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Maarch Version 1.4

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Maarch est un Système d’Archivage Électronique (SAE) perfectionné auquel des fonctionnalités, de Gestion Électronique de Documents (GED) de Gestion Électronique de Courriers (GEC), de Dossiers et d’archivage de vos spools en sortie de chaînes d’Editique (COLD) ont été ajoutées.

La version 1.4 comprend les évolutions suivantes :

 

1. Module Records Management

Le module Records Management permet d’enregistrer et d’échanger des archives en utilisant des messages XML basés sur SEDA 1.0, Standard d’Echange des Données d’Archive spécifié par les Archives de France.

Il permet également de créer des messages d’échange d’archives et de rattacher des ressources numériques et propose entre autre les fonctionnalités suivantes :

  • Workflow pour contrôler et accepter ou rejeter les messages et les archives reçues de systèmes tiers ou d’organisations.
  • Import des messages avec règles de contrôle technique et métier, versement des nouvelles ressources et génération automatique des accusés de réception.
  • Ajout d’une nouvelle collection pour les messages, les archives et les journaux.
  • Ajout de nouvelles corbeilles et actions de gestion des archives et des messages.
  • Gestion des organisations archivistiques et des rôles (Transfert, production, contrôle).
  • Gestion des accords entre les organisations archivistiques.
  • Tableaux de gestion (durée de conservation, sort final).
archivage

2. Une Collection Documentaire Business

La nouvelle collection permet de gérer tous les types de document de la vie de l’entreprise.

Par exemple :

  • Factures fournisseurs
  • Documents Comptable
  • Documents RH
business

 

Cette nouvelle collection permet également de se connecter à un outil de LAD (lecture automatique de documents) afin par exemple d’extraire automatiquement les informations des factures de vos fournisseurs.

La collection COLD vous permettra d’archiver vos spools de production métier (édition comptable, bulletins de paie, factures clients, etc.), ce qui vous permettra par exemple d’effectuer :

  • L’auto-Importation en masse des factures de vos clients.
  • La recherche et consultation.
  • Le passage du cycle de vie pour compresser très fortement vos espaces de stockage (+95% de compression en sortie de chaîne éditique).
  • La consultation des AIP.
  • L’Autofoldering, classement dynamique de vos archives sous la forme d’arbres selon les métadonnées choisies.
cold

3. Diffusion et Workflow Séquentiel

Nouvelle gestion de types de listes de diffusion pour regrouper des listes par domaine d’activité.

Cette nouveauté vous permettra entre autres de mettre en place des workflows de validation adaptés à votre métier, ex : workflow de validation de factures avant paiement. En voici les détails :

Livraison de types systèmes réservés « par entité », « par type de document » et « par type de dossier » avec un lien avec les objets associés.

Vous pouvez désormais définir les rôles utilisateur disponibles pour chaque type de diffusion en utilisant des groupes d’utilisateurs.

Livraison de types systèmes réservés « dest » et « copy ».

La gestion des modèles de liste de diffusion n’est plus restreinte à un rattachement par entité et aux rôles « dest » et « copy ».

Une nouvelle configuration a été ajoutée pour les actions (indexation, validation) pour déclarer les types de listes de diffusion disponibles pour diffusion.

Aucun changement perceptible dans la gestion du courrier de la collection LETTERBOX.

Vous avez la possibilité d’afficher/cacher les documents envoyés aux utilisateurs de la liste de diffusion à un moment donné avec une propriété «visible» sur chaque entrée de la liste de diffusion, qui doit être utilisé sur la clause de la corbeille.

Ce nouvel indicateur est utilisé pour créer des workflows séquentiels en déplaçant la visibilité d’un utilisateur au suivant dans la liste.

L’ajout d’une nouvelle action permet de traiter les flux de diffusion séquentiels. Dans la configuration de l’action de la corbeille, on déclare le rôle dans la liste de diffusion qui doit être traité et le statut final lorsque plus aucun utilisateur n’est disponible pour le rôle donné.

L’action «Traiter l’étape» effectuée par l’utilisateur masque automatiquement transmet le document à l’utilisateur suivant dans la liste. Le dernier utilisateur de la liste qui traite provoque le changement de statut ​​et permet potentiellement de démarrer une nouvelle séquence sur un nouveau rôle d’utilisateur.

4. Module Sendmail

Le module Sendmail vous permet d’ajouter un service d’envoi d’e-mails pendant le flux de travail, à partir des pages de traitement et de détail.

Vous avez la possibilité de choisir les destinataires, copies, et copies cachées à partir du répertoire des utilisateurs, ses contacts ou par saisie.

La saisie du corps est au format texte ou HTML utilisant un éditeur embarqué WYSIWYG.

Vous pouvez également joindre au message le document, ses pièces jointes et les notes de traitement.

Tous les mails envoyés à partir du document sont historisés.

5. Module Fileplan

Le module Fileplan permet d’ajouter des services pour créer et utiliser des plans de classement liés à l’organisation ou personnels (par utilisateur) et offre une fonction de gestion des positions en arborescence pour représenter la hiérarchie des concepts et des mots.

Un nouveau service a été créé pour classer les documents sur une ou plusieurs positions utilisant le plan de l’organisation ou le classement personnel.

Vous pouvez également parcourir l’arborescence du plan afin de trouver les documents.

6. Amélioration de la Gestion des Contacts

Les contacts peuvent désormais être créés et mis à jour sur les pages d’action d’indexation et de validation.

Les coordonnées des contacts peuvent être déclarées comme « confidentielles » et par la suite elles ne seront pas affichées aux utilisateurs s’ils ne sont pas propriétaires du contact.

La recherche de contact peut maintenant utiliser plusieurs arguments (séparés par un espace) et qui sont indépendamment recherchés sur le nom, prénom, et la société. Les résultats affichés sont triés par pertinence.

L’ajout d’un nouveau panneau d’administration permet de rechercher les contacts en doublon. Vous avez la possibilité de supprimer les doublons et de réaffecter les documents au contact original choisi.

7. Corbeilles de dossiers

Vous avez maintenant la possibilité de configurer des corbeilles de dossiers. De nouvelles listes de résultat ont également été crée pour les corbeilles de dossiers et la recherche de dossier, ainsi que des actions supplémentaires pour les workflows dossier (indexation, redirection, changement de statut).

8. Module Photo Capture

Capture de photographie à partir d’une caméra sur les pages d’indexation.

9. Amélioration de l’interface courrier

L’ergonomie a été revue afin de mettre plus avant les fonctionnalités collaboratives :

courrier

 

Quelques chiffres

Maarch Entreprise Version 1.3 a été téléchargé en 1 an

  • plus de 14 000 fois
  • dans 166 pays

Sources (Stat SourceForge)

Conclusion

1 logiciel 4 solutions

Avec Maarch, l’innovation ne s’arrête jamais !

Maarch, c’est 4 solutions réunies en 1 logiciel. Vous pouvez ainsi utiliser Maarch selon vos besoins en tant que Système d’Archivage électronique, Gestion de document d’entreprise, Gestion de courrier, ou Archivage de vos spools de production (factures clients, bulletins de paie, …), ou vous pouvez tout simplement utiliser toutes ces fonctionnalités simultanément. Libre à vous d’exploiter celles qui vous intéressent.

A venir très prochainement une Install Party dans nos locaux, pour vous faire découvrir toutes les nouveautés et installer cette nouvelle version !