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Maarch Courrier
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Maarch RM

Gestion Electronique de Courriers

Fonctionnalités GEC

Aperçu des fonctionnalités Maarch utilisé pour la Gestion de courrier

Enregistrer

Numérisation rapide des documents (afficher les détails)

La numérisation des documents n’a jamais été aussi rapide : grâce aux connecteurs, un bouton suffit pour numériser un document en PDF et l’injecter dans Maarch!

Indexation des courriers entrants et sortants

L’interface de l’indexation des documents a été particulièrement étudiée pour faciliter cette étape importante de l’enregistrement d’un courrier. Choisissez et paramétrez les index nécessaires pour chaque type de documents. L’indexation ne prend ainsi que quelques secondes.

Date limite de traitement optionnelle

Certains courriers ne demandent pas de traitement (par exemple une note de service). Lors de l’enregistrement d’un courrier, il est possible de désactiver la date limite de traitement.

Traiter

Édition des listes de diffusion

Affectation automatique du traitement à l’agent concerné

Après l’enregistrement du courrier, celui-ci est instantanément envoyé, dans sa version numérique, à l’agent qui doit le traiter. Plus personne n’est dépendant des délais de livraison des courriers et le traitement peut commencer dès l’enregistrement du courrier dans Maarch !

Édition des listes de diffusion

Diffusion instantanée des courriers aux bons services

Fini les innombrables copies pour chaque lettre ! Avec Maarch, les services concernés par un courrier le reçoivent instantanément.

Rediffusion

Rediffusez les courriers

Votre traitement est terminé, mais un autre agent doit aussi le traiter ? La réponse au courrier doit être validée par un autre service ?
Rediffusez le courrier : associez une nouvelle liste de diffusion à l’affaire, modifiez-la, rediffusez !

Corbeille

Consultez vos courriers à traiter dans votre corbeille virtuelle

Retrouvez à tout moment vos courriers à traiter, vos courriers en retard ou vos courriers à valider en un clin d’oeil grâce au système de corbeilles virtuelles intégré à Maarch.

édition d'un modèle

Utilisation de modèles de courriers dans l’éditeur intégré

Maarch vous offre la possibilité de définir des modèles de courrier type. Vous pouvez ainsi générer rapidement les réponses à certains types de courrier récurrents, et les éditer dans l’éditeur intégré.

Écran de recherche

Retrouvez facilement tous vos courriers avec la recherche avancée

Ne perdez plus de temps à rechercher un courrier entrant ou sortant dans vos archives (même s’il est dans votre bureau !). Grâce aux fonctionnalités de recherche avancée, vous pouvez retrouver en quelques secondes un courrier à partir de ses index.

Écran de recherche

Supprimez les documents enregistrés par erreur

Il se peut que des documents soient injectés par erreur. Il est possible, pour les utilisateurs autorisés à le faire, de supprimer des documents.
Pour des raisons de sécurité et de traçabilité, cette suppression n’est cependant que logique : le document reste dans le coffre électronique, mais il est désactivé dans la base et ne sera donc pas visible.

Piloter

Absence

Notifications et alertes

Maarch vous envoie automatiquement des notifications de courriers à traiter et des alertes pour vous avertir si vous avez des courriers en retard de traitement.

Absence

Gestion des absences

Un collaborateur part en congés ? Il peut signaler son départ à Maarch et rediriger son courrier vers la personne qui le remplacera !

Fiche détail

Suivi du traitement

Maarch remplace avantageusement les fiches de suivi de courrier qu’il fallait signer : vous pouvez à tout moment consulter l’état d’avancement du traitement d’un courrier.

Fiche détail

Historique des actions

Toutes les actions effectuées dans Maarch sont enregistrées dans un historique, que ce soit la simple consultation d’un courrier ou son traitement !

Administrer

Détails utilisateur

Gestion des utilisateurs et de leurs droits

Une réelle politique de confidentialité : grâce à sa gestion des droits très souple, Maarch permet d’affecter des droits spécifiques à chaque utilisateur, groupe d’utilisateurs ou service.

Statistiques

Statistiques d’usage

Pour suivre efficacement l’activité courrier de votre organisation, Maarch fourni des statistiques à visualiser ou à exporter pour traitement dans un logiciel tiers.