Étude de cas

Le SDIS 50 utilise Maarch Courrier face au COVID-19

Le Service Départemental d’Incendie et de Secours de la Manche (SDIS 50) a été créé en 1955 mais existe dans sa forme actuelle depuis le 1er janvier 2000 suite à la loi dite « de départementalisation ».

Présentation du SDIS :

Le SDIS 50 est un établissement public administratif. Ce statut lui confère une autonomie de gestion budgétaire qui lui permet d’agir juridiquement en tant que personne morale.

 

Le directeur départemental du SDIS est le chef de Corps départemental regroupant les sapeurs-pompiers professionnels et les sapeurs-pompiers volontaires. Les agents des filières administratives, techniques et spécialisées sont également intégrés au service départemental.

 

L’établissement est placé sous l’autorité administrative et financière du président du Conseil d’Administration (Président du conseil départemental ou son représentant) et sous l’autorité des maires ou du préfet pour l’emploi opérationnel. Le Conseil d’Administration est composé de 22 membres élus parmi les conseillers généraux, les présidents d’Etablissements Publics de Coopération Intercommunale et les maires.

 

Les missions du SDIS 50 sont les suivantes :
• Prévention, protection et lutte contre les incendies,
• Prévention et évaluation des risques de sécurité civile,
• Préparation des mesures de sauvegarde et organisation des moyens de secours,
• Protection des personnes, des biens et de l’environnement,
• Secours d’urgence aux personnes victimes d’accidents, de sinistres ou de catastrophes ainsi que leur évacuation.

État des lieux :

Le SDIS 50 a souhaité moderniser sa GEC dans le but de :

 

• Préparer et traiter le courrier entrant et sortant en version électronique en respectant un processus de suivi de l’instruction et de la réponse,
• Positionner la chaîne du traitement des courriers comme une ligne critique en matière de communication citoyens-services,
• Garantir une traçabilité des courriers (circuit, délai de réponse, modalités de recherche, etc.)
• Moderniser les services en privilégiant la dématérialisation,
• Constituer une base de contacts pour statistiques et communication.

 

 

Le choix s’est porté sur Maarch Courrier dans le contexte d’un rapprochement des pratiques et des outils avec le conseil départemental, autorité de tutelle, qui dispose et exploite la solution depuis plusieurs années.

Le déroulé du projet :

Le projet ayant démarré en juin 2019, c’est la version 19.04 de Maarch Courrier qui a été déployée ; Le paramétrage a débuté courant aout 2019 et le passage en production s’est opéré le 19 février 2020.

 

Le groupement « Pilotage et amélioration continue » a été chargé du déploiement. Ce dernier a été conduit par une équipe projet de cinq personnes à travers trois phases consécutives :

 

• Le paramétrage de l’application : analyse de l’organisation et transcription de celle-ci à travers le paramétrage – 6 journées d’accompagnement par les intervenants Maarch ont été consacrées à cette phase de paramétrage, en incluant le transfert de compétences et la fiabilisation des circuits.
• La formation des agents : 120 utilisateurs ont été formés en interne par les membres de l’équipe projet sur des séquences de 3h30 rassemblant 5 à 10 participants ; la formation s’est déroulée entre début décembre et mi-janvier.
• L’assistance à la mise en œuvre : la mise en production nécessite un accompagnement de proximité quotidien pour le bon usage et l’acquisition des bonnes pratiques.

 

Tout au long de ces trois phases, les équipes de Maarch Courrier ont été présentes au côté du SDIS qui a pu apprécier :

 

• Une équipe resserrée, garantissant la bonne connaissance du projet par les différents interlocuteurs,
• Une disponibilité téléphonique régulière, en complément des journées de présence au SDIS,
• Une compétence technique permettant de cerner les solutions de paramétrage les plus adaptées à nos contraintes de fonctionnement

 

A noter que les mesures de confinement décrétées à compte du 17 mars (soit quatre semaine après le passage en production) et le positionnement en télétravail des personnels administratifs de l’établissement ont accéléré le processus d’intégration de l’outil dans nos pratiques.

Un outil adapté au télétravail :

Commandant Patrick AUROUSSEAU
Adjoint au chef du groupement pilotage et amélioration continue
Chef du service de gestion des données :

« Imaginé en 2019 dans un cadre d’évolution programmé de l’établissement, le déploiement de Maarch courrier est intervenu juste avant la période de confinement lié à la crise sanitaire du COVID-19.

 

La solution a permis de transférer rapidement et facilement l’activité administrative du SDIS d’un mode présentiel habituel vers un mode télétravail jusqu’alors inexistant.

 

Bien qu’en conditions particulières inhérentes à cette situation exceptionnelle, les agents ont rapidement appréhendé les fonctionnalités de la solution et l’ensemble des utilisateurs, des agents des différents services jusqu’à la direction, a pu apprécier tout à la fois la fluidité et la fiabilité du produit. »

 

Le SDIS 50 envisage la migration sur la version 20.03 fin 2020 afin de bénéficier, notamment, des évolutions ergonomiques de la nouvelle interface et des souplesses de paramétrage annoncées.