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Cet article reprend, point par point, le livre blanc de Smile, en y apportant les compléments que nous jugeons nécessaires à la présentation de Maarch.

Compléments d’information sur le livre Blanc de Smile : “GED : Les meilleures solutions open source”

 

couverture_livre_blanc_smile_gestion_documentaireTout d’abord nous tenons à saluer la société Smile pour la nouvelle édition de son livre blanc consacré aux solutions Open Ssource de GED. Cette édition fait l’état des lieux de la GED libre. Elle présente de façon simple un ensemble d’acteurs du monde de la GED au travers de notions clés. Les différences sensibles cachées derrière les expressions documentaires (GED, ECM, CMA, DAM…) sont ici explicitées et permettent de lever les ambiguïtés.Nous regrettons cependant la légèreté avec laquelle les solutions de Maarch sont présentées, surtout la quasi absence des fonctionnalités de Maarch Entreprise.Cet article reprend donc ce livre blanc, point par point, en y apportant les compléments que nous jugeons nécessaires à la présentation de Maarch.
Nous souhaitons aussi attirer l’attention sur le fait que Maarch est structuré comme un SAE de production, doté de fortes capacités opérationnelles (performance, fonctionnalités), et que de ce fait les aspects collaboratifs ne sont pas aussi bien traités que dans les ECM.
En revanche, Maarch est extrêmement bien adapté à la gestion documentaire de production (flux courrier, gestion de dossier, archivage de masse), où il offre une proposition de valeur inégalée sur le marché.
Enfin, vous noterez que Maarch est entièrement Open Source : il n’y a qu’une seule et unique version de Maarch : celle qui est téléchargeable !

 

“Maarch est une solution PHP développées par la société française Maerys” (page 36)

[logo] MaarchMaerys est le nom de l’ancienne raison sociale de Maarch. Le produit initial s’appelait “MAerys Archive”. Le nom de ce produit phare a été condensé pour créer le nom Maarch. Maarch est ainsi devenu le nom de notre société en 2008.

 

Métadonnées / Types de documents (page 41)

type-documentPour compléter le livre blanc, Maarch permet de créer facilement des types de documents. Les types sont rattachés à une collection documentaire et à une chemise/sous-chemise, et représentent le dernier nœud d’un plan de classement. Les collections et les chemises facilitent le classement et anticipent l’archivage physique. A ces mêmes types de document sont implicitement définis les notions de délais de traitement.
Notons aussi la possibilité d’associer des modèles de document pour un type défini. Ceci permet d’enregistrer des informations venant d’un support autre que physique (ex: appel téléphonique).
Enfin, un plan de classement est associé à un type de dossier.

 

Plan de classement (page 52)

plan de classement« Maarch ne propose pas de créer des plans de classement nativement. »
Ceci est erroné : Maarch propose bien nativement un plan de classement générique (voir le Wiki Maarch Rubrique « plan de classement »). Le plan est associé à un type de dossier, par exemple un type de dossier RH ou un type de dossier fournisseur ou filiale, dans un contexte de GED de production.L’Autofoldering, quant à lui, est un puissant moteur de catégorisation automatique. Il est basé sur les index, qui permettent de créer de multiples arborescence de parcours de l’archive.

 

Numérisation (page 56)

NumériserMaarch s’interface avec Kofax Ascent Capture, mais également avec les scanners Futjitsu, Kodak et tout autre scanner qui peut exécuter des scripts. Une chaîne de numérisation est non seulement adaptée à la gestion de courrier mais aussi à tout workflow documentaire. Maarch LetterBox et Maarch Enterprise permettent de mettre de telles chaînes de numérisation en place. L’intégration avec le Fujitsu ScanSnap est native.

 

 

Annuaire et SSO (page 59)

personnesLe module LDAP de Maarch permet de synchroniser la base des utilisateurs avec un Active Directory. Toutes les modifications au niveau de l’AD (ajout d’un utilisateur, modification de mot de passe) sont prises en compte dans la base de Maarch. Maarch possède aussi un module SSO d’authentification unique sous Windows.

 

 

Workflow métier ou BPM (page 64)

versementMaarch dispose d’un système de Workflow dont le point d’entrée peut être la nature d’un document, son type etc. La mise en place d’un Workflow fait appel à une connaissance approfondie de l’outil plutôt qu’à des développements PHP comme mentionné dans le livre blanc. Les fonctions de délégation et de gestion des absences sont disponibles à la fois dans Maarch LetterBox et dans Maarch Entreprise.

 

 

Moteur de règles (page 66)

searchMaarch ne dispose effectivement pas de moteur de règles. Les logiques métiers étant très sensiblement différentes, la conception de nos outils prend en compte ces différences sans nécessiter l’implémentation d’un moteur. Un moteur de règles est un intermédiaire entre les règles et les faits. il diminue par conséquent les performances de l’application à laquelle il est intégré. Dans Maarch Entreprise et Maarch LetterBox, les règles et les faits sont directement en mémoire.

 

 

Archivage numérique à valeur probante (page 70)

archive“L’approche retenue est peu propice à la gestion d’une politique de conservation complexe.”
Nous aurions souhaité être soumis à une telle politique. La Politique d’Archivage est sous-tendue par la convention d’archivage passée avec les producteurs, et le workflow de cycle de vie, qui permet d’aller très loin dans la manipulation des archives : sélection fine des candidats au cycle, indicateur d’archive figée, double sélection manuelle/automatique.
Maarch dispose aussi de plusieurs fonctionnalités liées à la gestion des archives à valeur probante. Citons notamment la gestion des espaces de stockage (basculement du contenu d’un espace de stockage vers un autre), le contrôle périodique des archives, la réplication, le stockage nativement OAIS.

 

 

Les outils de gestion de dossiers (page 72)

3d colorfull folders, on white backgroundMaarch permet de gérer des dossiers dynamiques avec notamment une catégorisation des types de document. Ces types de documents sont ainsi liés à un dossier ou sous-dossier et attribués aux utilisateurs en fonction de leur rôle. Les différentes vues d’affichage proposent soit un affichage par document, soit par dossier, ce qui laisse la possibilité d’afficher les informations les plus pertinentes en fonction du mode de fonctionnement des structures. La notion de gestion de dossier courrier est à la fois présente dans Maarch LetterBox et dans Maarch Entreprise.

 

 

Import/Export (page 75)

import-exportContrairement à ce que mentionne le livre blanc, le module d’Import/Export, comme les autres modules de Maarch, est LIBRE. Il permet de faire de l’import en masse. L’ import peut être directement lié à la numérisation. L’OAIS, qui aurait d’ailleurs méritée une attention est une norme ISO de conservation longue durée. Séance de rattrapage sur notre Wiki.

 

 

Gestion des mails (page 77)

emailsMaarch propose un module d’import d’emails : Maarch Mail Capture qui permet d’extraire le contenu d’une boite mail et de l’enregistrer automatiquement dans Maarch. Un fichier de paramétrage permet de définir les éléments nécessaires à l’indexation des mails exportés.

 

Accès depuis la bureautique (page 79)

bureautiqueEn complément des mentions du livre blanc, Maarch (Entreprise et LetterBox) propose des fonctions d’intégration avec les scanners. Celles-ci permettent entre autres de visualiser les documents numérisés dans l’interface web au moment de l’indexation. Cet affichage double, (formulaire d’indexation, document numérisé), permet de faciliter l’indexation notamment grâce aux fonctions d’océrisation. Notons aussi que les documents se trouvant sur les postes clients peuvent être exportés au moment de l’indexation et sont eux aussi visibles sur la même page du navigateur.
Dans la version 1.3 de Maarch Entreprise, un document bureautique (une réponse par exemple) est modifiable directement depuis l’application.

 

 

Configuration de l’interface (page 81)

pcMaarch Entreprise propose sans aucun paramétrage complémentaire 3 vues d’affichage différentes d’un même contenu de la base documentaire. Un paramétrage assez aisé (activation/désactivation des modules) permet quant à lui de bloquer ou non certaines fonctionnalités. Certains éléments tel que le logo peuvent être personnalisés par simple renommage de fichiers.
Notons que les éléments personnalisés sont mis dans une sur-couche de personnalisation, ce qui permet de sécuriser la montée de version.

 

 

Intégration applicative (page 83)

integration-applicativeMaarch dispose de webservices permettant la connexion avec diverses applications métiers. Les clients webservice peuvent être écrits en PHP mais aussi en divers autres langages (Java, Python, .Net …). L’échange avec les webservices utilisent les technologies SOAP.

 

Mode SaaS (page 83)

mode-saasMaarch propose l’installation de Maarch Entreprise en mode SaaS, installation unique permettant de gérer plusieurs environnements physiquement compartimentés. Le service SaaS Factory prend en compte la mise en place d’une infrastructure disponible et à forte capacité, un outil complet d’administration des divers environnements, la gestion des zones de stockage.
Tous les détails SaaS Admin sur le Wiki

 

Conclusion

Pour nous repositionner correctement, Maarch propose des applications clairement orientées (SAE) Système d’Archivage Electronique performant qui permettent également de faire de la Gestion Electronique de Document (GED) ou de Courrier (GEC).

Télécharger le livre blanc sur le site de Smile
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