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Maarch RM
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La Direction Générale des Services de la Mairie de Saint Germain En Laye a choisi Maarch pour sa gestion de courrier.
La ville souhaite doter ses services d’un outil moderne et efficace de traitement des courriers, sécuriser ses circuits d’information et réduire ses frais de fonctionnement. La solution Maarch a été retenue pour sa facilité de mise en œuvre et d’utilisation.

Conscient de l’enjeu stratégique, le directeur des Services Généraux a décidé de procéder à un audit préalable. Cet audit a pour objectif, entre autres, de déterminer le processus d’organisation à mettre en œuvre pour l’ensemble des agents de la collectivité.

 

Maarch accompagne la mise en place de la solution

Maarch propose un accompagnement personnalisé pour la mise en place de ses applications. Dans le cas présent, Maarch réalise une étude approfondie de l’existant en matière de gestion de courriers. Nos consultants, outre l’installation et le paramétrage habituels, procèdent à une phase préalable d’audit.

Les consultants Maarch rencontrent les différents acteurs concernés pour

audit

  • étudier les procédures d’acquisition, de distribution et de suivi des courriers existants
  • décrypter et recenser leurs pratiques actuelles
  • détecter les carences et axes d’amélioration possibles
  • définir l’impact organisationnel, procédural et financier de la mise en place de Maarch

 

Maarch propose un processus de gestion des courriels

Pour répondre à la demande spécifique de gestion des courriels, Maarch propose la mise en œuvre du module Maarch Mail Capture (MMC).

gestion_courrier

  • Ce module permet de capturer automatiquement des courriels depuis un serveur IMAP. Il faut paramétrer les adresses mails à récupérer, le module s’occupe de les injecter directement dans Maarch. La qualification des courriels se fait au travers d’une corbeille de qualification qui permet de compléter les index manquants.

 

Les fonctionnalités de Maarch

L’application Maarch permet, entre autres, de :

organisation

  • Numériser les courriers entrants
  • Gérer des délais de traitement avec alerte
  • Administrer les destinataires, pour reproduire l’organisation de la Mairie
  • Administrer les droits en fonction des types de courriers et de l’organisation
  • Administrer les circuits de validation de la réponse en fonction de différents critères
  •  Affecter un courrier à une liste de distribution
  •  Avertir les destinataires d’un courrier par courrier électronique
  •  Réaffecter un courrier en cas d’erreur
  •  Donner accès aux utilisateurs à une boîte aux lettres contenant les courriers à affecter et une boite contenant les courriers à traiter
  •  Créer automatiquement des courriers de réponse
  •  Consulter et rechercher des courriers
  •  Fournir des statistiques (quantitatives et qualitatives)

Des fonctionnalités complémentaires, telles que la gestion des statistiques, un module d’identification SSO ou un nettoyage automatique de la base, devraient être ajoutées dans de prochaines versions.

Pour aller plus loin

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