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Maarch RM

L’optimisation de la circulation des flux

Suivre, tracer et superviser le traitement des courriers (charte Marianne)
Des solutions optimisées pour :

  • Raccourcir les délais de traitement
  • Réduire les coûts d’impression
  • Diminuer l’utilisation des navettes

Suivre, tracer et superviser le traitement des courriers

Maarch a développé une solution packagée de gestion de courriers.
Par l’automatisation des processus en place dans votre organisation, Maarch Gestion de courrier vous permet d’optimiser le traitement du courrier tout en diminuant le coût de cette activité.

Les avantages de notre solution de gestion de courriers

  • Le paramétrage est adaptable à toutes les structures : de petites à très importantes, du secteur public au secteur privé.
  • La gestion avancée des modèles de réponse est intégrée à la solution. Plus besoin de passer d’une application à l’autre. Microsoft Office, Open Office ou Libre Office sont utilisés pour la fusion et le publipostage
  • Toute la richesse fonctionnelle attendue pour la gestion de courriers, les fonctions SAE et GED en plus !
  • Ajout de fonctions par ajout de modules avec gestion fine du profil d’accès
  • SAE intégré : cycle de vie, OAIS, Moreq2, Z42, FNTC, archives physiques

10 Bonnes raisons de passer sur Maarch Gestion de Courrier

C’est une solution complète : Système d’Archivage Électronique (SAE) perfectionné, auquel sont ajoutées des fonctionnalités de Gestion Électronique de Documents (GED) et de Gestion Électronique de Courriers (GEC)

  1. Le système de notification Maarch est avancé : il se fait à tous les niveaux de traitement (notification sur tous les évènements fonctionnels ou administratifs)
  2. La notification est personnalisable et peut contenir, en plus du lien, le document en pièce jointe (pour les élus et les personnes itinérantes)
  3. L’intégration de réponses-type adaptées à votre service : passage de bannettes en bannettes pour validation des différents intervenants avec modification intégrée au modèle de réponse. Seule la réponse apportée au destinataire final est « archivée » dans la solution. Plusieurs niveaux de validation possible. ex. secrétariat Général des services > Cabinet Maire > Service concerné. Permet de définir des workflow complexes, au-delà de 5 statuts.Avec la solution Maarch Gestion de courrier, il est possible de :
  4. Créer un plan de classement, fonction propre au système d’archivage électronique
  5. Créer des chemises, sous-chemises, déterminer des types de documents contenus. Le processus de rangement est structurant. Les types de documents sont reliés aux types de dossiers prédéfinis.
  6. Rechercher de façon étendue à toutes les corbeilles (même les documents clôturés sont retrouvés facilement)
  7. Grouper des documents sous un même mot-clé / thème, exploitable dans la recherche.
  8. Créer des liens logiques entre différents documents autour d’un même sujet.
  9. D’utiliser des formulaires d’enregistrement et de qualification dynamique en fonction du document. La définition des droits et des profils est souple : elle s’appuie sur la structure hiérarchique définie : tous les éléments sous un niveau peuvent être hérités.
  10. Les Pages d’indexation intuitives. En cas d’oubli d’une des métadonnées, les zones déjà saisies restent visibles.

Outils compagnons

March Gestion de Courrier s’interface à partir d’intégrations spécifiques, avec des outils compagnons tels que :

  • Mercure, un outil de LAD dédié au courrier. Outre le pilotage de scanners TWAIN et la séparation des pages, Mercure s’avère très utile en cas d’utilisation de copieurs multifonctions pour la numérisation.
  • Le Par@pheur de DIS. En s’appuyant pleinement sur le moteur de Workflow et la circulation documentaire en bannettes de Maarch, le module Par@pheur de DIS propose une fonction intégrée d’approbation, de signature et de certification numérique de documents.

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