Retour d’expérience

Maarch Courrier à l’INPI : généralisation du déploiement et gestion des recommandés

L’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), participe activement à l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques dans le domaine de la propriété intellectuelle, de soutien à l’innovation et à la compétitivité des entreprises et dans la lutte anti-contrefaçon.
 
L’INPI est un établissement public à caractère administratif, placé sous la tutelle du ministère français de l’Économie, de l’Industrie et du Numérique.
 
Les équipes de l’INPI représentées par plus de 740 agents sont réparties sur une vingtaine de sites en grande majorité en France.
 
Leurs principales missions sont de :
 
– délivrer les titres de propriété industrielle, brevets, marques et dessins modèles ;
– accueillir et accompagner les déposants ;
– informer sur la propriété industrielle ;
– adapter le droit de la propriété industrielle et renforcer l’influence de la France ;
– lutter contre la contrefaçon.

Généraliser la gestion électronique du courrier dans les services

L’INPI utilise Maarch Courrier depuis 2013 pour assurer la traçabilité des enveloppes et plis reçus au siège de Courbevoie afin de les distribuer dans les services ou sites concernés.
 
Près d’un million de courriers ont été saisis depuis le début du projet intitulé SAFE.
 
Depuis, les besoins de l’INPI concernant la dématérialisation des courriers ont évolué.
Il s’agit aujourd’hui de diffuser les courriers numérisés dans tous les services afin que les agents puissent les traiter.
 
L’INPI a également émis le souhait de moderniser son application de gestion des recommandés et ainsi d’intégrer ses fonctionnalités dans SAFE.

Montée de version et module de gestion des bordereaux : la réponse de Maarch

Pour répondre à ces demandes, nous avons proposé à l’INPI de migrer leur application vers la version Maarch Courrier 20.03 et d’y implémenter la gestion de recommandés.
 
Nous avons profité donc de cette montée de version pour porter le spécifique de traçabilité des enveloppes / plis vers cette version et d’ajouter au standard de Maarch Courrier une gestion complète d’édition des recommandés, compatible avec les standards de La Poste.
 
L’INPI peut donc depuis Maarch Courrier, éditer ses bordereaux de recommandés, les imprimer et les gérer jusqu’à leur émission et leur distribution.
 
Cette nouvelle brique ajoutée à Maarch Courrier en fait d’autant plus l’outil de gestion électronique le plus complet du marché !

Outil stratégique de la transition numérique

L’INPI compte faire évoluer l’application SAFE en intégrant de nouvelles fonctionnalités en fonction des remontées de besoin des utilisateurs et en bénéficiant des nouvelles fonctionnalités proposées par les différentes montées de version.
 
L’outil Maarch Courrier a un rôle important dans la dématérialisation des process de l’INPI. Le projet SAFE déployé depuis 2013 est un outil stratégique pour le centre de traitement des courriers de l’INPI, son évolution et son déploiement à l’ensemble des agents, va leur permettre de les accompagner dans la transition numérique de leurs activités.


“L’équipe Maarch dédiée au projet INPI fait preuve d’un professionnalisme, d’un accompagnement, d’une écoute et de conseils avisés dans l’utilisation et la mise en place des besoins spécifiques INPI de la solution Maarch Courrier.
 
L’intégration des fonctionnalités de gestion des recommandés dans SAFE en est une preuve et permettra aux utilisateurs de centraliser les besoins dans une seule application.
 
L’équipe est également d’une grande disponibilité pour la réalisation de formation et accompagner l’INPI dans sa conduite du changement.”

 
Jean-François BELLEAU
Chef de projet MOE Informatique
Institut National de la Propriété Industrielle
 
 
En savoir plus sur l’INPI

Livre blanc

FAST (Docaposte) et Maarch vous proposent au téléchargement leur livre blanc sur la gestion Électronique du Courrier dans le secteur public

Livre Blanc GEC Maarch Docaposte

De la gestion papier à la gestion électronique :

découvrez pourquoi déployer une GEC et quelles sont les différences entre une GED et une GEC

 

Les fonctionnalités attendues d’un logiciel de GEC :

explorez les différentes étapes du traitement du courrier, les circuits de courrier, la gestion de l’expédition ainsi que la phase d’archivage

 

La méthodologie d’une GEC :

du conseil de l’implémentation à l’accompagnement au changement, la GEC permet le respect du RGPD.

Nouvelle version

Maarch annonce la publication de la version majeure 2.7 de son logiciel de Système d’Archivage Électronique Maarch RM

 

 

Maarch RM 2.7 Nouvelle version majeure

 

Cette version 2.7 apporte son lot de nouvelles fonctionnalités, dont certaines très attendues par nos utilisateurs de la sphère publique.

Contributeurs

  • Ville de Vincennes
  • Ville et Communauté d’Agglomération d’Annemasse
  • Autorité de la Concurrence
  • Ededoc

Nouvelles fonctionnalités

  • Toutes transactions d’échange en SEDA 2.1
  • Connecteurs de versement
  • Cotation automatique des archives
  • Rapports et statistiques
  • Connecteur P@stell
  • Export de dossiers

Nouvelle version

Maarch annonce la publication de la version majeure 20.10 de son logiciel de gestion électronique du courrier Maarch Courrier

 

 

Cette nouvelle version s’inscrit dans la continuité de ce qui a été entrepris avec la version 20.03, en y ajoutant de nombreuses  fonctionnalités demandées par nos clients.

 

Maarch Courrier 20.10 est aussi la première version dont le code est réécrit à 100 % sur la nouvelle architecture de développement (Angular / API Restfull)

 

Ces nouvelles fonctionnalités ont pour objectifs de vous proposer un logiciel encore plus performant, au plus proche de l’état de l’art, adapté aux besoins exigeants des organisations et facilitant la prise en main par ses utilisateurs toujours plus nombreux.

Efforts de Recherche et Développement

20.03 ->  20.10  :  ~ 210 jours-hommes

Contributeurs fonctionnels et financiers

  • Ministère de l’intérieur (France)
  • Agence Française de Développement (AFD, France)
  • Institut National de la Propriété Industrielle (INPI, France)
  • Services du Premier Ministre (Gouvernement, France)
  • Conseil Départemental des Yvelines (78 – Yvelines – France)
  • Ville de Thionville (57 – Moselle – France)
  • Ville de Vincennes (94 – Val de Marne – France)

A la une

Nouvelle recherche avancée à facettes

Versement SAE : Durée d’Utilité Courante, bordereaux SEDA 2.1

Gestion de bordereaux de recommandés

Exportation et importation d’utilisateurs et de contacts

étude de cas

Coffreo : Maarch implémente Maarch RM Digital Safe, son composant Coffre-fort Numérique certifié NF 203


 
Coffreo est une entreprise dont l’activité principale consiste à numériser l’ensemble des documents échangés entre les intérimaires, les agences d’intérim et les entreprises utilisatrices (bulletins de paie, contrats de travail et autres documents).
 
Chaque trimestre, 2 500 agences et entreprises d’emplois flexibles confient à Coffreo le traitement de 2 100 000 missions.
Leur application est utilisée quotidiennement par 500 000 employés, délégués dans des dizaines de milliers d’entreprises dont 15 000 connectées à leurs services.
 
Coffreo rend le processus d’embauche simple, engageant, conforme et facilement répétable, et se situe dans une position unique pour aider ses clients à tirer profit de leurs données, et les travailleurs flexibles de leurs expériences successives.
 
Les solutions de dématérialisation de Coffreo intègrent notamment un coffre-fort numérique, qui, avec une forte volumétrie et de nombreux accès (1 500 000 travailleurs et professionnels de l’emploi flexible inscrits), lui permet de se positionner comme un acteur majeur de l’emploi flexible.

Modernisation, standardisation : le choix de l’Open Source

Afin d’assurer les services de stockage sécurisé et d’espace de consultation pour les bulletins et autres documents, Coffreo dispose d’une solution de coffre-fort numérique.
 
Le choix de Maarch RM s’inscrit dans une démarche de modernisation et de standardisation, en se rapprochant des valeurs du monde de l’Open Source et du logiciel libre.
 
Coffreo ayant fait du coffre-fort son métier, l’un des objectifs majeurs de ce projet était l’obtention de la certification à la marque NF 203, assurant le respect à la norme de Composant de Coffre-Fort Numérique (CCFN) NF Z 42-020. Cette certification étant d’ordre logiciel (contrairement à d’autres normes du domaine de la gestion documentaire, comme la NF Z 42-013), le contenu du projet a pris en compte l’intégralité des efforts visant à la mise en conformité de Maarch RM.
 
Ainsi, en tant que premier partenaire et sponsor de l’intégration de Maarch RM comme CCFN, Coffreo, grâce à ses équipes pointues & réactives, a su questionner les propositions, exprimer ses besoins et ceux du domaine, valider les développements ou encore challenger les choix d’implémentation.

Maarch RM Digital Safe : la réponse de Maarch

Le projet, lancé à l’été 2019, a démarré par le déploiement d’une plateforme Maarch RM.
 
Cette première étape a permis d’analyser rapidement l’écart existant, d’une part avec le coffre historique de Coffreo, et d’autre part avec les exigences et besoins technico-fonctionnels induits par l’objectif de certification CCFN.
 
La collaboration entre Coffreo & Maarch a fait émerger de nombreuses évolutions, toutes disponibles au sein d’une nouvelle extension, Maarch RM Digital Safe, mais a également donné l’opportunité d’étoffer fonctionnellement le socle d’archivage et l’extension Archives Publiques par des niveaux de sécurité avancés, une meilleure gestion des dépôts volumineux, ou des ajustements d’interfaces et de formulaires directement liés aux usages CCFN.
 
En sus de ces développements, l’objectif de certification a été atteint en mars 2020, apposant la marque NF 203 et NF ISO/CEI 25051 (SQuaRE) au logiciel Maarch RM.
Ainsi, sur ce projet d’une cinquantaine de jours, plus de la moitié a été dédiée à la certification NF 203.
 
En savoir plus sur la certification


Plus de 100 millions de documents


Coffreo compte désormais sur la scalabilité de Maarch RM pour dépasser les 100 millions de documents stockés, d’ici la fin 2020.
 
Pour Maarch, il s’agit désormais de maintenir ce produit certifié à la marque NF 203 et d’engager une démarche d’amélioration continue sur la qualité et la sécurité des développements proposés pour le coffre, mais également pour les autres produits.


Retour d’expérience

Coffreo : Maarch implémente Maarch RM Digital Safe, son composant Coffre-fort Numérique certifié NF 203


 
Coffreo est une entreprise dont l’activité principale consiste à numériser l’ensemble des documents échangés entre les intérimaires, les agences d’intérim et les entreprises utilisatrices (bulletins de paie, contrats de travail et autres documents).
 
Chaque trimestre, 2 500 agences et entreprises d’emplois flexibles confient à Coffreo le traitement de 2 100 000 missions.
Leur application est utilisée quotidiennement par 500 000 employés, délégués dans des dizaines de milliers d’entreprises dont 15 000 connectées à leurs services.
 
Coffreo rend le processus d’embauche simple, engageant, conforme et facilement répétable, et se situe dans une position unique pour aider ses clients à tirer profit de leurs données, et les travailleurs flexibles de leurs expériences successives.
 
Les solutions de dématérialisation de Coffreo intègrent notamment un coffre-fort numérique, qui, avec une forte volumétrie et de nombreux accès (1 500 000 travailleurs et professionnels de l’emploi flexible inscrits), lui permet de se positionner comme un acteur majeur de l’emploi flexible.

Modernisation, standardisation : le choix de l’Open Source

Afin d’assurer les services de stockage sécurisé et d’espace de consultation pour les bulletins et autres documents, Coffreo dispose d’une solution de coffre-fort numérique.
 
Le choix de Maarch RM s’inscrit dans une démarche de modernisation et de standardisation, en se rapprochant des valeurs du monde de l’Open Source et du logiciel libre.
 
Coffreo ayant fait du coffre-fort son métier, l’un des objectifs majeurs de ce projet était l’obtention de la certification à la marque NF 203, assurant le respect à la norme de Composant de Coffre-Fort Numérique (CCFN) NF Z 42-020. Cette certification étant d’ordre logiciel (contrairement à d’autres normes du domaine de la gestion documentaire, comme la NF Z 42-013), le contenu du projet a pris en compte l’intégralité des efforts visant à la mise en conformité de Maarch RM.
 
Ainsi, en tant que premier partenaire et sponsor de l’intégration de Maarch RM comme CCFN, Coffreo, grâce à ses équipes pointues & réactives, a su questionner les propositions, exprimer ses besoins et ceux du domaine, valider les développements ou encore challenger les choix d’implémentation.

Maarch RM Digital Safe : la réponse de Maarch

Le projet, lancé à l’été 2019, a démarré par le déploiement d’une plateforme Maarch RM.
 
Cette première étape a permis d’analyser rapidement l’écart existant, d’une part avec le coffre historique de Coffreo, et d’autre part avec les exigences et besoins technico-fonctionnels induits par l’objectif de certification CCFN.
 
La collaboration entre Coffreo & Maarch a fait émerger de nombreuses évolutions, toutes disponibles au sein d’une nouvelle extension, Maarch RM Digital Safe, mais a également donné l’opportunité d’étoffer fonctionnellement le socle d’archivage et l’extension Archives Publiques par des niveaux de sécurité avancés, une meilleure gestion des dépôts volumineux, ou des ajustements d’interfaces et de formulaires directement liés aux usages CCFN.
 
En sus de ces développements, l’objectif de certification a été atteint en mars 2020, apposant la marque NF 203 et NF ISO/CEI 25051 (SQuaRE) au logiciel Maarch RM.
Ainsi, sur ce projet d’une cinquantaine de jours, plus de la moitié a été dédiée à la certification NF 203.
 
En savoir plus sur la certification


Plus de 100 millions de documents


Coffreo compte désormais sur la scalabilité de Maarch RM pour dépasser les 100 millions de documents stockés, d’ici la fin 2020.
 
Pour Maarch, il s’agit désormais de maintenir ce produit certifié à la marque NF 203 et d’engager une démarche d’amélioration continue sur la qualité et la sécurité des développements proposés pour le coffre, mais également pour les autres produits.


Retour d’expérience

De la validation à la diffusion de documents, Maarch Courrier, outil de la transition numérique à l’Agence Française de Développement


 
L’Agence française de développement (AFD), est une institution financière publique qui met en œuvre la politique de développement de la France, agit pour combattre la pauvreté et favoriser le développement durable.
 
Présente dans 115 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Amérique Latine, dans la Caraïbe et l’Outre-mer, cet établissement public finance et accompagne des projets qui améliorent les conditions de vie des populations, soutiennent la croissance économique et protègent la planète.
 
Les équipes de l’AFD sont engagées dans plus de 4 000 de ces projets à fort impact social et environnemental. Ils contribuent ainsi à l’engagement de la France et des Français en faveur des Objectifs de développement durable (ODD).

Accompagner la transition numérique

Parmi les missions des projets menés par l’AFD, il y a celle de l’accompagnement à la transition technologique et numérique. Mission qu’elle s’applique à elle même, avec notamment la mise en place d’un parapheur électronique permettant de viser et signer les notes internes.
 
Le besoin de l’AFD était de mettre en place un outil permettant d’optimiser les circuits d’approbation et de validation des correspondances. Il s’agissait de réduire les délais d’approbation des documents, d’éviter les pertes de document dans les services.
 
Dans un premier temps ce sont les notes internes (information, décision, etc) qui étaient concernées. Le besoin s’est rapidement étendu vers les métiers des finances pour la gestion des demandes d’achat.
 
Pour répondre à ce besoin, l’AFD a fait appel au services de Maarch pour son produit de gestion électronique des correspondances Maarch Courrier.
C’est notamment le parapheur présent dans Maarch Courrier et son mode de licence open source qui ont séduit l’équipe projet.
 
L’outil attendu est baptisé “paraf”, il doit être accessible à l’ensemble des collaborateurs de l’AFD afin qu’ils puissent traiter les notes internes :
 
– enregistrer au format numérique une note interne
– démarrer un circuit visa
– viser la note
– diffuser la note dans les services adéquats
– prendre connaissance de la note

Adaptation de l’outil et MCO : la réponse de Maarch

Le projet ayant démarré en septembre 2018, c’est la version 18.10 de Maarch Courrier qui a été déployée.
Pour répondre aux besoins de la note interne, l’équipe intégration de Maarch a fait quelques adaptations afin de répondre pleinement à la gestion des notes internes.
 
Nous avons d’ailleurs intégré à la feuille de route 20.03 puis 20.10 les évolutions réalisées sur ce projet.
 
L’outil paraf est également connecté au SSO de l’AFD, c’est la technologie CAS qui a été mise en place pour réaliser cette intégration.
 
Pour assurer un suivi et un support continu de la plateforme, nous avons contractualisé un contrat MCO avec l’AFD. Cela leur permet d’avoir accès à un chef de projet dédié et à un volant de jours de paramétrage / customisation du produit / transfert de compétences aux équipes internes de l’AFD.
 
Une migration est prévue pour fin 2020, cela permettra à l’AFD d’être sur une version standard du produit avec pour cible la 20.10 où nous porterons les dernières demandes spécifiques du projet paraf.

2 000 utilisateurs au quotidien

L’outil paraf est largement diffusé au sein de l’AFD, il est utilisé au quotidien par plus de 2000 utilisateurs pour y gérer les notes internes et est déployé au fur et à mesure dans les différents services et agences de l’AFD pour la gestion des notes internes et des demandes d’achat.
 
Il aura mobilisé plus de 80 jours de prestation depuis le début du projet et l’implication forte des divisions de la DSI “Nouveaux Services Numérique et Architecture” (SNA) et “Support et applications” (SAP).


Nous avons fait appel à la solution Maarch courrier dans le cadre d’initiatives numériques, dans un contexte de dématérialisation des parapheurs.
 
Les échanges ont été très fluides avec l’équipe Maarch, ils ont su nous accompagner pour paramétrer l’application et l’adapter à nos processus métier particuliers, avant d’impacter les versions éditeur.
 
La majeure partie des besoins spécifiques de nos utilisateurs a pu être adressée par paramétrage.
 
A ce jour Paraf nous permet de gérer 6 types de notes internes avec leurs particularités, une dizaine de profils utilisateurs et une trentaine de bannettes. 3 500 notes ont suivi un circuit de validation dans PARAF. Nous savons à tout moment quel est le prochain viseur/signataire !
 
Le retour de nos utilisateurs est positif quant à la facilité de prise en main de l’outil, nous avons d’ailleurs plusieurs nouveaux sujets à l’étude.

 
Gaëlle CHAUVEL
Responsable de support Applicatif
Agence Française de Développement
 
En savoir plus sur l’AFD

Retour d’expérience

De la validation à la diffusion de documents, Maarch Courrier, outil de la transition numérique à l’Agence Française de Développement


 
L’Agence française de développement (AFD), est une institution financière publique qui met en œuvre la politique de développement de la France, agit pour combattre la pauvreté et favoriser le développement durable.
 
Présente dans 115 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Amérique Latine, dans la Caraïbe et l’Outre-mer, cet établissement public finance et accompagne des projets qui améliorent les conditions de vie des populations, soutiennent la croissance économique et protègent la planète.
 
Les équipes de l’AFD sont engagées dans plus de 4 000 de ces projets à fort impact social et environnemental. Ils contribuent ainsi à l’engagement de la France et des Français en faveur des Objectifs de développement durable (ODD).

Accompagner la transition numérique

Parmi les missions des projets menés par l’AFD, il y a celle de l’accompagnement à la transition technologique et numérique. Mission qu’elle s’applique à elle même, avec notamment la mise en place d’un parapheur électronique permettant de viser et signer les notes internes.
 
Le besoin de l’AFD était de mettre en place un outil permettant d’optimiser les circuits d’approbation et de validation des correspondances. Il s’agissait de réduire les délais d’approbation des documents, d’éviter les pertes de document dans les services.
 
Dans un premier temps ce sont les notes internes (information, décision, etc) qui étaient concernées. Le besoin s’est rapidement étendu vers les métiers des finances pour la gestion des demandes d’achat.
 
Pour répondre à ce besoin, l’AFD a fait appel au services de Maarch pour son produit de gestion électronique des correspondances Maarch Courrier.
C’est notamment le parapheur présent dans Maarch Courrier et son mode de licence open source qui ont séduit l’équipe projet.
 
L’outil attendu est baptisé “paraf”, il doit être accessible à l’ensemble des collaborateurs de l’AFD afin qu’ils puissent traiter les notes internes :
 
– enregistrer au format numérique une note interne
– démarrer un circuit visa
– viser la note
– diffuser la note dans les services adéquats
– prendre connaissance de la note

Adaptation de l’outil et MCO : la réponse de Maarch

Le projet ayant démarré en septembre 2018, c’est la version 18.10 de Maarch Courrier qui a été déployée.
Pour répondre aux besoins de la note interne, l’équipe intégration de Maarch a fait quelques adaptations afin de répondre pleinement à la gestion des notes internes.
 
Nous avons d’ailleurs intégré à la feuille de route 20.03 puis 20.10 les évolutions réalisées sur ce projet.
 
L’outil paraf est également connecté au SSO de l’AFD, c’est la technologie CAS qui a été mise en place pour réaliser cette intégration.
 
Pour assurer un suivi et un support continu de la plateforme, nous avons contractualisé un contrat MCO avec l’AFD. Cela leur permet d’avoir accès à un chef de projet dédié et à un volant de jours de paramétrage / customisation du produit / transfert de compétences aux équipes internes de l’AFD.
 
Une migration est prévue pour fin 2020, cela permettra à l’AFD d’être sur une version standard du produit avec pour cible la 20.10 où nous porterons les dernières demandes spécifiques du projet paraf.

2 000 utilisateurs au quotidien

L’outil paraf est largement diffusé au sein de l’AFD, il est utilisé au quotidien par plus de 2000 utilisateurs pour y gérer les notes internes et est déployé au fur et à mesure dans les différents services et agences de l’AFD pour la gestion des notes internes et des demandes d’achat.
 
Il aura mobilisé plus de 80 jours de prestation depuis le début du projet et l’implication forte des divisions de la DSI “Nouveaux Services Numérique et Architecture” (SNA) et “Support et applications” (SAP).


Nous avons fait appel à la solution Maarch courrier dans le cadre d’initiatives numériques, dans un contexte de dématérialisation des parapheurs.
 
Les échanges ont été très fluides avec l’équipe Maarch, ils ont su nous accompagner pour paramétrer l’application et l’adapter à nos processus métier particuliers, avant d’impacter les versions éditeur.
 
La majeure partie des besoins spécifiques de nos utilisateurs a pu être adressée par paramétrage.
 
A ce jour Paraf nous permet de gérer 6 types de notes internes avec leurs particularités, une dizaine de profils utilisateurs et une trentaine de bannettes. 3 500 notes ont suivi un circuit de validation dans PARAF. Nous savons à tout moment quel est le prochain viseur/signataire !
 
Le retour de nos utilisateurs est positif quant à la facilité de prise en main de l’outil, nous avons d’ailleurs plusieurs nouveaux sujets à l’étude.

 
Gaëlle CHAUVEL
Responsable de support Applicatif
Agence Française de Développement
 
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Solutions

De la signature simple à la signature qualifiée avec Maarch Courrier


Il existe trois niveaux de signature selon la nomenclature de la réglementation européenne eIDAS : simple, avancée et qualifiée.


La signature simple avec Maarch Courrier


La définition de la signature simple est suffisamment large et peut être soumise à interprétation.
 
Pour résumer, il s’agit des formes de signatures non avancées ni qualifiées.
Ne disposant d’aucune valeur légale, elle peut néanmoins défendre sa cause avec une piste d’audit complète et des procédures d’authentification sérieuses, par exemple passant par un annuaire d’entreprise.
 
Maarch Courrier propose ce type de signature au travers de son parapheur intégré. Les documents à signer doivent être préparés, avec un rectangle gris indiquant l’emplacement de la signature, simple tampon graphique donnant un résultat équivalent aux machines à griffer.
Cette méthode s’avère suffisante dans la grande majorité des cas, et est utilisée par des nombreux clients.


Simple, rapide, visuelle, la griffe électronique convient parfaitement au courrier administratif sans enjeu majeur. Elle permet de dématérialiser rapidement le processus de production documentaire sortante, à coût zéro.


Maarch Courrier conserve toutes les traces de visa et signatures, avec ou sans délégation permettant d’attester du contexte de la signature simple..


La signature avancée avec Maarch Courrier + Maarch Parapheur


Cette possibilité n’existe pas encore, mais sera disponible pour la prochaine version Courrier et Parapheur, planifiées en octobre 2020.
 
Il s’agit de recourir à un tiers de certification qui va héberger un cachet serveur de l’organisation.
 
L’autorité de certification va signer le document pour le compte de l’organisation client et de l’utilisateur, à condition que ce dernier soit dûment identifié dans le système client.
Du fait du recours à un tiers, il y a un coût associé à chaque signature.
 
La valeur ajoutée est importante :

  • – Possibilité de signer n’importe quel PDF, sans préparation préalable (un document scanné devient signable)
  • – Présence d’une coche verte sur le PDF : la signature est reconnue par Adobe. La coche verte apparaît aussi lorsque le document sort de l’organisation
  • – Tout utilisateur enregistré dans Maarch Courrier peut signer sans dispositif particulier
  • – Le document ne sort pas de l’organisation

Ce processus cible les documents pour lesquels l’organisation veut fournir une assurance d’authenticité, par exemple les attestations des Ressources Humaines.


La signature qualifiée avec Maarch Courrier + DIS PdfSigner, ou les parapheurs du marché


La signature électronique qualifiée est le stade le plus exigeant en matière de signature électronique. Pouvant se révéler particulièrement contraignante, elle n’est utilisée que dans des cas bien précis et imposés par la réglementation.
 
Les certificats sont contenus dans un dispositif physique tel qu’une clé USB ou une carte à puce (“ce que je possède”) et sont accessibles avec un code PIN (“ce que je sais”).
 
Cette signature est obligatoire pour signer les actes soumis au contrôle de légalité. Elle est aussi obligatoire pour les fournisseurs dans le cadre de marchés publics.
 
La signature qualifiée eIDAS est majoritairement représentée en France par la qualification RGS2**.


Maarch Courrier dispose des connecteurs natifs vers les principaux parapheurs RGS2** du marché : FAST Parapheur, SRCI iX-Parapheur, Libriciel iParapheur, SPL-XDemat Parapheur.


Si vous voulez faire l’économie de ces parapheurs, la société DIS édite un module intégrable dans Maarch Courrier (à partir de la v18.04). Celui-ci fait appel à une application Java pour interroger la clé, demander le code PIN, et apposer la signature qualifiée (avec certificat RGS**) sur un ou plusieurs documents en sortie du parapheur standard Maarch Courrier. Sa mise en œuvre requiert le paramétrage d’une bannette Maarch standard des courriers départs à signer en mode qualifié.
 
En savoir plus sur DISPDFSigner

Extension

Maarch RM se dote d’un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF

Le Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) de Maarch RM obtient la certification à la marque NF 203
 


Un Coffre-Fort Numérique est un outil de stockage, de sauvegarde et de conservation de documents numériques à valeur probatoire


En distinguant strictement les accès de type administration et les accès aux fonds, le CCFN définit des niveaux de sécurité suivant des principes de cloisonnement des fonds.
 
Si le SAE et le CCFN paraissent jumeaux dans leurs objectifs (conserver des données à valeur probatoire), des différences majeures permettent de les différencier en fonction des besoins du projet.
 
Là où un SAE va assurer la pérennité des informations en garantissant la conservation d’un contexte, des traitements des métadonnées descriptives, une gestion des règles de conservation et des opérations de tri qui en découlent, etc., le CCFN va se concentrer sur le cloisonnement des accès par mission (administration & paramétrage ou accès aux fonds) et un ensemble de fonctions limité aux objets numériques.


Deux modes d’utilisation sont possibles avec Maarch RM : en composant ou en stand-alone


Il est possible de retrouver des coffres à différents niveaux, pour des applications diverses & des utilisations très différentes.
 
Une entreprise ayant besoin de donner accès à des documents confidentiels à son client (contrats, factures) ou à son employé (bulletins de paie, dossiers du personnel) pourra mettre en place un CCFN en ouvrant un accès individuel & sécurisé.
C’est le cas, notamment, pour la plupart des services bancaires ou fournisseurs d’électricité, d’internet, où ils prennent la forme d’un “espace personnel”.
Coffreo, sponsor et client phare du CCFN Maarch, fournit des coffres à valeur probatoire pour accompagner les travailleurs et professionnels de l’emploi flexible, notamment en digitalisant l’ensemble des documents échangés entre les intérimaires, les agences d’intérim et les entreprises utilisatrices (bulletins de paie, contrats de travail et autres documents).
 
Une administration publique, dans la même idée, pourra mettre à disposition d’un citoyen des documents qui le concernent directement, comme un acte de naissance, une demande de visa, ou ses dernières déclarations d’impôts.


La norme NF Z42-020 et la marque NF 203 l’accompagnant permettent de définir ce que doit être un composant Coffre-Fort Numérique d’un point de vue logiciel


Elle met notamment en avant
 

  • – huit fonctions relatives aux objets numériques (déposer, lire, détruire, lire les métadonnées techniques, contrôler, lire journal, lister, compter)
  •  

  • – des niveaux de sécurité comportant trois types d’utilisateurs (Administrateur Général, Administrateur Fonctionnel, Simple Utilisateur),
  •  

  • – un principe de conteneurs contenant des objets-numériques, qui eux-mêmes peuvent contenir un ou plusieurs objets-données.

Cette norme logicielle vient avec un lot d’exigences produit, mais également tout un pan d’exigences qualité certifiant les conditions dans lesquelles le produit est fourni, maintenu, développé, distribué, documenté.
C’est l’articulation entre ces deux types d’exigences qui permet d’assurer que le CCFN concerné saura conserver les informations numériques confiées “dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps”.
Enfin, des audits sont réalisés tous les ans sur des versions ciblées du logiciel, pour assurer, à la fois, l’amélioration constante des procédures qualité et la conformité des nouveaux développements aux exigences produit.


Maarch confirme ainsi sa maturité logicielle et sa capacité à fournir des outils de qualité, adaptés aux besoins clients et respectueux des exigences & contraintes de ses domaines d’expertise


L’obtention de cette certification à la marque NF 203 vient avec un bonus de conformité validant le respect des exigences de la norme NF ISO/CEI 25051, dite SQuaRE (Software Quality Requirements and Evaluation – exigences et évaluation de la qualité du logiciel).
Les six caractéristiques évaluées (capacité fonctionnelle, fiabilité, utilisabilité, rendement & efficacité, maintenabilité, portabilité) permettent d’assurer “que la mise en oeuvre du progiciel répondra à ce qui a été proposé et fourni”.


 

Auteur : Elodie SOME-BLAD
Product Owner Maarch RM
Consultante en archivage numérique