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Solution d'Archivage Electronique

Fonctionnalités SAE

Fonctionnalités Maarch : Versement, indexation / videocodage, recherche avancée, catégorisation automatique, gestion des dossiers, Workflow, circulation des documents, Gestion des archives physiques et numérisation, Gestion du cycle de vie, Intégration aux systèmes d’information, administration de la solution.

Fonctionnalités de base

Utilisez Maarch , le Système d’Archivage Electronique

maarch-capture-connector-square

Maarch intervient après la production de vos documents. L’application gère donc des documents « figés », destinés à l’archivage après circulation/validation. L’éventail des documents concernés est vaste : factures, bulletins de paye, états comptables, quittances de loyer, contrats, courriers, déclarations de sinistres, constats, notes de frais, devis, propositions commerciales etc…

Maarch est un outil de production. Il dispose de tous les outils indispensables à la conduite d’un projet d’archivage et de GED. De la capture des documents numérisés ou bureautique (à l’aide du Maarch Capture Connector et de Maarch AutoImport) au sort final de l’archive. Bien entendu tous ces outils sont open source.

Versement, indexation / vidéocodage

Versez rapidement des quantités importantes de documents

autoimport

Tout est mis en œuvre pour assurer la sécurité et l’intégrité de vos documents enregistrés dans Maarch. L’application attribue un cachet numérique au versement de l’archive, et contrôle l’intégrité (la non altération) de l’archive à chaque accès.Maarch gère les supports en lecture seule, afin que cette intégrité soit aussi assurée au niveau physique. La traçabilité est complète, sur toutes les interactions avec le système.

Indexez rapidement grâce au videocodage (Postindexing)

ecran_d_indexation

L’indexation dans Maarch est rapide et adaptative.

  • Rapide parce qu’une minute suffit pour enregistrer et indexer un nouveau document.
  • Adaptative parce que les index demandés pour chaque document s’adaptent à la collection documentaire, au type de dossier et au type de document.

Le vidéocodage permet à partir d’une fenêtre à double fonction, d’un côté de visualiser le document versé et de l’autre de saisir les index correspondants. Chaque opérateur réserve pour une durée donnée un nombre de document à vidéocoder. Les documents réservés ne sont pas disponibles pour les autres opérateurs, jusqu’à expiration du temps de réservation.
Grâce à cette fonction, vous pouvez, par exemple, piloter une plate-forme de numérisation : certaines personnes de l’équipe sont dédiées à la numérisation et d’autres à la saisie des métadonnées correspondantes.

Recherche avancée, catégorisation automatique

Recherchez intuitivement vos documents

ecran_de_recherche

Les fonctionnalités de recherche avancée permettent de retrouver aisément et rapidement les documents indexés dans Maarch. La recherche est multicritères, elle s’appuie sur l’ensemble des index de la collection documentaire.
Il est également possible de faire une recherche sur le contenu des documents : recherche « plein texte ».

Classez facilement vos documents

autofoldering

Vous pouvez définir l’organisation de vos documents en fonction des critères que vous désirez.
Vous souhaitez, par exemple, voir vos documents classés par année et par type de document, ou classés par montant de facture et par client. C’est vous qui décidez ! Maarch se charge du classement dynamique (module Autofoldering).

Gestion des dossiers

Organisez vos documents en dossier

fiche_dossier

Avec le module « Folders » (dossiers), vous avez la possibilité de définir l’organisation et le contenu de chaque type de dossier.
Un dossier peut contenir des sous-dossiers et des types de documents, avec la possibilité de définir des index spécifiques pour chaque type de documents et ceux qui sont obligatoires ou facultatifs.
Consultez ensuite le dossier avec une vision hiérarchique des sous-dossiers et du plan de classement pour le type de dossier.

Vérifiez la complétude de vos dossiers

completude_d_un_dossier

Soyez assuré de la complétude de vos dossiers : une fois que les pièces nécessaires à la complétude d’un dossier ont été définies, vous pouvez retrouver la liste des pièces manquantes d’un dossier sur sa fiche, ou lors de l’ajout d’une nouvelle pièce.
Si le module « Alertes et notifications » est activé, vous pouvez également recevoir des rapports de complétude par email.

Workflow, circulation des documents

Paramétrez et suivez le circuit de validation de vos documents

corbeille

Le module « Baskets » (bannettes ou corbeilles en français) de Maarch apporte la notion de GED. Il assure la circulation du document dans une organisation (avec prise en compte de l’organigramme hiérarchique dans la gestion des autorisations et le workflow). Il permet de définir des vues sur les documents en fonction de leur état ou d’index, puis d’attribuer des actions et des droits de redirection aux groupes utilisant ces corbeilles.

Il s’agit d’un workflow, piloté par votre organigramme, permettant de diffuser de très nombreux documents dans vos circuits de distribution, tout en laissant une certaine part de décision aux acteurs du circuit.
Selon leurs profils, les utilisateurs peuvent verser des documents, les qualifier, les suivre, les valider, les ranger mais aussi superviser l’activité.

Gérez votre archivage physique

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Le papier n’est pas mort ! Le module de gestion des archives physiques (Module APA) vous permet d’organiser vos documents papier et de les classer dans les boîtes d’archives, puis de ranger ces boites sur leur site de stockage définitif. Vous saurez où vos documents sont rangés et pourrez ainsi répondre aux demandes de restitution des archives papier.
Dans les étapes de numérisation, vous pouvez indiquer dans quelle boite d’archive est versé l’original papier, et faire ainsi le lien électronique-physique.

Imprimez vos séparateurs à codes-barres

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Maarch imprime des séparateurs à code barres. Ils permettent de préparer la numérisation puis le versement en masse, en attribuant des catégories aux documents (métadonnées).
Exemples : définition du type du document, numéro de contrat, numéro de boite d’archive, numéro de dossier, numéro de client auquel le document numérisé doit être rattaché etc…

Mettez en place un workflow de cycle de vie

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Le cycle de vie d’un document comporte trois étapes successives : élaboration, maintenance (ou conservation), élimination. Maarch couvre ces 3 étapes. L’application Maarch, à l’aide de la politique d’archivage (Workflow de cycle de vie), assure la transition de la ressource documentaire, de son versement à son sort final.

On peut paramétrer, selon la nature des documents, le nombre de copies nécessaires et leur délai de conservation sur des supports de natures différentes. Ces supports sont déterminés en fonction des besoins de consultation, plus ou moins rapide et de compression plus ou moins forte. Les documents versés via Maarch AutoImport, sont copiés dans ces zones de stockage

Respectez la norme OAIS

oais

Le module cycle de vie met en œuvre la norme OAIS, modèle conceptuel destiné à la gestion, à l’archivage et à la préservation à long terme de documents numériques.

Devenez « Tiers Archiveur de confiance »

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La mise en œuvre du workflow cycle de vie, en respectant les recommandations de la FNTC (Fédération Nationale de Tiers de Confiance) permet, après audit, d’être labellisé « Tiers Archiveur de confiance ».

Intégrez facilement Maarch à vos applications métiers

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Grâce au moteur de Web Services (SOAP), intégrez Maarch à vos outils métiers existants.
Vous pouvez par exemple verser ou consulter vos documents, en faisant appel aux Web Services Maarch, depuis votre application métier ou portail d’entreprise, en toute transparence !

Paramétrez votre application pour coller à vos besoins

admin

Maarch est une solution très souple, grandement paramétrable, grâce aux briques d’administration, améliorées au fil des versions. Vous pouvez

  • paramétrer l’accès aux fonctionnalités et aux ressources documentaires,
  • organiser le plan de classement des ressources et des dossiers,
  • personnaliser l’ensemble des workflow en fonction de votre organigramme,
  • gérer les espaces et supports de stockage,
  • piloter les politiques d’archivage,
  • etc…

Suivez l’historique complet de toutes les actions

historique

Toutes les actions effectuées dans Maarch, comme les versements ou les batchs, sont consignées dans un historique. L’information est consultable à tout moment.

Indexez rapidement grâce au videocodage (Postindexing)

L’indexation dans Maarch est rapide et adaptative.

  • Rapide parce qu’une minute suffit pour enregistrer et indexer un nouveau document.
  • Adaptative parce que les index demandés pour chaque document s’adaptent à la collection documentaire, au type de dossier et au type de document.

Le vidéocodage permet à partir d’une fenêtre à double fonction, d’un côté de visualiser le document versé et de l’autre de saisir les index correspondants. Chaque opérateur réserve pour une durée donnée un nombre de document à vidéocoder. Les documents réservés ne sont pas disponibles pour les autres opérateurs, jusqu’à expiration du temps de réservation.
Grâce à cette fonction, vous pouvez, par exemple, piloter une plate-forme de numérisation : certaines personnes de l’équipe sont dédiées à la numérisation et d’autres à la saisie des métadonnées correspondantes.

Mettez en place un workflow de cycle de vie

Le cycle de vie d’un document comporte trois étapes successives : élaboration, maintenance (ou conservation), élimination. Maarch couvre ces 3 étapes. L’application Maarch, à l’aide de la politique d’archivage (Workflow de cycle de vie), assure la transition de la ressource documentaire, de son versement à son sort final.

On peut paramétrer, selon la nature des documents, le nombre de copies nécessaires et leur délai de conservation sur des supports de natures différentes. Ces supports sont déterminés en fonction des besoins de consultation, plus ou moins rapide et de compression plus ou moins forte. Les documents versés via Maarch AutoImport, sont copiés dans ces zones de stockage