’est le moyen de faire plus avec moins d’argent public. L’époque nous oblige à repenser notre façon de fonctionner, et l’open source est l’une des clés de l’optimisation des budgets combinée à la réappropriation de notre souveraineté.

Jean-Louis Ercolani – Directeur Général Maarch

Maarch Courrier

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Le Clean Code en pratique dans le développement des logiciels Maarch

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Qu’est-ce qu’un code propre ? Les avantages du code propre Meilleures pratiques pour un code propre Conseils et stratégies pratiques pour améliorer la lisibilité et la maintenabilité du code Conclusion

Introduction

Un code propre, autrement dit Clean Code, est essentiel pour garantir la longévité, la qualité et la facilité d’évolution des logiciels. Qu’est-ce que le Clean Code, les bénéfices qu’il apporte, ainsi que des exemples et des pratiques concrètes pour le rendre applicable et accessible ?

Un code bien structuré et lisible facilite non seulement la tâche des développeurs, mais optimise également les ressources, réduit les erreurs et accélère la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités.

Qu’est-ce qu’un code propre ?

Un Clean Code est un code qui est structuré, compréhensible et dépourvu de complexités inutiles. Il est organisé de manière à être lisible et maintenable par d’autres développeurs ou par soi-même après plusieurs mois, et ce, avec un minimum d’effort.

Un code propre est également évolutif et réutilisable, car il suit des règles simples qui facilitent son adaptation et son extension au fil du temps.

Il repose sur plusieurs principes de base :

  • Simplicité : Chaque partie du code répond à une seule responsabilité bien définie.
  • Lisibilité : Le code est compréhensible sans avoir besoin d’explications excessives.
  • Maintenabilité : Il est facile à corriger, adapter et optimiser.
  • Modularité : Le code est découpé en parties autonomes et réutilisables.

Schéma du concept de Clean Code

Les logiciels Maarch, étant des solutions open source, adhèrent aux principes du Clean Code pour rendre leur code source accessible et modulable.

Les avantages du code propre

Les avantages d’un code propre vont bien au-delà de l’esthétique. Ils sont cruciaux pour la réussite d’un projet logiciel.

1️⃣ Maintenabilité accrue

La maintenabilité est l’un des avantages les plus importants du Clean Code. Lorsque le code est bien structuré et facile à comprendre, il est beaucoup plus simple d’y revenir pour le corriger ou le mettre à jour.

Selon une étude de l’Université Carnegie Mellon, les entreprises qui investissent dans la maintenabilité de leur code réduisent de 30 à 50 % le temps passé en maintenance, ce qui se traduit par des économies significatives.

En pratique, cela signifie moins de bugs, des corrections plus rapides et une capacité accrue à faire évoluer le code sans le casser.

2️⃣ Réutilisabilité

Le code propre favorise la réutilisation, car chaque fonction ou module est indépendant et conçu pour remplir une tâche spécifique. Dans un contexte où l’on développe de multiples applications ou versions d’un produit, la réutilisation devient un atout stratégique.

3️⃣ Évolutivité et adaptabilité

Un code bien écrit et structuré est facile à faire évoluer. À mesure que les exigences changent, un code propre est suffisamment flexible pour permettre l’ajout de nouvelles fonctionnalités sans perturber l’existant.

4️⃣ Collaboration facilitée

Un Clean Code bien documenté facilite la collaboration au sein des équipes de développement. Dans les grandes entreprises comme Microsoft, où plusieurs équipes travaillent sur des projets communs, un code standardisé, lisible et bien organisé permet aux développeurs de comprendre rapidement les contributions des autres. La collaboration est alors facilitée, même en cas de turnover.

Meilleures pratiques pour un code propre

Un code propre ne dépend pas seulement de la compétence individuelle, mais repose sur des bonnes pratiques reconnues et éprouvées par tous.

1️⃣ Organisation du code

Architecture claire : adopter une architecture bien définie, telle que DDD (Domain Driven Design) ou l’architecture hexagonale, plus récente et utilisée pour la conception des produits tels que  Maarch Digital Flow.

Cette architecture permet une meilleure gestion des segments comme les dossiers, documents, utilisateurs, etc.

Cette architecture permet également deux choses, d’une part une séparation du code métier et du code qui « interagit » avec l’extérieur, et d’autre part l’aboutissement des tests plus simplement et rapidement pour tout code métier.

À savoir que l’ensemble de la solution Maarch Digital Flow est développé autour de cette structure hexagonale.

Exemple de structure hexagonale

Modularité : Découper les fonctions et classes en petits modules, afin que chacun d’entre eux soit  responsable d’une tâche précise.

Structure logique des dossiers : Organiser les fichiers et dossiers de façon cohérente pour faciliter la navigation et la lecture.

2️⃣ Nommer les variables et fonctions avec clarté

Utiliser des noms explicites : Les noms de variables et de fonctions doivent être clairs et décrire précisément leur fonction (par exemple, “Total Price” est plus explicite que “tp”).

Éviter les abréviations : Les abréviations peuvent être trompeuses et rendre le code incompréhensible. Privilégiez des noms complets et significatifs. Il en vaut de même pour les noms de code en situation de test.

Illustration de variable et fonction exposée avec clarté.

3️⃣ Commentaires et documentation

Commentaires succincts : Les commentaires concernant un test ou un code doivent être concis, informatifs et expliquer pourquoi le code fait ce qu’il fait. Un code propre est en soi explicite.

Documentation des fonctions : Documenter chaque fonction en indiquant ses paramètres, sa fonction et les éventuelles exceptions.

4️⃣ Techniques de débogage et de test

Il existe plusieurs types de tests essentiels pour garantir la qualité et la fiabilité du code.

Tests automatisés :

  • Test unitaire : le test unitaire vérifie chaque fonction ou composant individuellement pour s’assurer qu’il fonctionne correctement en isolant ses fonctionnalités spécifiques. Par exemple, dans une application de messagerie, un test unitaire vérifiera qu’une fonction de formatage de data renvoie bien le format attendu. Ces tests doivent être mis en place dès les premières étapes du projet pour s’assurer de la qualité du code au fil du développement.
  • Test fonctionnel:  le test fonctionnel évalue des fonctionnalités complètes de l’application en vérifiant que chaque composant fonctionne comme prévu en interaction avec  d’autres. Par exemple, dans une plateforme de gestion de documents comme MDF, un test fonctionnel pourrait vérifier qu’un utilisateur peut télécharger, consulter et partager un document de bout en bout, simulant ainsi un cas d’utilisation réel.

Codage itératif avec TDD (Test-Driven Development) :

La méthode TDD implique de concevoir un test pour chaque cas d’usage avant même d’écrire le code correspondant.

Cela pousse les développeurs à écrire un code plus structuré et maintenable, car chaque fonction est associée à un test spécifique, nommé de façon explicite.

Par exemple, si une fonction de tri est créée, un test sera écrit au préalable pour s’assurer qu’elle trie correctement une liste donnée. Cette approche facilite la compréhension pour les collaborateurs qui peuvent facilement repérer et interpréter chaque test.

Des outils tels que Jenkins, GitLab, ainsi que des solutions d’analyse de code comme SonarQube, facilitent la maintenabilité et la réutilisation du code tout en assurant son évolutivité.

Chez Maarch, nos équipes suivent des protocoles stricts en matière de tests : chaque développeur est tenu de vérifier que tous les tests associés à son code réussissent avant de le pousser dans la version finale. Cela garantit que chaque nouvelle version du code est stable, robuste et respecte les standards de qualité exigés.

Illustration de la méthode TDD

Refactoring régulier : le refactoring (réorganisation sans modifier le comportement) permet de simplifier le code sans altérer ses fonctionnalités. Martin Fowler, un pionnier dans le domaine, conseille un refactoring fréquent pour éviter l’accumulation de dettes techniques.

Conseils et stratégies pratiques pour améliorer la lisibilité et la maintenabilité du code

1️⃣ Simplifier le code autant que possible :

Éviter la complexité excessive. Utilisez des structures de code simples et logiques telles que la méthode KISS ( Keep It Simple Stupid).

2️⃣ Suivre les conventions de codage :

Utilisez les conventions propres au langage (camelCase en JavaScript, par exemple). Il existe de nombreuses conventions de codage, comme la convention PSR12 en PHP qui permet de vérifier que les développeurs respectent bien ce standard PHP.

Il est important de respecter les règles de codage de l’application et il est possible de vérifier certaines règles automatiquement.

Chez Maarch, c’est une méthode qui est utilisée au cours de la réalisation des bouts de code.

Illustration du camelCase en JavaScript

3️⃣ Éviter le code redondant :

Si un code similaire est répété plusieurs fois, envisager de le factoriser dans une fonction commune ; des méthodes telles que celle du DRY (Don’t Repeat Yourself) sont souvent utilisées.

4️⃣ Être attentif aux dépendances :

Utiliser le principe d’injection de dépendances pour garder le code flexible et permettre de tester des modules de manière isolée.

5️⃣ Relire le code :

Prendre le temps de revoir et de corriger le code avant de le fusionner dans le projet principal. Cette pratique est utilisée systématiquement au sein de Maarch  assurant la qualité  des éléments et du code.

Conclusion

Le Clean Code est une composante essentielle du développement logiciel moderne, offrant des avantages considérables en termes de maintenabilité, de réutilisation et d’évolutivité. Bien qu’il demande un effort initial et une discipline constante, les gains en productivité, en qualité et en satisfaction client sont inestimables.

L’adoption de principes de code propre a un impact direct et positif sur la performance de leurs services et la satisfaction des utilisateurs.

En suivant les bonnes pratiques et en intégrant le code propre dès le début d’un projet, les développeurs peuvent non seulement faciliter leur travail, mais aussi poser les bases d’un logiciel durable et évolutif.

C’est donc tout naturellement que ces principes sont mis en application au sein de l’équipe de R&D Maarch.

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Clean Code in Practice: Developing Maarch Software

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Table of Contents

What is clean code? The benefits of clean code Best practices for clean code Practical tips and strategies to improve code readability and maintainability Conclusion

Introduction

Clean code is essential for ensuring the longevity, quality, and ease of evolution of software. What is Clean Code, what benefits does it bring, and what concrete examples and practices make it applicable and accessible?

Well-structured, readable code not only makes developers’ jobs easier, but also optimizes resources, reduces errors, and speeds up the rollout of new features.

What is clean code?

Clean Code is code that is structured, understandable, and free of unnecessary complexity. It is organized so that it can be read and maintained by other developers — or by yourself several months later — with minimal effort.

Clean code is also scalable and reusable, as it follows simple rules that make it easier to adapt and extend over time.

It rests on several basic principles:

  • Simplicity: Each part of the code addresses a single, well-defined responsibility.
  • Readability: The code is understandable without needing excessive explanation.
  • Maintainability: It is easy to fix, adapt, and optimize.
  • Modularity: The code is broken down into independent, reusable parts.

Diagram of the Clean Code concept

As open-source solutions, Maarch’s software adheres to Clean Code principles to keep its source code accessible and modular.

The benefits of clean code

The benefits of clean code go far beyond aesthetics. They are crucial to the success of a software project.

1️⃣ Increased maintainability

Maintainability is one of the most important benefits of Clean Code. When code is well-structured and easy to understand, it’s much simpler to come back to it later to fix or update it.

According to a study from Carnegie Mellon University, companies that invest in the maintainability of their code reduce the time spent on maintenance by 30 to 50%, resulting in significant cost savings.

In practice, this means fewer bugs, faster fixes, and a greater ability to evolve the code without breaking it.

2️⃣ Reusability

Clean code promotes reusability, since each function or module is independent and designed to perform a specific task. In a context where multiple applications or versions of a product are being developed, reusability becomes a strategic asset.

3️⃣ Scalability and adaptability

Well-written, well-structured code is easy to evolve. As requirements change, clean code is flexible enough to allow new features to be added without disrupting what’s already there.

4️⃣ Easier collaboration

Well-documented Clean Code makes collaboration within development teams easier. In large companies like Microsoft, where multiple teams work on shared projects, standardized, readable, and well-organized code allows developers to quickly understand each other’s contributions. Collaboration is then easier, even in the event of turnover.

Best practices for clean code

Clean code doesn’t depend solely on individual skill — it relies on best practices that are recognized and proven by everyone.

1️⃣ Code organization

Clear architecture: adopt a well-defined architecture, such as DDD (Domain Driven Design) or hexagonal architecture, a more recent approach used for the design of products such as Maarch Digital Flow.

This architecture allows for better management of segments such as folders, documents, users, etc.

This architecture also enables two things: on the one hand, a separation between business logic code and code that “interacts” with the outside world, and on the other hand, faster and simpler completion of tests for all business logic code.

Note that the entire Maarch Digital Flow solution is built around this hexagonal structure.

Example of a hexagonal structure

Modularity: Break functions and classes down into small modules, so that each one is responsible for a specific task.

Logical folder structure: Organize files and folders consistently to make navigation and reading easier.

2️⃣ Naming variables and functions clearly

Use explicit names: Variable and function names should be clear and precisely describe their purpose (for example, “Total Price” is more explicit than “tp”).

Avoid abbreviations: Abbreviations can be misleading and make code incomprehensible. Favor full, meaningful names. The same applies to naming in test scenarios.

Illustration of a clearly exposed variable and function.

3️⃣ Comments and documentation

Concise comments: Comments on a test or piece of code should be concise, informative, and explain why the code does what it does. Clean code is self-explanatory.

Function documentation: Document each function, specifying its parameters, purpose, and any exceptions it may raise.

4️⃣ Debugging and testing techniques

There are several types of tests essential to ensuring code quality and reliability.

Automated tests:

  • Unit test: a unit test checks each function or component individually to ensure it works correctly by isolating its specific functionality. For example, in a messaging application, a unit test would check that a data-formatting function returns the expected format. These tests should be put in place from the earliest stages of the project to ensure code quality throughout development.
  • Functional test: a functional test evaluates complete features of the application by checking that each component works as expected in interaction with others. For example, in a document management platform like MDF, a functional test might check that a user can upload, view, and share a document end to end, simulating a real-world use case.

Iterative coding with TDD (Test-Driven Development) :

The TDD method involves designing a test for each use case even before writing the corresponding code.

This pushes developers to write more structured, maintainable code, since each function is tied to a specific, explicitly named test.

For example, if a sorting function is created, a test will be written beforehand to ensure it correctly sorts a given list. This approach makes it easier for team members to understand, spot, and interpret each test.

Tools such as Jenkins, GitLab, as well as code analysis solutions like SonarQube, make code more maintainable and reusable while ensuring its scalability.

At Maarch, our teams follow strict testing protocols: every developer must verify that all tests associated with their code pass before pushing it to the final version. This ensures that every new version of the code is stable, robust, and meets the required quality standards.

Illustration of the TDD method

Regular refactoring: refactoring (reorganizing code without changing its behavior) makes it possible to simplify code without altering its functionality. Martin Fowler, a pioneer in the field, recommends frequent refactoring to avoid the buildup of technical debt.

Practical tips and strategies to improve code readability and maintainability

1️⃣ Simplify code as much as possible:

Avoid excessive complexity. Use simple, logical code structures such as the KISS (Keep It Simple Stupid) method.

2️⃣ Follow coding conventions:

Use language-specific conventions (camelCase in JavaScript, for example). There are many coding conventions, such as the PSR12 convention in PHP, which checks that developers properly follow this PHP standard.

It’s important to follow the application’s coding rules, and some of these rules can be checked automatically.

At Maarch, this is a method used throughout the writing of code.

Illustration of camelCase in JavaScript

3️⃣ Avoid redundant code:

If similar code is repeated several times, consider factoring it into a shared function; methods such as DRY (Don’t Repeat Yourself) are often used.

4️⃣ Pay attention to dependencies:

Use the dependency injection principle to keep code flexible and allow modules to be tested in isolation.

5️⃣ Review the code:

Take the time to review and correct code before merging it into the main project. This practice is used systematically at Maarch, ensuring the quality of both components and code.

Conclusion

Clean Code is an essential component of modern software development, offering considerable benefits in terms of maintainability, reusability, and scalability. While it requires an initial effort and ongoing discipline, the gains in productivity, quality, and customer satisfaction are invaluable.

Adopting clean code principles has a direct, positive impact on the performance of their services and on user satisfaction.

By following best practices and building clean code in from the start of a project, developers can not only make their own work easier, but also lay the foundations for durable, scalable software.

It is therefore only natural that these principles are put into practice within Maarch’s R&D team.

Dive deeper into the Maarch ecosystem

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Abbes Bendaoud : Développeur Backend

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Catégorie : Entreprise

Étiquette : Développeur Back-End, Interview, L'équipe Maarch, Maarch Digital Flow, Métier du numérique

Date : 28 octobre 2024

Anna E.

Service communication

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Table des matières

Édito Entretien avec Abbes Bendaoud Conseils pour les futurs développeurs

Édito

À l’occasion de l’EU Code Week, nous avons le plaisir de vous présenter le portrait d’Abbes Bendaoud, développeur Back-End chez Maarch. Avec plus de 10 ans d’expérience dans le domaine, Abbes B. possède un parcours riche et diversifié.

« Ce qui me plaît dans mon métier de développeur, c’est la complexité des problèmes à résoudre et la créativité nécessaire pour les surmonter. »

Abbes Boudaoud – 2024

Aujourd’hui, il partage avec nous son parcours, les défis qu’il rencontre au quotidien et sa vision de l’avenir.

Entretien avec Abbes Bendaoud

Comment es-tu devenu développeur ?

Jeune, je me suis découvert une passion pour les jeux vidéo et l’informatique… Et, après avoir obtenu un diplôme d’ingénieur en informatique en Tunisie (Bac+5), j’ai décidé de réaliser mon stage de fin d’études en France dans une agence Web. Cette expérience m’a ouvert les portes d’un CDI en tant que consultant informatique, où j’y ai travaillé pendant 4 ans pour des grands comptes.

Désireux de nouvelles expériences, d’un environnement plus familial et challengeant, j’ai rejoint l’équipe de développement de Maarch en novembre 2023 pour travailler sur la partie Back-End du produit Maarch Digital Flow (MDF). En tant que développeur Back-End, je gère les fonctionnalités cachées de l’interface et la connexion au serveur.

Qu’est-ce qui te plaît le plus dans ton métier ?

Ce qui me plaît dans mon métier de développeur, c’est la complexité des problèmes à résoudre et la créativité nécessaire pour les surmonter. Je trouve cela passionnant. J’apprécie apprendre sur les nouvelles technologies, cela me permet de rester toujours à la pointe.

Pour moi, le développement est autant une passion professionnelle que personnelle.

L’aspect collaboratif et le travail d’équipe, dans un environnement bienveillant, sont également des éléments essentiels qui renforcent mon engagement envers cette profession et Maarch. J’estime que travailler dans cet environnement exige une grande rigueur.

Quels défis rencontres-tu au sein de ton métier ?

Pour moi, le métier de développeur c’est avant-tout un apprentissage continu, de la créativité et de la collaboration avec un esprit d’équipe. En tant que développeur Back-End, je suis constamment confronté à de nombreux défis allant de la simple résolution de bug à l’amélioration du produit Maarch Digital Flow.

Ces défis quotidiens me poussent à donner le meilleur de moi-même jour après jour.

Comment contribues-tu à améliorer les solutions de Maarch ?

J’utilise des méthodes agiles et spécifiques pour résoudre les problèmes que je rencontre, notamment le TDD (Test Driven Development). Cette approche consiste à réécrire un test qui a échoué, afin d’éliminer complètement le bug. Pour moi, cette méthode est essentielle pour optimiser les outils développés par Maarch.

Comment vois-tu l’avenir du développement chez Maarch ?

Je considère que l’équipe est complète et fonctionne en harmonie, ce qui annonce un avenir positif et prometteur pour l’entreprise. J’espère que les nouveaux projets à venir seront aussi fructueux et intéressant que ceux déjà réalisés.

Conseils pour les futurs développeurs

Abbes nous livre des conseils précieux pour les jeunes qui souhaitent devenir développeurs :

  • Commencer par les bases : Prenez le temps d’apprendre les fondamentaux étape par étape. Soyez patient et associez théorie et pratique pour bien avancer.
  • Choisir un langage accessible : Optez pour un langage de programmation simple et facile à comprendre pour faciliter votre apprentissage.
  • Apprendre en pratiquant : Adoptez la méthode « learning by doing ». Ne vous laissez pas décourager par les obstacles et n’ayez pas peur d’échouer, car chaque erreur est une occasion d’apprendre.
  • Rejoindre une communauté : Impliquez-vous dans une communauté de développeurs. Échangez avec d’autres, restez informé sans vous comparer aux autres, et tirez parti des expériences de vos pairs.

Ces conseils peuvent vraiment aider les jeunes talents à se lancer dans cette aventure passionnante !

Maarch Digital Flow

Maarch Digital Flow est une solution complète pour la gestion des contenus numériques, permettant aux organisations de rationaliser leurs processus.

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Une mobilité repensée

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La création de l’application Maarch Courrier Fonctionnalités et Améliorations Conclusion

À l’ère du numérique, la mobilité représente un levier essentiel pour améliorer la productivité et l’efficacité des professionnels. Avec le lancement de Maarch Courrier V24, cette dimension est désormais parfaitement intégrée de manière fluide à votre quotidien.

Profitez d’une interface mobile conçue pour simplifier la gestion de vos courriers, peu importe où vous vous trouvez.

L’application Maarch Courrier Mobile révolutionne la gestion électronique du courrier (GEC) en offrant un accès en temps réel aux documents, peu importe la localisation de l’utilisateur. Cette mobilité accrue améliore la productivité, accélère le traitement des courriers et facilite la collaboration d’équipe grâce aux fonctionnalités de partage et d’annotation. 

En combinant efficacité, sécurité et conformité réglementaire, cette solution mobile devient un atout stratégique pour optimiser les processus internes et renforcer la compétitivité des organisations.

Visualisez-vous en train de gérer vos courriers en toute simplicité, même lors de vos déplacements professionnels. Avec l’application Maarch Courrier Mobile, la gestion de votre correspondance devient plus facile que jamais.

Disponible dès maintenant depuis l’App Store ou Google Play.

La création de l’application Maarch Courrier

Le développement de l’application Maarch Courrier Mobile a été motivé par des besoins spécifiques identifiés auprès de plusieurs collectivités. Ces échanges ont mis en évidence l’importance d’une solution mobile efficace pour la gestion des courriers, tant pour améliorer la productivité que pour faciliter la visualisation de ces informations.

Henri Queneau, fondateur d’HQ-Demat et concepteur de l’application, a mis en avant les nombreuses contraintes qu’il a rencontrées lors de la conception de l’interface.

L’application repose sur une analyse approfondie des besoins des utilisateurs, permettant d’identifier les fonctionnalités essentielles. Cette approche a abouti à une phase rigoureuse de recherche et de prototypage, où chaque fonctionnalité a été soigneusement sélectionnée, testée et affinée pour offrir une expérience utilisateur optimale.

Pour développer l’application, HQ-Demat a dû maîtriser un langage de programmation Open Source afin de créer une solution multiplateforme (iOS, Android, Windows et Linux). Ce choix technologique visait à optimiser l’efficacité du développement tout en garantissant une large accessibilité.

Toutefois, le développement a soulevé des défis complexes, notamment en ce qui concerne les tests utilisateurs. Un minimum de 20 tests était prérequis par Google afin d’assurer la qualité et la mise en ligne sur la plateforme Google Play, ce qui a conduit à une recherche proactive de testeurs afin de renforcer la fiabilité et les performances de l’application.

✅ Mission accomplie !

Ces exigences ont été satisfaites avec succès, permettant ainsi la publication de l’application.

Fonctionnalités et Améliorations

Les fonctionnalités de l’application ont été minutieusement sélectionnées pour répondre précisément aux attentes des utilisateurs. Initialement, elle offrait une simple visualisation des courriers et une gestion des absences.

Au fil de sa conception, des améliorations significatives ont été intégrées, notamment en matière d’ergonomie.

L’authentification sécurisée, que ce soit par LDAP ou par un utilisateur/mot de passe, a également été intégrée. D’autres fonctionnalités, telles que les annotations, un circuit de validation pour la liste de diffusion des courriers, ainsi qu’un historique et un circuit de visa, ont été ajoutées.

Pages des fonctionnalités Maarch Courrier Mobile

À l’avenir, l’application continuera d’évoluer en fonction des retours des utilisateurs. Des fonctionnalités supplémentaires pourront être greffées, telles que les notifications, et en ajouter des supplémentaires en fonction des besoins des utilisateurs. Ces évolutions témoignent déjà de l’engagement et de la collaboration entre l’équipe Maarch et HQ-Demat. 

Conclusion

La création de l’application Maarch Courrier Mobile représente une avancée significative dans le domaine de la gestion électronique des courriers. Grâce à une réflexion approfondie sur les besoins des utilisateurs et à un processus de développement rigoureux, cette application apporte une réelle valeur ajoutée au catalogue Maarch.

Accessible sur l’App Store et Google Play, Maarch se positionne comme un acteur innovant et compétitif, répondant aux attentes croissantes de mobilité et de flexibilité.

Si vous souhaitez également profiter de ces fonctionnalités, téléchargez l’application depuis l’App Store ou Google Play.

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Tout savoir sur les statistiques Qualivilles

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Qu’est-ce que la certification Qualivilles ? Fonctionnalités essentielles offertes aux clients de Maarch Courrier Exemples de tableaux de bord Les résultats obtenus En conclusion

Dans un environnement où la gestion des données est cruciale pour les collectivités, Maarch Courrier s’affirme comme un outil essentiel pour le suivi des indicateurs de performance.

En intégrant des outils de centralisation des données, Maarch Courrier offre aux municipalités la possibilité de visualiser et d’analyser leurs données en temps réel, ce qui permet d’optimiser leurs processus de gestion du courrier.

Ainsi, les clients SaaS Maarch Courrier profitent automatiquement de cette fonctionnalité.

Qu’est-ce que la certification Qualivilles ?

Qualivilles est un référentiel de certification établi par l’AFNOR, qui porte sur la qualité de la relation citoyenne (relations quotidiennes des habitants de la commune avec les services municipaux). Cette certification s’adresse aux acteurs des collectivités territoriales.

Les principaux objectifs de ce référentiel sont d’améliorer la satisfaction des usagers, d’optimiser les services et de valoriser le savoir-faire des agents municipaux. Ce référentiel est composé d’engagements de services qui permettent de structurer la politique de pilotage de la qualité portant sur l’accueil, l’information, l’orientation et les réponses à apporter aux usagers.

Fonctionnalités essentielles offertes aux clients de Maarch Courrier

Grâce à ces tableaux, vous pouvez :

  • Visualiser les statistiques des courriers : obtenir une vue d’ensemble des performances des courriers.
  • Suivre les délais d’envoi des accusés de réception : améliorer la communication en surveillant ces délais.
  • Analyser les statistiques des délais de traitement : évaluer l’efficacité du traitement des courriers.
  • Obtenir des Insights sur l’utilisation de la plateforme : comprendre comment la plateforme est exploitée par les agents pour en optimiser l’efficacité.

Statistiques des courriers

Parmi ses indicateurs, on y retrouve les indicateurs permettant de suivre la qualité des services pris en compte dans la certification Qualivilles :

  • Le temps de traitement des courriers
  • Les délais de réponse
  • Le volume de courriers en attente
  • La répartition des demandes par service ou thématique
  • Le volume moyen de courriers traités par agent

Statistiques des délais de traitement

Exemples de tableaux de bord

La flexibilité et la personnalisation des tableaux de bord et des graphiques (tels que les camemberts, graphiques linéaires, jauges, etc.) favorisent une meilleure compréhension des données présentées.

Cela permet d’identifier rapidement les tendances des demandes des citoyens et de prendre des décisions éclairées fondées sur des analyses statistiques.

Courrier en cours de traitement (tableau de bord en graphique linéaire)

Nombre de courriers reçus par jour (graphique en histogramme)

Nombre de courriers reçus par jour (en vue linéaire)

Grâce aux requêtes intuitives, les usagers peuvent extraire les informations souhaitées de manière rapide et facile, ce qui améliore la compréhension globale des données. Cela leur permet de mieux analyser leurs performances et d’ajuster leurs actions en conséquence, contribuant ainsi à une gestion plus éclairée et optimisée.

Nombre de courriers reçus par jour (en vue linéaire)

Il est également possible d’affiner les recherches grâce à des filtres tels que l’entité associée aux différents services, le modèle d’enregistrement, le niveau de priorité, le type ou le statut des courriers. Cela permet de mettre en avant des données spécifiques et d’extraire facilement les informations pertinentes.

Cette fonctionnalité améliore la lisibilité des données et permet une prise de décision plus rapide et ciblée.

Exemple des filtres disponible

Pour renforcer la transparence et la collaboration entre les services, les utilisateurs peuvent facilement générer et partager ses tableaux de bord, soit en les exportant, soit en attribuant des accès sécurisés à ses agents.

Ainsi, chaque agent peut accéder aux informations clés en temps réel, ce qui améliore la coordination et l’efficacité des services.

Exporter le tableau de bord

Les résultats obtenus

Après quatre mois d’utilisation, certains de nos clients utilisant Maarch Courrier ont pu ajuster leur politique de correspondance et ont réussi à réduire le temps de traitement des courriers de 30%.

De plus, leur taux de satisfaction des citoyens a augmenté d’environ 20%.

Les responsables de la gestion des courriers estiment que cette fonctionnalité leur a permis d’ajuster leur méthode de travail et de mieux visualiser les indicateurs clés.

En conclusion

Maarch Courrier vous aide à optimiser la gestion de vos courriers tout en améliorant la réactivité et l’efficacité de vos services envers les citoyens. À l’avenir, certains de nos clients tant publics que privés envisagent d’utiliser cet outil d’analyse statistique plus fréquemment afin d’accroître leurs performances.

À savoir que toutes ces fonctionnalités sont mises à disposition par Grafana pour nos clients On-Premise. 

L’intégration de ces deux solutions Open Source et libres vous offrira un potentiel optimal pour exploiter vos données ! Pourquoi attendre ? Commencez dès maintenant à analyser vos statistiques de gestion électronique des courriers avec Maarch Courrier.

Documentation Maarch Courrier et Grafana

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités, consultez les liens ci-dessous :

https://docs.maarch.org/MaarchCourrier/guat/guat_exploitation/docker-grafana.html

https://grafana.com/docs/grafana/latest/setup-grafana/installation/docker/

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Webinaire Maarch – Octobre 2024

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Catégorie : Actualité

Étiquette : Maarch Courrier, Nouvelle version

Date : 23 septembre 2024

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Sortie de la version 24 Nous rejoindre

Chers clients,

Cette année, Maarch vous propose une véritable révolution avec un bouquet de nouvelles fonctionnalités destinées à transformer l’usage de la GEC : IA générative, parapheur RGS, application mobile… La version 24 marque un tournant et démontre, une fois de plus, notre capacité à innover en permanence pour répondre à vos attentes.

Dans cette article, vous trouverez tous les informations pour accéder au webinaire qui se tiendra le jeudi 3 octobre 2024, de 10h00 à 11h30. Ne manquez pas cette occasion, cliquez ici pour nous rejoindre et plonger dans les nouveautés de la v24 !

De plus, nous sommes heureux de vous annoncer que notre site internet a fait peau neuve durant l’été : venez le découvrir sur maarch.com !

Un grand merci à tous nos nouveaux clients pour leur confiance, ainsi qu’à nos clients de longue date pour leur fidélité et leur soutien indéfectible.

Merci également à toute l’équipe Maarch, qui continue de nourrir l’innovation avec passion !

Bien à vous tous,

Jean-Louis Ercolani

— Directeur général et fondateur

Nous rejoindre

Webinaire Maarch Courrier V24

Découvrez la révolution Maarch Courrier V24 !

Nous sommes ravis de vous convier à notre premier webinaire de présentation de la toute nouvelle version de Maarch Courrier V24.

Plongez dans l’avenir de la gestion documentaire et découvrez les fonctionnalités innovantes qui redéfiniront votre expérience utilisateur.

Détails du webinaire

Date : Jeudi 3 octobre 2024
Heure : 10h00 – 11h30

Au programme

  • Présentation des principales fonctionnalités
  • Démonstration en direct
  • Session de questions-réponses

Ne manquez pas cette opportunité unique d’explorer les trésors de Maarch Courrier V24 en avant-première !

Cet événement est sans inscription. Le 3 octobre, à 10h00, connectez-vous à notre webinaire en cliquant sur ce lien : Webinaire Maarch Courrier V24

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Entreprise • 29 juin 2026

IA chez Maarch : comment la R&D l’utilise au quotidien – Rencontre avec Nicolas Le Bozec

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Newsletter Maarch : Septembre 2024

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Catégorie : Actualité

Étiquette : Intelligence artificielle, Maarch Courrier, Maarch Digital Flow, Maarchie, Nouvelle version, Version mobile

Date : 21 septembre 2024

Service communication

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Table des matières

L’édito du mois de Septembre Sortie de version Maarch Courrier v24 Maarchie et l’intelligence artificielle Un nouveau parapheur Maarch Courrier maintenant sur mobile ! Deux nouveaux clients pour Maarch Digital Flow Renouvellement des certifications CORUS

Chers clients,

Youpi c’est la rentrée, avec son lot de nouveautés ! Cette année, Maarch vous a concocté un cocktail explosif de nouvelles fonctionnalités pour totalement dynamiter l’usage de la GEC : IA générative, parapheur RGS, application mobile…

La v24 frappe un grand coup et traduit la capacité de Maarch à toujours innover et répondre aux besoins des utilisateurs. 

Vous découvrirez dans la suite de cette newsletter les principales fonctionnalités de cette nouvelle version, que nos équipes auront la joie de vous présenter lors d’un webinaire le jeudi 3 octobre 2024, de 10h00 à 11h30. N’hésitez pas à nous rejoindre le 3 octobre, à 10h00, en cliquant ici, pour découvrir les trésors de cette nouvelle version !

Enfin, cette rentrée est aussi l’occasion de vous annoncer que notre site internet a profité de l’été pour se refaire une beauté : rendez-vous sur maarch.com pour le découvrir !

Merci à tous les nouveaux clients pour leur confiance, merci aux anciens clients pour leur support indéfectible, et merci à l’équipe pour entretenir le feu sacré de la créativité !

Bonne rentrée à tous !

Jean-Louis Ercolani

— Directeur général et fondateur

Sortie de version Maarch Courrier v24 : Une version majeure aux airs de révolution

Avec cette version, 3 évolutions majeures pour révolutionner le monde de la Gestion Électronique du Courrier.

Maarchie et l’intelligence artificielle

Avec Maarchie, l’intelligence électronique de Maarch, votre application courrier vous assiste dans la rédaction de vos courriers de réponse.

Le boum des moteurs génératifs en 2023 nous a immédiatement interpellés, et dès fin 2023 nous avons monté une équipe IA dédiée à trouver des champs d’application autour de nos produits.

Très vite, il nous est apparu que l’application naturelle des moteurs LLM était la génération des courriers de réponse, et nous nous y sommes attelés dès janvier pour créer le cadre d’un usage industriel : 

  • Création du moteur RagTime pour la génération. En partant d’une décomposition sémantique du courrier Arrivée, de la question, des réponses existantes et de leur indexation vectorielle, RagTime compose un contexte pour répondre au courrier et pousse ce contexte à un moteur LLM
  • Benchmarks et études techniques pour le choix et l’implémentation des composants : analyse sémantique, découpage, base vectorielle, base plein texte, moteur LLM
  • Habillage en entrée et sortie du moteur RagTime : censeurs en E/S pour filtrer/modérer les questions et les réponses, décomposition des blocs de réponse
  • Système de scoring des éléments de contexte. Par exemple, nous attribuons une meilleure note aux éléments de réponse les plus récents.
  • Procédures d’apprentissage et d’indexation vectorielle, paramétrage et gestion de la sécurité et de la compartimentation
  • Intégration dans l’IHM Courrier
  • Intégration dans le schéma de sécurité Maarch Courrier : privilèges, vérification du périmètre dans l’affichage des références

Nous avons le plaisir de pouvoir offrir ce service à l’ensemble de nos clients SaaS pour un usage raisonné. Un usage plus intensif nécessitera l’achat de tokens, pour une participation client d’environ 1 euro par courrier généré.

Autre bonne nouvelle : nos choix d’architecture permettent de proposer ce service également à nos clients OnPremise.

Un nouveau parapheur

Maarch Courrier 24.0 intègre un tout nouveau parapheur entièrement repensé, proposant la signature électronique avancée et doté d’une interface intuitive réinventant l’expérience utilisateur, tout en conservant les fonctionnalités plébiscitées par ses utilisateurs comme l’édition des documents jusqu’à la signature ainsi que l’adaptation ad hoc du circuit de visa en fonction du contexte.

Le parapheur dans Maarch Courrier v24, c’est :

  • Le support des certificats de signature électronique avancée via dispositifs utilisateurs (cartes, clés…)
  • Multi-signataires
  • Des signatures en masse avec sélection unitaire de type « panier”
  • Le placement et redimensionnement de la griffe
  • Le faisceau de preuves intégré
  • … et surtout, un parcours sans couture de la génération des courriers administratifs à leur signature.

Maarch Courrier maintenant sur mobile !

Disponible sur les plateformes Android et iOS, Maarch Courrier Mobile s’adresse principalement aux responsables de service et directeurs. Elle est conçue pour les professionnels qui ont besoin d’un accès rapide et pratique à leurs courriers, où qu’ils soient.

Nous avons répondu à la demande de mobilité de nos clients. 

Maarch Courrier Mobile permet aux utilisateurs de consulter, visualiser et annoter les courriers de Maarch Courrier directement depuis leur téléphone. Elle offre également la possibilité de relancer un collègue pour un traitement ou un suivi de courrier en annotant le courrier.

Il s’agit d’une première version opérationnelle, bientôt suivie d’autres fonctionnalités déjà en cours de développement : action sur les courriers, mode hors-ligne, notification mobile.

Maarch Courrier Mobile est aussi un bel exemple de collaboration communautaire, puisque développé par la société HQ-Demat sur la base des API et de l’assistance de Maarch.

Pour télécharger et tester Maarch Courrier Mobile, recherchez “Maarch” dans le magasin de votre téléphone 👍

Deux nouveaux clients pour Maarch Digital Flow

Maarch Digital Flow continue de séduire des clients par son positionnement unique tout-en-un.

GED, Workflow, dossiers, coffre numérique : Digital Flow sait tout faire !

Ce dernier trimestre, c’est le groupe d’experts en sinistre automobile BCA Expertise, ainsi que Septeo Adb qui ont rejoint la liste des utilisateurs Digital Flow, hébergé chez Xelians pour le premier, et sur ses propres serveurs pour le second.

Ces projets d’envergure, ainsi que nos investissements en fonds propres, continuent de renforcer ce produit libre et open source. Son architecture et les efforts que nous y mettons doivent conduire à un produit à la renommée au moins aussi importante que Maarch Courrier, et certainement plus impactant car couvrant des besoins plus génériques.

Maarch Digital Flow poursuit sa percée

Dans sa version en préparation, Digital Flow est prêt pour couvrir les besoins de GED transverse à vocation probatoire (CFN intégré) dans la sphère publique, pour une mise en sécurité des documents engageants avant la mise en archivage SEDA.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet !

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Renouvellement des certifications CORUS

Corus renouvelle sa certification NF 461 avec Maarch RM

Corus, spécialiste de la gestion multicanale des documents sortants, utilise les logiciels Maarch depuis près de 15 ans pour proposer à ses clients un archivage électronique fiable et sécurisé de leurs documents. Fin 2023, Corus a renouvelé sa certification à la marque NF 461, qui atteste de la conformité de son SAE basé sur le logiciel Maarch à l’ensemble des exigences de la norme NF Z 42-013.

Maarch RM renouvelle sa certification NF 203

Nous sommes heureux d’annoncer que Maarch RM a obtenu le renouvellement de sa certification NF203, garantissant ainsi à nos utilisateurs un respect total de la norme NF Z42-013 Composant de Coffre-Fort Numérique.

Cette certification, délivrée par AFNOR Certification, témoigne de notre engagement continu à vous offrir un logiciel sécurisé, performant et conforme aux exigences légales.

Avec ce renouvellement, Maarch RM continue de répondre aux plus hauts standards de fiabilité, de sécurité, et d’efficacité dans la gestion de vos contenus numériques engageants.

Découvrir Maarch RM

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Actualité Article • 24 avril 2026

Migrer de l’On-Premise au SaaS : quels bénéfices concrets pour votre organisation ?

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Actualité • 15 janvier 2026

2026 : Maarch passe en version supérieure !

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Actualité • 17 octobre 2025

Maarch lance officiellement son Club Utilisateurs : une étape clé pour innover ensemble, durablement

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Actualité • 8 septembre 2025

Maarch et l’ERE Maileva

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Actualité • 1 août 2025

Newsletter Maarch : Août 2025

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Newsletter Maarch : Avril 2024

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Catégorie : Actualité

Étiquette :

Date : 12 avril 2024

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Table des matières

L’édito du mois d’Avril Le premier groupe de travail fonctionnalité Revues de fonctionnalités publiques Maarch Courrier Évènements

Des nouvelles de Maarch

Depuis sa création en 2004 ( 20 ans déjà !), Maarch n’a cessé de croître. C’est encore le cas en 2023 avec 20% de croissance et le cap symbolique de 3m€ largement dépassé.

Cette croissance se fait au profit de la qualité de nos logiciels et de nos prestations. Avec l’aide du groupe Xelians, nous avons énormément investi sur le SaaS, particulièrement en sécurité. 

Notre SaaS fonctionne admirablement bien depuis la refonte architecturale de mi-2023 : nos clients Courrier sont très satisfaits et toujours à jour de version. Pour cela nous avons bien travaillé sur la v2301 pour préparer le produit  à une évolutivité en intégration continue propre aux environnements SaaS.

Amateurs de confidentialité et d’autonomie rassurez-vous : la robustesse et l’adoption du modèle et des standards de l’open source dans Maarch Courrier nous permettent toujours de l’implémenter avec sérénité sur vos serveurs.

Ce qui change en 2024 :

  • Vous nous voyez davantage !
    Maarch était présent encore cette année sur Documation Porte de Versailles. Vous pourrez aussi nous rencontrer en juin au congrès du Coter numérique à La Rochelle, ainsi qu’au congrès de l’Adullact à Montpellier. 
  • Vous participez à la feuille de route !
    Deux groupes de travail collaboratifs sont en cours en 2024 : le premier est actif depuis quelques mois et s’attaque à la refonte du parapheur électronique intégré dans Maarch Courrier, qui n’avait pas fondamentalement évolué depuis 2015.
    Le second vise à offrir la possibilité de compartimenter des contacts : nous en parlons plus bas. 
  • Les produits Maarch seront dopés à l’IA !
    Tout le monde en parle, mais il y a peu de concret à ce jour comme nous avons pu le constater sur Documation. Nous avons une équipe Maarch et Xelians sur le sujet depuis décembre, les travaux étant menés dans le centre R&D Maarch de Bidart. Les résultats sont réellement impressionnants et nous faisons tout pour intégrer l’IA dans la prochaine version majeure de Maarch Courrier (RC juin 2024 !).

A bientôt pour d’autres (bonnes) nouvelles,

Jean-Louis Ercolani

— Directeur général et fondateur

Le premier groupe de travail fonctionnalité

En partenariat avec Grand Paris Seine et Oise (GPSEO), Maarch vous invite au premier groupe de travail Fonctionnalité qui aura lieu le jeudi 25 avril 2024, à 14h00.

Inscrits dans la philosophie de l’Open Source, ces groupes de travail sont des ateliers de réflexion et d’échanges autour d’un projet de développement de nouvelles fonctionnalités dans nos applications. Ils constituent une occasion unique de rassembler la communauté des utilisateurs autour de cas d’usage précis pour étudier des évolutions de fonctionnalités au plus près des attentes du terrain !

Ce premier GT sera consacré à la gestion de la confidentialité des contacts dans Maarch Courrier (séparation des contacts publics / privés, gestion des droits d’accès à l’annuaire…).

La participation à ces ateliers est ouverte à l’ensemble des utilisateurs de la communauté, sur inscription auprès de Sarah BAZIN, responsable du Pôle Projet. Afin de garantir un cadre propice aux échanges, la participation sera limitée à 20 personnes.

Revues de fonctionnalités publiques Maarch Courrier

Nos revues de fonctionnalités publiques reprennent !

Animées par notre CPO, Emmanuel DILLARD, ces revues sont un moment fort de la vie de notre société : celui de la présentation par nos équipes de développement du fruit de leurs derniers travaux, des nouvelles fonctionnalités produits ou des chantiers en cours…

Ces revues de fonctionnalités auront lieu toutes les quatre semaines. La première session se déroulera mardi 9 avril 2024, de 10h00 à 11h00.

Participer à la revue publique

Évènements

Retours du salon Documation

Maarch était présent au Salon Documation 2024 qui s’est tenu du 19 au 21 mars dernier au sein du village e-futura.

Le Salon Documation est un rendez-vous incontournable qui rassemble les professionnels du secteur et attire des personnes intéressées de toute la France. Cette édition, marquée par l’émergence de l’IA, a été pour nous l’opportunité de mettre en avant nos avancées technologiques et notre expertise dans ce domaine en pleine expansion.

Nous avons eu le plaisir de rencontrer un certain nombre d’entre vous pour échanger sur vos projets et nos prochaines annonces, ainsi que le plaisir d’accueillir pour une journée sur notre stand les équipes de notre partenaire majeur, Fast, une marque Docaposte.

Congrès Adullact

Le Congrès Adullact célèbre son 9ème anniversaire en restant fidèle à sa mission première : promouvoir les valeurs du logiciel libre et favoriser l’efficacité de l’administration publique.

Cet événement unique offrira une tribune aux professionnels pour discuter des enjeux majeurs du secteur et présenter les dernières avancées technologiques.

Nous sommes fiers d’annoncer que Maarch – dont le fondateur, Jean-Louis Ercolani, est membre du Conseil d’Administration de l’association – sera présent lors de ce 9ème Congrès Adullact.

33e Congrès Coter Numérique

Les 4 & 5 juin 2024, se tiendra le 33ème congrès du CoTer numérique à la Rochelle sur le thème de l’IA.

Nous sommes heureux de vous annoncer notre participation au CoTer de cette année.

Reconnue pour notre leadership en matière de dématérialisation des processus et de solutions open source, nous partagerons notre expertise et nos solutions innovantes lors de cet événement.

Ne manquez pas l’occasion de découvrir comment Maarch insuffle l’innovation numérique dans les collectivités territoriales au travers de ses solutions.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Entreprise • 29 juin 2026

IA chez Maarch : comment la R&D l’utilise au quotidien – Rencontre avec Nicolas Le Bozec

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Actualité Article • 24 avril 2026

Migrer de l’On-Premise au SaaS : quels bénéfices concrets pour votre organisation ?

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Cas concret d’interfaçage GRC/GEC

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Historique

La Ville de Thionville est une commune de 40.000 habitants, 2ème Ville du département de la Moselle, en région grand Est. Elle fait partie des utilisateurs historiques de Maarch Courrier, en production depuis 12 ans, d’abord à la Ville puis étendue à la Communauté d’Agglomération en 2021.

La version Maarch Courrier est une 21.03 hébergée, la migration SaaS étant prévue en septembre 2024.

En 2022, la Communauté d’Agglomération et la Ville lance un projet de Gestion de la Relation Citoyen après avoir sélectionné l’offre GRC de Docaposte. Cette solution est opérationnelle depuis mars 2023.

Les attendus et enjeux

La solution de gestion de la relation usager reste le front-office officiel des usagers dans leurs contacts et démarches numériques avec la collectivité.

Cela implique que l’ensemble des demandes numériques des citoyens passe par l’interface GRC Docaposte.

Au total et depuis sa mise en service, ce sont près de 120 téléservices et formulaires de contact qui ont été développés, et qui ont recueilli à ce jour plus de 5.000 demandes.

Les demandes dans le périmètre GRC sont en général faciles à traiter, gérables par les services en autonomie, sans impact budgétaire majeur, et ne nécessitant pas une validation administrative ou politique.

Dans le cas contraire, la demande doit basculer dans un circuit administratif Maarch Courrier.

Les grands sujets à traiter sont :

  • La synchronisation des contacts
  • Les modalités d’envoi dans Maarch Courrier : objets (courriers, annotations, contact, etc.), mapping des index, prévalence du chrono, hyperliens, imagettes
  • L’organisation de la remontée d’information entre les systèmes (statuts)
  • Élaboration de statistiques unifiées

Dans le cadre d’une structure multi-instances Ville/CA se pose aussi la question de l’adressage aller et retour. En effet, la GRC Docaposte est mutualisée pour la CA et la ville, alors que dans Maarch Courrier, on retrouve une instance par entité.

Il faut aussi noter que Maarch Courrier est hébergé sur les serveurs de la CA, et que la GRC Docaposte est quant à elle un service de type SaaS.

Cheminement utilisateur

Le citoyen accède au portail où se trouvent les formulaires et les télé-services  :

Certains formulaires nécessitent une création de compte, d’autres pas.

Prenons l’exemple d’un citoyen qui va bientôt emménager à Thionville, et qui aurait besoin d’une place réservée aux personnes handicapées proche de son futur domicile.

Le citoyen complète une demande en ce sens :

La demande arrive dans le back-office GRC Docaposte. L’agent en charge dispose de moyens de filtrage :

Cette demande n’étant pas dans le périmètre GRC, il la clôture, ce qui provoque un automatisme de demande d’envoi à Maarch Courrier :

La demande se retrouve alors dans une bannette de Maarch Courrier :

La demande se retrouve alors dans une bannette de Maarch Courrier :

Et dans la fiche de qualification Maarch Courrier, l’utilisateur retrouve un document principal retraçant le parcours utilisateur dans la GRC Docaposte :

En conclusion

Maarch et Docaposte ont travaillé de concert et en bonne entente pour faire aboutir cette interconnexion indispensable et obtenir la satisfaction du client.

Nous avons défini ensemble le schéma d’interaction entre les deux logiciels pour une expérience usager et utilisateur “sans couture”.

On remarque que les travaux se situent essentiellement côté GRC : Maarch a prêté son assistance et expertise pour aider Docaposte à utiliser les API Web Service Maarch Courrier, dans le cadre du contrat de support et maintenance.

Après une année pleine de production, on constate qu’une demande sur cinq est ré- acheminée vers Maarch Courrier.

L’équipe de la Ville et de la Communauté d’Agglomération a ainsi réussi à router et automatiser 4/5ème des demandes, en procédant à un gros travail de recensement et de catégorisation de ces dernières.

Maarch Courrier reste cependant indispensable pour les circuits de décision complexes et/ou à caractère engageant.

Un témoignage :

Engagée depuis 2016 dans une démarche d’amélioration de la qualité de la relation à l’usager, la Ville de Thionville, accompagnée par la Communauté d’agglomération « Portes de France – Thionville » a souhaité développer une solution de GRC permettant à l’usager de suivre sa demande en temps réel.

Conçue pour traiter des demandes simples, cette GRC a été connectée à Maarch Courrier afin de permettre aux services municipaux d’assurer une fluidité de traitement pour les demandes plus complexes car générant des besoins de crédits et/ou une validation.

Objectif atteint !

Il reste maintenant à développer une connexion « retour » afin que l’usager parvienne dans la GRC à suivre le traitement de sa demande dans Maarch Courrier.

— Valérie MANGEOT

Directeur Vie Institutionnelle et Démarche Qualité
Ville de Thionville

Maarch Courrier

Passez au niveau supérieur en matière de gestion électronique de courrier, grâce à des contrôles avancés de vos données et une interface intuitive.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Étude de cas • 13 août 2025

Déploiement de Maarch Courrier au sein de la commune de Châtillon : Une transition réussie vers la dématérialisation des courriers

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Étude de cas • 17 mars 2025

Maarch Parapheur au sein de l’Académie de Lille

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Étude de cas • 28 novembre 2024

Maarch Courrier au sein d’Orléans Métropole

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Étude de cas • 18 octobre 2024

Tout savoir sur les statistiques Qualivilles

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Newsletter Maarch : Janvier 2024

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Catégorie : Actualité

Étiquette : Direction générale, Évènements, Mise à jour, Newsletter, Nouvelle version, Webinaire

Date : 8 février 2024

Laurence Barney

Responsable de l’édition

Table des matières

L’édito de Janvier Nouvelle version de Maarch Courrier Mise à jour de notre infrastructure SaaS Saint-Cyr l’École : Projet réussi ! Évènements

Chers Clients, Chers Collègues, Chers Partenaires…

Avec l’ensemble des équipes Maarch, je suis heureux de vous présenter mes vœux pour cette nouvelle année qui s’annonce : j’espère qu’elle vous apportera à tous le meilleur. De la réussite dans vos projets, de la joie et une bonne santé dans votre quotidien !

2023 a été une année d’une particulière richesse – de bascule même – pour la communauté des utilisateurs Maarch, avec quelques grands événements que je voudrais remarquer :

  • Des organisations prestigieuses – les ministères de l’Agriculture et de la Culture notamment – ont rejoint notre communauté, comme de très nombreuses collectivités territoriales, de toutes tailles, en métropole et dans les Outre mer.
  • Une nouvelle infrastructure SaaS, plus robuste et plus performante, a vu le jour grâce au travail remarquable des équipes d’Arnaud PAUGET (responsable du pôle Infrastructure).
  • Notre nouveau produit Maarch Digital Flow a vu le jour et a déjà rencontré son premier millier d’utilisateurs seulement quelques mois après sa sortie.
  • Et les équipes talentueuses de Document Image Solution nous ont rejoint pour former un pôle d’innovation et de recherche dans le Sud-Ouest de la France.

Ces réussites sont aussi les vôtres et aujourd’hui, encore, je voulais vous en remercier.

Elles ouvrent pour notre entreprise et notre communauté un nouvel horizon que j’ai souhaité placer sous le signe de l’innovation et de la complicité.

Innovation avec la perspective de grands projets au cours desquels nos produits rencontreront leur futur, notamment dans les domaines de l’intelligence artificielle.

Complicité car j’ai souhaité que nos équipes puissent aller plus encore à votre rencontre pour construire ensemble notre futur commun. La mise en place d’un groupe de travail inter-organisationnel pour imaginer la version 24 de Maarch Courrier en est un élément. Le webinaire du 31 janvier un autre, et nous multiplierons tout au long de cette année, dans de nouveaux locaux, les rencontres et les échanges avec vous.

2024 s’annonce trépidante : je suis heureux de la commencer avec vous ! Bonne année !

Jean-Louis Ercolani

— Directeur général et fondateur

Nouvelle version de Maarch Courrier

Ce mois de janvier est marqué par la sortie d’une version évolutive 2301.3.0 de Maarch Courrier. Pour rappel pour ceux qui se perdent dans les numérotations de version :

  • 2301 : Année/mois de sortie version majeure
  • .3 : Version mineure comprenant des évolutions fonctionnelles
  • .0 : Correctif sur la majeure/mineure (Toujours 0 à la sortie de version)

Cette version 2301.3, qui suit la version 2301.2 sortie en décembre, concrétise notamment l’intégration des technologies DIS Mercure de Lecture Automatique de Document (LAD), acquises en début d’année, directement dans le logiciel Maarch Courrier. Ce dernier reconnaît désormais nativement et à l’indexation dans un courrier PDF l’objet, la date de rédaction et l’expéditeur : un gain de temps précieux pour les équipes en charge du courrier.

Cette version embarque également un certain nombre de nouvelles fonctionnalités renforçant l’ergonomie et l’interconnectivité de notre solution, telle que la prévisualisation des documents lors de l’envoi de courriel ou un tout nouveau connecteur Pastell vers iParapheur.

Cette version sera disponible sur le SaaS à partir du jeudi 25 janvier. Un webinaire de présentation est organisé le mercredi 31 janvier 2024, à 10h30 (inscription à la fin de la newsletter) !

Découvrir les fonctionnalités

Mise à jour de notre infrastructure SaaS

Dans le cadre de l’intégration continue, la montée de version Maarch Courrier 2301.3.0 passe dans la nuit du jeudi 25 janvier. Opter pour le SaaS Maarch, c’est bénéficier d’une infrastructure 100% française et d’une sécurité maximale :

  • 4 datacentres localisés sur le territoire français, hébergeant nos serveurs physique privés
  • 2 datacentres actif/passif éloignés de 15km en région parisienne
  • 1 datacentre de sauvegarde dans le Nord
  • 1 datacentre SecNumCloud en région parisienne
  • Une équipe de 12 personnes chez Xelians pour l’infrastructure serveur, et 10 côté Maarch pour les couches applicatives
  • 2 RSSI
  • Plus de 400k€ sont consacrés annuellement à la sécurité : scans, Pentests, SOC, certifications, antivirus classiques et EDR, Bugbounty.
  • 10 serveurs par site, pour une puissance cumulée de 140 Go de RAM et 32 CPU
  • Certification HDS et ISO 27001

… le tout pour servir à date 22.000 utilisateurs et héberger près de 1.200.000 courriers ?

Projet réussi !

Installée tout d’abord de manière autonome par les équipes informatiques internes, puis renforcée par la mise en place de formations avant un passage sur le SaaS Maarch Courrier en 2023, la solution Maarch Courrier a permis à la mairie de Saint-Cyr-l’Ecole de conduire un projet de dématérialisation complète de sa chaîne documentaire, de la numérisation des courriers entrants à la signature et l’envoi des courriers sortants. Un projet réussi à découvrir en détail sur notre site !

Découvrir l’étude de cas →

Évènements

Retour du congrès des notaires

Maarch et Xelians Digital étaient présents au congrès des notaires à Deauville, avec une intégration Maarch Digital Flow dédiée.

Nous y avons démontré les capacités de lecture automatique des actes notariés, nativement numériques ou dématérialisés, sans aucune intervention humaine, une méthode de compression PDF divisant par 4 le poids des images, tout en affichant une meilleure lisibilité ainsi que des fonctionnalités de recherche enrichie sur base d’IA, en mode conversationnelle.

Bien qu’encore prospectives, ces avancées préfigurent les capacités des logiciels Maarch de demain.

Webinaire – Sortie de version : Maarch Courrier 2301.3

Sortie de version : Maarch Courrier 2301.3 – Mercredi 31 janvier 2024

La version 2301.3 enrichit Maarch Courrier de nouvelles fonctionnalités pour renforcer encore son ergonomie et sa puissance de traitement !

  • Lecture automatique de documents (LAD) pré-remplissant les champs de descriptions des documents
  • Connecteur vers iParapheur via Pastell
  • Enrichissement de l’API et du paramétrage de certaines fonctionnalités…

Maarch Courrier continue de se développer pour aider les agents dans la réalisation de leur mission et favoriser la dématérialisation des processus de travail !

Au cours de cette présentation animée par Emmanuel DILLARD, notre CPO, vous découvrirez toutes les nouvelles possibilités ouvertes par cette version 2301.3. Rendez-vous le mercredi 31 janvier 2024, à 10h30 !

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Entreprise • 29 juin 2026

IA chez Maarch : comment la R&D l’utilise au quotidien – Rencontre avec Nicolas Le Bozec

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Actualité Article • 24 avril 2026

Migrer de l’On-Premise au SaaS : quels bénéfices concrets pour votre organisation ?

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Comment la Mutuelle Générale des Cheminots a optimisé sa gestion documentaire avec Maarch Digital Flow

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Contexte et origine du projet

Dans le cadre de la modernisation de son activité, la MGC a engagé en 2020 une étude sur la dématérialisation des processus et des documents, s’appuyant dans un premier temps sur les changements imposés durant la première période de confinement pour maintenir l’activité de la MGC.

La mise en place de processus de numérisation des courriers avec les moyens existants au moment de cette période a démontré la capacité de la MGC à mettre en œuvre des processus rapides et opérationnels pour répondre aux exigences de l’activité ; en l’occurrence la distribution électronique des courriers reçus par voie postale suite à leur numérisation.

Catherine Cazaux, Directrice des Services Informatiques de la MGC

À l’issue de cette étude, la MGC a décidé de lancer un projet de mise en œuvre de d’une solution efficace de gestion de courriers entrants et des dossiers clients, de stockage avec un coffre-fort numérique et de mise à disposition des flux vers les différents SI métiers services.

Les objectifs étaient d’optimiser la qualité de service auprès des adhérents, d’être en mesure d’avoir une qualité constante de service quelle que soit l’organisation (sur site ou télétravail) et d’assurer la conformité avec les règles de protection des données et de valeur probante des documents dématérialisés.

Le groupe MGC a choisi Xelians pour optimiser la qualité de la relation aux adhérents et partenaires

Un appel d’offre a mis compétition des acteurs installés de la GED tels que Access, Numen, Docaposte, Canon, Tessi et DocuWare. La solution Maarch Digital Flow répondait pleinement aux différents critères de MGC. Le choix d’une solution nouvelle sur le marché, même s’il peut sembler plus risqué, était en vérité plus cohérent : la solution pouvait s’adapter davantage aux besoins de la MGC, et évoluer avec les exigences métier car elle était toujours en construction. De plus, son prix est très accessible par rapport au reste du marché.

Catherine Cazaux – Directrice des Services Informatiques de la MGC

Le projet

Le projet a été officiellement lancé en mars 2022

Il a débuté par une phase de maquettage qui a permis de valider les hypothèses formulées lors de la conception générale. Elle s’est concrétisée par la mise à disposition dès mai 2022 d’une première version de l’application intégrant les fonctions d’acquisition des courriers postaux par la numérisation pour leur intégration dans la GED. Une seconde version en juillet 2022 a élargi le périmètre aux courriels et fax. 

Nous avons ensuite travaillé par itérations successives entre juillet 2022 et février 2023 pour améliorer les résultats des traitements de reconnaissance et de lecture automatiques des documents, mais aussi intégrer les applications métier sur deux sujets : l’utilisation de référentiels tels que la base adhérents, la base prospects ou encore la codification utilisée par les applications métier, et le transfert des données aux applications métiers pour l’attribution des tâches aux agents traitant les demandes. 

Le printemps 2023 a été dédié à la phase de transition, avec la formation des utilisateurs et la recette complète de l’application. Le lancement en production a eu lieu le 7 juin, suivi d’une période d’accompagnement au démarrage.

Les équipes de Xelians nous ont accompagné tout au long du projet, depuis la phase d’expression des besoins jusqu’au suivi de l’exploitation au quotidien. Leur excellente compréhension des enjeux organisationnels et leurs compétences dans tous les aspects techniques ont permis de mener à bien ce projet complexe et ambitieux. Même lorsque nous avons rencontré des difficultés techniques, les équipes Maarch ont été extrêmement réactives. Elles ont su faire face aux différents défis et demandes de MGC, certaines demandes d’évolutions considérées pertinentes ont été intégrées complètement au produit.

Jean Pondy, Responsable Applicatif GED

Les résultats

La mise en œuvre de la solution a permis d’industrialiser les moyens d’acquisition des demandes entrantes depuis de multiples canaux, avec la numérisation centralisée des courriers postaux, la capture automatisées des courriels reçus et des fax, en limitant les opérations manuelles de qualification et d’indexation des courriers.

Les documents numériques et les données collectées sont conservés dans la GED dans l’infrastructure d’hébergement de Xelians, qui garantit leur sécurité et leur conservation conformément aux différentes contraintes réglementaires notamment sur l’archivage électronique à valeur probante et sur l’hébergement de données de santé.

Ces flux sont intégrés dans les applications métier telles que le CRM E-Deal de Efficy et l’application de gestion de la mutuelle ASSIA afin de distribuer les tâches aux agents qui doivent les traiter. Ceci a permis de supprimer les opérations de double saisie.

Le suivi de l’exploitation et le pilotage sont assurés par des états et statistiques disponibles dans des tableaux de bord, qui sont exportés pour alimenter l’outil de BI de la MGC. 

La MGC et Xelians aujourd’hui ce sont :

  • 800 demandes par jour : remboursements, tiers-payants, adhésions, pièces justificatives, etc. 1.500 documents numériques sécurisés par jour, 300.000 courriers postaux et 30.000 courriels reçus par an.
  • 165.000 échéanciers et 265.000 cartes adhérents seront archivés pour les adhérents

Aujourd’hui, c’est essentiellement la cellule courrier qui utilise la solution, mais la MGC a pour projet d’élargir les usages à d’autres services avec l’objectif d’avoir une GED d’entreprise à long terme.

Les bénéfices

L’application permet une grande réactivité dans le traitement des actes de gestion déclenchés par la réception des demandes des adhérents de la MGC et des partenaires, grâce à une circulation plus fluide, un accès partagé (mais contrôlé) des documents auprès des personnes en charge du traitement, des systèmes de relance et d’alertes sur le respect des délais de traitement affectés à une tâche.

L’application est ergonomique et appréciée par les utilisateurs. D’une conception souple, elle permet de gérer aussi bien les flux physiques que numériques, s’intègre facilement à notre SI et elle évolue de manière continue en réponse à nos besoins spécifiques connus ou futurs.

Jean Pondy, Responsable Applicatif GED

La suite

L’ensemble des processus métiers sera progressivement concerné par la dématérialisation des documents. Les processus transverses seront mis en place dans un premier temps afin d’alimenter un circuit de gestion de tâches pour un processus métier, avec la création et publication des documents contractuels et la gestion des courriers sortants.

Le mot de la fin

Xelians Digital Flow est une solution tout en un, souple et évolutive, avec un interlocuteur unique pour nous accompagner sur le long terme.

Catherine Cazaux – Directrice des Services Informatiques de la MGC
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Maarch Courrier à la mairie de Saint-Cyr-L’École

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Saint-Cyr-l’École

Saint-Cyr-l’École est une charmante commune française du département des Yvelines, à l’Ouest de la région Île-de-France. Riche en histoire, ayant été le site de l’ancienne abbaye de Saint-Cyr fondée au XVIIe siècle par Madame de Maintenon, la ville offre aujourd’hui un mélange équilibré de modernité et de tradition, avec ses belles architectures anciennes et ses commodités contemporaines.

Située dans la proximité immédiate de Paris et de La Défense, bénéficiant de la desserte du tram T13 à Saint-Germain-en-Laye, cette commune de quelques 20.000 habitants jouit d’une forte attractivité que renforce l’influence combinée des pôles de Versailles et Saint-Quentin-en-Yvelines. Elle profite également de l’implémentation, sur le site historique de la prestigieuse École spéciale militaire de Saint-Cyr, d’un des septs lycées militaires français, ainsi que de riches espaces naturels.

En somme, Saint-Cyr-l’École est une ville dynamique qui allie histoire, nature et modernité, pour offrir un cadre de vie agréable à ses habitants.

D’un projet interne à un accompagnement Maarch

Le projet du déploiement de la solution Maarch Courrier à Saint-Cyr-l’École a bénéficié de la force de son modèle open source et la première installation de l’outil a été réalisée, en toute autonomie, par les équipes internes de la collectivité.

Convaincus de la solution et souhaitant en élargir l’usage avec l’expertise de l’éditeur, les équipes de Saint-Cyr-l’École se sont ensuite tournées, en 2022, vers les équipes Maarch pour bénéficier du support et de l’assistance technique de l’éditeur, ainsi que de formations avancées à l’utilisation de l’outil, tant pour ses administrateurs que ses utilisateurs.

L’équipe Maarch a ainsi pu fournir une assistance technique pour répondre aux besoins spécifiques de la collectivité et dispenser une série de formations pour garantir une meilleure utilisation et exploitation du logiciel.

L’objectif de ces formations, animées par un formateur spécialisé Maarch Courrier, était de garantir que les équipes de Saint-Cyr-l’École tirent pleinement parti des nombreuses fonctionnalités offertes par la solution pour une gestion efficace de leurs correspondances.

Une migration réussie vers le SaaS de Maarch

En 2023, sous la houlette de M. Stéphane Petit, responsable informatique, et de M. Owen Jeammot, chef de projet, la collectivité a souhaité migrer de l’installation OnPremise initiale vers le Saas Maarch Courrier.

Cette transition vers le SaaS a été motivée par plusieurs facteurs tels que la réduction des coûts et de la charge de travail liés l’infrastructure matérielle, le renforcement de l’accessibilité de la solution via le cloud, la délégation de la maintenance et des mises à jour au fournisseur, ainsi que la possibilité d’ajuster plus facilement les ressources en fonction des besoins évolutifs de l’organisation.

Tout en s’affranchissant des contraintes de maintenance et d’infogérance OnPremise et en facilitant les interventions du support Maarch, les équipes-métiers de Saint-Cyr-l’Ecole ont pu ainsi bénéficier de la force et de la robustesse d’un cloud souverain, intégralement hébergé en France et maintenu 24/7 par une équipe de 22 ingénieurs.

Une appropriation totale

La collectivité tire aujourd’hui tous les bénéfices d’une solution pleinement intégrée dans les habitudes de travail de ses agents. La mise en place de l’application Maarch Courrier a pu ainsi apporter à Saint-Cyr-l’École une meilleure appropriation des processus, une démarche de dématérialisation complète et une organisation plus efficace de la gestion du courrier qui s’est traduite par des avantages tangibles en termes d’efficacité et de productivité.

Intégrée de manière continue à la la solution Fast Parapheur qu’utilisait notamment les élus de la commune, l’application Maarch Courrier a permis la dématérialisation complète de la chaîne documentaire, de la numérisation du courrier entrant à la signature et la diffusion du courrier sortant.

Cette démarche de dématérialisation a pu ainsi contribuer à une réduction significative de l’utilisation du papier, tout en simplifiant et accélérant le traitement des documents.

De plus, la refonte de l’organisation du service courrier, éliminant le besoin de navette entre les services pour la transmission des documents, a permis d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les délais de traitement en simplifiant ses processus internes.

Le succès de la mise en place de l’application a été permis par la totale appropriation de la solution par l’ensemble des 98 utilisateurs de la collectivités, dont des élus et Madame le Maire en premier lieu, ainsi que l’ensemble des responsables de services et des agents traitants.

En conclusion

Le projet Maarch Courrier à Saint-Cyr-l’École constitue ainsi un exemple remarquable de déploiement en collectivité territoriale. L’installation autonome d’une première version de l’outil a été permise par le modèle open source de Maarch et a favorisé un premier contact de la solution avec les équipes de Saint-Cyr-l’École, sans coût, pour l’éprouver en condition opérationnelle.

Accompagnées ensuite par les équipes Maarch pour en élargir et en renforcer les usages, les équipes-métiers ont pu s’emparer pleinement de l’outil pour en faire une des pierres angulaires d’une organisation renouvelée, fondée sur les bénéfices d’une dématérialisation complète des processus de travail.

La bascule récente vers le SaaS vient parachever ce projet en libérant les équipes informatiques d’une charge de maintenance, tout en renforçant la disponibilité et la robustesse du service.

Maarch Courrier

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Maarch, mécène de l’association School.Lab

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Catégorie : Partenariat

Étiquette : Associatif, Jeunesse, Mécénat, Partenariat, School.Lab, Soutien scolaire, Ville de Nanterre

Date : 31 octobre 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Figure significative de l’open source français et éditeur de solutions massivement diffusées dans les services publics en France et dans la francophonie, notre société s’est bâtie autour des valeurs du bien commun et de la conviction que l’édification d’un numérique libre et ouvert puisse participer de l’épanouissement de nos sociétés. 

L’association School.Lab

Le projet de l’association School.Lab de création d’une plateforme numérique de soutien scolaire, qui vient compléter les engagements de l’association en faveur de l’accompagnement de la jeunesse nanterrienne dans l’accès à la connaissance et à la réussite scolaire, entre en résonance avec ces valeurs.

Amateurs de confidentialité et d’autonomie rassurez-vous : la robustesse et l’adoption du modèle et des standards de l’open source dans Maarch Courrier nous permettent toujours de l’implémenter avec sérénité sur vos serveurs.

Aussi, Maarch est heureux d’annoncer à sa communauté le renforcement de son soutien aux projets de School.Lab par la signature, ce mardi 24 octobre 2023, d’une convention de mécénat. 

A travers cette convention, les jeunes issus du territoire nanterrien et des collectivités avoisinantes pourront notamment profiter des espaces Maarch à Nanterre dans le cadre des cours de soutien scolaire dispensés par l’association School.Lab et bénéficier, dans un cadre serein et convivial, des conditions propices à l’enseignement et à la réussite. 

School.Lab et Maarch partagent autour de ce partenariat la conviction que les technologies numériques doivent, pour s’accomplir, être mise au service de la communauté humaine et que le numérique ne signifie pas la distance et la dissolution du lien social mais peut, tout au contraire, jouer un rôle fort et positif dans le tissu local. 

Convaincues ensemble que la formation et le savoir sont les clés d’une société harmonieuse, Maarch et School.Lab sont fiers de ce pas supplémentaire franchi dans leur collaboration et de ce geste fort en faveur de la promotion des savoirs et de l’égalité des chances.

La jeunesse est notre avenir : donnons-lui toutes les chances de réussite ! 

À Nanterre, le jeudi 26 octobre 2023

Jean-Louis Ercolani

— Directeur général et fondateur

Romain Cailteux

— Président de School.Lab

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Sortie de Maarch Digital Flow

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Catégorie : Produit

Étiquette :

Date : 4 septembre 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Un nouveau produit chez Maarch, ce n’est pas courant. Quand ce produit fait suite à 3 ans de R&D, et qu’il a pour intention de rebattre les cartes du monde de la GED, c’est un évènement !

Maarch Digital Flow est un produit tout-en-un combinant des fonctionnalités et technologies novatrices indispensables à la réussite de toute transformation digitale : 

  • Un workflow de formulaires complexes entièrement paramétrable
  • Un système de GED associée pour la gestion du contenu numérique : typage, complétude, indexation, recherche
  • Un stockage Cloud optionnel pour bénéficier de la puissance et de la sécurité des grosses infrastructures cloud, et à terme des capacités d’IA sur les recherches et synthèses
  • Une couche de confiance point à point : Notarisation complète avec traçage au niveau de la donnée, blockchain des journaux, conformité RGPD native, cycle de vie, et conservation coffre-fort numérique certifié. 

Fidèle à son engagement jamais démenti pour le logiciel Libre, le produit est disponible en version GPL non limitée en volume, mais avec certaines fonctionnalités de pointe non présentes.

Maarch Digital Flow est aussi distribué en mode SaaS sur l’infrastructure sécurisée Xelians, et sous licence propriétaire pour obtenir l’ensemble des fonctionnalités : Coffre-Fort Numérique certifié NF203-CCFN, Manipulation avancée des PDF, stockage Cloud, OCR/LAD/RAD. 

Maarch Digital Flow

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Produit • 15 mai 2023

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Bienvenue à Richard Guilaumme, Nicolas Touchard et Steave Makosso

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Catégorie : Entreprise

Étiquette :

Date : 24 juillet 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Richard Guillaume

Développeur Front-End Angular

Je m’appelle Richard et j’ai intégré Maarch le 5 juin 2023. Mon rôle principal chez Maarch est d’assurer les évolutions et les correctifs de l’application « Maarch Digital Flow ».

Après une reconversion professionnelle, ma dernière expérience en tant que Développeur Front-End chez Khipus m’a permis d’acquérir des compétences tant techniques que relationnelles.

J’ai rejoint Maarch car nous partageons les mêmes valeurs, et les projets qui me sont proposés me permettront de renforcer mes connaissances et de progresser dans ma carrière.

Nicolas Touchard

Chargé de support logiciel

Je m’appelle Nicolas et j’ai intégré Maarch le 3 juillet 2023. Je fais partie de l’équipe de support technique logiciel, avec pour mission principale de garantir la satisfaction de nos clients en assurant la liaison entre eux et nos équipes techniques.

Fort de plusieurs années d’expérience en hotline informatique, suivies de deux ans en tant que technicien Helpdesk et Proximité, j’ai récemment complété une formation en développement web pour diversifier mes compétences en informatique. Mon nouveau poste me permet d’exploiter à la fois mon expérience antérieure et mes nouvelles compétences.

J’ai rejoint Maarch car nous partageons les mêmes valeurs et je suis motivé par la perspective de m’épanouir au sein d’une entreprise qui place l’accès au numérique pour tous au cœur de son action.

Steave Makosso

Apprenti architecte technique

Je m’appelle Steave et j’ai intégré Maarch le 5 juin 2023. Mon rôle principal au sein de Maarch consiste à contribuer au développement et à la maintenance de leurs logiciels.

Je suis actuellement en Master Architecte Logiciel à l’INSTA à Paris.

J’ai choisi de rejoindre Maarch pour les opportunités de projet qui me permettront de renforcer mes compétences et de progresser dans ma carrière.

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Bienvenue à Alexis Amegah

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Catégorie : Entreprise

Étiquette :

Date : 3 juillet 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Alexis Amegah

Chef de projet intégration

Je m’appelle Alexis et j’ai rejoint Maarch le 12 juin 2023. Mon rôle principal consiste à mettre en œuvre et à accompagner le déploiement de nos solutions auprès de nos clients.

Avant d’intégrer Maarch, j’étais chef de projet chez un opérateur de réseaux, où j’ai acquis de solides compétences en communication et une expertise dans la gestion de processus complexes.

J’ai choisi de rejoindre Maarch pour l’accent mis sur la formation des clients et les déplacements sur site, qui sont des aspects particulièrement stimulants du métier de chef de projet que je trouve passionnant.

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Maarch 2301.1 l’intégration continue en action !

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Catégorie : Produit

Étiquette : Maarch Courrier, Mise à jour, Nouveautés

Date : 14 juin 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Depuis la 2301, Maarch Courrier progresse en continu.

La version “.1” est la première release fonctionnelle majeure. Elle propose comme nouveautés :

Parapheurs tiers

  • FAST Parapheur : il est possible d’intégrer aux circuits à la demande des signataires en mode « Mot de passe à usage unique » (OTP)

Parapheur interne

  • Prise en compte par le parapheur interne pour l’ordre de présentation des documents des tris et filtres de la bannette opérés par l’utilisateur
  • Action d’envoi au Parapheur : paramètre de verrouillage du circuit préalablement défini

Privilèges des groupes

  • Dissociation des privilèges de modification et de suppression des pièces jointes / du courrier avec prise en compte des documents soumis au Parapheur interne

Modèles d’enregistrements

  • Les modèles d’enregistrements peuvent maintenant être associés à des entités

Notifications

  • Option « Récapitulatif » des notifications de bannettes

Administration

  • Historique : fonctionnalité d’export des entrées du journal

Sécurité

  • Mécanisme de déconnexion après un temps d’inactivité
  • Mises à jour des dépendances
Cliquez ici pour plus de détails

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Catégorie : Produit

Étiquette : Maarch Courrier, Nouvelle version

Date : 15 mai 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Les nouvelles fonctionnalités de Maarch Courrier

Depuis février, une nouvelle version de Maarch Courrier est disponible ! Cette nouvelle version introduit de nouvelles fonctionnalités pour améliorer encore vos usages de la solution.

Télécharger la présentation des nouvelles fonctionnalités

Vous disposez de Maarch Courrier OnPremise dans une autre version et vous souhaitez installer cette nouvelle version ? Vous n’avez pas encore Maarch Courrier et vous voudriez vous équiper d’une GEC robuste et performante ?

Prenez contact avec nous en cliquant ici ou contactant votre correspondant au sein de nos services !

Avec cette nouvelle version, Maarch Courrier passe en intégration continue et de nouvelles fonctionnalités seront implémentées tout au long de l’année. Restez connectés pour les prochaines évolutions ! 

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Maarch Courrier dans les Agences Régionales de Santé : le cas de l’ARS Grand Est

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L’Agence Régionale de Santé Grand-Est

Les Agences Régionales de Santé (ARS) sont des établissements publics financés par l’Etat, l’Assurance-Maladie et la Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie. Ces établissements sont placés sous la tutelle du Ministère chargé de la santé et des affaires sociales.

Comme pour les autres ARS, l’ARS Grand Est a pour vocation d’assurer une gestion unifiée de la santé sur son territoire, de mieux répondre aux besoins de la population et d’augmenter l’efficacité du système. Concrètement, l’un de ses rôles est de moderniser et de rationaliser l’offre de soins et d’assurer une bonne gestion des frais hospitaliers et médicaux.

Pendant la crise du coronavirus COVID-19, les Agences régionales de santé (ARS) ont eu un rôle prépondérant sur les territoires, dans l’organisation des soins, les actions de dépistage et les mesures de déconfinement.

L’ARS Grand Est assure sa présence sur 11 établissements :

  • Alsace : Colmar et Strasbourg
  • Lorraine : Epinal, Nancy (2 sites), Bar-le-Duc, Metz
  • Champagne-Ardennes : Troyes, Chaumont, Châlon en Champagne, Charleville-Mézières.

Un projet initié dans la tourmente COVID

Le projet a été remporté par Maarch sur appel d’offres en décembre 2020, pour un montant de 41.300€HT sur 3 ans.

Du fait de son caractère ouvert et open source, le logiciel Maarch Courrier avait été ciblé dès le départ dans la perspective d’une installation OnPremise, et l’ARS ne se serait pas risquée à passer par une autre organisation que l’éditeur ou un intégrateur certifié pour ce projet critique.

Il s’agissait à l’origine du projet de désengorger le secrétariat de la DG, qui devait ouvrir et distribuer une moyenne de 100 courriers quotidiens.

Il a fallu réorganiser le service Courrier afin qu’il numérise tous les courriers, sauf exceptions clairement identifiées telles que les courriers confidentiels, à données médicales, les obligations de soins psychiatriques sans consentement.

La distribution se fait au travers de Maarch Courrier, dont les avantages sont bien connus : fiabilité, rapidité, sécurité et performance de la recherche.

La restructuration du service Courrier était à l’origine envisagée en mode externalisé, mais l’ARS a finalement choisi de former les équipes existantes.

Les formations ont été menées par le partenaire Docaposte, pour :

  • 2 admin fonctionnels à la DSI
  • 4 opérateurs courrier
  • 40 référents

Les 40 référents ont suivi des sessions de tutorat, 53 en tout, réparties sur différents jours de la semaine pour suivre les rythmes de télétravail. Chaque référent a bénéficié de 3 demi-journées de formations représentant une session.

Chaque référent a bénéficié de 3 demi-journées de formations représentant une session.

  • Session 1 : Comprendre le projet, les enjeux, et exposer le contenu de la formation
  • Session 2 : Présentation de l’organigramme et des profils pour sa direction, au travers d’une fiche de paramétrage extraite de Maarch, ajustée par les référents
  • Session 3 : Formation à l’outil dans les conditions réelles.

Un agent de direction était systématiquement présent à la première session afin d’appuyer le discours et présenter les enjeux.

Stéphane DRAN, chef de projet Courrier à l’ARS Grand Est

Un démarrage au pas de course pour accompagner le télétravail

Alors que le plan initial prévoyait un déploiement sur 12 mois, le délai a été ramené à 6 mois par la direction. En effet, à cette époque, en pleine crise COVID, 80 % des agents étaient en télétravail. Durant cette période, ce ne sont pas moins de 735 agents qui sont montés sur l’application Courrier.

Le chef de projet Courrier, Stéphane DRAN, s’en souvient encore :

« La montée en charge a été intense, avec jusqu’à 4 directions par semaine montant sur le système »

L’Expérimentation a porté sur le Secrétariat Général au T4 2021, avec un plan de montée en charge qui devait s’étaler sur toute l’année 2022. Il a été raccourci par la Direction pour que tout le déploiement soit terminé à la fin du premier semestre 2022. Nous pouvons dire que nous sommes aujourd’hui en vitesse de croisière.

On voit ici la montée en charge avec le nombre moyen d’utilisateurs uniques connectés, sur un total de 735 agents.

Un projet initié dans la tourmente COVID

Stéphane DRAN s’est fortement investi sur le projet et avec l’appui de Maarch, a réalisé les outils de suivi spécifiques à l’ARS.

Des événements d’historique Maarch Courrier, il extrait des informations hebdomadaires telles que :

  • Le nombre de retours courrier
  • Les heures début et fin de numérisation et qualification
  • Le nombre d’opérateurs actifs
  • Le nombre d’agents connectés sur la GEC par jour

Il a constitué une FAQ d’une quarantaine de points, issus de réunions hebdomadaires avec les référents sur les deux premiers mois du déploiement achevé. Ces réunions ont permis d’effectuer les derniers réglages, comme par exemple la réduction du nombre de bannettes sur certains profils.

En croisant les données d’historiques Maarch avec les déclaratifs d’heures, on obtient ici des données intéressantes sur la répartition entre le temps de préparation/numérisation du courrier (en bleu) et le temps de qualification (en orange).

En conclusion

Maarch a apporté son expertise de 15 ans de projets Courrier dans toutes sortes d’organisations, et a su conserver des équipes mobilisées malgré les perturbations liées au COVID.

Un projet réussi, c’est une volonté forte de la direction et une chefferie de projet engagée et compétente.

Ce ticket gagnant était présent sur le projet ARS Grand Est.

L’ARS Grand Est est suivie en maintenance évolutive sur une version standard et certifiée de Maarch Courrier. Une montée de version en 2301 est naturellement prévue en milieu d’année.

Le scanner Kodak i3400 avec les pages de séparation Maarch cartonnées.

Ecran d’accueil personnalisé de l’application Maarch Courrier

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Étude de cas • 18 octobre 2024

Tout savoir sur les statistiques Qualivilles

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Bienvenue à Joseph Akel

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Catégorie : Entreprise

Étiquette :

Date : 10 mai 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Jospeh Akel

Développeur Fullstack

Je m’appelle Joseph et j’ai rejoint Maarch le 2 mai 2023. Mon rôle principal au sein de Maarch est de gérer les évolutions et les correctifs de l’application Maarch Courrier.

Après ma reconversion professionnelle, ma dernière expérience en tant que Développeur Full Stack chez 5Team pour le client SFR m’a permis de développer des compétences techniques et relationnelles solides.

J’ai choisi de rejoindre Maarch parce que nous partageons les mêmes valeurs et que les projets proposés me permettront de renforcer mes connaissances et de progresser.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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La préfecture d’Île-de-France déploie Maarch Courrier

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La préfecture de la région d’Île-de-France, préfecture de Paris a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques au niveau régional pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social.

Administration essentielle de la vie régionale, elle emploie en propre quelques 500 agents et coordonne l’action des différents services de l’Etat et les directions régionales chargées de mettre en œuvre les politiques publiques à l’échelle francilienne. Placée sous la tutelle du Ministère de l’Intérieur, elle est dirigée par M. Marc GUILLAUME, Préfet de la région d’Île-de-France, préfet de Paris.

Modernisation de l’action publique

La préfecture de la région d’Île-de-France est particulièrement engagée dans la modernisation de l’action publique et la transformation numérique de ses services.

Au sein du Secrétariat Général aux Moyens Mutualisés, placé sous l’autorité de Mme Claire CHAUFFOUR-ROUILLARD, préfète, Secrétaire Générale aux Moyens Mutualisés, le Service de Modernisation de l’Etat participe à la modernisation de l’action publique et veille à la mise en œuvre de nombreux projets innovants.

Dès 2021, la préfecture d’Île-de-France a engagé une étude pour le déploiement d’une solution de dématérialisation des courriers et des parapheurs. Cette dématérialisation, engagée dans le contexte de la crise du COVID et la généralisation de nouveaux modes de travail, apparait comme un levier essentiel pour renforcer l’efficience opérationnelle de la préfecture et améliorer les conditions de travail des agents.

À l’issue d’une vaste étude prospective, la solution Maarch Courrier a été retenue.

Hébergée sur les serveurs du Ministère de l’Intérieur, elle présente toute les fonctionnalités requises aux missions des préfectures dans des conditions de sécurité optimales pour la confidentialité des données publiques.

Expérimenter et accompagner

Dès janvier 2022, une expérimentation visant à préparer le déploiement de la solution et l’accompagnement des agents, a été mise en œuvre. Elle concernait 4 services de la préfecture et près de 50 agents et a duré quatre mois.

À l’issue de cette expérimentation, les conclusions particulièrement probantes ont permis d’engager le déploiement opérationnel de la solution à l’ensemble du périmètre de la préfecture. Soucieuse d’accompagner les agents dans la prise en main de ce nouvel outil afin d’en tirer tous les bénéfices, l’équipe-projet a élaboré une stratégie de conduite du changement et a engagé dès septembre 2022 le déploiement progressif de cet outil à toute la préfecture.

L’accompagnement de la société Maarch, tout au long de l’expérimentation et du déploiement de l’application, a été particulièrement riche et adapté au contexte de la préfecture. 

À travers les formations dispensées, l’équipe-projet et les utilisateurs-métiers ont pu prendre en main de façon didactique l’application et organiser à leur tour la formation des autres agents impliqués tour à tour dans le projet. Les fonctionnalités de la solution, particulièrement adaptées aux enjeux du secteur public, ont  particulièrement séduit les agents mobilisés et se sont révélés comme un levier fort pour le déploiement de la solution.

Répondre aux enjeux du présent : limiter l’impact environnemental de la préfecture

La mise en place de la solution Maarch Courrier répond à plusieurs enjeux forts pour les organisations publiques.

Dans un contexte de diminution des volumes de courriers physiques et de diversification des sources de saisine des services publics, la mise en place d’une solution robuste de dématérialisation du courrier permet de centraliser les contacts extérieurs et de les distribuer, avec fiabilité et rapidité, au sein de l’organisation. Cette prise en compte de l’évolution des usages des citoyens concoure de manière significative au maintien de services publics au plus près des usagers.

D’autre part, la préfecture de la région d’Île-de-France, soucieuse de limiter son impact environnemental et engagée dans plusieurs projets de développement durable, a souhaité également mettre en place cette solution pour diminuer significativement sa consommation de papier et d’encre. 

Cette diminution de la documentation physique a été rendu possible par les garanties offertes par la solution pour accéder aux documents et garantir une circulation fiable au sein de la préfecture.

Maarch Courrier

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Étude de cas • 13 août 2025

Déploiement de Maarch Courrier au sein de la commune de Châtillon : Une transition réussie vers la dématérialisation des courriers

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Étude de cas • 17 mars 2025

Maarch Parapheur au sein de l’Académie de Lille

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Étude de cas • 28 novembre 2024

Maarch Courrier au sein d’Orléans Métropole

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Étude de cas • 18 octobre 2024

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Bienvenue à Jonathan Nohile

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Catégorie : Entreprise

Étiquette :

Date : 25 avril 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Jonathan Nohile

Chef de projet fonctionnel

Je m’appelle Jonathan et j’ai intégré Maarch le 3 avril 2023. Mon rôle principal chez Maarch est de superviser la gestion des projets fonctionnels pour nos solutions.

Mon expérience en tant que dirigeant d’une agence digitale m’a permis d’acquérir une compréhension approfondie des besoins des clients et des entreprises, ce qui me permettra de proposer des solutions efficaces et adaptées.

J’ai rejoint Maarch pour la diversité des projets et des clients, ainsi que pour ses équipes dynamiques qui favorisent la créativité, la collaboration et le partage de connaissances.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Entreprise • 29 juin 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Communiqué : acquisition de la société DIS

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Catégorie : Actualité

Étiquette :

Date : 15 mars 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Maarch, filiale du Groupe Xelians, accélère son développement avec l’acquisition de Document Image Solutions (DIS), éditeur et intégrateur de solutions de lecture et d’extraction automatisées de données.

Paris, le 15 mars 2023 – Bénéficiant depuis plusieurs années d’une croissance organique moyenne de 30% par an, Maarch (Groupe Xelians), éditeur de logiciels ouverts spécialisés dans la gestion documentaire accélère son développement en procédant à l’acquisition de la société Document Image Solutions (DIS), éditeur de solutions de lecture et d’extraction automatisés de données.

Cette acquisition complète l’offre des solutions Maarch, et permet au Groupe Xelians, acteur incontournable dans la transition numérique et la gestion des flux documentaires, d’internaliser les compétences clés de traitement automatisé des données contenues dans les documents.

“C’est avec un réel plaisir que nous accueillons Alain et son équipe. Nous nous connaissons depuis une dizaine d’années et avons travaillé dans une confiance et un respect mutuel qui voient ici leur consécration. Nous avions hâte de réaliser cette opération qui ouvre de belles perspectives et vient enrichir un écosystème unique sur le marché. Nous sommes aussi déterminés à exploiter le vivier de compétences de la région pour notre R&D. Enfin, je remercie Jacques Thibon et le groupe Xelians pour nous avoir accompagnés dans cette acquisition.”

Jean-Louis Ercolani | Directeur Général et fondateur de Maarch

Les technologies DIS au service de l’analyse de contenu viendront renforcer les solutions Maarch

Créée à Bidart (64) en 1998 par Alain du Boisdulier, Ingénieur ESME, Docteur Ingénieur Paris VI, la société DIS est spécialiste du traitement d’image et a développé des solutions robustes et performantes, à l’instar du robot SDP Mercure.

Depuis quelques années déjà, Maarch et DIS travaillaient main dans la main sur des projets nécessitant des opérations avancées de traitement d’image. Pour des grands comptes du secteur public et privé, les solutions technologiques de DIS – reconnaissance optique de caractère (OCR), compression avancée de fichiers, lecture automatique de documents (LAD), typage automatique (RAD) – ont enrichi les performances des solutions Maarch.

Au cours de ces collaborations, les produits DIS ont évolué pour mieux adhérer à l’architecture technique et à la philosophie Maarch, notamment à travers leur portage sur des environnements Linux, l’utilisation accrue de composants open source, ou la création d’interfaces web services.

La fusion des deux entités ouvre la voie à l’intégration native de l’analyse de contenus dans l’ensemble des solutions Maarch, et renforce la robustesse de ses solutions sur le marché de la gestion documentaire.

Cette acquisition de la propriété intellectuelle des solutions DIS constituait un prérequis indispensable à l’ouverture du code de ces solutions et témoigne de l’engagement de Maarch dans sa politique Open Source.

La reconnaissance de contenu ouvre de précieuses perspectives lorsqu’elle est intégrée dans un contexte d’usage de Gestion Electronique de Documents GED. L’intégration des solutions DIS à l’écosystème technologique du groupe augure ainsi d’innovations aussi significatives que la suggestion du typage et du routage automatique des documents ou la lecture automatique de leur contenu.

Les équipes DIS sont immédiatement opérationnelles sur les environnements Maarch et viennent renforcer les effectifs, tant sur son pôle R&D, que pour ses missions d’expertise, de conseil, et d’intégration.

“Nous nous réjouissons de ce rapprochement qui va permettre de valoriser les acquis et le savoir-faire de l’entreprise au travers des projets de Maarch et du Groupe Xelians. Les succès passés sur des dossiers menés en commun auprès de ministères et de collectivités et la vision d’avenir des produits en construction témoignent de cette belle ambition commune”

Alain du Boisdulier | Gérant-fondateur de DIS
Téléchargez le communiqué de presse

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Produit • 13 mars 2026

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Maarch au salon Documation

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Catégorie : Actualité

Étiquette : Évènement, Salon Documation, Ville de Paris

Date : 22 février 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Save the date !

Du 21 au 23 mars, venez nous rencontrer au salon Documation à Paris, sur le stand efutura !

Du 21 au 23 mars 2023 et en partenariat avec eFutura, association professionnelle pour la transition numérique, Maarch sera présent au salon Documation, le salon du management de l’information et des processus documentaires. Une occasion unique de découvrir nos produits et d’échanger avec nous de vos projets de transformation numérique pour 2023… ou tout simplement de venir nous rencontrer et de partager un café !

Nous animerons en particulier un atelier, mercredi 21 mars, à 17h00. Et serons à votre disposition pendant les trois jours sur le stand eFutura !

Le salon aura lieu à Paris, Porte de Versailles. Retrouvez toutes les informations sur le site du salon : https://www.documation.fr/

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Entreprise • 29 juin 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

Migrer de l’On-Premise au SaaS : quels bénéfices concrets pour votre organisation ?

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Emmanuel Dillard : Chief Product Owner

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Catégorie : Entreprise

Étiquette :

Date : 16 février 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

Table des matières

Introduction Quel est ton parcours et comment es-tu arrivé au poste de PO ? En quoi consiste ton rôle de PO ? Comment fonctionnes-tu avec tes équipes ? Combien êtes-vous dans les équipes Courrier ? Une nouvelle version vient de sortir ? Un nouveau produit pour 2023 ?

Après plusieurs années dans le monde de l’édition de logiciels et du delivery à grande échelle. Emmanuel Dillard est devenu Chief Product Owner chez Maarch. Il nous relate son parcours.

En 2019, Maarch a passé sa R&D en méthode agile. J’ai immédiatement adhéré à la démarche et j’ai pris le poste de « Chief product owner »

Emmanuel Dillard — Chief Product Owner

Quel est ton parcours et comment es-tu arrivé au poste de PO ?

Je suis Emmanuel Dillard 55 ans, Chief product owner chez Maarch depuis 2017.

Passionné d’informatique, maîtrise en droit des affaires en poche, j’ai eu l’opportunité de rejoindre, tout de suite après mes études, le monde de l’édition de logiciels.

Cette première expérience a été par la suite le fil conducteur de ma carrière dans les nouvelles technologies. Mon parcours m’a amené successivement à exercer les fonctions de développeur puis de manager technique sur des technologies émergentes (notamment Apple Newton), de responsable de support clients pour des opérateurs de télécommunications (startup et opérateurs historiques), de delivery manager pour des éditeurs de logiciels B2B.

J’ai rejoint Maarch en 2017 en tant que responsable Support et Maintenance. En 2019, Maarch a passé sa R&D en méthode agile en étant accompagné par un consultant spécialisé. J’ai immédiatement adhéré à la démarche et j’ai pris le poste de Chief product owner sur la suite Courrier (Courrier, Parapheur, Capture).

En quoi consiste ton rôle de PO ?

Le PO fait l’intermédiaire entre toutes les demandes liées à un produit et l’équipe de développement. Les canaux sont multiples : clients, support, intégrateurs, commerciaux, marketing, sans oublier les développeurs eux-mêmes !

Il faut orchestrer ces demandes en une feuille de route cohérente qui nécessite des arbitrages permanents : contraintes de délai, de pertinence, de faisabilité, de coût.

Je veille à ce que les demandes ne remettent pas en cause ni la cohérence, ni les fondamentaux du produit.

Comment fonctionnes-tu avec tes équipes ?

Déjà, on ne parle pas de « mes équipes », mais d’équipes autonomes qui comprennent les enjeux et s’alignent sur les objectifs recherchés.

Elles fonctionnent sur les principes de l’agilité, et plus particulièrement sur la méthode SCRUM adaptée à nos besoins. Le SCRUM s’articule autour de cérémonies qui permettent de structurer et de sécuriser la production de logiciels associée aux tests. 

Par exemple, Maarch Courrier est couvert à 80 % par des tests unitaires, exécutés automatiquement à chaque reversement (« merge »). Les tests fonctionnels sont réalisés par l’équipe, puis par tous les collaborateurs Maarch lors d’une sortie de version majeure.

Combien êtes-vous dans les équipes Courrier ?

Aujourd’hui, on parle de trois développeurs back-end, et un développeur front-end. En cette période de sortie de version majeure, l’équipe est renforcée sur trois mois de deux développeurs seniors back-end et front-end, pris sur une autre ligne produit.

Pour donner quelques chiffres, Maarch Courrier, c’est :

  • 20 129 commits
  • 44 contributeurs depuis septembre 2009
  • 609 451 lignes de code, principalement en PHP

Une nouvelle version vient de sortir ?

Absolument, elle est sortie il y a deux semaines la version 2301, il faut noter que Maarch Courrier a beaucoup évolué en intégration continue avec des mises à jour mensuelles intégrant de nouvelles fonctionnalités réclamées par nos clients.

La nouvelle version est encore davantage conçue pour supporter l’intégration continue.

Un nouveau produit pour 2023 ?

Oui, nous travaillons depuis 18 mois à quelque chose de neuf et vraiment innovant sur nos métiers. C’est un produit sur lequel travaillent une équipe de cinq développeurs, un PO (moi), et un Product Manager.

Au total, la R&D chez Maarch représente 16 personnes. Mais nous aurons l’occasion d’en reparler en 2023 pour la sortie officielle de ce nouveau produit.

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Nouvelle version majeure Maarch Courrier !

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Catégorie : Produit

Étiquette : Gestion Électronique de Courrier, Maarch Courrier

Date : 8 février 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Plus loin, plus vite ! La nouvelle version de Maarch Courrier est enfin disponible !

Embarquant les évolutions technologiques du moment et fidèle à la philosophie Open Source qui nous anime, cette nouvelle version est le fruit des retours et suggestions d’utilisateurs toujours plus nombreux, opérant eux-mêmes la solution ou bénéficiant des prestations d’hébergement Maarch via son offre SaaS.

Résultat de important d’effort d’investissement humain et technologique de nos équipes de R&D, cette nouvelle version embarque de nombreuses évolutions et améliorations favorisant le confort d’utilisation du logiciel phare de la gestion électronique des courriers (GEC).

Ainsi, vous pourrez notamment retrouver :

  • Support intégral PHP 8.1, pour répondre aux enjeux de sécurité informatique
  • Renforcement de la connectivité à FAST Parapheur, l’offre parapheur de notre partenaire du groupe Docaposte
  • Fonctionnalité de planification des absences, pour faciliter la communication entre les équipes.
  • Nombreuses améliorations de l’ergonomie (ajout de pièces-jointes depuis les écrans d’indexation, accès aux emails envoyés depuis les bannettes…), pour renforcer encore le confort d’utilisation de la solution.

et de nombreuses autres évolutions à retrouver sur la page de la communauté des Maarchiens !

Découvrir toutes les nouvelles fonctionnalités

En partenariat avec l’Addulact, nous vous donnons rendez-vous le 9 février 2023, de 10h00 à 12h00 pour découvrir cette nouvelle version lors d’un séminaire dédié ! Retrouvez ici toutes les informations pour accéder à cet événement.

En SaaS ou On Premice, accompagnés par nos experts techniques, nos chefs de projet et nos formateurs, n’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier d’une démonstration de cette solution !

Maarch Courrier

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Le 9 février, découvrez notre nouvelle version

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Catégorie : Actualité

Étiquette :

Date : 2 février 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Groupe de Travail Addulact le 9 février : venez découvrir notre nouvelle version !

Rendez-vous le 9 février de 10h à 12h en visioconférence pour un groupe de travail collaboratif

En partenariat avec ADULLACT et en exclusivité, nous vous proposons de découvrir la nouvelle version de notre solution de Gestion Electronique de Courriers Maarch Courrier.

Au cours de ce groupe de travail de 2 heures, vous découvrirez notamment :

  • La nouvelle version 2301 du logiciel
  • Les nouvelles fonctionnalités
  • Les composants de base et la sécurité

Pour participer à l’atelier, il vous suffit de vous inscrire avec le lien juste en dessous ! Venez nombreux !

Je m’inscris au groupe de travail ↗

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Bienvenue à Cynthia Apura

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Catégorie : Entreprise

Étiquette :

Date : 31 janvier 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Cynthia Apura

Technicienne support logiciel

Je m’appelle Cynthia et j’ai intégré Maarch le 4 janvier 2023. Je fais partie de l’équipe de support technique logiciel, où mon objectif principal est de garantir la satisfaction de nos clients en faisant le lien entre eux et nos équipes techniques.

Après cinq ans dans le secteur de la beauté, je me réoriente professionnellement vers l’informatique. Maarch me fournit toutes les ressources nécessaires pour réussir dans ce nouveau projet.

J’ai rejoint Maarch car nous partageons les mêmes valeurs, et je suis motivée par la possibilité de m’épanouir au sein d’une entreprise qui place l’accès au numérique pour tous au cœur de son action.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Entreprise • 29 juin 2026

IA chez Maarch : comment la R&D l’utilise au quotidien – Rencontre avec Nicolas Le Bozec

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Webinaire Fast : le cas d’usage de Caux Seine Agglomération

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Catégorie : Actualité

Étiquette :

Date : 18 janvier 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Jeudi 26 janvier, de 14h30 à 15h15, notre partenaire Fast organise un séminaire autour de la mise en place de la solution Maarch Courrier à Caux Seine Agglomération !

3 organisations sur 4 se disent handicapées par la lourdeur de la procédure du traitement de courrier (Archimag, 2020). C’est pourquoi, automatiser la gestion du courrier peut être synonyme de gains d’efficience et de qualité de service.

Avec l’arrivée du numérique et la multiplication des canaux de réception (papier, mail, formulaires…), la mise en place de solutions dématérialisées dédiées au traitement des courriers est devenue essentielle pour suivre les courriers, partager, avoir une vue d’ensemble de tous les éléments et pouvoir ainsi les réunir.

Dans les organismes publics, utiliser une solution de gestion de courrier électronique permet de mettre en œuvre un puissant process de traitement des demandes des usagers qui sont de plus en plus habitués aux échanges en ligne.

Pour mieux appréhender ces questions, FAST une marque de Docaposte, vous propose de découvrir la solution de Gestion de Courrier Fast-Courrier by Maarch à travers le retour d’expérience d’une collectivité.

Avec Sylvain SEVENO, Directeur Commercial FAST, Yannick BOUDET, Directeur Adjoint des SI – Caux Seine Agglomération et Francine DESROCHES, Chargée d’Affaires FAST, reviendront sur l’offre actuelle, le contexte qui a favorisé le recours de Caux Seine Agglomération à une GEC ainsi que le retour d’expérience de la collectivité.

Je m’inscris au Webinaire Fast ↗

Maarch Courrier

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Entreprise • 29 juin 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Bienvenue à Nathanaël Travier

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Catégorie : Entreprise

Étiquette :

Date : 11 janvier 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Nous sommes heureux de vous annoncer l’arrivée de M. Nathanaël TRAVIER au poste de responsable du pôle Delivery et Expertise ! Directeur de projet, il accompagnera nos clients dans leurs projets et assurera la coordination de notre équipe de chefs de projets. Bienvenue à lui !

Nathanaël Travier

Delivery Manager

Je m’appelle Nathanaël et j’ai intégré Maarch le 3 janvier 2023. Je suis responsable du pôle Delivery et Expertise, avec pour mission principale d’assurer la satisfaction de nos clients en coordonnant les interactions entre eux, nos chefs de projets sur le terrain, et nos équipes techniques.

Issu du secteur public, j’ai occupé divers postes, notamment au Ministère de la Culture et au Ministère de l’Intérieur. Dans mon précédent rôle, je pilotais des projets numériques innovants pour la préfecture d’Île-de-France, en étroite relation avec les enjeux de transformation numérique des organisations publiques.

J’ai rejoint Maarch parce que les projets et la manière dont ils sont menés correspondent parfaitement à mon engagement en faveur du service public. Je suis convaincu que des outils numériques performants, fiables et robustes peuvent grandement contribuer à l’épanouissement de la société.

N’hésitez pas à me contacter : nathanael.travier@maarch.org

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Entreprise • 29 juin 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Produit • 13 mars 2026

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Les vœux du directeur général

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Catégorie : Actualité

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Date : 4 janvier 2023

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Chers tous,

Une nouvelle année commence et je vous souhaite à tous qu’elle soit belle et lumineuse !

Nous sommes ensemble pour réussir, et nous n’y arriverons que mieux en prenant du plaisir et en nous réalisant, que nous soyons collègues, clients, fournisseurs ou partenaires.

En rétrospective, 2022 fut encore une belle année sur la planète Maarch avec une croissance de presque 25%, sur un marché de la dématérialisation qui affiche une progression moyenne de 5,3% par an, selon l’étude Xerfi. Cette progression fait suite à une croissance exceptionnelle de 66% en 2021 (à pondérer car nous avions souffert de la Covid en 2020).

Elle confirme la pertinence de nos produits, et plus encore du modèle d’affaire Open Source auquel j’ai toujours cru.

Par conséquent, nous démontrons notre agilité en adaptant nos process et notre organisation afin d’aborder 2023 comme il se doit :

  • Pôle R&D de 16 personnes
  • Pôle Intégration de 7 chefs de projet et un nouveau directeur de pôle
  • Pôle Infra/exploitation SaaS/support n1 de 12 personnes avec un nouveau manager

Au niveau produit, une nouvelle version Maarch Courrier verra le jour en janvier pour prendre le relais de la v21.03 qui a eu une longue vie, largement due au fait que nous passons en intégration continue. La future 23.01 intègre des modifications structurelles pour être encore plus maintenable en continu. Cette release acte aussi la montée en version des couches basses, avec par exemple la révision complète du code pour PHP8.

Autre fait notable : nous travaillons avec un cabinet de conseil spécialisé pour améliorer progressivement le ratio d’accessibilité RGAA.

Le SaaS Maarch Courrier hébergé sur l’infrastructure du groupe va aussi monter en puissance avec l’ajout de services inclus dans l’abonnement. Très bientôt les clients SaaS bénéficieront des statistiques analytiques, ainsi que des fonctions de traitement d’image OCR/LAD.

Le groupe Xelians et Maarch investissent massivement dans leur infrastucture SaaS redondée et 100% française affichant les certifications HDS et ISO-27001. Un DPO dédié garantit le respect du RGPD, tandis de notre équipe SSI Infra veille à la sécurité du système.

Enfin, nous travaillons depuis plusieurs mois sur un nouveau produit dont nous espérons la sortie au plus tôt cette année. C’est un gros investissement, qui je l’espère sera vu comme une synthèse de la couverture fonctionnelle demandée sur les projets modernes.

Merci aux équipes de Maarch pour ce travail exceptionnel et cette motivation sans faille.

Merci aux partenaires et fournisseurs pour nous accompagner aussi fidèlement dans ce parcours. Et enfin, merci à vous Clients qui nous faites confiance et sans qui nous ne serions pas là.

J’aime les débuts d’année car ils sont pleins de promesses. Une fois encore, je vous renouvelle tous mes voeux, et faisons de 2023 une année riche de bonheur et de réussite !

Librement,

Jean-Louis Ercolani

— Directeur général et fondateur

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Certification renouvelée pour Maarch RM !

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Catégorie : Produit

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Date : 12 septembre 2022

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Le 24 Août 2022 , Infocert a évalué la continuité de notre engagement de service au regard des normes régissant nos activités.

Il est confirmé que Maarch RM, déjà certifié NF203, continue de s’inscrire en grande partie dans une démarche de bonnes pratiques et que la qualité de service est garantie par la participation de tous.

Résultats de l’audit, un renouvellement de notre certification NF203 par Infocert pour la troisième fois consécutive.

Cette certification représente pour nous un gage de qualité, de sécurité et de confiance.

Le constat est que nous nous efforçons chaque jour d’apporter le plus grand sérieux et la meilleure qualité de service et de prestations à tous nos publics (collectivités, Ministères, partenaires, entreprise, etc.).

Maarch RM

Un système d’archivage électronique (SAE) qui permet de stocker, rechercher et consulter vos ressources numériques en toute conformité

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Produit • 13 mars 2026

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Projet Maarch RM CD65 Lancé !

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Catégorie : Produit

Étiquette :

Date : 8 septembre 2022

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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En mars 2022, le CD65 choisissait Maarch RM comme SAE pour équiper leurs services.

Aujourd’hui, nous avons le plaisir de vous annoncer la finalisation de la phase 1 du projet.

Encore un grand bravo à Cyril Vazquez Responsable R&D Maarch, ainsi que l’ensemble des équipes qui ont participé au projet.

D’ailleurs, nous avons un témoignages de la Direction des Archives et des patrimoines et la Direction du numérique dans une lettre parue en Août sur C@pasule.

Maarch RM

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Entreprise • 29 juin 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Maarch RM 2.8 : nouvelle version disponible !

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Catégorie : Produit

Étiquette :

Date : 21 juillet 2021

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Table des matières

Introduction Extraction, Indexation et recherche fulltext Constructeur de requête Collection de favoris Durée de conservation et dossiers actifs Besoin d’en connaître Modification du service producteur Recherche de documents numériques Modification des métadonnées SEDA 2 Connecteur de reprise API T@ct

Maarch annonce la publication de la version majeure 2.8 de son logiciel de Système d’Archivage Électronique Maarch RM

Cette toute nouvelle version apporte son lot de nouvelles fonctionnalités pour aller toujours plus loin dans la gestion de vos archives et documents engageants.

Extraction, Indexation et recherche fulltext

De nouvelles fonctions permettent l’indexation du texte des documents numériques conservés et leur recherche via la barre de recherche.

Un nouveau type de composant permet d’intégrer des moteurs d’extraction du texte depuis les documents numériques. Par exemple, le logiciel Apache Tika peut traiter les documents à contenu balisé, bureautiques et PDF, le moteur OCR Tesseract peut reconnaître le texte présent dans des images.

Maarch RM intègre le texte extrait lors du versement ou durant la conservation aux métadonnées indexées et permet aux utilisateurs de rechercher simplement les documents sur l’intégralité des termes.

Constructeur de requête

L’écran de registre permet à l’utilisateur de construire des requêtes en utilisant les métadonnées des profils d’archives. Chaque métadonnée peut être ajoutée et testée sur une égalité ou une plage en fonction de son type; si une même métadonnée est ajoutée plusieurs fois, le moteur considère que l’un des tests doit être vérifié (OU).

Collection de favoris

Les collections sont des ensembles arbitraires d’unités d’archive, alimentés par l’utilisateur et qui permettent de simplifier les actions de gestion.

L’écran de gestion propose aux gestionnaires de marquer les unités d’archive de la liste de résultats afin de les regrouper dans une collection de favoris. Un nouvel écran permet d’afficher ses favoris et de procéder aux opérations de gestion telles que les demandes de communication, l’élimination ou la modification des règles de gestion par exemple.

Durée de conservation et dossiers actifs

Il est désormais possible de prolonger la durée de conservation des dossiers lorsqu’ils sont encore alimentés.

L’administrateur peut désormais définir, pour les profils d’archive de type « dossier », que la date de départ pour le calcul de l’échéance de la durée de conservation des unités d’archives correspondantes doit être mise à jour à chaque versement d’une pièce dans le dossier.

Personnalisation des notifications

Le service d’enregistrement des événements inclut un tout nouveau système de notifications par e-mail.

Il est désormais possible de déterminer dynamiquement la liste des destinataires de chacune des notifications: producteur, gestionnaire, administrateur, pour un agent ou un service.

De plus, les messages envoyés utilisent des modèles de notifications au format texte ou html incluant des informations variables issues de l’événement, des objets impactés ou des agents en relation avec l’événement.

Besoin d’en connaître

Derrière cette expression consacrée se cache la capacité à découvrir l’existence des unités d’archives par les utilisateurs même s’ils n’y ont pas accès en consultation, afin qu’ils puissent réaliser une demande de communication.

L’administrateur peut désormais définir pour les profils d’archive ceux qui autorisent l’affichage des archives correspondantes dans les résultats de recherche, indépendamment des droits d’accès des utilisateurs ou de leur communicabilité, permettant ainsi à ces derniers d’avoir connaissance de l’existence d’un dossier ou d’une pièce, et le cas échéant de demander un accès.

Modification du service producteur

Il est désormais possible aux gestionnaires d’archive de modifier l’identification du service producteur des unités d’archives après leur versement, afin de mieux suivre l’évolution de l’organisation de l’activité dans le temps.

Recherche de documents numériques

L’API intègre un nouveau service qui permet de rechercher directement les documents numériques par des critères techniques tels que le nom de fichier, le format ou la taille.

La recherche ne déroge pas aux règles d’accès à l’information dans la mesure où seules les métadonnées techniques sont accessibles et les droits d’accès aux contenus sont garantis par les fonctions de consultations, qui restent inchangées.

Modification des métadonnées SEDA 2

Un nouveau formulaire permet aux gestionnaires de modifier les métadonnées des unités d’archives ayant été versées par des paquets au format SEDA 2, à l’instar de celui qui permet les modifications en SEDA 1.0. L’objectif est de contraindre le modèle à celui qui sera accepté pour l’ensemble des ressorties : communication, transfert sortant, restitution.

Connecteur de reprise API T@ct

Un nouveau connecteur permet la réception des paquets restitués depuis la plateforme T@ct de API.

Ces paquets comportent des messages de restitution au standard SEDA 0.2, utilisant les référentiels de l’opérateur qui ne sont pas ceux du SAE cible, et comportant un ensemble de non-conformités par rapport aux pré-requis de Maarch RM.

Le connecteur permet notamment de convertir ce message en bordereau de transfert SEDA 2.1 valide et de transformer les valeurs de référence de la plateforme source en valeurs des référentiels internes.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Article • 26 mars 2026

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Archivage : Maarch accompagne DocuTech au Burundi

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Catégorie : Partenariat

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Date : 16 juillet 2021

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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DocuTech et Maarch inaugurent ensemble le premier site d’exploitation des archives au Burundi

Partenaires depuis 4 ans, Maarch et les sociétés membres de Soft Center Group se retrouvent à Bujumbura pour l’inauguration du premier site d’archivage et de numérisation au Burundi, ainsi que pour lancer la nouvelle entité du groupe créée spécifiquement pour l’exploitation de ce site et l’intégration des solutions Maarch : DocuTech.

L’ambition première de DocuTech est de doter le Burundi de moyens de conservation et de sécurisation des archives à forte valeur, à destination des entreprises et administrations du pays. Ce site hautement sécurisé avec contrôle d’accès et vidéosurveillance garantit aux clients de DocuTech une conservation dans les règles de l’art du métier.

En effet, DocuTech applique pour son site toutes les normes et recommandations internationales en vigueur.

Toujours visionnaire et activiste, DocuTech accompagne ses clients dans leur transformation digitale en intégrant dans le site une cellule de numérisation et d’archivage électronique.

Monsieur Nicodème NYANDWI, Responsable des Archives Nationales a présenté les concepts fondamentaux de l’archivage, et a exposé l’état de l’archivage dans le pays.

C’est dans ce contexte que Maarch a fourni un accompagnement technique et méthodologique aux équipes de DocuTech, puisque le site est outillé par des logiciels Maarch. Notons que ces derniers ont été adaptés au contexte burundais en équipe intégrée entre ingénieurs Maarch et DocuTech.

Le gouvernement ayant émis de fortes recommandations pour que les outils informatiques du pays soient maîtrisés en interne, les solutions libres et Open Source Maarch se destinent naturellement à une forte adoption au Burundi.

Les ingénieurs DocuTech ont acquis une grande expérience sur les produits en 4 ans de partenariat avec Maarch, et sont intégrés dans la communauté de développeurs.

Lors du séminaire du 14 juillet 2021, auquel étaient conviés de nombreux responsables archivistes, informatiques, et représentants de différentes institutions du Burundi, DocuTech a présenté ses activités et a animé la conférence.

Monsieur Jean-Louis ERCOLANI, Directeur Général de Maarch et membre du comité de direction du groupe Xelians dont fait partie Maarch, a réalisé un exposé sur l’importance accordée à la conservation et à l’exploitation des archives en Europe. Le groupe Xelians est le 1er acteur français dans le domaine.

Après une session animée de remerciements et de questions/réponses démontrant l’intérêt des participants pour le sujet, l’assemblée s’est dirigée vers le site d’exploitation avenue du Large pour la coupure du ruban par le Président Directeur Général de Soft Center Group, Monsieur Désiré NSHIMIRIMANA et la Directrice Générale de DocuTech, Madame Annonciata NDIHOKUBWAYO.

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Vidéo nouvelles versions : les fonctionnalités majeures !

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Catégorie : Produit

Étiquette :

Date : 23 avril 2021

Laurence Barney

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Personnaliser la page d’accueil, importer des courriels Outlook, signer avec un dispositif RGS**

Dans le cadre de l’agilité, revivez avec nous la revue des nouvelles fonctionnalités du 20 avril 2021 avec au programme :

  • Page d’accueil utilisateur avec tuiles paramétrables
  • Insertion de courriels depuis Microsoft Outlook 365
  • Maarch Courrier : créer un processus de signature électronique
  • Viser, signer avec Maarch Parapheur (RGS**)
  • Initier un processus depuis Maarch Parapheur
  • Faisceau de preuves et documents signés
  • Administrer les modes de signature électronique

Les fonctionnalités présentées sont implémentées dans les versions 21.03 de Maarch Courrier et de Maarch Parapheur (Disponibles au téléchargement)

Certains paramétrages ne sont disponibles qu’en version Maarch Parapheur Pro (Modes de signatures RGS**, Cachet organisation, Horodotage)

Regarder sur Youtube ↗

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Maarch Courrier : nouvelle version majeure !

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Catégorie : Produit

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Date : 31 mars 2021

Laurence Barney

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Maarch annonce la publication de la version 21.03 de son logiciel de Gestion Electronique du Courrier « Maarch Courrier »

Cette version majeure vient confirmer les orientations du logiciel entamées depuis la 20.03 et plébiscitées par les clients, à savoir une technologie sans concession au service d’une productivité accrue et d’une prise en main toujours plus facile.

Les efforts ont porté plus particulièrement sur :

  • La connectivité aux environnements de production clients (Microsoft Azure, Microsoft Outlook)
  • L’appropriation par l’utilisateur de son espace de travail (tableau de bord personnalisable)
  • La productivité au travers notamment des fonctionnalités étendues d’envois postaux dématérialisés (Lettre recommandée en ligne)
  • L’intégration poussée avec Maarch Parapheur (logiciel de Gestion des processus de signature électronique)

Efforts de Recherche et Développement

  • 20.10 -> 21.03 : ~ 125 jours-hommes

Contributeurs fonctionnels et financiers

  • Services du Premier Ministre (SPM – France)
  • Département du Loiret (45 – France)
  • Communauté urbaine Grand Paris Seine et Oise (GPSEO – France)
  • Orléans Métropole (France)
  • Agence Française de Développement (AFD, France)
  • Ville de Vincennes (Val de Marne – France)

Coup d’œil sur les évolutions principales

Nouvelle page d’accueil personnalisable

Importer un courriel et ses pièces jointes depuis Microsoft Outlook

Intégration Maarch Parapheur : modes de signature électronique, pré-positionnement des signatures, suivi du processus en temps réel

Pour en savoir plus :

Consulter les notes de version dans leur intégralité ↗ Accéder au guide de visite ↗

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Entreprise • 29 juin 2026

IA chez Maarch : comment la R&D l’utilise au quotidien – Rencontre avec Nicolas Le Bozec

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Actualité Article • 24 avril 2026

Migrer de l’On-Premise au SaaS : quels bénéfices concrets pour votre organisation ?

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Maarch Parapheur : nouvelle version majeure !

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Catégorie : Produit

Étiquette :

Date : 31 mars 2021

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Maarch annonce la publication de la version 21.03 de son logiciel de Gestion des processus de signature électronique « Maarch Parapheur »

Le logiciel décliné en version open source et en version sous licence (PRO) s’enrichit de fonctionnalités majeures attendues par les clients ainsi que d’une ergonomie revue pour une prise en main intuitive et naturelle, tant sur tablette que sur PC.

Les efforts ont porté plus particulièrement sur :

  • Les modes de signature électronique supportés (Carte à puce, clés RGS**)
  • Son utilisation autonome (création et administration des processus)
  • La sécurisation par la connectivité aux tiers de confiance (Cachet et horodatage)
  • L’intégration poussée avec Maarch Courrier (logiciel de Gestion électronique des courriers)

Les fonctionnalités présentées sont implémentées dans les versions 21.03 de Maarch Courrier et de Maarch Parapheur (Disponibles au téléchargement)

Efforts de Recherche et Développement

  • 20 03 / 21.03 : ~ 110 jours-hommes

Contributeurs fonctionnels et financiers

  • Commissariat à l’énergie atomique (CEA – France)
  • Département du Loiret (45 – France)

Coup d’œil sur les évolutions principales

Initier un processus, pré-positionner les signatures, paramétrer un circuit

Nouveaux modes de signature électronique :

  • Signatures au moyen d’un dispositif RGS** (version PRO)
  • Signatures au moyen d’une carte à puce (version PRO)
  • Cachet organisation (version PRO)
  • Option d’horodatage des signatures (version PRO)

Administration des processus : interrompre, télécharger, être notifié

Pour en savoir plus :

Consulter les notes de version dans leur intégralité ↗ Accéder au guide de visite ↗

Maarch Courrier

Passez au niveau supérieur en matière de gestion électronique de courrier, grâce à des contrôles avancés de vos données et une interface intuitive.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Entreprise • 29 juin 2026

IA chez Maarch : comment la R&D l’utilise au quotidien – Rencontre avec Nicolas Le Bozec

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Actualité Article • 24 avril 2026

Migrer de l’On-Premise au SaaS : quels bénéfices concrets pour votre organisation ?

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Maarch RM : le composant coffre-fort numérique renouvelle sa certification

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Catégorie : Actualité

Étiquette :

Date : 16 mars 2021

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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La certification à la marque NF203 (Coffre-Fort Numérique) de Maarch RM  renouvelée !

La certification à la marque NF203 (Coffre-Fort Numérique) pour le produit Maarch RM 2.7 utilisé avec l’extension DigitalSafe 2.6.2 a été renouvelée !

Pour rappel, cette extension permet d’utiliser Maarch RM comme un coffre-fort numérique et avait été certifiée en février 2020.

Un Coffre-Fort Numérique est un outil de stockage, de sauvegarde et de conservation de documents numériques à valeur probatoire.

Ce renouvellement démontre que nous avons su maintenir la conformité des fonctionnalités du logiciel par rapport aux exigences la norme NF Z42-020, mais également celle de nos processus qualité (liés à la production et la maintenance du produit) au regard du référentiel ISO 25010 -Exigences de qualité et évaluation des systèmes et du logiciel (SquaRE), tout en les faisant évoluer.

Norme NF Z42-020 et marque NF 203

La norme NF Z42-020 et la marque NF 203 l’accompagnant exigent notamment qu’un Composant de Coffre-Fort Numérique (CCFN) ait les fonctionnalités suivantes :

  • Huit fonctions relatives aux objets numériques (déposer, lire, détruire, lire les métadonnées techniques, contrôler, lire journal, lister, compter)
  • Des niveaux de sécurité comportant trois types d’utilisateurs (Administrateur Général, Administrateur Fonctionnel, Simple Utilisateur)
  • Un principe de conteneurs contenant des objets-numériques, qui eux-mêmes peuvent contenir un ou plusieurs objets-données.

En plus de ces exigences produit, sont comprises des exigences qualité qui certifient les conditions dans lesquelles le produit est fourni, maintenu, développé, distribué, documenté.

Evaluées sur six caractéristiques (capacité fonctionnelle, fiabilité, utilisabilité, rendement & efficacité, maintenabilité, portabilité), ces dernières démontrent en plus le respect des exigences de la norme NF ISO/CEI 25051, dite SQuaRE (Software Quality Requirements and Evaluation – exigences et évaluation de la qualité du logiciel).

Maarch confirme ainsi sa maturité logicielle et sa capacité à fournir des outils de qualité, adaptés aux besoins clients et respectueux des exigences & contraintes de ses domaines d’expertise.

Accéder à la démonstration Maarch RM ↗

Maarch RM

Un système d’archivage électronique (SAE) qui permet de stocker, rechercher et consulter vos ressources numériques en toute conformité.

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

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Découvrir l’interaction entre Maarch Courrier et Maarch Parapheur

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Catégorie : Produit

Étiquette :

Date : 11 février 2021

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Vidéo : bientôt les nouvelles versions !

Dans le cadre de l’agilité, revivez avec nous la revue des nouvelles fonctionnalités du 26 janvier 2021 avec au programme :

  • Initier un publipostage sur Maarch Courrier
  • Administrer les types de pièces jointes
  • Initier un processus de signature Maarch
  • Parapheur depuis Maarch Courrier
  • Viser / signer un publipostage en masse sur Maarch Parapheur
  • Visualiser les processus de signature en cours sur
  • Maarch Courrier – Signer sur Maarch Parapheur : date et pré positionnement
  • Historique des évènements sur Maarch Parapheur
  • Initier un processus de signature depuis Maarch Parapheur
  • Circuit Maarch Parapheur : rôles et modes de signature
  • Administration des processus sur Maarch Parapheur
  • Fin des processus sur Maarch Parapheur : documents et faisceaux de preuves

Les fonctionnalités présentées sont intégrées à la feuille de route de la version 21.03 de Maarch Courrier et de Maarch Parapheur (mars 2021).

Regarder sur YouTube ↗

Maarch Courrier

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Maarch RM 2.7 est enfin disponible !

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Catégorie : Actualité

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Date : 24 décembre 2020

Laurence Barney

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Maarch annonce la publication de la version majeure 2.7 de son logiciel de Système d’Archivage Électronique Maarch RM

Cette version 2.7 apporte son lot de nouvelles fonctionnalités, dont certaines très attendues par nos utilisateurs de la sphère publique.

Contributeurs

  • Ville de Vincennes
  • Ville et Communauté d’Agglomération d’Annemasse
  • Autorité de la Concurrence
  • Ededoc

Nouvelles fonctionnalités

  • Toutes transactions d’échange en SEDA 2.1
  • Connecteurs de versement
  • Cotation automatique des archives
  • Rapports et statistiques
  • Connecteur P@stell
  • Export de dossiers
Consulter le changelog complet de la version 2.7 de Maarch RM ↗

Maarch RM

Un système d’archivage électronique (SAE) qui permet de stocker, rechercher et consulter vos ressources numériques en toute conformité

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

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FAST et Maarch : deux expertises pour un partenariat

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Catégorie : Partenariat

Étiquette :

Date : 18 décembre 2020

Laurence Barney

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FAST, spécialiste de la dématérialisation, et Maarch, éditeur de solutions de Gestion Électronique de Courrier, annoncent la signature d’un accord de partenariat

Cette version 2.7 apporte son lot de nouvelles fonctionnalités, dont certaines très attendues par nos utilisateurs de la sphère publique.

Fast, marque de Docaposte, et Maarch, société du groupe Xelians, ont décidé d’unir leurs expertises dans le domaine de la gestion documentaire avec la conclusion d’un accord de partenariat pour proposer aux acteurs publics une solution de Gestion Électronique de Courrier (GEC) robuste et éprouvée.

« Fast, marque de Docaposte, a choisi de s’associer avec Maarch pour être en capacité d’offrir à ses 6000 clients de la sphère publique une solution de gestion de courrier en mode Saas à l’état de l’art fonctionnel et technique. Évolutive, la solution de Maarch pourra être enrichie des solutions logicielles et services de confiance complémentaires de Docaposte, filiale numérique du Groupe La Poste et Tiers de confiance : gestion documentaire, archivage à vocation probatoire… »

Lire le communiqué dans son intégralité Tout savoir sur la gestion électronique du courrier dans le secteur public ↗

Nos partenaires

En tant qu’éditeur de solutions libres, notre priorité est d’assurer l’excellence de nos collaborations, c’est pourquoi nous recherchons continuellement des partenaires Maarch de haute qualité.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Entreprise • 29 juin 2026

IA chez Maarch : comment la R&D l’utilise au quotidien – Rencontre avec Nicolas Le Bozec

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Actualité Article • 24 avril 2026

Migrer de l’On-Premise au SaaS : quels bénéfices concrets pour votre organisation ?

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Maarch Courrier à l’INPI : généralisation du déploiement et gestion des recommandés

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L’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), participe activement à l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques dans le domaine de la propriété intellectuelle, de soutien à l’innovation et à la compétitivité des entreprises et dans la lutte anti-contrefaçon.

L’INPI est un établissement public à caractère administratif, placé sous la tutelle du ministère français de l’Économie, de l’Industrie et du Numérique.

Les équipes de l’INPI représentées par plus de 740 agents sont réparties sur une vingtaine de sites en grande majorité en France.

Leurs principales missions sont de :

  • Délivrer les titres de propriété industrielle, brevets, marques et dessins modèles ;
  • Accueillir et accompagner les déposants ;
  • Informer sur la propriété industrielle ;
  • Adapter le droit de la propriété industrielle et renforcer l’influence de la France ;
  • Lutter contre la contrefaçon.

Généraliser la gestion électronique du courrier dans les services

L’INPI utilise Maarch Courrier depuis 2013 pour assurer la traçabilité des enveloppes et plis reçus au siège de Courbevoie afin de les distribuer dans les services ou sites concernés.

Près d’un million de courriers ont été saisis depuis le début du projet intitulé SAFE.

Il s’agit aujourd’hui de diffuser les courriers numérisés dans tous les services afin que les agents puissent les traiter.

L’INPI a également émis le souhait de moderniser son application de gestion des recommandés et ainsi d’intégrer ses fonctionnalités dans SAFE.

Montée de version et module de gestion des bordereaux : la réponse de Maarch

Pour répondre à ces demandes, nous avons proposé à l’INPI de migrer leur application vers la version Maarch Courrier 20.03 et d’y implémenter la gestion de recommandés.

Nous avons profité donc de cette montée de version pour porter le spécifique de traçabilité des enveloppes / plis vers cette version et d’ajouter au standard de Maarch Courrier une gestion complète d’édition des recommandés, compatible avec les standards de La Poste.

L’INPI peut donc depuis Maarch Courrier, éditer ses bordereaux de recommandés, les imprimer et les gérer jusqu’à leur émission et leur distribution.

Cette nouvelle brique ajoutée à Maarch Courrier en fait d’autant plus l’outil de gestion électronique le plus complet du marché !

Outil stratégique de la transition numérique

L’INPI compte faire évoluer l’application SAFE en intégrant de nouvelles fonctionnalités en fonction des remontées de besoin des utilisateurs et en bénéficiant des nouvelles fonctionnalités proposées par les différentes montées de version.

L’outil Maarch Courrier a un rôle important dans la dématérialisation des process de l’INPI. Le projet SAFE déployé depuis 2013 est un outil stratégique pour le centre de traitement des courriers de l’INPI, son évolution et son déploiement à l’ensemble des agents, va leur permettre de les accompagner dans la transition numérique de leurs activités.

Témoignage

« L’équipe Maarch dédiée au projet INPI fait preuve d’un professionnalisme, d’un accompagnement, d’une écoute et de conseils avisés dans l’utilisation et la mise en place des besoins spécifiques INPI de la solution Maarch Courrier.

L’intégration des fonctionnalités de gestion des recommandés dans SAFE en est une preuve et permettra aux utilisateurs de centraliser les besoins dans une seule application.

L’équipe est également d’une grande disponibilité pour la réalisation de formation et accompagner l’INPI dans sa conduite du changement. »

— Jean-François Belleau

Chef de projet MOE Informatique

Institut National de la Propriété Industrielle

En savoir plus sur l’INPI ?

Maarch Courrier

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Étude de cas • 13 août 2025

Déploiement de Maarch Courrier au sein de la commune de Châtillon : Une transition réussie vers la dématérialisation des courriers

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Étude de cas • 17 mars 2025

Maarch Parapheur au sein de l’Académie de Lille

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Étude de cas • 28 novembre 2024

Maarch Courrier au sein d’Orléans Métropole

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Étude de cas • 18 octobre 2024

Tout savoir sur les statistiques Qualivilles

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Tout savoir sur la Gestion Électronique du Courrier dans le secteur public

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Catégorie : Actualité

Étiquette :

Date : 24 novembre 2020

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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FAST (Docaposte) et Maarch vous proposent au téléchargement leur livre blanc sur la gestion Électronique du Courrier dans le secteur public

Un livre blanc co-signé Docaposte et Maarch

De la gestion papier à la gestion électronique :

Découvrez pourquoi déployer une GEC et quelles sont les différences entre une GED et une GEC.

Les fonctionnalités attendues d’un logiciel de GEC :

Explorez les différentes étapes du traitement du courrier, les circuits de courrier, la gestion de l’expédition ainsi que la phase d’archivage.

La méthodologie d’une GEC :

Du conseil de l’implémentation à l’accompagnement au changement, la GEC permet le respect du RGPD.

Accéder au formulaire de téléchargement du livre blanc ↗

Maarch RM

Un système d’archivage électronique (SAE) qui permet de stocker, rechercher et consulter vos ressources numériques en toute conformité

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Entreprise • 29 juin 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Produit • 13 mars 2026

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Nouvelle Version ! Maarch Courrier 20.10

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Catégorie : Produit

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Date : 10 novembre 2020

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Maarch annonce la publication de la version majeure 20.10 de son logiciel de gestion électronique du courrier Maarch Courrier

Cette nouvelle version s’inscrit dans la continuité de ce qui a été entrepris avec la version 20.03, en y ajoutant de nombreuses fonctionnalités demandées par nos clients.

Maarch Courrier 20.10 est aussi la première version dont le code est réécrit à 100 % sur la nouvelle architecture de développement (Angular / API Restfull).

Ces nouvelles fonctionnalités ont pour objectifs de vous proposer un logiciel encore plus performant, au plus proche de l’état de l’art, adapté aux besoins exigeants des organisations et facilitant la prise en main par ses utilisateurs toujours plus nombreux.

Efforts de Recherche et Développement

20.03 -> 20.10 : ~ 210 jours-hommes

Contributeurs fonctionnels et financiers

  • Ministère de l’intérieur (France)
  • Agence Française de Développement (AFD, France)
  • Institut National de la Propriété Industrielle (INPI, France)
  • Services du Premier Ministre (Gouvernement, France)
  • Conseil Départemental des Yvelines (78 – Yvelines – France)
  • Ville de Thionville (57 – Moselle – France)
  • Ville de Vincennes (94 – Val de Marne – France)

À la une

  • Nouvelle recherche avancée à facettes
  • Versement SAE : Durée d’Utilité Courante, bordereaux SEDA 2.1
  • Gestion de bordereaux de recommandés
  • Exportation et importation d’utilisateurs et de contacts
Consulter le changelog complet de la version 20.10 de Maarch Courrier ↗

Maarch Courrier

Passez au niveau supérieur en matière de gestion électronique de courrier, grâce à des contrôles avancés de vos données et une interface intuitive.

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Fusion intercommunale et mutualisation : comment Thionville Fensch Agglomération a-t-elle réussi à unifier ses outils numériques sans bousculer le quotidien de ses agents ?

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Entreprise • 29 juin 2026

IA chez Maarch : comment la R&D l’utilise au quotidien – Rencontre avec Nicolas Le Bozec

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Actualité Article • 24 avril 2026

Migrer de l’On-Premise au SaaS : quels bénéfices concrets pour votre organisation ?

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Article • 26 mars 2026

Le Traitement Intelligent des Documents (IDP) pour révolutionner la gestion de l’information

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Produit • 13 mars 2026

Maarch Digital Flow : La nouvelle version 4.0 est pensée pour offrir une expérience plus fluide, plus productive et résolument centrée utilisateur

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Coffreo déploie Maarch RM Digital Safe, le Composant Coffre-Fort Numérique certifié NF

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Coffreo est une entreprise dont l’activité principale consiste à numériser l’ensemble des documents échangés entre les intérimaires, les agences d’intérim et les entreprises utilisatrices (bulletins de paie, contrats de travail et autres documents).

Chaque trimestre, 2 500 agences et entreprises d’emplois flexibles confient à Coffreo le traitement de 2 100 000 missions. Leur application est utilisée quotidiennement par 500 000 employés, délégués dans des dizaines de milliers d’entreprises dont 15 000 connectées à leurs services.

Coffreo rend le processus d’embauche simple, engageant, conforme et facilement répétable, et se situe dans une position unique pour aider ses clients à tirer profit de leurs données, et les travailleurs flexibles de leurs expériences successives.

Les solutions de dématérialisation de Coffreo intègrent notamment un coffre-fort numérique, qui, avec une forte volumétrie et de nombreux accès (1 500 000 travailleurs et professionnels de l’emploi flexible inscrits), lui permet de se positionner comme un acteur majeur de l’emploi flexible.

Modernisation, standardisation : le choix de l’Open Source

Afin d’assurer les services de stockage sécurisé et d’espace de consultation pour les bulletins et autres documents, Coffreo dispose d’une solution de coffre-fort numérique.

Le choix de Maarch RM s’inscrit dans une démarche de modernisation et de standardisation, en se rapprochant des valeurs du monde de l’Open Source et du logiciel libre.

Coffreo ayant fait du coffre-fort son métier, l’un des objectifs majeurs de ce projet était l’obtention de la certification à la marque NF 203, assurant le respect à la norme de Composant de Coffre-Fort Numérique (CCFN) NF Z 42-020. Cette certification étant d’ordre logiciel (contrairement à d’autres normes du domaine de la gestion documentaire, comme la NF Z 42-013), le contenu du projet a pris en compte l’intégralité des efforts visant à la mise en conformité de Maarch RM.

Ainsi, en tant que premier partenaire et sponsor de l’intégration de Maarch RM comme CCFN, Coffreo, grâce à ses équipes pointues & réactives, a su questionner les propositions, exprimer ses besoins et ceux du domaine, valider les développements ou encore challenger les choix d’implémentation.

Maarch RM Digital Safe : la réponse de Maarch

Le projet, lancé à l’été 2019, a démarré par le déploiement d’une plateforme Maarch RM.

Cette première étape a permis d’analyser rapidement l’écart existant, d’une part avec le coffre historique de Coffreo, et d’autre part avec les exigences et besoins technico-fonctionnels induits par l’objectif de certification CCFN.

La collaboration entre Coffreo & Maarch a fait émerger de nombreuses évolutions, toutes disponibles au sein d’une nouvelle extension, Maarch RM Digital Safe, mais a également donné l’opportunité d’étoffer fonctionnellement le socle d’archivage et l’extension Archives Publiques par des niveaux de sécurité avancés, une meilleure gestion des dépôts volumineux, ou des ajustements d’interfaces et de formulaires directement liés aux usages CCFN.

En sus de ces développements, l’objectif de certification a été atteint en mars 2020, apposant la marque NF 203 et NF ISO/CEI 25051 (SQuaRE) au logiciel Maarch RM. Ainsi, sur ce projet d’une cinquantaine de jours, plus de la moitié a été dédiée à la certification NF 203.

Plus de 100 millions de documents

Coffreo compte désormais sur la scalabilité de Maarch RM pour dépasser les 100 millions de documents stockés, d’ici la fin 2020.

Pour Maarch, il s’agit désormais de maintenir ce produit certifié à la marque NF 203 et d’engager une démarche d’amélioration continue sur la qualité et la sécurité des développements proposés pour le coffre, mais également pour les autres produits.

En savoir plus sur Coffreo ?

Maarch RM

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Étude de cas • 13 août 2025

Déploiement de Maarch Courrier au sein de la commune de Châtillon : Une transition réussie vers la dématérialisation des courriers

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Étude de cas • 17 mars 2025

Maarch Parapheur au sein de l’Académie de Lille

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Étude de cas • 28 novembre 2024

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Étude de cas • 18 octobre 2024

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Maarch Courrier et la transition numérique à l’Agence Française de Développement

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L’Agence française de développement (AFD), est une institution financière publique qui met en œuvre la politique de développement de la France, agit pour combattre la pauvreté et favoriser le développement durable.

Présente dans 115 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Amérique Latine, dans la Caraïbe et l’Outre-mer, cet établissement public finance et accompagne des projets qui améliorent les conditions de vie des populations, soutiennent la croissance économique et protègent la planète.

Les équipes de l’AFD sont engagées dans plus de 4 000 de ces projets à fort impact social et environnemental. Ils contribuent ainsi à l’engagement de la France et des Français en faveur des Objectifs de développement durable (ODD).

Accompagner la transition numérique

Parmi les missions des projets menés par l’AFD, il y a celle de l’accompagnement à la transition technologique et numérique. Mission qu’elle s’applique à elle même, avec notamment la mise en place d’un parapheur électronique permettant de viser et signer les notes internes.

Le besoin de l’AFD était de mettre en place un outil permettant d’optimiser les circuits d’approbation et de validation des correspondances. Il s’agissait de réduire les délais d’approbation des documents, d’éviter les pertes de document dans les services.

Dans un premier temps ce sont les notes internes (information, décision, etc) qui étaient concernées. Le besoin s’est rapidement étendu vers les métiers des finances pour la gestion des demandes d’achat.

Pour répondre à ce besoin, l’AFD a fait appel au services de Maarch pour son produit de gestion électronique des correspondances Maarch Courrier. C’est notamment le parapheur présent dans Maarch Courrier et son mode de licence open source qui ont séduit l’équipe projet.

L’outil attendu est baptisé “paraf”, il doit être accessible à l’ensemble des collaborateurs de l’AFD afin qu’ils puissent traiter les notes internes :

  • Enregistrer au format numérique une note interne
  • Démarrer un circuit visa
  • Viser la note
  • Diffuser la note dans les services adéquats
  • Prendre connaissance de la note

Adaptation de l’outil et MCO : la réponse de Maarch

Le projet ayant démarré en septembre 2018, c’est la version 18.10 de Maarch Courrier qui a été déployée. Pour répondre aux besoins de la note interne, l’équipe intégration de Maarch a fait quelques adaptations afin de répondre pleinement à la gestion des notes internes.

Nous avons d’ailleurs intégré à la feuille de route 20.03 puis 20.10 les évolutions réalisées sur ce projet.

L’outil paraf est également connecté au SSO de l’AFD, c’est la technologie CAS qui a été mise en place pour réaliser cette intégration.

Pour assurer un suivi et un support continu de la plateforme, nous avons contractualisé un contrat MCO avec l’AFD. Cela leur permet d’avoir accès à un chef de projet dédié et à un volant de jours de paramétrage / customisation du produit / transfert de compétences aux équipes internes de l’AFD.

Une migration est prévue pour fin 2020, cela permettra à l’AFD d’être sur une version standard du produit avec pour cible la 20.10 où nous porterons les dernières demandes spécifiques du projet paraf.

2 000 utilisateurs au quotidien

L’outil paraf est largement diffusé au sein de l’AFD, il est utilisé au quotidien par plus de 2000 utilisateurs pour y gérer les notes internes et est déployé au fur et à mesure dans les différents services et agences de l’AFD pour la gestion des notes internes et des demandes d’achat.

Il aura mobilisé plus de 80 jours de prestation depuis le début du projet et l’implication forte des divisions de la DSI “Nouveaux Services Numérique et Architecture” (SNA) et “Support et applications” (SAP).

Témoignage

Nous avons fait appel à la solution Maarch courrier dans le cadre d’initiatives numériques, dans un contexte de dématérialisation des parapheurs.

Les échanges ont été très fluides avec l’équipe Maarch, ils ont su nous accompagner pour paramétrer l’application et l’adapter à nos processus métier particuliers, avant d’impacter les versions éditeur.

La majeure partie des besoins spécifiques de nos utilisateurs a pu être adressée par paramétrage.

A ce jour Paraf nous permet de gérer 6 types de notes internes avec leurs particularités, une dizaine de profils utilisateurs et une trentaine de bannettes. 3 500 notes ont suivi un circuit de validation dans PARAF. Nous savons à tout moment quel est le prochain viseur/signataire !

Le retour de nos utilisateurs est positif quant à la facilité de prise en main de l’outil, nous avons d’ailleurs plusieurs nouveaux sujets à l’étude.

— Gaëlle Chauvel

Responsable de support Applicatif
Agence Française de Développement

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Signer avec Maarch Courrier : toutes les solutions

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Catégorie : Solution

Étiquette : Maarch Courrier

Date : 31 juillet 2020

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Table des matières

La signature simple avec Maarch Courrier La signature avancée avec Maarch Courrier La signature qualifiée avec Maarch Courrier

De la signature simple à la signature qualifiée avec Maarch Courrier

Il existe trois niveaux de signature selon la nomenclature de la réglementation européenne eIDAS : simple, avancée et qualifiée.

La signature simple avec Maarch Courrier

La définition de la signature simple est suffisamment large et peut être soumise à interprétation.

Pour résumer, il s’agit des formes de signatures non avancées ni qualifiées.

Ne disposant d’aucune valeur légale, elle peut néanmoins défendre sa cause avec une piste d’audit complète et des procédures d’authentification sérieuses, par exemple passant par un annuaire d’entreprise.

Maarch Courrier propose ce type de signature au travers de son parapheur intégré. Les documents à signer doivent être préparés, avec un rectangle gris indiquant l’emplacement de la signature, simple tampon graphique donnant un résultat équivalent aux machines à griffer.

Cette méthode s’avère suffisante dans la grande majorité des cas, et est utilisée par des nombreux clients.

Simple, rapide, visuelle, la griffe électronique convient parfaitement au courrier administratif sans enjeu majeur. Elle permet de dématérialiser rapidement le processus de production documentaire sortante, à coût zéro.

Maarch Courrier conserve toutes les traces de visa et signatures, avec ou sans délégation permettant d’attester du contexte de la signature simple.

La signature avancée avec Maarch Courrier + Maarch Parapheur

Cette possibilité n’existe pas encore, mais sera disponible pour la prochaine version Courrier et Parapheur, planifiées en octobre 2020.

Il s’agit de recourir à un tiers de certification qui va héberger un cachet serveur de l’organisation.

L’autorité de certification va signer le document pour le compte de l’organisation client et de l’utilisateur, à condition que ce dernier soit dûment identifié dans le système client. Du fait du recours à un tiers, il y a un coût associé à chaque signature.

La valeur ajoutée est importante :

  • Possibilité de signer n’importe quel PDF, sans préparation préalable (un document scanné devient signable)
  • Présence d’une coche verte sur le PDF : la signature est reconnue par Adobe. La coche verte apparaît aussi lorsque le document sort de l’organisation
  • Tout utilisateur enregistré dans Maarch Courrier peut signer sans dispositif particulier
  • Le document ne sort pas de l’organisation

Ce processus cible les documents pour lesquels l’organisation veut fournir une assurance d’authenticité, par exemple les attestations des Ressources Humaines.

La signature qualifiée avec Maarch Courrier + DIS PdfSigner, ou les parapheurs du marché

La signature électronique qualifiée est le stade le plus exigeant en matière de signature électronique. Pouvant se révéler particulièrement contraignante, elle n’est utilisée que dans des cas bien précis et imposés par la réglementation.

Les certificats sont contenus dans un dispositif physique tel qu’une clé USB ou une carte à puce (“ce que je possède”) et sont accessibles avec un code PIN (“ce que je sais”).

Cette signature est obligatoire pour signer les actes soumis au contrôle de légalité. Elle est aussi obligatoire pour les fournisseurs dans le cadre de marchés publics.

La signature qualifiée eIDAS est majoritairement représentée en France par la qualification RGS2**.

Maarch Courrier dispose des connecteurs natifs vers les principaux parapheurs RGS2** du marché : FAST Parapheur, SRCI iX-Parapheur, Libriciel iParapheur, SPL-XDemat Parapheur.

Si vous voulez faire l’économie de ces parapheurs, la société DIS édite un module intégrable dans Maarch Courrier (à partir de la v18.04). Celui-ci fait appel à une application Java pour interroger la clé, demander le code PIN, et apposer la signature qualifiée (avec certificat RGS**) sur un ou plusieurs documents en sortie du parapheur standard Maarch Courrier. Sa mise en œuvre requiert le paramétrage d’une bannette Maarch standard des courriers départs à signer en mode qualifié.

Consulter la fiche DISPDFSigner

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Signing with Maarch Courrier: all available solutions

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Category: Solution

Tag: Maarch Courrier

Date: 21 juillet 2020

Laurence Barney

Editorial Manager

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Table of Contents

Simple signature with Maarch Courrier Advanced signature with Maarch Courrier Qualified signature with Maarch Courrier

From simple signature to qualified signature with Maarch Courrier

There are three levels of signature under the nomenclature of the European eIDAS regulation: simple, advanced, and qualified.

Simple signature with Maarch Courrier

The definition of simple signature is broad enough to be open to interpretation.

In short, these are forms of signature that are neither advanced nor qualified.

Although it has no legal value, it can still make its case with a complete audit trail and robust authentication procedures, for example via a company directory.

Maarch Courrier offers this type of signature through its built-in signing platform. Documents to be signed must be prepared with a grey rectangle indicating the signature’s position — a simple graphic stamp producing a result equivalent to stamping machines.

This method proves sufficient in the vast majority of cases and is used by many clients.

Simple, fast, and visual, the electronic stamp is perfectly suited to administrative correspondence with no major stakes. It allows the outgoing document production process to be digitalized quickly, at zero cost.

Maarch Courrier retains all traces of approvals and signatures, with or without delegation, allowing the context of the simple signature to be attested.

Advanced signature with Maarch Courrier + Maarch Parapheur

This option does not yet exist, but will be available in the next version of Courrier and Parapheur, planned for October 2020.

This involves using a certification authority that will host a server seal for the organization.

The certification authority signs the document on behalf of the client organization and the user, provided the latter is duly identified in the client’s system. Because a third party is involved, there is a cost associated with each signature.

The added value is significant:

  • Ability to sign any PDF, with no prior preparation (a scanned document becomes signable)
  • A green checkmark appears on the PDF: the signature is recognized by Adobe. The green checkmark also appears when the document leaves the organization
  • Any user registered in Maarch Courrier can sign without any special device
  • The document does not leave the organization

This process targets documents for which the organization wants to provide assurance of authenticity, for example Human Resources certificates.

Qualified signature with Maarch Courrier + DIS PdfSigner, or market signing platforms

The qualified electronic signature is the most demanding stage of electronic signature. As it can be particularly restrictive, it is only used in specific cases required by regulation.

Certificates are contained in a physical device such as a USB key or smart card (“something I have”) and are accessed with a PIN code (“something I know”).

This signature is mandatory for signing acts subject to legality review. It is also mandatory for suppliers in the context of public procurement.

The eIDAS qualified signature is mostly represented in France by the RGS2** qualification.

Maarch Courrier has native connectors to the leading RGS2** signing platforms on the market: FAST Parapheur, SRCI iX-Parapheur, Libriciel iParapheur, SPL-XDemat Parapheur.

If you want to avoid the cost of these signing platforms, the company DIS publishes a module that can be integrated into Maarch Courrier (from v18.04 onwards). It calls on a Java application to query the key, request the PIN code, and apply the qualified signature (with an RGS** certificate) to one or more documents output from the standard Maarch Courrier signing platform. Its implementation requires configuring a standard Maarch queue for outgoing mail to be signed in qualified mode.

View the DISPDFSigner data sheet

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Maarch RM : le composant coffre-fort numérique certifié NF 203 !

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Catégorie : Produit

Étiquette :

Date : 2 juin 2020

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Maarch RM se dote d’un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF

Le Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) de Maarch RM obtient la certification à la marque NF 203.

Un Coffre-Fort Numérique est un outil de stockage, de sauvegarde et de conservation de documents numériques à valeur probatoire.

En distinguant strictement les accès de type administration et les accès aux fonds, le CCFN définit des niveaux de sécurité suivant des principes de cloisonnement des fonds.

Si le SAE et le CCFN paraissent jumeaux dans leurs objectifs (conserver des données à valeur probatoire), des différences majeures permettent de les différencier en fonction des besoins du projet.

Là où un SAE va assurer la pérennité des informations en garantissant la conservation d’un contexte, des traitements des métadonnées descriptives, une gestion des règles de conservation et des opérations de tri qui en découlent, etc., le CCFN va se concentrer sur le cloisonnement des accès par mission (administration & paramétrage ou accès aux fonds) et un ensemble de fonctions limité aux objets numériques.

Deux modes d’utilisation sont possibles avec Maarch RM : en composant ou en stand-alone

Il est possible de retrouver des coffres à différents niveaux, pour des applications diverses & des utilisations très différentes.

Une entreprise ayant besoin de donner accès à des documents confidentiels à son client (contrats, factures) ou à son employé (bulletins de paie, dossiers du personnel) pourra mettre en place un CCFN en ouvrant un accès individuel & sécurisé.

C’est le cas, notamment, pour la plupart des services bancaires ou fournisseurs d’électricité, d’internet, où ils prennent la forme d’un “espace personnel”.

Coffreo, sponsor et client phare du CCFN Maarch, fournit des coffres à valeur probatoire pour accompagner les travailleurs et professionnels de l’emploi flexible, notamment en digitalisant l’ensemble des documents échangés entre les intérimaires, les agences d’intérim et les entreprises utilisatrices (bulletins de paie, contrats de travail et autres documents).

Une administration publique, dans la même idée, pourra mettre à disposition d’un citoyen des documents qui le concernent directement, comme un acte de naissance, une demande de visa, ou ses dernières déclarations d’impôts.

La norme NF Z42-020 et la marque NF 203 l’accompagnant permettent de définir ce que doit être un composant Coffre-Fort Numérique d’un point de vue logiciel

Elle met notamment en avant :

  • Huit fonctions relatives aux objets numériques (déposer, lire, détruire, lire les métadonnées techniques, contrôler, lire journal, lister, compter)
  • Des niveaux de sécurité comportant trois types d’utilisateurs (Administrateur Général, Administrateur Fonctionnel, Simple Utilisateur)
  • Un principe de conteneurs contenant des objets-numériques, qui eux-mêmes peuvent contenir un ou plusieurs objets-données

Cette norme logicielle vient avec un lot d’exigences produit, mais également tout un pan d’exigences qualité certifiant les conditions dans lesquelles le produit est fourni, maintenu, développé, distribué, documenté.

C’est l’articulation entre ces deux types d’exigences qui permet d’assurer que le CCFN concerné saura conserver les informations numériques confiées “dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps”.

Enfin, des audits sont réalisés tous les ans sur des versions ciblées du logiciel, pour assurer, à la fois, l’amélioration constante des procédures qualité et la conformité des nouveaux développements aux exigences produit.

Maarch confirme ainsi sa maturité logicielle et sa capacité à fournir des outils de qualité, adaptés aux besoins clients et respectueux des exigences & contraintes de ses domaines d’expertise

L’obtention de cette certification à la marque NF 203 vient avec un bonus de conformité validant le respect des exigences de la norme NF ISO/CEI 25051, dite SQuaRE (Software Quality Requirements and Evaluation – exigences et évaluation de la qualité du logiciel).

Les six caractéristiques évaluées (capacité fonctionnelle, fiabilité, utilisabilité, rendement & efficacité, maintenabilité, portabilité) permettent d’assurer “que la mise en oeuvre du progiciel répondra à ce qui a été proposé et fourni”.

Accéder à la démonstration Maarch RM

Maarch RM

Un système d’archivage électronique (SAE) qui permet de stocker, rechercher et consulter vos ressources numériques en toute conformité.

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Maarch devient partenaire OnlyOffice

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Catégorie : Partenariat

Étiquette :

Date : 19 mai 2020

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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MAARCH annonce son partenariat avec ONLYOFFICE, éditeur de la suite bureautique en ligne la plus complète du marché

Profitez dès maintenant des avantages qui résultent de l’intégration de deux solutions libres

Première société à créer des éditeurs de documents en ligne en utilisant l’élément Canvas de HTML5, la société propose aujourd’hui la suite bureautique la plus complète hautement compatible avec les formats Microsoft Office et OpenDocument.

La dernière version de Maarch Courrier (20.03) intègre en effet la suite ONLYOFFICE pour la manipulation en toute fluidité des documents bureautiques.

L’édition intégrée à l’application s’opère dorénavant directement au sein du navigateur.

La solution intégrée est déployable en auto-hébergement ou en mode logiciel en tant que service (SaaS)

Jean-Louis Ercolani, Directeur Général de Maarch explique la décision d’intégrer la suite bureautique en ligne ONLYOFFICE :

« L’intégration de ONLYOFFICE dans le cœur Maarch Courrier nous permet de franchir une barrière technologique. En effet, l’édition des documents avec MS Word ou LibreOffice ne pouvait passer qu’au travers d’une application Java pour des raisons de sécurité. Nous étions confrontés à de fortes problématiques de déploiement : hétérogénéité des postes de travail, contraintes de certificats, accès distants, tablettes inutilisables en édition. Grâce à ONLYOFFICE, nous avons pu baisser drastiquement la charge d’intégration tout en améliorant la fiabilité, ce qui nous a permis de lancer enfin une offre SaaS industrielle de Maarch Courrier. »

Comme le confirme Galina Goduhina, Directrice des ventes chez ONLYOFFICE, cette intégration s’avère également prometteuse pour ONLYOFFICE :

« Le partenariat avec Maarch permet à ONLYOFFICE d’entrer dans de nombreuses administrations, en France et à l’étranger où Maarch est aussi très présent. Les premiers clients communs sont en cours de signature. Notre partenariat avec l’éditeur des solutions open source qui sont largement diffusées, nous offre une opportunité supplémentaire de faire connaître notre produit et sa pertinence au sein de solutions métier. »

Voir le communiqué ONLYOFFICE ↗ Voir l’intégration en action sur la démonstration en ligne Maarch Courrier

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La nouvelle version de Maarch Courrier 20.03 est arrivée !

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Catégorie : Produit

Étiquette :

Date : 4 mai 2020

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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En plus de 12 ans d’existence, Maarch Courrier est devenu le produit de référence en termes de gestion de la correspondance administrative.

Avec Maarch Courrier, vous pouvez numériser, capturer, qualifier, faire circuler, rédiger, viser, signer, diffuser, expédier et classer vos courriers !

Notre solution, entièrement libre et open source, est aujourd’hui déployée chez plusieurs centaines de clients et plus de 100 000 personnes utilisent tous les jours ce service !

La raison principale de cette fidélité est liée à notre volonté permanente d’améliorer et de coller aux attentes du terrain, dans un domaine où les évolutions réglementaires et technologiques se suivent à un rythme soutenu.

C’est ainsi que nous avons le plaisir de vous présenter la version 20.03. Cette version majeure dispose d’un spectre plus large et étend l’usage de Maarch Courrier à tous les documents administratifs et à toutes les organisations.

Elle est disponible en mode OnPremise ou en service SaaS. Au menu de cette grosse version : une nouvelle approche de l’expérience utilisateur guidée par le double objectif de facilité de prise en main (nouvelles actions, nouvelle page de traitement…) et d’adaptabilité aux différents usages des organisations (modèles d’enregistrements, champs personnalisés).

Édition des documents désormais possible avec LibreOffice !

Plus besoin de Java : éditez rapidement et dans tous les environnements (tablettes supportés) vos projets de réponse.

Une gestion plus poussée des contacts

La gestion des contacts a été entièrement revue. Ajoutez des champs personnalisés, et sélectionnez les informations recherchées et affichées dans l’autocomplétion.

Des dossiers pour tous les usages

Toutes les fonctions de regroupement de courrier ont été fusionnées dans une gestion de dossiers intuitive et performante. Configurez un plan de classement, enrichissez-le au niveau du service ou de l’utilisateur, puis déposez-y vos courriers.

Un enregistrement des courriers et document souple et puissant

Maarch Courrier a bénéficié d’une modernisation globale de son interface, à laquelle n’a pas échappée la page d’indexation.

Créez et gérez vos catégories d’indexation, ajoutez des champs personnalisés, et positionnez les valeurs par défaut.

Depuis la page d’indexation, vous pouvez dorénavant créer directement un document à partir d’un modèle OnlyOffice et l’envoyer dans la foulée dans un circuit de validation. Pratique pour vos notes internes !

Ce n’est qu’un aperçu du flot d’améliorations et nouvelles fonctionnalités de cette version majeure à tous les points de vue.

Pour en savoir plus :

La newsletter
Voir les changements de rupture
Voir la documentation en ligne
Accéder à la version de démonstration

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Jacquet Metal Services choisit Maarch RM pour son ouverture

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Jacquet Metal Services est une société lyonnaise (Saint-Priest) aux filiales implantées dans de nombreux pays (Italie, Allemagne, Pays-Bas, Autriche, Portugal et Pologne), se positionnant comme l’un des premiers distributeurs européens d’aciers spéciaux, avec un CA annuel de 1,8M€.

État des lieux

À l’image de Chorus en France mais à plus grande échelle, l’Italie a rendu obligatoire au premier janvier 2019 la dématérialisation complète des factures émises pour toute son économie B2B. Au 1er janvier 2019, toutes les entreprises doivent adresser leurs factures au SDI (Sistema di Interscambio) qui les enregistre et se charge de les envoyer au destinataire..

Il fallait une solution d’archivage pour conserver de façon fiable ce qui a été envoyé au fisc italien en cas de litige.

Ainsi pour sa filiale italienne, mais également afin d’anticiper les prochaines obligations et réglementations européennes concernant la dématérialisation, Jacquet Metal Services a fait le choix d’un SAE à valeur probatoire et déployable rapidement et facilement pour toutes ses entités.

Le déroulé du projet

Maarch RM a été implémenté en sortie de JAC, ERP développé en interne par Jacquet Metal Services, maintenu et mis à jour depuis plus de 20 ans. Cet ERP, monobase, multilingue et multi-société fonctionnant sous Chrome est utilisé par près de 1.900 collaborateurs.

Ce projet n’a nécessité que trois mois de travail et d’accompagnement, pour fournir aux équipes de JMS une autonomie maximale sur le déploiement de la solution et la supervision fonctionnelle, avec un respect du livrable de production attendu en janvier 2019.

JMS a ainsi pu monter sur Maarch RM un mécanisme de gestion des versions des devis réalisés par la filiale allemande, ce qui n’était pas possible avec l’ancien système.

Trois baies de stockage ont été mises en place pour garantir la fameuse “écriture en Y” exigée par la norme, avec près de 25 000 documents par semaine versés sur ce système centralisé : ce chiffre est en pleine expansion, du fait notamment du déploiement rapide sur les filiales ainsi que l’intégration progressive de la douzaine de typologies documentaires recensées.

De par leurs échéances strictes et leur forte prise en main des enjeux du projet, la mise en production a pu être réalisée dans les délais déterminés. Leur fonctionnement agile et leur implication ont facilité le respect des échéances, les livraisons attendues, les remontées et ajustements tout au long du projet.

Un client impliqué

Jacquet Metal Services dispose en interne de fortes compétences. Adeptes du “fait maison”, du libre et de l’open source, les ingénieurs ont évalué Maarch RM en autonomie au travers du matériel mise en ligne par Maarch : images Docker, documentation utilisateur et administrateur, procédures d’installation, sources. Ils ont fait appel aux experts Maarch pour valider les choix et les appuyer sur les aspects métier et normatifs de l’archivage électronique, puis pour élaborer une vision globale groupe.

Avec l’objectif final de déployer Maarch RM sur la totalité des filiales de l’entreprise et avec la totalité des typologies documentaires recensées, Jacquet Metal Services est aujourd’hui un client sous maintenance d’exception, autonome et très impliqué dans la contribution technique à la solution Maarch RM.

Maarch RM

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Étude de cas • 13 août 2025

Déploiement de Maarch Courrier au sein de la commune de Châtillon : Une transition réussie vers la dématérialisation des courriers

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Étude de cas • 17 mars 2025

Maarch Parapheur au sein de l’Académie de Lille

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Étude de cas • 28 novembre 2024

Maarch Courrier au sein d’Orléans Métropole

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Étude de cas • 18 octobre 2024

Tout savoir sur les statistiques Qualivilles

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Le SDIS 50 utilise Maarch Courrier face au COVID-19

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Catégorie : Étude de cas

Étiquette :

Date : 17 avril 2020

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Le Service Départemental d’Incendie et de Secours de la Manche (SDIS 50) a été créé en 1955 mais existe dans sa forme actuelle depuis le 1er janvier 2000 suite à la loi dite « de départementalisation ».

Présentation du SDIS

Le SDIS 50 est un établissement public administratif. Ce statut lui confère une autonomie de gestion budgétaire qui lui permet d’agir juridiquement en tant que personne morale.

Le directeur départemental du SDIS est le chef de Corps départemental regroupant les sapeurs-pompiers professionnels et les sapeurs-pompiers volontaires. Les agents des filières administratives, techniques et spécialisées sont également intégrés au service départemental.

L’établissement est placé sous l’autorité administrative et financière du président du Conseil d’Administration (Président du conseil départemental ou son représentant) et sous l’autorité des maires ou du préfet pour l’emploi opérationnel. Le Conseil d’Administration est composé de 22 membres élus parmi les conseillers généraux, les présidents d’Etablissements Publics de Coopération Intercommunale et les maires.

Les missions du SDIS 50 sont les suivantes :

  • Prévention, protection et lutte contre les incendies,
  • Prévention et évaluation des risques de sécurité civile,
  • Préparation des mesures de sauvegarde et organisation des moyens de secours,
  • Protection des personnes, des biens et de l’environnement,
  • Secours d’urgence aux personnes victimes d’accidents, de sinistres ou de catastrophes ainsi que leur évacuation.

État des lieux

Le SDIS 50 a souhaité moderniser sa GEC dans le but de :

  • Préparer et traiter le courrier entrant et sortant en version électronique en respectant un processus de suivi de l’instruction et de la réponse,
  • Positionner la chaîne du traitement des courriers comme une ligne critique en matière de communication citoyens-services,
  • Garantir une traçabilité des courriers (circuit, délai de réponse, modalités de recherche, etc.)
  • Moderniser les services en privilégiant la dématérialisation,
  • Constituer une base de contacts pour statistiques et communication.

Le choix s’est porté sur Maarch Courrier dans le contexte d’un rapprochement des pratiques et des outils avec le conseil départemental, autorité de tutelle, qui dispose et exploite la solution depuis plusieurs années.

Le déroulé du projet

Le projet ayant démarré en juin 2019, c’est la version 19.04 de Maarch Courrier qui a été déployée ; Le paramétrage a débuté courant aout 2019 et le passage en production s’est opéré le 19 février 2020.

Le groupement « Pilotage et amélioration continue » a été chargé du déploiement. Ce dernier a été conduit par une équipe projet de cinq personnes à travers trois phases consécutives :

  • Le paramétrage de l’application : analyse de l’organisation et transcription de celle-ci à travers le paramétrage – 6 journées d’accompagnement par les intervenants Maarch ont été consacrées à cette phase de paramétrage, en incluant le transfert de compétences et la fiabilisation des circuits.
  • La formation des agents : 120 utilisateurs ont été formés en interne par les membres de l’équipe projet sur des séquences de 3h30 rassemblant 5 à 10 participants ; la formation s’est déroulée entre début décembre et mi-janvier.
  • L’assistance à la mise en œuvre : la mise en production nécessite un accompagnement de proximité quotidien pour le bon usage et l’acquisition des bonnes pratiques.

Tout au long de ces trois phases, les équipes de Maarch Courrier ont été présentes au côté du SDIS qui a pu apprécier

  • Une équipe resserrée, garantissant la bonne connaissance du projet par les différents interlocuteurs,
  • Une disponibilité téléphonique régulière, en complément des journées de présence au SDIS,
  • Une compétence technique permettant de cerner les solutions de paramétrage les plus adaptées à nos contraintes de fonctionnement

A noter que les mesures de confinement décrétées à compte du 17 mars (soit quatre semaine après le passage en production) et le positionnement en télétravail des personnels administratifs de l’établissement ont accéléré le processus d’intégration de l’outil dans nos pratiques.

Un outil adapté au télétravail

Le SDIS 50 envisage la migration sur la version 20.03 fin 2020 afin de bénéficier, notamment, des évolutions ergonomiques de la nouvelle interface et des souplesses de paramétrage annoncées.

« Imaginé en 2019 dans un cadre d’évolution programmé de l’établissement, le déploiement de Maarch courrier est intervenu juste avant la période de confinement lié à la crise sanitaire du COVID-19.

La solution a permis de transférer rapidement et facilement l’activité administrative du SDIS d’un mode présentiel habituel vers un mode télétravail jusqu’alors inexistant.

Bien qu’en conditions particulières inhérentes à cette situation exceptionnelle, les agents ont rapidement appréhendé les fonctionnalités de la solution et l’ensemble des utilisateurs, des agents des différents services jusqu’à la direction, a pu apprécier tout à la fois la fluidité et la fiabilité du produit. »

Commandant Patrick AUROUSSEAU
Adjoint au chef du groupement pilotage et amélioration continue
Chef du service de gestion des données

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Xelians se mobilise pour préserver la santé de tous

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Catégorie : Actualité

Étiquette :

Date : 17 mars 2020

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Dans le contexte sanitaire actuel, Xelians se mobilise pour préserver la santé de tous et assurer la continuité de nos services

Chère Cliente, Cher Client,

Face à l’épidémie de Coronavirus qui nous touche depuis plusieurs semaines, nous sommes conscients des difficultés que nombre d’entre vous vivent au quotidien et comprenons les inquiétudes qui pourraient être les vôtres.

Nous sommes tous concernés et devons tous agir ensemble pour préserver la santé de chacun.

C’est pourquoi, nous devons veiller à la sécurité de nos collaborateurs dans le cadre des recommandations actuelles des autorités.

Ainsi, Maarch (Xelians) a décidé de continuer l’exercice de la société en télétravail.

Les réunions et rendez-vous se tiendront désormais par téléphone ou via tout autre outil collaboratif à distance. Concernant vos interventions d’installations, de supports et autres, elles se tiendront en télé-interventions.

Vos interlocuteurs Maarch restent joignables sur leurs numéros de téléphone et sur leurs adresses mail. Toutefois, dans le cas où vos interlocuteurs seraient momentanément indisponibles par téléphone, ils vous recontacteront dans les meilleurs délais.

Prenez soin de vous et de vos proches.

Les équipes Xelians

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Maarch sera présent au Paris Open Source Summit #5

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Catégorie : Actualité

Étiquette :

Date : 3 décembre 2019

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Maarch sera présent au Paris Open Source Summit #5 les 10 et 11 décembre 2019 aux Docks de Paris

Rencontrez les équipes de Xelians pour la 5ème édition du premier événement en Europe sur l’Open-Source : Paris Open Source Summit !

Le POSS c’est quoi ?

C’est le « premier événement européen sur l’Open-Source, les logiciels libres et l’innovation ouverte ». Avec 5000 visiteurs, 400 conférences, 150 exposants, 50 partenaires et une dizaine d’événements associés, OSS Paris est le rendez-vous communautaire qui met en avant les technologies open source utilisées dans les transformations numériques de tous secteurs.

Véritable acteur du Libre et gagnant du prix acteurs du Libre en 2016, Maarch sera présent durant ces deux jours pour aller à la rencontre des contributeurs, décideurs et utilisateurs de cet écosystème.

Inscrivez-vous dès maintenant et venez à la rencontre de nos experts !

Retrouvez Maarch les 10 et 11 décembre aux Docks de Paris

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Maarch, acteur actif du Libre, sera présent à Nancy

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Catégorie : Actualité

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Date : 20 novembre 2019

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Rejoignez Maarch à l’événement organisé par la ville de Nancy

Le Libre sur la Place le 26 novembre 2019 dès 9H00

Lors de cet événement, Maarch partagera avec vous les avantages du logiciel libre pour votre organisation.

Composé de spécialistes de l’édition de logiciels, de gestion de courrier et de gestion documentaire en archivage électronique , Maarch a développé une véritable expertise métier.

Connaissez-vous les 5 raisons de choisir un logiciel libre et open source ?

  • Vous vous appropriez votre solution
  • Vous disposez d’une solution adaptée
  • Vous profitez d’une innovation continue
  • Vous disposez d’une solution économique
  • Vous travaillez en toute souplesse

Maarch présentera également à l’ensemble des acteurs de l’innovation publique (élus, décideurs, agents des collectivités territoriales et autres organismes publics, entreprises, citoyens…) l’ensemble de ses solutions numériques :

Le logiciel de référence pour la gestion des correspondances administratives. De l’acquisition du courrier à l’expédition d’une réponse formellement signée, Maarch Courrier optimise vos processus.

Le Système d’Archivage Electronique (SAE) normé et agréé par le SIAF permettant d’archiver en SaaS ou chez vous l’ensemble de vos flux numériques natifs : marchés publics, PES, Actes, vrac numérique, etc.

Le parapheur électronique vous permet d’apposer simplement une signature graphique et électronique sur un document, sur tablette ou PC, à des tarifs autorisant d’en démocratiser l’usage.

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Blog Étude de cas • 12 août 2026

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Produit • 13 mars 2026

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Logiciels Libres : Quels sont vos avantages ?

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Catégorie : Actualité

Étiquette :

Date : 19 novembre 2019

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Quels sont les avantages d’opter pour les logiciels libres ?

Qu’est-ce qu’un logiciel libre ?

Un logiciel libre est un logiciel dont le code est mis à disposition des utilisateurs.

Ainsi, ils disposent des 4 libertés fondamentales :

  • La liberté d’utiliser le logiciel : l’utilisateur peut utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel
  • La liberté de copier le logiciel : il est possible de posséder une copie du logiciel sans être accusé de fraude, de contrefaçon, de piratage
  • La liberté d’étudier le logiciel : le code étant ouvert, l’utilisateur peut totalement étudier le code, et ainsi déterminer les éléments forts, la construction, la technologie utilisée, etc.
  • La liberté de modifier le logiciel et de redistribuer les versions modifiées : l’utilisateur peut dans ce cas, après étude du code, modifier les parties souhaitées, ajouter ou supprimer des fonctionnalités. Autrement dit, se servir d’une base pour avoir le logiciel sur-mesure. Enfin, cette version peut être distribuer par la personne ayant effectué les modifications.

Quels sont les avantages d’être doté d’un logiciel libre ?

La personnalisation :

L’ouverture de code facilite l’ajout (ou la suppression) de nouvelles fonctionnalités, la traduction des logiciels dans différentes langues et différents dialectes, mais également le développement dans des structures ou pays ne bénéficiant pas des ressources nécessaires.

La visibilité du projet :

Le contenu technique est mis à disposition et expliqué, on connait le rythme des développements et il est facile d’en suivre l’évolution.

La communauté :

Dans le développement d’une solution logicielle libre, la communauté est une ressource virtuelle puissante et non négligeable. Les groupes d’utilisateurs et différentes associations connues organisent généralement des rencontres entre les différents acteurs, les rendant ainsi tous accessibles.

La qualité du code :

Le code ouvert pousse inconsciemment les développeurs à porter une attention particulière à la qualité du code. La communauté peut se montrer sévère mais aussi encourageante et bienveillante, et au final aide à progresser.

La sécurité du code :

Connaitre les détails du code d’un logiciel permet aussi de garantir la sécurité de ce dernier. Les failles de sécurité peuvent être détectées par des auditeurs indépendants ou par la communauté. Attention en termes de sécurité, le secret n’est pas la sécurité !

L’indépendance :

Lorsque vous utilisez des logiciels propriétaires, vous êtes dépendant de l’éditeur et du distributeur des produits. Autrement dit, en cas de cessation d’activité, il devient compliqué voire impossible de poursuivre l’exploitation du logiciel.

En ce qui concerne la réversibilité, vous n’êtes plus tributaire de l’éditeur pour migrer vos données dans un autre logiciel.

La pérennité du logiciel :

Elle est garantie grâce à l’ouverture, tout comme les données qui le sont grâce aux respects des normes et standards internationaux, souvent respectés dans le monde du libre.

Le coût d’acquisition :

Un vrai logiciel libre ne fait pas payer de licence pour son utilisation. Pour autant, cela ne veut pas dire que sa mise en place est « gratuite ». En effet, il y a souvent un amalgame entre libre et gratuit. Cela provient de l’anglais où « Free » signifie gratuit et libre. Une partie du budget rendu disponible est affecté à l’accompagnement et aux formations et optimise donc les chances de réussite.

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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Produit • 13 mars 2026

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Digital Tour 2019 : Facilitez votre mise en conformité RGPD

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Catégorie : Actualité

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Date : 16 septembre 2019

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Facilitez votre mise en conformité RGPD au travers de solutions digitales

Nous vous donnons rendez-vous du 26 Septembre au 14 janvier 2020 dans 10 villes de France pour nos petits déjeuners thématiques sur le RGPD.

La mise en conformité RGPD des entreprises devient incontournable avec la transition digitale, la dématérialisation des processus, des documents et l’augmentation des volumes de données.

Nos experts, ainsi que notre partenaire DocuWare, vous présenteront une solution complète pour faciliter votre mise en conformité RGPD : Numérisation Fidèle > Gestion documentaire > Système d’archivage

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Maarch participe aux Salons Solutions

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Catégorie : Actualité

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Date : 28 août 2019

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Retrouvez Maarch pour la nouvelle édition des Salons Solutions à Paris Porte de Versailles

Les 1er, 2 et 3 octobre prochains. Pavillon 3 – Salon Démat’

Venez nous rencontrer, discuter avec nous de vos projets (de dématérialisation, d’archivage, de gestion électronique de documents et de signature électronique) et demander une démonstration de nos solutions !

Vous souhaitez approfondir vos connaissances sur l’archivage numérique ou encore connaître les critères clés pour choisir une GED en 2019 ?

  • 2/10/2019 de 13h00 à 13h45 | Atelier #1 : « L’Archivage numérique : vers une destruction totale de vos documents ? »
  • 2/10/2019 de 14h30 à 15h30 | Table ronde, salle Proust : « Archivage des données numériques confidentielles/sensibles : architecture technique, procédures, politique d’accès, gestion dans la durée : comment bien faire ? »
  • 3/10/2019 de 11h00 à 11h45 | Atelier #2 : « Numérisation, Workflow, signature électronique, SAE : quand la technologie simplifie vos process métier et les regroupe à travers un guichet unique »
  • 3/10/2019 de 14h00 à 14h30 | Flash Masterclass, salle Proust : « Choisir une GED en 2019 : critères-clés pour une solution pérenne – 2ème session »

Inscrivez-vous à nos ateliers/conférences lors de votre demande de badge !

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Actualité Article • 24 avril 2026

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Article • 26 mars 2026

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La CAPI 38 et Maarch en collaboration pour la dématérialisation du courrier

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La communauté d’agglomération Porte de l’Isère, située en région Auvergne-Rhône-Alpes et dans le département de l’Isère, bénéficie d’un emplacement géographique privilégié.

Avec 22 communes et plus de 107.000 habitants, la CAPI représente le deuxième pôle économique du département.

Dans une démarche d’amélioration des échanges et des délais de traitement des différentes sollicitations des citoyens, la CAPI a décidé de mettre en place un outil de gestion électronique des courriers. Recevant jusqu’à 80 courriers en moyenne par jour, la CAPI a besoin de cet outil pour assurer le suivi des dossiers et des actions mais aussi pour réduire le temps, jugé élevé, consacré à l’enregistrement de ces correspondances.

Pour favoriser l’adhésion au projet, la communauté attendait un produit qui soit facile de prise en main, ergonomique mais surtout un outil fiable garantissant la traçabilité des courriers, affaires, dossiers, etc.

Connu de la communauté d’agglomération, Maarch Courrier a été choisi de par sa notoriété en tant que GEC, mais également car cet outil, libre, promet la pérennité des informations et des documents enregistrés.

Par ailleurs, la couverture fonctionnelle du logiciel, l’expérience ainsi que le savoir faire de l’expert en charge du projet ont été des éléments décisifs dans ce choix.

Depuis novembre 2017, Maarch Courrier est installé et leur permet de traiter le courrier.

Le déroulé du projet

Pour ce projet, le logiciel a été installé tel quel. L’étendue des fonctionnalités est, de par l’ancienneté de la solution logicielle, exhaustive. Autrement dit, il n’y a eu aucune spécificité technique ni fonctionnelle, les fonctionnalités proposées via le produit ont convenu à la CAPI.

Les moyens (organisationnels et matériels) mis à disposition par Maarch ont été déterminants quant à la continuité du projet. En effet, des utilisateurs ont exprimé une certaine réticence lors de l’installation de Maarch Courrier, en souvenir d’un précédent projet qui s’est avéré être un échec.

Les étapes clés de ce projet peuvent se diviser en 3 grandes catégories

Le Conseil

  • L’état des lieux
  • La validation des circuits
  • La création des profils utilisateurs

La Mise en place

  • L’installation du logiciel
  • La communication sur le projet
  • La formation des utilisateurs des services pilotes
  • La phase de tests avec les services pilotes
  • La formation de tous les utilisateurs
  • Le déploiement sur tous les services

Le suivi

  • L’évaluation du projet

Le projet en futur

Pour la suite de ce projet, il est planifié que la solution soit mise en place dans une plateforme multi-collectivité qui favorisera la communication et la collaboration de cette dernière.

Une connexion en SSO – Single Sign-On – est également prévue (méthode consistant à un utilisateur de se connecter à plusieurs applications via une seule authentification). Paramétrée en fonction de l’annuaire de chaque collectivité concernée, cette connexion permettra une connexion rapide et donc une augmentation de la productivité.

Enfin, un parapheur électronique sera installé. Il sera principalement utilisé dans le cas des signatures des courriers sortants.

Témoignage

Nous cherchions un outil de dématérialisation du courrier permettant de fluidifier les échanges internes entre services, tout en assurant une traçabilité de l’information.

La solution Maarch Courrier a pleinement répondu à nos attentes avec un niveau de paramétrage nous permettant de modéliser facilement les circuits de validation de notre organisation.

Sur ce projet, nous avons débuté par le traitement du courrier entrant et nous allons progressivement étendre l’utilisation aux flux sortants.

La phase de formation et d’accompagnement a été déterminante pour la réussite de ce projet, et les relations avec les équipes techniques de Maarch ont permis de résoudre et de répondre à nos différentes interrogations.

Après la réussite du projet réalisé pour l’Agglomération, nous reproduisons le modèle sur la ville centre, convaincu que le produit répondra à nos besoins.

Olivier BLANCHET
Chef de Projets de la Direction des Systèmes d’Information Mutualisée

Maarch Courrier

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Article • 26 mars 2026

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Produit • 13 mars 2026

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Stocker n’est pas archiver

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Catégorie : Solution

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Date : 13 juin 2019

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Lorsque l’on se place du point de vue de l’activité humaine dont l’Archive est le témoin, l’important réside dans le contenu informationnel, la preuve de l’activité, qui est l’objet même de la conservation

Le terme « archivage » est bien souvent dévoyé dans le domaine des technologies de l’information.

Il est largement employé pour désigner un déplacement du stockage des données vers un espace dédié, à des fins d’optimisation des espaces utilisés couramment. La même confusion est faite avec l’archivage des documents physiques, qui pourrait être réduite à déléguer la conservation des supports à un autre service, par le biais d’un transport.

Lorsqu’on parle d’archivage numérique des documents, l’un des sujets récurrents concerne la capacité des supports de stockage à assurer la conservation de l’information binaire pour la durée souhaitée, fut-elle virtuellement illimitée.

Même si ce problème est central, conserver les données n’est pas archiver

Les technologies de stockage les plus rapides, les plus fiables, les plus pérennes, ne seront jamais en mesure que de conserver une suite de zéros et de uns inintelligibles pour un être humain.

Pour archiver, il faut donc être en mesure de restituer le contenu informationnel lorsqu’il doit être utilisé. C’est là qu’intervient la notion d’encodage ou de format de représentation, qui définit la manière dont les données binaires sont organisées. Elle doit permettre à un dispositif technique de décoder le flux binaire pour fournir à l’utilisateur une représentation intelligible de l’information contenue, le plus souvent sur un moniteur d’ordinateur.

Voici donc l’objet de cette série de publications: Nonobstant le problème du stockage des données binaires, comment s’assurer que le contenu informationnel encodé dans les formats numériques d’aujourd’hui sera exploitable dans 10, 30, 500 ans ou plus ?

Ce besoin appelle au moins trois actions essentielles

L’identification et la caractérisation du format d’encodage des contenus numériques. Cette tâche peut être dévolue au producteur lui-même s’il possède les outils techniques et la connaissance, ou à défaut (ce qui sera le cas le plus souvent) au service qui a la responsabilité de la conservation.

La conservation de l’information sur le format et des moyens de restituer l’information à partir des contenus numériques. Le modèle OAIS intègre ceci dans son modèle conceptuel en tant qu’information de représentation.

La pérennisation des moyens techniques de restitution du contenu informationnel tout au long du cycle de vie de l’information. Deux grands axes sont aujourd’hui explorés : convertir le contenu binaire encodé dans un format qui devient obsolète vers un format plus récent ou plus pérenne, propre à être exploité par le plus grand nombre pour une période plus ou moins longue, ou bien conserver l’environnement technique qui permet de restituer l’information.

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Storing is not archiving

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Category: Solution

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Date: 13 juin 2019

Laurence Barney

Editorial Manager

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When looking at this from the perspective of the human activity that the Archive bears witness to, what matters is the informational content — the evidence of that activity — which is the very purpose of preservation

The term « archiving » is very often misused in the field of information technology.

It is widely used to describe moving data storage to a dedicated space, for the purpose of optimizing commonly used storage space. The same confusion applies to the archiving of physical documents, which some reduce to simply delegating the storage of physical media to another department, by having it transported elsewhere.

When it comes to the digital archiving of documents, one recurring topic concerns the ability of storage media to preserve binary information for the desired length of time, even if that duration is virtually unlimited.

Even though this issue is central, preserving data is not archiving

The fastest, most reliable, most durable storage technologies will never be able to do more than preserve a sequence of zeros and ones that is meaningless to a human being.

To archive, then, is to be able to render the informational content whenever it needs to be used. This is where the concept of encoding, or representation format, comes in — it defines how the binary data is organized. It must enable a technical device to decode the binary stream and provide the user with an intelligible representation of the information it contains, most often on a computer screen.

This, then, is the subject of this series of articles: setting aside the issue of binary data storage, how can we ensure that the informational content encoded in today’s digital formats will still be usable in 10, 30, 500 years, or more?

This need calls for at least three essential actions

Identifying and characterizing the encoding format of digital content. This task can be assigned to the producer itself, if it has the technical tools and knowledge, or otherwise (which will most often be the case) to the department responsible for preservation.

Preserving information about the format along with the means of rendering the information from the digital content. The OAIS model incorporates this into its conceptual model as representation information.

Sustaining the technical means of rendering the informational content throughout the information’s lifecycle. Two main approaches are currently being explored: converting binary content encoded in a format that is becoming obsolete into a more recent or more sustainable format, suited for use by the widest possible audience for a longer or shorter period, or preserving the technical environment that allows the information to be rendered.

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Le grand débat

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Catégorie : Actualité

Étiquette :

Date : 13 juin 2019

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Le groupe Archiveco a rendu numériquement lisibles près de 200 000 réponses, souvent manuscrites, en 12 jours

Après un appel d’offre, le groupe Archiveco (avec 2 autres acteurs), a été retenu pour répondre au besoin du 1er Ministre pour la numérisation des cahiers de doléances en marge du Grand Débat National.

Les différentes technologies de traitement des écritures manuelles et dactylographiées ont fait la différence, en fonction des contraintes exprimées par le 1er Ministre. La maîtrise de plusieurs technologies complémentaires a permis à Archiveco de restituer, en fichiers numériques interprétables, les doléances manuscrites écrites souvent avec des orthographes et syntaxes hasardeuses.

La confidentialité était un enjeu clé pour cette mission, une clause a été signée par l’ensemble de l’équipe, renforcée pour l’occasion. Plus de 40 personnes se sont attelées 6 jours sur 7 pour répondre à la demande et aux contraintes de l’actualité. L’ensemble des équipes a été réparti sur 5 sites sécurisés régionaux du groupe en France : Paris (4), Lyon (19), Bordeaux (3), Avignon (5), St Quentin (10). Une équipe réduite est toujours en activité pour les retardataires.

Pour plus d’informations sur ce projet, nous serions ravis de vous organiser un entretien avec Jean-Marc Delesalle, Président de Scan-Eco, Division Numérique BPO du groupe Archiveco.

À propos du Groupe Archiveco

Acteur Français de référence depuis plus de 40 ans.

Le Groupe Archiveco est un prestataire de confiance reconnu par plus de 11000 clients, entreprises et administrations. Constitué de Archiveco et Locarchives, tiers archiveurs de confiance, Scan-Eco, prestataire de numérisation et de BPO, CD-DOC, intégrateur de GED, et Maarch éditeur de logiciels, le Groupe Archiveco propose une gamme complète de prestations de services d’externalisation et de solutions logicielles.

Il permet à ses clients de sécuriser, organiser, partager, gagner en productivité dans leur traitement des documents et des archives, quel que soit le format des supports, numériques et physiques. Les chiffres clé consolidés : 78 M€ de CA – 750 salariés – plus de 98% de clients satisfaits – 37 sites de conservation – 50 millions de pages numérisées par an – 1 Petaoctet de capacité de stockage.

Le Groupe Archiveco, acteur responsable et engagé, est investi au quotidien dans une démarche qualité. Ses différentes solutions et prestations sont certifiées, agréées, labellisées (NF Service Z40-350, ISO 9001 et NF Z 42-013, hébergeur de données de santé, archives publiques sur supports papier et électroniques).

Contacts presse :

Agence OXYGEN
Emmanuelle PIONNIER / Tatiana GRAFFEUIL
Téléphone : 01 84 02 11 31
Mail : emmanuelle.rp@oxygen-rp.com

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Référentiels et méthodes d’identification

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Catégorie : Solution

Étiquette :

Date : 6 juin 2019

Laurence Barney

Responsable de l’édition

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Pour qu’un système d’information puisse restituer l’information à partir d’un contenu de données binaire, il doit connaître le format d’encodage

Il existe deux grandes catégories d’information de représentation :

Celles qui se basent sur des informations externes au contenu (des métadonnées) et celles qui utilisent des signatures internes en reconnaissant le format d’après la structuration d’une partie du contenu.

L’extension de fichier

L’extension de nom de fichier est un exemple de signature externe. Le système Windows de Microsoft l’utilise par exemple afin de déterminer via à un registre interne le logiciel à utiliser par défaut pour en représenter le contenu. Parfois le système apporte cette information par défaut, sinon charge au logiciel tiers lors de son installation de s’inscrire au registre comme capable d’ouvrir les fichiers tels ou tels types.

Il va sans dire que cette mécanique présente plusieurs inconvénients majeurs :

Tout d’abord il est impossible de déterminer le format sans que l’information de nom de fichier soit disponible. C’est incompatible avec des échanges de données au travers de protocoles tels que http par exemple, sans transmettre des en-têtes de fichiers complémentaires.

Ensuite cette information est partielle, car l’extension de fichier n’est pas universelle, elle potentiellement peut être utilisée par plusieurs logiciels ou versions d’un même format. Le format PDF par exemple, existe à ce jour dans 30 versions, dont certaines sont normalisées et d’autres non, et qui seront tous porteurs d’une extension « pdf ».

Enfin, l’information peut être modifiée par simple renommage du fichier. Il suffit de remplacer l’extension « docx » d’un format Microsoft Word par « zip » pour pouvoir l’ouvrir avec un logiciel de compression et en voir les fichiers contenus. Remplacez l’extension « pdf » d’un document Adobe par « txt » et vous empêchez les utilisateurs de l’exploiter facilement.

L’extension de nom de fichier est donc à réserver aux systèmes d’exploitation, qui possèdent un système de fichiers et qui tiennent un registre des applications utilisables par défaut pour leur représentation.

Le type MIME

Il s’agit de l’identification du format d’un contenu en deux parties utilisé à l’origine par le standard Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) ou Extensions multifonctions du courrier Internet pour définir l’encodage du contenu ou des en-têtes des courriers électroniques non ASCII.

Ce système a été étendu par la suite à d’autres protocoles comme HTTP. L’IANA maintient un registre des media types et des codages de caractères. Leur liste est accessible publiquement sur Internet à l’adresse : 

http://www.iana.org/assignments/media-types/media-types.xhtml

Un type MIME est composé d’au moins deux parties :

Un type et un sous-type accompagnés d’un ou plusieurs autres champs au besoin. Par exemple, les sous-types du type « text » ont un champ optionnel « charset » indiquant le codage des caractères.

Les types MIME sont : audio, image, message (courriel), model (3D), multipart (contenu de courriel), text, video, application et vnd pour les types spécifiques à des éditeurs. Le sous-type précise le format, et dépend du type.

Ci-dessous quelques exemples de types MIME :

application/pdf
application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document
application/xml
application/zip
application/octet-stream
audio/mpeg
audio/flac
image/gif
image/jpeg
image/png
text/html
text/csv
text/plain
video/mpeg
video/mp4

Le type MIME est déterminé par un composant logiciel livré avec le système d’exploitation, le logiciel ou l’environnement d’exécution d’un langage de programmation. Il utilise les nombres magiques (« magic numbers ») des contenus pour les lier à des types et sous-types au travers d’une base de données (« magic database »). La détection du format est ainsi réalisée grâce à une signature interne qui fournit le nombre magique, ce qui est déjà un point positif car elle ne nécessite aucune information externe.

Par contre, le type MIME reste assez imprécis car il ne permet souvent pas de différencier les versions des formats ni l’encodage multimédia par exemple. De plus la base de données des nombres magiques ne constitue pas un référentiel contrôlé; Elle existe dans de nombreuses versions produites par des organisations ou communautés diverses et n’est officiellement enregistrée auprès d’aucune autorité.

Le type MIME est adapté à la représentation du contenu dans les messages électroniques et les interfaces web, pas à l’archivage.

Les registres de formats pour l’archivage

Il existe plusieurs projets de registre des formats numériques destinés à la conservation des données numériques, initiés par des organismes publics de différentes nationalités. Certains ont été abandonnés et d’autres sont toujours actifs.

Le Global Digital Format Registry (GDFR ou Registre Global des Formats Numériques) était un projet de la Bibliothèque de l’Université de Harvard qui a été abandonné à la fin des années 2000.

cf. http://library.harvard.edu/preservation/digital-preservation_gdfr.html

La Bibliothèque du Congrès aux Etats-Unis propose des méthodes de classification des contenus, de caractérisation et de planification des conversions basées sur un référentiel décrivant assez précisément plus de 400 formats.

cf. http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM

Les Archives Nationales du Royaume-Uni publient depuis 2002 le référentiel PRONOM, qui reste à ce jour le seul registre public et opérationnel dans le monde, en mettant à disposition de la communauté des outils (DROID) et méthodes pour assurer l’identification et la qualification des formats. Chaque format possède notamment un identifiant unique universel, appelé puid, qui facilite la gestion des ressources.

cf. http://www.digitalpreservation.gov/formats

Le Unified Digital Format Registry (UDFR) est un projet développé par l’Université de Californie, qui tente d’unifier les ressources des registres PRONOM et GDFR dans un projet open-source supporté par la communauté.

cf. http://www.udfr.org

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Reference frameworks and identification methods

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Category: Solution

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Date: 6 juin 2019

Laurence Barney

Editorial Manager

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For an information system to render the information contained in a binary data stream, it must know the encoding format

There are two main categories of representation information:

Those based on information external to the content (metadata), and those that use internal signatures, recognizing the format from the structure of part of the content.

The file extension

The file name extension is an example of an external signature. Microsoft’s Windows operating system, for example, uses it to determine — via an internal registry — the software to use by default to display the content. Sometimes the system provides this information by default; otherwise, it is up to third-party software, when installed, to register itself as capable of opening certain file types.

It goes without saying that this mechanism has several major drawbacks:

First, it is impossible to determine the format without the file name information being available. This is incompatible with data exchange over protocols such as HTTP, for example, unless additional file headers are transmitted.

Next, this information is partial, since the file extension is not universal — it can potentially be used by several different pieces of software, or by several versions of the same format. The PDF format, for example, currently exists in 30 versions, some standardized and others not, all of which carry the same « pdf » extension.

Finally, this information can be altered by simply renaming the file. Replacing the « docx » extension of a Microsoft Word file with « zip » is enough to open it with compression software and see the files it contains. Replace the « pdf » extension of an Adobe document with « txt » and you prevent users from easily using it.

The file name extension should therefore be reserved for operating systems, which have a file system and maintain a registry of the applications usable by default to display them.

The MIME type

This is a two-part format identifier, originally used by the Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) standard to define the encoding of content or headers in non-ASCII emails.

This system was later extended to other protocols such as HTTP. IANA maintains a registry of media types and character encodings. Their list is publicly accessible on the Internet at the following address:

http://www.iana.org/assignments/media-types/media-types.xhtml

A MIME type is made up of at least two parts:

A type and a subtype, accompanied by one or more additional fields as needed. For example, subtypes of the « text » type have an optional « charset » field indicating the character encoding.

The MIME types are: audio, image, message (email), model (3D), multipart (email content), text, video, application, and vnd for vendor-specific types. The subtype specifies the format and depends on the type.

Below are a few examples of MIME types:

application/pdf
application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document
application/xml
application/zip
application/octet-stream
audio/mpeg
audio/flac
image/gif
image/jpeg
image/png
text/html
text/csv
text/plain
video/mpeg
video/mp4

The MIME type is determined by a software component shipped with the operating system, the software, or the runtime environment of a programming language. It uses the « magic numbers » of the content to link it to types and subtypes via a « magic database ». Format detection is thus achieved through an internal signature that provides the magic number — already a positive point, since it requires no external information.

On the other hand, the MIME type remains fairly imprecise, as it often cannot distinguish between format versions or multimedia encoding, for example. Moreover, the magic number database is not a controlled reference; it exists in many versions produced by various organizations or communities and is not officially registered with any authority.

The MIME type is suited to representing content in emails and web interfaces, not to archiving.

Format registries for archiving

Several digital format registry projects intended for the preservation of digital data have been initiated by public bodies from different countries. Some have been discontinued, while others remain active.

The Global Digital Format Registry (GDFR) was a project of the Harvard University Library that was discontinued in the late 2000s.

See: http://library.harvard.edu/preservation/digital-preservation_gdfr.html

The Library of Congress in the United States offers methods for content classification, characterization, and conversion planning, based on a reference registry that describes more than 400 formats in considerable detail.

See: http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM

The National Archives of the United Kingdom has published the PRONOM registry since 2002, which remains to this day the only public and operational registry of its kind in the world, providing the community with tools (DROID) and methods to identify and qualify formats. Each format notably has a unique, universal identifier called a PUID, which makes resource management easier.

See: http://www.digitalpreservation.gov/formats

The Unified Digital Format Registry (UDFR) is a project developed by the University of California that attempts to unify the resources of the PRONOM and GDFR registries in a community-supported, open-source project.

See: http://www.udfr.org

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Le format pour l’archivage

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Date : 5 mai 2019

Laurence Barney

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En informatique, le format peut être défini comme la manière dont un type de données est représenté dans une chaîne binaire

Qu’est-ce qu’un format ?

En informatique, le format peut être défini comme la manière dont un type de données est représenté dans une chaîne binaire. Il sert de convention, éventuellement normalisée, utilisée par les systèmes d’information pour représenter les contenus, notamment dans le cas des documents numériques, pour que l’utilisateur puisse en prendre connaissance dans un périphérique d’affichage.

Il permet aussi aux systèmes d’échanger les données, ce qui constitue, avec les interfaces publiques et l’absence de restriction d’accès ou de mise en œuvre, une partie essentielle de la notion d’interopérabilité. Lorsque le contenu est enregistré dans un système de fichiers, on parle de format de fichier.

Ouvert, fermé, standard, pérenne ?

Un format dont les spécifications sont publiquement accessibles est appelé un format ouvert. A l’inverse, la spécification d’un format fermé est gardée secrète et n’est généralement pleinement exploitable que par un logiciel ou une suite de logiciels eux-mêmes non ouverts.

Un format normalisé fait l’objet d’une normalisation par une institution publique ou internationale (NF, ISO, W3C). Ceci permet aux organisations de prendre connaissance de la spécification dans le but d’exploiter les contenus en développant un logiciel adapté.

Un format propriétaire a été conçu par une entreprise, dans un but essentiellement commercial. Même ouvert et normalisé, l’entreprise qui en est à l’origine peut tenter d’en conserver le contrôle ou l’exclusivité en imposant des évolutions régulières, voire en ne respectant pas les spécifications dans les logiciels qu’elle publie et qui génèrent des documents dans ce format.

Certains formats fermés et propriétaires peuvent aussi devenir de facto des standards lorsqu’ils sont largement répandus et adoptés par le plus grand nombre. On pourrait penser que de tels formats, par exemple ceux utilisés par des suites bureautiques non libres, sont valides pour l’archivage de documents car ils peuvent être facilement exploités par les utilisateurs.

C’est une erreur !

D’abord la nature non libre du logiciel implique des restrictions sur l’accès à l’information contenue, car l’utilisateur doit en acquérir les droits d’utilisation.

Ensuite, comme on l’a vu l’éditeur des logiciels peut décider de modifier le standard sans préavis, rendant obsolètes les versions précédentes uniquement exploitables par un logiciel assurant une forme de rétrocompatibilité.

Enfin, le logiciel peut simplement ne plus être maintenu, parce que la stratégie de l’éditeur a changé ou qu’il a lui-même disparu du marché.

Pour être pérenne, un format de contenu numérique doit être soit ouvert, soit normalisé, et il doit être interopérable.

Le CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) fournit sur son site internet une liste des formats de document numériques qu’il accepte pour l’archivage des documents en lien avec l’enseignement supérieur et la recherche. (cf. facile.cines.fr)

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The format for archiving

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Date : 5 mai 2019

Laurence Barney

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In computing, a format can be defined as the way a data type is represented within a binary string

What is a format?

In computing, a format can be defined as the way a data type is represented within a binary string. It serves as a convention, sometimes standardized, used by information systems to represent content — particularly in the case of digital documents — so that users can access it on a display device.

It also allows systems to exchange data, which — together with public interfaces and the absence of restrictions on access or implementation — forms an essential part of the concept of interoperability. When content is stored in a file system, it is referred to as a file format.

Open, closed, standard, sustainable?

A format whose specifications are publicly accessible is called an open format. Conversely, the specification of a closed format is kept secret and can generally only be fully used by software, or a suite of software, that is itself not open.

A standardized format is formally standardized by a public or international institution (NF, ISO, W3C). This allows organizations to access the specification in order to process the content by developing suitable software.

A proprietary format is designed by a company, primarily for commercial purposes. Even when open and standardized, the company behind it may try to retain control or exclusivity by imposing frequent changes, or even by not adhering to the specifications in the software it publishes to generate documents in that format.

Some closed, proprietary formats can also become de facto standards when they are widely used and adopted by the majority. One might think that such formats — for example, those used by non-free office suites — are suitable for document archiving, since they can be easily used by end users.

This is a mistake!

First, the non-free nature of the software implies restrictions on access to the information it contains, since users must acquire usage rights.

Next, as we have seen, the software vendor can decide to change the standard without notice, rendering previous versions obsolete and usable only with software that provides some form of backward compatibility.

Finally, the software may simply no longer be maintained, whether because the vendor’s strategy has changed or because it has itself disappeared from the market.

To be sustainable, a digital content format must be either open or standardized, and it must be interoperable.

CINES (the French National Computing Centre for Higher Education) provides on its website a list of digital document formats it accepts for archiving documents related to higher education and research. (see facile.cines.fr)

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Thionville et Maarch travaillent ensemble pour le label Marianne

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Thionville est une ville du Grand Est de la France. Avec un peu plus de 40 000 habitants, c’est la deuxième plus grande ville du département de la Moselle (57). Depuis plus de 10 ans, la Ville de Thionville fait confiance à Maarch pour sa gestion électronique documentaire et de courriers.

La Ville observe que ses métiers changent. Sa préoccupation majeure est de saisir les opportunités pour répondre aux mieux aux multiples attentes des usagers dans le cadre d’une nouvelle configuration à la fois technique et réglementaire.

La démarche de labellisation lui permet d’intégrer l’amélioration de la qualité de service, en tant qu’objectif partagé des services et de valoriser les efforts produits par les agents autour d’une offre de services renouvelée.

La mise en œuvre de Maarch Courrier dans sa version 18.04 complétée d’un tableau d’indicateurs lui a offert la possibilité d’un processus de gestion documentaire maîtrisé et évaluable, lisible à la fois par les agents et par les élus, indispensable à la conduite d’une politique de qualité de service.

Le tableau de suivi Marianne est un outil complet, pertinent et efficace.

Il peut être mis entre les mains des managers et être intégré au tableau de bord de suivi de l’activité du service : le tableau se connecte à l’application Maarch Courrier au travers d’un identifiant/mot de passe utilisateur, et importe les données utiles sélectionnées par Web Service.

Durant ce projet, les éléments qui ont été mis en place :

  • Le renseignement systématique de délais de traitement pour l’ensemble de la typologie de courrier ;
  • La révision des cadences et événements d’alertes, relances et notifications ;
  • La construction d’un circuit administratif spécifique pour les saisines par voie électronique, et tous les entrants électroniques en général, alimentant automatiquement la GEC ;
  • La construction grâce à l’expertise de Thionville d’un tableau de suivi Marianne directement connecté à l’application Maarch Courrier ;
  • Une formation avancée pour les administrateurs fonctionnels et les utilisateurs, afin de leur montrer la nouvelle version et les sensibiliser aux nouvelles procédures.

Le projet en quelques chiffres

  • 16 jours de réunions (1 réunion par semaine, pendant 4 mois, durée totale du projet)
  • 30 jours réservés à la partie technique (paramétrage, installation et conception)
  • 10 jours de formation
  • 4 experts Maarch
  • 4 agents de la collectivité (Responsables informatique, juridique, secrétariat général et traitement du courrier/démarche qualité)

Maarch Courrier

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