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Un système d’archivage « intégralement » retenu

Activité de La Gestion Intégrale

La Gestion Intégrale développe et commercialise des solutions de gestion locative, de gestion de syndicat de copropriété, de comptabilité… Ses clients sont des administrateurs de biens. Elle leur propose des solutions informatiques délivrées en infogérance, les logiciels MAGI immobilier et comptabilité. Elle gère également l’éditique en imprimant et mettant sous plis tous les documents nécessaires au métier (quittance de loyer, documents de comptabilité, documents d’assemblée de copropriété, paies des employés d’immeubles etc..).

Besoin d’un système d’Archivage Electronique pérenne

La Gestion Intégrale fournit depuis une quinzaine d’année des solutions d’archivages à ses clients. En 2005, elle met à disposition de ses clients une solution d’archivage centralisée. Mais en 2010, l’outil d’archivage COLD, jusque-là utilisé, n’est plus maintenu. La Gestion Intégrale doit trouver une solution de remplacement pérenne, qui assure une haute disponibilité technique globale. L’outil doit être plus ouvert, plus adapté et doit répondre à de nouvelles contraintes. Il doit permettre la présentation rapide des données recherchées et leur conservation. La reprise des données existantes est déterminante. La Gestion Intégrale s’est donc orientée vers de l’Archivage Légal et/ou à valeur probante et a retenu Maarch.L’objectif de la solution, comme tout Système d’Archivage Électronique, est de conserver, assurer la pérennité, l’intégrité et mettre à disposition les documents sur demande. Plus spécifiquement, il faut dématérialiser les envois de documents périodiques tels que les quittances ou les appels de fonds, étendre le périmètre de l’archivage électronique par la prise en compte de flux plus nombreux et plus variés, enrichir les services proposés aux clients et tiers.Ce qui a séduit La Gestion Intégrale dans son choix de l’application Maarch Entreprise ? La liste est longue :
  • les fonctionnalités d’autofoldering et plan de classement
  • la gestion du cycle de vie
  • la reprise des données
  • la mise en place de différentes tailles de bases selon la taille de ses clients finaux (bases indépendantes ou partagées entre ses petits clients)
  • les fonctions de recherche : consultation par dossier organisés en client / mandat / chemise / compte / type de document, la recherche plein-texte sur certains types de documents, la possibilité d’enregistrer des critères de recherche

La Gestion Intégrale est clairement dans une démarche d’éco-conception.

La Gestion Intégrale a missionné Sens4 pour déterminer l’impact du passage à une dématérialisation de l’ensemble de ses impressions papier, notamment au niveau impact environnemental (consommation de ressources et impact écologique). Le résultat est sans appel : 95%, soit la quasi-totalité des impacts environnementaux liés au processus d’impression sont éliminés par le projet de dématérialisation. Une fois les impressions dématérialisées, l’impact est quasi nul et réside uniquement dans la phase d’utilisation des serveurs. En terme économique, le projet fait disparaitre les machines d’impression, les consommables, les frais d’affranchissement et les remplace par des serveurs de données, soit près de 40 tonnes de papier et 5 tonnes d’enveloppes économisés par an.

Historique de l’installation Maarch

Mars 2010, Eric Marchand installe Maarch Entreprise depuis le site internet www.maarch.org. Il demande à l’un de ses collaborateurs de tester la solution. 2 personnes avec 2 méthodologies différentes adaptent donc l’outil à leur structure. Le résultat final est identique !La solution est présentée en interne, l’outil est immédiatement retenu. Suivent alors les phases d’analyse du besoin, de tests de la solution sur 6 serveurs (Frontal / Web et Base de données) et de développement avec Maarch de WebServices pour envoi de requêtes et affichage du résultat au client, en garantissant la sécurité des données. Le lieu de stockage de la donnée est totalement transparent pour l’utilisateur qui voit ses données dans l’interface Magi de La Gestion Intégrale.

Maarch dans l’interface de La Gestion Intégrale*

* Cliquez sur chaque image pour les voir en taille réelle.

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La Gestion Intégrale en quelques chiffres

La Gestion Intégrale propose des solutions informatiques délivrées en infogérance.
  • Avant le projet de dématérialisation LaGI effectuait plus d’un million d’impressions chaque mois.
  • Solution labellisée par le CFI.
La reprise
La stratégie de reprise consiste à extraire et transformer les descripteurs de l’ancien système dans le nouveau sans déplacer les documents archivés. Maarch Entreprise pointe sur les documents de l’ancienne GED.
  • 6 années de données : 8h pour extraire par client et par années / 15h pour convertir l’extraction / Moins d’une heure pour importer les indexs dans Maarch Entreprise, grâce à l’AutoImport, des 12 000 000 de documents
  • L’alimentation de l’outil par les clients eux-mêmes, à partir de leurs propres outils
  • La lecture automatique de documents (LAD)
  • L’affichage du document par clic droit depuis l’interface Magi
  • Et, pourquoi pas, l’affichage des publications online dans les halls d’immeubles, sur des écrans dédiés

L’avenir ?

Témoignages

Eric MARCHAND, Responsable de Production

Nous avons totalement personnalisé l’application Maarch Entreprise à nos couleurs, jusqu’aux icônes que nous avons passé en gris et orange. Il a fallu gérer les 31 customs de nos 150 clients afin que chacun se sente dans sa propre application. Notre objectif ? Que nos clients sentent la différence sans ressentir les contraintes !
Désormais, tout est en production et nous nous attelons désormais à permettre la visibilité des documents unitaires à partir de notre interface Magi.
Nous aimerions également à l’avenir permettre la gestion des utilisateurs par batch.

Charles CAZAMAJOR, Responsable des Systèmes d’Information / Directeur Général Adjoint

Nous cherchions une solution iso-fonctionnelle au départ, qui respecte et réponde aux standard du Web (développement, bases de données). Le fait que la solution soit Open source est un vrai plus en terme de pérennité. Maarch est un éditeur français, cela a joué lors de notre décision car la proximité était l’un des facteurs déterminant pour notre choix final.

 

En savoir plus

Site de La Gestion Intégrale : http://www.la-gi.fr