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Maarch Courrier
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Maarch RM

 

Vous pouvez dès à présent télécharger la version 2.8 de Maarch LetterBox, notre solution de Gestion Electronique du Courrier (GEC).

L’application Maarch LetterBox vous permet de :

  • gérer l’ensemble de vos courriers (entrant et sortant),
  • les enregistrer rapidement,
  • les suivre tout au long de leur parcours (de leur réception à l’émission de votre réponse),
  • les retrouver rapidement (recherche sur l’ensemble des critères d’indexation et recherche plein texte sur le contenu),
  • les regrouper sous forme d’affaires,
  • gérer le circuit de traitement de l’information et notamment les absences (définition de personnes ou services traitant le courrier en l’absence des destinataires initiaux).

Ce qui a évolué entre la version 2.7 et la version 2.8

La version 2.8 de Maarch LetterBox allège le traitement, améliore le classement et s’est renforcé au niveau ergonomique.

Amélioration du traitement
  • Lorsque vous qualifiez votre courrier, vous pouvez enregistrer une qualification partielle et la reprendre plus tard, l’ensemble des données déjà saisies étant sauvegardé.
  • Lors du traitement du courrier, lorsque vous attachez un document de réponse à partir d’un logiciel bureautique (OpenOffice / LibreOffice) celui-ci est intégré à notre application et devient modifiable depuis Maarch LetterBox, grâce à la technologie Webdav !
  • Il est possible de mentionner le nom du signataire du projet de réponse (choisi dans l’annuaire des utilisateurs de l’application).
  • A partir d’une bannette vous pouvez désormais clôturer en masse, d’un seul clic, les courriers que vous avez sélectionné.
  • Vous pouvez adresser les affaires traitées dans Maarch LetterBox par email, à des personnes n’utilisant pas la solution ! Le choix du destinataire se fait sur l’un des 3 annuaires disponibles : l’annuaire des émetteurs, celui des utilisateurs de Maarch LetterBox ou votre carnet d’adresse personnel.
  • Les emails envoyés sont archivés et intégrés aux affaires, des recherches sont possibles sur leur contenu et celui de leurs pièces jointes.
  • Lorsque vous qualifiez vos courriers, nous avons ajouté la notion d’actions disponibles, en fonction de la typologie du document : document enregistrable, attente de validation ou clôture immédiate.
  • Vous pouvez préciser des motifs de redirection (pour traitement, pour information, pour validation des projets de réponse) avec synchronisation dans les corbeilles respectives.

 

Un meilleur classement
  • Il est possible de créer non seulement des classeurs personnels mais désormais des classeurs partagés pour gérer les affaires.
Une ergonomie revue
  • Depuis la page de qualification des courriers, vous pouvez ajouter directement vos annotations.
  • La présentation de fiche détaillée des affaires a été entièrement revue. D’une page unique abordant tous les thèmes (historique, annotations, actions etc…) nous sommes passés à une page avec une navigation par onglets. L’accès à l’information est ainsi plus clair et plus rapide.

 

Des personnalisations graphiques et fonctionnelles
  • Nous avons intégré une grande souplesse dans la définition des bannettes. Les administrateurs peuvent à présent récupérer des données de toutes les tables présentes dans Maarch LetterBox. Par exemple, récupérer le nom et le prénom des destinataires et non pas simplement son identifiant.
  • Les administrateurs de la solution peuvent personnaliser les listes de résultat des bannettes, ainsi que l’impression du contenu de la bannette, en décidant des champs à afficher ou non, des filtres de tris à appliquer, des icônes associées etc.
  • Si vous avez un annuaire des rues ou quartiers de votre commune ou agglomération, il peut être intégré à Maarch LetterBox.

 

Aller plus loin

Remerciements

Merci aux mairies d’Evry, d’Istres, au conseil général de l’Indre (36), au CA de Blois et plus particulièrement à la Mairie de Saint-Nazaire, Matthieu OLIVE et Alain ROBIC, qui ont largement contribué aux nouvelles demandes intégrées dans cette version.