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Maarch Courrier
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Maarch RM
Icon-GED_Maarch
logo_miel_mutuellePour améliorer la qualité de son service à ses clients tout en disposant d’un niveau de productivité satisfaisant pour le traitement des dossiers, MIEL Mutuelle a souhaité se doter d’une application de GED / Gestion Electronique de Documents.

Le projet Maarch

Miel Mutuelle a donc fait appel à Maarch pour améliorer certains des processus opérationnels, en se dotant d’une GED entrante qui leur permette :

  • la numérisation et l’indexation des courriers qui le nécessitent
  • l’organisation et le stockage des documents de manière pérenne, accessible et sécurisée
  • la diffusion des documents « à traiter » selon des procédures définies, (Diffuser chaque document à son destinataire. Le cas échéant, assurer la circulation entre plusieurs utilisateurs et le suivi de ces documents)
  • le suivi des documents et l’historisation des actions réalisées (transfert, validation,…)
  • le pilotage de l’ensemble
  • la communication entre cette GED et leur SI métier
  • l’archivage de manière rationnelle les documents physiques

Tout comme de nombreux clients, Miel Mutuelle souhaite initier une mise en œuvre de dématérialisation de documents de type courrier entrant. Pour ce faire le périmètre est, dans un premier temps, limité aux courriers traités par un service (une cinquantaine de courrier / jour). Ce périmètre sert aussi d’expérimentation pour un déploiement plus large des procédures de dématérialisation, pour pouvoir valider l’interaction entre le SI Miel Mutuelle et la GED.

Organisation particulière mise en place :

  • Des utilisateurs génériques ont été créés par service. Tous les courriers arrivent dans la boite de ces utilisateurs génériques, soit dans toutes les corbeilles des membres de ces services. Quand le courrier ou le document est traité il disparait de toutes les corbeilles des membres du service.
  • Une connexion LDAP afin de récupérer les informations existantes
  • Maarch s’ouvre automatiquement à la numérisation des documents
  • AutoImport : numérisation de tous les courriers dans un répertoire puis autoimport pour que l’indexation se fasse en une seule fois
  • Envoi d’email : envoi des documents sous forme de pièces jointes dans des emails

Développements spécifiques

Maarch a créée pour Miel Mutuelle

– des Web Services de qualification et de référencement

  • un écran de qualification spécifique, avec appels aux web services Miel Mutuelle de recherche d’affilié, de professionnel de santé
  • l’appel automatique au Web Service Miel Mutuelle de référencement du document Maarch dans le SI MIEL, effectué lors de la clôture des documents dans Maarch.
  • Lors de la phase de qualification, les champs sont pré-enregistrés et injectés dans Maarch
  • Le service destinataire est rempli automatiquement par Web Service

– des écrans de recherche : expéditeur recherché sur le répertoire Miel Mutuelle

  • Les recherches sont possibles sur l’ensemble des champs (même les champs cachés)

– des modes de recherche différents en fonction des profils (affilié, profil santé, entreprise ou coursier)

– l’envoi d’email directement depuis Maarch, en mode consultation. Chaque adresse email de l’entreprise est paramétrée dans Maarch. Les envois se font vers les adresses nominatives de chaque utilisateur.

Présentation de Miel Mutuelle

Miel Mutuelle est une complémentaire santé qui s’adresse à l’ensemble des particuliers, aux travailleurs non-salariés et aux entreprises de toutes tailles. L’entreprise est basée à Saint-Etienne avec une couverture nationale complète. Après une première expérience de gestion de courriers non concluante, Miel Mutuelle a décidé de retenir Maarch. Miel Mutuelle souhaite mettre en œuvre la dématérialisation des documents entrants de façon progressive. Le périmètre est dans un premier temps limité à des courriers très diversifiés mais limités en nombre. Ce périmètre sert d’expérimentation et sera optimisé avant un déploiement plus large vers une totale dématérialisation. Le périmètre initial servira également à valider toutes les interactions entre le SI Miel Mutuelle et la GED.

nombreMiel Mutuelle en quelques chiffres (à fin 2012) :

  • Une couverture nationale auprès des entreprises, des TNS (Travailleurs Non Salarié), des particuliers
  • Environ 120 personnes au service de ses affiliés et partenaires
  • Plus de 94 000 chefs de famille ont confiés leurs frais de santé à Miel Mutuelle
  • Près de 155 000 personnes protégées
  • Plus de 68 000 professionnels de santé avec lesquels Miel Mutuelle pratique le tiers payant

Témoignage client

Jean-Michel DESCHAMPS, Responsable des Systèmes d’Information

« MIEL Mutuelle développe depuis plusieurs années les processus de dématérialisation au profit de ses clients et de ses partenaires. Nous avons d’abord travaillé sur la dématérialisation sortante au travers d’extranet proposés à nos clients et partenaires et en pratiquant une incitation financière pour tous clients acceptant le « zéro papier ». Suite à cette première étape, nous avons souhaité travailler sur la dématérialisation des courriers entrants. La solution Maarch a été retenue de par sa simplicité, et du fait du caractère Open source de l’offre. MIEL Mutuelle possède une longue expérience de l’open source et privilégie ce type de solution dès que la couverture correspond aux besoins. Les solutions open source peuvent être facilement intégrés, adaptés à l’évolution dans la durée de nos besoins.
Nous avons constitué un projet commun avec Maarch qui avait pour objectif la mise en oeuvre du périmètre initial et la prise de compétences de nos équipes internes pour les évolutions ultérieures. Ce projet s’est déroulé en 3 mois tel que prévu initialement, le démarrage s’avère totalement satisfaisant et nous sommes actuellement dans la phase d’optimisation avant généralisation