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Maarch Courrier 1.6 enfin Libre

Après un effort de plus de 500 jours-hommes de développement depuis la version 1.5.1 de décembre 2015, nous sommes heureux d’annoncer aujourd’hui la disponibilité de la version 1.6 de notre logiciel libre de gestion et d’organisation de l’information administrative (GOIA), exploitable en tant que gestionnaire électronique de documents (GED) et de gestion électronique du courrier (GEC).

Les nouveautés apportées par cette version 1.6 sont nombreuses et impactent l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. Déjà en production chez plusieurs de nos clients, ceux-ci ont œuvré tout l’été pour nous aider à finaliser dans ses moindres détails cette nouvelle version, que ce soit sur la modernisation des aspects techniques,  dans l’amélioration de l’ergonomie ou la création de nouvelles fonctionnalités.

Les points forts apportés par cette version 1.6 de Maarch Courrier sont :

  • la gestion des transmissions,
  • des circuits  de demandes d’avis,
  • le renforcement de l’aspect GED générique,
  • la gestion de la saisine par voie électronique.

→ Voir le journal des modifications

  Saisine par Voie Électronique -/- Silence Vaut Acceptation/Refus

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Les procédures de saisine de l’administration par voie électronique (SVE) sont en vigueur depuis le 7 novembre 2015 pour l’État et ses établissements publics. Le Ministère de l’Intérieur a,  par exemple, mis en place un portail de recueil des demandes et un processus de traitement de ces dernières à l’aide de Maarch Courrier, déployé au sein de chaque préfecture.

Le 7 novembre 2016 prochain, c’est au tour des collectivités de  devoir être opérationnelles pour gérer ces saisines par voie électronique. Cela implique qu’elles soient en mesure d’expédier des accusés d’enregistrement et, 7 jours plus tard, de prise en charge engageant.

Fort de notre expérience avec le projet du Ministère de l’Intérieur et grâce à l’implication de plusieurs collectivités, Maarch Courrier 1.6 intègre nativement des outils de gestion de la SVE ainsi que la gestion des délais. Cette gestion des délais, en fonction des saisines, apporte une grande aide aux administrations, notamment lorsque le silence gardé vaut accord implicite d’acceptation (SVA) ou refus (SVR).

→ En savoir plus sur le processus SVE de Maarch Courrier

Le retour de la GED générique

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Lors de la publication de la version 1.5 de Maarch Courrier, la « collection business » qui était proposée jusqu’à la version 1.4 a été mise en sommeil. En effet, celle-ci ne correspondait aux besoins particuliers que d’une infime part de nos utilisateurs et n’était, dans les faits, que peu exploitée.

Bien que la plupart des documents pour lesquels il y a un besoin de circulation soient principalement des correspondances internes ou externes, nombreux ont été nos utilisateurs à nous demander d’exploiter les aspects GED de Maarch Courrier de manière plus générique à des fins de classement.

Dans cette version 1.6, nous avons donc créé une nouvelle catégorie « Document GED », dotée d’un masque adapté ce qui permet de classer simplement des documents de référence, sans forcément les faire circuler.

Travail collaboratif : Envoyer pour avis

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Lorsque l’on rédige un projet de réponse, nous pouvons avoir besoin de la connaissance approfondie d’un collègue sur certains éléments du dossier ou bien demander un avis à un supérieur hiérarchique.

Afin de formaliser ces échanges, Maarch Courrier 1.6 apporte une nouvelle action de workflow : Envoyer pour avis

Née de l’exploitation des annotations aux courriers, cette nouvelle fonctionnalité permet de formaliser les demandes d’avis, en parallèle ou en séquentiel en mode visa, dans des workflow spécifiques.

L’astuce du mois : Créer un courrier départ spontané

Le courrier départ spontané permet d’enregistrer un courrier initié par la structure. A partir d’un modèle défini dans l’application, qui peut être le même que celui des projets de réponse, on peut exploiter les champs de fusion et ainsi créer un courrier et l’enregistrer simultanément.

Créer un courrier départ spontané avec Maarch Courrier est simple :
1- Enregistrer les métadonnées adaptées à la  catégorie « courrier départ » du courrier ;
2- Rédiger son courrier à partir du modèle (ou téléverser son fichier rédigé en dehors de Maarch Courrier) ;
3- Valider et expédier le courrier

→ En savoir plus sur la gestion et la procédure du courrier départ spontané de Maarch Courrier