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Maarch Entreprise Version 1.3

Maarch Entreprise est un Système d’Archivage Electronique perfectionné auquel des fonctionnalités de Gestion Électronique de Documents et Gestion électronique de Courrier sont ajoutées.

Pour découvrir toutes les nouveautés et installer cette nouvelle version, inscrivez vous à notre Install Party prévue le 15 juin 2012 .

La version 1.3 comprend les évolutions suivantes :

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Module de gestion de contenu (Content Manager)

Le module de gestion de contenu ajoute une dimension ECM à notre solution SAE : Ajout de modèles de documents tout format, signature électronique, publipostage, réservation de documents.
  • Ajout de modèles de documents tout format

En plus des modèles sous Open Office et Libre Office, Maarch Entreprise permet par exemple de gérer les modèles de document avec la suite Office sous Word, Excel ou Powerpoint.

  • Signature électronique

La signature électronique de document est possible sous Maarch Entreprise par le paramétrage de documents signés sous Acrobat ou par le biais de clé de signature.

  • Publipostage

La fusion de modèles Microsoft Office, Open Office ou LibreOffice avec des données saisies dans les documents, courriers ou bases de contact

  • Réservation de documents

Lorsqu’un utilisateur souhaite modifier un document, une notification est envoyée aux personnes impactées et le document ne leur est plus accessible jusqu’à ce que l’utilisateur libère le document en question.

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Notification par courriel et flux RSS

Le module de notification est amélioré afin de prévenir les utilisateurs de tout type d’évènement survenu dans l’application, par courriel ou flux RSS.
  • Perfectionnement du système d’historisation

Le niveau de précision est affiné. Dans les versions précédentes de Maarch Entreprise tous les évènements étaient déjà tracés mais avec un niveau de précision moins fin.

  • Notification

Les utilisateurs peuvent être prévenus d’évènements comme l’ajout de pièce jointe ou de note à un document ou courrier principal, d’évènements survenus lors du processus de traitement (qui a fait quoi quand).

Pour les administrateurs, une notification peut désormais leur être envoyée lors de la suppression d’utilisateur, la modification du plan de classement ou l’arrivée à la taille critique des espaces de stockage.

smartphone

Accès à l’application depuis Smartphone et tablettes

Maarch Entreprise 1.3 est accessible depuis Smartphone et tablette, et permet l’ajout de notes sur les documents.
  • Accès aux documents et aux corbeilles de traitement par Webapp

Tout type de document versé dans Maarch Entreprise est visible, en fonction des lecteurs de vos tablettes et Smartphone (pdf, suite office, etc..)

  • Annotation des documents possible

Ajouter directement vos notes sur vos documents enregistrés sous Maarch Entreprise.

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Perfectionnement de la recherche sur les corbeilles

L’objectif étant d’utiliser la recherche avancée pour effectuer des recherches dans les corbeilles de chaque utilisateur, et trouver ainsi de façon plus simple un courrier au sein de ses corbeilles. Il permet également une action directe depuis le résultat de la recherche.
  • Corbeilles invisibles

Trouver un document même lorsque celui-ci n’est plus dans les corbeilles.

Par exemple un courrier clos dont l’utilisateur est en copie . Le courrier n’est plus visible en consultation dans la corbeille des courriers en copie, mais peut être retrouvé grace à cette recherche.
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Choix du statut du document dès son versement

Les utilisateurs peuvent choisir à l’enregistrement / versement du document le statut de celui-ci et ainsi envoyer directement le document dans la corbeille correspondante. En version 1.2 et précédentes, un seul statut était possible au versement: NEW. À partir de la version 1.3 le statut des documents peut être « À Valider », « Clos » etc…
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Amélioration des fonctionnalités courrier

Avec l’ajout de liens entre les courriers
  • Pouvoir lier des courriers entre eux

Pouvoir, par exemple, lier un courrier sortant avec un courrier entrant afin de retrouver plus aisément vos réponses

 

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Améliorations

  • de la supervision de l’application

Ajout de log au format « log4php », standardisation des logs pour intégration dans des outils professionnels tel que Nagios.

  • de l’ergonomie

Ajout de logos, traductions…

Quelques chiffres

Maarch Entreprise Version 1.2 a été téléchargé en 1 an

  • plus de 10 000 fois
  • dans + de 160 pays

Sources (Stat SourceForge)

Conclusion

Maarch Entreprise est toujours un SAE performant qui permet également de faire de la gestion électronique de document ou de courrier grâce à de nouvelles fonctionnalités ajoutées.