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Maarch Gestion de Courrier à la Mairie du Vésinet – Témoignage client

[Le Vesinet] Ecusson

En 2010, la Mairie du Vésinet, commune de l’Ouest Parisien forte de 16.432 habitants souhaite optimiser la gestion de son courrier afin de réduire notamment les coûts d’impression papier mais aussi réduire les temps de réponse à ses administrés.

Pour cela, elle décide de mettre en place un outil puissant de dématérialisation. Après réflexion et analyse fine de la DSI, Le Vésinet fait le choix de Maarch Letterbox qui évoluera vers Maarch Gestion de Courrier en 2014.

Pour Stéphane François, du service informatique Mairie du Vésinet

« Maarch offre une traçabilité et une centralisation de  toutes les affaires. C’est un gros changement fonctionnel au quotidien. En plus du gain de temps, les fonctions de recherches avancées sont très appréciées en terme de confort. De manière générale, une recherche d’affaire propose un résultat dans la seconde, on s’habitue vite à cette performance ! Pour pouvoir travailler en ressources restreintes, nos applications métier doivent fonctionner en toute  efficacité.

Pour le service informatique,  le fait que les requêtes soient personnalisables et le SQL très performant est un réel atout. L’outil est intuitif, convivial, et les statistiques sont très appréciables. Sous Maarch Gestion de Courrier, nous obtenons beaucoup d’informations d’un seul coup d’œil : état de l’affaire, délais, typologie, expéditeur… Nous pouvons aussi faire des choix sur les informations à afficher (par exemple la date limite de traitement.»

Pour Le Vésinet les atouts de Maarch Gestion Courrier sont la traçabilité des demandes et la réactivité dela solution

Le Vésinet a retenu l’application Maarch Gestion Courrier pour :

  • Assurer la traçabilité de toutes les demandes entrantes
  • Augmenter la réactivité, répondre rapidement aux questions posées par les administrés et ainsi diminuer le temps de traitement
  • Permettre, à partir de l’interface web, aux élus et aux agents utilisateurs de la mairie (150 personnes) d’avoir toujours accès à l’application
  • Choisir Maarch peut être un tremplin pour l’obtention du Label de la Charte Marianne
Charte Marianne

La gestion du courrier au Vésinet

Maarch et la ville du Vésinet ont dû travailler main dans la main au moment de l’installation de la solution de Gestion de courrier notamment afin de palier aux réticences de certains agents face à l’abandon du courrier physique.

50 personnes traitent les demandes des 17 000 habitants. Cela représente en moyenne 30 courriers par jour, soit plus de 29.000 affaires depuis la mise en place. Tous les courriers entrants sont numérisés, à l’aide de scanners Fujitsu fi-6130Z, à l’exception des courriers confidentiels adressés au Maire. Les télécopies et demandes par courriel sont également injectées sous Maarch.

Au service du Secrétariat Général, 3 personnes ont été formées pour enregistrer les courriers entrants. Même en l’absence de la responsable, une personne présente est toujours capable de réaliser les numérisations.

Les courriers sont numérisés par lots avec des code-à-barre et répartis grâce au vidéocodage.

Les séparateurs code-à-barre sont réimprimés lorsqu’ils sont trop usés.

Grâce à l’application, les courriers dématérialisés parviennent dans chaque service avec au moins un élu en copie. La mise en place de Maarch Gestion de courrier a permis des économies conséquentes au niveau des impressions papier. Il faut noter qu’auparavant les courriers étaient photocopiés en autant d’exemplaires que de destinataires ! Aujourd’hui seul l’exemplaire reçu est envoyé physiquement au service concerné.

Toutes les listes de diffusion sont pré-définies. Désormais les notifications ou les retards de traitement arrivent par courriel directement dans les messageries des personnes concernées.

L’ensemble des destinataires principaux a été formé à l’utilisation de l’application, en tenant compte des spécificités de leurs besoins.

Maarch a assuré la formation de l’ensemble des agents et élus.

[Le Vesinet] Traitement courrier
[Le Vesinet] Liste types de courrier
[Le Vesinet] Corbeilles

Un gain de temps de réponse aux courriers non négligeable

Au-delà des économies papier réalisées, l’application a également permis de réduire très nettement les temps de réponse aux courriers des administrés.

[Le Vesinet] Delai moyen de traitement

[Le Vésinet] Parcs

Perspectives 2015

  • Intégration des LRE : Lettres Recommandées Electroniques
  • Gestion des courriers sortants avec utilisation de modèles de réponse
  • Implémentation de l’application Maarch « Allô Mairie »

Remerciements

Merci aux élus et collaborateurs de la Mairie du Vésinet qui nous ont permis de réaliser ce projet dans les meilleures conditions.