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archivage-legalMaarch Entreprise est un outil de SAE certifiable, adaptable à vos besoins d’archivage.Le grand défi d’une organisation devient la conservation des données ayant trait à son activité économique, tout en facilitant leur exploitation. L’archivage électronique répond à cette problématique.

L’archive est au cœur du sujet. Il s’agit d’un document dont le contenu est figé, dont l’utilité n’est pas immédiate, mais peut servir de preuve dans le cas d’une contestation, d’un litige devant les tribunaux, ou lors d’un contrôle (comptable, fiscal, etc.). L’archivage ne peut pas être réduit à la définition de sauvegarde, c’est un processus permettant de conserver les documents d’une manière intègre et qui permet surtout de garantir, même après une longue période, une restitution fidèle.

Bien que couramment utilisé, le terme « archivage légal » est un abus de langage, celui d’ »archivage à valeur probante » est plus opportun. En effet, seul un juge peut apprécier la « légalité » d’une archive numérique. Il est donc important de recueillir et de conserver, dans un système d’archivage électronique (SAE), tous les éléments permettant à un juge de statuer sur le caractère légal d’un document.

Des législations et normes permettent d’assurer la fidélité et la non-altération des documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Elles visent à fiabiliser et à sécuriser les SAE, et doivent être suivies afin de fournir, le moment venu, les garanties d’authenticité des documents archivés.

Des divergences législatives existent entre les États de l’Union Européenne sur la question de l’archivage électronique probant ; malgré cela quelques principes universels existent. Afin de confirmer la valeur probante d’une archive, il faut en assurer, du versement à la fin de sa conservation son authenticité, son intelligibilité, son intégrité et sa pérennité.

Les principales normes à retenir en matière de dématérialisation et d’archivage à valeur probante sont donc :

  • ISO 15489 sur le « records management »,
  • OAIS sur la nécessité d’ouverture d’un SAE (ISO 14721:2003),
  • Moreq 2010, qui est un recueil d’exigences Européen pour la conception d’un SAE,
  • la norme AFNOR NF Z 42-025, qui spécifie la gestion du bulletin de paie électronique et qui se positionne comme la future norme sur le coffre-fort électronique,
  • la norme AFNOR NF Z 42-013, qui comporte des spécifications techniques et organisationnelles à mettre en œuvre lors d’un projet d’archivage électronique.

Ce beau défi qu’est la conservation de la mémoire des organisations, peut donc être relevé, à condition de garantir au fil du temps qu’il respecte les normes et législations en vigueur. Une bonne manière de se rassurer sur ce point, est de faire certifier le processus d’archivage par un organisme accrédité.

Laurent Giovannoni, Directeur technique, Maarch.